AAG-Anträge erstellen und übermitteln

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1 AAG-Anträge erstellen und übermitteln Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Fehlzeit eintragen 3.2. AAG-Antrag erstellen 3.3. AAG-Antrag übermitteln 3.4. AAG-Antrag drucken 4. Details 4.1. Teillohnformel 4.2. Felder zur Ermittlung der erstattungsfähigen Arbeitgeberleistungen 4.3. Zusatzangaben zum Antrag 4.4. Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung 4.5. Fehlzeit mit Lohnfortzahlung und Fehlzeit ohne Lohnfortzahlung im selben Monat 4.6. Stornierung oder Änderung eines AAG-Antrags 4.7. Teilweises Beschäftigungsverbot 4.8. Anspruch auf Lohnfortzahlung in den ersten 4 Wochen 4.9. Nur volle Krankheitstage zählen bei Entgeltfortzahlung Rückmeldeverfahren für AAG-Erstattungsanträge AAG-Antrag für Stundenlöhner 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Erstattungsanträge nach dem Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung (AAG) sind im elektronischen Verfahren an die Krankenkassen zu übermitteln. Das Info beschreibt die Vorgehensweise in Agenda LOHN für die Erstellung und Übermittlung von Erstattungsanträgen für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverbot Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. 2. Voraussetzungen Das Zusatzmodul»Bescheinigungswesen«muss lizenziert sein»auswertungen Bescheinigungswesen Erstattung AAG Krankheit und Mutterschaft (Ass.)«. Falls der Menüpunkt»Erstattung AAG Krankheit und Mutterschaft (Ass.)«nicht editierbar ist, ist das Zusatzmodul»Bescheinigungswesen«nicht lizenziert. Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: Vorgehensweise Fehlzeit eintragen Fehlzeit eintragen»stammdaten Personaldaten Arbeitsnehmer öffnen Register Kalender«Voraussetzung in LOHN für die Erzeugung eines AAG-Antrags ist die Erfassung folgender Kalenderschlüssel: AAG-Antrag: Krankheit mit Lohnfortzahlung Kalenderschlüssel Krankheit mit Lohnfortzahlung Kalenderschlüssel Krankheit mit Lohnfortzahlung (Arbeitsunfall/Berufskrankheit) Kalenderschlüssel Krankheit mit Lohnfortzahlung (Schädigung durch Dritte) Kalenderschlüssel Krankheit mit Lohnfortzahlung (Zweiterkrankung) AAG-Antrag: Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverbot Kalenderschlüssel Beschäftigungsverbot individuell (ärztlich verordnet) Kalenderschlüssel Beschäftigungsverbot generell (betriebs-/arbeitsbedingt) AAG Antrag: Zuschuss zum Mutterschaftsgeld Kalenderschlüssel Mutterschaftsgeld Nr Mutterschaft in Agenda LOHN. 8

3 Seite AAG-Antrag erstellen»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender Schaltfläche: Erstattung AAG Krank u. Mutterschaft«Der AAG-Assistent führt Sie durch die gesamte Antragsstellung. AAG-Anträge sind für die Krankenkassen immer pro Kalendermonat zu erstellen. Bei monatsübergreifenden Fehlzeiten muss der Assistent in jedem Monat geöffnet werden. Zu folgenden Feldern des Assistenten finden Sie weitere Informationen in den Details: Teillohnformel 4 Felder zu Ermittlung der erstattungsfähigen Arbeitgeberleistungen 5 Zusatzangaben zum Antrag 6 Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung 7 Teilweises Beschäftigungsverbot 8 Hinweis Um einen AAG-Antrag für Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld zu erstellen, muss vorab der Mutterschafts-Rechner verwendet werden. Nr Mutterschaft in Agenda LOHN. Hinweis AAG-Antrag bei Fehlzeit mit und ohne Lohnfortzahlung im selben Monat AAG-Antrag übermitteln»transfer DEÜV-Dateien senden«. Hinweis Wählen Sie über die Pfeiltasten den Monat, für den der AAG-Antrag gültig ist.

