Rechtlicher Rahmen Neuregelungen im Überblick

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2 A R B E I T G E B E R A P O T H E K E R M a n a g e m e n t Befristete Arbeitsverhältnisse Rechtlicher Rahmen Neuregelungen im Überblick Befristete Arbeitsverträge sind mit einer Reihe von Unwägbarkeiten verbunden, zudem wurden dazu in den vergangenen Jahren beständig Neuregelungen eingeführt. Unser Autor informiert über die rechtlichen Rahmenbedingungen für diese Arbeitsverträge und darüber, was sie für die Praxis bedeuten. Ein Beispiel macht deutlich, dass befristete Arbeitsverträge in der Praxis mit zahlreichen Unwägbarkeiten sowie einer Reihe von Anforderungen verbunden sind, die es rechtlich unbedingt zu beachten gilt: Frau X hat einen befristeten Arbeitsvertrag, der zum 31. Juli 2007 ausläuft. Aufgrund urlaubsbedingter Engpässe arbeitet sie jedoch noch in der ersten Augustwoche weiter in der Apotheke, ohne dass eine erneute schriftliche Vereinbarung getroffen wird. Als der Apothekenleiter Frau X verabschieden will, behauptet diese, ein unbefristetes Arbeitsverhältnis sei entstanden, da die Verlängerung nicht schriftlich vereinbart worden sei. Formvorschriften Befristete Arbeitsverhältnisse sind in der heutigen Zeit für eine erfolgreiche Personalplanung von entscheidender Bedeutung. Die rechtssichere Gestaltung befristeter Arbeitsverträge gehört daher zum Handwerkszeug eines jeden Arbeitgebers. Gerade deshalb, weil befristete Arbeitsverhältnisse immer häufiger werden, sollten auch Arbeitnehmer deren rechtliche Voraussetzungen genau kennen. Grundsätzlich hat der Gesetzgeber alle befristeten Arbeitsverhältnisse mit sehr strengen Formvorschriften versehen, denn ein befristetes Arbeitsverhältnis kann beendet werden, ohne dass der Arbeitgeber eine Kündigung aussprechen muss. Um eine Aushöhlung des Kündigungsschutzes zu verhindern, gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Fallgestaltungen, in denen befristete Arbeitsverhältnisse rechtlich möglich sind. Zahlreiche gesetzliche Neuregelungen, etwa zur Befristung bei älteren Arbeitnehmern, sowie umfassende wichtige Rechtsprechung in den vergangenen Jahren, hielten das Thema dieser Arbeitsverhältnisse zudem im ständigen Wandel. Der folgende Beitrag fasst die die rechtlichen Rahmenbedingungen zum Thema befristete Arbeitsverhältnisse zusammen. Regelungen zur Schriftform Grundsätzlich müssen alle Befristungsabreden und befristete Arbeitsverhältnisse schriftlich abgeschlossen werden, damit sie formwirksam sind. Die Rechtsprechung stellt hier somit die gleichen Anforderungen wie an alle Beendigungsabreden von Arbeitsverhältnissen. So müssen auch Kündigungen, Aufhebungsverträge und Beendigungsbedingungen schriftlich abgeschlossen werden, um gültig zu sein. Eine lediglich mündlich getroffene Vereinbarung oder ein mündlich geschlossener befristeter Arbeitsvertrag sind somit hinsichtlich ihrer Befristungsabrede unwirksam. Dies hat zur Folge, dass ein mündlich abgeschlossener, befristeter Arbeitsvertrag einen unbefristeten Vertrag darstellt. Im bereits geschilderten Beispiel der Frau X kann sich daher die Arbeitnehmerin darauf berufen, dass die Befristungsabrede unwirksam ist und ein unbefristeter Vertrag vorliegt. Damit die Schriftform eingehalten wird, ist es erforderlich, dass beide Parteien dieselbe Originalurkunde unterzeichnen. Die Gegenzeichnung eines per Fax gesendeten Arbeitvertrages reicht also nicht aus, ebensowenig eine nachträgliche Bestätigung auf einem gesonderten