Vertiefungsseminar 14 Buchführung

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1 Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg 2012 Vertiefungsseminar 14 Buchführung Dr. Brigitte Freiburghaus breakevenpoint Gesellschaft für Unternehmensberatung mbh In diesem Referat erfahren Sie: Wie viel Buchführung Sie für Ihr Unternehmen brauchen und wozu Wie Sie Ihre Buchführung von der Belegentstehung bis zum Jahresabschluss prüfungssicher organisieren Womit Sie einen Dienstleister beauftragen können und was Sie im Unternehmen selbst erledigen Wie Sie den richtigen Steuerberater oder ein passendes Buchführungsprogramm auswählen 1

2 1. Einführung Sie haben sicher schon des Öfteren den Stoßseufzer von bekannten Selbstständigen vernommen, die Ihre Buchhaltung noch machen müssen. In Gesprächen mit Unternehmern stelle ich wiederholt fest, dass das Thema Buchhaltung mit strategischen unternehmerischen Entscheidungen zu selten in Verbindung gebracht, die produktive Funktion der Buchführung sträflich unterschätzt wird. Obwohl Buchführung als Aufzeichnung von geschäftlichen Vorgängen zu Ermittlung der Wirtschaftlichkeit und des Vermögens eines Unternehmens bereits im 15. Jahrhundert für Kaufleute, Geldverleiher, Handwerker ein wichtiges Thema war, entsteht besonders gegenwärtig der Eindruck, Buchhaltung und die darauf fußenden Auswertungen seien eine vom Fiskus und anderen staatlichen Behörden auferlegte Verpflichtung, der die Unternehmer neben ihrer eigentlichen Tätigkeit nun auch noch genügen müssen. Dem widerspricht, dass die Entwicklung der Buchhaltung aus dem Bedürfnis heraus erfolgte, geschäftliche Vorgänge zu dokumentieren und werten zu können. So stammt die erste bekannte Beschreibung eines Systems der doppelten Buchführung von Luca Paciolo de Borgo, einem Mönch und Mathematiker aus dem Italien des Jahres Er beschrieb bereits zum damaligen Zeitpunkt das Grundbuch (chronologische Aufzeichnung geschäftlicher Vorgänge) und das Hauptbuch (sachliche Zuordnung geschäftlicher Vorgänge einer Periode) mit folgendem Ziel: Aufzeichnung wertmäßig erfassbarer Vorgänge in einem Unternehmen zur Ermittlung des Unternehmenserfolgs zur Feststellung von Aufwand und Ertrag und der Darstellung der Vermögenslage des Unternehmens. Bis zu Beginn des 19. Jahrhunderts wurde das System der doppelten Buchführung um einzelne Segmente erweitert, Kassen- und Wechselbücher etc. kamen hinzu. Seit 1804 kennen wir die Verbindung von Grund- und Hauptbuch in Form eines Journals in Tabellenform, das auch heute, wenn auch durch Anwendung der EDV in viel detaillierter sachlicher Zuordnung noch immer diesem Prinzip folgt: Geschäftliche Vorgänge werden in chronologischer und sachlicher Gliederung erfasst und ausgewertet, um die Wirtschaftlichkeit und die Vermögenssituation eines Unternehmens möglichst realistisch einschätzen zu können. Wenn ein Thema über so lange Zeit systematisch verfolgt wird, kann es sich wohl kaum um das ausschließliche Bedürfnis der Verwaltung handeln. Dennoch ist dies auch für die Verwaltungen insbesondere die Finanzbehörden ein durchaus spannendes Thema- und auch deshalb wiederum ein wichtiges für die Unternehmer. Bevor wir uns der Thematik genau zuwenden, lassen Sie uns zunächst begriffliche Klarheit schaffen: Worin besteht denn das Wesen der Buchführung? 2. Buchführung Wesen und Funktion Die Buchführung ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Buchführung heißt, die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit ihrem wesentlichen Inhalt und ihrem Geldwert auf Grundlage von Belegen lückenlos, ihrer zeitlichen Abfolge nach und sachlich gegliedert zu erfassen. 2

3 Es handelt sich hierbei also nicht um eine vorausschauende wirtschaftliche Betrachtung, sondern um Dokumentation des Gewesenen, auf deren Grundlage Wirtschaftlichkeit und Vermögenslage eines Unternehmens bewertet werden. 2.1 Buchführung für wen und wozu? Warum ist Buchführung notwendig? Wer benötigt diese Informationen? In Abhängigkeit von der Person und ihrer Stellung zum Unternehmen erfüllt Buchführung eine ganz konkrete und praktisch bedeutungsvolle Funktion. Informationsfunktion für Inhaber/Geschäftsführung: Sie steht an erster Stelle, da sie die wichtigste Grundlage unternehmerischer Entscheidungen bildet. Aus der Dokumentation der Geschäftsvorfälle eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum (Wirtschaftjahr, Monat) werden folgende, für die Unternehmensführung entscheidende Ergebnisse der Tätigkeit ermittelt: Umsatz Waren- bzw. Materialeinsatz Kosten Gewinn Mehrung/Minderung des Eigenkapitals Mehrung/Minderung des Fremdkapitals (Schulden) Preisstrategie Die Wertung dieser Ergebnisse kann im Verhältnis zu folgenden Bezugsgrößen gewertet werden: Zielstellungen des Unternehmens Ergebnisse früherer Zeiträume Ergebnisse im Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche (Branchendurchschnitt) Auf dieser Basis können lang- und kurzfristige Zielstellungen und Entscheidungen des Unternehmens geprüft und angepasst, aktuelle Ereignisse bezüglich ihrer wirtschaftlichen Tragweite richtig gewertet werden. Beispiel: So war in einer von uns im Rahmen der laufenden Buchführung betreuten Pension in den ersten beiden Jahren nach der Gründung zweimal jährlich Panik angesagt: In den Monaten April und November. Hier musste die Inhaberin deutliche Umsatzeinbrüche gegenüber den anderen Monaten hinnehmen. Die Ausgaben konnten aus den laufenden Einnahmen nicht gedeckt, 3