4 Seite AAG-Antrag drucken»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner AAG- Erstattungsanträge Personalnummer« Details Teillohnformel Die angegebene Berechnungsgrundlage ist für alle Beispiele Euro. Teillohnformel Dreißigstel Beispiele Regel Teiler ist immer 30. Faktor sind immer die tatsächlichen Kalendertage. Faktor ist immer 30, wenn es sich um den kompletten Monat handelt. 1. Erstattungszeitraum: Euro : 30 Tage x 8 Tage = 266,67 Euro 2. Erstattungszeitraum: Euro : 30 Tage x 27 Tage = 900,00 Euro 3. Erstattungszeitraum: Euro : 30 Tage x 30 Tage = 1.000,00 Euro Kalendertäglich 1. Erstattungszeitraum: Euro : 28 Tage x 11 Tage = 392,86 Euro 2. Erstattungszeitraum: Euro : 31 Tage x 30 Tage = 967,74 Euro Monatliche Arbeitstage Erstattungszeitraum: (Beispiel: 9 Arbeitstage enthalten) Arbeitstage im Monat Dezember gesamt: 22 Tage davon ausgefallene Arbeitstage: 9 Tage Euro : 22 Tage x 9 Tage = 409,09 Euro Keine Es erfolgt keine Kürzung.

5 Seite Felder zur Ermittlung der erstattungsfähigen Arbeitgeberleistungen Feld Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt ohne AG-Zuschuss BAV AG-Zuschuss betriebliche Altersvorsorge Beschreibung Auf das um die betriebliche Altersvorsorge gekürzte monatliche Bruttoarbeitsentgelt wurde die Teillohnformel angewendet. Auf den AG-Zuschuss betriebliche Altersvorsorge wurde die Teillohnformel angewendet. Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt gesamt Begrenzung auf die BBG: Die Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze ist in den Satzungen der Krankenkassen geregelt. Erstattungssatz:»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen Schaltfläche: Info Beitragssätze«. Erstattung auf das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt: Erstattung der SV-Arbeitgeberanteile Erstattungssatz wurde auf das fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt angewendet. Die Erstattungsmöglichkeiten der Arbeitgeberaufwendungen zur Sozialversicherung sind in den Satzungen der Krankenkassen geregelt.

6 Seite Zusatzangaben zum Antrag Korrigieren Sie ggf. die von Agenda vorbelegten Werte. Feld Um welche Art des Arbeitsentgelts (Einheit) handelt es sich bei dem Arbeitnehmer? Wie hoch ist das Entgelt bezogen auf die vorhergehend gewählte Einheit ohne Ausfallzeit? In welcher Art wird die Ausfallzeit angegeben? Mögliche Eingaben Stundenlohn Monatliches Bruttoarbeitsentgelt Akkordlohn Automatische Ermittlung durch LOHN.»Kalendertage«, wenn monatlich gleichbleibendes Gehalt»Arbeitstage«, wenn monatlich schwankende Bezüge»Arbeitsstunden«, bei Stundenlohnempfänger Angabe der Ausfallzeit in Kalendertagen, Arbeitstagen oder Arbeitsstunden bezogen auf die vorhergehende Angabe Automatische Ermittlung durch LOHN:»Stammdaten Personaldaten Register Arbeitszeit«. Angabe der wöchentlichen Arbeitszeit Angabe der täglichen Arbeitszeit Wurde am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet? Automatische Ermittlung durch LOHN:»Stammdaten Personaldaten Register Arbeitszeit«. Automatische Ermittlung durch LOHN:»Stammdaten Personaldaten Register Arbeitszeit«. Geben Sie an, ob der Arbeitnehmer am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet hat. Hinweis Die Krankenkasse erstattet nur komplette Tage. Wenn Sie hier die Eingabe»Ja, für x Stunden«machen, wird der erste Tag nicht erstattet.

7 Seite Kalendertägliches Nettoarbeitsentgelt aus anderer (auch geringfügiger) Beschäftigung Die Zusatzangabe ist im AAG-Antrag enthalten, wenn die Angaben im Mutterschafts-Rechner gespeichert wurden. Nr Mutterschaft in Agenda LOHN Fehlzeit mit Lohnfortzahlung und Fehlzeit ohne Lohnfortzahlung im selben Monat Beispiel Monatliches Gehalt: Euro bis : Krankheit mit Lohnfortzahlung (Kalenderschlüssel 001) bis : Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung (Kalenderschlüssel 002) Der Antrag auf Erstattung der Entgeltfortzahlung muss nur für den Zeitraum erstellt werden. Das Gehalt wird durch Agenda LOHN automatisch auf den Teilmonat umgerechnet. Der Teillohn für bis beträgt Euro. Lösung Es ist keine Teilung mehr vorzunehmen, da das monatliche Gehalt bereits auf den Teilmonat umgerechnet wurde. Als Teillohnformel Option <keine> wählen.

