ERP-System WYM Handbuch. Auftragsbearbeitung Teil 1

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1 ERP-System WYM Handbuch Auftragsbearbeitung Teil 1

2 Inhaltsverzeichnis Auftragsbearbeitung Teil 1 Inhaltsverzeichnis...1 Auftragsbearbeitung Teil Auftragsbearbeitung...3 Auftrag neu erzeugen...3 Info-Bild für FiBu-Daten und Wertermittlung der offen Posten...4 Fremdwährung...5 F1 Anlegen...11 Eingabe einer manuellen Anschrift...11 F2 MDE...12 F5 Optionen...12 Die Positionserfassung F Funktionen die nur im Feld Pos. Nr. möglich sind...22 Möglichkeiten der Funktionstasten ab Feld Colli...22 Druck-Steuerung Ersterfassung eines Auftrages Auftragsdaten Nacherfassen / ändern...26 Auftragsdaten nacherfassen / ändern...29 F5 Optionen zur Auftragserfassung...32 Auftragsdaten allgemein...32 Endsummen-Anzeige...32 Lieferanschrift/Versanddaten...33 Eingabe einer manuellen Anschrift...33 Auftrags-Texte bearbeiten...34 FiBu-Informationen...34 Auftragssummen neu errechnen...34 Sachbearbeiter/Verkaufsdaten...34 Positionen aus Abruf- u. Messe-Aufträgen...35 Layout-Nummern / Beleg-Nummern...35 NE-Tagesnotierungen für den Auftrag...35 Auftrag löschen / Storno-Gutschrift...36 Aktuellen Druckstatus-Code anzeigen...36 Positionen aus Auftrag / Angebot kopieren...36 Anschriften korrigieren...37 Eingabe einer manuellen Anschrift...37 Bestellung erzeugen/bestellungen übernehmen...37 Voransicht der Druckausgabe...38 Daten von Mobiler Datenerfassung übernehmen...38 Bearbeitungsgebühr für Gutschriften...38 Zusatzinformation für Card-Purchasing...39 Angebot/Auftrag in Sonderpreisdatei stellen

3 Angebot/Auftrag in Objektpreisdatei stellen...39 Kalkulationsdaten zur Position...39 Lagerbestandsinformation...39 Artikel wechseln...40 Freigaben für Lieferung setzen...40 Artikelstamm...40 Positionstexte erfassen...41 Preisschiene wechseln / Neu bewerten...41 Seriennummern-Verwaltung...41 NE-Daten der Position...41 Sonstige Positionsdaten...42 Lieferanten-Nummer LAD-Erfassung...44 Bisher bezogene Artikel...44 Aktuelle Aufträge/Angebote/Bestellungen...44 Anzahl Bestandteil im Set...44 Kalkulationsdaten Set-Artikel...44 Auftragskalkulation...44 Reservierten Bestand anzeigen...44 Offene Bestellungen im Einkauf...44 Druckstatus / Drucksteuerung...46 Auftragsdaten einsehen...47 Sammelrechnungen erstellen...47 Tagesabschluss AuftragsSystem...49 Auswertungen zum Auftrag...53 Gutschrift / Angebot aus dem Archiv erzeugen...54 Log-Datei Auftragslöschung einsehen...54 Archivierte Druckbelege bearbeiten...54 Druckauswahl mehrerer Vorgänge

4 Auftragsbearbeitung Auftrag neu erzeugen Auftragsverwaltung Menü Auftrag Auftragsbearbeitung Auftrag neu erzeugen ****************** V O R G A N G N E U E R Z E U G E N ******************* * Kunden-Nr...: Firma Weyh Systemloesungen * * Guelt.bis: * * Damm4 Filial-Nr: 000 * * Roedental Waehrung.: EURO * * Vorgangsart...: U A=Angebot U=Auftrag G=Gutschrift Rueckst..: 1 * * Auftragsart...: Abruf: 0 * * Auftrags-Datum: Titel/Bez: Hand-LS..: * * Bestellung vom: durch...: --> vom..: * * Bestellangabe.: Direkt-Vk: N * * Versandart...: 01 Päckchenporto Lager-Nr.: * * Liefertermin..: (fix) oder JJ/KW: KA-Zuschl: J * * Sachbearbeiter: Michaela Wolf Vers-Kost: 0.00 * * Vertreter...: 0 ReFix-Dat: * * Verkaeufer...: Strecke..: N * * Prov.-Kd-Nr...: Prov-Satz: * * Objekt-Nummer.: * * Hinweis...: Tour-Nr: 01 Liefertag: Mittwoch, * ******************************************************************************** Abbildung 1 Vorgang neu erzeugen Im Firmenstamm wurde ein Schalter vorgesehen, in dem festgelegt wird, dass im Auftragssystem und in der Preisschnellauskunft eine Meldung erscheint, sofern der Kunde einige Monate nichts gekauft hat. Diese Funktion macht die Sachbearbeiter aufmerksam, dass z.b. je nach Kreditversicherungsvertrag ein Kunde neu zu versichern ist, wenn er z.b. 6 Monate nichts gekauft hat. Ebenfalls kann im Firmenstamm geschlüsselt werden, dass eine Limitüberschreitung zur Sperre des Kunden führt. Benutzer mit spezieller Kennung dürfen diese Sperre übersteuern. Die Prüfung erfolgt sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Druckfreigabe. Weiterhin kann im Firmenstamm gesteuert werden, ob bei der Erfassung von Angeboten/Aufträgen überprüft werden soll, ob es im selben Angebot/Auftrag bereits Positionen mit dem gleichen Artikel gibt. Ist dies der Fall wird der Anwender gefragt, ob er diese Positionen einsehen will. Aus der Auswahlliste kann man dann eine Position auswählen, um die Preise von dort zu übernehmen. Des weiteren wird (sofern im Firmenstamm geschlüsselt) die Meldung, dass ein Kunde schon xx Monate nichts gekauft hat auch dann angezeigt, wenn wir ein Angebot in einen Auftrag wandeln (Bei Druckfreigabe!) Das bei Lagerartikeln als Freigabemenge die Bestellte Menge und bei Beschaffungsartikeln die Freigabemenge 0 vorgeschlagen wird, kann im Firmenstamm gesteuert werden. Wird im Firmenstamm ( Seite III) angegeben, dass ein Liefertermin Pflicht ist, wird nicht nur der Termin, sondern auch die Kalenderwoche geprüft (KW statt Termin ist möglich). Das Kennzeichen für Fakturazuschläge im Kundenstamm wird bei der Neuanlage eines Auftrages berücksichtigt. Nach Eingabe der Kundennummer wird eine FiBu-Information in der Auftragsbearbeitung angezeigt. Benutzer-Aktivitäten werden in AS180UKT gespeichert: - 3 -