4 geschweige denn ein Unternehmerlohn entnommen werden. Im ersten Jahr wurde ich zu einem ernsten Gespräch vor Ort gebeten, wo die Frage nach der Schließung des Unternehmens beantwortet werden sollte. Nun standen im Gründungsjahr noch nicht so viele Daten aus der Buchhaltung der Pension zur Verfügung. Die Auswertung der saisonalen Schwankungen der Hotel- und Tourismusbranche zeigten jedoch ähnliche Umsatzeinbrüche in diesen Monaten. Im Folgejahr- ähnliche Aufregung. Hier konnten wir aber bereits anhand der Umsatzschwankungen des ersten Jahres eine gewisse Parallelität verfolgen. Der Vergleich des jeweiligen Monatsumsatzes mit dem des gleichen Monats im Vorjahr ist eine sehr wichtige Informationsquelle für kleine und mittlere Unternehmen. Damit war die Panik Attacke abgewendet und das Problem wurde etwas ruhiger angegangen. So entwickelte die Unternehmerin eine Reihe von Ideen zu Sonderangeboten für Reisegruppen in dieser Zeit: für Klassentreffen, Kursteilnehmer in Berlin u. s. w. Im dritten Jahr nach der Gründung konnten wir bereits anhand der Buchhaltungsauswertungen im Monat November die Abschwächung des Einschnittes bei der Umsatzentwicklung feststellen. Der April blieb ein äußerst schwacher Monat. Dies wurde der Urlaubsmonat unserer Unternehmerin. Sie betrieb die Pension übrigens bis zum Eintritt in ihr Rentenalter und lernte, mit Umsatzschwankungen zu leben und die übrigen Geschäftsabläufe anzupassen. Gerade bei neu gegründeten Unternehmen und in Zeiten struktureller Wandlungsprozesse bieten die Daten des eigenen Unternehmens eine wesentlich sicherere Informationsquelle als die bundesdeutschen Branchendurchschnitte, die Gründungssituationen und strukturelle Umbrüche gar nicht so deutlich abbilden können. Aber jeder Unternehmer hat eine Prognose und Jahresvergleiche, die zuverlässige Informationsquelle sein können- wenn sie dazu benutzt werden. Die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen Sie stellt eine weitere wesentliche Funktion der Buchführung dar. Die wichtigsten, die Unternehmen betreffenden Steuerarten werden auf Grundlage der Ergebnisse der Buchführung ermittelt: Steuerart Bemessungsgrundlage Einkommensteuer des Unternehmers: Gewinn Körperschaftssteuer der GmbH: Gewinn Gewerbesteuer: Gewinn Umsatzsteuer: Umsatzerlöse Rechnungen von anderen Unternehmen Lohnsteuer: Löhne/Gehälter der Arbeitnehmer Zur Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen und zur Anmeldung der jeweiligen Steuern ist der Unternehmer/die Geschäftsführung eines Unternehmens im Rahmen festgelegter Fristen verpflichtet. Die Finanzbehörden setzen die zu entrichtende Steuer entsprechend der ermittelten Bemessungsgrundlagen und der eingereichten Steuererklärungen fest. 4

5 Sie sind berechtigt, die Richtigkeit der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen bis zu zehn Jahren rückwirkend zu prüfen. Dies erfolgt durch Prüfung der Buchführung und der Belege des Prüfzeitraumes. Im Falle der fehlerhaften Ermittlung bzw. der nicht ordnungsgemäßen Erfassung oder mangelhafter Belegsituation kann es zur Nachbesteuerung des Unternehmens mit beachtlichen Belastungen für das Unternehmen kommen und beim Nachweis der Vorsätzlichkeit der Verletzung auch zu strafrechtlichen Maßnahmen. In diesem Fall haften die Inhaber bzw. Geschäftsführer des Unternehmens. Bei den meisten Steuerarten auch persönlich und unbeschränkt. Bei groben inhaltlichen Fehlern und häufigen Formverstößen kann es zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage mit Orientierung am bundesdeutschen Branchendurchschnitt kommen. Sie können sich sicher vorstellen, was das in einer Gründungssituation für das Unternehmen bedeutet. Was liegt also näher, als sich dem Thema Buchführung gleich im ersten Anlauf grundsätzlich und mit dem Anspruch prüfungssicher zu stellen? In Abhängigkeit vom Adressaten erfüllt Buchführung noch weitere wesentliche Funktionen. Hier in einem kurzen Überblick zu weiteren Funktionen, damit Sie das Gewicht der einzelnen Funktionen auf Ihre konkrete Unternehmenssituation anwenden können: Buchführung für Wen? 1. Inhaber / Geschäftsführung Wozu? - Informationsfunktion - Entscheidungsgrundlage 2. Mitgesellschafter - Rechenschaftslegung 3. Finanzbehörden - Bemessungsgrundlage Steuern 4. Gläubiger - Gläubigerschutz 5. zuständige Gerichte - Beweismittel 2.2 Buchführungspflicht Aus den unterschiedlichsten Zwängen heraus sind im Rahmen der Buchführung gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. In welchem Umfang ist mein Unternehmen zur Buchführung verpflichtet? Hieraus resultiert, wie dieser Prozess zu organisieren ist. Dies werden Sie im folgenden Abschnitt erfahren. Sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht ist die Buchführungspflicht geregelt. Hierbei geht es bei Verwendung des Begriffes Buchführungspflicht immer um die Verpflichtung zur doppelten Buchführung. Die doppelte Buchführung umfasst die Führung eines Grund- und eines Hauptbuches, was die Verbuchung eines geschäftlichen Vorgangs in chronologischer Reihenfolge und auf mindestens zwei Konten zu Folge hat. 5

6 Das Grundbuch erfasst die geschäftlichen Vorgänge in der Chronologie ihres Ablaufes- also nach dem Datum sortiert. Hierbei werden keine Zuordnungen der geschäftlichen Vorgänge bezüglich ihrer Erfolgsfunktion vorgenommen. Lediglich Zu- oder Abgang und Zeitpunkt werden dokumentiert. Das Hauptbuch umfasst die Fixierung der Geschäftsvorfälle nach ihrem sachlichen Inhalt. Hier werden sogen. Sachkonten zugeordnet- etwa Umsatzerlöse oder Wareneinkäufe, Büromaterial u. s. w. In der Praxis werden Grund- und Hauptbuch miteinander verknüpft. Es erfolgt bei doppelter Buchführung eine doppelte Zuordnung: der zeitlichen Abfolge der Zubzw. Abgänge und der sachlichen Zuordnung nach. Doch zurück zur doppelten Buchführung: Hier werden nicht nur Geldflüsse sondern alle Bewegungen des Gesellschaftsvermögens dokumentiert bezüglich ihres wirtschaftlichen Erfolgs (Aufwand oder Ertrag) zugeordnet. Somit werden pro Geschäftsvorgang immer zwei Positionen, zwei Sachkonten angesprochen und die auf unterschiedlichen Seiten. Im Ergebnis der doppelten Buchführung wird das wirtschaftliche Ergebnis (Gewinn oder Verlust) dann auch auf zwei Wegen ermittelt: Betriebsvermögensvergleich (Bilanz) und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Doppelte Zuordnung- doppelte Buchführung Wer nicht buchführungspflichtig- das heißt nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss nach Steuerrecht eine einfache Buchführung erstellen. Sie umfasst lediglich die geschäftlich bedingten Geldzu- und abflüsse in der zeitlichen Folge ihres Anfallens aufzuzeichnen- also das Grundbuch zu führen. Hier werden nur die Bewegungen auf ausgewählten Finanzkonten (Kasse) und (Bank) in chronologischer Reihenfolge aufgelistet und als Summe der Einnahmen und Summe der Ausgaben zur steuerlichen Bemessungsgrundlage geführt. Lediglich die privat verursachten Geldflüsse werden ausgeblendet. Ansonsten erfolgt keine sachliche Zuordnung im Sinne der Kennzeichnung der Art der Erträge und Aufwendungen o.ä. Im Verlauf der letzten Jahrzehnte ist hier aus der Sicht des Steuerrechtes jedoch kräftig nachgerüstet worden, so dass die einfache Buchführung eine Reihe steuerlicher Nachweispflichten impliziert. (Vgl. 4(3,5) EStG). Es ist also keines Falls so, dass, wer nicht buchführungspflichtig (im Sinne der doppelten Buchführung) ist, das Thema sozusagen aussparen kann. Die Besteuerungsgrundlagen sind zu ermitteln, die Vereinfachung des Verfahrens im Rahmen der einfachen Buchführung ist im Rahmen der Bestimmungen des 4(3) EStG zulässig. Vor Einrichtung der Buchführung für ein Unternehmen muss immer geklärt werden, in welchem Umfang Buchführungspflicht besteht. Zwingt man ein Unternehmen, dass nur zur einfachen Buchführung verpflichtet ist in die doppelte, erlegt man mehr Formzwänge auf, als erforderlich und organisiert zusätzliche Verwaltungskosten- und evtl. deshalb infolge der eigenen Oberflächlichkeit ein Haftungsproblem. 6