8 Seite Stornierung oder Änderung eines AAG-Antrags Nachträgliche Änderung der Kalendereinträge Wenn ein AAG Antrag geändert werden muss, wird der ursprüngliche Antrag in Agenda LOHN automatisch storniert. 1. Einträge in der Fehlzeit im Register Kalender ändern. 2. Neuen AAG-Antrag mit dem Assistenten erstellen. = Der ursprüngliche AAG-Antrag wird automatisch storniert. Hinweis Eine Stornierung wird nur dann ausgelöst, wenn der erste AAG-Antrag an die Krankenkasse übermittelt wurde Teilweises Beschäftigungsverbot Um Beschäftigungsverbote in LOHN abzurechnen und Erstattungsanträge zu stellen, müssen das fortgezahlte Arbeitsentgelt und das laufende Entgelt getrennt erfasst werden. Beispiel Abrechnungsmonat: Juni 2017 Beschäftigungsverbot: Festes Monatsgehalt: 3.000,00 Lohnart: »Gehalt«1. Berechnung Laufendes Arbeitsentgelt (Dreißigstel-Methode) 3.000,00 : 30 Tage x 20 Tage = 2.000,00 Fortgezahltes Entgelt (Dreißigstel-Methode) 3.000,00 : 30 Tage x 10 Tage = 1.000,00

9 Seite 9 2. Lohnart anlegen»stammdaten Lohnarten«1. Lohnart 0005 auf eine neue Lohnartennummer kopieren. 2. Titel:»Lfd. Entgelt bei Beschäftigungsverb.«3. Eintrag <SV-pflichtige Lohnart bei AAG-Erstattung nicht berücksichtigen> im Feld»VWL/Direktversicherung«. 3. Fehlzeit erfassen»stammdaten Personaldaten Arbeitsnehmer öffnen Register: Kalender«. Erfassen Sie im Kalender die Fehlzeit mit einem dieser Kalenderschlüssel: 027»Beschäftigungsverbot individuell (ärztlich verordnet)«028»beschäftigungsverbot generell (betriebs-/arbeitsbedingt)«durch die Erfassung des Kalenderschlüssels wird im anschließenden AAG-Antrag die Option <Teilweise Beschäftigungsverbot> 10 aktiv.

10 Seite Gehaltsabrechnung»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Dialog«. 1. Löschen Sie bei Bedarf die bereits aus den Festbezügen erzeugte Dialogbuchung. 2. Erfassen Sie den Betrag des fortgezahlten Arbeitsentgelts (siehe Berechnung) 8 mit der Lohnart »Gehalt«im Dialog. 3. Erfassen Sie den Betrag des laufenden Arbeitsentgelts (siehe Berechnung) 8 mit der zuvor individuell angelegten Lohnart 9 im Dialog. Ausfallzeit / Fortgezahltes Arbeitsentgelt Die Ausfallzeit wird von der Krankenkasse erstattet. Die Lohnart 005 -»Gehalt«wird im AAG-Antrag zur Berechnung der Erstattung herangezogen. Deswegen muss das fortgezahlte Arbeitsentgelt mit der Lohnart »Gehalt«erfasst werden. Gearbeitete Arbeitszeit/laufendes Arbeitsentgelt Die gearbeitete Arbeitszeit soll nicht von der Krankenkasse erstattet werden. Deshalb muss das laufende Arbeitsentgelt mit der zuvor individuell angelegten Lohnart abgerechnet werden. 5. AAG-Erstattungsantrag Option <Teilweise generelles Beschäftigungsverbot> aktivieren.

11 Seite Anspruch auf Lohnfortzahlung in den ersten 4 Wochen Die Wartezeit kann unterdrückt werden. Gehen Sie wie folgt vor: Kalenderschlüssel 1 in den ersten vier Wochen ab Eintrittsdatum erfassen. 1. Kalender öffnen und ein Mal in den Kalender klicken. 2. Tastenkombination <Strg+Alt+W>. 3. Kontrollkästchen <keine Wartezeit> anhaken Nur volle Krankheitstage zählen bei Entgeltfortzahlung Hat der Arbeitnehmer am Tag der Erkrankung noch teilweise gearbeitet, wird der Tag nicht von der Krankenkasse erstattet. Auch bei der Berechnung der Sechs-Wochen-Frist wird ein nur teilweise abgeleisteter Arbeitstag nicht berücksichtigt. Die Fehlzeit»Krankheit mit Lohnfortzahlung«ist frühestens ab dem ersten vollen Krankheitstag zu erfassen.

