Buchführung mit Zukunft Papierlos und Just-in-time

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1 Buchführung mit Zukunft Papierlos und Just-in-time

2 Wollten Sie nicht schon immer weniger Zeit für das Nachhalten offener Rechnungen verwenden die Abwicklung der Buchführung einfacher gestalten weniger Papier hin und her bewegen Ihre Zinsbelastung reduzieren schneller einen Blick auf die aktuelle Lage Ihres Unternehmens haben mehr Zeit haben für die Führung (und nicht die Verwaltung) Ihres Unternehmen 2

3 Der Ablauf der klassischen Buchhaltung heute Ablauf im Unternehmen Zeitachse Belege erfassen Belege einsortieren/kopieren Aussortieren / Ablage im Unternehmen Transport zur Kanzlei (Rückfragen) Rücktransport Belege aussortieren Ablauf beim Steuerberater Buchen der Papierbelege Belege einsortieren/ Auswertungen 3

4 Der Ablauf der Buchhaltung heute 1. Belege zusammenfassen und vorsortieren oder in einen Pendelordner umsortieren. Dies ist aufwendig und kostet Zeit. 2. Buchungsunterlagen zum Steuerberater bringen, Unterlagen sind mehrere Tage außer Haus. Während dieser Zeit haben Sie bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten keinen Zugriff auf Ihre Belege. 3. Sie müssen die Fälligkeiten der Rechnungen überwachen, Skonto berechnen, usw. ebenfalls zeitaufwendig. 4. Unterlagen wieder abholen und zurücksortieren in die Unternehmensablage. Hoher Zeit- und Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeiter. 4

5 Nachteile durch stichtagsbezogenes Buchen: Keine zeitnahe Buchhaltung die Buchhaltung wird erst gegen Mitte oder Ende des Folgemonats erstellt (Stichtagsbezogene Buchhaltung). Bei bestimmten Gesellschaftsformen (GmbH, GmbH & Co. KG) ist die Reaktionsfähigkeit eingeschränkt oder nicht gegeben (z.b. im Hinblick auf 64 GmbHG). Die Auswertungszeiträume z.b. für die Offene - Postenliste und die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sind dadurch zu lang. Eine Offene Posten - Liste (OPOS), die fällige Zahlungen und Forderungen aufzeigt ist vier Wochen später nicht mehr aktuell. Dadurch ist z. B. kein gezieltes Mahnwesen aufzubauen. Dies führt u. U. zu einer schlechteren Liquidität und höheren Zinsbelastungen auf dem Kontokorrentkonto. BWA ist kein Steuerungsinstrument, da kein zeitnaher Überblick über die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens. 5

6 Auch bei der Buchhaltung ist die Zukunft digital In Zusammenarbeit mit unserem Rechenzentrum bieten wir Ihnen nun die Möglichkeit die Abwicklung Ihrer Buchhaltung einfacher und zeitnaher zu gestalten: Die papierlose Finanzbuchhaltung mit Unternehmen online Vortrag Herr Tino Bräske, Rechenzentrum 6

7 Buchführung mit Zukunft - Zeitvergleich heute Prozess im Unternehmen Zeitachse Ablage des Unternehmens für den Steuerberater bei digitalem Belegaustausch (Buchführung mit Zukunft) Prozess im Unternehmen Ablage des Unternehmens für die Kanzlei 7

8 Buchführung mit Zukunft Wie funktioniert nun der Einstieg für Sie als Unternehmen? Unternehmen Rechenzentrum Kanzlei Belege senden Belege speichern Aktuelle Buchhaltung und Auswertung digitales Belegarchiv und Auswertungen (per Fax/ ) Fax / PC midentity/ Belegverwaltung online Buchführung in der Kanzlei 8

9 Buchführung mit Zukunft Erweiterte Möglichkeiten: Unternehmen Rechenzentrum Kanzlei Belege senden Unternehmen online aktuelle Buchhaltung Belegerfassung Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Kasse digitales Belegarchiv Zahlungen erstellen Auswertungen einsehen Fax oder Scanner / PC midentity/ Belegverwaltung online Buchführung in der Kanzlei 9

10 Digitale Buchhaltung - alle Vorteile auf einen Blick weniger Aufwand für den Belegaustausch Kein Pendelordner Kein Belegtransport Originalunterlagen bleiben im Unternehmen Tankquittungen (Thermopapier) müssen nicht mehr kopiert werden, da digitale Archivierung!!!!!!! Zeitnahe Qualitätsbuchhaltung Wechsel von der stichtagsbezogenen Monats- zur dynamischen Tages- oder Wochenbuchführung Vermeidung von Belastungsspitzen im Unternehmen, kein Zeitdruck am Monatsende geändertes Buchungsverhalten (unterjährige Abgrenzungsbuchungen) Rückfragen im Rahmen der Jahresabschlusserstellung reduzieren sich Digitales Belegarchiv im Rechenzentrum der DATEV Komfortabler Belegzugriff per Internet (Smart Card), gezielte Belegsuche nach unterschiedlichen Suchkriterien Maximale Datensicherheit Gemeinsamer Zugriff vom Unternehmen und der Kanzlei, Informations- und Kommunikationsplattform 7 Tage x 24 Stunden Mit dem digitalen Belegbuchen wird Ihre Buchführung aktueller, flexibler und effizienter. 10