7 Bearbeitet man die Buchführung eines Unternehmens im Rahmen der einfachen Buchführung und es besteht die Verpflichtung zur doppelten Buchführung, so muss erheblich nachgerüstet werden, was ebenfalls zusätzliche Kosten verursacht- bestimmte Versäumnisse sind überdies nicht mehr auszugleichen z.b. eine fehlende Inventur, so dass Teilschätzungen im Rahmen von Steuerprüfungen die Folge sein können- nicht gut. Lassen Sie uns zunächst prüfen, wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist- und auf welcher Grundlage: Also: Wer muss (doppelte) Buchführung machen? Hier ist zunächst im Handelsgesetzbuch festgelegt, dass die doppelte Buchführung für Gewerbetreibende zwingend ist wenn sie im Handelsregister eingetragen sind oder ihr Gewerbe in einem Umfang betreiben, dass eine kaufmännische Führung ihres Geschäftsbetriebes erfordert. Die Eintragung im Handelsregister bildet ein eindeutiges Kriterium. So sind beispielsweise Kapitalgesellschaften (GmbH) zwangsläufig im Handelsregister einzutragen, einige Personengesellschaften ebenfalls (OHG) Einzelunternehmen können sich im Handelsregister registrieren lassen, was die Verpflichtung zur doppelten Buchführung nach sich zieht. Das zweite Kriterium: ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb- wird in der Praxis an der Beschäftigung mehrerer kaufmännischer Angestellter im Unternehmen festgemacht. Im Steuerrecht wird dieses auf den Umfang der Geschäftstätigkeit des Unternehmens abgestellte Kriterium sehr eindeutig geregelt. Das erfolgt in der Abgabenordnung 141. Bitte prüfen Sie nach der Ermittlung Ihrer Jahreswerte zu Umsätzen und Gewinn, ob Sie die hier festgelegten Grenzen erreicht haben- denn dann kann das Finanzamt Sie auffordern, im kommenden Jahr die doppelte Buchführung anzuwenden, auch wenn Sie dazu bisher nicht verpflichtet waren. Ergeht diese Aufforderung nicht, müssen Sie auch noch nicht umstellen. Derzeit ist in o.g. Quelle geregelt, dass, wer ein Gewerbe betreibt bei Überschreitung einer der folgenden Grenzen buchführungspflichtig wird: ,00 Euro Jahresumsatz oder ,00 Euro Jahresgewinn oder in landwirtschaftlichen Betrieben: selbst bewirtschaftete Flächen mit einem Wirtschaftswert von ,00 Euro. Wenn Sie die Frage nach der Buchführungspflicht bezüglich Ihrer unternehmerischen Tätigkeit klären wollen, bietet sich ein Vorgehen nach der folgenden Checkliste an: 7

8 Checkliste: Buchführungspflicht 1. Handelt es sich um einen Gewerbebetrieb? wenn nein : keine wenn ja, weiter prüfen 2. Ist das Unternehmen im Handelsregister registriert? wenn ja: Buchführungspflicht wenn nein: weiter prüfen 3. Erfordert der Umfang des Betriebes eine wenn ja: Buchführungspflicht kaufmännische Organisation? wenn nein: weiter prüfen 4. Erging infolge des Überschreitens einer der in wenn ja, Buchführungspflicht 141 AO angegebenen Grenzen von Seiten des wenn nein: erst im Jahr nach Finanzamtes die Aufforderung, im Folgejahr Aufforderung zur doppelten Buchführung überzugehen? Hierzu drei Beispiele: Beispiel 1: Herr Steinbeisser betreibt eine Zahnarztpraxis mit acht Angestellten. Vier seiner Angestellten organisieren die kaufmännischen Abläufe im Unternehmen. Im vorangegangenen Wirtschaftsjahr betrug sein Jahresumsatz ,00 Euro. Der Gewinn seiner Praxis belief sich auf ,00 Euro. Liegt die Verpflichtung zur doppelten Buchführung vor? Herr Steinbeisser betreibt kein Gewerbe. Damit ist er unabhängig von Umfang und Ausmaß der geschäftlichen Tätigkeit lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet. Beispiel 2: Frau Start up hingegen gründete eine UG, deren Geschäftszweck im Vertrieb von Software besteht. Sie ist alleinige Gesellschafterin und auch Geschäftsführerin. Im Unternehmen werden zunächst keine Arbeitnehmer beschäftigt. Nach Ihrer Prognose wird die GmbH im ersten Wirtschaftsjahr ,00 Euro Jahresumsatz und einen Gewinn von ,00 Euro erwirtschaften. Ist die GmbH buchführungspflichtig? Die GmbH betreibt ein Gewerbe. Als Kapitalgesellschaft ist die GmbH im Handelsregister eingetragen. Deshalb besteht unabhängig vom Umfang der geschäftlichen Tätigkeit Buchführungspflicht. Beispiel 3: 8

9 Herr Holfix betreibt im Erdgeschoss eines Punkthochhauses ein Einzelhandelsgeschäft, das täglich bis 22:00 Uhr und auch Sonntags geöffnet ist. Die Anwohner des umliegenden Wohngebietes können hier auf ein beschränktes Sortiment von Waren des täglichen Bedarfs zugreifen und Schuhreparaturen und Reinigungsarbeiten in Auftrag geben. Herr Holfix beschäftigt eine Aushilfe im Verkauf. Der Jahresumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr betrug ,00 Euro. Der Jahresgewinn belief sich auf ,00 Euro. Vom zuständigen Finanzamt erging bisher keine Aufforderung zur doppelten Buchführung. Besteht Buchführungspflicht? Es handelt sich um einen Gewerbebetrieb. Herr Holfix ist nicht im Handelsregister eingetragen. Es handelt sich nicht um einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb. Mit der Realisierung eines Jahresumsatzes von Euro wurde eine in 141 AO angegebenen Grenzen überschritten. Sobald von Seiten des Finanzamtes die Aufforderung zur doppelten Buchführung ergeht, ist Herr Holfix für das auf das Jahr der Aufforderung folgende Jahr buchführungspflichtig. Da dies bisher nicht erfolgte, besteht noch keine Verpflichtung. Das Steuerrecht lässt die Anwendung der doppelten Buchführung auch für den Fall zu, dass keine Buchführungspflicht besteht. Für diesen Fall sind die Regelungen zur doppelten Buchführung bindend- auch wenn ursprünglich keine Verpflichtung aufgrund der Gesetzeslage bestand. Warum sollte ein Unternehmer sich der Verpflichtung zur Buchführung unterziehen, auch wenn dies weder Handels- noch Steuerrecht erzwingen? Hier sei an zwei Funktionen der Buchführung, die Informationsfunktion und steuerliche Funktion der Buchführung erinnert. Können Sie sich vorstellen, dass ein Einzelhändler mit ,00 Euro Jahresumsatz und ,00 Euro Betriebsausgaben die richtigen unternehmerischen Entscheidungen auf Grundlage einer Buchführung treffen kann, die nur die Summe aller Zu- und Abflüsse ermittelt? Wohl kaum. Wenn er seine Kosten optimieren will, müsste er schon wissen, wie sie sich zusammensetzen und welche Veränderungen im laufenden Wirtschaftjahr bzw. von Jahr zu Jahr eingetreten sind. Auch die Entscheidung, noch ein Geschäft zu eröffnen oder lieber nicht kann so kaum fundiert getroffen werden. Möchte er prüfen, ob die Preisgestaltung wirtschaftlich sinnvoll ist kann er dies nur, wenn er das Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Warenverkäufen bestimmt. Darüber hinaus kann ein zeitlicher Verzug zwischen Wareneinkauf und Verkauf eintreten, was bei Nichtbeachtung erhebliche steuerliche Konsequenzen hat. Beispiel: Einzelhändler, Herrn S: Im letzen Quartal des Wirtschaftsjahres werden für das Weihnachtsgeschäft Waren in Höhe von ,00 eingekauft. Diese Waren werden auch im vierten Quartal des Jahres umgesetzt. Die Rechnungen für den Wareneinkauf werden aber erst im Folgejahr bezahlt und wurden auch vorher nicht im Rahmen der Buchhaltung erfasst. 9

