IT-Konzepte für den Mittelstand

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1 Ausgabe März 26, DM Carl Hanser Verlag München 38. Jahrgang IT-Konzepte für den Mittelstand Collaborative Commerce: Vorsprung durch Zusammenarbeit Varianten im Web-Shop: Logik statt Textschnipsel Personalisierbare Portale: Datenflut gestoppt

2 Arne Gaiser Der Reutlinger Großküchenspezialist Rieber hat seine Auftragsabwicklung mit CADagent optimiert R/3 meets AutoCAD Seit SAP R/3 und das CAD-System AutoCAD Software-technisch miteinander verknüpft sind, gestaltet sich bei dem Reutlinger Großküchenhersteller und Umformspezialisten Rieber die Auftragsabwicklung wesentlich effizienter. Zum Einsatz kommt das speziell auf die Bedürfnisse bei Rieber abgestimmte Integrationstool CADagent. Auch ohne R/3-Kenntnisse können die Mitarbeiter damit auf Kundenaufträge, Auftragspositionen, Materialien, Objektzeichnungen und Dokumente zugreifen. Ein reibungsloser Datenfluss sei eine entscheidende Voraussetzung für eine effiziente Auftragsabwicklung, erklärt Herbert Roos. Für den Leiter Technische DV/CAD bei dem Reutlinger Großküchen- und Blechteile-Spezialisten Rieber war es wichtig, dass sich die CAD-Arbeitsplätze nahtlos in die IT-Landschaft des gesamten Unternehmens integrieren ließen. Wesentliche Anforderungen waren in Reutlingen daher eine vollständige Verwaltung aller Modell-Daten im SAP-Tresor und eine weitgehend unsichtbare Schnittstelle, die keine zusätzliche Datenverwaltung mit sich bringt. Darüber hinaus sollte mit dem System eine integrierte Sicht auf die Kundenauftragsdaten möglich sein. Über eine einfach zu bedienende grafisch orientierte Bedienoberfläche sollte sich jeder Mitarbeiter über Kundenauftragspositionen, Dokumente und Materialien informieren können. Die Anwender sollen keine R/3-Kenntnisse benötigen, um mit dem System arbeiten zu können, ergänzt Matthias Schlapp, der bei Rieber dem gesamten Bereich EDV vorsteht. Eine Software, die diese Anforderungen abdecken konnte, war auf dem Markt nicht verfügbar. Daher beauftragte man in Reutlingen die DSC Software AG mit der Konzeption und Realisierung dieser Lösung. Denn bei Rieber hatte man gehört, dass das Karlsruher Software-Unternehmen bereits erfolgreich eine Vielzahl von individuellen Lösungen für Engineering-Unternehmen entwickelt und implementiert und sich auch beim Thema CAD-ERP-Kopplung einen Namen gemacht hätte. DSC erhielt den Auftrag für Konzeption und Realisierung einer AutoCAD-Schnittstelle zu R/3 mit dem hauseigenen Produkt CADagent (siehe Textkasten). Schwäbische Qualität Die Rieber GmbH & Co. KG, Reutlingen, die auf eine 75-jährige Unternehmensgeschichte zurückblicken kann, plant und produziert Anlagen für Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung sowie so genannte Speisenverteilanlagen für Krankenhäuser und soziale Einrichtungen. Auf dem Gebiet Gemeinschaftsverpflegung sieht man sich bei Rieber in Deutschland heute als einer der Marktführer. Kennzeichen dieses Geschäftsfelds ist die individuelle Objektplanung und -fertigung. In den Geschäftsbereichen Haushaltstechnik und Edelstahl-Zulieferteile betreibt man zudem eine Serienfertigung. Das schwäbische Traditionsunternehmen beschäftigt rund 900 Mitarbeiter in verschiedenen Werken, die organisatorisch und fertigungstechnisch auf die jeweiligen Geschäftsbereiche ausgerichtet sind. 20 Carl Hanser Verlag, München 3/2001

3 IT-Konzepte für den Mittelstand TITELTHEMA Wie alles begann... Im kaufmännischen Bereich wurden vor der Einführung von R/3 alle kaufmännischen Daten wie Materialstämme, Drucklisten und fakturierbare Rechnungen im Host-basierenden Miacs von Bull geführt. In der Konstruktion und Entwicklung wurde Anfang der 90er-Jahre das CAD-System AutoCAD eingeführt und mit einer Zeichnungsverwaltung, die auf einer Informix-Datenbank basierte, gekoppelt. Um Technik und kaufmännische Verwaltung zu verbinden, wurde als nächster Schritt ein Technisches Informationssystem (TIS) aufgebaut. Es erlaubte, Materialstammdaten mit Dokumenten sowie mit Aufträgen zu verknüpfen. Das System