11 Digitale Buchhaltung - alle Vorteile auf einen Blick Abgestimmtes Zahlungsmanagement Konsequente Überwachung des Zahlungsverkehrs Vermeidung von Zinsaufwand und Reduzierung von Forderungsausfällen durch effizientes Mahnwesen mit Mahnvorschlägen Erstellung von Zahlungsvorschlägen nach Fälligkeit Top-aktuelle Unternehmensdaten und -auswertungen Tagesaktuelle Offene Posten - Liste Übersichtliche Unterlagen für die Bank Regelmäßige FIBU- und Controlling-Reports für die Unternehmenssteuerung (Bei Bedarf) Unternehmer-Informationssystem mit Auswertungen zu Umsatz, Kosten, Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquidität Betriebswirtschaftliche Kennzahlen zur Rentabilität, Kosten- und Erlösstrukturen ABC-Analyse der wichtigsten Kunden und Lieferanten Soll IST - Vergleiche anhand von Planungsdaten Kosten- und Leistungsrechnung (optional) Mit dem digitalen Belegbuchen wird Ihre Buchführung zum nachhaltigen Steuerungsinstrument für das Unternehmen. 11

12 Zusammenfassung: Das Unternehmer-Informationssystem Das integrierte Unternehmer-Informationssystem bietet jederzeit eine übersichtliche Zusammenfassung erfolgsrelevanter Daten und Kennzahlen hinsichtlich: Erfolg Liquidität Forderungen/Verbindlichkeiten ABC-Analyse Kunden/Lieferanten Jahreshochrechnung Plan-Ist-Vergleich 12

13 Die Bausteine Ihres Unternehmens-Informationssystems Buchführung Forderungen zeitnahes Buchen von Kundenrechnungen Laufende Überwachung der OP und Verbuchung der Zahlungen Chef-Informationen zu Offenen-Posten (Debitoren) ü OP-Liste (wöchentlich) Kundenmanagement Erstellen von Mahnvorschlägen und Mahnungen (3 Mahnstufen) ü Mahnvorschlagsliste (wöchentlich) Transparente Dokumentation ü Rechnungsausgangsliste ü Zahlungseingangsliste ü Digitale Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten (Debitoren) ü Risikobewertung Kunden (monatlich) ü ABC-Analyse Kunden (quartalsweise) Erfolgsmanagement (Unternehmer- Informationssystem) Dienstleistungen Ermittlung der kurzfristigen Liquiditätsbedarfe Analyse der Kosten- und Erlösstrukturen Überwachung und Optimierung Zahlungsziele ü Controlling-Report Buchführung Verbindlichkeiten zeitnahes Buchen von Lieferantenrechnungen Laufende Überwachung der Fälligkeiten Chef-Informationen zu Offenen-Posten (Kreditoren) ü OP-Liste (wöchentlich) Lieferantenmanagement Erstellen von Zahlungsvorschlägen (Berücksichtigung von Skonto) und Ausführung nach Freigabe ü Zahlungsvorschlagsliste (wöchentlich) Transparente Dokumentation ü Rechnungseingangsliste ü Zahlungsausgangsliste ü elektronische Belegaufbewahrung Chef-Informationen zu Offenen-Posten (Kreditoren) ü Analyse Zahlungsziele (halbjährlich) ü ABC-Analyse Lieferanten (quartalsweise) Controlling (Banken-Reporting) Dienstleistungen Vorbereitung Bankengespräch ü Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) ü Controlling-Report (optional) (Zugriff per Internet und SmartCard auf das DATEV-RZ) 13 Digitales Belegarchiv

14 unser Angebot für Sie - 3 Versionen Der Funktionsumfang wird individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt: Basis-Paket aktuelle Buchführung Offene Posten (OPOS) Belegarchiv Erweitertes Basis- Paket aktuelle Buchführung + Kunden- und/oder Lieferantenmanagement Planung & Controlling Paket aktuelle Buchführung + Kunden- und/oder Lieferantenmanagement + Erfolgsmanagement Controlling 14

15 Wir beraten Sie gerne Pfarrstraße 9, Heringen/W. Telefon: 06624/ Fax: 06624/ Alle Beiträge sind nach bestem Wissen zusammengestellt worden. Eine Haftung kann trotz sorgfältiger Bearbeitung nicht übernommen werden. 15

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