Betriebliche Organisation und Geschäftsprozesse Unterrichtsmaterial fü r Lehrpersonal in IT-Berufen

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1 Staatsinstitut fü r Schulpädagogik und Bildungsforschung Abteilung Berufliche Schulen Arabellastr. 1, Mü nchen Betriebliche Organisation und Geschäftsprozesse Unterrichtsmaterial fü r Lehrpersonal in IT-Berufen

2 IT-Berufe Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 1 VORWORT 1 2 DIE BETRIEBLICHE ORGANISATION Allgemeines Begriff Organisationsgrad Organisationsgrundsätze Arten der Organisation Aufbauorganisation Die betrieblichen Funktionen Entstehung der Aufbauorganisation Die Abteilungsbildung Die Abteilungsbildung nach Funktionen Die Abteilungsbildung nach Objekten Die Abteilungsbildung nach Regionen Die Kombination von Sparten- und Funktionsorganisation Zentralisation und Dezentralisation Leitungssysteme Fü hrungstechniken Die Ablauforganisation Begriff Darstellungsmöglichkeiten Das Balkendiagramm (= Gantt-Diagramm) Die Netzplantechnik Literaturhinweise 24 3 VOM ABLAUF ZUM PROZESS Schwächen der funktionsorientierten Organisation Prozessorientierte Organisation Was ist also ein Prozess? Prozessorientierte Sichtweise Prozessorientierte Leistungsketten Gestaltung betriebswirtschaftlicher Prozesse Die fü nf Schritte zur Prozessorientierung Fords beschleunigter Einkaufsprozess Die durchgängige Versorgungskette Literaturhinweise 36 4 ABBILDUNGSMÖ GLICHKEITEN VON BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHEN PROZESSEN Ablauf der Prozessanalyse Abbildungsmöglichkeiten Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) Ablaufdiagramme Programmablaufplan Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) 47

3 IT-Berufe Inhaltsverzeichnis Literaturhinweise 59 5 OPTIMIERUNG UND KONTROLLE VON GESCHÄ FTSPROZESSEN Optimierung von Geschäftsprozessen Kontrolle von Geschäftsprozessen Literaturhinweise 63 6 DIE LEISTUNGS-, GELD- UND INFORMATIONSFLÜ SSE EINES BETRIEBES ALS BEISPIEL FÜ R UNTERNEHMENSÜ BERGREIFENDE PROZESSE Leistungs-, Geld- und Informationsflü sse Data-Warehousing Database Marketing Electronic Data Interchange (= EDI) Verkauf via Internet (Onlineshopping) Literaturhinweise 72 7 MITGLIEDER DES ARBEITSKREISES 72

4 IT-Berufe Vorwort 1 Vorwort Die vorläufigen Lehrplanrichtlinien für IT-Berufe verfolgen eine berufsfeldü bergreifende Konzeption. In allen IT-Berufen sollen neben informations- und kommunikationstechnischen Inhalten auch betriebswirtschaftliche, volkswirtschaftliche und organisatorische Grundlagen von Geschäftsprozessen vermittelt werden. Dies impliziert eine prozessorientierte Sichtweise der Betriebswirtschaftslehre, die sich in den Lehrplanrichtlinien insbesondere im Fach Betriebswirtschaftliche Prozesse niederschlägt. Der Aufbau dieses Unterrichtsmaterials ist eng mit dem Aufbau des Faches Betriebswirtschaftliche Prozesse in den Lehrplanrichtlinien verknü pft. Der Schwerpunkt der Inhalte liegt dabei beim Lerngebiet 3 Geschäftsprozesse und betriebliche Organisation. Ausgehend von der betrieblichen Aufbau- und Ablauforganisation erfolgt eine Ü berleitung zum Geschäftsprozess. Dabei wird zunächst dargestellt, wo die Unterschiede zwischen einer funktional orientierten und einer prozessorientierten Sichtweise im Unternehmen liegen. Danach werden die verschiedenen Abbildungsmöglichkeiten betriebswirtschaftlicher Prozesse, wie z. B. Gantt-Diagramme, Ablaufdiagramme, Programmablaufpläne sowie Ereignisgesteuerte Prozessketten, behandelt. Schließ lich wird der Frage nachgegangen, wie Geschäftsprozesse kontrolliert und optimiert werden können. Ging es bis da hin hauptsächlich um unternehmensinterne Geschäftsprozesse, so werden im letzten Kapitel des Unterrichtsmaterials, ausgehend von den Leistungs- Geld- und Informationsflü ssen eines Betriebes, verschiedene Beispiele fü r die Optimierung unternehmensü bergreifender Prozesse dargestellt. Neben fachlichen Informationen findet der Leser zahlreiche Hinweise für die Umsetzung der Lehrplaninhalte im Unterricht. Zeitgleich mit diesem Unterrichtsmaterial entstand das fächerü bergreifende Unterrichtsprojekt Qualitätsgerechte Implementierung vernetzter Systeme. Das Unterrichtsprojekt steht unter: zum Download zur Verfü gung. Im vorliegenden Unterrichtsmaterial sind in den einzelnen Kapiteln zahlreiche Querverweise zu diesem Unterrichtsprojekt angegeben.. Dies ermöglicht eine fächerü bergreifende Umsetzung der Lehrplaninhalte im Unterricht. 1

