Leitfaden zur Presse-und Öffentlichkeitsarbeit der Landesgruppe Hessen im Verband der Reservisten der Deutschen Bundeswehr

Transkript

1 Oberleutnant d.r. Jan P. Pitzer Landesbeauftragter Presse & Information Leitfaden zur Presse-und Öffentlichkeitsarbeit der Landesgruppe Hessen im Verband der Reservisten der Deutschen Bundeswehr Dieser Leitfaden ist das Ergebnis der Erfahrungen aus der alltäglichen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, aus Seminaren, aus Gesprächen und insbesondere das Ergebnis der Informationsveranstaltung im Februar Er soll zum einen ein Nachschlagewerk für die Erstellung von Artikeln sein, zum anderen soll er dazu anregen, neue Wege in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu gehen und die Außenwirkung unserer Verbandsarbeit verbessern. Berichterstattung sollte über die Veröffentlichungen im Reservistenreport des Magazins LOYAL hinausgehen. Er beinhaltet nicht nur praktische Tipps für die Anwendung, sondern insbesondere auch technische Hinweise sowie eine Checkliste, welche Punkte für einen brauchbaren Pressebeitrag unbedingt erforderlich sind. Darüber hinaus werden einige Stichpunkte aufgeführt, welche Formen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit neben dem klassischen Tatsachenbericht einsetzbar sind. Hinweis in eigener Sache: Diesen Leitfaden dürfen Sie gerne breit in Ihrer Untergliederung verteilen und an jedes Mitglied des Verbandes der Reservisten weitergeben. Sie sind hiermit aufgefordert, Verbesserungen und Hinweise jeder Art (angefangen von Formfehlern, über Korrekturen bis hin zu eigenen Beispielen und Erfahrungen) auf dem kurzen Dienstweg einzubringen und somit dieses Dokument zu einer lebendigen Hilfestellung für Ihre Kameraden zu entwickeln. Alle Hinweise werden wohlwollend geprüft und nach Rücksprache integriert. Vielen Dank! gültige Version Revision 1.0/2013

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...II 1 Hinweise für die Erstellung von Presseartikeln Allgemeine Hinweise für die Erstellung von Presseartikeln Hinweise für die Berichterstattung im Reservistenreport der LOYAL Hinweise für die Erstellung von Berichten in der regionalen Presse Hinweise für die Erstelleung von Berichten im Internet Hinweise und Tipps zur Fotografie Die Vorbereitung Das Ergebnis...6 Ideen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit über die Berichterstattung hinaus...8 Ideen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit über die Berichterstattung hinaus Vor der Veranstaltung Während der Veranstatlung Nach der Veranstaltung Der Weg in den Reservistenreport Anhang Checkliste zur Abgabe von Artikeln für den Reservistenreport Weitere Dokumente Beispiel Zeichen...12 II

3 1 Hinweise für die Erstellung von Presseartikeln 1.1 Allgemeine Hinweise für die Erstellung von Presseartikeln Diese Hinweise basieren im Wesentlichen auf dem Artikel Journalistisches Schreiben von Marco Seliger, Chefredakteur der Loyal, auf den Hilfestellungen Spotlight sowie auf den Hinweise aus der Redaktion des Reservistenreports.Die Besonderheit des Reservistenreports liegt aus redaktioneller Sicht darin, dass durch die monatliche Veröffentlichung nur selten junge Aktualität gewährleistet werden kann. Deswegen haben viele Berichte in Reservistenreport keinen Nachrichten-Charakter mit brandneuen News, sondern dienen in vielen Fällen der Information für Kameraden, die an Veranstaltungen nicht teilgenommen haben oder dienen dazu die Leistungen von Kameraden oder Mannschaften den übrigen Mitgliedern vorzustellen. Bitte stellen Sie sich vor Beginn Ihrer Arbeit drei Fragen: 1. Welche ist die Kernaussage meiner Berichterstattung? 2. Welche Information möchte ich definitiv transportieren? 3. Welche Information kann getrost unterschlagen werden? Ein Beispiel: Wenn Sie über einen Wettkampf berichten wollen, wird die zentrale Information vermutlich sein, WER diesen Wettkampf gewonnen hat. IMMER wenn es um ein WER geht, kommen Sie um vollständige Namen (DG, Vorname, Name) nicht umhin. Ebenfalls ist bei einer überregionalen Veranstaltung auch der Herkunftsort des Siegers interessant. Der Sieger und die Platzierten sind also die zentrale Information. Weitere Informationen könnten sein, wie groß das Teilnehmerfeld war oder welche besonderen Disziplinen verlangt wurden oder dass es sich um einen besonderen Preis gehandelt hat, den der Sieger erhalten hat. Sie merken es geht bei weiteren Informationen oft um etwas besonderes. Auch könnte das große Engagement der Helfer relevant sein. Dies alles sind weitere Informationen, die transportiert werden könnten. In den meisten Fällen ist es allerdings vollkommen unerheblich, wie das Wetter war, was es zu essen gab oder wer sich bei wem bedankt hat, Diese Informationen können in den meisten Fällen getrost unterschlagen werden. Als nächstes lösen Sie sich bitte von der Chronologie! Jede Veranstaltung läuft doch im Grunde gleich ab: Man kommt an, man wird begrüßt, es passiert irgendetwas und 1