10 In diesem Fall führen die Anwendung der einfachen bzw. der doppelten Buchführung zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen: Wendet er die einfache Buchführung an, so ist sein Wareneinkauf in der Ermittlung des Gewinns (Umsatz Kosten nach Geldfluss) nicht enthalten. Da die Kunden sofort bezahlen, geht der Umsatz aber in den Jahresgewinn und damit auch in die Bemessung seiner Einkommensteuer ein. Somit stehen seinen Umsätzen keine Kosten für den Wareneinkauf gegenüber. Damit ist sein Gewinn um ,00 Euro höher, wenn er die einfache Buchführung anwendet. Bei einem Steuersatz von 33 % würde das eine zusätzliche Einkommensteuerbelastung von ,00 Euro nach sich ziehen. Er würde auf einen Gewinn Steuern bezahlen, der ihm wirtschaftlich nicht zur Verfügung steht und auch nicht seinem wirtschaftlichen Leistungsvermögen entspricht- falsches Ergebnis, falsche Information zum Unternehmenserfolg- ggf. falsche unternehmerische Entscheidung und zu hohe Besteuerungunter diesen Bedingungen sollte der Übergang zur doppelten Buchführung vollzogen werden auch ohne gesetzliche Verpflichtung. In Anbetracht der zahlreichen betrieblichen Insolvenzen sei in diesem Zusammenhang auch darauf verwiesen, dass nur bei Anwendung der doppelten Buchführung ein klarer Überblick über Vermögen und Schulden des Unternehmens bestehen kann. Auch aus diesem Grunde sollte zumindest bezüglich der laufenden Buchhaltung im Verlauf des Wirtschaftjahres die Anwendung der doppelten Buchführung und die Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten im Rahmen der Buchhaltung erfolgen. Dies bietet die Möglichkeit, die unternehmerischen Entscheidungen auf Grundlage einer zeitlich und sachlich vorgenommenen Erfassung geschäftlicher Vorgänge und der entstandenen Vermögens- und Schuldenkonstellation zu treffen, den Jahresabschluss jedoch nach den Regeln der Überschussrechnung zu gestalten. Dies ist in jedem Falle weitsichtiger, als nur die Geldflüsse in die Betrachtungen einzubeziehen. 3. Einfache und doppelte Buchführung- ein Überblick Aus den bisherigen Darlegungen wurde ersichtlich, dass Sie als Unternehmer konkret prüfen können, ob Sie zu doppelten Buchführung verpflichtet sind- aber auch die doppelte Buchführung anwenden können, wenn keine Buchführungspflicht besteht. Im folgenden Abschnitt soll gezeigt werden, was bei der Anwendung der einen oder anderen Variante der Buchführung an Aufzeichnungs- und Nachweispflichten auf Sie zukommt. Damit werden Sie auch in die Lage versetzt eine Variante der Organisation der Buchführung zu finden, die beide Möglichkeiten offen lässt, damit Sie einerseits ausreichende Informationen aus Ihre Buchführung für ihre unternehmerischen Entscheidungen beziehen können und andererseits gegenüber den Finanzbehörden die für Sie vorteilhaftere Variante der Erklärung ihrer steuerlichen Bemessungsgrundlagen zur Anwendung bringen können. 3.1 Einfache Buchführung, Erfassung und Jahresabschluss: 10

11 Die einfache Buchführung ist eine vereinfachte Methode der Aufzeichnung geschäftlicher Vorgänge und der darauf basierenden Gewinnermittlung. Erfassung: Hier werden von zwei Ausnahmen abgesehen, nur die Vorgänge erfasst, die im Laufe des Wirtschaftsjahres zahlungswirksam wurden. Das heißt, Sie erfassen nur die geschäftlichen Vorgänge, die durch Barzahlung oder über Ihr Geschäftskonto tatsächlich zahlungswirksam wurden. Hierzu werden in chronologischer Folge die baren Vorgänge (Kassenbuch) und die unbaren Vorgänge (Bankbuch) aufgezeichnet. (Vgl. Anlage) Gewinnermittlung: Im Laufe des Wirtschaftsjahres werden auf Grundlage der Erfassung aller baren Vorgänge im Kassenbuch und aller Vorgänge auf dem Geschäftskonto die Summe der betrieblichen Einnahmen und die Summe der betrieblichen Ausgaben gebildet. Wenn Sie die baren und unbaren Vorgänge lückenlos erfassen, werden in Ihrer Erfassung auch Privateinlagen und Entnahmen enthalten sein. So werden Sie als Einzelunternehmer bereits im Laufe des Wirtschaftjahres von Ihrem Gewinn die private Lebensführung finanzieren. Dazu sind Überweisungen vom Geschäftsauf Ihr Privatkonto, soweit der Geschäftsverlauf dies zulässt, erforderlich. Sie hätten demzufolge auf dem Bankkonto Geldabflüsse, die den Gewinn nicht mindern dürfen, da es sich nicht um betriebliche Aufwendungen handelt. Demgegenüber kann die Liquiditätssituation eines jungen Unternehmens Einzahlungen auf das Geschäftskonto aus privater Quelle zur Deckung anstehender betrieblich verursachter Abbuchungen erforderlich machen zum Beispiel Leasingrate für Betriebsfahrzeuge Ladenmiete u. s. w. Diese Bankzugänge dürfen den Gewinn auch nicht erhöhen. So können wir den Gewinn nach folgendem Schema ermitteln: Summe der baren und unbaren Einnahmen - Summe der baren und unbaren Ausgaben = Zwischensumme + Privatentnahmen - Privateinlagen = Gewinn aus selbständiger bzw. gewerblicher Tätigkeit Soweit das Prinzip. Ganz so einfach geht es dann gegenüber dem Fiskus doch nicht. Der Gewinn bildet Bemessungsgrundlage für Einkommens- und Gewerbesteuer. Insbesondere die Untersetzung der Betriebsausgaben und hier vor allem der Positionen, die sehr nahe an der privaten Lebensführung gelagert sind, bedürfen des gesonderten Ausweises. So werden Sie natürlich bei einem betrieblich verursachten Geschäftsessen auch ihren Hunger stillen, das Telefon im home office auch für dieses oder jenes Privatgespräch nutzen u.s.w. Zu diesen zugegebenermaßen fließenden Grenzen kommt das nicht immer unbegründete Misstrauen, ob dieses oder jenes Präsent für Geschäftsfreunde wirklich betrieblich verursacht und in angemessener Höhe erfolgte u.s.w. 11