12 Seite Rückmeldeverfahren für AAG-Erstattungsanträge Ab 2017 erhalten Sie zu jedem AAG-Antrag eine elektronische Rückmeldung der Krankenkassen. Wenn Rückmeldungen zum Abruf bereit stehen, erscheint eine Mitteilung aus dem Agenda-Rechenzentrum: Protokoll des Imports der AAG-Rückmeldungen Abgerufene AAG-Rückmeldungen werden beim Öffnen des entsprechenden Mandaten automatisch importiert.

13 Seite 13 Protokoll der Rückmeldungen gemäß Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Die Rückmeldungen je Personalnummer erhalten Sie unter»auswertungen I Allgemeine Auswertungen I Jahresordner I AAG-Erstattungsanträge«. Mögliche»Kennzeichen Feststellung«Kennzeichen Feststellung 1 - dem Antrag wurde vollständig entsprochen 2 - dem Antrag wurde teilweise entsprochen 3 - dem Antrag konnte nicht entsprochen werden

14 Seite 14 Gründe für eine Abweichung zum AAG-Antrag Grund Beschreibung 01 Erstattungssatz nicht korrekt 02 Erstattungszeitraum abweichend/außerhalb vom Beschäftigungszeitraum 03 Erstattung U1 über RV-BBG-Ost beantragt und auf RV-BBG-Ost reduziert (Satzungsregelung) 04 Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung) 05 Erstattungszeitraum fällt teilweise in den Bezug einer Entgeltersatzleistung 06 Erstattungszeitraum liegt teilweise im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung) 07 Erstattungszeitraum teilweise abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten) 08 Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde 09 Erstattungszeitraum liegt teilweise außerhalb vom Mutterschaftsgeldzeitraum 10 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt 11 GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt 12 GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt 13 Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume 14 Sonstige 15 Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden 16 Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigten feststellbar 17 Geringfügig Beschäftigter - Zuständigkeit Knappschaft-Bahn-See ( 2 Abs. 1 AAG) 18 Erstattungszeitraum ist verjährt ( 6 Abs. 1 AAG) 19 Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall 20 GSV-Beiträge bei U1-Erstattungen nicht erstattungsfähig (Satzungsregelung) 21 Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezugszeitraum einer Entgeltersatzleistung

15 Seite Erstattungszeitraum liegt vollständig im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung) 23 Für den Erstattungszeitraum besteht kein EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten) 24 Für den Erstattungszeitraum liegt kein Mutterschaftsgeldzeitraum vor 25 Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum 26 Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind 27 Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG 28 Fehlzeit bestand aufgrund Erkrankung des Kindes 29 Versagung wegen fehlender Mitwirkung ( 4 Abs. 1 AAG) 30 Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach 12 AAG 31 Beschäftigungsverbot liegt (teilweise) innerhalb einer Schutzfrist nach dem MuSchG 32 Es liegt kein Beschäftigungsverbot vor Eine Übersicht aller Abrufvorgänge des jeweiligen Mandanten erhalten Sie unter»transfer Kassenmeldungen Druck Importprotokoll Rückmeldungen«.

16 Seite AAG-Antrag für Stundenlöhner Um einen AAG-Antrag für Arbeitnehmer mit Stundenlohn mit dem AAG-Assistenten zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Kalender«2. Fehlzeit erfassen: Kalenderschlüssel 1 und Lohnart 122 -»Krankheit Lohnfortz. Std.«. 3. Öffnen Sie den AAG-Assistenten: <Erstattung AAG Krank und Mutterschaft>. 4. Teillohnformel: <Keine>.

17 Seite Im Feld»Selbst ermittelter Betrag für den gesamten Monat (hat Vorrang): «Betrag der Lohnfortzahlung erfassen. 6. Berechnung der Erstattung der Lohnfortzahlung. 7. <Weiter> und AAG-Assistent wie gewohnt abschließen.

18 Seite Wichtige Informationen Nr Mutterschaft in Agenda LOHN

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