4 dann geht man auseinander und war sich einig, dass alles ganz toll war. Finden Sie derartige Artikel interessant? Ist es nicht wesentlich interessanter gerade für diejenigen, die NICHT dabei waren zuerst zu erfahren, was überhaupt passiert ist? Also wieder die wesentliche Information? Wenn diese Information vermittelt ist, können Sie sich getrost den übrigen Aktionen widmen. Aber so ist sichergestellt, dass Ihr Leser das, was sie unbedingt vermitteln wollten auch am Anfang liest. Bedenken Sie weiter: Schreiben Sie einfach! Die meisten unter uns haben eine allgemeine militärische Grundausbildung durchlaufen. Hier haben wir alle gelernt, eine kurze und klare Kommunikation zu führen. Wir wollen ja keinen Literatur-Nobelpreis gewinnen, sondern jeden Leser mit Informativen Berichten auf dem laufenden Geschehen seines Umfeldes zu halten. Lange, komplizierte und verschachtelte Sätze sind kompliziert zu schreiben und noch viel komplizierter zu lesen. Lesen Sie einmal einen Artikel in einer großen Tageszeitung. Hier werden selten lange Sätze gebildet, sondern in kurzen einfachen Sätzen kommuniziert. Außerdem sollten die Sätze im aktiv geschrieben sein und nicht durch Passivität oder Konjunktiv oder sonstige wilde Konstruktionen verkompliziert werden. Der einfache Merksatz WER tut WAS, WANN und WO hilft in vielen Fällen, mit einfachen Worten das zu beschreiben, was die Akteuere des Artikels getan haben. Dies kann sowohl in einem Satz geschehen ( Hauptmann d.r. Michael Müller verlieh dem Obergefreiten d.r. Max Mustermann bei der Sicherheitspolitischen Veranstaltung in Fernwald die Ehrenurkunde des Reservistenverbandes für 25 jährige Mitgliedschaft im Verband der Reservisten. ). Man kann diese Information auch in verschiedene Teilsätze verpacken: ( Im Rahmen der Sicherheitspolitischen Veranstaltung hatte Hauptmann d.r. Michael Müller noch eine erfreuliche Aufgabe. Für die 25 jährige Mitgliedschaft im Verband der Reservisten verlieh Müller dem Obergefreiten d.r. Max Mustermann die Ehrenurkunde des Landesvorstandes. ) Lassen Sie andere reden! Oft habe ich das Argument gehört: ich weiß nicht, was ich da schreiben soll! WUNDERBAR! Etwas Besseres kann nicht passieren. Wenn Sie nicht wissen, was Sie schreiben sollen, dann schreiben Sie auf, was andere gesagt haben: Zwei Beispiele: 1. Bei einer SiPol Veranstaltung berichtet ein General über seine Einstellung zur reservistenarbeit. Hier sind viele Autoren geneigt zu schreiben: Der General hat gesagt, dass ihm Reservistenarbeit sehr wichtig sei und dass er hoffe, dass er alles dafür tue, die Zusammenarbeit zu vertiefen. Wahrscheinlich hat er in Wirklichkeit gesagt: Mir ist Reservistenarbeit besonders wichtig und ich werde alles 2