5 Anzahl neu angelegter Angebote/Aufträge Anzahl neu angelegter Angebots-/Auftragspositionen Anzahl gelöschter Angebote/Aufträge Anzahl gelöschter Angebots-/Auftragspositionen Info-Bild für FiBu-Daten und Wertermittlung der offen Posten ***************** FiBu - Info und Offene Auftraege ***************** * Aktueller Saldo: Mahnstufe: 3 * * Kreditlimit...: * * Offene Auftraege Bereits Gelief. Bereits Berechnet * * Anzahl * * Wert * * Saldo Zusammenfassung Rest zum Limit * * * * I FiBu-Saldo + Rechnungen * * II FiBu + AR + LS * * III FiBu + Alle Auftr * ******************************************************************** Abbildung 2 FiBu - Info und Offene Aufträge Dieses Info-Bild wird bei der Neuerfassung eines Auftrages automatisch eingeblendet, wenn der Kunde eine Mahnstufe aufweist und die Einstellung im Firmenstamm die Anzeige gestattet. Wie bislang werden hier Angaben zum Saldo, zur aktuellen Mahnstufe und zum Kreditlimit gezeigt. Weiterhin wird auch eine Wertermittlung der vorhandenen Rechnungen, Lieferscheine und sonstiger offener Aufträge vorgenommen und in Relation zum Kreditlimit gesetzt. Bei der Bewertung der offenen Auftragspositionen werden Setbestandteile ausgenommen, da sonst eine falsche Summe entsteht (Setbestandteile sind im Setpreis enthalten!). Dieser Dialog kann auch bei der Nachbearbeitung eines Auftrages mittels F4 eingeblendet werden. Hinweis: Alle Angaben in diesem Info-Bild verstehen sich als Brutto-Werte, d.h. einschließlich MWSt. Wird ein Vorgang storniert, wird ein neuer Vorgang ab dem stets in EURO erstellt. Wurde für einen Kunden ein Standard Objekt definiert (in as180kos.ebm), so wird dieses automatisch bei jeder Neuanlage eines Auftrages herangezogen. Wenn Aufträge/Lieferscheine für Objekte erfasst werden, so werden die bisher verkauften Mengen innerhalb des Objektes in einer Sammeldatei (AS100KOM) verwaltet. Je nach Firmenstamm- und Objektstamm - Einstellungen wird bei der Erfassung von Positionen innerhalb von Objekten geprüft, ob die vereinbarten Mengen bereits erreicht bzw. überschritten sind. Ein Objekt kann auch im Feld Bestellangabe mit F12 ausgewählt werden. Bei der Suchfunktion für Objekte werden nur jene angezeigt, deren Ablaufdatum nicht mehr als 30 Tage zurückliegt. Wird ein neuer Auftrag erstellt, prüft das Programm, ob für diesen Kunden Abruf- oder Messeaufträge vorliegen. Ist dies der Fall, wird sofort der Dialog zur Eingabe und Auswahl der Abrufpositionen geöffnet. Hier trägt der Sachbearbeiter pro Position ein, wie viel Stück der Kunde nun abruft. Bei der Auswahl von Positionen aus Abrufaufträgen in den aktuellen Vorgang wird sichergestellt, dass keine Positionen aus bereits abgelaufenen Aufträgen übernommen werden. Ist dies im Einzelfall trotzdem gewünscht, gibt es zwei mögliche Vorgehendweisen (je nach organisatorischem Bedarf des Anwenders): - 4 -

6 Im Abrufauftrag muss das Ablaufdatum verlängert werden Es wird zunächst ein neuer Abrufauftrag erfasst, in dem di noch fehlende Ware eingetragen wird. Nach Auslösen der F1 werden alle freigegebenen Positionen in den Auftrag übernommen. Werden während der Auftragsbearbeitung neue Artikel erfasst, wird für jeden Artikel geprüft, ob er in aktuellen Abrufaufträgen vorhanden ist. Trifft dies zu, kann der Sachbearbeiter nach Bestätigen einer entsprechenden Meldung ebenfalls in den Übernahmedialog verzweigen und einen entsprechenden Abruf auslösen. Die Auftragserfassung prüft auch das Erledigt-Merkmal in Abruf-Positionen und setzt dies ggf. zurück, wenn z.b. eine (erledigte) Position in der Nachbearbeitung aus dem Auftrag wieder entfernt wird. Ist ein Auftrag irgendwo in Bearbeitung, kann er nicht zur Bearbeitung aufgerufen werden, weder vom ursprünglichen Besitzer noch von root. Zur Lösung des Problems tatsächlich hängen gebliebener Aufträge gibt es nun ein neues Sonderprogramm, das Sie über den Menüweg Auftragsverwaltung Sonderprogramme erreichen. Wird ein Auftrag neu angelegt, kann auch ein Angebot in diesen Auftrag übernommen werden. Die Positionen können hierbei ähnlich der Kopierfunktion- ausgewählt werden. Wird diese Funktion verwendet, findet gleichzeitig eine Mengenüberwachung statt. Es kann jederzeit festgestellt werden, wie viele Auftragspositionen (mengenmäßig) aus einer Angebotspositionen entstanden sind und welche Mengen aus dem Angebot noch nicht geliefert wurden. Wird die Kundennummer 1 (d.h. Rechnungsanschrift) in einem Auftrag geändert, werden folgende Informationen (neben der Anschrift) vom neuen Kunden in den Auftrag übernommen: Zahlungsbedingungen Tour-Nummer Merkmal mit / ohne MWSt. Fremdwährung Im Kundenstamm kann eine Auslandswährung geschlüsselt werden. Die Rechnungen werden automatisch in dieser Auslandswährung erstellt. Die Darstellung in der Auftragsbearbeitung bleibt hiervon unberührt, es wird weiterhin alles in EURO gezeigt. Auf Positionsebene kann aber mit SF2 die Darstellung der Preise in der Auslandswährung eingesehen werden. Ist im Kundenstamm der Schalter für erweiterte Auslandsprüfung aktiv, wird vor dem Druck eines Lieferscheins bzw. Rechung jede Position geprüft, ob die Angaben zur Zollnummer, Gewicht und Ursprungsland vollständig sind. Ein Fremdwährungsbetrag kann fest vorgegeben sein, z.b. durch Hinterlegung eines Sonderpreises in der Fremdwährung oder aber auch durch manuelle Eingabe eines Sonderpreises. In diesem Fall ändert ein neuer Wechselkurs nicht länger den Fremdwährungsbetrag, sondern die EURO-Beträge. Die Erfassungsfelder zur Maske Auftrag neu erzeugen Kunden-Nr. Jeder Kunde erhält hier seine gespeicherte Kunden-Nummer aus den Kundenstamm-Daten. Wird ein neuer Auftrag für einen CPD-Kunden ( diverser Kunde ) erzeugt, wird der Name automatisch als Vorgangstitel vorgeschlagen. Dies bietet den Vorteil, das nach der Übernahme der Ausgangsbuchung an die FiBu der Name des Kunden im OP-Bild als Buchungstext dargestellt wird. Bei Neuanlage eines Auftrages für einen diversen Kunden kann innerhalb der Anschrift eine Adresse aus dem Interessenten-Stamm über die List-Taste (F12) übernommen werden. Kunden können außer über Matchcode auch über Postleitzahlen, Kunden-Nummer, Touren- Nummer, Telefon-/Telefax-Nummer, Hersteller-Kunden-Nummer und ETG-Konto gesucht werden. Dazu ist bei der Auftragsneuanlage im Feld Kunden-Nummer die F12 Taste zu betätigen. Wird einfach bei leerer Kunden Nummer die Eingabetaste betätigt, so wird gleich die Matchcode Suche aufgerufen

7 Bei der Neuanlage eines Auftrages wird nach Eingabe der Kundennummer die Filialnummer des Sachbearbeiters angezeigt. In der Maske wird unter (bei Neuanlage) bzw. neben der Kundennummer (bei Änderungen) das ABC-Kennzeichen aus dem Kundenstamm angezeigt. Nur ein bestimmter Lieferant - 6 -

