DER BETRIEBSVERGLEICH

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1 DER BETRIEBSVERGLEICH EIN UNTERSCHÄTZTES INSTRUMENT IN DER FÜHRUNG VON UNTERNEHMEN

2 [2] Inhaltsverzeichnis Vorwort... 3 KAPITEL 1 - Wissenswertes über den Betriebsvergleich... 4 KAPITEL 2 - Der Innerbetriebliche Betriebsvergleich... 4 KAPITEL 3 - Der Zwischenbetriebliche Betriebsvergleich... 6 KAPITEL 4 - Der offene oder anonymisierte zwischenbetriebliche Betriebsvergleich... 7 KAPITEL 5 - Betriebsvergleiche durch cm&p... 9 Fazit Autorenprofil... 12

3 [3] Vorwort cm&p führt seit vielen Jahren verschiedene Formen von Betriebsvergleichen durch. Unsere Zielgruppe reicht dabei vom Hersteller und seinen Handelsbetrieben über die Mitgliedsbetriebe von Verbundgruppen bis hin zu Banken und ihren Kreditnehmern. Zur Verdeutlichung dessen, was ein Betriebsvergleich ist und was er zu leisten im Stande ist, haben wir dieses ebook geschrieben. Fragen und Anregungen dazu nehmen wir gerne entgegen:

4 [4] KAPITEL 1 - Wissenswertes über den Betriebsvergleich Der Betriebsvergleich ist die Analyse von betrieblichen Daten und Kennzahlen. Ziel des Betriebsvergleiches ist die Erkenntnis, wo man steht, und die Ableitung, wo man hin will. Über den Betriebsvergleich wird festgestellt, in welchen Bereichen effizient gearbeitet wird, wo Optimierungsbedarf besteht und wie es um die Zielerreichung in einzelnen Segmenten steht. Mit dem Betriebsvergleich wird ein Instrument eingesetzt, das die Analyse bestimmter Erfolgsgrößen, Kosten und Kennzahlen aufzeigt und gleichzeitig die Basis bildet, um den Betrieb für die Zukunft fit zu machen. Mit dem Betriebsvergleich wird der aktuelle Zustand analysiert mit dem erklärten Ziel, künftig (noch) besser zu werden. Ziel des Betriebsvergleichs ist die Planung, Kontrolle und Steuerung des Betriebsgeschehens und dadurch die nachhaltige Absicherung Ihres Unternehmens für die Zukunft. KAPITEL 2 - Der Innerbetriebliche Betriebsvergleich Wenn sich ein Betrieb dazu entschließt, einen Betriebsvergleich als wesentliches Planungsund Steuerungsinstrument für sich zu nutzen, stellt sich die Frage, wo er die Daten herbekommt. Da ist an erster Stelle die Betrachtung der eigenen Zahlen. Hier spricht der Fachmann vom Innerbetrieblichen Betriebsvergleich. Grundsätzlich gibt es hier drei Ansätze, die miteinander kombiniert werden, um wesentliche Erkenntnisse zu gewinnen: 1. Vergleiche innerhalb der eigenen Organisationsstruktur: a. Analyse von Umsatz, Rohertrag, Personalkosten einzelner Sparten b. Vergleich verschiedener Filialen, Geschäftsbereiche c. Analyse unterschiedlicher Teilstrukturen, wie zum Beispiel Neufahrzeuge, Gebrauchtfahrzeuge, Werkstatt und Zubehörshop im Autohandel 2. Die Entwicklung des Betriebes im zeitlichen Vergleich Vorjahr, laufendes Jahr und perspektivisch in der Planung für die folgenden Jahre 3. Der Soll-Ist-Vergleich: Abweichungsanalyse zwischen Planzahlen und Ist-Zahlen

5 [5] Die notwendigen Informationen zur Analyse werden im eigenen Betrieb gesucht. Wenn es gelingt, die eigene Buchhaltung darauf auszurichten, dass die erforderlichen Daten quasi als Nebenprodukt ausgeworfen werden, kann sich das Management auf seine eigentliche Aufgabe, nämlich die Analyse und Steuerung seines Unternehmens, konzentrieren. Wie nun ein solcher Innerbetrieblicher Betriebsvergleich sinnvoll aufgebaut wird, ist abhängig von Branche, Vielzahl unterschiedlicher Aktivitäten, Größe des Unternehmens und Komplexität der Organisationsstruktur. Der Innerbetriebliche Betriebsvergleich ist ein sinnvolles und praktikables Instrument, um Schwachstellen im Unternehmen aufzudecken und durch rechtzeitige Weichenstellung die Firma weiter nach vorne zu bringen. Trotzdem bleibt ein gravierender Nachteil: Man bewegt sich im eigenen Umfeld, erkennt möglicher Weise im Vergleich einzelner Filialen, was an einer Stelle besser gelingt als an anderer Stelle, aber man schmort immer im eigenen Saft. Die Erkenntnis, was beim Mitbewerber besser funktioniert, erreicht den Unternehmer leider nicht.

