Von einer Offline- zu einer Online-Lösung (Beispiel: Produktdatenbank)

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1 Von einer Offline- zu einer Online-Lösung (Beispiel: Produktdatenbank) Inhalt: 1. Ziel Offline-Version : Offline-Version Offline-Variante Online-Version Überlegungen bei einer Online-Lösung: : Online-Version Öffentlich/Lokal : Online-Version Öffentlich Online-Shop: Online-Server, eshop-software, "Eigene" Lösung s-shop... 7 Verbleibende Fragen: Ziel Erstellung eines Informations-Systems z.b. für eine Produktpalette. Zunächst soll für die Mitarbeiter des Unternehmens die Möglichkeit bestehen, die Produktpalette nach mehreren Kriterien durchsuchen zu können. Soweit noch keine einheitliche Datenbasis vorliegt, sollte zunächst der Datenbestand geordnet und standardisiert werden. Dazu gehört die Zuteilung von Kategorien / Produktgruppen / Warengruppen. In weiteren Ausbauschritten sollte angedacht werden, die Daten der Produktpalette auch online verfügbar zu halten. Dabei sollen ggf. zunächst Mitarbeiter anderer Werke / Länder Zugriff auf die Daten erhalten (Stichwort "Login"). In einem dritten Schritt sollen für Kunden / Interessenten die Daten verfügbar werden. Dabei kann auch angedacht werden, inwiefern nicht nur ein Informations-System für Kunden/Interessenten interessant sein könnten sondern ob letztlich evtl. auch eine Online-Bestellmöglichkeit (Online- Shop/e-Shop) ausgebaut werden soll. Als Ziel wird nebst der Standardisierung der Produktdaten eine einfachere und schnellere Datenrecherche angestrebt. Zu den einzelnen Produkten sollte auch die Möglichkeit bestehen, ein Dokumenten-Management einzupflegen. Hier sollen verschiedene Datenblätter und Beschreibungen als PDF-Dateien ausgelesen werden können.

2 2. Offline-Version 2.1: Offline-Version 1 Als ersten Schritt in der Umsetzung kann ein relativ unaufwändiges System verwendet werden. Hier können die Daten für die Abfragen in einer Access-Datei oder einer Excel-Liste abgelegt werden. Diese Datendatei (Back-End) kann zentral auf einem Server oder einem freigegebenen Laufwerk für die Anbindung an die einzelnen Rechner abgelegt werden. Der Zugriff für die Abfragen kann mit einem Steuerungs-Programm (Front-End) erfolgen. Dieses Steuerungsprogramm sollte auf jedem Rechner lokal installiert werden. Ein Login-Verfahren kann sinnvoll sein. In diesem Schritt wären die Produktdaten zunächst offline und in einem Werk verfügbar. Hinweis: Daten, die in einem "einfacheren" Verfahren aufgenommen werden, können zumeist problemlos in ein komplexeres System überführt werden, z.b. per Data-Transform-Service von Access oder Excel in eine MS-SQL-Datenbank. Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 2 / 8

3 2.2 Offline-Variante 2 Die o.g. Datendatei und die Steuerungs-Programme könnten auch in anderen Werken installiert werden (Installation je Firma/Werk). Werk A Werk B Werk C Werk D Dabei ergäben sich evtl. die folgenden Probleme: Datenabgleich / Synchronisation wäre etwas umständlich, daraus könnten unterschiedliche Datenbestände resultieren. Weiterhin müsste von einer Stelle der jeweils aktuelle ("gültige") Datenbestand in definierten Intervallen and die verschiedenen Standorte / Werke verteilt werden. Die Installation der Daten wäre allerdings kein Problem, da die "alten" Daten lediglich überschrieben würden. Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 3 / 8

4 3. Online-Version Zugriff auch von anderen Stationen auf den gleichen Datenbestand Technik: Voraussetzung: Online-Server (Wahl eines Providers oder Installation im Hause) Administration des Servers durch geschultes Fachpersonal Effekt: Weltweiter Zugriff auf einen konsistenten Datenbestand. Kosten: Es entstehen monatliche Folgekosten durch Anmietung eines Online-Servers. Weitere Spezifikationen: Da die Daten ei Anmietung eines Hosting-Servers bei einem externen unternehmen abgelegt sind, wird für die Datensicherung Sorge getragen. Dennoch sollte ein Sicherungskonzept überdacht werden. Ein weiteres Problem kann die Sicherheit der Daten sein. Lt. Rücksprache mit der technischen Beratung beispielsweise der 1&1-Internet AG werden die SQL-Server- Datenbanken als "sicher" angegeben, d.h. Hackerangriff-Schutz ist gewährleistet, sofern es sich um MS-SQL-Server-Datenbanken handelt und nicht etwa um MDB-Dateien. 3.0 Überlegungen bei einer Online-Lösung: Folgekosten bei Online-Lösung: Kosten für die Administration Gebühren für Provider (z.b. 1&1 ab ca. 30 /mtl mit 2 MS-SQl-Datenbanken und ASP.NET- Unterstützung) Auswahl des Providers (1&1-Webhosting, Strato, Lycos-Webhosting, Arcor, Callando, Compuserve, ) Namen einer URL (zb 3.1: Online-Version Öffentlich/Lokal Mit lokal installierter Software (Frontend: Access) und einer DSN-Datenanbindung an einen Online- SQL-Server mittels definierter IP-Adresse kann ein lokaler Datenzugriff erfolgen, sofern der Zugriffs- Port technisch geöffnet ist. Die Datendatei ist von "außen" nicht sichtbar (HTTPS). Für die Anmeldung sind Anmeldename und Kennwort erforderlich. Die meisten Provider gewährleisten diesen Dienst aus Sicherheitsgründen nicht Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 4 / 8