5 dafür tun, die Zusammenarbeit zu vertiefen (sagte der General). Das liest sich nicht nur einfacher, nein hier entsteht im Kopf doch ein Bild von einem General, der direkt zum Leser spricht! 2. Bei einem Wettkampf haben sich die Teilnehmer besonders verausgabt und es war vielleicht sehr anstrengend. Der Autor schreibt: der Wettkampf war für alle Teilnehmer sehr anstrengend Davon gehen Sie als Leser doch aus. Deswegen nimmt man doch an einem Wettkampf teil, oder nicht? Wäre es nicht einfacher, einen Teilnehmer sprechen zu lassen: Ich hätte nie gedacht, dass das Schwimmen in Uniform so anstrengend ist. Sagte Hauptgefreiter Max Mustermann Auf diese Weise müssen Sie sich nicht überlegen, wie sie das ausdrücken und der Leser stellt sich einen nassen, tropfenden Mannschaftssoldaten Mitte 20 vor, der gerade aus einem Schwimmbecken gestiegen ist und dem Leser direkt ins Gesicht berichtet, was er gerade gemacht hat. Schauen Sie sich dochmal die Nachrichtensendungen im Fernsehen an: Sie sind der Sprecher der Tagesschau alles, was Filmbeiträge sind, sind im Grunde genommen unsere Zitate im Text. So, und jetzt stopp mal: Wie lange spricht der Tagesschau-Sprecher (das ist Ihr Fließtext) und wie viele Sekunden ist der Videobeitrag dazu (das sind die Zitate)? Im Zweifel: Gehen Sie zu dem Referenten, holen Sie ihn sich fünf Minuten in eine stille Ecke und lassen Sie ihn drei oder vier Kernsätze ( Was sind die Kernthesen, die Ihrem Vortrag zugunde liegen? ) selbst formulieren. Schreiben Sie sie für ihn sichtbar mit, sodass er gegebenenfalls korrigieren kann. Jetzt, diese drei oder vier Kernsätze auf dem Papier und Sie können aus der Erinnerung heraus oder mittels Aufzeichnungen illustrieren, dekorieren und kombinieren. Die Kernsätze schreiben Sie als wörtliche Rede Zitate beleben jeden noch so trocknen Text. Bilder sagen mehr als 1000 Worte. Zum einen wirkliche Bilder, also Fotos (siehe hierzu auch Kap. 2). Zum anderen die Bilder, die Sie mit Beispielen erzeugen. Jedes Beispiel erzeugt im Kopf Ihres Lesers ein Bild, das Sie nicht mehr umständlich mit Worten beschreiben müssen. Die Kunst ist, das konkrete Beispiel zu finden, das typisch ist und mit Abstrichen die anderen Beispiele charakterisiert. Oder umgekehrt: die weniger wichtige Information wegzulassen und die wichtige verstehbar darzustellen. 3

