Felix: Doch zuerst sollten wir uns kurz bei Ihnen vorstellen!

Transkript

1 Die harten Nüsse anders knacken. Mit den harten Nüssen sind natürlich die Herausforderungen im Alltag eines Wissensmanagers gemeint. Das Ziel unserer Präsentation ist es, dass Sie nach der nächsten halben Stunde verstehen was Design Thinking ist und wie es sich für das Wissensmanagement einsetzen lässt. Felix: Doch zuerst sollten wir uns kurz bei Ihnen vorstellen! 1

2 Felix: Johannes lebt und arbeitet in Berlin Er hilft Unternehmen Innovation zu finden Er findet großartig dass er in ganz unterschiedlichen Themen (Software, Finanzen Healthcare etc.) mit klugen Menschen an der Zukunft arbeiten kann. In seiner Freizeit ist er Sänger einer Berliner Rockband und reist gerne mit dem Rucksack. Johannes: Felix hat Wurzeln in der Schweiz. Er lebt und arbeitet seit fünf Jahren in der Toskana Deutschlands. Er ist dafür verantwortlich, den 700 Business Consultants und Manager weltweit das Leben in Projekten einfacher zu machen. Andere nennen es Wissensmanagement. Er findet es toll, dass er in einem Mitarbeiter Unternehmen weitgehend Freiräume hat, WIE er seine Arbeit macht. Solange die Ziele erreicht werden. Seine Freizeit verbringt er mit seiner Familie, in der Lokalpolitik und beim Erkunden von neuen Städten und Landschaften. 2

3 Felix: Was erwartet Sie in dieser letzten Session? Erst mal eine kurze Aufwärmübung, Dann wird Johannes Ihnen einen Überblick über die Methode geben. Anschließend wollen wir ein Beispiel zeigen, wo Design Thinking auf eine typische Fragestellung im Wissensmanagement angewendet wurde. Zum Schluss gibt es ein kurzes Fazit. Wir freuen uns auf Ihre Fragen! So, fangen wir mit dem Warmup an, Johannes! 3

4 Wenn Sie dieses Bild sehen wünschen Sie sich wahrscheinlich gerade sie wären in eine andere Session gegangen aber so schlimm wird s nicht. Im Design Thinking beginnen wir jede Arbeitsphase mit einem Warmup. Warmups sind kleine Übungen die Teams auf die anstehende Arbeit vorbereiten. So wie sich Sportler aufwärmen. Wir haben ein leichtes Warmup für sie mitgebracht. Nehmen sie jetzt bitte etwas zu schreiben in die Hand darf auch ein ipad sein. Die Aufgabe ist einfach. 4

5 Zeichnen sie ihren Nachbarn! Also, schauen Sie sich in die Augen. 5

6 In 30 Sekunden. Geht schon los, ich schau auf die Uhr. Sehr gut. Ich spüre etwas Verwirrung, da lacht jemand Das passiert jedes mal wenn man diese Übung mit Erwachsenen macht. Zunächst mal sind wir nicht daran gewöhnt visuell zu arbeiten, dazu kommt dass wir uns scheuen anderen unsere unfertige Arbeit zu zeigen. Im Design Thinking ist genau das ein wichtiger Faktor. 6

7 Design Thinking ist eine Innovationsmethode. Es geht dabei nicht um Design im Sinne von visueller Gestaltung sondern um Gestaltung von Produkten, Services und Erlebnissen mit ihrer Funktion. 7

8 Eine Innovation liegt immer in der Schnittmenge aus drei eigentlich konkurrierenden Aspekten: Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit und Wünschbarkeit. Viele Unternehmen sind gut darin Innovationen auf Basis von Technologien oder im Rahmen ihres Business Models zu generieren, nur dass diese oft eine gefährlich hohe Versagensquote haben weil sie eigentlich keiner haben will. Design Thinking ist eine Arbeitskultur, die Innovation vom Menschen und der Wünschbarkeit beginnt. 8

9 Was bedeutet das, eine Arbeitskultur? Drei Faktoren spielen im Design Thinking eine Rolle. -Teams, die verschiedene Perspektiven vereinen -In Räumlichkeiten, die flexibles und gemeinsames Arbeiten möglich machen -Und ein Arbeitsprozess, der Innovationsfindung anleitet und von der Arbeitsweise klassischer Designer abgeleitet ist Dazu nur noch ein paar wenige Worte. 9

