Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Elektronische Fallführung als strategisches Hilfsmittel Dr. Markus König, Leiter Controlling und

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1 Praxistag für die Öffentliche Verwaltung 2010 Elektronische Fallführung als strategisches Hilfsmittel Dr. Markus König, Leiter Controlling und Revision, Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Beat Fluri, Leiter Product Management evidence, Glaux Soft AG, Bern

2 Agenda Glaux Soft AG evidence Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Anforderungen an die neue Geschäftskontrolle Projektorganisation Highlights Fazit

3 Glaux Soft AG - Vorstellung Gegründet 1996, Sitz in Bern Schweizer Hersteller und Einführungspartner der in der Praxis erprobten Standard Lösung evidence (Gewinner des Microsoft.NET Swiss Innovation Award 2009) Unterstützte Prozesse für die Verwaltung Rechtskonforme und transparente Aktenführung auch über Behörden hinweg (Swiss GEVER Standard) Pendenzenverwaltung

4 Unterstützte Prozesse für die Verwaltung Dokumente erstellen und archivieren, Integration in MS Office Umgebung Sitzungsplanung (inkl. Anträge und Protokollierung) Zentrale Adressbewirtschaftung und Kampagnen/Versände (Behörden/Gremien, Bürger, Lieferanten) Einfache Erweiterbarkeit mit Standardmodulen (Bsp. Vertragswesen, Wissensmanagement etc.) und Anpassbarkeit an individuelle Bedürfnisse

5 Referenzen Eidg. Finanzverwaltung EFV EDA, BFE, BLW, BAV, BBT

6 Elektronische Fallführung als strategisches Hilfsmittel Dr. Markus König, Leiter Controlling und Revision

7 Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Organisation Direktionsvorsteher Assistenz/Vorzimmer Generalsekretariat Spitalplanung Betrieb Versorgung u. Dienste Politik, Aufsicht und Recht Ämter Planung u. Investition Finanzen u. Tarife Rechtsabteilung Kantonsärztlicher Dienst Controlling u. Revision

8 Gesundheitsdirektion Kanton Zürich Kennzahlen Mitarbeiter: 90 Mittelverwaltung: 2 Mrd. Franken Neue Geschäfte pro Jahr: 1'400 Dokumenteneingänge pro Jahr: 6'500 Dokumentenausgänge pro Jahr: 4'200 Pro Jahr werden ca. 3'400 Word-Dokumente mit einer Gesamtgrösse von 380 MB erstellt und mit den dazugehörigen Geschäften verbunden.

9 Anforderung an die Geschäftskontrolle Ausgangslage Erhebliche Risiken für kompletten Datenverlust: veraltete und nicht mehr gewartete Datenbankversion Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit und Datensicherheit durch IT nicht mehr gewährleistet Aufgrund dieser Situation hat die Gesundheitsdirektion entschieden: Migration der Daten in evidence case manager der Firma Glaux Soft AG, Bern Einführung Scanning der eingehenden Post

10 Anforderung an die Geschäftskontrolle Zentrale, elektronische Verwaltung und Kontrolle sämtlicher Geschäfte Berechtigungssystem, das den Anforderungen an den Datenschutz gerecht wird Nachvollziehbarkeit der Aktionen, Öffentlichkeitsprinzip Eingehende Dokumente müssen digitalisiert werden Die gesamte Korrespondenz soll über das GEVER System geführt und verwaltet werden State-of-the-art Standardprodukt

11 Anforderung an die Geschäftskontrolle Migration Elektronische Geschäftskontrolle seit 1998 Alle GEKO Geschäfte / Daten werden 1:1 migriert Alle elektronischen Dokumente werden migriert

12 Anforderung an die Geschäftskontrolle evidence case manager evidence ist eine Standard-Software Gewährleistung von evidence Updates Gewährleistung von Wartung und Support durch die Firma Glaux Soft AG Software erlaubt effiziente Verwaltung von Geschäften, Dokumenten, s und Dateien Die Erfassung erfolgt geschäftsorientiert als Dossier

13 Projektorganisation Projektverlauf Am 4. Oktober 2007: Kick Off Sitzung Oktober 2007 bis Januar 2008: Konzeptphase Februar / März 2008: Umsetzungsphase April / Mai 2008: 1. Testphase Juni / Juli 2008: Behebung Fehler / Zusätzliche Anforderungen August 2008: 2. Testphase September / Oktober 2008: Pilotphase Registratur November 2008: Durchführung Schulung Dezember 2008: Projektabnahme und Projektabschluss

14 Projektorganisation

15 Projektorganisation Schulung Informationsveranstaltung für alle Mitarbeitenden der Gesundheitsdirektion Schulung evidence case manager pro Abteilung Begleitetes Lernen

16 Geschäfte führen bisher Bearbeitung in Adresssuche in Versand via Post oder Ablegen/Speichern im Arbeitsplatz: Laufwerk: Gekoisieren im Dokumentenverzeichnis drucken mit Abfrage

17 Highlights Geschäfte führen in evidence case manager Bearbeitung in mit Adresssuche in Versand via Post oder mit Ablegen/Speichern in Gekoisieren in Dokumentenverzeichnis drucken in

18 Highlights Scanning der Posteingänge Posteingänge inklusive Beilagen werden in der Registratur eingescannt Eingescannt wird nur, was in der Geschäftskontrolle erfasst wird Altbestände werden nicht eingescannt Umfangreiche Beilagen werden nicht eingescannt

19 GEKO GEK O GEKO Highlights Scanning der Posteingänge GEKO GEKO GEKO GEKO GEKO-Benutzer Registratur Scanning IT-Infrastruktur GEKO Folder Evidence GEKO Evidence DMS GEKO

20 Highlights Vorteil Scanning Sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente stehen elektronisch zur Verfügung Schnelle Einsichtnahme in die Dokumente ohne Anforderung des Papierdossiers Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer Schnelleres Auffinden der Dokumente mittels Volltextsuche

21 Highlights Stempel wird durch Barcode ersetzt

22 Highlights Dokumentenmanagementsystem Integriertes Dokumentenmanagementsystem: Dokumente werden direkt in evidence abgelegt und gespeichert Nur noch Speichern

23 Highlights Trennung von Standort und Federführung Trennung von Standort und Federführung In der neuen Geschäftskontrolle ist jederzeit ersichtlich: Wo ein Geschäft physisch zu finden ist Wer die Federführung hat

24 Highlights Datenschutz Die edossier Klassifizierung entscheidet über Zugriffsrechte. Geschäfte, für die man keine Berechtigung hat, sieht man nicht.

25 Highlights Erstellen Korrespondenz Briefe und Notizen direkt aus evidence erstellen Briefe und Notizen direkt aus Evidence erstellen. Briefvorlagen sind in evidence integriert Briefvorlagen sind in Evidence integriert. Briefvorlagen wurden angepasst Briefvorlagen wurden angepasst. Adressen nur einmal auswählen Adressen nur einmal auswählen. Brief ist direkt in evidence erfasst Brief ist direkt im Evidence erfasst.

26 Fazit Grosser Nutzen durch Scanning Sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente stehen elektronisch zur Verfügung Schnelle Einsichtnahme in die Dokumente ohne Anforderung des Papierdossiers Organisatorische Fragen nicht unterschätzen Vor Beginn des Projektes die organisatorischen Fragen klären Stufengerechte Schulung von Bedeutung zufriedene Mitarbeiter Supportanfragen reduzieren sich effizientes Arbeiten mit evidence

27 Fragen / Antworten Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

GEVER, ja bitte! Aber auch für die spezifischen Anforderungen von Fachabteilungen.

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