8 Vorgangsart In dieses Feld setzen Sie den entsprechenden Kennbuchstaben für den Beleg, den Sie schreiben wollen. A : Angebot U : Auftrag G : Gutschrift Wird die Eingabe anschließend mit F1 bestätigt, wird eine Auftragsnummer für diesen Auftrag vergeben. Dies geschieht unabhängig davon, ob der Beleg hier als Angebot, Auftrag oder Gutschrift gekennzeichnet wurde. Die Auftragsnummer bleibt für alle aus diesem Auftrag erstellten Belege identisch; die jeweiligen Beleg-Nummern wie Angebots-, Auftragsbestätigungs-, Lieferschein- und Rechnungsnummer werden erst zum Zeitpunkt des jeweiligen Belegdruckes vergeben. Eine Liste aller Angebote bzw. Aufträge und Gutschriften erhalten Sie mit der List-Taste. Wird ein Angebot erstellt, erscheint automatisch ein Dialog, um dieses Angebot in die Wiedervorlage-Datei aufzunehmen. Diese Option muss vom Systemhaus aktiviert werden; sie wird nicht grundsätzlich ausgelöst! Wird ein Angebot erstellt, erlaubt dies den Zugang zum Feld Gültig bis. * Wiedervorlage-Termin fuer Angebot hinterlegen ** * Termin (Tag): Jahr/KW: / * * Bemerkung...: * * Erledigt...: N (J/N) * ************************************************************************** Abbildung 3 Wiedervorlage-Termin für Angebot Rückstand Für jeden Neu-Auftrag wird zunächst die Standard-Vorschrift im Firmenstamm berücksichtigt. Diese Standard-Vorschrift zur Rückstandsbildung wird gegebenenfalls anhand des Kundenstammes und der dort individuell festgelegten Vereinbarung mit dem Kunden, korrigiert. 0 : keinen Rückstand bilden; Auftrag ist nach Fakturierung und Tagesabschluss erledigt (unabhängig von Restmengen). 1 : Rückstand nach Lieferscheindruck sofort bilden - Ursprungsauftrag ist ab diesem Zeitpunkt "nicht mehr" änderbar. 2 : Rückstand erst nach Rechnungslegung im Tagesabschluss bilden - Ursprungsauftrag ist bis zum TA änderbar. 3 : Nur beliefern, wenn Auftrag vollständig freigegeben wurde (keine Teillieferungen). Lieferscheindruck ist bis zur vollständigen Freigabe aller bestellten Artikel nicht möglich. Das Kennzeichen zur Rückstandsbildung kann nur bei der Neuanlage eines Auftrages gesetzt werden; wird mit F1 ein neuer Auftrag erzeugt, ist das Kennzeichen und somit die Art der Rückstandsbildung nicht mehr änderbar. Die Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Positionen, die einen Rückstand ausgelöst haben, wurde völlig neu gestaltet. Bislang musste der Rückstandsauftrag gelöscht werden und die entsprechende Frage nach der Herstellung der Bearbeitbarkeit des Grundauftrages musste bejaht werden. Das Löschen des Rückstandauftrages ist nun nicht länger notwendig. Wird eine Position nachbearbeitet, die einen Rückstand gebildet hat, prüft das Programm, ob der Rückstandsauftrag bereits ebenfalls schon beliefert wurde. Ist dies nicht der Fall, wird auf - 7 -

9 Nachfrage hin die Rückstandsposition entfernt (und zwar nur diese Position) und die Position im Grundauftrag darf dann wieder bearbeitet werden. Nach Druck des neuen Lieferscheines bildet sich dann wieder eine neue Rückstandsposition. Stellt das Programm beim Entfernen der Rückstandsposition fest, das dies die einzige Position im Rückstandsauftrag war, wird der vollständige Rückstandsauftrag entfernt, um nicht unnötig leere Aufträge im System zu belassen. Wurde der Rückstandsauftrag bereits beliefert, ist eine Mengenänderung im Grundauftrag grundsätzlich nicht mehr möglich und der Sachbearbeiter durch einen entsprechenden Hinweis mit dieser Situation vertraut gemacht. Eine Mengenänderung ist somit nur im jeweils letzten Lieferschein einer Folge von Rückständen möglich. Gibt es zu einem Auftrag bereits einen abgerechneten und archivierten Rückstand, können grundsätzlich keine Mengen mehr geändert werden. Wird eine Rückstandsposition gebildet, zu der es einen Bestellvorschlag gibt, bleibt dieser Vorschlag erhalten. Es werden aber die Mengen in diesem Vorschlag entsprechend geändert. Für die neue Rückstandsposition werden die Daten des Bestellvorschlages übernommen, sofern noch Ware in der Bestellung für die Rückstandsposition erhalten bleibt. Auftragsart Hier kann eine Auftragsart zugeteilt werden. Dies ist eine Spezialverwendung für Handelsvertretungen und für Vorgänge im elektronischen Datenaustausch. Wird eine Auftragsart zugeordnet, die für eine Handelsvertretung vorgesehen ist, wird der Erfassungskreis, automatisch auf Lieferanten-Artikelnummer umgestellt, um mit den Artikelnummern dieses Lieferanten zu arbeiten. Abruf Hier können Sie angeben, ob sich das Angebot oder der Auftrag um einen Abrufauftrag handelt. Auftragsdatum Das Auftragsdatum wird vom Programm mit dem aktuellen Tagesdatum versorgt. Bitte beachten Sie: Datum! abgeleitet.! Alle zeitabhängigen Kriterien der Preisfindung beziehen sich auf dieses Der jeweils gültige Mehrwertsteuer-Satz wird ebenfalls von diesem Datum Bei Bedarf kann hier ein abweichendes Datum angegeben werden. Sofern im Auftrag nicht eine Skontotabelle, sondern ein festes Zahlungsziel manuell verwendet wird, bezieht sich dieses Zahlungsziel ebenfalls auf das Auftragsdatum. (Im Gegensatz zu Skontotabellen: Hier beginnt die Zahlungsfrist stets dynamisch zum Zeitpunkt des Rechnungsdrucks). Titel/Bez. Hier können Sie einen Zusatztext zur Bestellung des Auftrages eingeben. Dieser Titel erscheint auf allen internen Bildschirmlisten, um den Auftrag "sprechend" zu gestalten. Der Titel wird außerdem bei Übergabe der Werte an die FiBu als Buchungstext verwendet. Wird eine Storno-Gutschrift erzeugt, wird der Titel vom Programm mit einem Storno-Vermerk und der ursprünglichen Auftragsnummer versehen. Handlieferschein vom Wird ein Handlieferschein-Datum eingetragen, wird hier ebenfalls die erweiterte, strenge Datumsprüfung wie im Feld Auftragsdatum vorgenommen, da sonst bei Eingabefehlern zum Beispiel bei falschem Jahr unter Umständen ein falscher MWSt.-Satz berechnet wird. Bestellung vom Das Programm schlägt jeweils das gültige Tagesdatum vor. Durch Überschreiben kann dieses Datum von Ihnen jederzeit geändert werden

