Zuschlagssätze und Verrechnungslohn im Bau

Transkript

1 Michael Bliesner Zuschlagssätze und Verrechnungslohn im Bau Aufbau und Einfl ussfaktoren der Kalkulation im Bau Steuerung durch Kennzahlen aus der Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung Branchenpaket Bau und Handwerk 2. Auflage Kompaktwissen Baugewerbe

2 DATEV eg, Nürnberg (Verlag) 2017 Alle Rechte, insbesondere das Verlagsrecht, allein beim Herausgeber. Die Inhalte wurden mit größter Sorgfalt erstellt, erheben keinen Anspruch auf eine vollständige Darstellung und ersetzen nicht die Prüfung und Beratung im Einzelfall. Dieses Buch und alle in ihm enthaltenen Beiträge und Abbildungen sind urheberrechtlich geschützt. Mit Ausnahme der gesetzlich zugelassenen Fälle ist eine Verwertung ohne Einwilligung der DATEV eg unzulässig. Im Übrigen gelten die Geschäftsbedingungen der DATEV. Printed in Czech Republic TYPOS, s.r.o. (Druck) Angaben ohne Gewähr Stand: Mai 2017 DATEV-Artikelnummer: / literatur@service.datev.de

3 Einleitung Für eine Vielzahl von Unternehmen aus dem Baugewerbe stellt sich die Frage, wie die Kalkulation des Unternehmens kontrolliert und gesteuert werden kann. Oftmals fehlen dem Unternehmer die dazu notwendigen Auswertungen, die auf verständliche Weise die Kostenstruktur seiner Kalkulation widerspiegeln. Häufig besteht hier enormer Beratungsbedarf. Individuelle Beratung und das Aufzeigen eines möglichen Optimierungsbedarfs anhand detailliert ausgewerteter Unternehmenskennzahlen können dem Unternehmer 1 wertvolle Unterstützung bieten, um Produktivität und Kosten fortlaufend im Blick zu haben. Verändern sich im laufenden Jahr die Ausgangssituation und/oder Rahmenbedingungen, muss der Unternehmer zeitnah reagieren und seine Kalkulation anpassen. Transparenz der Kosten ist dafür die Grundvoraussetzung. Das vorliegende Kompaktwissen gibt Einblick in den Aufbau der Kalkulation im Bau- und Handwerksbetrieb und schlägt die Brücke zu den benötigten Zahlenwerten aus der Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. Es erläutert, welche Auswertungen den Unternehmer bei seiner Kalkulation und Steuerung der Unternehmensziele gezielt unterstützen können. Im Fokus stehen u. a. Produktivität, kostendeckende Stundenverrechnungssätze und die Aktualität von Zuschlagssätzen für die Kalkulation. Das Kompaktwissen zeigt in wichtigen Punkten zudem auf, wie solche betriebswirtschaftlichen Auswertungen mit dem speziell auf Bauunternehmen ausgerichteten Auswertungs- und Steuerungsinstrumenten des Branchenpakets Bau und Handwerk vorgenommen werden können. Treten Abweichungen bei den Personalkosten auf oder verändert sich die geplante produktive Arbeitszeit, ist dies in den branchenspezifischen Auswertungen sofort ersichtlich. Der Unternehmer kann schnell reagieren und passende Maßnahmen einleiten. 1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird jeweils nur die männliche Form verwendet, die weibliche Form ist dabei jeweils mit umfasst. 1

4 Das Kompaktwissen erhebt nicht den Anspruch eines betriebswirtschaftlichen Lehrbuches. Anstelle einer wissenschaftlichen Abhandlung liegt der Fokus auf der praktischen Umsetzung im Unternehmen. Dabei geht das Werk besonders auf die Bedürfnisse von kleinen und mittelgroßen Unternehmen aus Bau und Handwerk ein. Hinweis Auf Grundlage der 8. überarbeiteten und aktualisierten Auflage 2016 der KLR Bau (Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung der Bauunternehmen, herausgegeben vom Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e. V. und dem Zentralverband des Deutschen Baugewerbes e. V.) wurden kleinere Aktualisierungen im Branchenpaket Bau und Handwerk vorgenommen. Es handelt sich um begriffliche Änderungen in den Auswertungen und Kostenzuordnungen im Bereich Lohn. Das vorliegende Kompaktwissen wurde auf Basis der KLR Bau 2016 überarbeitet und angepasst. Leipzig, im Mai 2017 Michael Bliesner 2