5 IT-Berufe Die betriebliche Organisation 2 Die betriebliche Organisation 2.1 Allgemeines Begriff Der Begriff der Organisation ist mehrdeutig. Zwei Inhalte sind aus betriebswirtschaftlicher Sicht für die Definition des Begriffs Organisation von Bedeutung: (1) Tätigkeit Organisation ist eine Tätigkeit, die ausgefü hrt wird oder wurde. (2) Vorgabe Organisation ist das Ergebnis der Organisationstätigkeit. Damit ist die Organisation Struktur, Regelwerk, Gefü ge. Fü r die Organisationsmitglieder ist sie eine Vorgabe. In jedem Fall ist die Organisation ein System. Dieser Systemgedanke sollte in der Definition verdeutlicht werden. Organisation ist ein System von dauerhaften Regelungen, welche die Aufgabenbereiche der Aufgabenträger und die Art und Weise der Aufgabenerfü llung festlegen. Organisation meint aber auch die Tätigkeit, einem Unternehmen eine Ordnung, eine dauerhafte Struktur zu geben Organisationsgrad Ein kennzeichnendes Merkmal der Organisation ist ihre zeitliche Auslegung. Daher können folgende Begriffe unterschieden werden: Organisation Disposition Improvisation generelle Regelungen fallweise Regelungen spontane Regelungen auf Dauer angelegte Regelungen sich wiederholender Vorgänge im Voraus geplante Regelungen fü r Einzelfälle nicht vorab geplante Regelungen fü r unerwartete Fälle Ziel: Stabilität Ziel: Flexibilität Ziel: Wirtschaftlichkeit Organisationsgrundsätze 1. Die Organisation muss wirtschaftlich sein. Wie jede andere betriebliche Entscheidung sind auch organisatorische Maß nahmen vom Kostengedanken geprägt. Das Wirtschaftlichkeitsprinzip besagt, dass mit gegebenen Mitteln ein Maximum an Erfolg (= Maximalprinzip) oder ein vorgegebener Erfolg mit einem Minimum an Mitteln (= Minimalprinzip) erreicht werden soll. 2. Die Organisation muss zweckmäßig sein. Eine organisatorische Maß nahme muss dem betrieblichen Zweck dienen und ihm angepasst sein. Hierzu ist eine exakte Planung und realistische Einschätzung der betrieblichen Bedü rfnisse nötig. Andernfalls besteht die Gefahr der Ü beroder Unterorganisation. 2

6 IT-Berufe Die betriebliche Organisation 3. Die Organisation muss gleichzeitig flexibel und stabil sein. Eine Organisation muss so konzipiert sein, dass sie sich an notwendige Veränderungen des Betriebsablaufs innerhalb eines gewissen Rahmens anpassen kann. Dadurch erreicht sie die Beständigkeit, die nötig ist, um einen gleichartigen Ablauf ü ber einen gewissen Zeitraum zu gewährleisten. Besser keine Regel, als jeden Monat neue Regeln aufzustellen. 4. Die Organisation muss klar sein. Organisatorische Festlegungen müssen für die Mitarbeiter eindeutig erkennbar und nachvollziehbar sein. Laufende Rü ckfragen wegen Unklarheiten verzögern die Bearbeitung und verursachen Fehler Arten der Organisation Organisation wird sowohl in der Organisationstheorie als auch in der Organisationspraxis in Aufbau- und Ablauforganisation gegliedert. Organisation Aufbauorganisation Langfristig festgelegtes Gefü ge einzelner betrieblicher Abteilungen oder Funktionsbereiche. Hierarchie, aus der die Weisungsbefugnisse abgeleitet werden können (= statisch). Fragen: Wie sind die Aufgaben verteilt? Welche Stellen sollen gebildet werden? Welche Mitarbeiter sollen die Stellen besetzen? Welchen Rang nimmt die jeweilige Stelle ein? Wer kann wem Weisungen erteilen? Ablauforganisation Gestaltung des Arbeitsablaufes im Unternehmen (eher kurzfristig, d. h. dynamisch) Frage: Wie sollen die Aufgaben bearbeitet werden? 3