10 Durch Tragen Sie hier z.b. den Sachbearbeiter Ihres Kunden ein, von dem Sie die Bestellung oder Anfrage erhalten haben. Bestellangabe Als Bestellangabe kann eine Referenz-Nummer des Kunden oder eine sonstige Kennzeichnung des Auftrages eingetragen werden, die der Kunde in diesem Fall speziell vorschreibt. Direkt-Vk Schlüsseln Sie an dieser Stelle ein "J", wenn es sich beim Auftrag um einen Direktverkauf von Lagerware handelt. Versandart Wird hier die Ident-Nummer einer Versandart aus dem Versand- und Verpackungsarten-Stamm eingetragen, wird eine entsprechende Berechnung im Auftrag vorgenommen. Eine Liste der vorhandenen Versand- und Verpackungsarten erhalten Sie an dieser Stelle mit der List-Taste. Lager-Nr. Das Entnahmelager für diesen Auftrag wird dem Firmenstamm entnommen. Ist für den Sachbearbeiter, der den Auftrag erfasst, im Anwenderstamm ein abweichendes Lager festgelegt, wird dieses Lager verwendet. Außerdem wird die Angabe im Feld Lager geprüft, damit nicht versehentlich ein ungültiges Lager eingegeben werden kann (es erscheint eine Fehlermeldung am Bildschirm). Das Entnahmelager wird in jede Artikelposition übernommen und kann dort ggf. manuell abgeändert werden. Eine Liste der Auftragslager erhalten Sie mit der List-Taste. Liefertermin Hier tragen Sie den, vom Kunden gewünschten, Liefertermin ein. z.b oder Wird ein Lieferdatum mit Tag/Monat/Jahr geschrieben, ist eine Eingabe in Lieferwoche und Lieferjahr nicht mehr möglich. (fix) oder JJ/KW Dieses Feld erhält zuerst das Lieferjahr und dann die Lieferwoche, z.b KA-Zuschl Im Firmenstamm kann vereinbart werden, dass für Kleinaufträge ein fester Zuschlag berechnet wird. An dieser Stelle können Sie diese Zuschlagsberechnung abschalten (dies ist natürlich nur notwendig, wenn Sie überhaupt mit der Zuschlagsberechnung arbeiten). Auf den Rechnungsbelegen wird der Zuschlag nicht als Artikelposition, sondern im Summenteil ausgewiesen. Der Zuschlag wird grundsätzlich nur im Hauptauftrag berechnet; in Rückstands-Aufträgen (Rückstandsnummer ungleich 00) und in Sammelrechnungen gibt es keine Zuschlagsberechnung. Grundsätzlich fallen auch Gutschriften in die Zuschlagsberechnung, da z.b. bei Storno-Gutschriften eines Kleinauftrages auch der Zuschlag storniert werden muss. Wenn Sie manuell eine Gutschrift erfassen, die unter die Wertgrenze fällt, muss daher die Zuschlagsberechnung abgeschaltet werden. Sachbearbeiter Sollten Ihre Sachbearbeiter mit Nummern geschlüsselt sein, so tragen Sie diese hier ein. Der Name des Sachbearbeiters erscheint dann automatisch hinter dem Kennzeichen "Name", wenn die Eingabe mit der Taste "Enter" bestätigt wird. Wird bei der Neuanlage eines Auftrages die Sachbearbeiternummer gewechselt, wird gleichzeitig auch die Verkäufer-Nummer mit geändert

11 Während der Auftrags-Neuanlage wird der zuletzt eingetragene Sachbearbeiter stets erneut vorgeschlagen solange diese Nummer nicht "99999" ist. Vers-Kost Zu einem Auftrag können feste Versandkosten erfasst werden, die nicht als Position erscheinen, sondern nur im Endsummenteil der Rechnung gedruckt werden. Vertreter Arbeiten Sie mit Vertretern, so können hier die entsprechenden Kenn-Nummern Ihrer Vertreter angegeben werden. Deren Name erscheint augenblicklich nach Eingabe der Kennziffer und Drücken der Eingabe-Taste. Es kann jedoch nur ein Vertreter eingetragen werden, der zu dem Zeitpunkt der Neuanlage im Vertreter-Stamm eingerichtet ist. Eine Liste der Vertreter erhalten Sie mit der List-Taste. ReFix-Dat In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, das vom Programm vorgeschlagene Datum zur Rechnungsstellung zu ändern, d.h. Sie können das Rechnungsdatum zurück- oder vordatieren. In diesem Fall wird im Rechnungsdruck als Belegdatum dieses Fixdatum verwendet. Bleibt das Feld leer, wird als Rechnungsdatum automatisch das Systemdatum zum Zeitpunkt des Rechnungsdrucks verwendet. Um ein einmal eingetragenes Fixdatum als ungültig zu erklären, ist es mit Leerzeichen (nicht Nullen!) zu füllen. Zu Dateneingaben in diesem Feld finden keine Gültigkeitsprüfungen hinsichtlich der Auftragslogik statt; es wird lediglich das Datum als solches geprüft (niemand kann versehentlich den 31. Februar angeben). Verkäufer Wenn Sie mit Kennziffern für Ihre Verkäufer arbeiten, so tragen Sie die entsprechende Ziffer hier ein. Der Name des Verkäufers erscheint nach Betätigen der Eingabe-Taste. Strecke Wird die Auftragsware vollständig bzw. zum überwiegenden Teil direkt vom Lieferanten an Ihren Kunden geliefert (Streckenlieferung), wird hier ein "J" geschlüsselt. In jeder Artikelposition wird das Kennzeichen entsprechend übernommen. Im Einzelfall kann es dort (in der Position) auch abgeschaltet (oder angeschaltet) werden. Artikel in einem Streckengeschäft werden nicht von Ihrem Lagerbestand abgebucht, da sie nicht aus Ihrem Lager stammen (das Kennzeichen "Lagerbuchung" auf Positionsebene wird auf "N" gesetzt). Wird eine Gutschrift erfasst, die zwar Artikel gutschreibt, die Artikel aber nicht mehr in das Lager aufnehmen soll, muss ebenfalls das Streckenmerkmal aktiviert werden (z.b. eine Gutschrift für Bruchartikel). Wird in Streckengeschäft durchgeführt bzw. ein Artikel ohne Lagerbuchhaltung erfasst, wird der Dialog zur Gebinde-Verteilung nicht geöffnet. Prov.-Kd-Nr. Beim Anlegen und Ändern von Aufträgen / Angeboten kann angegeben werden, ob ein Kunde Provision für diesen Auftrag erhält und wie viel %. Prov-Satz Geben Sie hier bitte die Provision in % vom Netto-Auftragswert an die Sie gewähren. Objekt-Nummer Sollten für diesen Kunden Objekte vorhanden sein, d.h. der Kunde erhält die Ware für ein spezielles Objekt, so müssen diese hier mit der entsprechenden Objekt-Nummer versehen werden. Geschieht dies nicht, kann in der Auftragsverwaltung die Preisfindung den Auftrag dem Objekt nicht zuordnen, und der Kunde erhält die für ihn geschlüsselten Konditionen aus der Preisfindung. Eine Liste der Kunden-Objekte erhalten Sie mit der List-Taste. Bei der Suchfunktion für Objekte werden nur jene angezeigt, deren Ablaufdatum nicht mehr als 30 Tage zurückliegt

12 In den Hinweiszeilen am unteren Bildschirmrand werden Informationen zu Lieferanschriften mit den zugehörigen Touren-Nummer und zum gewünschten Liefertag eingeblendet, wenn diese im dreistelligen Schlüsselfeld im Kundenstamm getroffen wurden. Bei Auftragsarten für Handelsvertretungen kann in der Hersteller-Kunden-Datei eine individuelle Vereinbarung für Skonto und Vertreter vorgenommen werden, die bei der Neuanlage eines Auftrages entsprechend berücksichtigt wird. Hinweis Dieses Feld füllt sich automatisch mit den Vorgabedaten Tour-Nummer und Liefertag aus dem Lieferanschriften-Stamm. Die Funktionstasten F1 Anlegen Sind für einen Kunden Lieferanschriften im Stamm hinterlegt, erscheint folgende Maske: Lieferanschrift: Kunden-Nummer...: Lieferanschriften vorhanden! Anschr. abweichend: N Anschrift...: Firma Weyh Systemloesungen Damm Roedental Deutschland Nr Lieferanschrift: Liefertermin.(FIX): oder JJ/KW: Terminart: 0 Stellplatz: Touren-Nummer...: 01 / 0 Berechnung Versandkosten bei Nachlieferung: N HandlieferscheinNr: vom: Versandart...: 01 Päckchenporto Verpackungsart...: 00 Bearb. Filiale...: 000 Z e n t r a l e Abbildung 4 Lieferanschrift Anschr. abweichend Liegt eine von der Kundenanschrift abweichende Lieferanschrift vor, ist an dieser Stelle ein "J" zu setzten. Berechnung Versandkosten bei Nachlieferung Mit diesem Kennzeichen kann gesteuert werden, ob Versandkosten auch bei Nachlieferungen anfallen. Versandart Mit der List-Taste bzw. F12 erhalten Sie eine Aufstellung aller bereits hinterlegten Versandarten- Schlüssel. Wird das Feld Anschrift abweichend ein J geschlüsselt öffnet sich der Dialog: Eingabe einer manuellen Anschrift In diesem Dialog werden manuelle Adressen und Korrekturen sowie Angaben zur Lieferanschrift zentral erfasst. Alle Adresseingaben in der Auftragsverwaltung bedienen sich dieses zentralen Dialoges. Die Listtaste im Feld PLZ ruft die externe Internet-Suche auf (muss bei jedem Anwender speziell angepasst werden)