5 Der Inhalt im Überblick 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben Besondere Charakteristika bei Bau- und Handwerksbetrieben Transparenz der Kosten Die entscheidende Rolle der Lohnkosten Das Kalkulationsschema Determinante jährliche produktive Zeit Berechnung der Zuschlagssätze Lohngebundene Kosten (LGK) Lohnnebenkosten (LNK) Werkzeuge & Kleingeräte (W & K) Baustellengemeinkosten (BGK) Allgemeine Geschäftskosten (AGK) Verteilung der Allgemeinen Geschäftskosten Verrechnungslohn / Stundenverrechnungssatz Einheitliche Formblätter Preis (EFB-Preis) Daten und Kennzahlen aus Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung Lohnabrechnung Finanzbuchhaltung

6 3 Branchenpaket für Bau und Handwerk Vorstellung, Bestandteile und Zweck Die Auswertungen im Fokus Inhalt, Nutzen, Optimierungsansätze BWA-Nr. 3 Bau und Handwerk Cockpit BWA-Nr. 4 Bau und Handwerk Zuschläge BWA-Nr. 5 Bau und Handwerk Produktivität BWA-Nr. 6 Handwerk Erfolg Fazit Anhang EFB Preis EFB Preis BWA-Nr. 3 Bau und Handwerk Cockpit BWA-Nr. 4 Bau und Handwerk Zuschläge BWA-Nr. 5 Bau und Handwerk Produktivität BWA-Nr. 6 Handwerk Erfolg Quellennachweis und weiterführende Literatur

7 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben 1.1 Besondere Charakteristika bei Bau- und Handwerksbetrieben Es gibt viele Besonderheiten, die in Bau- und Handwerksbetrieben zu beachten sind. In Verbindung mit dem Thema dieses Kompaktwissens werden nur einige Beispiele herausgegriffen. Dienstleistung und Produkt Im Gegensatz zu einer Serienfertigung oder stationären Produktion, wie es in anderen Branchen üblich ist, erstellt der Bau- oder Handwerksbetrieb immer ein Unikat, zumindest eine Teilleistung davon. Das geschieht meist unter freiem Himmel, unter ständig wechselnden Witterungseinflüssen sowie unter Baustellenverhältnissen. Diese Rahmenbedingungen stellen normalerweise hohe Anforderungen an die Organisation, welchen jedoch die meisten im Bau und Handwerk tätigen Betriebe gar nicht begegnen können. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Bedeutung der bezahlten Arbeitszeit. Die Leistungserbringung erfolgt zu einem sehr großen Teil über den Personaleinsatz. Es überrascht daher nicht, dass die gewerblichen Lohnkosten in vielen Betrieben zwischen 40 % 60 % der Gesamtkosten ausmachen. Dieser Aspekt unterstreicht die Wichtigkeit eines kostendeckenden Verrechnungslohnes im Rahmen der Kalkulation. Organisation und Struktur Die meist kleinen oder mittelgroßen Unternehmen weisen in der Regel eine flache Hierarchie auf. Unterschiedliche Prozesse und Aufgaben werden häufig von nur wenigen Personen in Personalunion bewältigt. Der Unternehmer selbst ist fast immer technisch ausgebildet, d. h. er ist Meister, Techniker oder Ingenieur. Seine Aufgabenbereiche umfassen neben der Unternehmensplanung und -steuerung als Geschäftsführer auch die Akquise und Auftragsgewinnung, die Angebotskalkulation, den Einkauf und in vielen Fällen sogar noch die Arbeitsvorbereitung und Bauleitung. Einige Handwerksunternehmer arbeiten sogar selbst noch auf der Baustelle mit. Durch die starke technische Fokussierung wird in der Praxis häufig die kaufmännische Seite vernachlässigt. Meist werden kaufmännische Prozesse 5