6 Manchmal ist weniger mehr. Ich habe bereits die Besonderheiten des Reservistenreports angesprochen, die mit dem monatlichen Erscheinen zusammen hängen. In der Regel finden in vier Wochen so viele Veranstaltungen statt, dass einzelne Artikel gekürzt oder ganz gestrichen werden müssen. Deswegen ist jede Zeile kostbar und will genau überlegt sein. Bedenken Sie, dass auf den drei Seiten im Reservistenreport die Veranstaltungen von 6 Kreisgruppen und der Landesgruppe aus vier Wochen platziert werden müssen. Das bedeutet, dass pro Seite ca Zeichen Platz haben. Wenn pro Seite noch 2-3 Bilder abgezogen werden, dann verbleiben Zeichen pro Seite übrig. Dies ist ungefähr ½ Seite in Word, Arial, Schriftgröße 11 (vgl. Kap. 4.3). (Weitere Beispiele hierzu können beim Landespresserefenten angefordert werden.) Text, Bild, Bildunterschrift und Titel. Ein Artikel ist eine Komposition. Er wird aus verschiedenen Zutaten zusammengesetzt, die zueinander passen müssen. Wählen Sie ihre Bilder, Ihre Beschreibungen und Ihre Überschrift so aus, dass der Leser sie miteinander in Verbindung bringen kann. 1.2 Hinweise für die Berichterstattung im Reservistenreport der LOYAL Beachten Sie die allgemeinen Hinweise in Kap 1.1. Mit diesen Hilfestellungen sollte es möglich sein, aus jeder Veranstaltung einen kleinen Bericht zu erstellen. Ausführlicher (und von einem Profi geschrieben) finden Sie weitere Tipps, Hinweise und Informationen in dem Beitrag Journalistisches Schreiben von Chefredakteuer Marco Seliger, den Sie jederzeit erhalten können. Ergänzend zu den drei Fragen, die im Kapitel 1.1 als Einstiegsfragen vorstellt wurden, sollten Sie sich für einen Artikel im Reservistenreport noch weitere, grundsätzliche Fragen stellen: 1. Wollen Sie über eine Veranstaltung berichten und darstellen, was einzelne Kameraden am Wochenende gemacht haben? ODER 2. Wollen Sie für Veranstaltungen werben und Mitglieder, die nicht dabei waren, davon überzeugen, das nächste Mal auch dabei zu sein? Sollten Sie eher die Frage 2 beantworten wollen, können folgende Aspekte denkbar sein: Warum nehmen Kameraden an ihrem freien Wocheende an einer Verbandsveranstaltung? Was motiviert sie? Welchen Nutzwert ziehen Sie für sich persönlich daraus? Was nehmen Sie für sich mit? Wem gegenüber kommunizieren sie das, was sie in der Veranstaltung erlebt / gehört haben? 4

7 In jedem Fall sollten Sie darauf achten, dass einige wesentliche Informationen vollständig sind. Insbesondere wenn Sie Personen nennen oder gar zitieren, sollten der Dienstgrad (ausgeschrieben), der Vorname und der Name sowie ggf. die Funktion/Position enthalten sein. Darüber hinaus sind der Autor sowie der Fotograf wichtiger Bestanteil eines Artikels, die in jedem Fall genannt werden müssen. 1.3 Hinweise für die Erstellung von Berichten in der regionalen Presse Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 1.4 Hinweise für die Erstelleung von Berichten im Internet Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 5

8 2 Hinweise und Tipps zur Fotografie Bilder sind wesentlicher Bestandteil eines Artikels. Das Bild ist der erste Eindruck, den der Leser erhält, noch bevor er eine einzige Zeile gelesen hat. Deswegen dient ein Bild als eye-catcher und sollte den Leser animieren, auch den Text dazu zu lesen. Deswegen ist die Auswahl des Bildes nicht zu unterschätzen. 2.1 Die Vorbereitung Scheuen Sie sich nicht, sich und Ihr Motiv so zu positionieren, wie Sie es benötigen. Auch wenn das unhöflich erscheint, vor dem Redner herum zu laufen die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihnen für ein gutes Bild dankbar ist, ist relativ hoch. Weisen Sie die Personen auf Gruppenbildern an, wie Sie sie brauchen. Lieber zwei Minuten an der Aufstellung gebastelt, als hinterher am Rechner zehn Minuten nach einem vernünftigen Bild gesucht. Wenn mehrere Fotografen vor Ort sind, stimmen Sie eine Reihenfolge ab, nach welcher die Personen in die einzlnen Kameras schauen. So verhindern Sie, dass die Blicke der Personen variieren. Und auch die Kollegen werden Ihnen dankbar sein, wenn jeder ein gutes Bild hat. STICHWORT: Recht am eigenen Bild! 2.2 Das Ergebnis Zunächst einmal das Motiv: Ist das Bild vorzeigbar? Ist das Bild interessant? Hier gilt die Devise: lieber mehr action! Sind die Kameraden zu erkennen, keine Hinterköpfe etc. entspricht es den Vorschriften, speziell der Anzugordnung? Sind die Posen der Gezeigten vorzeigbar? Werden keine Sicherheitsbestimmungen verletzt? Alkohol sollte auf Bildern nicht zu sehen sein (Ausnahmen sind möglich) Sind Waffen und Gerät freigegeben? Ist der Abgelichtete mit der Veröffentlichung einverstanden? Referenten und Personen der Organisation wissen in der Regel, dass sie abgelichtet werden. Bei Gruppen, mit weniger als 5 Kameraden sollten Sie vorher abfragen, ob Sie ein Bild veröffentlichen dürfen. 6

