Campusmanagement als Projekt der Hochschulleitung

Transkript

1 Campusmanagement als Projekt der Hochschulleitung Erfahrungsbericht der Universität Duisburg-Essen Dr. Rainer Ambrosy

2 Inhalt Projektvorhaben Projektziel, -auftrag und aufgabe Ganzheitlicher Projektansatz CM-Prozesse im Kontext der Prozess- Landkarte der Universität Betrachtete CM Geschäftsprozesse Vorgehensmodell, Methoden und Kommunikation im CM Vom Geschäftsprozess zur Organisationsstruktur Projektlaufzeit(entwicklung) Vertragsgestaltung mit der HIS GmbH (seit eg) Akteure und Projektorganisation Budget/Ressourcen Projekt/Regelbetrieb HISinOne Einführung und Regelbetrieb Realisierungsstand Einführung HISinOne Reifegrad von HISinOne je Produktbereich Einschätzung Weitere Planungen zur Erweiterung des Regelbetriebs Perspektiven/Ausblick Schwerpunkte der Bearbeitung Fazit und Lessons Learned - Dr. Rainer Ambrosy Folie 2

3 Inhalt Projektvorhaben Projektziel, -auftrag und aufgabe Ganzheitlicher Projektansatz CM-Prozesse im Kontext der Prozess- Landkarte der Universität Betrachtete CM Geschäftsprozesse Vorgehensmodell, Methoden und Kommunikation im CM Vom Geschäftsprozess zur Organisationsstruktur Projektlaufzeit(entwicklung) Vertragsgestaltung mit der HIS GmbH (seit eg) Akteure und Projektorganisation Budget/Ressourcen Projekt/Regelbetrieb HISinOne Einführung und Regelbetrieb Realisierungsstand Einführung HISinOne Reifegrad von HISinOne je Produktbereich Einschätzung Weitere Planungen zur Erweiterung des Regelbetriebs Perspektiven/Ausblick Schwerpunkte der Bearbeitung Fazit und Lessons Learned Folie 3

4 Projektziel, -auftrag und -aufgabe Strategische Ziele der UDE (Hochschulentwicklungsplan ) Sicherung der Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit der UDE Schaffung von optimalen Rahmenbedingungen für Bachelor und Master Projektauftrag Optimierung der Ablauf- und Aufbauorganisation rund um Studium und Lehre und der darauf abgestimmte Einführung von HISinOne Projektziel Verbesserung von Prozessen für die Studierenden im Studienverlauf, Entlastung der Lehrenden durch optimierte Prozesse und digitale Services, Entlastung der Verwaltung durch optimierte Prozesse und integratives System. Projektaufgabe Analyse (Ist, Stärken/Schwächen, Anforderungen) und Optimierung der Abläufe und Strukturen im Bereich Studium und Lehre Einführung der Software HISinOne Folie 4

5 Kernprozesse Unterstützungsprozesse Managementprozesse CM-Prozesse im Kontext der Prozess- Landkarte der Universität Hochschulsteuerung Strategieentwicklung Führung Qualitätsmgmt Personal-/Orgamgmt Changemgmt Forschung Studium und Lehre Transfer - Forschung und Lehre wiss. Nachwuchsförderung Personal Organisation Finanzen Controlling Beschaffung IT weiterer Service Legende: CM-Prozesse SAP-Prozesse Folie 5

6 Betrachtete CM - Geschäftsprozesse Folie 6

7 Vorgehensmodell, Methoden und Kommunikation im CM-Projekt Folie 7

8 Vom Geschäftsprozess zur Organisationsstruktur Beispiel Geschäftsprozess Prüfungsmanagement : Abstrakte Soll-Prozesse Konkrete Rolle Intensive Auseinandersetzung mit den Prozessabläufen und Rollen in der Fakultät Fak. XY Verortung der Aufgaben innerhalb der Fakultät Benennung von Verantwortlichen Optimierung der Prozessabläufe Anpassen der fakultätsinternen Strukturen Präzise Aufgabenbeschreibung und Bewertung Konkrete Struktur Folie 8

9 Projektlaufzeit(entwicklung) Projektkonzept nach erster Planung Mai Mai Projektverlängerung Juli Regelbetrieb Gründe für die Projektverlängerung: Entwicklungsverzögerung von HISinOne (Prüfungsmanagement und Studierendenverwaltung) Erweiterung des Projektfokus ( BA-/MA-Lehrerbildung, Verwaltung der Lehramtspraktika und des Erweiterungsbereichs) Starke Vernetzung der Campusmanagement-Prozesse mit anderen Prozessen und Bereichen der UDE (z. B. Zeitfenstermodell für überschneidungsfreies Studieren, Grundsatzfrage des Datenschutzes im Bereich der IT-Infrastruktur inkl. baulicher Gegebenheiten) Hohe Personalfluktuation im Projekt Folie 9

