Verfahrensregeln für Repräsentationsaufwendungen

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2 Verfahrensregeln für Repräsentationsaufwendungen Ziel und Zweck: Die vorliegende Verfahrensbeschreibung dient dazu, den bestehenden Rahmen für die Erstattung von Bewirtungsund sonstigen Repräsentationsaufwendungen zu konkretisieren. Anwendung/Geltungsbereich: Gesamte MHH Verantwortlichkeit: Ressort Wirtschaftsführung und Administration, Beauftragter für den Haushalt ( 9 LHO) Inhaltsverzeichnis: A. Grundsätze B. Aufmerksamkeiten in geringem Umfang C. Finanzierung D. Unter bestimmten Voraussetzungen zulässige/erstattungsfähige Repräsentationsaufwendungen E. Nicht zulässige/erstattungsfähige Repräsentationsaufwendungen F. Ablauf der Zahlung/Erstattung von Repräsentationsaufwendungen Beschreibung: A. Grundsätze Repräsentationsaufwendungen sind Aufwendungen für Speisen und Getränke sowie andere repräsentative Zwecke, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der MHH für die Bewirtung von Gästen und Mitarbeiter/innen entstehen. Dabei kann es sich um externe Bewirtung (z. B. Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in Räumen der MHH handeln. Ausgaben für Bewirtung und sonstige Repräsentationszwecke, die durch Einrichtungen der öffentlichen Hand wie der MHH als Landesbetrieb geleistet werden, unterliegen in ganz besonderem Maß der kritischen Betrachtung durch die Öffentlichkeit sowie der Finanzkontrollbehörden. Die in privatwirtschaftlichen Unternehmen mögliche Praxis der Kontaktpflege kann bei der maßgeblich aus Zuschüssen des Landes finanzierten MHH nicht als Vergleichsmaßstab herangezogen werden. Bei der Verausgabung von Repräsentationsaufwendungen sind daher folgende allgemeine Grundsätze zu beachten: 1. Außenwirkung Grundsätzlich können nur Ausgaben zur Repräsentation und Kontaktpflege getätigt werden, deren Wirkung eindeutig nach außen gerichtet ist. Ein Indiz dafür ist die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises. Hier muss die Anzahl der externen Teilnehmer, die nicht Bedienstete der MHH sind, deutlich überwiegen. Seite 1 / 6

3 2. Dienstlicher Zweck Die Aufwendungen müssen unmittelbar mit einem konkreten dienstlichen Vorhaben zusammenhängen und dessen Zielen dienen. Veranstaltungen geselliger Art (Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, etc., siehe D.) können nicht finanziert werden. 3. Angemessener Rahmen Die Aufwendungen müssen sich in einem sozial üblichen, dem verfolgten Zweck angemessenen Rahmen halten und gegenüber dem inhaltlichen Ziel des Vorhabens von untergeordneter Bedeutung sein. 4. Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ( 7 Abs. 1 Landeshaushaltsordnung Niedersachsen) Dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach 7 Abs. 1 LHO ist bezüglich Abgrenzung des Personenkreises, Wahl der Veranstaltungsstätte sowie Festlegung des Ablaufs maßgeblich Rechnung zu tragen. Bei der Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen, Symposien, Kongressen etc. sind grundsätzlich kostendeckende Teilnehmerbeiträge zu erheben. B. Aufmerksamkeiten in geringem Umfang Von den Repräsentationsaufwendungen abzugrenzen sind übliche Gesten der Höflichkeit, wie das Anbieten von Mineralwasser, Kaffee und Tee in Besprechungen mit externen Gästen. Aufwendungen hierfür sind keine Bewirtung, sondern laufende Betriebsaufwendungen, die durch die Kostenstelle der jeweiligen Abteilung getragen werden können. Bei wichtigen auswärtigen Gästen zählen auch Kleingebäck, Obst und Säfte zu diesen Betriebsaufwendungen. Wie bei den Repräsentationsaufwendungen müssen auch diese Ausgaben den originären Aufgaben nach 1 der Grundordnung der MHH (siehe Intranet, Organisationshandbuch, Buchstabe G) dienen. Beispiele: Informationsveranstaltungen Akkreditierungsveranstaltungen Dienstbesprechungen mit Externen (z. B. Besuche von Firmen, Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen oder Kliniken und Instituten) Die Aufwendungen für derartige Aufmerksamkeiten sind zentral über das Sachkonto/die Kostenart Aufmerksamkeiten gegenüber Dritten unter Verwendung der Abteilungskostenstelle zu erfassen. Kaffee, Wasser usw. für den eigenen Verbrauch ist weiterhin selbst bzw. durch eine private Kaffeekasse zu finanzieren. Seite 2 / 6