9 Die Bildunterschrift verknüpft das Bild mit dem Text und mit der Veranstaltung. Sie beschreibt im Zweifel wieder: WER tut WAS, WANN und WO? Insbesondere das WER ist auf Bildern wichtig. In der Regel sind Kameraden damit einverstanden, fotografiert zu werden, wenn Sie jedoch einzelne Kameraden (weniger als fünf im Bildzentrum) fotografieren, fragen Sie einfach vorher kurz nach. Referenten bei öffentlichen Veranstaltungen müssen Sie nicht fragen, denn diesen Personen sollte klar sein, dass Sie bei einer öffentlichen Veranstaltung fotografiert werden könnten. Besonders sensibel sollten Sie sein, wenn Sie Zivilisten oder gar Kinder ablichten! Nennen Sie zudem immer den vollständigen Namen des Fotografen. Weitere Informationen zu Bildern werden auch in den Hilfestellungen spotlight vorgestellt. Nun zur Qualität: Die neben der Motivqualität (Hintergrund, Beleuchtung, Nebeneffekte, Position der Personen, Aktions- oder Standbild, etc.) spielt für die Printausgabe vor allem auch die technische Qualität eine Rolle. Hierfür sind Formate wie jpeg oder png mit min. 300 dpi die minimale Voraussetzung. Oft müssen die Bilder in den Abmessungen an den Artikel angepasst werden und hierfür gestreckt werden. Wenn dann die Qualität zu schlecht ist, sind die Bilder verpixelt. Betten Sie NIEMALS (!) Bilder in word oder gar pdf Dateien ein! Senden Sie die Bilder IMMER separat als eigene Datei mit dem Text. Durch das Einbetten verliert das Bild an Qualität und verursacht beim weiteren Bearbeiter zusätzliche Arbeitsschritte, weil die Bilder kompliziert aus der Datei extrahiert werden müssen. 7

10 Ideen zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit über die Berichterstattung hinaus 2.3 Vor der Veranstaltung Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 2.4 Während der Veranstatlung Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 2.5 Nach der Veranstaltung Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 8

11 3 Der Weg in den Reservistenreport Dieser Bereich wird im Laufe der Zeit weiter gefüllt. 9

12 4 Anhang 4.1 Checkliste zur Abgabe von Artikeln für den Reservistenreport Wird die wesentliche Information in dem Beitrag herausgestellt? ja nein Passt die Länge des Artikels zur Releanz der Veranstaltung? ja nein Sind alle Personen vollständig benannt? ja nein Ist der Autor vollständig benannt? ja nein Kommen Abkürzungen vor? ja nein Ist das Bild vorzeigbar gem. Kapitel 2? ja nein Entspricht das Bild / die Bilder den Vorschriften? ja nein Ist der Fotograf vollständig benannt? ja nein Passt die Bildunterschrift zum Bild? ja nein Entspricht das Bild / die Bilder den Vorschriften? ja nein Habe ich eine Kontaktadresse für Rückfragen mitgeliefert? ja nein 10

13 4.2 Weitere Dokumente Jederzeit kann die Handreichung für Manuskriptgestaltung, Textverarbeitung und Workflow angefordert werden. Hier sind weitere Tipps zur Gestaltung von Manuskripten und Dinge, die es der Redaktion einfacher machen, zusammengestellt. Auf den Seiten der Landesgruppe stehen die Handreichungen Spotlight zur Verfügung. 11

14 4.3 Beispiel Zeichen 2000 Zeichen, Arial, Shriftgröße 11, einfacher Zeilenabstand: Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet. Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Stet clita kasd gubergren, no sea takimata sanctus est Lorem ipsum dolor sit amet. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illum dolore eu feugiat nulla facilisis at vero eros et accumsan et iusto odio dignissim qui blandit praesent luptatum zzril delenit augue duis dolore te feugait nulla facilisi. Nam liber tempor cum soluta nobis eleifend option congue nihil imperdiet doming id quod mazim placerat facer possim assum. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim vel 12