Sparkasse Bonndorf-Stühlingen

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1 Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Ab dem wird der nationale bargeldlose Zahlungsverkehr durch die SEPA-Zahlverfahren abgelöst: Alle Überweisungen und Lastschriften in EURO auch innerhalb Deutschlands sind dann nach europaweit einheitlichen Verfahren vorzunehmen. Im Hinblick auf den damit verbundenen Anpassungsbedarf ist es erforderlich, die Umsetzung der neuen SEPA-Zahlverfahren möglichst frühzeitig zu planen. Die vorliegende Checkliste soll Ihnen bei den notwendigen Umstellungsarbeiten helfen. Diese wurde für Sie auf Basis Ihrer Angaben auf unserer Internetseite zusammengestellt: Ihr Verein verwendet Überweisungen und Lastschriften und reicht Lastschriften auch beleghaft ein. Bitte beachten Sie auch: Diese Checkliste kann nur eine erste Orientierung für den mit der SEPA-Migration verbundenen Aufwand liefern. Bitte nutzen Sie weitere Informationen zur SEPA-Migration im Internet-Angebot der. Oder vereinbaren Sie gleich einen Termin mit Ihrem Kundenberater. Wir werden Ihnen alle Fragen zur bevorstehenden Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs erklären und Sie individuell beraten. Stand: SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Seite 1 von 5

2 1. Computer- bzw. EDV-Systeme anpassen Prüfen Sie die SEPA-Fähigkeit des genutzten Vereinsverwaltungsprogramms. Wird der SEPA-Zahlungsverkehr unterstützt? Ist es möglich, die Gläubiger-Identifikationsnummer zu hinterlegen? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Hinweis: Sowohl windata, S-Verein als auch SPG-Verein sind bereits SEPA-fähig. Wenn Sie eines dieser Programme nutzen, können Sie die o. g. Fragen mit Ja beantworten. Eventuell ist jedoch ein Update auf eine neuere Version notwendig. SEPA-Lastschriften können ausschließlich elektronisch bei der Sparkasse eingereicht werden. Datenträger (Diskette, USB-Stick, CD, etc.) können nicht mehr verarbeitet werden. SEPA- Zahlungsverkehrsaufträge können Sie jederzeit über das Internetportal verarbeiten. Dabei können Sie die Zahlungen in einer Zahlungsmaske erfassen oder den Datei-Import für Zahlungsverkehrsdateien nutzen. Gerne beraten wir Sie auch zu unseren Online-Banking- Programmen. Konvertieren Sie vorhandene Kundenkennungen (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (zum Beispiel mit dem IBAN-Rechner oder dem SEPA-Account-Converter, den Sie im Online- Angebot der Sparkasse finden). Bei nichtkonvertierbaren Kundenkennungen: Erfragen Sie IBAN und BIC von Vereinsmitgliedern und ggf. Dritten. Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf 140 Zeichen. 2. IBAN und BIC in Vereinskorrespondenz aufnehmen Passen Sie Rechnungen an (ggf. Vorabinformationen zum Lastschrifteinzug integrieren, siehe Ziffer 4). Passen Sie Mahnungen und weiteren Schriftverkehr mit Kontendatenbezug an. Prüfen Sie ggf. weitere Kommunikationsmittel. 3. Umstellung auf die SEPA-Überweisung organisieren Nutzen Sie IBAN und BIC als Kundenkennung. Statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl nutzen Sie zukünftig die IBAN. Diese ist leicht zu merken, denn sie besteht aus der 10-stelligen Kontonummer und der 8-stelligen Bankleitzahl, zusammen mit dem Ländercode DE für Deutschland und einer 2-stelligen Prüfziffer. Das heißt: Bis auf vier Zeichen ist Ihnen Ihre eigene IBAN bereits vertraut. (Beispiel siehe nächste Seite) Stand: SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Seite 2 von 5

3 Beispiel für IBAN: Ihre bisherige Kontonummer: Bankleitzahl Ihres Kreditinstituts: Ihre IBAN: DE Ländercode Prüfziffer Ihre Bankleitzahl Ihre Kontonummer (10-stellig) Unser Tipp! Verwenden Sie bereits jetzt die neue Kundenkennung mit IBAN und BIC SEPA gibt für die Beauftragung von Zahlungen unterschiedliche Fristen hinsichtlich der Verwendung des BIC vor: Bis zum 31. Januar 2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 können nationale Zahlungen nur mit der IBAN beauftragt werden, die Angabe des BIC ist optional. Ab dem 1. Februar 2016 können auch grenzüberschreitende Zahlungen in andere EWR-Staaten nur mit der IBAN beauftragt werden. Die Sparkasse bietet Ihnen verschiedene Konvertierungshilfen (z. B. IBAN-Rechner oder SEPA- Account-Converter) über unsere Internetseite an, mit denen nationale Kontodaten automatisiert auf IBAN und BIC umgestellt werden können. Um Vereinsmitgliedern und Ihnen den Zahlungsverkehr zu erleichtern, sollten Sie Ihre eigene Kundenkennung (IBAN und BIC) auf Geschäftsbriefen und Rechnungen stets angegeben. Bei vorgedruckten Briefbögen empfiehlt sich ein zeitnaher Austausch vor Februar Stand: SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Seite 3 von 5