7 IT-Berufe Die betriebliche Organisation 2.2 Aufbauorganisation Die betrieblichen Funktionen Als Einstieg eignet es sich, die Tä tigkeiten aus dem Unterrichtsprojekt Qualitä tsgesicherte Implementierung vernetzter Systeme den Schülern ungeordnet vorzulegen und von den Tä tigkeiten auf die betrieblichen Funktionen zu schließen. Auf die zusä tzliche Funktion Fertigung eines Industriebetriebes sollten die Schüler zusä tzlich hingewiesen werden. Arbeitsaufgabenverteilung (Zuständigkeiten) in einem Handelsunternehmen: Betriebliche Funktionen Tätigkeiten Geschäftsfü hrung, Marketing, Controlling Geschäftsfü hrung, Produktkonzeption, Entwicklung Kunden-Bonitätsprü fung, Reklamations- und Mahnwesen Rechnungswesen (Fibu, Kreditoren) Rechnungswesen (Fibu, Debitoren) Rechnungswesen (KuL-Rechnung, Statistik, Jahresabschluss, Finanzierung) Personalwesen (Personalfü hrung, Entgeltabrechnung) Produktgruppen Bü romöbel, Beleuchtung, Bü rotechnik und -geräte (Beschaffungsmarktbearbeitung, Angebotsprü fung, Bestellwesen) Produktgruppen Bü roorganisationsmittel, Schreibgeräte und Schreibtischzubehör (Beschaffungsmarktbearbeitung, Angebotsprü fung, Bestellwesen) Terminkontrolle, Rechnungsprü fung Verfü gbarkeitsprü fung, Disposition, Lagerkontrolle Lagerbuchhaltung, Lagerstatistik Warenannahme und -eingangsprü fung, Warenausgabe bzw. Versand der Ware Wareneinlagerung, Lagerpflege Verpacken der Ware und Bereitstellen zum Versand Verpacken der Ware und Bereitstellen zum Versand Marketing, Versandorganisation Auftragsannahme (vorwiegend telefonisch), Auftragserfassung und -bearbeitung Auftragsannahme (vorwiegend schriftlich), Auftragserfassung und -bearbeitung Rechnungsstellung, Versandvorbereitung (Lieferschein) Arbeitsablaufü berwachung und -kontrolle, EDV-Wartung und -betreuung 4

8 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Im Folgenden sollen die Funktionen eines Industriebetriebes ü berblicksmäß ig dargestellt werden. Dabei soll zwischen Grund- und Querschnittsfunktionen unterschieden werden. Funktionen eines Industriebetriebes (Aufgaben zur Erreichung des Sachziels) Sachziel Produktion und Verkauf von Waren Grundfunktionen Aufgaben, die sich aus dem eigentlichen Leistungszusammenhang ergeben. Querschnittsfunktionen Aufgaben, die sich auf den gesamten Betrieb beziehen. Grundfunktionen und ihre Teilaufgaben Einkauf Lagerung Fertigung Verkauf Z. B.: Bedarf ermitteln Bezugsquellen ermitteln Angebote einholen Angebote vergleichen Bestellung durchfü hren Wareneingang kontrollieren Z. B.: Lagerbestand ü berwachen Lagerbestand optimieren Lagerbewegung buchen Lagerkennziffern berechnen Z. B.: Entwicklung (CAD) Produktionsprogramm bestimmen (PPS) Fertigungsverfahren (CIM) TQM Hinweis: Lernstoff wird gemäß Lehrplan je nach Fachrichtung in der 11. bzw. 12. Klasse vertieft. Hinweis: Lernstoff wird für die Systemkaufleute/Informatikkaufleute gemäß Lehrplan in der 12. Klasse vertieft. Für Fachinformatiker und Systemelektroniker ist keine spä tere Vertiefung gemäß Lehrplan vorgesehen, daher müssen die Lerninhalte Lagerung in der 10. Klasse überblicksmä ßig behandelt werden. Die Lagerkennziffern kö nnten im Rahmen des Controllings, 12. Klasse, behandelt werden. Hinweis: Die Lerninhalte werden unter Punkt 8: Die Informations-, Leistungsund Geldflüsse als Beispiel für unternehmensübergreifende Prozesse vertieft. Z. B.: Marketing durchfü hren Anfragen bearbeiten Kalkulation durchfü hren Angebote schreiben Aufträge abwickeln Rechnungen schreiben Hinweis: Lernstoff wird in der 11. Klasse gemäß Lehrplan für alle Fachrichtungen vertieft. 5