8 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben wie Lohn- und Finanzbuchhaltung an externe Dienstleister ausgelagert, mit der Folge, dass sich der Unternehmer oftmals nur bedingt mit den Kennzahlen seines Unternehmens beschäftigt. Trotz hohen technischen Know-hows und fachlicher Kompetenz kann es durch eine Vernachlässigung betriebswirtschaftlicher Aspekte zu einer Schieflage im Unternehmen kommen. Betriebswirtschaftliches Verständnis Viele Unternehmer in Bau und Handwerk erhalten zwar regelmäßig betriebswirtschaftliche Auswertungen, wissen oftmals allerdings nicht, wo sie wichtige Kennzahlen finden und wie sie diese Instrumente zur Steuerung ihres Unternehmens einsetzen können. Einige für die Praxis nicht unerhebliche betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sind vielen Unternehmern häufig nicht geläufig. Ein Beispiel dafür ist die häufig fehlende monatliche Bewertung der unfertigen Leistungen, was regelmäßig zu einem verzerrten Ergebnis in der kurzfristigen Erfolgsrechnung führt. Aus diesen Gründen ist die betriebswirtschaftlich beratende Unterstützung des Steuerberaters notwendig und wird in den allermeisten Fällen vom Unternehmer sogar gewünscht und geschätzt. Unzureichende Planung Ob Unternehmensplanung, Planungsrechnung auf Projektebene (Kalkulation) oder Arbeitsvorbereitung sehr häufig bieten diese enorm wichtigen Bereiche im Bau- und Handwerksunternehmen großes Optimierungspotenzial. Insbesondere bei der Angebots- und Auftragskalkulation sowie der daraus resultierenden Arbeitsvorbereitung werden häufig Fehler gemacht. Die Kalkulationsbasiswerte sind oft nicht auf dem aktuellen Stand, sodass die eigene Kostenermittlung ungenau ist. Häufig werden aus Zeitgründen Anfragen oder Leistungsverzeichnisse einfach nur verpreist, wobei sich der Unternehmer an marktüblichen Preisen orientiert, ohne dabei den Rückschluss auf seine tatsächlichen Kosten zu ziehen. Daraus resultierend weiß er in vielen Fällen bei Preisverhandlungen und Vergabegesprächen nicht genau, wo seine Schmerzgrenze liegt. Ändern sich unterjährig für die Kalkulationsbasis wichtige Parameter, werden die Kalkulation und der Verrechnungslohn in der Regel nicht angepasst und somit immer ungenauer. 6

9 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben Veränderungen wichtiger Parameter könnten z. B. sein: Tarifvertraglich geregelte Erhöhung des Stundenlohnes Veränderung des Mittellohnes durch Neueinstellungen oder Entlassungen Veränderungen der produktiven Zeit, z. B. durch Krankheit oder Schlechtwetter Erhöhung des Zuschlages für Allgemeine Geschäftskosten aufgrund einer Investition Fehlendes, ungenaues oder verspätetes Controlling Im ungünstigsten Fall findet das Controlling nur mit Hilfe des Kontoauszuges statt. Gerade bei kleineren Bau- und Handwerksbetrieben findet man diese Methode auch heute noch vor. In solch einem Fall besteht natürlich akuter Handlungsbedarf, da auf diese Weise ein Unternehmen fast unbemerkt in eine wirtschaftliche Schieflage geraten kann. Viele Betriebe kontrollieren ihre Ergebnisse auf Projektebene durch eine Nachkalkulation. Das Ergebnis ist allerdings abhängig von genauen und aktuellen Kalkulationsbasiswerten und Zuschlagssätzen. Gibt es bereits dort Unschärfen, kann auch die Nachkalkulation nur unscharf sein. Findet dann die Nachkalkulation auch noch erst nach Abschluss des Projektes statt, gibt es keine Möglichkeit, ergebnisverbessernd einzugreifen. Der Unternehmer kann dann nur für das nächste Projekt aus seinen Fehlern lernen. Auch in diesem Punkt kann der Steuerberater Unternehmen unterstützen, indem er neben der Bereitstellung aktueller Zahlen den Aufbau eines projektbegleitenden Controllings anregt und begleitet. 7