12 Kein Finanzamt gibt sich deshalb damit zufrieden, dass Einnahmen und Ausgaben lediglich als Summen und ohne Untersetzung erklärt werden. Zumindest folgende Ausgabepositionen müssen getrennt ausgewiesen werden, da sie besonderen Nachweispflichten unterliegen: o o o o o o o Reisekosten Bewirtungsaufwendungen Präsente für Geschäftsfreunde Telefongebühren betrieblicher Anteil Abschreibungen auf Sachanlagen KFZ- Kosten Schuldzinsen In den vergangenen zwei Jahren wurden von Seiten der Finanzbehörden mehrere Versuche unternommen, ein allgemein verbindliches Gliederungsprinzip der Überschussrechnung zu entwickeln. Hier kommt seit 2006 eine Anlage EÜR zum Einsatz, die jährlich angepasst wird. Dieses Formular ist bei einem Jahresumsatz ab Euro als zusätzliche Anlage bindend. In der Praxis hat sich auch bei niedrigeren Jahresumsätzen ein Gliederungsprinzip bewährt, das Sie in den Anlagen finden. Dadurch wird sowohl die Struktur Ihrer Einnahmen und Ausgaben deutlich als auch der Informationsfunktion der Buchführung entsprochen. Zu diesem Ergebnis können Sie nur gelangen, wenn Sie im Laufe des Wirtschaftsjahres die Einnahme- und Ausgabespalten in Ihren Erfassungslisten zu Kasse und Bank unterteilen. Hierzu wurde das sogen. Amerikanische Journal entwickelt. Solange Ihr Unternehmen nicht buchführungspflichtig ist und Sie nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, stellt das amerikanische Journal durchaus eine Variante der Erfassung der Geschäftsvorfälle dar, die Sie ohne fremde Hilfe bewältigen und zu einem prüfungssicheren Jahresabschluss führen können. Weisen Ihre geschäftlichen Vorgänge bereits im Gründungsjahr einen größeren Umfang und auch die im Schema der Überschussrechnung dargestellte gesamte Palette auf, sollten die baren und unbaren Vorgänge- selbst wenn keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht - auch sachlich zugeordnet werden. Dies geschieht im Rahmen von Buchhaltungsprogrammen, wo bei der Erfassung zwei Konten, ein Geldkonto (Bank oder Kasse) und ein Sachkonto (z.b. Büromaterial, Wareneinkauf mit 7 % UST, Umsatzerlöse 19 % UST, Präsente für Geschäftsfreunde u. s. w.) angesprochen werden. Damit erhalten Sie zum jeweiligen Auswertungsstichtag einen genauen Überblick über die sachliche Struktur der Einnahmen und Ausgaben und können auch deren Entwicklung verfolgen, Vorjahresvergleiche anstellen u.s.w. Dies ermöglicht, die Informationsfunktion der Buchführung auch tatsächlich nutzen zu können und den steuerlichen Anforderungen zu genügen. 12

13 Bezüglich der Informationsfunktion hat die Überschussrechnung jedoch auch bei dieser weit komfortableren Variante immer noch ein entscheidendes Defizit: Nur zahlungswirksame Vorgänge werden in die Betrachtungen einbezogen. Vermögen, Schulden und Warenbestände bleiben unberücksichtigt. Ein Einzelhandelsgeschäft mit ,00 Euro Gewinn laut Überschussrechnung kann wie bereits erläutert trotzdem Rechnungen zum Wareneinkauf in Höhe von ,00 Euro noch zu zahlen haben- die bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Überschussrechnung nicht erfasst wurden. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die einfache Buchführung anwenden sollten Sie daher in Wahrnehmung der Informationsfunktion aus der Buchführung immer die Forderungen und Verbindlichkeiten und Lagerbestände in Ihre Überlegungen einbeziehennur so wissen Sie, wo Ihr Unternehmen tatsächlich steht- unabhängig davon, ob diese Fakten in ihre Gewinnermittlung eingehen oder nicht. Wir werden diesen Umstand bei der Organisation des Belegwesens unter Punkt 4.3 dieses Kapitels daher nochmals aufgreifen. 3.2 Doppelte Buchführung, Erfassung und Jahresabschluss Bei der doppelten Buchführung werden im Grundbuch die Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und im Hauptbuch sachlich zugeordnet. Im Rahmen der EDV werden Grund- und Hauptbuch gekoppelt. Dennoch sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet im Falle einer Betriebsprüfung die gesetzlich geforderten Grundbücher vorzuweisen bzw. im Rahmen der EDV- Nutzung lesbar zu machen. Deshalb zu Ihrer Kenntnis die Erfassungslisten, die Sie zehn Jahre verfügbar zu halten haben, wenn Sie buchführungspflichtig sind: Rechnungseingangsbuch Rechnungsausgangsbuch Kassenbuch Inventar zum ersten und letzten Tag des Wirtschaftsjahres Auf der Grundlage des Vergleichs von Eröffnungs- und Schlussbilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eines Wirtschaftsjahres wird der Erfolg des Unternehmens ermittelt. Zu Beginn und am Ende eines jeden Wirtschaftsjahres stellt jedes Buchführungspflichtige Unternehmen eine Bilanz auf, in der Vermögen und Schulden darzustellen sind. Durch den Vergleich der Eröffnungs- (zu Beginn des Wirtschaftsjahres) mit der Schlussbilanz (am Ende des Wirtschaftsjahres) kann für diesen Zeitraum die Vermögensentwicklung eingeschätzt werden. Die Bilanz stellt auf zwei Seiten (Aktivseite und Passivseite) das Vermögen in Umfang und Form und das Kapital nach Größe und Herkunft dar. Beides sind die verschiedenen Seiten ein und desselben Gegenstandes, des Vermögens, Kapitals eines Wirtschaftssubjektes. Zur Verdeutlichung wollen wir den Aufbau einer Bilanz im folgenden hinzuziehen: 13