13 Für Rückstände wird stets die Anschrift des Haupt-Auftrages (Rückstands Nr. 00) verwendet, solange nicht für den jeweiligen Rückstand eine spezielle Anschrift eingetragen wird. F6 übernimmt die Kundenadresse in die Lieferanschrift. F7 übernimmt die Adresse in den Liefer- Anschriftenstamm des Kunden. Für diverse Kunden kann zu jedem Auftrag eine eigene Provisionsanschrift erfasst werden. Die Abrechnung erstellt dann für jeden Auftrag eine eigene Abrechnungs-Seite nur für diesen Einzelfall. Wird in diesem Dialog ein neuer Kunde für die Rechnungsanschrift eingetragen, erhält der Sachbearbeiter im Anschluss einen Hinweis, ggf die Vertreter-Daten des neuen Kunden zu prüfen. Die Musterkunden-Nummer im Interessentenstamm wird bei der Übernahme der Interessentenadresse mit übernommen. Sie kann darüber hinaus bei der manuellen Eingabe einer Adresse auch bearbeitet werden. F2 MDE Wird über die MDE-Funktion eine Spendedatei aus einem anderen Mandanten eingelesen, wird das Feld zum Liefertag mit berücksichtigt. F5 Optionen OP-Auszug für den Kunden Mit dieser Funktionstaste gelangen Sie in die OP-Verwaltung Debitoren / Kreditoren, aus der Sie Offene Posten Informationen entnehmen können. Um zu einem OP weitere Informationen zu erhalten, verwenden Sie die Funktion F4. Dort können verschiedene Informationen des OP auch manuell geändert werden, wie z.b. Buchungstext, Angaben zur Fälligkeit oder zur Mahnstufe. Um mehrere OP manuell auszugleichen und in das OP-Archiv zu übernehmen, markieren Sie die betroffenen Belege mit "X". Nach dem Speichern mit F1 wird der Ausgleich vorgenommen. Auf diese Art können auch mehrere Belege zu einem Beleg verdichtet werden - die Speicherfunktion F1 bietet die Belegverdichtung stets an, wenn der Ausgleich nicht DM/EURO 0.00 ergibt. Mit der Funktion F7 kann zwischen den beiden Darstellungen DM und EURO gewechselt werden. Die Funktion F2 zeigt den Inhalt des OP-Archives für das aktuelle Konto. Fibu-Info für den Kunden Dieses Info-Bild wird bei der Neuerfassung eines Auftrages automatisch eingeblendet, wenn der Kunde eine Mahnstufe aufweist und die Einstellung im Firmenstamm die Anzeige gestattet. Mit dieser Funktion kann dieses Info Bild jederzeit aufgerufen werden. Objekte bearbeiten Mittels dieser Taste haben Sie die Möglichkeit Kunden Objekte zu verwalten. *MDT:TESTMDT 999-1********************************* Rel.: 1.3 ** Seite 1 von 2 * * Kunden - Objekte verwalten * * Kunden-Nummer...: (60003) Weyh Systemloesungen * * Damm 4 * * Roedental * * Objekt-Nummer...: (00001) * * Bezeichnung...: ( ) * * Kundenangabe...: ( ) * * ( ) * * Lieferadresse...: (00) * * Objektangebot...: ( ) * * Skontotabelle...: (000) * * Preisschiene...: (00) Summenrabatt%: ( 0.00)% * * Vertreter...: (000) * * Waehrung...: ( 0) (1 = DEM, 2 = EURO) * * Meng.Ueberwachg.: (9) * * Beginn...: (260603) Ablauf: (000000) Eingabe durch: * *as103kob.ebm***************************************************hilfe = F9***F** Abbildung 5 Kunden-Objekte verwalten

14 Kunden-Objekte werden von der Preisfindung im AuftragsSystem der WYM-SOFTWARE verwendet. Kunden-Objekte bieten die Möglichkeit, dem Kunden für einzelne Artikel oder Waren-/Preisgruppen Objektbezogene Konditionen einzuräumen. Im Gegensatz zu z.b. Kundensonderpreise gelten diese Objekt-Konditionen nicht generell für den Kunden, sondern nur, wenn er die Ware tatsächlich für das spezielle Objekt bezieht. Ein Objekt kann z.b. eine Grossbaustelle sein, die unser Kunde mit einem bestimmten Artikel in großer Menge versieht. Für diese einmalige Menge erhält er eine spezielle Kondition: den Objektpreis. Bitte beachten Sie, dass in der Auftragserfassung die Preisfindung nur dann einen Objektpreis gewährt, wenn der Auftrag auch dem Objekt zugeordnet ist. Objekt-Nummer Hier wird die entsprechende Objekt-Nummer für den Kunden vorgegeben. Objekt-Nummern können beliebig vergeben werden, eine Aufstellung der vorhandenen Objekte erhalten Sie an dieser Stelle mit der List-Taste. Bezeichnung Hier legen Sie die Bezeichnung für das Objekt fest. Diese Bezeichnung wird als Referenz in den Bildschirmlisten für das Objekt wiedergegeben. Kundenangabe Sofern der Kunde als Bezeichnung eine eigene Vorstellung hat, kann dieser Kundenwunsch hier berücksichtigt werden. Da in aller Regel die eigene Bezeichnung auch als Kundenreferenz verwendet wird, schlägt das Programm zunächst die eigene Bezeichnung auch als Kundenangabe vor. Dieser Vorschlag kann dann gegebenenfalls überschrieben werden. Lieferadresse Dieses Feld bietet einen Zugriff auf alle Lieferanschriften, die für diesen Kunden vorhanden sind (Dialog Kundenstamm, F3 LiefAdr). Wird im Objekt eine Lieferanschrift eingetragen, wird jeder Auftrag, der für dieses Objekt bestimmt ist, automatisch mit dieser Lieferanschrift versehen. Objektangebot Wenn vor Auftragserteilung für ein Objekt ein Angebot erstellt wurde, kann dieses Angebot hier eingetragen werden. In diesem Fall tritt folgende Ablauflogik ein: Die Skontotabelle und die Zahlungsbedingungen aus dem Angebot werde in den Auftrag übernommen. Die Preisschiene aus dem Angebot wird übernommen. Sofern für den Kunden eine Detail- Preisschienenermittlung pro Artikel vorgenommen wird, wird diese jetzt für diesen Auftrag abgeschaltet. Wird im Auftrag ein Artikel erfasst, der auch in diesem Angebot vorkam, werden die Angebotsdaten übernommen, d.h. also alle VKP und Einkaufsdaten. Ein spezieller Fall tritt ein, wenn die gleiche Artikelnummer mehrfach im Angebot auftaucht (z.b. CPD-Artikel). Hier muss dann der Sachbearbeiter aus einer Liste die betreffende Angebotsposition auswählen. Skontotabelle Sofern für die Aufträge, die diesem Objekt zugeordnet sind, auch eigene Zahlungsbedingungen gelten, kann hier die entsprechende Skontotabelle vorgegeben werden. Fehlt ein entsprechender Eintrag, wird die Standard-Tabelle für diesen Kunden verwendet. Ist gleichzeitig auch ein Objekt-Angebot vorhanden, hat die Skontotabelle aus dem Angebot Vorrang; ein Eintrag an dieser Stelle wird dann ignoriert. Preisschiene Abweichend von der im Kundenstamm hinterlegten Preisschiene kann für das Objekt auch eine eigene Preisschiene festgelegt werden. In diesem Fall finden dann keine Artikel-Detail-Umstufung in andere Preisschienen mehr statt; die hier angegebene Preisschiene hat für alle Artikel Gültigkeit