verfügte über eine Ordnerstruktur mit Ordnern für Kunden, Kundenaufträge und Materialien. Im Jahre 1997 wurde R/3 eingeführt und das noch DOS-basierende AutoCAD auf die Windows-Version Auto- CAD umgestellt. Matthias Schlapp: Mit der Einführung von R/3 wurde schnell deutlich, dass TIS keine Zukunft mehr haben wird. Denn mit dem Produkt aus Walldorf entfiel das redundante Vorhalten von Daten. Kundenbezogene Daten, Projekte und Aufträge mussten nicht mehr in ver- 3/2001 schiedenen Systemen gepflegt und mehrfach erfasst werden. Stücklisten und Für uns war wichtig, dass sich unsere CAD-Arbeitsplätze nahtlos in die IT-Landschaft des gesamten Unternehmens integrieren ließen Herbert Roos, Leiter technische DV/CAD Kundenaufträge werden heute nur noch in einem System geführt in R/3. Auch das Vervielfältigen und Verteilen von Zeichnungen ist heute kein Thema mehr. Der Außendienst kann heute auf alle Dokumente zu einem Kundenauftrag zugreifen und Zeichnungen selbst plotten. Bei Rieber stellte man einen recht umfassenden Anforderungskatalog an die zu installierende Integrations- und Bedien- Software. Das System sollte die Integration von AutoCAD und Microsoft-Office in SAP R/3 ermöglichen, um Dokumente sicher verwalten, wiederfinden und mit anderen SAP-Objekten wie Materialien, Debitoren, Kundenaufträgen und Kundenauftragspositionen verknüpfen zu können. Typische Vorgänge in der Objektplanung wie Änderungen, Versionierungen und Revisionierungen sollte die Schnittstelle effizient unterstützen. Außerdem sollte die Interaktion mit R/3 über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche erfolgen. Verknüpfte Aufgaben sollten automatisiert ablaufen und die PDM- Funktionen von R/3 auch ohne spezielle Kenntnisse des Walldorfer ERP-Systems genutzt werden können. Die Anforderungen wurden zusammengetragen und von DSC in einem Lasten- und Pflichtenheft fixiert. Im Frühjahr 1999 wurde die Lösung CADagent installiert und an das R/3-System von Rieber angepasst. Nach einer relativ kurzen Test- und Einführungsphase ist CADagent seit Mitte 1999 bei Rieber produktiv. Die Karlsruher waren sowohl als Berater als auch als Entwickler für Rieber tätig. Entwickelt wurde ein Konzept zur Nutzung von R/3 Standardfunktionen wie DVS und Klassifikation. Die Definition und Dokumentation der Prozessabläufe sowie die Ermittlung spezifischer Anforderungen erfolgte dann im Rahmen des Consulting....und die heutige Situation Das Tool CADagent verbindet heute bei Rieber die CAD-Objekte mit den R/3-Objekten und ermöglicht es, Prozesse zu automatisieren und zu klammern und damit deutlich sicherer zu machen. Um früher ein Dokument in R/3 anzulegen, waren viele Schritte und Mausklicks notwendig, erklärt der IT-Spezialist Roos. Heute könnten unterschiedlichste Anwender schnell und sicher Dokumente erfassen, bearbeiten und speichern. Unterstützt werden sie dabei von der grafischen Oberfläche. Die Verknüpfung eines Dokuments mit einem Kunden, einem Kundenauftrag und einer Kundenauftragsposition erfolgt heute in einem Schritt. Und nicht unerheblich: Die schnelle Verfügbarkeit von kundenauftragsbezogenen Informationen sorgt zudem für eine wachsende Akzeptanz bei den Anwendern. CADagent ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmens-IT von Rieber geworden, das auch von der DV-Abteilung von Rieber selbst entwickelte Anwendungssysteme mit spezifischen Prozessen integriert. Heute nutzen das System 65 AutoCAD- > 21

4 IT-Konzepte für den Mittelstand Informationsdrehscheibe für R/3-Objekte Bei dem bei Rieber zum Einsatz kommenden Tool CADagent handelt es sich im Prinzip um eine grafische Oberfläche, mit der Objekte von verschiedenen Systemen, beispielsweise von einem CAD-System, von Word oder einem NC-Programm, verwaltet werden können. Zwei Fenster dienen zur Darstellung der in R/3 abgelegten Objekte: Im linken Fenster sind die Objekte und ihre Verknüpfungen mit anderen SAP-Objekten in Form eines Strukturbaums dargestellt, im rechten sind die Eigenschaften und die Verknüpfungsrelationen eines im Struktur-Browser markierten Objekts zu sehen. Als