Umsatzsteuer 2.0 Der Weg zum rechtssicheren Austausch elektronischer Rechnungen

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1 Umsatzsteuer 2.0 Der Weg zum rechtssicheren Austausch elektronischer Rechnungen Stefan Groß Steuerberater CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Elektronischer Rechnungstag Frage 1: Was geschah am 13. Juli 2010?

3 Elektronischer Rechnungstag Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger

4 Elektronischer Rechnungstag Frage 2: Wie ist das Steuervereinfachungsgesetz 2011 genau zu verstehen?

5 Elektronischer Rechnungstag UStG gibt den Takt vor Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI ist aufzubewahren Papier EDV

6 Elektronischer Rechnungstag Frage 3: Was ist mit innerbetriebliches Kontrollverfahren genau gemeint?

7 Elektronischer Rechnungstag Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

8 Elektronischer Rechnungstag Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

9 Elektronischer Rechnungstag Frage 4: Was genau bedeutet Lesbarkeit?

10 Elektronischer Rechnungstag Lesbarkeit Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

11 Elektronischer Rechnungstag Frage 5: Was ist zu dokumentieren?

12 Elektronischer Rechnungstag Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort- Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

13 Elektronischer Rechnungstag Frage 6: Wie sind erechnungen aufzubewahren?

14 Elektronischer Rechnungstag Aufbewahrung - Grundsatz Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert Kann digitalisiert werden GoBS Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG) Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit ist gefordert - zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software elektronische Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

15 Elektronischer Rechnungstag Sonderfall Übermittlung der Rechnung per Gilt für eine , mit der eine Rechnung transportiert wurde, die Aufbewahrungspflicht? Wohl entscheidend, ob der Dateianhang alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält

16 Elektronischer Rechnungstag Frage 7: Muss die Signatur weiter geprüft werden?

17 Elektronischer Rechnungstag Signaturprüfung unter dem Regime der neuen Rechtslage Prüfung unverändert trotz innerbetrieblichem Kontrollverfahren? Änderung der GDPdU zum Aufhebung Abschnitt II. Nr. 1

18 Elektronischer Rechnungstag Frage 8: Was ist der Beleg?

19 Fallkonstellationen ohne Dienstleister

20 Elektronischer Rechnungstag Fall 1: Die heile Welt Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger = = Buchungshilfe XML XML Buchungshilfe

21 Elektronischer Rechnungstag Fall 2: Die heile Welt Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung = = XML XML

22 Elektronischer Rechnungstag Fall 3: Die fehlerhafte Buchungshilfe Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Buchungshilfe XML XML Buchungshilfe 14c UStG! 15 UStG!

23 Elektronischer Rechnungstag Fall 4: Die fehlerhafte Visualisierung 14c UStG! Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung XML XML

24 Elektronischer Rechnungstag Fall 5: Die unterschiedliche Belegzuweisung (1) Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Visualisierung Buchungshilfe XML XML 14c UStG! 15 UStG!

25 Elektronischer Rechnungstag Fall 6: Die unterschiedliche Belegzuweisung (2) 14c UStG! 15 UStG! Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Visualisierung XML XML Trash

26 Fallkonstellationen mit Dienstleister

27 Elektronischer Rechnungstag Fall 7: Die heile Welt mit Dienstleister Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger = = = Buchungsshilfe XML Buchungsshilfe XML XML Buchungshilfe

28 Elektronischer Rechnungstag Fall 8: Der Fehler in der Konvertierung (1) Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger = = = Buchungsshilfe XML Buchungsshilfe XML XML (1) Buchungshilfe 15 UStG!

29 Elektronischer Rechnungstag Fall 9: Der Fehler in der Konvertierung (2) Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung = Visualisierung = = XML XML XML (1) 15 UStG!

30 Elektronischer Rechnungstag Fall 10: Der Fehler in der Konvertierung ohne Empfangsvollmacht Sphäre RA Sphäre RE Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung = Visualisierung = = XML XML XML (1) 15 UStG!