14 Auf der Aktivseite finden Sie die Aufstellung des Vermögens. Hier erfahren Sie, in welcher Form das Vermögen vorliegt- in Form von Gebäuden, Anlagen oder Geld. Die Gliederung erfolgt hier nach Flüssigkeit. Auf der Passivseite der Bilanz erfahren Sie, wer das Kapital zur Verfügung gestellt hat. Hieraus geht hervor, welches Kapital der Unternehmer bzw. die Gesellschaft hält (Eigenkapital) und welche Summe von fremden Geldgebern stammt (Fremdkapital). Die Gliederung erfolgt hier nach Fälligkeit. Hat sich bei der Schlussbilanz das Eigenkapital erhöht, wurde ein Gewinn erwirtschaftet. Die Entstehung des Gewinns wird durch die Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert. Die Gewinnermittlung bei doppelter Buchführung erfolgt so auf dem Wege des Bilanzvergleichs und der Gewinn- und Verlustrechnung. 3.3 Vergleich beider Gewinnermittlungsarten Übereinstimmungen bei beiden Gewinnermittlungsarten resultieren aus dem gleichen Ansatz: Aufzeichnung geschäftlicher Vorgänge auf der Grundlage von Belegen in zeitlichen Reihenfolge ihres Anfalls. Folgende Bücher sind bei beiden Gewinnermittlungsarten zu führen: Kassenbuch Erfassung der Bankvorgänge Bei doppelter Buchführung sind darüber hinaus noch folgende Erfassungen vorzunehmen: Eingangsrechnungen 14

15 Ausgangsrechnungen Inventar zum Bilanzstichtag Neben der Erfassung und Auswertung der Entwicklung des Geldvermögens ist bei Bilanzierung auch die Entwicklung aller anderen Vermögenswerte zu dokumentieren und in die Auswertungen einzubeziehen. Damit wird auch die Entwicklung von Vermögen und Schulden in die Gewinnermittlung einbezogen. Dazu sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Aus der folgenden Übersicht können Sie einem kurzen Vergleich die unterschiedlichen Nachweispflichten entnehmen: Erfassung und Jahresabschluss bei einfacher Buchführung doppelter Buchführung Kassenbuch Kassenbuch Erfassung der Vorgänge Erfassung der Vorgänge auf dem Geschäftskonto auf dem Geschäftskonto Liste der Eingangsrechnungen Liste der Ausgangsrechnungen Inventar (letzter Tag des Wirtschaftsjahres Tage) Bewertung des Anlage- Bewertung des Anlagevermögens vermögens zur Ermittlung der Abschreibungen Bewertung des Umlaufvermögens Rückstellungen Überschussrechnung Eröffnungsbilanz Schlussbilanz Gewinn- und Verlustrechnung 15

16 4. Organisation einer prüfungssicheren Buchführung Wenn Unternehmer mit einem Seufzer davon sprechen, dass sie jetzt d(z.b. Freitag nach Geschäftsschluss) aber die Buchhaltung noch machen müssen, meinen sie meist nicht was sie sagen, sondern nur, was davor zu sichern ist: die vorbereitende Buchhaltung. Die Mindestvoraussetzungen für den Einstieg in die einfache oder doppelte Buchführung, die eine korrekte Erfassung erst ermöglicht, werden in der Literatur selten behandelt. Nach unseren Erfahrungen aus der Betreuung kleiner und mittlerer Unternehmen im Rahmen von Buchführung und Unternehmensberatung resultieren jedoch Nachzahlungen im Ergebnis von Betriebsprüfungen zum überwiegenden Teil aus Mängeln in dem der Buchhaltung vorgelagerten Bereich. Hier sei nicht von zusätzlichen Büchern im Rahmen des Rechnungswesens gesprochen sondern hier möchten wir Ihnen die Mindestanforderungen für eine korrekte Erfassung mit auf den Weg geben, die Sie in Ihrem Unternehmen schaffen müssen. 4.1 Vorbereitende Buchführung im Unternehmen- Anforderungen Belege, Erfassungslisten und Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und können durch das zuständige Finanzamt, die RVA, die Bundesknappschaft bzw. die zuständigen Krankenkassen hinsichtlich der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung geprüft werden. Aus Gesprächen mit Unternehmern weiß ich, dass diese Grundsätze natürlich völlig klar sind. Dennoch finden wir in Buchführungsunterlagen häufig Verstöße. Deshalb für die Organisation Ihrer Buchführung eine Auflistung der wichtigsten Grundsätze und der gängigsten Verstöße: 16

17 Grundsatz Die Buchführung eines Unternehmens muss einem sachverständigen Dritten nach angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage Vermitteln Beispiel für Verstoß - Belegordnung nach Erfassung verändert - Viele Storno-, Nachtrags- und Umbuchungen - Inventur fehlt - Verbindlichkeiten in Höhe von nicht Erfasst Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Aufzeichnungen haben so zu erfolgen, dass - Wareneinkäufe erfasst, Gutschriften der Lieferanten vergessen - Bareinnahmen als Privateinlagen gebucht der Zweck, den sie zur Besteuerung zu erfüllen haben, erreicht wird. Alle buchführungspflichtigen Vorgänge sind - sachlich richtig, vollständig - Urlaubsflug als Reisekosten erfasst - zeitnah - Verpflegungsmehraufwand erst am Jahresende - chronologisch geordnet - Kasse nicht nach Datum sortiert - sachlich geordnet - privaten Vorgänge bei Umsätzen - periodengerecht abgegrenzt -Vorgänge aus Folgejahr mit erfasst zu erfassen Kasseneinnahmen und - ausgaben sind täglich Kassenbuch mit negativem Kassenbestand festzuhalten Eine Buchung darf nicht in der Weise verändert - Überschreiben von Kassenbüchern/Buchungs- werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. listen mit "Tipp-ex" - Aufzeichnungen mit Bleistift Es dürfen keine Veränderungen vorgenommen - Handschriftliche Korrekturen von Belegen werden, die ungewiss lassen, ob sie ur- ohne Datum und Signum. sprünglich oder später erfolgten. Konten dürfen nicht auf falsche oder erdichtete Namen geführt werden. Die gesetzl. Aufbewahrungspflichten sind Belege nach drei Jahren vernichtet 17

18 unbedingt einzuhalten. 4.2 Belege- formelle Anforderungen Grundlage jeder Erfassung bildet ein Beleg für den zu dokumentierenden Geschäftsvorgang. Dies können eine Rechnung, ein Mietvertrag, die Reisekostenabrechnung der Geschäftsführerin sein. Existiert kein Beleg, darf auch keine Erfassung erfolgen. Die Belege für die Geschäftsvorgänge sind Bestandteil der Buchführungsunterlagen und die Grundlage einer prüfungssicheren Buchführung. Bei einer Betriebsprüfung wird der Betriebsprüfer anhand der Erfassungslisten einige Vorgänge auswählen, zu denen er den Beleg prüfen möchte. Dies wird er stichprobenartig oder bei bestimmten Auffälligkeiten oder in Folge von Steuerprüfungen bei Unternehmern, die Ihre Rechnungen erhalten haben, tun. Der erfolgreiche Einstieg in diesen Part ihrer Betriebsprüfung beginnt damit, dass der Beleg ohne Probleme auffindbar und formell und inhaltlich korrekt ausgestellt ist (Vgl. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Welchen formellen Anforderungen müssen Belege nun genügen, damit Sie angstfrei ihrer ersten Betriebsprüfung entgegen sehen können? Hier bestehen unterschiedliche Formvorschriften entsprechend der Belegart. Welche Arten von Belegen gibt es? Eigenbelege: Ausgangsrechnungen Reisekostenabrechnungen Private Sacheinlagen zur Geschäftseröffnung Zu Ausgangsrechnungen: Die Ausgangsrechnungen belegen Ihre Umsätze. Die Umsätze erhöhen Ihre Gewinne und Ihre Umsatzsteuer. Daher wird bei Betriebsprüfungen insbesondere die lückenlose Erfassung Ihrer Ausgangsrechnungen von Interesse für den Betriebsprüfer sein. Bei Rechnungen über 150,00 Euro Rechnungsbetrag sind besondere Formvorschriften einzuhalten. Damit Sie hier von Anfang an korrekt vorgehen, sollten Sie sich die zehn Angaben die eine Rechnung enthalten muss, einprägen. 18