15 Die Angabe eines Objekt-Angebots hat wiederum zur Folge, dass die Preisschiene des Angebots verwendet wird. Summenrabatt% Sofern für alle Aufträge dieses Objektes ein fester Summenrabatt gewährt wird, wird dieser Summenrabatt hier eingetragen und in jeden neuen Auftrag übernommen. Ein Summenrabatt, der im Objekt-Angebot vorhanden ist, hat Vorrang vor dieser Angabe hier. Vertreter Werden alle Aufträge zu diesem Objekt dem gleichen Vertreter zugeordnet, kann hier die gewünschte Vertreter-Angabe erfolgen. Bitte beachten Sie: Die Zuordnung eines Vertreters zu einem Kunden findet im Regelfall im Kundenstamm statt. Meng. Überwachung Dieses Feld steuert die Mengenüberwachung bei Objekten innerhalb der Auftragsbearbeitung. Folgende Schlüssel sind möglich: 0: Es wird keine Mengenüberwachung durchgeführt. 1: Bei Überschreitung der Verkaufsmenge innerhalb eines Objektes kann der Mehrverkauf akzeptiert werden oder nicht. 2: Es wird nur die Menge verkauft, die im Objekt vereinbart wurde. 9: Es gelten die Vorgaben aus dem Firmenstamm. Hinweis: - Die Mengenüberwachung kann nur bei "echten" und nicht bei "diversen" Artikeln erfolgen. - Sind Objektpreise im Objekt-Preis-Stamm hinterlegt (F3), wird grundsätzlich die vereinbarte Menge aus diesen Stammdaten herangezogen, egal ob der Artikel noch in einem evt. Hinterlegten Angebot vorkommt oder nicht. - Ist der Artikel nur in einem evt. dem Objekt zugeordneten Angebot enthalten, werden alle Positionen des Angebotes mit diesem Artikel aufaddiert und die Gesamtmenge zur Kontrolle herangezogen. Beginn/Ablauf Hier wird die Gültigkeit der Objektpreise festgelegt. Bleibt das Feld Ablauf hierbei frei, sind diese Objektpreise unbegrenzt gültig. Nähere Angaben zu den Objektpreisen entnehmen Sie bitte dem Handbuch Sonstige Stammdaten. Individuelle Formular-Nummern für Objekt (Seite 2) ************************************ Seite 2 von 2 * * Individuelle Formular-Nummern fuer Objekt * * Angebot...: (00) * * Auftragsbestaetigung...: (00) * * Kommissionierschein...: (00) * * Lieferschein...: (00) * * Pruefrechnung (Proforma)..: (00) * * Rechnung...: (00) * * Sammelrechnung...: (00) * * Gutschrift...: (00) * ************************************HILFE = F9****** Abbildung 6 Individuelle Formular-Nummern für Objekt

16 Sind im Objekt individuelle Formulare hinterlegt, so werden diese übernommen. Kunden-Stamm bearbeiten Mit dieser Funktion gelangen Sie in den Kundenstamm und können diesen bearbeiten. Angebotsdaten übernehmen Mit diesem Dialog können aus einem Angebot heraus die Positionen in einem neuen Auftrag übernommen werden. Es können alle Positionen oder wahlweise manuell vorgegebene Positionen in den Auftrag einfliessen. Wird diese Funktion verwendet, kann eine Verfolgung der Positionen stattfinden. Man kann jederzeit nachsehen, wie viel aus einem Angebot noch offen ist und wie viel bereits geliefert wurde. Wird ein Angebot kopiert, in dem manuell kundenspezifische Artikelnummern eingegeben wurden, die nicht im Stamm gespeichert sind, werden diese Angaben mit übernommen, sofern es sich bei beiden Aufträgen um den gleichen Kunden handelt. F7 Barverkauf Bei der Neuanlage eines Auftrages kann mit dieser Funktion ein Vorlauf für Barverkäufe eingeblendet werden. Liegt für den Kunden ein Messe-Auftrag vor, erscheint nach betätigen der F1-Taste folgende Maske: ************ Positionen aus Abruf- und Messeauftraegen uebernehmen ************* * Auftrag vom Pos-Nr Artikelnummer Bestellt Uebern. Faktur. Freigabe * * Art Ablauf Wert G * * Lief-T. Zus-Rab * * * * M DC 600 A DATA-CARTRIDGES 7.67 N * * % * * * * EPSON LX 100 NYLON SCHWARZ ORIGINAL 4.63 N * * FARBBdNDER ( SO 15047) 0.46 * * * M DC 600 A DATA-CARTRIDGES 7.67 N * * 0.84 * * * ,25" BERNOULLI WECHSELKASSETTE 44 MB N * * 3ER PACK 9.51 * * * M DDS-120 DAT KASSETTE, 4MM, 4, N * * GIGABYTE 0.72 * * * M DC 600 HC DATA-CARTRIDGES N * * 0.55 ******************************************************************************** Abbildung 7 Positionen aus Abruf- und Messeaufträgen übernehmen Hier sehen Sie alle Positionen die für den Messe-Auftrag erfasst wurden und können diese, falls gewünscht, gleich in den Auftrag übernehmen. Bei der Darstellung der noch offen Positionen eines Kunden werden nur laufende Aufträge berücksichtigt; archivierte Aufträge werden nicht angezeigt. Bei der Auswahl von Positionen aus Abrufaufträgen in den aktuellen Vorgang wird sichergestellt, dass keine Positionen aus bereits abgelaufenen Aufträgen übernommen werden. Ist dies im Einzelfall trotzdem gewünscht, gibt es zwei mögliche Vorgehendweisen (je nach organisatorischem Bedarf des Anwenders): Im Abrufauftrag muss das Ablaufdatum verlängert werden Es wird zunächst ein neuer Abrufauftrag erfasst, in dem die noch fehlende Ware eingetragen wird. Ein Zusatzrabatt wird hierbei berücksichtigt, je nach Steuerung in der Messekondition kann hierbei auch eine eigene Rabattposition zusätzlich erzeugt werden. Im Programm Messe-/ Abrufaufträge erfassen und verwalten, kann mit der Funktionstaste F5 Wandeln ein archivierter Auftrag zurück in einen laufenden Auftrag gewandelt werden

