IT-Netzwerk IHK-Koblenz

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1 IT-Netzwerk IHK-Koblenz Ein Vortrag in drei Abschnitten 1. Elektronischer Rechnungsaustausch und das Steuervereinfachungsgesetz (StvereinfG) a. Anforderungen an Versender elektronischer b. Anforderungen an Empfänger elektronischer 2. Von der Papierrechnung zu smartbookkeeping 3. Mit Geld verdienen a. Vorteile für den Rechnungsversender b. Vorteile für den Rechnungsempfänger c. Vorteile für Mitglieder des IT-Netzwerks smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 1

2 StvereinfG 1. Zulässige Rechnungsformate und die Sicherstellung des Vorsteuerabzugs bis zum a. Papierrechnung Prüfung auf vollständige Rechnungsangaben gemäß 14 UStG b. Standardfax Prüfung auf vollständige Rechnungsangaben gemäß 14 UStG c. -Anhang mit qualifizierter elektronischer Signatur Prüfung auf vollständige Rechnungsangaben gemäß 14 UStG, -einfach für Rechnungsempfänger -aufwendig für Rechnungsempfänger: Signaturprüfung, Prüfprotokoll, elektronische Archivierung d. EDI 2. Zulässige Rechnungsformate und die Sicherstellung des Vorsteuerabzugs ab dem a. -Anhang mit qualifizierter elektronischer Signatur (gilt weiterhin) b. EDI (gilt weiterhin) c. andere Verfahren und ihre Anforderungen an den Rechnungsversender und den Rechnungsempfänger smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 2

3 andere Verfahren 1. andere Verfahren und ihre Anforderungen an den Rechnungsversender a. Die Zustimmung des Empfängers (auch bei Änderung des Verfahrens) muss vorliegen b. revisionssichere elektronische Archivierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist 2. andere Verfahren und ihre Anforderungen an den Rechnungsempfänger a. Gewährleistung von Authentizität, Integrität und Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. b. Jeder Unternehmer (Empfänger einer Rechnung) legt fest, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit -mit dem menschlichen Auge- gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren (nicht identisch mit dem internen Kontrollsystem gemäß GoBS) erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung schaffen können. Die Verwendung des innerbetrieblichen Kontrollverfahren führt zu keinen neuen Aufzeichnungsund Aufbewahrungsverpflichtungen. Jedoch muss die Dokumentation des Rechnungsprüfungsprozesses in der Verfahrensdokumentation (GoBS und GDPdU) erfolgen. Dafür gibt es keine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung! c. revisionssichere elektronische Archivierung über die gesamte Aufbewahrungsfrist smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 3

4 Konventioneller Rechnungsaustausch -im B2B- Rechnungsversender -beispielhaft- EDIFACT Rechnungsempfänger -beispielhaft- Industrie Großhandel Großhandel Gewerbetreibende KMU KMU Freiberufler Gewerbetreibende /Mandanten smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 4

5 Rechnungseingangsverarbeitung - konventionell Kostenstelle zuordnen mit Bestellung +Lieferschein abgleichen Post abholen aussortieren nach Fachabteiungen sortieren Kopieren Verteilen Konditionen kontrollieren Kopien zusammenfassen Zahlung freigeben buchen nach Vorgang zuordnen Vorgang ablegen smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 5

6 sbk für den Rechnungsempfänger -mit konventionellem Papierposteingang- Post abholen aussortieren scannen Kostenstelle zuordnen mit Bestellung +Lieferschein abgleichen Konditionen kontrollieren Zahlung freigeben buchen ist automatisch archiviert smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 6

7 sbk für den Rechnungsempfänger -aus der Cloud, elektronisch signiert, direkt auf den ersten Arbeitsplatz- Post abholen aussortieren scannen Kostenstelle zuordnen mit Bestellung +Lieferschein abgleichen Konditionen kontrollieren Zahlung freigeben buchen ist automatisch archiviert smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 7

8 Vorteile für den Rechnungsversender 1. Kosteneinsparung durch Wegfall von: a. Handlingszeit und Laufwege: Konfektionieren, zur Post bringen b. Material: Papier, Druckertoner, Umschläge, Kopieren c. Porto d. Archivplatz e. Signaturkomponenten f. Investitionen für eine Inhouse-Installation g. Hardwarekomponenten, Software-Updates 2. Prozessoptimierung a. keine Archivierung b. einfache Suche und Weiterverarbeitung von Rechnungsbelegen c. Verknüpfung mit Angebots-, Auftrags- und Lieferdokumenten d. Liquiditätsverbesserung durch schnelle Übertragung e. Arbeitsplatzunabhängiger weltweiter Zugriff f. Idealer Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 8

9 Vorteile für den Rechnungsempfänger 1. Kosteneinsparung durch Wegfall von: a. Handlingszeit und Laufwege: Post holen, -sortieren, -verteilen, Ablegen b. Signaturverifikation und Dokumentation c. Archivplatz d. Investitionen für eine Inhouse-Installation e. Hardwarekomponenten, Software-Updates 2. Prozessoptimierung a. schnelle Durchlaufzeiten für Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe b. Liquiditätsverbesserung durch Skontonutzung c. einfache Suche und Weiterverarbeitung von Rechnungsbelegen d. Arbeitsplatzunabhängiger weltweiter Zugriff e. Verknüpfung mit Angebots-, Bestell- und Lieferdokumenten f. Idealer Einstieg in das elektronische Dokumentenmanagement smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 9

10 Vorteile für Mitglieder des IT-Netzwerks 1. Zusatzerlöse: a. durch hohe Provisionen b. ohne eigenen Vertriebseinsatz c. ohne eigenes Risiko 2. Imagegewinn: a. Überbringer zusätzlicher Kundenvorteile b. Kompetenznachweis für moderne Verfahren c. Idealer Einstieg in das Cloud-Computing smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 10

11 Haftungsausschluss 1. Die aufgeführten Informationen können weder umfassend sein noch können sie auf die speziellen Anforderungen einzelner Unternehmen eingehen. Sie stellen auch keine Beratung oder eine andere Form von rechtsverbindlicher Auskunft dar. 2. Die Präsentation dient der Gewinnung eines Überblicks in eine komplexe Materie und ist deshalb oberflächlich gehalten. Weder medimacs GmbH noch der Autor übernehmen eine Haftung für Entscheidungen und Handlungen, die sich auf diese Präsentation beziehen. 3. Die der Präsentation zu Grunde liegenden Information wurden sorgfältig recherchiert. Trotzdem kann für die Richtigkeit der Quellen keine Verantwortung und Haftung übernommen werden. In der Anlage werden eine Auswahl von Quellliteratur angeführt. 4. Die Präsentation und ein entsprechendes Handout ersetzen keine Steuerberatung smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 11

12 Danke für Ihre Aufmerksamkeit und Interesse Für alle weiteren Fragen bin ich gerne für Sie erreichbar unter: Festnetz: Mobile: smartbookkeeping - das intelligente Rechnungsaustausch-Management medimacs Seite 12

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