Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version)

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1 Schnelleinstieg Digitales Belegbuchen (Mandanten-Version) Bereich: Cloud-Anwendungen - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Ersteinrichtung 2.1. Zugang zum Unternehmens-Portal einrichten 2.2. Agenda Online-Zertifikat anfordern 2.3. Digitales Belegbuchen einrichten 3. Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen 3.1. Belege scannen und übertragen 3.2. Belegdateien importieren und übertragen 3.3. Belege im Unternehmens-Portal hochladen 4. Funktionen im Unternehmens-Portal 4.1. Bereitgestellte Belege 4.2. Belegarchiv 4.3. Weitere Benutzer hinzufügen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info für Anwender beschreibt wie Sie das Digitale Belegbuchen an Ihrem PC einrichten und die buchführungsrelevanten Belege scannen oder importieren und an Ihren Berater übertragen. Ihre Belege durchlaufen im Agenda-Rechenzentrum eine Texterkennung, woraufhin automatisiert Buchungssatzvorschläge (z. B. Bruttoumsatz, Rechnungsnummer, Lieferant) für Ihren Berater erstellt werden.

3 Seite Ersteinrichtung Zugang zum Unternehmens-Portal einrichten Ihr Berater registriert Sie für die Nutzung der Cloud-Anwendung Digitales Belegbuchen. Sie erhalten von Ihrem Berater das Dokument»Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal«. Auf dem Dokument finden Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten und Ihren Freischaltcode für das Unternehmens-Portal. Wenn Sie bereits über einen Zugang verfügen, sind die nachfolgenden Schritte nicht erforderlich. Einstiegsvideo zum Unternehmens-Portal Vorgehensweise 1. Mit persönlichen Zugangsdaten auf agenda-unternehmens-portal.de anmelden. 2. Auf <Jetzt zusenden> klicken. 3. Auf den Link in der klicken und einloggen.

4 Seite 4 4. Neues Passwort erfassen und auf <Passwort ändern> klicken. 5. Auf <OK> klicken. Der Dialog zur Eingabe des Freischaltcodes öffnet sich automatisch. 6. Persönlichen Freischaltcode eingeben und auf <Weiter> klicken.

5 Seite 5 7. Auf <Hilfe öffnen> klicken. Im Hilfebereich finden Sie die weiterführenden Hilfedokumente für das Digitale Belegbuchen.

6 Seite Agenda Online-Zertifikat anfordern Vorgehensweise 1. Login im Unternehmens-Portal. 2. Benutzermenü öffnen und auf <Agenda Online-Zertifikat anfordern> klicken. 3. Auf <Jetzt anfordern> klicken. 4. Agenda Online-Zertifikat aus der auf dem PC speichern.

7 Seite Digitales Belegbuchen einrichten Voraussetzungen Sie haben von Ihrem Berater die Agenda Programm-DVD sowie die zur Installation notwendige Lizenzdatei (Keydisk.LIZ) erhalten und Agenda auf Ihrem PC installiert. Ihr Scanner verfügt über eine TWAIN-Schnittstelle und ist an Ihrem PC lokal z. B. via USB angeschlossen (erforderlich bei Scannen nicht bei Datei-Import). Weitere Empfehlungen für den Scanner. Sie haben mit dem Dokument»Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal«Ihren Zugang zum 3 Unternehmens-Portal eingerichtet und den Freischaltcode eingegeben. 1 Sie haben das Agenda Online-Zertifikat im Unternehmens-Portal angefordert und die Zertifikatsdatei (*.aoz) auf Ihrem PC gespeichert. Die Empfängerdaten (Steuerberater-Kdnr., Kanzleinr., Mandantennr.) auf dem Dokument»Zugangsdaten zum Unternehmens-Portal«liegen Ihnen vor. 1 Wenn Sie bereits über einen Zugang zum Unternehmens-Portal verfügen, sind diese Schritte nicht erforderlich. Vorgehensweise 1. Agenda ARBEITSPLATZ per Desktopverknüpfung starten. 2.»Bestand Mandant neu«. 3. Beliebige Mandantennummer eingeben, Kurzbezeichnung sowie Mandantenart erfassen und auf <Anlegen> klicken.

8 Seite 8 4. Adressdaten erfassen. 5. Auf Register»Mandat«klicken und Anwendung <Belegtransfer> aktivieren. 6. Auf klicken und Mandanten-Adressdaten mit Klick auf verlassen. 7. Im Menü»Anwendungen & Favoriten«auf»Belegtransfer (anlegen)«klicken.