9 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Querschnittsfunktionen und ihre Teilaufgaben Personalwirtschaft Finanzwirtschaft Informationswirtschaft Z. B.: Personalbestandsanalyse Z. B.: Kapitalbedarfs- und Investitionsrechnung Z. B.: Einrichten eines Management- Personalbedarfsbestimmung Informationssystems (Personal-, Personalbeschaffung Personaleinsatz Finanzierung planen Finanzierungsgrundsätze beachten Marketing-, Produktions-, Finanzund Rechnungswesen-, Personalfü hrung Finanzierungskennzahlen berechnen Materialwirtschafts-, Umweltinformationssysteme) Personalentwicklung Leasing, Franchise, Factoring als Personalkostenmanagement Alternativen betrachten externe Kommunikation (z. B. DFÜ ) Personalfreisetzung Zahlungsverkehr durchfü hren Verarbeitung von Daten Arbeitsrecht Finanzbuchhaltung durchfü hren Homepage gestalten Sozialversicherungen Bilanzanalyse Datenschutz beachten Kosten- und Leistungsrechnung E-Commerce einfü hren Statistiken erstellen Datensicherheit gewährleisten Hinweis: Schneider/Zindel/Lö tzerich/ Münscher: Entscheidungsfeld Betrieb, 2. Aufl., Winklers, 1998, S. 315 Controlling Hinweis: Lernstoff wird gemäß Lehrplan je nach Fachrichtung in der 11. bzw. 12. Klasse vertieft. Teile der Finanzwirtschaft sind für Fachinformatiker und Systemelektroniker im Lehrplan nicht vorgesehen (z. B. Finanzbuchhaltung, Bilanzanalyse). Hinweis: Datenschutz und Datensicherheit sind im Lehrplan für das Fach IT-Systeme berücksichtigt. E-Commerce und Homepage kö nnen im Rahmen des Marketings (11. Klasse) angesprochen werden. Im Rahmen des Ziel- und Planungskonzeptes läuft der betriebliche Leistungsprozess ab. Dieser kann in 2 Phasen unterteilt werden: L e i s t u n g s e r s t e l l u n g Leistungsverwertung Leitung Verwaltung Beschaffung Transport Lagerhaltung Transport Fertigung Transport Lagerhaltung Transport Vertrieb Finanzwirtschaft In der Leistungserstellung können folgende Funktionen unterschieden werden: 1. Die Beschaffung 2. Die Lagerhaltung: Aufbewahrung der Werkstoffe, bis sie in die Fertigung gehen 3. Die Fertigung In der Leistungsverwertung können folgende Funktionen unterschieden werden: 1. Die Lagerhaltung: Aufbewahrung der Fertigerzeugnisse bis zum Versand 2. Der Vertrieb Daneben gibt es noch so genannte betriebliche Querschnittsfunktionen, wie z. B. 1. Die Verwaltung: a) Die Informationswirtschaft b) Die Personalwirtschaft 2. Die Finanzwirtschaft 6

10 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Entstehung der Aufbauorganisation Man könnte nun als Einstieg die Tä tigkeiten aus mit Zeitvorgaben versehen, um den Schülern die Aufgabensynthese zu erlä utern. (Z. B:. In der UBF GmbH herrscht die 37,5-Stunden-Woche. Wie viele Stellen müssen gebildet werden?, vgl. Unterrichtsprojekt: Qualitä tsgerechte Implementierung vernetzter Systeme ) Stellen sind zuständig fü r Dauer pro Tag Produktgruppen Büromö bel, Beleuchtung, Bürotechnik und -gerä te: Beschaffungsmarktbearbeitung Angebotsprü fung Bestellwesen Terminkontrolle Rechnungsprü fung 1 Std. 2,5 Std. 4 Std. 3 Std. 4,5 Std. Danach könnte man den Arbeitsauftrag an die Schüler verteilen, 4 bis 5 Stellen im Unternehmen neu zu besetzen. Aus vorliegenden Bewerbungen sowie den Stellenbeschreibungen kö nnten die Schüler die richtigen Mitarbeiter aussuchen. Die Analyse von Bewerbungsschreiben kö nnte im Rahmen des Deutschunterrichts erfolgen. Die Aufbauorganisation entsteht in mehreren Teilschritten: Teilschritte Beispiel: Aufgabenanalyse Gesamtaufgabe Hauptaufgaben Teilaufgaben (= Aufgabengliederung) Die Verkauf von Waren Verkauf Marketing/Werbung Gesamtaufgabe wird in Haupt- Lager Auftragserfassung und Teilaufgaben bis hin zu Allg. Verwaltung Auftragsbearbeitung einzelnen Tätigkeiten Einkauf Rechnungsstellung gegliedert Organisation/EDV Versandvorbereitung Aufgabensynthese Teilaufgaben Stellen (= Stellenbildung) Marketing/Werbung Stelle VK1 Fü r zusammengehörende Auftragserfassung Stelle VK2 Teilaufgaben werden Stellen Auftragsbearbeitung Stelle VK3 gebildet. Rechnungsstellung Stelle VK4 Versandvorbereitung Aufgabenverteilung Stelle Arbeitskraft (= Stellenbesetzung) Stelle VK1 Frau Trab Jeder Stelle wird eine Stelle VK2 Frau Kolb Arbeitskraft zugeteilt. Stelle VK3 Frau Brehm Stelle VK4 Herr Zapf Abteilungsbildung Stelle Abteilung Fü r zusammengehörende Stellen werden Abteilungen gebildet. Stelle VK1 Stelle VK2 Stelle VK3 Stelle VK4 Nun sind noch einige Begriffe zu klären: Verkauf Stelle = kleinste organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Sie ist letztlich der Wirkungsbereich einer Arbeitskraft. 7