4 C. Finanzierung Bezüglich der Finanzierung von Repräsentationsaufwendungen gelten folgende Regelungen: Kostenstellen (7-stellig) Eine Erstattung von Bewirtungs- und sonstigen Repräsentationsaufwendungen ist grundsätzlich nicht zulässig. Da sich die MHH bei besonderen Anlässen gewissen Repräsentationspflichten nicht entziehen kann, verfügen allein die Mitglieder des Präsidiums über ein Budget, das Bewirtungs- und sonstige Repräsentationsaufwendungen zulässt. Wichtiger Hinweis: Diese Regelung gilt auch für alle Kostenstellen für vom Präsidium gesetzte Anreizsysteme (LOM oder Add-on). Drittmittelfonds (8-stellig) Unter Umständen ist eine Übernahme oder Erstattung von Bewirtungskosten aus Drittmitteln möglich (1er Fonds). Alle Drittmittel, unabhängig ihrer Herkunft (private oder öffentliche Geldgeber), unterliegen in der Bewirtschaftung jedoch denselben gesetzlichen Bestimmungen wie Landesmittel. Die unter A. aufgeführten Grundsätze sind daher in gleicher Weise zu beachten. Notwendige und zulässige Bewirtungs- und Repräsentationsaufgaben (siehe D.) sind vorrangig aus folgenden Mitteln zu leisten: 1. Drittmittel mit Zweckbindung, d. h. die für den unmittelbaren Bewirtungs- und Repräsentationsanlass eingeworben wurden In diesen Fällen lassen die Vertrags- bzw. Bewilligungsbedingungen ausdrücklich die Verausgabung von Bewirtungs- und sonstigen Repräsentationsaufwendungen zu. Die Erstattung richtet sich dann nach der Bewilligung und dem dazu gehörenden Finanzierungsplan. Sofern die entsprechende Verausgabung in den Vertrags- bzw. Bewilligungsbedingungen nicht ausdrücklich zugelassen wird, ist vor Eingehen der Verpflichtung schriftlich verbindlich zu klären, ob der Drittmittelgeber mit der Erstattung von Bewirtungskosten aus den Drittmitteln einverstanden ist. 2. Drittmittel ohne Zweckbindung Hierunter fallen Drittmittel, bei denen der Drittmittelgeber keine Zweckbindung vorgegeben hat. Zu diesen Mitteln zählen insbesondere auch Restemittel aus wirtschaftlichen Projekten. Diese Mittel dürfen verwendet werden, wenn die Bewirtung in unmittelbarem Zusammenhang mit einer Aufgabe nach 1 der Grundordnung der MHH (siehe Intranet, Organisationshandbuch, Buchstabe G) steht. Wichtiger Hinweis: Spenden, für die die MHH eine Zuwendungsbestätigung ausstellt, sind ausschließlich zur Förderung von Wissenschaft und Forschung bzw. zur Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens und der öffentlichen Gesundheitspflege zu verwenden. Eine Finanzierung von Bewirtungskosten aus Spendenmitteln kommt somit lediglich dann in Betracht, wenn die Spende ohne jede Zweckbindung erfolgt ist und auf die Erstellung einer Zuwendungsbestätigung Seite 3 / 6

5 ausdrücklich schriftlich verzichtet wird. Eine solche Spende ist dann aber für den Spender steuerlich nicht abzugsfähig. D. Unter bestimmten Voraussetzungen zulässige/erstattungsfähige Repräsentationsaufwendungen Bei folgenden Anlässen können Bewirtungen aus Drittmitteln oder Spenden ohne jede Zweckbindung (1er Fonds, 8-stellig) finanziert werden: Öffentlichkeitsarbeit Förderung der internationalen Zusammenarbeit Pflege von Kontakten mit der Wirtschaft zur Förderung von Wissens- und Technologietransfer, einschließlich der Einwerbung von Drittmitteln und Kooperationen Anlässe von besonderem dienstlichen Interesse wie z. B. im Rahmen von Akkreditierungs- und Auditverfahren Beispiele: Internationale Kooperationen, in deren Rahmen oftmals gegenseitige Bewirtungen üblich sind Besuche von hochrangigen ausländischen Wissenschaftler/innen Einladung von Gästen, die in Seminaren der MHH Vorträge halten ohne dafür ein Honorar zu erhalten, d. h. die Bewirtung soll die Vergütung ersetzen (auf dem Rechnungsbeleg ist kenntlich zu machen und zu bestätigen, dass der Vortragende kein Honorar erhält). Veranstaltungen wie Symposien, Kongresse, Begutachtungen, Seminare etc., die als Bestandteile des Programms Bewirtungsaufwand beinhalten (Pausen, Mittag- und/oder Abendessen) können vorbehaltlich der Zustimmung des Drittmittelgebers die Bewirtung aller Teilnehmer beinhalten, unabhängig vom Verhältnis externer und interner Teilnehmer/innen. Der Auszahlungsanweisung sind als begründende Unterlagen neben den Originalrechnungen das wissenschaftliche Programm sowie die Liste der Teilnehmenden beizufügen. Bei Veranstaltungen, bei denen Teilnehmergebühren erhoben werden, können aus den Teilnehmergebühren sämtliche Bewirtungs- und sonstige aus Dritt- und Landesmittel nicht finanzierbare Veranstaltungsaufwendungen (wie z. B. Kosten eines Rahmenprogramms für die Veranstaltung) finanziert werden. Voraussetzung ist, dass die Teilnehmergebühren ggf. zzgl. verfügbarer Finanzierungsanteile aus anderen Finanzquellen diese Bewirtungs- und Veranstaltungskosten (einschließlich Umsatzsteuer) vollständig decken. Seite 4 / 6

6 E. Nicht zulässige/erstattungsfähige Repräsentationsaufwendungen Insbesondere für folgende Anlässe ist die Verausgabung von Repräsentationsaufwendungen nicht zulässig: Repräsentationsausgaben, Beförderungs- und Bewirtungskosten im Zusammenhang mit Veranstaltungen rein geselliger Art, wie o Weihnachtsfeiern o Betriebsausflüge oder ähnliche Veranstaltungen o Geburtstagsfeiern o Dienstjubiläumsfeiern o Ehemaligentreffen Veranstaltungen rein geselliger Art mit der Zielsetzung einer teambildenden Maßnahme bzw. der Honorierung besonderer Leistungen Examens- oder Promotionsfeiern Feiern bei Antrittsvorlesungen (PD und Prof.) Imbiss bei Veranstaltungen, die sich in erster Linie an MHH-interne Teilnehmer/innen richten Bewirtung bei internen Besprechungen, Seminaren und Sitzungen Bewirtung von Begleitpersonen Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen Gewährung von Trinkgeldern Verauslagtes Pfand Aufwendungen für ein Rahmenprogramm (musikalische oder andere Darbietungen bzw. Veranstaltungen) Geschenke an Bedienstete der MHH (Geld- und Sachleistungen) oder deren Angehörige auch aus Anlass von runden Geburtstagen, Ehrungen u. ä. Seite 5 / 6

7 F. Ablauf der Zahlung/Erstattung von Repräsentationsaufwendungen Die Zahlung bzw. Erstattung von Repräsentationsaufwendungen erfolgt über eine ordnungsgemäß ausgefüllte und sachlich und rechnerisch richtig gezeichnete Auszahlungsanweisung (AZA) einschließlich begründender Unterlagen (Teilnehmerliste, Rechnung, Quittungen etc.). Die AZA ist zur Bearbeitung an die Finanzabteilung OE 0300 zu senden. Das Formular finden Sie im Intranet (siehe Intranet, Organisationshandbuch, F, Finanzabteilung- Formulare und Vordrucke). Bitte prüfen Sie folgende Anforderungen vor Versand der AZA an die Finanzabteilung kritisch: Lässt der angegebene Fonds Repräsentationsaufwendungen zu? Weist der angegebene Fonds die erforderliche Deckung auf? Ist die Auszahlungsanweisung ordnungsgemäß ausgefüllt? Unter anderem ist zu beachten: o Die Auszahlungsanweisung darf nicht (alleine) vom Empfänger der Zahlung genehmigt (also abgezeichnet) werden (4-Augen-Prinzip)! o Ist der Abteilungsstempel aufgedruckt? o Ist der Name des sachlich und rechnerisch richtig -Zeichnenden in Druckbuchstaben angegeben? Sind alle begründenden Unterlagen vollständig beigefügt? o Ordnungsgemäße Rechnung im Original? Rechnungen können nur dann erstattet werden, wenn sie die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben enthalten. o Teilnehmerliste? Der Teilnehmerkreis ist durch eine Teilnehmerliste nachzuweisen (namentlich aufgeführt mit Angabe von Funktion und Einrichtung. MHH-Mitarbeiter sind als solche zu kennzeichnen). o Veranstaltungsprogramm? o Rechnung des Zahlungsempfängers? Hinweis: Sofern Bedienstete Aufwendungen verauslagen, die erstattet werden sollen, hat der MHH- Bedienstete an die MHH eine Rechnung mit der Bitte um Erstattung der Auslagen zu schreiben. In diesem Fall ist das Schreiben nicht mit dem Briefkopf der MHH, sondern einem persönlichen Briefkopf zu erstellen. Hinweise und Anmerkungen: Keine Dokumentation: Keine Mitgeltende Dokumente: Keine Seite 6 / 6