10 Bei den Teams sprechen wir von der Vernetzung von sogenannten Tförmigen Menschen. Also solche, die eine große Expertise in einem Thema haben und sich im Design Thinking Team mit anderen Sichtweisen vernetzen können 10

11 Das ist das was wir unter flexiblen Räumlichkeiten verstehen: 1) Alle Möbel sind mobil 2) Es kann nahtlos von Teamarbeit in große Runde oder etwas ganz anderes gewechselt werden 11

12 In dem Wissensmanagement-Projekt was wir heute vorstellen, werden wir zeigen, wie das Team diesem Design Thinking Prozess folgte. Der hat manchmal fünf, mal sieben Kugeln, bedeutet jedoch im Kern immer das gleiche. Ich werde im folgenden jede Phase der Methode kurz theoretisch vorstellen. Anschließend wird Ihnen Felix jeweils die Anwendung der Methode mit Hilfe des konkreten Wissensmanagementprojekts erzählen. So sollten Sie im Ergebnis ein gutes Verständnis über Design Thinking und dessen Anwendung für das Wissensmanagement gewinnen können. 12

13 Felix: OK, ich gebe Ihnen noch kurz ein paar Rahmendaten zu unserer Organisation: SAP Consulting hat mehr als Berater weltweit, davon gehören über 700 zum Geschäftsbereich Business Transformation Services. Unsere Berater sind die Managementberater von SAP: sie übersetzen typischerweise die Geschäftsstrategie eines Unternehmens in eine passende IT-Strategie. Doch lassen Sie uns mit der ersten Phase beginnen: dem Verstehen. 13

14 Die Verstehen-Phase eines Projekts dient dazu ein Innovationsprojekt abzugrenzen und die richtige Frage zu stellen. 14

15 Über Recherchen, der Analyse existierender Lösungen zum Thema, Austausch von eigenen Erfahrungen oder Gespräche mit Experten lässt sich herausfinden wer eigentlich Nutzer in einem Projekt sind, was eigentlich die Problem-Domäne ist. Felix, was war denn in unserem Projekt nochmal die Frage? 15

16 Felix: Zu den harten Nüssen im Alltag eines Wissensmanagers gehört es sicher, dafür zu sorgen, dass die Berater an allen Standorten wissen, was sie an vorhandenen Inhalten für ihre Angebote und Projekte nutzen können. Ebenso ist es wichtig, die wesentlichen Ergebnisse und Erfahrungen aus Projekten zurück in die Organisation fließen zu lassen. Die Prozesse und Vorgehensweisen in diesem Umfeld sind immer verbesserungswürdig. Daher hat unser Managementteam die Fragestellung für das Design Thinking Projekt, der sogenannte Design Challenge entsprechend formuliert. Wichtig war uns auch erfahrene und junge Berater sowie Kollegen aus benachbarten Geschäftsbereichen einzubeziehen. Um die Teilnahme der Berater zu ermöglichen, haben wir uns entschlossen die Workshops über einen Zeitraum von drei Monaten durchzuführen und jeweils an einem Freitag durchzuführen. Johannes: Wichtig: ein Design Thinking Projekt kann in einem Tag, in einer Blockwoche oder wie im Beispiel gezeigt, über eine Zeitdauer von mehreren Wochen durchgeführt werden. Felix: Im ersten Workshop haben wir den Teilnehmern in die Methodik eingeführt. 16

17 Die Teilnehmer sollten durch die aktive Mitarbeit auch in der Methodik geschult werden. Mehr und mehr Kunden arbeiten mit unseren Beratern mit dieser Methodik, u.a. in Co-Innovations-Projekten. 16

18 Wenn das Team sich in seinem Problembereich orientiert hat, geht es darum Empathie für Nutzer aufzubauen. 17

19 Das kann einerseits bedeuten dass Nutzer befragt werden, dass man beobachtet was sie tun oder sich in ihre Situation hineinbegibt. Bei alldem geht es nicht darum losgehen und Nutzer nach ihren Wünschen zu fragen. Nutzer sind keine Innovationseperten, sondern Experten für ihre aktuelle Ist-Situation. Wenn wir als Innovatoren fühlen können was Nutzern aktuell fühlen und dies mit unserer Fachkompetenz verbinden kommt es zu Innovation. Niemand hat sich ein Telefon mit nur einem Knopf gewünscht. Felix, wie habt ihr denn für Euer Projekt Empathie aufgebaut? 18