11 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Die Stellenbeschreibung Die Stellenbeschreibung dient der ausfü hrlichen Erläuterung einer bestimmten Stelle. Beispiel einer Stellenbeschreibung 1. Positionsbezeichnung Sachbearbeiter Einkauf Produktgruppen Bü roorganisationsmittel, Schreibgeräte und Schreibtischzubehör. 2. Hauptaufgaben Fü hrt alle Beschaffungsaufgaben für die oben beschriebenen Produktgruppen durch, führt Preisverhandlungen zusammen mit dem Abteilungsleiter und beobachtet die Marktlage. 3. Haupttätigkeiten und Verantwortlichkeiten Beobachtung der Bestände Prü fung der Bedarfsanforderungen und Ermittlung des Bedarfs Ermittlung der Bezugsquellen Prü fung und Bearbeitung der Angebote Empfang von Vertretern Fü hrung von Verhandlungen mit Lieferanten ü ber Preise und Bezugsbedingungen (gemeinsam mit dem Abteilungsleiter) Aufgabe von Bestellungen 4. Entscheidungsbefugnis Entscheidet im Rahmen normaler innerbetrieblicher Vorgänge selbstständig, bei Führung von Verhandlungen mit Lieferanten liegt die Entscheidung beim Abteilungsleiter. Eine besondere externe Unterschriftenberechtigung ist nicht vorgesehen. 5. Anforderungen und Qualifikationen Muss mindestens einen mittleren Schulabschluss, eine kaufmännische Ausbildung und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung, davon mindestens 2 Jahre Einkaufstätigkeit nachweisen. 1 Jahr Branchenerfahrung sowie Erfahrungen mit der Datenverarbeitung wären vorteilhaft. An persönlichen Anforderungen sind Verhandlungsgeschick, Kontaktfähigkeit, gute Umgangsformen sowie analytisches Denkvermögen Bedingung. Die Stellenbeschreibung gibt Auskunft ü ber: Die Position Die Haupttätigkeiten der Mitarbeiter Die Verantwortung der Mitarbeiter Die Entscheidungsbefugnis (= Kompetenz) der Mitarbeiter Die Qualifikationsanforderungen an die Mitarbeiter Die Stellenbeschreibung schafft Klarheit ü ber den Inhalt einer Stelle. Dies ist vor allem bei Neubesetzungen durch Beförderungen vorhandener oder bei Einstellung neuer Mitarbeiter wichtig. Abteilung Organisationseinheit mehrerer zusammengehörender Stellen unter einheitlicher Leitung. In dem oben dargestellten Fall werden die Abteilungen nach dem Verrichtungsprinzip gebildet, d. h. die Abteilungsbildung orientiert sich an den auszufü hrenden Aufgaben und Verrichtungen. Eine Abteilungsbildung kann sich aber auch an dem Objektprinzip orientieren, d. h. die Abteilungen werden nach den Arbeitsobjekten, z. B. den Produkten, gegliedert. In der Praxis ist eine Kombination aus Verrichtungs- und Objektprinzip verbreitet. Das Ergebnis der Aufbauorganisation ist eine horizontale (gleichgeordnete Abteilungen) und vertikale (über- bzw. untergeordnete Abteilungen) Gliederung des Unternehmens die Organisationsstruktur. Diese wird in Organisationsplänen und -schaubildern (Organigrammen) schriftlich festgehalten. 8

12 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Die Abteilungsbildung Die Abteilungsbildung nach Funktionen Man spricht von einer Funktionsorganisation, wenn unmittelbar unterhalb der Geschäftsleitung Abteilungen nach den Grundfunktionen des Betriebes, also nach dem Verrichtungsprinzip, gebildet werden. Sekretariat Geschäftsleitung Org/ EDV Verwaltung Einkauf Lager Verkauf Personalwirtschaft Finanzwirtschaft Die Funktionsorganisation ist bei kleineren und mittleren Unternehmen sowie bei Unternehmen mit einem einheitlichen Produktionsprogramm vorherrschend Die Abteilungsbildung nach Objekten Man spricht von einer Spartenorganisation (= divisionale Organisation), wenn unmittelbar unterhalb der Geschäftsleitung Abteilungen nach Produktgruppen (Sparten), also nach Objekten, gebildet werden. Geschäftsleitung Bü romöbel Bü roorganisation Beleuchtung Bü rotechnik Schreibtische Sitzmöbel Die Spartenorganisation findet bei Unternehmen mit stark differenzierter Produktionspalette Anwendung. Hier ist es möglich, Entscheidungs- und Verantwortungsbefugnisse auf die Bereichsleiter zu ü bertragen. Auch können die Sparten leicht kostenmäß ig gegeneinander abgegrenzt werden (Profitcenters). So erkennt man die Orte der Entstehung von Gewinnen und Verlusten. 9