4 4. Umstellung auf die SEPA-Lastschrift organisieren Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. Die Gläubiger-Identifikationsnummer kann bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden kostenfrei und ausschließlich über ein Online-Formular: Bei der Rechtsform wählen Sie: als eingetragener Verein (e.v.) Juristische Personen des Privatrechts, als nicht eingetragene Vereine Personenvereinigungen. Schließen Sie neue Inkassovereinbarungen für das SEPA-Lastschriftverfahren mit Ihrer Sparkasse ab. (Hierzu wird die Gläubiger-ID nachweislich benötigt!) Bauen Sie eine Mandatsverwaltung auf und legen Sie eine Systematik für die Mandatreferenz fest. Vergeben Sie eindeutige und individuelle Mandatsreferenznummern. Unser Tipp! Was Sie beim Aufbau einer Mandastsverwaltung beachten müssen Eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren liegt im Aufbau einer Mandatsverwaltung, also der Verwaltung aller SEPA-Lastschriftmandate und der Abwicklung des Lastschrifteneinzugs. In Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer dient die Mandatsreferenz der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Mithilfe der eindeutigen Mandatsreferenz (s. u.) müssen Sie für jedes Mandat nachvollziehen können, wann es erteilt wurde, welche Zahlungen damit erfolgt sind und ob es Rücklastschriften gegeben hat. Grundsätzlich muss das erteilte SEPA-Lastschriftmandat inklusive der Änderungen auch im Original oder in der gesetzlich zugelassenen Art und Weise aufbewahrt werden. Nach Erlöschen eines SEPA- Lastschriftmandats für einen Zeitraum von 14 Monaten, gerechnet vom letzten Einzugsdatum, aufzubewahren. Soll durch die beteiligten Banken die Autorisierung von Lastschriften geprüft werden, so dürfen diese Banken von Ihnen eine Mandatskopie anfordern, die Sie innerhalb von sieben Bankgeschäftstagen zur Verfügung stellen müssen. Planen Sie die Systematik für die Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz kann dem Vereinsmitglied bereits auf dem Mandatsformular mitgeteilt oder nachträglich bekannt gegeben werden. Legen Sie also möglichst zeitnah ein System für die künftige, verpflichtende Vergabe einer einheitlichen und eindeutigen Mandatsreferenz für Ihre Mitglieder fest. Dabei können Sie bereits bestehende Mitgliedsnummern verwenden. Alternativ können Sie auch die Mitgliedsnamen verwenden oder eine eigene Systematik aufbauen. Beachten Sie dabei, dass die Mandatsreferenz aus maximal 35 Stellen bestehen darf, die Sie mit Buchstaben und Zahlen sowie folgenden Sonderzeichen füllen können: 0-9 A-Z a-z :?, -( +. ) /. Umlaute und Leerzeichen sind nicht zugelassen. Stand: SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Seite 4 von 5

5 Stellen Sie Einzugsermächtigungen um. Unser Tipp! Was Sie bei der Migration von Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate für das SEPA- Basis-Lastschriftverfahren beachten müssen Die Deutsche Kreditwirtschaft unterstützt die Weiternutzung der bestehenden Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandate im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Vor Umstellung auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren müssen Sie das Vereinsmitglied schriftlich über den Verfahrenswechsel informieren und dabei folgende Angaben machen: Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Beginn des ersten Einzugs (Umstellungszeitpunkt oder Ereignis wie z. B. nächster Lastschrifteinzug ). Die Informationen können Sie zum Beispiel im Rahmen des Lastschrift-Einzugs in den Verwendungszweckszeilen unterbringen. Diese werden dann auf dem Kontoauszug für die Mitglieder ersichtlich. Sie können auch andere Anlässe nutzen, zum Beispiel eine allgemeine Mitgliederinformation, Vorstellung neuer Vorstandsmitglieder oder das Protokoll der Mitgliederversammlung. Dokumentieren Sie, ab wann der Einzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren erfolgt und wie die jeweilige Mandatsreferenz lautet. Als Datum der Unterschrift im SEPA-Lastschriftmandat verwenden Sie das Datum der Information an das Vereinsmitglied über den Verfahrenswechsel. 5. Mitgliedsantrag anpassen Nutzen Sie Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate (Mustervordrucke sind bei Ihrer Sparkasse erhältlich). Treffen Sie Regelungen zur Erstellung und zum Versand der Vorabankündigung an Zahlungspflichtige. Soweit nicht anders vereinbart, ist das Vereinsmitglied mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift über die Belastung seines Kontos zu informieren (z. B. in Form einer Rechnung oder eines Mitgliedsantrages). Tipp: Vermerken Sie die Vorabankündigung einfach auf Ihren Beitrittserklärungen. Beachten Sie die neuen Einreichungsfristen bei der Weiterleitung und Vorlage von Zahlungsverkehrsdateien (entsprechend der Inkassovereinbarung mit Ihrer Sparkasse). Weitere Fragen klären wir mit Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit Ihrem Kundenberater! Stand: SEPA-Zahlverfahren Checkliste für Vereine Lastschrift beleghaft Seite 5 von 5

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