19 Sie finden sie auf dem folgenden Rechnungsmuster. Zur Vereinfachung ihrer betrieblichen Abläufe sollten Sie ein Rechnungsformular entwickeln, das Sie für Ihre Rechnungslegung durchgängig anwenden können. Überprüfen Sie vor Verwendung die Vollständigkeit Ihrer Angaben. Sie finden sie auf dem folgenden Rechnungsmuster. Rechnung- Muster Pflichtangaben Reiner Muster & Klaus Mann GbR 1 Musterstr Berlin Steuernummer 26/287/ Hausverwaltung Schultze GmbH 3 Schultzendorfer Str Berlin Berlin, den Rechnung Nr Sehr geehrte Damen und Herren, für unsere Beratungsleistungen am berechnen wir: 8 Beratungsstunden à 100,00 800,00 7 Nettobetrag 800,00 8 zzgl. 19 % USt 152,00 9 Rechnungsbetrag 952,00 10 Wir danken für Ihren Auftrag und bitten um Überweisung des o. g. Rechnungsbetrages auf 19

20 unser Konto bei der Knickerbank BLZ Konto bis zum Mir freundlichen Grüßen Reiner Muster Pflichtangaben: 1 vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens 2 Steuernummer des leistenden Unternehmens 3 vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers 4 Datum 5 Rechnungsnummer (fortlaufend, lückenlos, einmalig pro Jahr) 6 Zeitpunkt der Lieferung/Leistung 7 Menge und Art der Lieferung/Leistung 8 Entgelt für Lieferung/Leistung 9 der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag 10Rechnungsbetrag Eigenbelege für Einnahmen bis 150,00 Rechnungsbetrag - Name und Anschrift des leistenden Unternehmers - Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung, - Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe und - den Steuersatz. Zu Reisekostenabrechnungen: Sie können Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld als Betriebsausgaben geltend machen. Es handelt sich somit um Belege, die Sie selbst zu Ihrer steuerlichen Entlastung erstellen können. Damit ist der Formzwang in diesem 20

21 Bereich besonders groß. Dokumentieren Sie deshalb die Reisekostenabrechnungen auf prüfungssicheren Formularen und erfassen Sie zeitnah- also nicht für das gesamte Wirtschaftsjahr am Diesbezügliche Formblätter finden Sie im Anhang. Zu privaten Sacheinlagen zur Geschäftseröffnung: Wenn Sie den Kapitalbedarf für Ihr Gründungsvorhaben bereits gerechnet und vielleicht auch schon mehrfach überarbeitet haben, können Sie sicher folgende Verfahrensweise nachvollziehen: Frau M richtet einen Laden ein und bekommt auch ein Darlehen von der Bank. Sie hätte gern etwas mehr bekommen- hat sie aber nicht. Als Realist hat Frau M überlegt, welche Investitionen sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben kann, ohne ihr Gründungsvorhaben zu gefährden: Überall wo der Kunde sich aufhält wird nicht gespart. Beim ersten Warenlager wird nicht gestrichen- aber: In der Teeküche, in der Frau M. oder ihre Angestellte mal einen Tee trinken und unbemerkt die Beine hochlegen genügen Tisch und Stuhl aus dem Garten. Der alte Kühlschrank von Oma und das Bücherregal und der PC von zu Hause können dort auch Verwendung finden. Das Auto muss auch nicht neu sein. Sie kann den alten Opel von zu Hause zumindest noch zwei Jahre fahren und dann über ein neues vielleicht auch ein Leasing nachdenken. Sie bringt also Wirtschaftsgüter mit, legt sie aus dem Privat- in das Betriebsvermögen ein. Natürlich hat sie keine Rechnung mehr über den Preis vom Regal oder dem Kühlschrank. Sie kann aber über Kataloge, second- hand- online- Börsen u. s. w. den Wiederbeschaffungswert für vergleichbare Gegenstände dieses Alters beschaffen. Damit kann sie diese Wirtschaftsgüter zum Wiederbeschaffungswert in das Betriebsvermögen einlegen und in dieser Höhe auch Betriebsausgaben geltend machen. Bei Wiederbeschaffungswerten bis 410,00 Euro im Jahr der Einlage, bei Wiederbeschaffungswerten darüber in Form der Abschreibung entsprechend den seit 2010 gültigen Regelungen. Auch hier entsteht ein Eigenbeleg, der unter Umständen eine enorme steuerliche Entlastung ermöglicht. Auch hier sei auf den starken Formzwang, die Zeitnähe verwiesen. Ein entsprechendes Muster finden Sie ebenfalls im Anhang. Dies sind die am häufigsten auftretenden Eigenbelege. Viel häufiger erhalten Sie von Ihren Geschäftspartnern Belege, denen meist auch ein Geldabfluss von ihrem Geschäftskonto oder aus Ihrer Unternehmenskasse folgen muss. Hier die wichtigsten Formen: 21

22 Fremdbelege: Eingangsrechnungen für Aufwendungen, die über das Bankkonto beglichen wurden Quittungen, Kleinbetragsrechnungen Verträge zu Mieten, Pachten, Leasing, Ratenkäufen, Darlehen Fremdbelege dokumentieren Ihre Ausgaben. Damit erreichen Sie mit der Verbuchung eines Fremdbeleges in der Regel eine steuerliche Entlastung. Wird ein Fremdbeleg aufgrund von Formmängeln nicht anerkannt, hat das in der Regel Steuernachzahlungen an das Finanzamt zur Folge. Deshalb ist hier von Anfang an auf die Form zu achten. Eingangsrechnungen: Rechnungen über 150 Euro Rechnungsbetrag: Hier gelten die o.g. Formvorschriften analog. Im Unterschied zu Ihren Ausgangsrechnungen müssen die Eingangsrechnungen, die Ihre Ausgaben dokumentieren, im Original vorliegen- nicht als Fax- nicht selbst gedruckt aus dem internet- sondern im Original. Gerade in der Gründungsphase wird häufig nicht beachtet, dass die Empfängeranschrift auf Sie, (nicht Ihre Frau, Ihren Partner, nicht Privatanschrift) und mit der Anschrift des Geschäftssitzes lauten muss. ihre Kleinbetragsrechnungen: Hier gelten die gleichen Formvorschriften, die bei den Eigenbelegen schon erläutert wurden- nur, dass ebenfalls das Original der Quittung in Ihrer Belegakte sein mussnicht die Kopie. Verträge: Mietverträge, Versicherungen, Leasingverträge werden in der Regel über einen längeren Zeitraum geschlossen und mit regelmäßigen Zahlungen bedient. Das heißt, dass der Umfang der Ausgabe pro Wirtschaftsjahr immer 150 Euro übersteigen wird. Es gelten also dieselben Formvorschriften, wie bei Rechnungen über 150 Euro. Außerdem achten Sie bitte darauf, dass bei veränderten Beträgen (Beitrags- oder Mieterhöhungen die schriftlichen Mitteilung zur Erhöhung wiederum zum Beleg mit den entsprechenden formellen Anforderungen wird. Wenn pro Monat Euro von Ihrem Geschäftskonto an Ihren Vermieter für das Büro überwiesen werden und der Mietvertrag weist nur 1100 Euro aus, dann können Sie im Fall der Betriebsprüfung 22