13 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Die Abteilungsbildung nach Regionen Geschäftsleitung Inland Ausland Norden Sü den Europa USA Die Organisation nach Regionen wird insbesondere bei Unternehmen angewandt, die weltweit tätig sind, um besser auf regionale Gegebenheiten reagieren zu können (= Dezentralisation) Die Kombination von Sparten- und Funktionsorganisation Sekretariat Geschäftsleitung Org/ EDV Verkauf Einkauf Lager Verwaltung Bü romöbel Beleuchtung 10

14 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Zentralisation und Dezentralisation Aufgaben können in einem Unternehmen zentral oder dezentral erledigt werden. Beispiel: Ein groß er Computerkonzern hat eine zentrale Einkaufsabteilung, die fü r das gesamte Unternehmen mit allen Filialen die Waren beschafft. Zentralisation bedeutet die Zusammenfassung gleichartiger Aufgaben zu Stellen oder Abteilungen. Beispiel: Jede Filiale hat ihre eigene Einkaufsabteilung und organisiert den Einkauf selbstständig. Dezentralisation ist die Verteilung gleichartiger Aufgaben auf verschiedene, voneinander unabhängige Stellen. Vorteile der Zentralisation F weniger Bedarf an Personal und Sachmitteln F Einsatz von Spezialisten F bessere Kontrolle möglich Vorteile der Dezentralisation F Sachkenntnis der Mitarbeiter vor Ort F Entlastung der oberen Leitungsstelle F Zeit- und Wegersparnis F Motivation durch Ü bertragung von Verantwortung 11

15 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Leitungssysteme Grundtypen Kombinierte Formen Einliniensystem Mehrliniensystem Stabliniensystem Spartenorganisation Aufgabe Forschung Fertigung Absatz B Merkmale: Merkmale: Merkmale: Merkmale: Merkmale: FJede Stelle erhä lt nur von einer FJeder Stelle sind mehrere Vor- FKombination aus Einlinien- u. FDie Sparten sind eigene FKombination aus Funktions- Instanz Anweisungen. setzte mit unterschiedlichen Mehrliniensystem Unternehmensbereiche, die und Spartenorganisation FJede Stelle ist nur einer Funktionen zugeordnet, die FZu den Linienstellen treten Spartenleiter sind für die Ge- FSchnittpunkte zwischen den Instanz verantwortlich. Weisungen erteilen dürfen. Stä be, die als Spezialisten schä fte eigenverantwortlich. einzelnen Abteilungen werden FJeder Mitarbeiter hat nur einen FJeder Mitarbeiter hat mehrere beratend wirken. FNeben die Sparten treten gebildet, um Beziehungen Vorgesetzten. Vorgesetzte. FDie Stä be haben keine Wei- dann noch Zentralab- zwischen Abteilungen zu er- FDer Dienstweg ist klar: sungsbefugnisse, sondern teilungen, die jetzt gemein- möglichen. Der Befehlsweg geht von oben Grundsatz des kü rzesten Unterstützungsfunktion. same Aufgaben für die FEs gibt weitgehend gleichbenach unten, der Meldeweg von Weges (Arbeitsteilung) Sparten übernehmen und der rechtigte Abteilungen, die Geunten nach oben. Grundsatz der einheitlichen Geschä ftsleitung direkt schä ftsleitung greift nur bei Fzwei gleichrangige Stellen Auftragserteilung und unterstellt sind. Unstimmigkeiten ein. können nur über die gemein- Grundsatz der Arbeitsteilung same Vorgesetztenstelle Informationen austauschen. Projekt Projekt A Projekt Matrixorganisation Grundsatz der einheitlichen Auftragserteilung Vorteile: Vorteile: Vorteile: Vorteile: Vorteile: FEindeutige Dienstwege FVerkürzung der Dienstwege FVorteile des Einlinien- und FSpezialisierung FFörderung der Zusammenarbeit FKeine Kompetenzstreitigkeit FSpezialisierung der Instanzen Mehrliniensystems FKurze Informationswege FUnkomplizierte Entschei- FErleichterte Kontrolle FFlexibles System FVorgesetzte werden durch FFlexibles System dungswege Spezialisten beraten und ent- FEntlastung der Geschä ftsleitg. lastet. Nachteile: Nachteile: Nachteile: Nachteile: Nachteile: FStarres System FAbstimmungsprobleme FExpertenmacht der Stä be FHöhere Kosten durch Dezen- FKompetenzprobleme FÜ berlastung der Vorgesetzten FKompetenzprobleme FKeine Weisungsbefugnis der tralisierung FVerantwortlichkeiten unklar FLange Dienstwege FSchwierigere Kontrolle Stä be FGefahr der Spartenkonkurrenz FKonflikte zwischen Managern 12