31 Elektronischer Rechnungstag Fall 11: Der Fehler in der Konvertierung mit Empfangsvollmacht Sphäre RA Sphäre RE Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung = Visualisierung = = XML XML XML (1) 15 UStG?

32 Elektronischer Rechnungstag Fall 12: 15 UStG! Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger = = Buchungsshilfe XML Buchungsshilfe XML = XML (1) Buchungshilfe

33 Elektronischer Rechnungstag Fall 13: Rechnungsaussteller Dienstleister Rechnungsempfänger Visualisierung Visualisierung Visualisierung = = XML XML = XML (1)

34 Elektronischer Rechnungstag Frage 9: Welche Besonderheiten gilt es bei Dienstleistern zu beachten?

35 Elektronischer Rechnungstag Ohne Dienstleister Aussteller Aussteller Karte + PIN signiert verifiziert verifiziert verifiziert Aussteller Rechnungen Rechnungen Empfänger

36 Elektronischer Rechnungstag Dienstleister > Vertretungsmodell > Echtes Vertretungsmodell Vollmacht Dienstleister Karte + PIN Vertretung erkennbar? signiert Aussteller Übermittlung Daten Rechnungen Empfänger 14 Abs. 2 S. 4 UStG: Ausstellen Notwendigkeit der Beauftragung im Innenverhältnis Vollmacht zur Rechnungsausstellung im Außenverhältnis Vertretungssituation muss für Empfänger erkennbar sein Vertretungsfloskel in der Rechnung (alternativ außerhalb) Im Attributzertifikat U. E. auch durch entsprechende Erklärung gegenüber dem Rechnungsempfänger

37 Elektronischer Rechnungstag Dienstleister > Mehrvertretung Dienstleister Vollmacht Einverständniserkl. Karte + PIN Vollmacht Einverständniserkl. signiert verifiziert Aussteller Übermittlung Daten Rechnungen Empfänger Dienstleister (erstellt Rechnung) bringt Signatur auf und prüft diese anschließend selbst Korrespondierende Empfangs-Vertretungsvollmacht Empfehlung: Ausdrückliche Zustimmung des Empfängers einholen Befreiung von den gesetzlichen Beschränkungen des 181 BGB (Insichgeschäft) Einverständniserklärung (in der Person des Dienstleisters) Übergang vom Ersteller zum Empfänger muss erkennbar sein Organisatorische und physische Trennung erforderlich Besonderheiten bei der Übernahme von Archivierungsaufgaben

38 Elektronischer Rechnungstag Frage 10: ZUGFeRD als Chance?

39 Elektronischer Rechnungstag Plädoyer für eine Rechnungstaxonomie Prozessoptimierung als Oberziel Potenzial steckt in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Daten Rechnungscharakteristika bedürfen eines einheitlichen Schemas (Taxonomie) Ausgangspunkt: Pflichtangaben 14 Abs. 4, 14a UStG Schrittweise Integration in ERP- und FiBu-Systeme Win-Win für Alle! (Wirtschaft und Finanzverwaltung)

40 Elektronischer Rechnungstag Medienbruch(freiheit) beim Rechnungsaustausch ERP Sender Rechnung ERP Empfänger R-Nr.: R-Nr.: R-Nr.: R-Empf.: Fa. Müller R-Empf.: Fa. Müller R-Empf.: Fa. Müller R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten R-Betrag: 100,- Strukturierte Daten RECHNUNG RECHNUNG RECHNUNG Manuell OCR,... Unstrukturierte (bildhafte) Daten

41 Elektronischer Rechnungstag Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

42 Elektronischer Rechnungstag ZUGFeRD als gemeinsamer Nenner Papier Bild- Datei ()!? EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert

43 Elektronischer Rechnungstag Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: Internet:

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