6 [6] KAPITEL 3 - Der Zwischenbetriebliche Betriebsvergleich Dieses Manko kann nur durch den Zwischenbetrieblichen Betriebsvergleich ausgeglichen werden. Hier werden Kerndaten und Kennziffern z.b. aus Bilanz und G+V verschiedener Unternehmen derselben Branche miteinander verglichen. Beispiel Autohandel: Bei einem Vertriebsvergleich zwischen Autohändlern werden zunächst die Kernaufgaben identifiziert, nämlich Handel mit Neufahrzeugen Handel mit Gebrauchtfahrzeugen Werkstattbereich Anschließend wird für jede Kernaufgabe festgelegt, welche Kennzahlen für einen Vergleich relevant sind. Für den Handel mit Neufahrzeugen könnten diese zum Beispiel sein: Umsatzgröße / Stückzahlen pro Jahr Quote der notwendigen Inzahlungnahmen pro Neufahrzeugverkauf Marge im Handel mit Neufahrzeugen Kosten für Ausstellungsfläche Vertriebskosten Zinsaufwand für die Bevorratung von Neufahrzeugen Je mehr Unternehmen sich an einem solchen Betriebsvergleich beteiligen, desto mehr Erkenntnisse sind möglich. Nehmen sehr viele Unternehmen teil, bietet sich an, den Betriebsvergleich zusätzlich nach Größenklassen der Unternehmen zu unterteilen, weil wir wissen, dass die relativen Betriebskosten in den einzelnen Größenklassen unterschiedlich sind.

7 [7] KAPITEL 4 - Der offene oder anonymisierte zwischenbetriebliche Betriebsvergleich Nun möchte nicht jeder Unternehmer, dass seinem Mitbewerber über den Betriebsvergleich konkrete Zahlen des Unternehmens offengelegt werden. Dies ist durchaus verständlich. Andererseits sind viele Unternehmensdaten für Dritte zugänglich, sofern das eigene Unternehmen der Publizitätspflicht unterliegt. Ein Blick der im Bundesanzeiger veröffentlichten Zahlen ist jedem gestattet, kostet nichts und ist online von zu Hause aus möglich. Im Gegensatz zu manch anderem öffentlichen Register muss noch nicht einmal ein berechtigtes Interesse nachgewiesen werden, um die veröffentlichten Daten einzusehen. Da aber der Betriebsvergleich wesentlich aussagekräftiger ist als ein veröffentlichter Jahresabschluss, können wir die Bedenken vieler Unternehmer gegenüber einem offenen Betriebsvergleich nachvollziehen. Deshalb wird neben dem offenen Betriebsvergleich verschiedener Unternehmen der anonymisierte Betriebsvergleich angeboten. Hier werden ebenfalls die entsprechenden Daten verschiedener am Betriebsvergleich teilnehmenden Unternehmen erhoben, aber nur die Durchschnittswerte aller Unternehmen oder die Durchschnittswerte der Unternehmen einer definierten Größenordnung gebildet. Durch die Bildung dieser Durchschnittswerte ist ein Rückschluss auf die Werte und Kennzahlen eines bestimmten Unternehmens nicht mehr möglich. Der eigentliche Betriebsvergleich erfolgt bei diesem anonymen Verfahren zwischen den eigenen Werten und Kennzahlen und den Durchschnitt aller beteiligten Firmen bzw. dem Durchschnitt aller Firmen, die der gleichen Größenklasse angehören. Schon beim Innerbetrieblichen Betriebsvergleich stellt sich die Frage, ob die Qualität der Auswertung erhöht und die Analyse der Zahlen verbessert werden kann, wenn externe Hilfe herangezogen wird. Schließlich gibt es Spezialisten, die sowohl die notwendigen Tools, als auch die Expertise haben, mit Hilfe des Betriebsvergleiches ein Unternehmen voranzubringen. Beim Zwischenbetrieblichen Betriebsvergleich ist die Unterstützung eines Spezialisten unumgänglich. Denn hier kommt es darauf an, aus der von Betrieb zu Betrieb unterschiedlichen Tiefe der Buchhaltung die Zahlen so aufzubereiten, dass sie untereinander auch wirklich vergleichbar sind. Haben sich verschiedene Unternehmen für einen anonymisierten Vergleich entschieden, ist die Einschaltung eines Dritten ohnehin erforderlich, weil aus konkreten, aber vertraulichen Firmendaten Durchschnittswerte ermittelt werden müssen. Hier ein Überblick über die Vor- und Nachteile zwischen dem Innerbetrieblichen und dem Zwischenbetrieblichen Betriebsvergleich:

8 [8] Vorteile Nachteile Innerbetrieblicher Betriebsvergleich i.d.r. einfache und schnelle Datenerfassungen Methodisches Auffinden von Optimierungsbedarf im eigenen Unternehmen Begrenzter Blickwinkel Eingeschränktes Verbesserungspotenzial Keine Marktorientierung Zwischenbetrieblicher Betriebsvergleich Erweiterung des eigenen Horizontes durch Vergleich der Kennzahlen anderer Unternehmen mit den eigenen Identifizierung des Best Practice-Ansatzes zeitaufwendige Datenerfassung und Auswertung Eingeschränkte Vergleichbarkeit durch unterschiedliche Buchungsmethoden müssen eliminiert werden Diese Tabelle macht deutlich, dass ein interner Betriebsvergleich hilfreich ist, aber der zwischenbetriebliche Betriebsvergleich deutlich mehr Nutzen stiftet. Da ist es doch gut zu wissen, dass es Spezialisten gibt, die in der Lage sind, aus den unterschiedlichsten Buchungsmethoden einzelner Unternehmen eine Vergleichbarkeit der Zahlen herzustellen und somit den Betriebsvergleich zwischen mehreren Betrieben aufbereiten und analysieren können.

9 [9] KAPITEL 5 - Betriebsvergleiche durch cm&p Wir bieten folgende Dienstleistungen an: Den Innerbetrieblichen Betriebsvergleich Den offenen Betriebsvergleich zwischen mehreren Unternehmen der gleichen Branche Den anonymisierten Betriebsvergleich zwischen mehreren Unternehmen der gleichen Branche Seit über 10 Jahren erstellen wir Betriebsvergleiche. Wir kennen die Besonderheiten des Handels und wissen, worauf es im Betriebsvergleich für den Handel ankommt. Wir haben praktische Erfahrung in der Erstellung von Betriebsvergleichen für Banken, Hersteller, Verbände und Verbundgruppen. Und wir haben in den letzten Jahren erheblich in unsere Software investiert, die es ermöglicht, große Mengen von Zahlen kostengünstig aufzubereiten. Mit Hilfe unserer Software sind wir in der Lage, die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Buchungsmethoden unserer Kunden herzustellen. In Kombination mit dem umfangreichen Branchenwissen unserer Berater bieten wir neben dem Betriebsvergleich eine umfangreiche Analyse Ihrer individuellen Situation und Lösungsansätze zur Optimierung Ihres Handelsgeschäftes an. Für die Erstellung eines Betriebsvergleiches erhalten wir von den Teilnehmern eine enorme Menge von Daten (z.b. Buchhaltungszahlen, Stammdaten des Unternehmens, Verkaufsdaten, etc.), welche in einer strukturierten Form bearbeiten werden muss. Dafür ist der Aufbau einer umfangreichen Datenbank erforderlich. Die erhaltenen Daten und Informationen der Betriebsvergleichs-Teilnehmer werden mithilfe von Excel- oder SQL-Schnittstellen einfach und schnell übertragen. Im Anschluss erfolgt über die Datenbank die Auswertung von branchenspezifischen und - übergreifenden Kennzahlen für die einzelnen Teilnehmer sowie die Ermittlung von Durchschnittswerten.