16 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Fü hrungstechniken Fü hrungstechniken sind Rahmenvorgaben fü r alle Weisungsbefugten Arten der Fü hrungstechniken Management by Objectives Management by Delegation Management by Exception Fü hrung durch Zielvereinbarungen Fü hrung durch Ü bertragung von Verantwortung und Entscheidungsbefugnis Fü hrung nach dem Ausnahmeprinzip (Vorgesetzte greifen nur bei auß ergewöhnlichen Maß nahmen ein.) Beurteilung der Fü hrungstechniken: Fü hrungstechniken Vorteile fü r den Vorgesetzten Management by Objectives Management by Delegation Management by Exception Beteiligung an der Entscheidungsfindung und -umsetzung Entlastung von Einzeltätigkeiten Starke Entlastung Kein Kontrollaufwand Entlastung von Routineaufgaben Geringer Kontrollaufwand Nachteile fü r den Vorgesetzten Kontrolltätigkeiten (Er muss die Einhaltung der Ziele kontrollieren.) Verlust des Ü berblicks Kontrolle der Einhaltung der Kompetenzspielräume Gefahr von Fehlentscheidungen Vorteile fü r die Mitarbeiter Breiter Entscheidungsspielraum Kenntnis der Ziele Motivation Hohe Selbstständigkeit Hohe Motivation Schnellere Entscheidungsfindung Hohe Motivation Schnellere Entscheidungsfindung Flexibilität Geringeres Risiko Nachteile fü r die Mitarbeiter Ü berlastung und Frustration bei zu hohen Zielvorgaben Haftung Evtl. Ü berforderung Evtl. Unterforderung Wichtige Entscheidungen sind dem Vorgesetzten vorbehalten => Frustration 13

17 IT-Berufe Die betriebliche Organisation 2.3 Die Ablauforganisation Begriff Definition nach REFA: Ablauforganisation ist das zeitliche und örtliche Hinter- und Nebeneinander der zur Erledigung der Aufgabe anstehenden Arbeiten. Ziel: 1. Minimierung der Durchlaufzeit (z. B. von der Kundenanfrage bis zur Lieferung) 2. Optimierung der Kapazitätsauslastung (weder Ü berlastungen noch Leerlauf) Dabei wird erfasst: Was ist zu tun? (Teilaufgaben und Einzeltätigkeiten) Arbeitsanalyse Wo (in welchen Abteilungen, an welchen Maschinen) sind die einzelnen Tätigkeiten zu erledigen? Wann soll damit begonnen werden? In welcher Reihenfolge sind die Tätigkeiten zu erledigen? Welche Mitarbeiter sollen eingesetzt werden? Arbeitssynthese Aufbauorganisation Ablauforganisation stellt den betrieblichen Rahmen dar, ist also statisch. stellt das betriebliche Geschehen dar, ist also dynamisch Darstellungsmöglichkeiten Darstellungsmöglichkeiten: verbale Darstellung grafische Darstellung Zu den grafischen Darstellungsmöglichkeiten der Ablaufplanung (siehe Modellierung von Prozessketten) gehören: Datenflusspläne Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) der Zeitplanung gehören: Balkendiagramm Netzplan Durch ein Schaubild kann ein besserer Gesamtü berblick ü ber den Arbeitsablauf gewonnen werden. An einem Beispiel sollen im Folgenden Balkendiagramm und Netzplan erläutert werden Das Balkendiagramm (= Gantt-Diagramm) Ein Balkendiagramm besteht aus folgenden Elementen: - einer Vorgangsliste aller Vorgänge - einer waagrechten Zeitachse, auf der man die jeweiligen Zeiteinheiten einträgt - einem Balken fü r jeden Vorgang, der in seiner Länge der jeweiligen Dauer des Vorgangs entspricht Typische Einsatzgebiete fü r Balkendiagramme sind: * Fertigungspläne * Maschinenbelegungspläne * Terminü bersichten * Urlaubspläne * Einsatzpläne fü r Mitarbeiter 14