17 In der Auswahlliste wird unter dem Wert der Position ein eventuell vorhandener Zusatz-Rabatt angezeigt. Ist ein Nachlass in EURO vorhanden, hat dieser Vorrang und wird angezeigt. Ansonsten wird geprüft ob ein Zusatzrabatt in Prozent vorhanden ist und der Prozentsatz wird dargestellt. Ist weder ein Nachlass noch ein Rabatt vorhanden bleibt das Feld leer. Falls ein Eintrag vorhanden ist, wird rechts daneben entweder ein * für einen Nachlass in EURO oder ein % für einen Rabatt in % dargestellt. In diesem Dialog kann mit F3 das Programm zum Bearbeiten von Abruf-Aufträgen gestartet werden, wobei sofort der Auftrag zur aktuellen Position gezeigt wird. Funktionsweise: In einem Auswahlbild werden alle offenen Positionen aus den vorhandenen Messe- oder Abrufaufträgen des Kunden gezeigt. Der Sachbearbeiter trägt einfach die Menge, die der Kunde nun abruft in die entsprechende Spalte ein. Nach Betätigen von F1 werden alle freigegebenen Mengen in den aktuellen Auftrag übernommen und bilden hier eigene Positionen. Die Preisfindung wird hierbei neu durchgeführt, solange im Abrufauftrag nicht ein manueller Preis gesetzt wurde. Zusatzrabatte werden übernommen bzw. bilden eine eigene Position, wenn dies im Abrufauftrag bzw. der Messekondition vereinbart war. Sie bilden auch dann eine eigenen Position, wenn zwar keine diesbezügliche Vereinbarung hinterlegt wurde, die beiden Rabattfelder in der Artikelposition aber bereits durch die Preisfindung belegt sind und somit kein Platz mehr für eine zusätzliche Rabattierung vorhanden ist. Im Auswahl- und Übernahmedialog für Positionen aus Abrufaufträgen wird auch der Nettopreis der Position gezeigt, um z.b. Gratislieferungen zu erkennen. Das Gratis-Kennzeichen aus dem Abrufauftrag wird im Auswahl- und Übernahmedialog neben dem Einzelpreis der Position angezeigt, damit der Sachbearbeiter erkennt, ob eine Position mit dem Wert 0,00 tatsächlich gratis ist oder einfach z.b. ein neuer Artikel, für den noch kein Preis hinterlegt ist. Wird eine Position aus einem Abruf- oder Messeauftrag in den laufenden Auftrag übernommen, wird ein automatischer Vortext generiert: Aus Abrufauftrag vom... bzw. Aus Messeauftrag vom.... Wird jedoch eine Abrufposition übernommen, in der ein Staffel-Mengenrabatt enthalten ist, wird dieser Mengenrabatt bei der Übernahme kontrolliert. Hat der Kunde weniger Ware abgerufen (die Abrufmenge bleibt unterhalb der Mengenstaffel für den Rabatt), wird dieser Mengenrabatt im Auftrag nicht länger gewährt. Möchte der Kunde den kompletten Messe-Auftrag zur Bestellung aufgeben, können alle Positionen mit der F4-Taste in den Auftrag übernommen werden. Soll allerdings ein Auftrag ohne den angezeigten Positionen erfasst werden sind die Tasten F1 oder F8 zu betätigen. Wird eine Position gespeichert, die aus einem Abrufauftrag gebildet wurde, wird die Verfolgungsdatei entsprechend fortgeschrieben. Diese Verfolgungsdatei beantwortet die Frage, in welchen Aufträgen eine Abrufposition übernommen wurde

18 Die Positionserfassung F1 Abbildung 8 Positionserfassung Auftrag Nr vom PreisGr: 1 Methode: N in EURO ( ) Kunde: Weyh Systemloesungen Roedental LS vom bisher gewaehrte Preise auf diesen Artikel BelegNr. vom Menge Brutto Rab1% Rab2% SuRab% Netto PEH EKP R R R R Pos-Nr Artikel-Nr. Colli Bestellt Freigabe F1 Er Set PU Text B sagdunkel N Text 1: BIERKASTEN, 30 FLASCHEN > < Text 2: HArtNr: EKP Auf% HSP% Rohertrag Gesamt VKP-Brutto per VE Rab1% Rab2% Netto Gesamt PrKz/PS Str G/P A EU / 1 N N/ N Stueck Lager---Bestand-Reservier-Verfuegbar Bestellt----NE-Zuschlag--NE-Gesamt ALLE AuftrWert Auf% HSP% 0.00 Position Dieses Feld wird mit fortlaufenden Nummern beschrieben (10,20,30 usw.). Nach Speichern der ersten Position, stellt das Programm automatisch die nächste Nummer in die Positionsstelle. Mit Eingabe der Artikel-Nummer und der Bestellmenge im Feld "Anzahl", füllt das Programm selbständig die nachfolgenden Felder, ab "Bezeichnung" bis "Gesamtpreis", mit den errechneten Daten. Je nach Sachbearbeiter-Steuerung wird während der Positions-Erfassung permanent der Deckungsbeitrag und die Handelsspanne für den gesamten Auftrag am unteren Bildschirmrand angezeigt. Bei der Neueingabe einer Position wird die mögliche Sortimentseinschränkung geprüft. Artikel-Nr Nach Eingabe der Artikelnummer wird eine Bestandsermittlung im Lagerdialog durchgeführt und das Ergebnis angezeigt. Diese Ermittlung kann je nach Anzahl der vorhandenen Lagerbewegungen- einige Sekunden in Anspruch nehmen. Wollen Sie keine Bestandsermittlung durchführen, verwenden Sie eine der folgenden Tasten im Feld Artikel-Nr: Listtaste / F8 / ESC / F7. Alle anderen Tasten lösen die Bestandsermittlung aus. Wird im diesen Feld die List-Taste betätigt, haben Sie folgende Möglichkeiten nach einen Artikel suchen zu lassen: Artikel-Liste nach Artikel-Nummer Artikel-Liste nach Matchcode Artikel-Liste nach Neutral-Nummern Artikel-Liste nach Hersteller-Artikel Nr. Artikel-Liste nach Hersteller-Typen Artikel-Liste nach Verbands-Artikel Nr. Artikel-Liste nach EAN (NUR Artikelstamm) Artikel-Liste nach Warengruppe Kundeneigene Artikelnummern Artikel eines Lieferanten Bisher bezogene Artikel (mit allen Verkäufen) Bisher bezogene Artikel (nur letzter Verkauf) Reservierungen für den Artikel Artikel aus dem Objektangebot Rückständige Artikel aus Rückstandssammler Parallel-Artikelstamm / Zusatzkataloge Auszeichnungsnummern (EAN / UPC)

19 In der Suchliste nach Matchcode kann auf Wunsch eingestellt werden, dass an erster Stelle angezeigt wird, ob es sich um einen Lagerartikel (Anzeige L ) oder um einen Beschaffungsartikel (Anzeigespalte bleibt leer) handelt. Es kann per Schalter für jeden Benutzer eingestellt werden, dass wahlweise kein Lagerbestand, der Lagerbestand des aktuellen Lagers oder die Summe aller Lager pro Artikelzeile angezeigt werden. Weiterhin wird zu jedem Lagerartikel ein entsprechendes Kennzeichen zu Beginn jeder Artikelzeile gezeigt. In der System Verwaltung im Programm Benutzer im System bekannt geben kann für einzelne Benutzer geschlüsselt werden, dass nachdem ein Artikel ausgewählt wurde, im oberen Teil der Maske eine Information erscheint über bisher gewährte Preise auf diesen Artikel ebenfalls muss im Kundenstamm auf Seite 4 Sofortanzeige letzte VKP mit J geschlüsselt werden. Ist diese Funktion aktiviert, wird in diesem Bild auch ein eventueller Summenrabatt gezeigt. Bei Neueingabe eines Artikels wird die Menge (im unteren Teil) sofort mit 1.00! vorgefüllt, um auch eventuelle Sonderpreise zu zeigen. Wird zwischen zwei Positionen, die jeweils eine kundenspezifische Artikelnummer aufweisen, eine neue Position erfasst (durch Eingabe einer dazwischen liegenden Positionsnummer), korrigiert das Programm diese neue Nummer automatisch um diese nicht manuell entfernen zu müssen. Im Firmenstamm kann festgelegt werden, das CPD-Artikel (Diverse Artikel) in Aufträgen oder generell gesperrt werden können. Dies bedeutet, dass bei gesperrten CPD-Artikeln diese natürlich auch nicht beim Lieferanten bestellt werden können

