Datenschutz-Management-System Datenschutzpolitik (13/20)

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1 Gemeindeverwaltung Worb, Präsidialabteilung, Bärenplatz 1, Postfach, 3076 Worb Telefon , Telefax , Datenschutz-Management-System Datenschutzpolitik (13/20) Autorin/Autor: Reusser Christian Dokument-Name: Datenschutzpolitik Bearbeitungs-Datum: 27. Oktober 2009 Version: 4.0 Dokument-Status: Genehmigt Klassifizierung: Öffentlich Verteiler: Verwaltungslaufwerk Webmaster

2 Seite 2 Inhaltsverzeichnis 1 Datenschutzpolitik Auskünfte aus Datensammlungen Rechte der betroffenen Personen Datensicherheit Kontakt Aufsichtsstelle Dokument-Protokoll Änderungen gegenüber der Vorgängerversion Genehmigungsvermerk... 6

3 Seite 3 1 Datenschutzpolitik Gesetzliche Grundlagen Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben ist es unumgänglich, dass wir Personendaten unserer Einwohnerinnen und Einwohner und unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter speichern, bearbeiten und in bestimmten Fällen weitergeben. Dabei halten wir uns strikte an die Vorschriften des kantonalen Datenschutzgesetzes und des kommunalen Datenschutzund Informationsreglements. Datensammlungen und Personendaten Als Datensammlung gilt jeder Bestand von Personendaten, der so aufgebaut ist, dass die Daten nach den betroffenen Personen erschliessbar sind. Personendaten sind Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche oder juristische Person. Datenschutz-Management-System Um diese Daten vor missbräuchlicher Bearbeitung zu schützen, betreiben wir ein Datenschutz-Management-System (DMS) nach den Anforderungen von Es soll Gewähr leisten dafür, dass die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und die Informationssicherheit eingehalten werden. Im DMS kommt der Schulung und regelmässigen Weiterbildung des Personals eine zentrale Bedeutung zu. Um das System kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern, finden periodisch interne und externe Prüfungen statt. Verhältnismässigkeit Ein zentraler Grundsatz bei der Datenbearbeitung ist für uns die Verhältnismässigkeit. Das bedeutet: Wir speichern und bearbeiten nur diejenigen Daten, die für die Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben auch tatsächlich notwendig sind. 2 Auskünfte aus Datensammlungen Listenauskünfte an Private Die Gemeinde ist berechtigt, Personendaten in Listenform an private Personen weiterzugeben. Die privaten Personen müssen begründen, für welchen Zweck sie die Daten benötigen. Es dürfen bekanntgegeben werden: Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Zivilstand, Heimatort, Datum des Zu- und Wegzuges, Jahrgang. Die Datenbekanntgabe zu kommerziellen Zwecken ist jedoch untersagt. Wer Daten in Listenform möchte, muss dafür ein schriftliches Gesuch einreichen. Über das Gesuch entscheidet die Polizeiabteilung. Einzelauskünfte an Private Die Gemeinde darf Einzelauskünfte aus der Einwohnerkontrolle erteilen, wenn die anfragende Person ein schützenswertes Interesse glaubhaft machen kann. Das Gesuch muss schriftlich und begründet sein. Datenbekanntgabe an Behörden Personendaten werden einer anderen Behörde bekanntgegeben, wenn die verantwortliche Behörde zur Erfüllung ihrer Aufgabe gesetzlich dazu verpflichtet oder ermächtigt ist, oder

4 Seite 4 die Behörde, die Personendaten verlangt, nachweist, dass sie zu deren Bearbeitung gesetzlich befugt ist und keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht, oder trotz Unvereinbarkeit der Zwecke die betroffene Person ausdrücklich zugestimmt hat oder es in ihrem Interesse liegt. 3 Rechte der betroffenen Personen Recht auf Datensperrung Jede Person kann die Bekanntgabe ihrer Daten sperren lassen. Der Nachweis eines schützenswerten Interesses ist nicht erforderlich. Das Gesuchsformular finden Sie hier. Die Bekanntgabe ist trotz Sperre zulässig, wenn die verantwortliche Behörde zur Bekanntgabe gesetzlich verpflichtet ist oder die betroffene Person rechtsmissbräuchlich handelt. Recht auf Einsicht, Auskunft und Löschung Jede Person kann in das Register der Datensammlungen Einsicht nehmen und von der verantwortlichen Behörde Auskunft verlangen, welche Daten über sie in einer Datensammlung bearbeitet werden. Die Auskunft wird auf Verlangen schriftlich erteilt. Das Gesuchsformular finden Sie hier. Zudem hat sie Anspruch darauf, dass unrichtige oder nicht notwendige Personendaten über sie berichtigt oder vernichtet werden und dass Personendaten, die widerrechtlich bearbeitet worden sind, vernichtet oder sonst die Folgen der Widerrechtlichkeit beseitigt werden. 4 Datensicherheit Die Gemeindeverwaltung trifft alle verhältnismässigen Vorkehrungen in technischer und organisatorischer Hinsicht, um die Personendaten vor Fremdzugriff, Manipulation, Veränderung, Verfälschung oder Verlust zu schützen. 5 Kontakt Ihre Anregungen, Fragen und Hinweise zum Datenschutz nehmen wir gerne entgegen. Sie erreichen uns unter der -Adresse 6 Aufsichtsstelle Die Aufsichtskommission ist die kommunale Aufsichtsstelle über den Datenschutz. Sie a überwacht die Anwendung der Vorschriften über den Datenschutz b behandelt Eingaben von Betroffenen betreffend die Missachtung von Vorschriften dieses Gesetzes als aufsichtsrechtliche Anzeigen; c berät die betroffenen Personen über ihre Rechte; d vermittelt zwischen betroffenen Personen und verantwortlichen Behörden; e berät die verantwortlichen Behörden in Fragen des Datenschutzes und überwacht die Datensicherung; f überwacht die Datensicherung; g wahrt die Interessen von Personen, denen keine oder nur eine beschränkte Auskunft erteilt werden kann;

5 Seite 5 h nimmt Stellung zu Erlassen, soweit sie für den Datenschutz erheblich sind; i reicht auf Ersuchen von Verfügungs- und Rechtsmittelbehörden Vernehmlassungen zu Datenschutzfragen ein; j informiert die Öffentlichkeit periodisch über ihre Tätigkeit; k arbeitet mit den anderen Aufsichtsstellen im Kanton Bern sowie mit denjenigen anderer Kantone, des Bundes und des Auslands zusammen und sorgt für den sachdienlichen Informationsaustausch. Ihre Anliegen an die Aufsichtskommission richten Sie bitte an deren Präsidentin oder Präsidenten.

6 Seite 6 7 Dokument-Protokoll 7.1 Änderungen gegenüber der Vorgängerversion Die Zuständigkeiten der Aufsichtskommission wurden gemäss überarbeitetem Datenschutzgesetz angepasst. 7.2 Genehmigungsvermerk Der Gemeinderat hat das vorliegende Dokument mit GRB Nr. 339/2009 genehmigt.

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