Zeiterfassung. Portos Informatik GmbH Zürcherstrasse 59 CH-5400 Baden

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1 Zeiterfassung Portos Informatik GmbH Zürcherstrasse 59 CH-5400 Baden

2 Die Zeiterfassung für die KMU Klar im Aufbau Einfach in der Handhabung Integrierte Schnittstellen Professioneller Support Permanente Weiterentwicklung Aufbau der Zeiterfassung Grundeinstellungen Firmen-Daten Stammdaten Firma Mitarbeitende Ausweise / Badges Abteilungen Gruppen Profile Kalender Kostenstellen Absenz-Typen Zeitsystem Periodenverwaltung Manuelle Zeiten- Schnellerfassung Absenzerfassung Einsatzübersicht Anwesenheitskontrolle Rapporte drucken - Periodenrapport - Wochenrapport - Unternehmerrapport - Abteilungsrapport Zutritts-Verwaltung Geräte Stempel-Terminals mit TCP/IP Modul, USB-Port, W-LAN PC-Ladenkassen mit TCP/IP Modul Stempel-Medien in Form von Kreditkarten oder Schlüsselanhänger in verschiedenen Ausführungen Legic-, Mifare, HITAG-2 Leser-Module Vorgaben Login-, Drucker- und Benutzer- Verwaltung, Fernwartung, Support, Datensicherung, Mit der Portos Zeiterfassung verwalten Sie alle Zeitdaten der Mitarbeitenden. Präsenzzeiten werden mittels Stempel-Terminal oder Laden-Kasse erfasst und per Abruf oder online in das Zeitsystem überführt. Das Zeitsystem erkennt und berechnet die Ausgleichsruhezeit wie auch die Zuschlag-berechtigte Nachtarbeitszeit. Feiertage werden über einen Kalendereintrag oder über die Absenz-Erfassung automatisch verwaltet und gutgeschrieben Seite 2

3 Die Periodenverwaltung der Zeiterfassung dient der Übersicht und der Pflege der Daten. Dem Mitarbeiter zugeordnete Stempelzeiten wie auch Absenzen sind auf einen Blick einsehbar, einfach zu kontrollieren und rasch zu korrigieren Die Funktionen der Zeiterfassung Absenzen werden in Tagen oder in Stunden erfasst. Regelmässige Absenzen wie Schultage können einfach kopiert werden. Folgende Absenzen sind vorgegeben: Unfall, Krankheit, Ferien, Kompensation Ausgleichsruhezeit, Schule, Mutterschaftsurlaub, Feiertag und Andere. Der Grund einer Absenz kann individuell erfasst und auf dem Rapport dargestellt werden. Für Teilzeit-Angestellte im Monatslohn kann je nach Art des Profils der Grad der Beschäftigung für eine Absenz vorgegeben werden. Absenzen können ausgewertet werden Seite 3

4 Mit der Funktion Multi-Absenz kann eine Absenz einer bestimmten Auswahl an Mitarbeitenden gleichzeitig zugeordnet werden. Das Beispiel zeigt für die im Monatslohn angestellten Produktions-Mitarbeitenden eine Tagesabsenz. Der Grund Ski-Tag Produktion erscheint auf dem Periodenrapport der entsprechenden Mitarbeitenden Die Anzahl Stunden für einen Absenztag werden dem Einsatz-Profil des Mitarbeiters entnommen. Die Absenz-Gutschrift entspricht der zugeordneten Arbeitszeit Spezialeinsätze einzelner Gruppen oder Abteilungen werden mit der Funktion Multi-Stempelungen erfasst. Etwa - Externe Schulungen - Montagearbeiten Korrekturen von Fehlstempelungen werden mit einem Kommentar versehen und dem Mitarbeiter auf dem Periodenrapport sichtbar gemacht. Original-Stempelungen werden in einer separaten Tabelle aufbewahrt. Mutationen sind in dieser Sicherungsdatei nicht erlaubt (siehe S.6) Seite 4

5 Für das manuelle Erfassen von Stempelungen ist die Schnellerfassung eine äusserst hilfreiche Funktion. In der Schnellerfassung werden die Zeitdaten mit dem Zahlenblock der Tastatur erfasst; Der Doppelpunkt als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten wird mit dem normalen Punkt erzeugt. Die F12-Taste verursacht den Wechsel von Zeit- zur Absenzerfassung. Die Schnellerfassung eignet sich auch für Korrekturen von Fehlstempelungen Das Stempel-Terminal wird mit einer Ethernet-Verbindung an den PC / Server gekoppelt und mittels einer TCP/IP Adresse angesteuert. Externe Geräte (nicht im gleichen Gebäude) werden mit einer VPN Einrichtung versehen oder arbeiten mit einem USB-Modul für den Memorystick Einsatz Moderne Ladenkassen besitzen eine eigene Kommunikationssoftware, von welcher die Daten dem Zeiterfassungs-System zur Verfügung gestellt werden Seite 5

6 Die Mitarbeitenden werden ihrer Funktion und ihrem Anstellungsvertrag entsprechend im System konfiguriert Im Monatslohn angestellte Personen können unterschiedlichste Optionen aufweisen, je nach Art des Einsatzes Mit verschiedenen Einschränkungen gilt dies auch für Angestellte im Stundenlohn Das Zeitfenster für die Nachtarbeit kann GAV-gemäss voreingestellt werden Das Zeitfenster für die Ausgleichsruhezeit wird in den Voreinstellungen definiert und dem Mitarbeiter zugewiesen Es können Startzeiten definiert und den Mitarbeitenden zugeordnet werden. Diese Grenzen bestimmen den systemrelevanten Arbeitsbeginn und können auf verschiedenen Ebenen eingerichtet werden: Firmen-weit, Abteilungs- oder Gruppen-weise, pro Stempel-Terminal oder individuell bei jedem einzelnen Mitarbeitenden. Auf gleiche Weise funktionieren die Endzeiten. Die nicht akzeptierten Stempelungen, weil zu früh eingestempelt oder zu spät ausgestempelt, werden auf dem Periodenrapport ausgewiesen Am Stempel-Terminal oder an der Ladenkasse produzierte Stempelungen werden beim Einlesen in das System für Beweis- und Sicherungs- Zwecke in einer separaten Tabelle gespeichert. Original Stempeldaten können nur ausgedruckt, in die Periodenverwaltung erneut übertragen jedoch niemals verändert werden. Seite 6

7 Der Mitarbeiter- oder Perioden- Rapport wird dem Mitarbeiter monatlich ausgehändigt. Ein unterschriebenes Doppel wird aufbewahrt Nicht verrechenbar Präsenzzeit Automatische Pause Frühester Arbeitsbeginn liegt bei 1:40 h Sollzeit: 8:24 gearbeitet: 7:57 automatische Kompensation der Ausgleichsruhezeit von 27 Min. Arbeitsbeginn = vor Mitternacht Diese Verwaltungen werden nur bei Verwendung dargestellt Unterschrift: Die Ruhetage-Verwaltung ist für bestimmte Branchen vorgeschrieben Seite 7

8 Verschiedene Auswertungen und Listen dienen der Kontrolle und der Korrekturen Seite 8

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