Papier. Zudem muss aus der Urkunde deutlich hervorgehen, dass es sich um einen befristeten Arbeitsvertrag handelt. Auch die Verlängerung eines befristeten Vertrages muss schriftlich erfolgen. Bei allen befristeten Arbeitsverträgen ist es darüber hinaus unerlässlich, dass die vereinbarte Laufzeit nicht überschritten wird. Beschäftigt ein Unternehmer einen befristet eingestellten Arbeitnehmer nach Ablauf der Zeitbefristung oder nach Erreichen des Sachgrundes weiter, entsteht damit sofort ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Neben dem eingangs geschilderten Fall apotheke+marketing

3 M a n a g e m e n t A R B E I T G E B E R A P O T H E K E R Bevor ein befristeter Arbeitsvertrag unterschrieben wird, gilt es im Interesse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer den rechtlichen Rahmen zu wahren. Foto: istockphoto sind weitere Problematiken denkbar. Dazu ein Beispiel: Die Auszubildende Frau Y hat am 15. Juni 2007 Abschlussprüfung. Nach Bestehen der Abschlussprüfung arbeitet sie am 16. Juni 2007 morgens in der Apotheke. Mittags möchte Apothekenleiter Z einen schriftlichen befristeten Arbeitsvertrag für ein Jahr mit Frau Y abschließen. Die Rechtsprechung stellt hier an die Schriftform sehr strenge Anforderungen: Rein rechtlich ist bereits am Mittag des 16. Juni 2007 ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entstanden, eine nachträgliche Befristung ist nicht mehr möglich. Deshalb sollte ein befristeter Arbeitsvertrag immer vor Arbeitsbeginn unterzeichnet werden. Eine weitere Besonderheit befristeter Arbeitsverträge: Eine Kündigungsmöglichkeit muss immer gesondert vereinbart werden. Enthält ein befristeter Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich eine Kündigungsmöglichkeit, kann vorzeitig schlichtweg nicht gekündigt werden. Insbesondere bei länger andauernden Befristungen ist dies unbedingt im Vertragstext zu berücksichtigen. Unterschiedliche Formen von Befristungen Zeitlich befristete Arbeitsverhältnisse Das Arbeitsverhältnis besteht vom 01. Januar 2007 bis zum 31. Dezember Es endet mit Zeitablauf, ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf. So kann die Klausel beispielsweise lauten. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen zwei grundsätzlichen Arten der Befristung: einerseits die reine Zeitbefristung ( 14 Abs. 2 TzBfG), andererseits die Befristung, bei der es der Vereinbarung eines Sachgrundes ( 14 Abs. 1 TzBfG) bedarf. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz eröffnet die Möglichkeit, ein Arbeitsverhältnis bis zur Höchstdauer von zwei Jahren befristet abzuschließen, ohne dass hierfür ein besonderer Grund erforderlich ist. Voraussetzung für eine Befristung ohne Sachgrund ist, dass mit diesem Arbeitnehmer zuvor kein Arbeitsverhältnis bestanden hat. Ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund ist im Sinne dieser Regelung selbst dann nicht mehr möglich, wenn der Arbeitnehmer bereits Jahre zuvor für kurze Zeit als Aushilfe tätig gewesen ist. Allerdings bleiben Arbeitsverhältnisse in derselben Apotheke, jedoch bei dem Betriebsvorgänger, außer Betracht. Auch vorangegangene Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnisse beeinflussen eine Zeitbefristung nicht. In jedem Fall empfiehlt es sich, die Frage nach einer vorangegangenen Beschäftigung in den Einstellungsfragebogen mit aufzunehmen, um das Arbeitsverhältnis bei unrichtiger Angabe im Notfall durch Anfechtung lösen zu können. Ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund kann bis zur Gesamtdauer von zwei Jahren abgeschlossen werden. Bleibt die Laufzeit des Arbeitsvertrages zunächst unter dieser Gesamtdauer (ein halbes Jahr, ein Jahr etc.), ist eine höchstens dreimalige Verlängerung bis zur Gesamtdauer von zwei Jahren möglich. Diese Verlängerung muss wiederum den gesetzlichen Schriftformbestimmungen genügen (siehe oben). Weiterhin muss sich der Verlängerungsvertrag nahtlos an die vorangegangene Befristung anschließen, d.h. es darf keinerlei zeitliche Lücke bestehen, auch nicht in Gestalt eines Wochenendes oder eines Feiertages. Zudem muss der Verlängerungsvertrag vor dem Ablauf des zu verlängernden Vertrages abgeschlossen werden (BAG, Urteil vom 25. Oktober 2000). Eine Verlängerung liegt auch nur dann vor, wenn die übrigen Vertragsbedingungen, z. B. Vergütung, Arbeitszeit, Weihnachtsgeld etc. unverändert bleiben (BAG, Urteil vom 26. Juli 2000). Auch dazu ein Beispiel: Apotheker X möchte den Jahresvertrag der PTA Y um ein weiteres Jahr verlängern. Um Anreiz für die Verlängerung zu schaffen, erhöht er gleichzeitig das Tarifgehalt um eine Leistungszulage von 100 Euro pro Monat. Ergebnis: Hier ist ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entstanden, weil bei der Verlängerung eine Arbeitsbedingung (Einführung der Leistungszulage) verändert wurde. Zweckbefristungen Eine entsprechende Vertragsklausel könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: Die Arbeitnehmerin Frau W ist ab 01. Januar 2007 eingestellt für Frau S, die sich in Elternzeit befindet. Das Arbeitsverhältnis endet mit Rückkehr von Frau S auf ihren Arbeitsplatz, ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz sieht auch den Abschluss befristeter Arbeitsverträge mit Sachgrund vor. Befristete Arbeitsverträge mit Sachgrund unterliegen keiner zeitlichen Beschränkung und können auch mit Arbeitnehmern abgeschlossen werden, die bereits zuvor in einem unbefristeten oder befristeten Arbeitsverhältnis in der Apotheke gestanden haben. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz zählt die gängigsten Befristungsgründe namentlich auf. Dazu gehören beispielsweise - vorübergehender Mehrbedarf, - Befristung im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium, um den Übergang des Arbeitnehmers in eine Anschlussbeschäftigung zu erleichtern, 38 apotheke+marketing

4 M a n a g e m e n t A R B E I T G E B E R A P O T H E K E R Eine Mitarbeiterin nimmt ihre Elternzeit wahr. Wer dafür zeitlich befristet eine neue Mitarbeiterin einstellt, sollte im Vertrag insbesondere das Ende dieses Arbeitsverhältnisses genau festhalten. Foto: istockphoto - Beschäftigung des Arbeitnehmers zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers, - Befristung zur Erprobung, - sowie Gründe, die in der Person des Arbeitnehmers liegen und die die Befristung rechtfertigen. Sachgründe für die Befristung Die Aufzählung im Teilzeit- und Befristungsgesetz ist allerdings nicht abschließend: Weitere durch die Rechtsprechung anerkannte Gründe können vorliegen. Grundsätzlich gelten auch für die befristeten Arbeitsverträge mit Sachgrund die bereits erläuterten Formvorschriften. Deshalb sollte insbesondere der jeweils vorliegende Sachgrund möglichst ausführlich und erkennbar in den Vertragstext mit aufgenommen werden. Die wichtigsten Sachgründe im einzelnen: Vorübergehender Mehrbedarf: Erlaubt ist die Befristung eines Arbeitsverhältnisses, wenn der betriebliche Bedarf an der Arbeitsleistung nur vorübergehend besteht. Hierbei