9 Seite 9 8. Empfängerdaten Ihres Beraters eingeben. Hinweis Sie finden die Empfängerdaten auf dem Dokument»Zugangsdaten zum Unternehmens- Portal«, das Sie von Ihrem Berater erhalten haben. 9. Auf <Weiter> klicken. 10. Belegordner auswählen. Hinweis Ihre hochgeladenen Belege werden im Rechenzentrum in Belegordnern gespeichert. Beachten Sie, dass diese Belegordner bestimmten Buchungskreisen in der Finanzbuchführung entsprechen. Stimmen Sie ggf. mit Ihrem Berater ab, welche Belegordern verwendet werden sollen. 11. Auf <Fertigstellen> klicken. 10 Die Anwendung Belegtransfer wurde eingerichtet und steht zur Übertragung von Belegen bereit.

10 Seite Arbeiten mit dem Digitalen Belegbuchen Sie können entweder Belege scannen oder bereits gespeicherte Belege importieren Belege scannen und übertragen Folgende Scaneinstellungen werden empfohlen: Auflösung: 300 dpi Dateityp: PDF, optimal TiF/TIFF Farbeinstellung: Schwarz/Weiß Scannertyp/Einzug: Dokumenteneinzug Speichergröße: Max. 3 MB je Beleg Einzelbelege: mit max. 25 Seiten Vorgehensweise 1. Belegtransfer starten:»agenda ARBEITSPLATZ Anwendungen & Favoriten Belegtransfer«. 2. Auf»Belege scannen«klicken. 3. Angeschlossenen Scanner auswählen.

11 Seite Passenden Ziel-Belegordner auswählen. 5. Auf <Scannen> klicken. 6. Die gescannte Belege können anschließend bearbeitet werden: Aktion Symbol Drehen Reihenfolge ändern Heften/Entheften 7. Auf <Belege senden> klicken. 8. Login-Daten eingeben und auf <Login> klicken. Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Unternehmens-Portal. Das Agenda Online- Zertifikat haben Sie im Unternehmens-Portal angefordert und auf Ihrem PC gespeichert.

12 Seite 12 Hinweis zur Übertragungsgeschwindigkeit Die Übertragung Ihre Belege kann je nach Anzahl und Größe mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Ihre Belege durchlaufen im Rechenzentrum eine Texterkennung und stehen Ihrem Berater nach wenigen Minuten zum Abruf bereit. Die hochgeladenen Belege können im Unternehmens-Portal verwaltet und nachbearbeitet werden. Hinweise zum Scannen Sofern Ihr Scanner über einen Dokumenteneinzug verfügt und den mehrseitigen Scan unterstützt, können Sie in einem Scanvorgang auch mehrere Belege oder mehrseitige Belege einscannen. Wenn mehrseitige Belege eingescannt werden, können die einzelnen Seiten nachträglich geheftet werden. Für die optimale Texterkennung ist das Dateiformat TIFF erforderlich. Andere Dateitypen (z. B. PDF oder JPEG) sind möglich, die Texterkennung kann jedoch bei diesen Dateitypen nicht in vollem Umfang gewährleistet werden. Bestimmte Dateitypen können in der Funktion»Belege bearbeiten«eventuell in der Vorschau nicht eindeutig angezeigt werden. Nur Belege im TIFF-Format können in Belegtransfer geheftet werden. Wenn Sie Belege in einer höheren Auflösung als 300 dpi scannen, erhöht sich die Dateigröße der Belege und somit auch die Dauer der Übertragung an das Rechenzentrum! 18

13 Seite Belegdateien importieren und übertragen Folgende Belegeigenschaften werden empfohlen: Auflösung: 300 dpi Dateityp: PDF, optimal TiF/TIFF Farbeinstellung: Schwarz/Weiß Scannertyp/Einzug: Dokumenteneinzug Speichergröße: Max. 3 MB je Beleg Einzelbelege: mit max. 25 Seiten Weitere Hinweise zu Belegdateien 15 Vorgehensweise 1. Belegtransfer starten:»agenda ARBEITSPLATZ Anwendungen & Favoriten Belegtransfer«. 2. Auf»Belege importieren«klicken. 3. Ordner der gespeicherte Belege enthält über auswählen. 4. Passenden Ziel-Belegordner auswählen. 5. Gewünschte Belege per Haken auswählen. 6. Auf <Importieren> klicken. 7. Die importierten Belege können anschließend bearbeitet werden:

14 Seite 14 Aktion Symbol Drehen Reihenfolge ändern Heften/Entheften 8. Auf <Belege senden> klicken. 9. Login-Daten eingeben und auf <Login> klicken Hinweis Die Login-Daten entsprechen Ihrem Login im Unternehmens-Portal. Das Agenda Online- Zertifikat haben Sie im Unternehmens-Portal angefordert und auf Ihrem PC gespeichert.