10 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben 1.2 Transparenz der Kosten Basis einer genauen Kalkulation im Bau und in Handwerksunternehmen ist die Transparenz und richtige Zuordnung aller Kosten. Da die Kalkulation eine Schätzung der voraussichtlichen eigenen Kosten für ein Projekt ist, muss der Unternehmer /Kalkulator einen genauen Überblick über seine tatsächlichen Kosten haben. Diesen Überblick erhält er durch das betriebliche Rechnungswesen (Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung). In der Vergangenheit waren diese Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) nach einem kaufmännisch geprägten Standard aufgebaut, sowohl von den Begriffen als auch von der Kostenzuordnung her. Da die Kalkulation in Bau und Handwerk aber völlig anders aufgebaut ist und z. B. bedingt durch das Vergabehandbuch andere Standards und Begriffe aufweist, war es bisher für den Unternehmer sehr schwer, die für ihn wichtigen Zahlen zu extrahieren. Ein wesentliches Prinzip bei der Zuordnung der Kosten für Betriebe des Baugewerbes und des Handwerks besteht darin, gewerbliche Kosten von Kosten der Verwaltung (kaufmännische Kosten) zu trennen. Gewerbliche Kosten werden der Arbeitszeit direkt zugeordnet und müssen durch die geleisteten und abrechenbaren Stunden gedeckt werden. Zur Deckung der Kosten der Verwaltung (Allgemeine Geschäftskosten) werden in der Kalkulation Zuschläge auf Lohn, Material, eventuell Gerät und Nachunternehmerleistung gebildet. Auf diese Weise erwirtschaftet jedes Bauprojekt einen Deckungsbeitrag für die Kosten der Verwaltung. Grundlage für die Ermittlung der richtigen Zuschlagssätze und zur Deckung sämtlicher anfallenden Kosten sind die Transparenz und richtige Zuordnung der Kosten. Für den Unternehmer und die Kalkulation wichtige Kostenarten sind: Lohnkosten Material-/Stoffkosten Gerätekosten Nachunternehmerleistungen Baustellengemeinkosten Allgemeine Geschäftskosten 8

11 1 Kalkulation bei Bau- und Handwerksbetrieben Da z. B. bei der öffentlichen Vergabe die Kostenzusammensetzung und Zuschläge nachgewiesen werden müssen, ist eine genaue Kenntnis der eigenen Kosten für den Unternehmer notwendig. 2 Zuschläge auf die Einzelkosten der Teilleistungen = unmittelbare Herstellungskosten Zuschläge in % auf 2.1 Baustellengemeinkosten 2.2 Allgemeine Geschäftskosten 2.3 Wagnis und Gewinn 2.4 Gesamtzuschläge Lohn Sonstige Kosten Stoffkosten Gerätekosten Nachunternehmerleistungen Bild: Auszug EFB-Preis 221 (Formblatt zum Nachweis der Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation). Die Einheitlichen Formblätter (EFB) sind Bestandteil des Vergabehandbuches. Nimmt ein Unternehmen an Ausschreibungen der öffentlichen Hand teil, sind u. a. Formblätter mit Angaben zur Preisermittlung den Angebotsunterlagen beizufügen. Fehlen diese Formblätter, kann dies unter Umständen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. 2 Die herkömmlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertungen bieten diese Transparenz nicht. Die notwendigen Werte sind meist nur mit zusätzlichem Aufwand und den nötigen betriebswirtschaftlichen Kenntnissen dem Rechnungswesen zu entnehmen. Ein Beispiel dafür ist die Darstellung der Personalkosten. Im Wertenachweis zur kurzfristigen Erfolgsrechnung finden sich idealerweise jeweils ein Konto für Löhne (4110 im SKR 03) und ein Konto für Gehälter (4120). Da die Löhne in der Regel gewerblich sind und die Gehälter der Verwaltung zugeordnet werden können, ist die Transparenz hier 2 Siehe Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes Ausgabe 2008 Stand April 2016, S. 91 ff.: Formblatt 211 Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, sowie Richtlinien zu 211; S. 141 ff.: Formblatt 215 Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen, Nr. 1 Preisermittlungen ( 2); online unter 9