handelt es sich um eine Prognoseentscheidung, die der Arbeitgeber zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vornehmen und die sich ihrerseits auf nachweisbare Tatsachen stützen muss. In Betracht kommt beispielsweise vorübergehender Mehrbedarf an Arbeitskräften durch eine Inventur oder eine QMS Zertifizierung oder saisonbedingte zeitliche Mehrarbeit, wie sie z. B. durch Grippewelle, Weihnachtsgeschäft etc. entstehen kann. Ausdrücklich nicht als Sachgrund herangezogen werden darf jedoch die Sorge des Arbeitgebers um die konjunkturelle und wirtschaftliche Entwicklung also Unsicherheit aufgrund einer Gesundheitsreform oder der Entwicklung des Umsatzes (BAG, Urteil vom 25. November 1992). Vertretung: Der wohl typischste Fall befristeter Arbeitsverträge ist die Vertretung erkrankter Mitarbeiter oder solcher, die sich in der Elternzeit befinden. Das befristete Arbeitsverhältnis endet dann mit Rückkehr des erkrankten/beurlaubten Arbeitnehmers auf dessen Arbeitsplatz. Probearbeitsverhältnis: Möglich ist auch der Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrages zur Erprobung des Mitarbeiters. Hier muss, genau wie bei der Probezeit, die zeitliche Grenze von sechs Monaten eingehalten werden. Im Unterschied zur Probezeit endet das befristete Probearbeitsverhältnis, ohne dass es dazu einer Kündigung bedarf. Dies ist vor allem im Hinblick auf besonderen Kündigungsschutz (durch Schwangerschaft oder Schwerbehinderung) noch rechtssicherer als eine Probezeit. Befristung aus Gründen, die in der Person des Arbeitnehmers liegen: Eine derartige Befristung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn ein Arbeitnehmer aus sozialen Gründen vorübergehend beschäftigt wird. Dies kann etwa für die Dauer einer befristeten Aufenthaltserlaubnis des Arbeitnehmers oder aufgrund des besonderen Wunsches des Arbeitnehmers erfolgen. Dieses Interesse des Arbeitnehmers an einer Befristung sollte jedoch gesondert dokumentiert werden; denn der Wunsch des Arbeitnehmers muss sich auf die Befristung als solche beziehen, nicht auf den Abschluss des Arbeitsvertrages insgesamt. Dazu ein Beispiel: PTA Y möchte im Wintersemester das Studium der Pharmazie aufnehmen. Übergangsweise will sie bis zum 31. August befristet als PTA arbeiten. Hier sollte der besondere Wunsch der Arbeitnehmerin die Beschäftigung bis zum Beginn eines bereits feststehenden Studiums im Wintersemester als Befristungsgrund dokumentiert werden. Die Rechtsprechung hat mittlerweile in einem Urteil vom 19. Januar 2005 klargestellt, dass der Wunsch des Arbeitnehmers die Befristung eines Arbeitsvertrages nur dann sachlich rechtfertigen kann, wenn der Arbeitnehmer an einer befristeten Beschäftigung interessiert ist. Das setzt voraus, dass der Arbeitnehmer auch bei einem Angebot auf Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrages nur ein befristetes Arbeitsverhältnis vereinbart hätte (7 AZR 115/04). Bei befristeten Arbeitsverträgen mit Sachgrund muss im Übrigen der Grund nicht mit in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Der Sachgrund selber unterliegt damit nicht dem sogenannten Schriftformerfordernis. Bei befristeten Arbeitsverträgen mit Sachgrund ist es generell möglich, mehrere aufeinander folgende befristete Arbeitsverträge in einer so genannten Kettenbefristung aneinander zu reihen, solange der Sachgrund vorliegt. Beispiel: Der Approbierte X ist länger erkrankt. Am 15. April 2007 fällt er aus der Lohnfortzahlung heraus und bezieht Krankengeld. Ein Ende der Erkrankung ist nicht abzusehen. Der Arbeitgeber stellt befristet, mit dem Sachgrund der Vertretung, die Approbierte Z vom 15. April 2007 bis zum 30. Juni 2007 ein. Am 01. Juli 2007 ist Herr X immer noch erkrankt. Daraufhin bekommt Frau Z erneut einen befristeten Arbeitsvertrag vom 01. Juli 2007 bis zum 31. Dezember Am 01. Januar 2008 ist Herr X immer noch arbeitsunfähig. Das Arbeitsverhältnis ruht im Rahmen einer befristeten Erwerbsminderungsrente bis zum 31. Dezember Hier kann der Inhaber der Apotheke Frau Z nun einen befristeten Arbeitsvertrag mit Sachgrund zum 01. Ja- 40 apotheke+marketing

5 A R B E I T G E B E R A P O T H E K E R M a n a g e m e n t nuar 2008 bis zum 31. Dezember 2009 anbieten, ohne dass ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht. Um einen Missbrauch solcher Befristungsketten durch aufeinander folgende befristete Arbeitsverträge zu verhindern, verlangt die Rechtsprechung allerdings, dass eine Dauervertretung bei den einzelnen Arbeitsverträgen nicht absehbar ist, sondern dass eine Prognose im vorliegenden Fall tatsächlich von einer Rückkehr des Herrn X ausgehen würde. Altersbefristung Der Gesetzgeber möchte zudem Arbeitgebern die Möglichkeit geben, ältere Arbeitnehmer befristet einzustellen, um so die Beschäftigung von älteren Arbeitnehmern zu fördern ( 14 Abs. 3 TzBfG). Bereits mit der Vorgängerregelung des 14 Abs. 3 TzBfG wollte man dies anschieben, allerdings hat der Europäische Gerichtshof diesen Versuch als unwirksam, weil nicht europarechtskonform, beschieden. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, deren Arbeitsverträge sich zu diesem Zeitpunkt auf diese Möglichkeit des 14 Abs. 3 TzBfG gestützt hatten, bedeutete dies, dass die Befristung unwirksam und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entstanden war. Mittlerweile hat der Gesetzgeber den Wortlaut des 14 Abs. 3 TzBfG neu gefasst, um Konformität mit dem Europarecht herzustellen. Die Neufassung der Altersbefristung sieht vor, dass eine kalendermäßige Befristung eines Arbeitsvertrages ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zu einer Dauer von fünf Jahren unter bestimmten Voraussetzungen zulässig ist: - wenn der Arbeitnehmer bei Beginn des Arbeitsverhältnisses das 52. Lebensjahr vollendet hat und unmittelbar vor Beginn des befristeten Arbeitsverhältnisses mindestens vier Monate beschäftigungslos im Sinne des 119 Abs. 1 Nr. 1 SGB III gewesen ist - und wenn er Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlich geförderten Beschäftigungsmaßnahme nach dem SGB II oder SGB III teilgenommen hat. Bis zur Gesamtdauer von fünf Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung des Arbeitsvertrages zulässig ( 14 Abs. 3 TzBfG). Der Gesetzgeber hat somit das Ziel, die Anstellungsmöglichkeiten von älteren Arbeitnehmern zu verbessern, noch deutlicher in die Regelung gefasst. Ob diese Regelung jedoch erneut ältere Arbeitnehmer im Sinne des Europarechts diskriminiert, lässt sich noch nicht mit Sicherheit sagen. Experten raten deshalb, mit dieser Regelung höchst vorsichtig umzugehen. Befristungen bei Existenzgründungen In den ersten vier Jahren nach der Gründung eines Unternehmens kann ein Arbeitsvertrag ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes bis zur Dauer von vier Jahren kalendermäßig befristet werden. Bis zu dieser Gesamtdauer von vier Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung eines kalendermäßig befristeten Arbeitsvertrags zulässig. Mit dieser Neuregelung in 14 Abs. 