23 zwar den Geldabgang, nicht aber mit entsprechendem Beleg die betriebliche Verursachung nachweisen, da sie keinen Vertrag haben, der auf diesen Betrag läuft. Bei Betriebsprüfungen sind insbesondere Lücken bei Verträgen sehr ergiebig, da hier bei Wegfall der Betriebsausgabe unter Umständen die Betriebsausgabe 12 Mal innerhalb eines Jahres entfällt. Damit steigen Gewinn und Steuerlast kräftig. Bei den Betriebsausgaben gibt es noch bestimmte Belegarten, bei denen erhöhter Formzwang besteht. Die seien hier kurz benannt: Belege für die Bewirtung von Geschäftspartnern: Hier gelten die Vorschriften zu Rechnungen bzw. Kleinbetragsrechnungen. Darüber hinaus ist zu gewährleisten, dass der Beleg nicht handgeschrieben ist, sondern aus einer Registrierkasse stammt.aus dem Ausdruck muss ersichtlich sein, wie viel und welche Speisen und Getränke verzehrt wurden. Auf der Rückseite ist zu vermerken, wer an dem Geschäftsessen teilgenommen hat (Vor- und Zuname) und aus welchem Anlass Sie das Geschäftsessen veranstaltet haben. Ein Bewirtungsbeleg mit zwei Speisen, zwei Getränken und drei Namen auf der Rückseite scheidet somit von vornherein aus... Da sie bei der Bewirtung von Geschäftspartnern selbst mit am Tisch sitzen und damit ja vom bereits versteuerten Einkommen nicht mehr Lebensmittel erwerben müssen, werden nur 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgabe anerkannt- 30 % sind Kosten ihrer privaten Lebensführung. Diese Regelung ist in 4(5) EStG nachzulesen. Hier sollten Sie auch in jährlichen Abständen prüfen, ob sich dieser Satz verändert hat. Belege für den Erwerb von Fachliteratur: Hier sind auf dem Beleg Verfasser und Titel anzugeben, damit die betriebliche Verursachung nachprüfbar bleibt. Absetzbar sind Bücher und Zeitschriften zu ihrem Fachgebiet, zu Management, Personalführung und Unternehmenssteuern. Belege zu Präsenten für Geschäftspartner: Hier sind pro Person und Jahr 35 Euro abzugsfähig. Das ist eine Freigrenze. D.h. überschreiten Sie diesen Betrag um nur 0,01, ist der gesamte Betrag (35,01 ) keine Betriebsausgabe mehr. Nach Aufforderung von Seiten des Finanzamtes müssen Sie eine Liste der beschenkten Personen mit Datum, Höhe der Zuwendung und namentlicher Zuordnung zur Verfügung stellen können. 23

24 Das bereiten Sie am besten vor, indem Sie auf der Rückseite den Namen der beschenkten Person vermerken. Wenn im Rahmen der EDV verbucht wird, kann der Name in den Text gebucht werden, so dass Sie die Liste dann auch aus der Buchführung heraus drucken können. Außerdem sehen Sie so, wer seine 35 Euro schon ausgeschöpft hat- und wer nicht. 4.3 Belegakte, Belegordnung, Belegnummerierung Damit die Erfassung vollständig und effektiv erfolgen kann, sollten Sie einen Belegordner mit folgenden Fächern zur zeitnahen Ablage einrichten in dem täglich die angefallenen Belege eingeheftet werden. So müssen Sie nicht nachträglich Rechnungen zusammensuchen, umständlich nach dem Datum sortieren u. s. w. Eine Variante für die Einrichtung Ihres Belegordners möchte ich Ihnen kurz vorstellen: Fach Inhalt 1 Bankauszüge 2 Kassenbuch (Vgl. Anlage) Quittungen Rechnungen, die bar bezahlt wurden in chronologischer Reihenfolge 3 Eingangsrechnungen, die über das Geschäftskonto bezahlt sind (Ausgaben) 4 Ausgangsrechnungen, die über das Geschäftskonto gezahlt werden (Einnahmen) 5 Verträge, die betrieblich bedingt sind (Miete/Leasing/Ratenkauf/Darlehen u.s.w.) 6 Vorgänge, die geklärt werden müssen 7. Schriftverkehr mit dem Finanzamt Belegnummerierung: Die Belegablage und Belegnummerierung dient der Übersichtlichkeit. Bedenken Sie bitte, dass sie 10 Jahre lang Belege finden und ggf. vorweisen müssen. 24

25 Hier sind in der Praxis die unterschiedlichsten Varianten in Anwendung. Ich möchte das durch uns und die durch uns betreuten Unternehmen erfolgreich praktizierte System kurz darstellen. Egal ob Sie dieses oder ein anderes System anwenden. Sie sollten im Verlauf eines Wirtschaftsjahres keinen Wechsel des Ablage- oder Nummerierungssystems vornehmen. Die Nummerierung der Belege ermöglicht, den entsprechenden Zahlungsvorgang auf dem Bankauszug des Geschäftkontos dem Beleg zuzuordnen, indem Sie die Belegnummer sowohl auf dem Beleg als auch auf dem Bankauszug, auf dem die Zahlung erfolgte, vermerken. Egal ob doppelte oder einfache Buchführung- Ihre Belegordnung muss den Nachweis der Zahlung und der betrieblichen Verursachung ermöglichen. Das sollten Sie bei der Entscheidung für Ihr System bedenken. Belegnummernvergabe: Belegnummern Kasse: Auf den Belegen und im Kassenbuch vermerken Sie die Belegnummer. Sie setzt sich aus zwei Ziffern für den jeweiligen Monat und einer laufenden Nummer zusammen. Beispiel: der erste Beleg im Monat November erhält die Belegnummer 11001, der zweite die Belegnummer u. s. w. Der erste Beleg im Dezember erhält die Belegnummer Belegnummern Eingangsrechnungen, unbar: Die Belegnummer setzte sich aus den ersten beiden Stellen für den laufenden Monat, einer Kennziffer für Eingangsrechnungen (4) und einer laufenden Nummer zusammen: Die erste Eingangsrechnung im Monat November erhält die Nummer , dann folgt Die erste Belegnummer im Monat Dezember erhält die Nummer Belegnummern Ausgangsrechnungen: Hier ist seit dem eine fortlaufende Nummerierung anzuwenden. Deshalb vergeben Sie für die Erste Ausgangsrechnung (Wir nehmen an, Sie legen im November Ihre erste Rechnung): Die ersten beiden Ziffern für den Monat, eine 8 als Kennziffer für Ausgangsrechnungen und dann eine laufende Nummer. Die erste Rechnung im November: , dann Die erste Ausgangsrechnung im Dezember erhält die Nummer: