Checkliste zur SEPA-Umstellung für Firmenkunden

Transkript

1 Was ist zu tun Hinweise & Empfehlungen Status 1 Organisation SEPA-Verantwortlichen benennen. Benennen Sie eine Person, die die Umstellung auf das SEPA Verfahren in Ihrem Haus betreut und so den Überblick behält, was schon erledigt ist und was noch zu tun bleibt. Neue Kontokennungen IBAN und BIC beschaffen. Geschäftsunterlagen anpassen. Analysieren Sie Struktur und Prozesse Ihres Zahlungsverkehrs, um Aufgaben und Umfang bei der Umstellung auf SEPA besser einschätzen zu können und fertigen Sie einen Umsetzungszeitplan an. Ihre Kontonummer und BLZ wird durch die neuen Kontokennungen IBAN und BIC ersetzt. Hier finden Sie Ihre IBAN und BIC: - auf der Rückseite Ihrer VR-Bankcard - neben dem Anschriftsfeld Ihrer Kontoauszüge - in ihrem Onlinebanking Kontokennungen Ihrer Geschäftspartner erhalten Sie: - auf dem Geschäftspapier und den Rechnungen Ihrer Partner - für Konten der VR-Bank Spangenberg- Morschen eg mit dem IBAN-Rechner - für alle Konten anderer Banken mit dem IBAN-Konverter Je nach Geschäftspartner kann es einfacher sein, deren IBAN & BIC schriftlich oder telefonisch zu erfragen. Durch die Aufnahme von IBAN und BIC auf Ihren Geschäftsunterlagen erleichtern Sie Ihren Partnern die frühzeitige Umstellung auf SEPA. Ergänzung der Kontoverbindung mit den SEPA- Informationen auf der Website des Unternehmens. Bei Verwendung von Zahlscheinen auf SEPA- Format umstellen. Ggf. Vorlagen bearbeiten. IBAN-Rechner und Konverter finden Sie auf unserer Homepage Seite 1 von 4

2 2 EDV-Systeme SEPA-Fähigkeit der eingesetzten Software prüfen. 3 Zahlungsverkehr SEPA-Überweisung. Sie ziehen Lastschriften von Ihren Kunden ein. Gläubiger- Identifikationsnummer für das SEPA- Lastschriftverfahren beantragen. Überprüfen Sie die von Ihnen eingesetzte Software (Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungsund Bankingsoftware) auf Ihre SEPA-Fähigkeit und die Unterstützung des hierfür notwendigen XML- Dateistandards. Erfragen Sie die Informationen beim Hersteller und führen Sie evtl. notwendige Updates aus - ggf. Alternativen anschaffen. Sie verwenden Überweisungen mit speziellen Textschlüsseln z.b. für Löhne und Gehälter. Diese Textschlüssel werden bei SEPA durch die sogenannten purpose-codes ersetzt. Eine Aufstellung der purpose-codes erhalten Sie von gerne von uns. Zur Einreichung von SEPA-Lastschriften benötigen Sie: - Eine SEPA-fähige Zahlungsverkehrssoftware oder einen ebanking-zugang (SEPA- Lastschriften gibt es nicht mehr als Beleg) - Eine Gläubiger-Identifikationsnummer - Gültige SEPA-Lastschriftmandate - Ausführungsfristen ihrer Bank, damit Fälligkeitstermine eingehalten werden Um das SEPA-Lastschriftverfahren verwenden zu können, benötigen Sie eine Gläubiger- Identifikationsnummer der Bundesbank. Weitere Informationen, sowie die Beantragung der Gläubiger-ID (CI Creditor Identifier) finden Sie hier: Denken Sie daran uns Ihre Gläubiger-ID mitzuteilen, damit wir sie in unserem Bankensystem hinterlegen können, denn sonst funktionieren keine Lastschriften. Seite 2 von 4

3 Neue Inkassovereinbarung unterzeichnen. SEPA-Lastschriftmandate einholen. Ggf. SEPA-Firmenlastschriftmandat an Bank weiterleiten. Mandatsreferenz festlegen. Umwidmung / Wandlung von Einzugermächtigungen. Im Rahmen der SEPA-Umstellung muss eine neue Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften unterzeichnet werden, welche die SEPA-Lastschriften einschließt. Statt der bisherigen Einzugsermächtigung benötigen Sie ein neues SEPA-Lastschriftmandat auf dem zusätzlich die folgenden Angaben vermerkt sind: - Gläubiger-ID des Kreditors - Mandatsreferenz (z.b. Kundennummer, Rechnungsnummer, ) Muster-Mandate finden Sie auf unserer Website: Bei der Nutzung der SEPA-Firmenlastschrift muss der Zahlungspflichtige seiner Bank eine Kopie des Mandates zur Verfügung stellen, damit es im Banksystem hinterlegt werden kann. Achtung: Für SEPA-Firmenlastschriftmandate gibt es vom European Payments Council (EPC) klare Richtlinien, was ein SEPA-Firmenlastschriftmandat beinhalten muss. Die Mandate können sonst von der Bank abgelehnt werden (siehe Anhang). Jedes Mandat wird durch eine eindeutige, einmalige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese in Ihrem Unternehmen gestaltet sein sollen. Hier kann z.b. die Kundennummer verwendet werden. Aber auch Vertrags oder Rechnungsnummern. Einzugsermächtigungen können in Mandate umgewidmet werden wenn sie Ihnen schriftlich Einzugsermächtigung vorliegen. Hierzu muss, der Zahlungsempfänger dem Zahlungspflichtigen lediglich unter Angabe der relevanten Informationen über die Wandlung unterrichten. Beachten Sie, dass bei einer Umwidmung als Mandatsdatum das Datum der Umwidmung gilt - nicht das der Einzugsermächtigung. Seite 3 von 4

4 Fortsetzung Umwidmung / Wandlung von Einzugsermächtigungen Entsprechende Musteranschreiben zur Umwidmung finden Sie auf unserer Homepage: Achtung: Abbuchungsaufträge können nicht gewandelt werden und müssen als neue SEPA- Firmenlastschriftmandate vereinbart werden. Beachten Sie hierbei die EPC-Richtlinien für SEPA- Firmenlastschriftmandate Die SEPA-Firmenlastschrift Ein Lastschriftverfahren speziell für Firmen ohne Möglichkeit der Rückbuchung und kürzeren Ausführungszeiten von nur 2 Bankarbeitstagen. Benachrichtigungs- und Ausführungsfristen beachten. Aufbewahrung der Mandate organisieren Beachten Sie, dass eine SEPA-Firmenlastschrift nur zwischen Firmen verwendet werden kann, nicht aber mit natürlichen Personen. Bei SEPA-Lastschriften ist der Zahlungspflichtige, sofern nicht anders vereinbart, mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift darüber zu informieren (Prenotification). Dies kann zum Beispiel in Form einer Rechnung oder eines Lieferscheins erfolgen. Beachten Sie, dass bei der Einreichung von Lastschriftdateien an die Bank Ausführungsfristen eingehalten werden müssen: - bei Erst- und Einmallastschriften 6 Bankarbeitstage - bei Folgelastschriften 3 Bankarbeitstage. - bei der SEPA-Firmenlastschrift generell 2 Bankarbeitstage Sie als Zahlungsempfänger müssen die Mandate im Streitfall bis zu 13 Monate nach der Lastschrift vorweisen können, da es sonst zu einer Rückbuchung kommen kann. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. Hinweis: Bei der SEPA-Firmenlastschrift sind keine Rückbuchungen möglich. jeweils vor Fälligkeitsdatum! Seite 4 von 4

5 EPC Date issued: 18 April 2011 EPC SEPA Business-to-Business Direct Debit Mandate Illustration Source: SDD B2B Rulebook, Section The SDD Core Rulebook is available on the website of the European Payments Council (EPC) at / SEPA Direct Debit/ SEPA Business to Business Direct Debit Scheme (SDD B2B) SEPA Business-to-Business Direct Debit Mandate Mandate reference - to be completed by the creditor CREDITOR'S NAME & LOGO By signing this mandate form, you authorise (A) {NAME OF CREDITOR} to send instructions to your bank to debit your account and (B) your bank to debit your account in accordance with the instructions from {NAME OF CREDITOR}. This mandate is only intended for business-to-business transactions. You are not entitled to a refund from your bank after your account has been debited, but you are entitled to request your bank not to debit your account up until the day on which the payment is due. Please complete all the fields marked *. Your name * 1 Your name Name of the debtor(s) Name of the debtor(s) Your address * 2 Your address * 3 * 4 Your account number * 5 Your account number Account number - IBAN Account number - IBAN * 6 SWIFT BIC Creditor's name * 7 Creditor's name Creditor name Creditor name * 8 Creditor Identifier Creditor Identifier * 9 Sreet name and number * 10 * 11 Type of payment * Recurrent payment or One-off payment 12 Type of payment Recurrent payment or One-off payment or town in which you are Date * D D M M Y Y 13 signing Location Date or town in which you are Location signing Please sign here * Signature(s) Signatures Details regarding the underlying relationship between the Creditor and the Debtor - for information purposes only. Details regarding the underlying relationship between the Creditor and the Debtor - for information purposes only. Debtor identification code 14 Debtor identification code For business users: write any code number here which you wish to have quoted by your bank. For business users: write any code number here which you wish to have quoted by your bank. Person on whose behalf 15 payment is made Name of the Debtor Reference Party: If you are making a payment in respect of an arrangement between {NAME OF CREDITOR} and another person (e.g. where you are paying the other person's bill) please write the other person's name here. If you are paying on your own behalf, leave blank. Person on whose behalf Debtor Reference Party: If you are making a payment in respect of an arrangement between {NAME OF CREDITOR} and another payment is made person (e.g. where you are paying the other person's bill) please write the other person's name here. If you are paying on your own behalf, leave blank. 16 Identification code of the Debtor Reference Party Identification code of the Debtor Reference Party Party on whose behalf the 17 Creditor collects the payment Name of the Creditor reference party: Creditor must complete this section if collecting payment on behalf of another party. Name of the Creditor reference party: Creditor must complete this section if collecting payment on behalf of another party. 18 Identification code of the Creditor Reference Party Identification code of the Creditor Reference Party In respect of the contract 19 In respect of the contract: Identification number of the underlying contract Identification number of the underlying contract Description of contract Description of contract 20 Please return to: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Creditor's use only XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ConseilEuropéen despaiem entsaisbl Av. de Tervueren 12 B 1040 Brussels Tel: Fax: Enterprise N secretariat@europeanpaymentscouncil.eu