10 Vertragsgestaltung mit der HIS GmbH (seit eg) 2008: Vertrag zur Pilotierung und Entwicklungspartnerschaft zur Entwicklung des integrierten Campusmanagementsystems HISinOne mit der HIS GmbH 2012: IT-Nutzungsvertrag und Einführungsvertrag HISinOne 2013: Änderungsverträge zur Verlängerung der Projektlaufzeit Seit : Übergabe in den Regelbetrieb Parallel: Unterstützungsverträge im Bereich PO-Abbildung, Prüfungsmanagement und Prüfungsorganisation Folie 10

11 Akteure im CM-Projekt ZIM Stammpersonal (Leitung; Projektverantwortliche) PE/OE Stammpersonal (Leitung OE/ Gesamtprojektleitung; MA OE) Einschreibeu. Prüfungswesen (KeyUser, Stammpersonal Leitung) 4 Projektmitarbeiter 4 Projektmit- arbeiter*innen Stammpersonal (Po-Abbilder) Projektverantwortliche HIS HIS Interne Partner: Fakultäten, Raumvergabe, Koordinationsstelle ZFM, ZFL, IOS CM-Kernteam Folie 11

12 Hochschulrat / Rektorat / Senat / Fakultäten / Dezernate / Mitbestimmungsbeteiligte: Personalräte / Datenschutzbeauftragte Team Qualitätssicherung Projektorganisation PROJEKTAUFTRAGGEBER (Hochschulleitung / Kanzler / Prorektor Studium und Lehre) LENKUNGSAUSSCHUSS / ENTSCHEIDERKREIS Projektauftraggeber*in Vorstandsvorsitzender IKM/CIO Leitung Zentrum für Informations- und Mediendienste Dezernent Einschreibe- und Prüfungswesen Projektleitung PROJEKTLEITUNG Leitung Personal- und Organisationsentwicklung Leitung Einschreibe- und Prüfungswesen Vorsitzender Senat Vertreter Dezernenten Vertreter Dekane Kommission für Lehre, Studium und Weiterbildung Kommission für Entwicklungsplanung und Finanzen St. Leitung Zentrum für Informations- und Mediendienste Fakultätsvertreter Projekt- Managementbüro (beratend) Qualitätssicherung / PRe / Datenschutz HIS Organisationsentwicklung (Prozesse, Analyse, Optimierung) / IT-Umsetzung Fakultät WiWi 2 Key User*innen Fakultät BiWi 1 Key User*in Fakultät Mathe 2 Key User*innen Fakultät Chemie: 2 Key User*innen Fakultät Biologie 2 Key User*innen Fakultät IngWi 2 Key User*innen Fakultät GeiWi 1 Key User*in Fakultät GesWi 2 Key User*innen Fakultät MSM 2 Key User*innen Institute: 2 Key User*innen Lehrveranstaltungsmanagement (LSF-Beauftragte): 5-7 KeyUser*innen ZLB, ZIM, etc. Dezernat Studierenden- Service, Akademische und hochschulpolitische Angelegenheiten Zentrum für Informationsund Mediendienste PC-Service Team HIS: Fachverantwortliche Dezernat Wirtschaft & Finanzen Prozessaufnahme; Sollkonzeption; Rechte und Rollen; Expertenworkshops; Umsetzungsworkshops mit den Fakultäten; Prozessbegleitung; Kommunikation und Information Change Management Ablösung Altsysteme; Datenmigration Implementierung HISinONE Folie 12

13 Budget/Ressourcen Projekt/Regelbetrieb Projektkosten: Personalkosten ca ,- Sachkosten (inkl. externe Unterstützung) ca ,- Summe ca ,- CM Regelbetrieb (jährlich): - Budget (incl. Pers.Kosten) für den Regelbetrieb: Infrastrukturmitteln Lizenzen/Supportentgelte - Unterstützung und Beratung durch den Softwarelieferanten (max ) Folie 13

