IT Einkauf ohne Reue. Ralf Bussick

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1 IT Einkauf ohne Reue Ralf Bussick

2 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen

3 Einführung Der Auftraggeber hat eine solche Marktdominanz (Macht), dass er in der Lage ist den Lieferanten zu jeder gewünschten und notwendigen Korrektur im Projektverlauf zu bewegen, ohne dass es zu einer zeitlichen Verzögerung, Funktionsdefiziten und Budgetüberschreitungen kommt.

4 Einführung Oder der Auftraggeber muss seine Projekterwartungen und Anforderungen in den Verträgen so konkret spezifizieren, dass sie die Grundlage der gemeinsamen Geschäftsbeziehung darstellen.

5 Einführung Ein Softwarelieferant kann die Erwartungen nur dann erfüllen und vertraglich bindend zusagen, wenn er sie genau kennt. Und seine Software muss in der Lage sein, die von Anwender genannten Anforderungen in vollem Umfang oder mit bekannten und im Vorfeld akzeptierten Einschränkungen zu erfüllen.

6 Einführung

7 Einführung Anbieterübersicht (Teil 1)

8 Einführung Anbieterübersicht (Teil 2) Basis SAP ERP 6.0 Basis Microsoft Dynamics NAV

9 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen

10 Lastenheft Das Lastenheft ist eine belastbare Unterlage in der alle wesentlichen Anforderungen und Erwartungen der ersten Managementebene, der betroffenen Fachbereiche, der IT Betriebsabteilung und der Rechtsabteilung (Juristen) beschrieben sind. Nur wenn klar ist was man sucht kann man auch den richtigen Anbieter mit dem richtigen Produkt finden.

11 Lastenheft Was gehört in das Lastenheft Beschreibung Ausgangssituation und Projektumfeld Definition der technischen und betriebswirtschaftlichen Ziele Betriebsumgebung Budgetvorgabe Beschreibung des Ist-Zustands und der Schnittstellen Beschreibung des Soll-Zustands Mögliche Mitwirkungsleistung Anforderung an die Datenmigration Vorgaben zur Leistungsfähigkeit eines Lieferanten Spezielle Vorgaben an das Angebot (Bindefrist, ) und Vertragsinhalte (Übertragungsmöglichkeit im Konzern)

12 Lastenheft Wer sollte am Lastenheft mitwirken Der Entscheider der den Prozess zur Einführung einer neuen ERP Software initiiert hat (Projektsponsor) Die IT Betriebsabteilung Ein Anwender und Entscheider aus den jeweils betroffenen Fachbereichen ggf. ergänzt um externe Beteiligte die zukünftig auch mit der Software arbeiten sollen. Rechtsabteilung (Jurist) Beteiligung aller Personen, die direkt oder indirekt vom Projekt betroffen sind. Damit ist dann sicher-gestellt, dass Anforderungen und Interessen auf allen Ebenen umfassend berücksichtigt werden.

13 Lastenheft Zusammenfassung Sofern die Inhalte der vorgenannten drei Folien Berücksichtigung finden, so ist mit internen Widerständen gegen die Einführung ein Aspekt, an dem viele Projekte scheitern in aller Regel nicht zu rechnen. Die Phase der Projektierung ist abgeschlossen. Es geht auf die Suche nach dem passenden Anbieter mit der richtigen ERP Software.

14 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen

15 Pflichtenheft Das Pflichtenheft enthält Angaben zu: Anbieter generell (Größe, Umsatz, Anz. Berater, ) Zukunftsfähigkeit seiner Lösung Notwendige Infrastruktur Das geeignete Betriebsmodell Vorgehensmodell für die Einführung der Software Projektorganisation Projektmanagement und die Projektverantwortung Beistellungs- und Mitwirkungsleistungen der Auftraggebers

16 Pflichtenheft Das Pflichtenheft enthält Angaben zu: Referenzen Success Stories Schulungsaufwand Abdeckungsgrad der Fachbereichsanforderungen (Kernprozesse der Wohnungswirtschaft) Integrationsfähigkeit in bestehende System- und Programmumgebungen Leistungsumfang und Mindestlaufzeit für die Softwarepflege Service Level für neue Release-Versionen

17 Pflichtenheft Das Pflichtenheft enthält Preisangaben zu: Lizenzkauf Lizenzmiete Implementierung Datenmigration Schulung Infrastrukturerweiterung Betriebskosten inkl. Grenzen der Preissteigerung Sowie Angaben zur Verbindlichkeit der Preisangaben Angebotsbindefrist

18 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen Näheres auf der 6-Jahrfeier

19 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen Näheres auf der 7-Jahrfeier

20 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen Näheres auf der 8-Jahrfeier

21 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen Näheres auf der 9-Jahrfeier

22 Agenda Einführung Lastenheft Pflichtenheft Vertragsprüfung und verhandlung Vertragsabschluss Projekt Abnahmeprozess Fragen Gerne jetzt oder gleich!!

23 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! RB ImConsult GmbH Am Wiesenbusch 2 Innovationszentrum Gladbeck Tel.: Fax:

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