18 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Situation: Es soll eine Zeitplanung fü r das Projekt Umstellung der Textverarbeitung auf EDV durchgefü hrt werden. Dazu liegt folgende Vorgangsliste vor: Nr. des Vorgangs Vorgangsbezeichnung Dauer in Tagen Vorgänge Entscheindung der Geschäftsleitung Angebote einholen Mitarbeiterinformation Testen des Gerätes 1 Testen des Gerätes 2 Testen des Gerätes 3 Auswahl der Lieferanten Lieferung Raumauswahl Elektroinstallation Computeraufstellen Mitarbeiterschulung Arbeitsaufnahme ,10 3,11 12 Wie sieht nun das Balkendiagramm zu obigem Beispiel aus? Lösung zum Projekt: Umstellung der Textverarbeitung auf EDV Vorgangs-Nr Dauer in Tagen Das Balkendiagramm liefert folgende Informationen: 1. Die Dauer des Gesamtprojektes (hier 33 Tage) 2. Die geplanten Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge 3. Die parallel verlaufenden Vorgänge Allerdings liefert das Balkendiagramm keine exakten Informationen ü ber die Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge. Somit ist es nicht für komplexe Projekte geeignet. Für solche Aufgaben bietet sich die Netzplantechnik an. 15

19 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Die Netzplantechnik Definition nach DIN 69900: Alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung und Steuerung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Einsatzmittel und weitere Einflussgröß en berü cksichtigt werden können. Insbesondere bei komplexen Projekten ist die Netzplantechnik zu bevorzugen. Dieser zeigt die einzelnen Tätigkeiten in ihrer Abfolge und gegenseitigen Abhängigkeit (Vorteil gegenü ber dem Gantt-Diagramm) auf. Die Erstellung eines Netzplanes erfolgt in 4 Schritten: (1) Alle anfallenden Arbeiten sind zu ermitteln (Projektstrukturplan). (2) Die gegenseitigen Abhängigkeiten und die Dauer der einzelnen Vorgänge sind in einer Vorgangsliste zusammenzustellen. (3) Das Netzplanschema ist aufzustellen (Ablaufplanung). (4) Die Zeitberechnungen sind auszufü hren (Zeitplanung). Die Ablaufplanung Fü r die Erstellung eines Netzplanes gelten folgende Regeln: 1. Jeder Vorgang wird als Knoten, d. h. als Rechteck, mit Vorgangsnummer und Vorgangsbezeichnung gezeichnet. 1 Installation 2. Knoten werden gemäß der zeitlichen Reihenfolge von links nach rechts gezeichnet. Unmittelbar aufeinander folgende Vorgänge werden durch Pfeile miteinander verbunden. 1 Installation 2 Test 3. Können mehrere Vorgänge erst beginnen, wenn der gemeinsame Vorgänger beendet ist, werden sie mit diesem durch Pfeile verbunden. 1 Installation 2 Test 3 Einarbeitung 4. Mü ssen mehrere Vorgänge beendet sein, bevor ein neuer Vorgang beginnt, so wird jeder von ihnen mit dem Nachfolger durch einen Pfeil verbunden. 2 Test 3 Einarbeitung 4 Start 16

20 IT-Berufe Die betriebliche Organisation Die Zeitplanung Neben den Angaben Vorgangsnummer und Vorgangsbezeichnung enthält jeder Knoten auch noch die Angaben ü ber 1. die Dauer, die der Vorgang benötigt (D) Vorgangsliste 2. den frühesten Anfangszeitpunkt (FAZ) Vorwärts- 3. den frühesten Endzeitpunkt (FEZ) rechnung 4. den spä testen Anfangszeitpunkt (SAZ) Rü ckwärts- 5. den spä testen Endzeitpunkt (SEZ) rechnung 6. den Gesamtpuffer (GP) kritischer 7. den freien Puffer (FP) Weg Damit sieht ein Knoten folgendermaß en aus: FAZ FEZ Installation 1 Installation D GP FP SAZ SEZ 0 8 v Die Vorwä rtsrechnung Bei der Vorwärtsrechnung wird der frü hestmögliche Termin errechnet, zu dem ein bestimmter Vorgang beginnen oder enden kann. Damit wird die Mindestprojektdauer ermittelt. Fü r die Vorwärtsrechnung gelten folgende Regelungen: (1) Der Vorgang 1 beginnt beim Zeitpunkt 0 (FAZ). (2) Der frü heste Endzeitpunkt eines Vorgangs ergibt sich aus: FEZ = FAZ + D. (3) Der frü heste Anfangszeitpunkt des Nachfolgers entspricht dem frü hesten Endzeitpunkt des Vorgängers Installation 2 Test 8 4 (4) Hat ein Vorgang mehrere Nachfolger, so ist dessen frü hester Endzeitpunkt der frü heste Anfangszeitpunkt fü r alle Nachfolger Test Installation Einarbeitung 3 (5) Hat ein Vorgang mehrere unmittelbare Vorgänger, so ergibt sich sein frü hester Anfangszeitpunkt als größ ter Wert der frü hesten Endzeitpunkte aller Vorgänger Test Start Einarbeitung 3 17

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