20 Colli Wird im Sachbearbeiter Stamm das Kennzeichen Sofortige Staffelanzeige aktiviert, so wird bei Neuerfassung von Positionen sofort eine Auswahlliste aller eventuell möglichen Mengen-/Preis- Staffeln angezeigt. Aus dieser Liste kann man mit F1 Menge und Preis übernommen werden. Bestellt Geben Sie hier bitte die gewünschte Bestellmenge an. Mit der F12 Taste zeigt Ihnen das Programm alle eventuell vorhandenen Mengen-/Preis-Staffeln. Eine Eingabe ist hier zwingend erforderlich. Wurde im Artikelstamm ein Artikel mit Verpackungseinheiten-Sperre versehen und als VE-Menge 0.00 eingetragen, ist dies nicht zulässig. Ein entsprechender Warnhinweis wird an dieser Stelle eingeblendet. Dieses Feld wird durchgängig verwendet und kann auch noch nach dem Druck der Auftragsbestätigung geändert werden, sofern dies gewünscht bzw. benötigt wird. Wird in einer Auftragsposition nachträglich die Bestellte Menge reduziert, prüft das Programm, ob es bereits einen Bestellvorschlags-Satz zu dieser Position gibt. Ist die Vorschlagsmenge nunmehr zu hoch, wird der Sachbearbeiter auf diesen Umstand hingewiesen und der BVD-Satz wird auf Wunsch entsprechend geändert. Freigabe Sollte die Bestellmenge z.b. nicht mehr komplett am Lager vorhanden sein, tragen Sie hier die Freigabemenge ein. Aus diesem Auftrag wird somit ein Rückstandsauftrag gebildet, sofern im Kundenstamm das dementsprechende Kennzeichen geschlüsselt wurde (Eingabe-Maske Seite 4 = Eingaben für das Auftrags-System). Wird für eine Position ein Rückstand gebildet, für die ein Eintrag in der Bestellvorschlagsdatei (BVD) vorhanden ist, wird der Eintrag in der BVD auf die neue Rückstandsnummer geändert. F1 Wollen Sie in der Positionserfassung die vorgegebenen Preise ändern, bestätigen Sie dieses Feld mit 0 ; ist Ihre Eingabe korrekt Speichern Sie mit 1 oder mit F1. Wird eine Position gespeichert, die aus einem Abrufauftrag gebildet wurde, wird die Verfolgungsdatei entsprechend fortgeschrieben. Diese Verfolgungsdatei beantwortet die Frage, in welchen Aufträgen eine Abrufposition übernommen wurde. Set Dieses Feld ist nur im Zusammenhang mit Artikelsets betretbar und nutzbar. Wird die Menge eines Artikel-Sets geändert, wird der komplette Sets mit den Originalmengen neu errechnet. Wird ein Set-Artikel manuell dem Set zugefügt, werden die Bestellmenge und die Freigabemenge automatisch errechnet, nachdem die Anzahl des Artikels im Set eingegeben wurde. Es besteht aus einem einstelligen, numerischen Kennzeichen, das folgende Auswirkungen hat: 0 : normale Artikelpositionen, kein Artikelset 1 : Set-Artikel ohne Einzelauflösung im Druckprogramm, d.h. die nachfolgenden Bestandteils- Artikel werden nicht gedruckt. 2 : Set-Artikel mit Einzelauflösung im Druckprogramm, d.h. die folgenden Bestandteils-Artikel werden unter einer Überschrift bestehend aus: erscheinen. 3 : wie 2, zusätzlich werden zu jedem Bestandteils-Artikel auch noch die entsprechenden Mengenangaben des Artikels im Set gedruckt. 8 : Mit diesem Kennzeichen werden die Bestandteils-Artikel markiert. Um manuell weitere Artikel zu dem Set hinzuzufügen, muss das Kennzeichen auf "9" gesetzt werden. Bitte beachten Sie hierbei, dass in diesem Fall der vorausgehende Artikel ein Merkmal >0 aufweisen muss. In den Feldern "Anzahl" und Liefer-Frei muss manuell die insgesamt benötigte Menge angegeben werden, da einem manuell hinzuerfassten Artikel die Mengenangabe aus der Set-Verwaltung (wie oft ist dieser Artikel im Set enthalten) fehlt. PU Mit Hilfe dieses Kennzeichens kann der Andruck der Preise bzw. der vollständigen Position unterdrückt werden. Folgende Steuerlogik wird verwendet: 0 : keine Unterdrückung 1 : es werden keine Preise gedruckt 2 : die vollständige Position wird nicht gedruckt. Dieses Kennzeichen wirkt gleichermaßen für alle Belegarten

21 Um lediglich den Preisandruck auf Lieferscheinen zu unterbinden, verwenden Sie das Kennzeichen "3": 3 : kein Preisandruck auf Lieferscheinen Artikelbezeichnung Text 1 u. 2 Kundenindividuelle Artikelnummern, die im Stamm gespeichert sind, können auch auf Positionsebene einmalig oder mit Stammübernahme geändert werden bzw. einmalig temporär entfernt werden. In der Bestell-Info werden, sofern der Sachbearbeiter hierfür berechtigt ist, auch die Einkaufspreise aus der letzten Rechnungsprüfung ausgewiesen. Nachdem man in der Rechnungsprüfung festlegen kann, das Zu- und Abschläge (wie z.b. Fracht und Verpackungskosten) auf den EKP umgelegt werden können, wird dies hier in der Anzeige des Rechnungs-EKPs ebenfalls berücksichtigt. Mit der List-Taste oder F12 kann in den Parallel-Artikelstamm verzweigt werden, um für diverse Artikel eine Verknüpfung herzustellen. Hier kann ein Artikel aufgerufen und in den Echtstamm kopiert werden. Die Artikelkopie wird dann gleich in den Auftrag gezogen. Das Kreditlimit kommt natürlich in EURO nicht mehr in DM. Daten aus Parallestamm abrufen Katalog...: 007 TESTKATALOG Katalog-Artikelnummer: Lieferanten-ArtikelNr: Typenbezeichnung...: EAN-Nummer...: Bezeichung...: NORMALLP. 40W 125V E27 M NL40/125E27M Verkaufs-Kondition...: 1200/00 Brutto-Vkp...: EU Preisdatum: Rabatt 1 / 2...: 0.00 / > Kundenpreis...: Einkaufsinformationen Listenpreis...: 0.78 EU per 1 STCK EK-Gruppe: Rabatt 1...: 0.00 Rabatt 2...: 0.00 Rabatt 3...: 0.00 Rabatt 4...: 0.00 Einkaufspreis...: 0.78 EU ***Netto-EKP ( ) Entsorgungspauschale.: 1.00 EU Abbildung 9 Daten aus dem Parallelstamm abrufen Ist in der Katalogdefinition ein Lieferant hinterlegt, so wird beim Aufruf der Parallelstammübernahme gleich der richtige Katalog vorgeschlagen. Die Katalog-Artikelnummer kann nach folgenden Kriterien ausgewählt werden: Artikel-Liste nach Katalog-Matchcode Artikel-Liste nach Katalog-Artikel-Nummer Artikel-Liste nach Katalog-Lieferanten-Art Nr. Artikel-Liste nach Katalog-Typenbezeichnung Artikel-Liste nach Katalog-EAN Die Herstellertypenbezeichnung wird in der Maske mit angezeigt. Das Preisdatum und die eventuell vorhandenen Preishistorien werden mit eingeblendet. Außerdem können eventuell hinterlegte Netto-EK-Staffeln eingesehen werden. Bei der Übernahme eines Artikels aus dem Parallel-Artikelstamm werden die NE-Werte des Artikels, sofern vorhanden, ebenfalls übernommen. L = Leistungsverzeichnis Die jeweilige LV-Position kann hier hinterlegt werden. EKP Ist die EKP Eingabe in der Positions-Erfassungsmaske aktiviert, so kann hier nur dann ein EKP eingegeben werden, wenn die Kalkulationsgrundlage der Standard-EKP ist. Bei Kalkulationsgrundlage Einstandspreis oder kalkulierter EKP kann der EKP nur im Kalkulationsbild F3 erfasst werden