15 Realisierungsstand Einführung HISinOne Bewerbung und Zulassungsmanagement mit HISinOne-APP seit 2009 im produktiven Nutzungsbetrieb. Bis zum WS 2014/15 rund Bewerbungen mit dem System bearbeitet. Studierendenmanagement mit HISinOne-STU seit Dezember 2013 im integrierten Nutzungsbetrieb. * *Personalisierte Services und Verzeichnisse = zentrales Modul -Personendaten -Organisationseinheiten -Räume und Gebäude -Schnittstellen Prüfungsorganisation und Prüfungsanmeldung mit HISinOne-EXA seit Oktober 2011 im eingeschränkten Nutzungsbetrieb für die neuen Lehramtsstudiengänge (BA) ab WS 2014/15 auch für Lehramtsstudiengänge (MA). Alumnimanagement HISinOne-ALU (produktiv seit Januar dezentrale Installation). Folie 15

16 Reifegrad von HISinOne je Produktbereich - Einschätzung Reifegrad (%) Es wird seitens der UDE erwartet, dass mit der bevorstehenden Version 6.0 von HISinOne ein Reifegrad von rund 70% bezogen auf die Kernanforderungen der Universität erreicht wird APP STU EXA Version 6.0 Folie 16

17 Weitere Planungen zur Erweiterung des Regelbetriebs Anbindung an das DoSV der SfH Teilnahme an hochschulstart.de Integration von weiteren Studiengängen im Bereich Prüfungsmanagement und Prüfungsorganisation Automatisierter Zeugnisdruck Zusammenführung der aktuell vorhandenen APP-Instanzen für Bachelor- und Masterstudiengänge Aufbau eines UDE-Referenzsystems zur Qualitätssicherung und Anforderungsanalyse Folie 17

18 Perspektiven/Ausblick - Schwerpunkte der Bearbeitung Gemeinsame Arbeitspakete für weiteren Projektverlauf, um gemeinsam mit HIS die Anforderungen der UDE zu bedienen: Professionalisierung Betreibermodell (inkl. Testautomatisierung) Umstellung weiterer Studiengänge von GX auf HISinOne-EXA Erweiterungen zur Gasthörerverwaltung Konsolidierung der derzeit eingesetzten Funktionalitäten im Bereich Bewerbung, Zulassung und Studierendenmanagement (APP, STU, STU/GEB und EXA) Optimierung der Usability Verbesserung der Performance einzelner Funktionen Erweiterung Gebührenclearing Folie 18

20 Fazit Die Entscheidung für eine Standardsoftware setzt die Bereitschaft auch zur Standardisierung der eigenen Organisation voraus, das heißt für Hochschulen, die oftmals nicht-standardisierten Prozesse anzupassen. CM-Implementierungen sind insbesondere OE-Vorhaben aber auch IT-Projekte. Notwendig ist ein Commitment in der Hochschule zur Einführung und die Begleitung durch die Hochschulleitung sowie die frühzeitige und laufende Einbeziehung der dezentralen Einrichtungen. Die frühe Entscheidung für ein individualisiertes vs. Standardsoftware- CMS birgt Vorteile und Nachteile. Wichtig ist eine Priorisierung zu Gunsten der Stabilität der Verfahren vor einer Funktionserweiterung. Individuelle Prozess- und Funktionsvarianten (= Bedarfserfüllung einzelner Bereiche) sind mit Standardsoftware nicht zu erfüllen. Diese ist innerhalb einer Universität als auch hochschulübergreifend zu beachten und zu kommunizieren, wenn ein CM-Projekt erfolgsversprechen sein soll. Als Flächenversorger wird HIS nur endlich viele Prozess- und Funktionsvarianten anbieten können. Der Individualisierungsbedarf ist bei einer Systemauswahl umfassend vorauszuplanen. Folie 20

21 Lessons Learned Klare, frühzeitige Klärung des Projektauftrags und der Projektziele Bewusste Entscheidung für oder gegen Standardsoftware (Die Einführung einer solchen erfordert eine Standardisierung der Geschäftsprozesse!) Hohe Komplexität erfordert straffes Projektmanagement unter Verwendung eines Ergebnisstrukturplans Klare Kommunikation nach innen und zum Softwarehouse Fortlaufende Überwachung der inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten und entsprechende Anpassung des Projektplans Frühzeitige Ermittlung und Priorisierung von Anforderungen als Grundlage für die Ausschreibung Benennung von Key Usern in allen Bereichen, die später mit der Software arbeiten Klärung der Rolle des Entscheiderkreises/Lenkungsausschusses Aufbau eines IT-gestützten Testmanagements Permanente Qualitätssicherung und Reflexion Folie 21

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Rainer Ambrosy Universität Duisburg-Essen Kanzler Folie 22