10 Die Berechnung der Durchschnittswerte kann gesamthaft über alle Teilnehmer oder auch beispielsweise nach Umsatzklassen, Marken oder PLZ erfolgen. Der finale Betriebsvergleich wird den Teilnehmern in verschiedenen Formaten zurückgespielt, z.b. als pdf-dokument oder als MS-Excel-Tabelle. Immer enthalten sind aussagekräftige Zusammenfassungen, Visualisierungen und Kommentare. Dabei erhält der Teilnehmer einen schnellen und guten Überblick, wie er sich in der Gesamtvergleichsgruppe positioniert. Unsere Erfahrung zeigt, dass gerade die kleinen und mittleren Verbundgruppen nicht die Durchsetzungskraft haben, um ihre Mitglieder zur Abgabe betriebswirtschaftlicher Daten zu motivieren. Das gilt erst recht für komplette Monatsabschlüsse. Eine Möglichkeit, einerseits die Anonymität des einzelnen Mitgliedes zu wahren und andererseits der Zentrale aussagekräftige Daten zur Verfügung zu stellen, ist das Modell "cm&p-data-trust": cm&p verwaltet derzeit treuhänderisch die Betriebsdaten von knapp 100 Unternehmen. Je nach Anforderung erfassen und analysieren wir betriebswirtschaftliche Auswertungen, Fragebögen und Betriebsvergleiche und stellen diese der Zentrale in aggregierter Form zur Verfügung. cm&p steht mit seinem guten Namen dafür ein, dass die einzelnen Daten nicht in den Zugriff der Zentrale gelangen. Aufgrund unserer Expertise in diesem Geschäftsfeld sind wir in der Lage, monatliche Betriebsdatenvergleiche bis auf Deckungsbeitragsebene zu liefern und diese nach den Vorgaben der Zentrale zu bündeln. Nicht zuletzt weil wir auf vielfältige Art und Weise mit Verbundgruppen, Franchisesystemen und Händlernetzen arbeiten, bietet sich uns die Möglichkeit, die für den Betriebsvergleich notwendigen Daten bei den jeweiligen Gruppenmitgliedern zu sammeln, aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Den Betriebsvergleich ergänzende Angebote von cm&p Neben der Erstellung des Betriebsvergleiches bieten wir Ihnen folgende Dienstleistungen an: Ausführliche schriftliche Analyse des erstellten Betriebsvergleichs und Besprechung mit Ihnen, gemeinsames Erarbeiten von Best Practice-Methoden ERFA-Treffen: einen von uns moderierten Erfahrungsaustausch, bei welchen die Teilnehmer direkt miteinander über die Schwächen und Stärken in ihren Unternehmen sprechen können Optimierung der Finanzierung: Die Optimierung der eigenen Finanzierung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor, gerade für Handelsunternehmen. Es bietet sich daher an, dass wir im Rahmen von Betriebsvergleichen auch untersuchen, wie die einzelnen Verbund-Mitglieder ihre Finanzierungen regeln, und aufzeigen, wie die Liquiditätslage durch andere oder zusätzliche Finanzierungen optimiert werden kann. Kontinuierliche Begleitung und Analyse betriebswirtschaftlicher Zahlen

11 [11] Fazit Der Innerbetriebliche Betriebsvergleich ist ein guter Ansatz, um Umsatz und Ertrag nachhaltig zu steigern, Ziele zu setzen und die Mitarbeiter zu motivieren, bessere Ergebnisse zu erreichen. Über den zwischenbetrieblichen Betriebsvergleich werden die Erkenntnisse schärfer und die Ableitung notwendiger Handlungsschritte einfacher. Während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, sehen wir es als unsere Aufgabe an, Sie durch den Betriebsvergleich zu führen und diese Methode als wesentlichen Teil Ihres internen Controllings zu etablieren. Wir haben das Know-how und die notwendigen Werkzeuge, um für Sie einen Betriebsvergleich zu organisieren. Deshalb freuen wir uns darauf, Ihnen unsere Möglichkeiten in einem persönlichen Gespräch aufzuzeigen.

12 [12] Autorenprofil Edmund Cramer, geb Nach mittlerer Reife Beginn einer Bankausbildung mit 16 Jahren. Zuletzt Bereichsleiter und Prokurist einer Spezialbank im Firmenkreditgeschäft. Nach 21 Bankjahren, viel beruflicher und persönlicher Erfahrung sowie zahlreichen Seminaren ausgestiegen und selbständig gemacht. Bankkaufmann, Sparkassenbetriebswirt, BDVTzertifizierter Trainer und Berater, Certified- Rating-Advisor (BdRA), zertifizierter Coach (ebs). Seit 2003 geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Cramer Müller & Partner in Frankfurt am Main. Spezialisiert auf die Bereiche Unternehmensstrategie und entwicklung, Vertriebssteuerung und controlling mit dem Schwerpunkt Handel/Händlernetze, Filialisten und Verbundgruppen.

13 [13] Impressum Trotz sorgfältiger Recherche übernimmt der Autor keine Haftung für den Inhalt dieses Buches. Insbesondere übernimmt er keine Haftung für durch den Leser getroffene Entscheidungen. Alle Angaben in diesem Buch sind persönliche Meinungsäußerungen des Autors. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche, finanzielle oder auch anders geartete individuelle Beratung. Kontaktdaten des Autors: Martin Warnke Cramer & Müller Unternehmensberatung GmbH & Co. KG (cm&p) Schäfergasse Frankfurt am Main Telefon / Mail office@cramer-mueller-partner.de Entdecken Sie auf unserer Website, was wir sonst noch für Sie tun können: