Kreditorenrechnungen. (Agenturaufwand) Prozesseinheit 2 Name: Zamyra D'Aquino Datum: Zürich, 10. Februar 2006

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1 Kreditorenrechnungen (Agenturaufwand) Prozesseinheit 2 Name: Zamyra D'Aquino Datum: Zürich, 10. Februar 2006

2 Inhaltverzeichnis Das Flussdiagramm 3 Berichte Einführung in die Prozesseinheit 5 Ziele und Prioritäten. Vorgehen 5 Prozessbeschreibung, Erklärung der Teilschritte 6 Erfahrungsbericht 8 Schlusswort 9 Musterdokumente 10 Auswertungsbogen der Lernjournale 12 2

3 Flussdiagramm 1 1. Rechnung für Agenturaufwand eingegangen A 2. Kontrolle am Empfang 7. Ist der Lieferant erfasst? NEIN Lieferant erfassen JA 3. Agenturaufwand? JA NEIN Als Weiter- leitungs- Rechnung erfassen 8. Rechnung buchen und kontrollieren lassen 4. Kontrolle beim Finanzchef 9. Rechnung im Ordner offene Kreditoren ablegen 5. Ist die Rechnung richtig? JA NEIN Rechnung mit Lieferanten besprechen und ggf. korrigieren 10. Zahlungslauf erstellen und kontrollieren lassen 6. Kontrolle in der Buchhaltung B A 3

4 Flussdiagramm 2 B Schritt 10 C 11. Alles korrekt? NEIN Korrigieren oder noch nicht zahlen 16. Datentransfer-File im Online-Banking einlesen 12. JA Rechnungen aussuchen und zusammenrechnen 17. Kontrolle bei Geschäftsleiter (CEO) Schritt Zahlungslauf an Finanzchef zur Kontrolle 18. Alles korrekt? NEIN Anpassen oder noch nicht zahlen JA 14. Alles in Ordnung für die Zahlung? NEIN Anpassen oder noch nicht zahlen 19. Rechnungen bezahlen JA 15. Datentransfer-File im Buchhaltungsprogramm erstellen 20. bezahlte Rechnungen ablegen 4 C

5 Einführung in die Prozesseinheit Der Prozess Kreditorenrechnungen vom Posteingang bis zur Zahlung. Die Situation Als Kunde erhalten wir die Rechnungen für erbrachte Leistungen von unseren Lieferanten und bezahlen diese. Ziele und Prioritäten Sicherstellung der korrekten Abwicklung und Einhalten von Vorschriften, insbesondere: Kontrollwege einhalten Fehlerfrei arbeiten In so kurzer Zeit wie möglich Mein Vorgehen Ich halte den vorgegebenen Ablauf ein und schaue vor allem, dass ich: Kontrollstationen durchlaufe Konzentriert arbeite, Kontrollfragen einbaue Arbeit plane, Zeitlimite setze. 5

6 Prozessbeschreibung 1 1. Rechnung für Agenturaufwand eingegangen Am Empfang erhalten Kuverts werden geöffnet Rechnungen ausgesondert 2. Kontrolle am Empfang Rechnungsadresse wird kontrolliert Lieferscheine angehängt, falls bestellte Waren Betrag wird kontrolliert und mit Visum bestätigt Rechnung mit Eingangsdatum stempeln 3. Entscheidung Agenturaufwand oder Weiterleitungsrechnung? Falls Agenturaufwand zum Finanzchef Falls Weiterleitungsrechnung zur Erfassung im Job- Kontroll-Programm und zur Beratung 4. Kontrolle beim Finanzchef (CFO) Kontrolle in Bezug auf materielle und formelle Richtigkeit Plausibilitätsprüfung (macht es Sinn?) Überprüfung Lieferantenstamm Visum, evtl. Zweitvisum 5. Entscheidung Ist die Rechnung materiell und formell richtig zugestellt? Falls nicht, wird sie mit dem Lieferanten besprochen und korrigiert Falls ok, wird sie in die Buchhaltung weitergeleitet 6. Kontrolle beim Buchhalter Lieferantenstamm und Lieferscheine werden kontrolliert Kontrolle ob die Rechnung MWSt-konform ist (Adresse, MWSt- Nummer, Zeitraum der Dienstleistung, MWSt-Satz, usw.) 7. Entscheidung Ist der Lieferant bereits im Buchhaltungsprogramm erfasst? Falls nicht, nach Rücksprache mit dem CFO als neuer Lieferant im Buchhaltungsprogramm erfassen Falls ja, im Buchhaltungsprogramm buchen 8. Rechnung buchen In der Buchhaltung Im Buchhaltungsprogramm Abacus Rechnung oder Gutschrift definieren Lieferantenname suchen Rechnungsnummer eingeben Zahlweg definieren (Bankverbindung, Post, Einzahlungsschein) Referenznummer eintragen (z. B. IBAN, SWIFT, Clearing-Nr.) Zahlungsfristen definieren gemäss Rechnung Rechnungsbetrag eingeben Passendes Aufwandkonto auswählen (kontieren) Passende Kostenstelle(n) auswählen MWSt-Satz eingeben (inkl. oder exkl.) Rechnungsbetrag nochmals eingeben (Kontrolle) Text bez. Leistung/Grund der Rechnung schreiben Definitiv buchen Referenznummer gemäss Buchhaltungsprogramm auf der Rechnung schreiben (aut. vom System her vergeben) Buchungsstempel und Visum 6

7 Prozessbeschreibung 2 9. Rechnungen ablegen Die gebuchte Rechnungen werden im offenen Kreditoren- Ordner nach Lieferantennamen abgelegt 10. Zahlungslauf erstellen 2 bis 3 Mal im Monat Im Buchhaltungsprogramm Laufdatum und Limite für die Zahlung eingeben (an welchem Tag wird bezahlt?) und Zieldatum definieren (bis wann sollen später fällige Rechnungen im aktuellen Zahlungslauf integriert werden) Zahlungslaufansicht ausdrucken 11. Entscheidung Ist alles korrekt erfasst? Falls nein, Rechnungen korrigieren oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben und von Zahlungslauf rausnehmen Falls ja, Rechnung zur Zahlung bereit stellen 12. Rechnungen aussuchen und zusammenrechnen Rechnungen aus dem Ordner offene Kreditoren rausnehmen Rechnungen addieren und mit Schlussbetrag auf dem Zahlungslaufausdruck vergleichen 13. Zahlungslauf an Finanzchef zur Kontrolle Der addierte Schlussbetrag mit Schlussbetrag des Zahlungslaufausdruckes wieder vergleichen Einzelne Rechnungen kontrollieren, ob alle wirklich Agenturaufwand und ordentlich visiert sind 14. Entscheidung Alles in Ordnung für die Zahlung? Falls nein, Rechnungen anpassen oder auf einen späterem Zeitpunkt verschieben Falls ja: zur Freigabe dem Buchhalter vorlegen Datentransfer-File im Buchhaltungsprogramm erstellen Dta-File im Abacus erstellen File in geschütztem Buchhaltungs-Laufwerk ablegen 16. Datentransfer-File im Online Banking durch CFO einlesen und freigeben File im geschützten Laufwerk suchen und kontrollieren Online Banking mit Passwörtern aktivieren Datentransferfile online einlesen und visieren 17. Kontrolle und zweite Zahlungsfreigabe durch den Geschäftsleiter (CEO) Nochmalige, unabhängige Durchsicht der zu zahlenden Rechnungen durch den CEO. Zahlungsfreigabe mittels E- Banking / Zweitvisum. 18. Entscheidung Wenn alle obigen Punkte korrekt sind, werden die Rechnungen wie aufbereitet, bezahlt. Falls nicht, Zahlungslauf ändern und nochmals visieren. 19. Bezahlte Rechnungen verbuchen Beim Eintreffen der Bankbelastung werden die Rechnungen definitiv in der Kreditorenbuchhaltung und automatisch im Hauptbuch als bezahlt ausgebucht. 20. Bezahlte Rechnungen ablegen Originalrechnungen mit Bezahlt und Datum stempeln Im Kreditoren-Ordner alphabetisch ablegen Spesen von Mitarbeiter im Spesen-Ordner ablegen

8 Erfahrungsbericht Beispiel Die Rechnung für bestellte Blumen ist im Dezember eingetroffen. Am Empfang wird sie kontrolliert und der zugehörige Lieferschein wird an die Rechnung angehängt. Der Grund der Bestellung wird aufgeschrieben (Kundengeschenk, Geburtstag etc.). Im Januar trifft nochmals eine Rechnung für die selben Blumen ein. Sie wird irrtümlich vom Empfang nochmals visiert. In der Buchhaltung stellen wir fest, dass die Rechnung doppelt gestellt wurde. Wir suchen die bezahlte Rechnung und vergleichen sie mit der neuen. Anhand dieses Vergleichs, nehmen wir mit dem Lieferanten Kontakt auf und bitten ihn um Überprüfung. Erfahrung und Schlussfolgerung Am Empfang wurde nicht gemerkt, dass der Lieferschein bereits einer anderen Rechnung angehängt wurde. Um solche Fehler zu vermeiden, werden alle Lieferscheine klar in Bezug auf Empfang der Leistungen (Visum) kontrolliert. Falls die Rechnung in der Buchhaltung nicht nochmals kontrolliert worden wäre, wäre sie heute doppelt bezahlt. Wir kontrollieren alle Rechnungen immer mehrmals (Plausibilität). Mit der Zeit lernte ich, wo häufig Fehler auftreten. Ich habe heute mehr Sicherheit in der korrekten Handhabung der Kreditorenrechnungen und in der Abwicklung von Buchhaltungsaufgaben. 8

9 Schlusswort Wenn man an Rechnungen denkt, meinen Viele, das sei ein sehr langweiliges Thema. Für mich war es aber keineswegs langweilig, mich mit diese Materie regelmässig zu befassen. Im Gegenteil, es hat mir viel Freude bereitet. Das Vorgehen beim Rechnungen buchen, die Rechnungen zu kontrollieren, das Buchen im Buchhaltungsprogramm, die verschiedene Elemente der Rechnung zu trennen und zu hinterlegen, das Zusammenrechnen im Zeitpunkt des Zahlungslaufes. Von diesen Tätigkeiten habe ich sehr viel gelernt, vor allem für die Schule. Sie haben mir gezeigt, wie man die Schultheorie in die Praxis umsetzen kann. Es war für mich sehr interessant diesen zweiten Arbeitsablauf bis ins kleinste Detail zu studieren. Ich hoffe, dass andere Mitarbeiter diese Dokumentation brauchen können und dass sie verständlich genug dargestellt ist. 9

10 Musterdokument "Eingangsdatum" Stempel 2. Rechnungsnummer im Buchhaltungsprogramm 3 3. Rechnungsadresse der Kunden Lieferantenname und Adresse 5. Bezeichnung (Rechnung oder Gutschrift) 6 6. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, MWSt- Nummer des Lieferanten 7 7. Leistung 8. Zahlungsfristen Mehrwertsteuer-Satz 10. Rechnungsbetrag Aufwandkonto- und Kostenstellennummer 12. Gebuchtstempel + Visum 13. Bezahltstempel Visum vom Finanzchef 10

11 Musterdokument Bank 2. Kreditor 3. Debitor 4. Konto-Nr. 5. Rechnungsbetrag 6. Referenz-Nr. 11

12 Auswertungsbogen der Lernjournale Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Tief hoch Weil es mir viel Spass machte, mich mit Rechnungen zu befassen. Da ich diesen Prozess regelmässig durchführte, konnte ich die Arbeitschritte von Anfang an bis zum Schluss studieren und verstehen, was meine Motivation enorm zu steigern vermochte. Das Erlernen des Prozesses war für mich Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden Weil ich durch die Beschreibung eines solchen Prozesses viel lernen konnte. Darüber hinaus hilft die Beschreibung verschiedene einzelne Arbeiten zu verstehen, und kann zukünftig auch anderen Lernenden helfen. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Schwierig einfach Nichts alles Weil es viel einfacher ist etwas zu erlernen, wenn man es gerne macht. Bei mir war das zum Glück der Fall und so war es eher einfach diesen Prozess zu beschreiben. Die Routine ermöglichte mir mit der Zeit selbständig zu arbeiten. Schritt für Schritt lernt man Vieles schneller zu erledigen. Mit der Zeit weißt man, wo man anfangen sollte und welche Fehler man am besten vermeidet. 12

13 Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Prozesseinheit 2 Name: Zamyra D'Aquino Datum: Zürich, 10. Februar 2006

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