20 Felix: Im wesentlich haben wir uns für den Research mit Business Consultants 2:1 zusammengesetzt, Interviews durchgeführt und sie beobachtet. Wir haben Kollegen aus allen Regionen und mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund befragt. Der Aufwand für die Interviews lag bei rund 45 Minuten. Die wesentlichen Erkenntnisse aus den Interviews wurden auf 15 bis 25 Post-Its zusammengefasst. Zusätzlich hatten wir Wissensmanager von anderen Beratungsfirmen befragt und auch Analystenreports auswerten lassen. 19

21 Wie sie hören entsteht in so einer Research-Phase eine Menge Material. Wie kann man daraus dann Innovationen machen? Mit einer schlauen Technik die aus dem Design kommt. In der Synthese leitet man aus kondensierter Research-Information den Standpunkt ab den das Team auf ein Thema hat. Das funktioniert so. 20

22 Wenn das Team mit seinen Notizen, Photots und Artefakten aus dem Feld kommt wird alles mit dem Team geteilt und nacherzählt. Danach werden inspirierende Fakten identifiziert und so in Beziehung gesetzt dass sie einen Sinn ergeben. Für diese Reduktion gibt es eine Reihe von Formaten, die Konflikte, Zusammenhänge und Nutzersichtweisen zeigen. Felix, welche habt ihr im Projekt benutzt? 21

23 Felix: Vorneweg: der zweite Workshop, der Synthesis-Workshop, war der Anstrengendste. Jeder Interviewer stellte sein Interview in wenigen Minuten vor. Die Interview Post-Its dienten dabei als roter Faden. Wie Sie auf den Bildern erkennen können, ist es nicht unbedingt notwendig über Design Thinking Räume zu verfügen. Wir haben für diese Workshops unsere normalen Meetingräume benutzt und mit großen Leichtschaumplatten als Unterlage für die Hunderten von Post Its gearbeitet. Nach dem Story Telling wurden die Post Its von den Teilnehmern nach passenden Kategorien zusammengefasst. Die Kategorien umfassten Probleme, Erkenntnisse und Ideen, die auf Basis der Interviews und der zusätzlichen Forschung sich ergaben. In einem dritten Schritt nutzten die Teilnehmer ein Rahmenwerk, um die Erkenntnisse aus der Researchphase zu verdichten. Wir hatten in unserem Projekt mit Personas gearbeitet. 22

24 So entstanden die Personas von Indira, einer Back Office Kollegin aus Indien, und Bob, der junge Berater. Mit diesen Personas sind wir in die nächste Phase gegangen. 22

25 Die Phase der Ideengenerierung ist oftmals die kürzeste und leichteste im ganzen Projekten. Ein Team das echte Empathie mit seinem Nutzer und einen Blick für Konflikte und Erstaunliches hat wird kein Problem haben Ideen zu generieren. 23

26 Die meisten von ihnen waren bestimmt schon mal in einem Brainstorming. Im Design Thinking nehmen wir dieses Format sehr ernst. So ernst dass wir uns die Prinzipien in unsere Arbeitsräume hängen. Ein Brainstorming ist ein aktivierendes Format, dass dazu dient eine hohe Zahl Ideen zu produzieren die ein einzelner vorher nicht hatte. Durch ein kurzes Ausschalten von Kritik, klarem Fokus und einer Atmosphäre in der auf Ideen der anderen aufgebaut wird entstehen so schnell hundert und mehr Ideen. Felix, wie hat das im Projekt funktioniert? 24

27 Felix: Der dritte Workshop hatte den Teilnehmern am meisten Spaß gemacht. Wir hatten auch 2-3 Kollegen zusätzlich eingeladen, um mehr Ideen zu generieren. Jeweils eine Gruppe erzeugte viele Ideen um die Design Challenge für Indira bzw. Bob zu lösen. Die vielen Ideen, jedes Post-It steht für eine Idee, wurden wieder in Kategorien eingeordnet, wie z.b. Lasst uns Indira berühmt machen und priorisiert. In kurzer Zeit hatte anschließend jedes Team die Aufgabe eine Produktbox zu erstellen. Bei diesem Arbeitsschritt taten sich plötzlich ungeahnte Talente auf. Johannes, wozu ist eine Produktbox gut geeignet? Johannes: Die Produktbox ist eine physische Repräsentation dessen was eine Innovation können soll und was das Neue daran ist. Sie hilft dem Team ein gemeinsames Verständnis der Stoßrichtung zu 25

28 bekommen und sich für oder gegen Features zu entscheiden. 25

29 In gewisser Weise ist eine Produktbox auch ein Prototyp. Man kann mit ihr das Wertversprechen einer Innovation testen, indem man die Box jemandem in die Hand gibt und fragt ob er sich das zulegen würde. 26