Eigenschaften werden die Merkmalsbewertungen aus dem Dokumentinfosatz und dem Materialstammsatz des SAP-Objekts angezeigt. Begonnen wird über den Menüpunkt Dokument suchen. Ein Dokument kann man beispielsweise über einen Kunden, einen Kundenauftrag, eine Dokumentklasse oder über Materialmerkmale suchen. Bei der Auswahl Dokument über einen Debitor suchen erfolgt die Selektion über die Kundennummer oder über Merkmale seiner Adresse. Es öffnet sich sodann der Auftragsstücklisten-Navigator, in dem alle einem Kunden zugeordneten Kundenaufträge, Dokumente und Zeichnungen aufgelistet sind. Beim Öffnen eines Kundenauftrags werden die zugehörigen Kundenauftragspositionen angezeigt. Das rechte Fenster wechselt dabei automatisch von der Beschreibung der Kundendaten zur Beschreibung des Kundenauftrags in Form einer Auftragsstückliste. Die Auftragsstückliste zeigt die Materialien, die Positionen und die Mengen des Kundenauftrags an. Für jede einzelne Position in der Kundenauftragsstückliste werden im rechten Fenster Merkmale aus dem Dokumentinfosatz und dem Materialstammsatz dargestellt, beispielsweise die Stücklistenposition, die Materialnummer, ein Kurztext und die Menge. Mit jedem Objekt sind spezifische Manipulationsmöglichkeiten verbunden. Ein markiertes Objekt, etwa eine AutoCAD-Zeichnung oder ein Word-Dokument, kann beispielsweise mit dem jeweils erzeugenden Programm bearbeitet werden. Mit CADagent können auch neue Dokumente in R/3 angelegt werden. In Abhängigkeit der Dokumentart wird Dokumentinfosatz-Informationen einer AutoCAD-Zeichnung Auftragspositionen eines in R/3 vorgehaltenen Kundenauftrags das entsprechende Programm ausgewählt. Wenn man zum Beispiel die Dokumentart ZNO einstellt, dann wird als Applikation AutoCAD geöffnet, bei ZNW beispielsweise Word. Neben der allgemeinen Beschreibung erfasst das System für jede Dokumentart spezfische Merkmale, wobei zwischen Muss- und Kann-Feldern unterschieden wird. Muss-Felder für AutoCAD-Zeichnungen sind beispielsweise die Erstellergruppe, das Zeichnungsformat, der Maßstab und die Dokumentbezeichnung. Mit diesen und weiteren Werten aus dem Dokumentinfosatz und dem Materialstammsatz werden die Felder des Zeichnungsschriftkopfs automatisch ausgefüllt. Das Dokument kann einer Kundenauftragsposition, einem Auftrag, einem Kunden oder einem Material zugeordnet Anlegen eines Dokumentinfosatzes für eine AutoCAD-Zeichnung 3 werden. Nach Abschluss der Eingaben wird in R/3 ein entsprechender Dokumentinfosatz angelegt und das gewählte Programm mit dem neu angelegten Dokument zur Bearbeitung geöffnet. Mit der Freigabe einer AutoCAD-Zeichnung werden bei Rieber automatisch HPGL/2-Dateien erzeugt und in R/3 abgelegt. Die freigegebenen Zeichnungen kann man dann direkt aus CADagent oder R/3 ausdrucken. Mit dem von Rieber selbst geschriebenen Plotmanagement-Programm, das seit Anfang vergangenen Jahres zum Einsatz kommt, wurden bereits in den ersten zwei Monaten rund 7000 Plots erstellt. Das Programm gibt alle zu einem Kundenauftrag gehörenden Dokumente über den gewählten Netzwerkdrucker beziehungsweise -plotter aus. Mit CADagent kann man außerdem vorhandene Materialien ansehen und auch neue anlegen. Zur schnellen Anzeige der rund Positionen werden bei Rieber die Materialien nach Gruppen angezeigt, in die man sich immer weiter hineinverzweigen kann. Die Suche über Materialhierarchien gestaltet sich daher recht effizient /2001

5 Der Projektpartner Bei der DSC Software AG hat man sich auf die Optimierung von Abläufen in Vertrieb, Konstruktion und Projektierung spezialisiert. Auf Basis von Standardsystemen entwickelt das Karlsruher Unternehmen kundenindividuelle Lösungen zur Verbesserung von Abläufen und zur Integration von Engineering-Systemen mit EDM/PDM-Systemen sowie der SAP PLM-Komponente von mysap.com. Neben der Schnittstelle des 3D-CAD-Systems Unigraphics zu R/3 PLM sind weitere Standardintegrationen zu R/3 für die CAD- Systeme AutoCAD, CADDS5 und Argos sowie das Anlagenbausystem PDMS erhältlich. Anwender, vornehmlich am Hauptsitz in Reutlingen, aber auch in