2 a TzBfG will man Existenzgründern eine verbesserte Möglichkeit bieten, risikolos Arbeitnehmer einzustellen. Auch dazu ein Beispiel: Apothekerin X kauft die Markt-Apotheke von Herrn Y. Sie ist Existenzgründerin und hat nach ihrem Studium lediglich ein halbes Jahr in einer anderen Apotheke als Filialleiterin gearbeitet. Die Markt-Apotheke besteht bereits seit 35 Jahren. Frau X möchte eine Vollzeit-PTA einstellen und erwägt Fazit - Befristete Arbeitsverträge sind ein unersetzlicher Bestandteil erfolgreicher Personalplanung. Arbeitnehmer, die zeitweilig aufgrund von Elternzeit oder Krankheit ausfallen, können so ersetzt werden, ohne dass der Arbeitsplatz nach Rückkehr doppelt besetzt ist. - Mit Zeitbefristungen lassen sich zudem Arbeitsplätze besetzen, die wegen der Einsparung von Personalkosten oder wegen der unsicheren Lage im Gesundheitswesen nur zeitweilig bestehen sollen. - Wichtig ist allerdings eine genaue und rechtssichere Ausgestaltung von befristeten Arbeitsverhältnissen, um nicht durch einen Fehler unbefristete Arbeitsverträge zu erhalten. Arbeitnehmer können innerhalb von drei Wochen nach Beendigung des befristeten Arbeitsverhältnisses eine sogenannte Entfristungsklage mit dem Ziel erheben, die Befristung ihres Arbeitsvertrages für unwirksam erklären zu lassen. In diesem Fall entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. - Arbeitgeber, die jedoch die Spielarten der befristeten Arbeitsverhältnisse beachten, haben darin nach wie vor ein wirksames Mittel, Sicherheit im Personalbereich zu erhalten. Die von der großen Koalition angestrebte Ablösung der befristeten Arbeitsverhältnisse durch die Ausweitung der Probezeit auf bis zu zwei Jahre wird voraussichtlich nicht weiter verfolgt werden. Auch den Arbeitgebervertretern sind die befristeten Arbeitsverträge wichtiger als eine Lockerung des Kündigungsschutzgesetzes. eine Befristung von vier Jahren ohne Sachgrund ( 14 Abs. 2 a TzBfG), da sie noch nicht genau absehen kann, wie sich die Rahmenbedingungen für Apotheken entwickeln werden. Hier jedoch ist eine Befristung nach 14 Abs. 2 a TzBfG nicht möglich. Bei der Markt-Apotheke handelt es sich nicht um einen neu gegründeten Betrieb, vielmehr wird lediglich ein bereits bestehender Betrieb übernommen. Eine Befristung kann sich gemäß der Rechtsprechung nicht auf 14 Abs. 2 a TzBfG stützen. Lediglich bei Gründung einer neuen Apotheke können die Arbeitnehmer befristet gemäß dieser Norm eingestellt werden. Weitere Pflichten des Arbeitgebers Der Arbeitgeber hat befristet beschäftigte Arbeitnehmer grundsätzlich über entsprechende unbefristete Arbeitsplätze zu informieren, die in Zukunft besetzt werden sollen. Dies kann durch allgemeine Bekanntgabe geschehen oder durch einen Aushang am schwarzen Brett ( 18 TzBfG). Auch befristete Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf angemessene Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung der beruflichen Entwicklung und Mobilität ( 19 TzBfG). Darüber hinaus muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses frühzeitig über die Notwendigkeit eigener Aktivitäten bei der Suche nach einer anderen Beschäftigung sowie über die Verpflichtung zur Meldung bei der Agentur für Arbeit spätestens drei Monate vor Beendigung der Befristung unterrichten. Martin Hassel Der Autor ist Rechtsanwalt in der Kanzlei Dr. Schmidt und Partner Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte. Kontakt: apotheke+marketing

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