30 Denn beim prototypen-bau geht es darum seine Ideen erlebbar zu machen und testen zu können. Dieses mit den Händen denken ist absolut kraftvoll um Missverständnisse auszuräumen. Prototypen sollen günstig sein und dazu dienen mehr zu lernen indem man Nutzer mit ihnen in Kontakt bringt. Alles lässt sich prototypen: Produkte, Services, Erlebnisse! Das zeigt auch unser Projekt sehr gut. 27

31 Felix: Der vierte Workshop war der Handwerklichste. Was lag da näher, als die Gruppe mit einer handwerklichen Übung auf das Prototyping einzustimmen? Die Aufwärmübungen sind im Verlauf der Design Thinking Workshops wichtig, um die Teilnehmer auf das richtige Energieniveau zu bringen. In der Bewertungen der Workshops fanden sich auch immer sehr gutes Feedback zu den Aufwärmübungen. Während die Gruppe Bob der Berater einen Consulting Intelligence Agency Kurzfilm erarbeitete, hatte die Gruppe Indira die Analystin sich für ein Storyboard als Prototypen entschieden. Beide Gruppen stellten ihren Prototypen nicht nur sich gegenseitig vor, sondern er wurde auch von externen Kollegen bewertet. Man ist doch selber schnell in die eigenen Ideen verliebt. Da hilft das klare Feedback von Kollegen viel um den Dreiklang aus wünschbar-machbar-bezahlbar zu erreichen. Ja, Johannes, was war Dir damals besonders aufgefallen in der Validierung? 28

32 Mit dem Verlieben hast du einen guten Punkt angesprochen. Das war nämlich auch in unserem Fall ein Thema. Das Team das sich für den Film entschieden hatte, hatte diesen nicht gemacht um sich anzuhören, dass ihre Konzept überarbeitet werden muss. Die haben ihr Konzept geliebt! Später haben wir dann tatsächlich wieder ein flexibleres Medium (ein Papier-Storyboard) genutzt um die Ideen zu testen. 28

33 Design Thinking lebt davon, dass Schritte wiederholt werden. Auch in diesem Projekt wurden zusätzliche Iterationen gegangen. Felix, wie wurde aus den Prototypen Realität? 29

34 Felix: Schön und gut, es wurden vier Workshops mit unterschiedlichen Teilnehmern durchgeführt, es wurden zwei Prototypen gebaut und validiert. Was ist denn daraus geworden? Mag sich jetzt der eine oder andere im Saal fragen. Wir haben als Erstes die beiden Prototypen nach und nach in eine gemeinsame Story gegossen. Entstanden ist ein Storyboard mit rund 30 selbst skizzierten Bildern. Die schöne Erfahrung war für mich, dass wir diese einfach gestaltete Story mit in Gespräche mit den wichtigen Stakeholdern v.a. vom Senior Management in der Beratung mitgenommen haben, sie immer wieder erzählt haben, immer weiter verbessert haben. Das Management Team hat dann daraufhin entschieden, den Prozess entsprechende der erarbeiteten Story neu aufzusetzen, die Back Office Kapazitäten zu erweitern und als Plattform für den Austausch von Projekterfahrungen voll auf die Social Networking Plattform von SAP zu setzen. Das Design Thinking Projekt hat also beigetragen, das Leben unserer 30

35 Berater leichter zu machen. Johannes, was ist Dein Fazit? 30

36 Design Thinking funktioniert in allen Branchen, egal ob sie Medikamente, Software, Finanzprodukte oder eine neue McDonalds-Filiale gestalten. Wir glauben, dass Wissensmanagement stark davon profitieren kann, weil 1) Es nur funktioniert wenn es menschenzentriert ist 2) Die Probleme komplex und vielschichtig sind 3) Nutzer ihre Bedürfnisse nicht immer kennen oder artikulieren können 31

37 Felix: Oder das Fazit anders formuliert: Design Thinking ist geeignet, 1) Silodenken zu überwinden 2) In der Anwendung an die Realität im Unternehmen angepasst zu werden 3) Stets den Endanwender im Blick zu behalten 32

38 Felix & Johannes: Jetzt sind wir gespannt auf Ihre Fragen! In den Präsentationsunterlagen finden Sie noch eine Übersicht der besten Links, falls Sie sich weiter damit befassen wollen. Sie können uns natürlich auch gerne jederzeit kontaktieren! 33

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