5 3.2: Online-Version Öffentlich Online-Frontend und Online-Datenbank (Back-End) In einer vollständigen Online-Lösung werden die Steuerungsprogramme als auch die Datenbank auf dem Online-Server installiert und administriert. Der Daten-Zugriff kann weltweit erfolgen. Ein Login-Verfahren kann vorgesehen und eingestellt werden. Die Administration wird ausschließlich über ein Admin-Login vorgenommen. Der User kann lediglich die Daten einsehen, die vom Steuerungsprogramm (Daten-Filter) vorgesehen werden. Die Erstellung / Programmierung einer eigenen Seite und die Zugriffssteuerung mit kann z.b. mit ASP.NET / Visual-Studio vorgenommen werden. Hier besteht die maximale Freiheit in der Ausgestaltung und im Design, ist aber aufwändiger in der Umsetzung und Administration. 4. Online-Shop: 4.1 Online-Server, eshop-software, Mit einem Online-Shop bzw. e-shop-system können kundenseitig Daten gefiltert und eingesehen werden. Mit der von verschiedenen Providern hierfür zur Verfügung gestellte Software können Artikel und Warengruppen als auch Kunden und Kundengruppen verwaltet werden. Ein Kundenlogin (Autorisierung) ist bei einer Bestellung vorgesehen (bei einer Erstbestellung werden die Kundendaten erfasst). Die Administration dieser Software ist in der Regel nicht sehr aufwändig, lässt allerdings nicht sehr viel Gestaltungsraum. Der Programmierer bzw. Administrator kann lediglich die über die Software zur Verfügung gestellten Möglichkeiten nutzen. Beispiel: Es gibt zwar die Möglichkeit ca Warengruppen und bis zu Artikel zu definieren, aber für die Suche (Filterung) von Produkten wird lediglich die Freitextsuche als auch die Eingrenzung nach Warengruppen vorgesehen. Lt. Telefonat mit 1&1 ist eine Ausweitung der Möglichkeiten für 2007 vorgesehen. Die Kosten (Online-Gebühren) richten sich zumeist nach der Anzahl der Artikel (Stufung 200, 1.000, 2.000, ) und der Anzahl der Warengruppen (Stufung: 20, 100, ) derzeit zwischen ca. 13 und 60 /mtl. Als Backend wird meist eine mysql-datenbank eingesetzt Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 5 / 8

6 Beispiel für e-shop-einstellungen: Artikel Warengruppen Artikelverwaltung, Artikelvarianten (Größen, Farben) Artikel-Sets Artikeldatenimport und -export (CVS und XML) Grundpreisberechnung Unverbindliche Preisempfehlung (UVP) anzeigen Artikel-Referenzen (Cross-Selling) Bilderverwaltung (GIF, JPG, PNG) 3 pro Artikel Hervorhebung von Sonderangeboten und neuen Artikeln Mindestbestellmenge, Bestellmengeninterval Verweise auf PDF-Dateien können als links vorgenommen werden Um dieses Verfahren zu testen besteht vielfach die Möglichkeit einer kostenlosen 30-Tage- Testversion. Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 6 / 8

7 4.2 "Eigene" Lösung s-shop Die Erstellung / Programmierung einer eigenen Seite und die Zugriffssteuerung mit kann ähnlich wie o.g. z.b. mit ASP.NET / Visual-Studio vorgenommen werden. Hier besteht die maximale Freiheit in der Ausgestaltung und im Design, ist aber aufwändiger in der Umsetzung und Administration. Aus einer ASP.NET basierten Lösung ein Onlie-Shop zu generieren ist sehr aufwändig Im Internet existieren eine Vielzahl an Beispielen für die Umsetzung aufwändiger Shop-Programme. Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 7 / 8

8 Verbleibende Fragen: Welche Produktgruppen sollen für das Informationssystem aufgenommen werden? Welche Artikel sollen aufgenommen werden? Die Artikel / Produkte sollte einheitlich erfasst werden. Hierzu ist ggf. noch eine Datendefinition / Datenstruktur erforderlich. Die Datenliste sollte technisch möglichst einfach definiert werden um Filterungen zu vereinfachen und die Zugriffsgeschwindigkeit zu erhöhen. Welche Anzahl an Produkten ist in den nächsten Jahren zu erwarten? Ist "nur" ein Info-System vorzusehen? Wenn ja, soll das Infosystem ausschließlich für die Mitarbeiter des Unternehmens verwendet werden oder soll es auch für Kunden / Interessenten zugänglich sein (Stichwort "Loginverwaltung") Lohnt sich ein Online-Shop? Ist zu erwarten, dass die Kundschaft auf diesem Weg die Bestellung absetzt? Wer hat Zugriff auf die Produktdaten / Wer darf/soll Daten einstellen/editieren/löschen dürfen, wer soll die administrativen Aufgaben übernehmen? Kriterium "future-proof": Eine Lösung sollte unter dem Aspekt der Zukunftstauglichkeit / Langlebigkeit realisiert werden. Database- Von offline zu online - Thorsten Lieder Seite 8 / 8