15 Seite 15 Hinweis zur Übertragungsgeschwindigkeit Die Übertragung Ihre Belege kann je nach Anzahl und Größe mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Ihre Belege durchlaufen im Rechenzentrum eine Texterkennung und stehen Ihrem Berater nach wenigen Minuten zum Abruf bereit. Die hochgeladenen Belege können im Unternehmens-Portal verwaltet und nachbearbeitet werden. Hinweise zum Scannen Wenn mehrseitige Belegdateien importiert werden, können die einzelnen Seiten nachträglich geheftet bzw. entheftet werden. Für die optimale Texterkennung ist das Dateiformat TIFF erforderlich. Andere Dateitypen (z. B. PDF oder JPEG) sind möglich, die Texterkennung kann jedoch bei diesen Dateitypen nicht in vollem Umfang gewährleistet werden. Bestimmte Dateitypen können in der Funktion»Belege bearbeiten«eventuell in der Vorschau nicht eindeutig angezeigt werden. Nur Belege im TIFF-Format können in Belegtransfer geheftet werden. Wenn Sie Belege größer als 3 MB oder mit einer höheren Auflösung als 300 dpi importieren, erhöht sich die Dauer der Übertragung an das Rechenzentrum! 18

16 Seite Belege im Unternehmens-Portal hochladen Sie können Ihre buchführungsrelevanten Belege auch direkt im Unternehmens-Portal importieren. Die Installation des Agenda-Systems ist hierfür nicht erforderlich. Vorgehensweise 1. Login: agenda-unternehmens-portal.de 2. Belege Importieren. 3. Kanzlei und Mandant auswählen. 4. Belegordner auswählen, in den Sie Belege importieren möchten, z. B.»Kasse«. 5. Auf klicken. 6. Belege per Drag & Drop ablegen. Hinweis Beachten Sie bei der Auswahl der Beleg-Dateien, dass nur folgende Dateitypen importiert werden können: PDF, TIF, TIFF, JPG, JPEG BMP, PNG, GIF

17 Seite Belege mit Klick auf <OK> hochladen. Ihre Belege werden für die Anzeige im Unternehmens-Portal optimiert. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 8. Auf <OK> klicken. 9. Ggf. Reihenfolge der hochgeladenen Belege über verändern. 10. Belege anschließend mit Klick auf bereitstellen. 11. Weitere Belegordner auswählen, die Sie bereitstellen möchten. 12. Option aktivieren und E-Adresse eingeben, um Belegempfänger zu benachrichtigen. 13.Auf <Bereitstellen> klicken. Ihre Belege durchlaufen eine Texterkennung, woraufhin automatisiert Buchungssatzvorschläge für Ihren Berater erstellt werden. Die Belege stehen innerhalb von 10 Minuten im Bereich»Bereitgestellte Belege«zur Abholung bereit.

18 Seite Funktionen im Unternehmens-Portal Im Unternehmens-Portal können Sie die hochgeladenen Belege verwalten und nachbearbeiten. Website: agenda-unternehmens-portal.de 4.1. Bereitgestellte Belege Im Bereich»Bereitgestellte Belege«sehen Sie Ihre hochgeladenen Belege. Im Rechenzentrum durchläuft jeder Beleg eine Texterkennung. Der Beleg steht innerhalb weniger Minuten dem Steuerberater zur Abholung bereit. Beachten Sie Folgendes: In der Spalte»Status«sehen Sie, ob ein Beleg bereits abgeholt bzw. verbucht wurde. Falls bei der automatischen Texterkennung nicht alle Daten erkannt wurden, können Sie hier den Beleg nachbearbeiten. Solange der Beleg von Ihrem Berater noch nicht abgeholt wurde, ist eine Bearbeitung einzelner Felder möglich. Doppelklicken Sie auf den Beleg, um die Bearbeitung zu öffnen. Sie können hochgeladene Belege aus dem Posteingang löschen. Diese Belege stehen Ihrem Berater dann nicht mehr zum Abruf bereit. Die gelöschten Belege landen im»papierkorb« Belegarchiv Im Belegarchiv finden Sie alle verbuchten Belege (Status»Verbucht«). Beachten Sie Folgendes: Bei einem bereits verbuchten Beleg können die Datenfelder nur noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Trotz elektronischer Ablage im Belegarchiv müssen die Originale (Papierbelege) weiterhin entsprechend den gesetzlichen Regelungen aufbewahrt werden Weitere Benutzer hinzufügen Sie können weitere Benutzer zur Cloud-Anwendung Digitales Belegbuchen hinzufügen. Die Benutzer erhalten Ihre persönliche Zugangsdaten und Ihr persönliches Agenda Online-Zertifikat per . Nr Agenda Unternehmens-Portal

19 Seite Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg BELEGTRANSFER Nr Agenda Unternehmens-Portal

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