diversen Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. CADagent ist in den Bereichen Konstruktion, Auftragskonstruktion, Auftragsvorbereitung und NC-Fertigung im Einsatz. R/3 selbst verwaltet Dokumente aus dem technischen Bereich. Täglich kommen 150 neue Dokumente hinzu. Das Integrationstool sorgte für eine schnelle Akzeptanz bei Rieber. Bei der täglichen Arbeit möchte ich auf CADagent nicht mehr verzichten müssen, so das Lob eines Mitarbeiters. So ermöglicht beispielsweise die Historienhaltung dem Vertrieb, auf verschiedene Versionsstände zugreifen zu können, was dann vorteilhaft ist, wenn sich der Kunde doch für eine frühere Planung entscheiden sollte. Das steigert nicht zuletzt die Motivation der Mitarbeiter, oder wie es DV-Mann Roos ausdrückt: Noch nie war so viel Ruhe und Frieden im Haus. Schneller am Ziel Der Einsatz von CADagent ermöglicht es den Rieber-Mitarbeitern, Dokumente in den Kundenauftrag zu integrieren und Zeichnungen mit Kundenaufträgen und Debitoren zu verknüpfen. Auch sei der Zugriff auf Zeichnungen deutlich schneller und auch sicherer geworden, betont man in Reutlingen. Dazu trägt nicht zuletzt die gestiegene Wiederverwendungsrate von Modellen bei und die hierdurch verringerten Projektierungszeiten. Das System ermöglicht außerdem eine effizientere und konsistentere Verfolgung von Kundenaufträgen. Entscheidend hat zur schnellen Akzeptanz wohl auch die in sich schlüssige Bedienoberfläche des Tools beigetragen. Denn so kann man sich auch ohne größere R/3-Kenntnisse 3/2001 schnell über einen bestimmten Auftrag informieren. Wie geht es weiter? Neben kompletten Anlagen für die Gastronomie gehören auch Zulieferteile aus Edelstahl zum Produktspektrum bei Rieber. Die nächsten Schritte bei Rieber sind zunächst organisatorischer Natur. Damit die merkmalsbasierte Suche mit CADagent in vollem Umfang genutzt werden kann, wird die Pflege des Klassensystems und der Merkmale vorangetrieben. Insbesondere soll die Vielzahl von Dokumenten nach einheitlichen Kriterien in einige wenige Klassen eingeteilt werden. Zukünftig sollen dann auch Kundenauftragsstücklisten mit dem Tool verwaltet werden. Ein anderes Thema, das man bei Rieber in Zukunft unbedingt angehen will, ist das Thema Variantenkonfiguration. Ziel ist es hier, in R/3 die Varianten zu konfigurieren und im CAD-System das konfigurierte Ergebnis darzustellen. Dokumentenmanagement DMS mit R/3-Connection Das SAP R/3-zertifizierte WK-Archiv des Stuttgarter DMS-Spezialisten Kohlhammer bereitet Datenbestände nicht nur nach eigenen Index-Kriterien auf, sondern extrahiert diese über die Schnittstelle WK- Archive Line aus allen R/3-Versionen ab 3.1 und ordnet sie Daten zu. Man kann also Informationen entweder von SAP R/3 oder von WK-Archiv aus recherchieren und kann dabei über benutzerorientierte Schlüsselbegriffe, eine Volltextsuche oder Hyperlinks auf die Daten zugreifen. Außerhalb des SAP-Umfelds können die Daten auch weitergenutzt werden und beispielsweise mehrere Module zu einem individuellen System kombiniert werden. Das Dokumentenmanagementsystem kann man ohne Installation im Home-Office von einer CD-ROM oder auf einem Notebook laufen lassen. Über das Internet-Modul CIS-Server stehen die Daten ortsunabhängig bereit. Der Anwender braucht nur einen herkömmlichen Internet-Browser und eine Zugriffsautorisierung, um WK- Archiv zu bedienen. CeBIT 2001 Halle 20, Stand C01 ERP-Spezialist für Einzel- und Auftragsfertiger Wir managen Ihre Kundenaufträge vom Angebot mit Kalkulation über die Konstruktion, Einzel-, Auftrags- und / oder Variantenfertigung bis zur termingerechten Endabnahme des Kunden. AuftragsManagementSystem AMS ++ Multiprojektplanung Vertrieb Kalkulation Einkauf Fertigung Lager Zeitwirtschaft Controlling Rechnungswesen Dokumentenmanagement WINDOWS BIT KOMPLETT OBJEKTORIENTIERT HINRICHS & MÜLLER Gesellschaft für Organisationsberatung und Systeme mbh Mit starken Partnern und Geschäftsstellen in ganz Deutschland Bremer Straße 58 / Achim Tel.: / Fax.: / vertrieb@hinrichs-mueller.de Weitere Informationen erhalten Sie im Internet: 23