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1 Automatisierte Prozesse bei Eingangsrechnungen. 12. Elektronischer Rechnungstag München 2012 Maik Stawiarski, IT-Leiter 1

2 Themen Herausforderung an ein Traditionsunternehmen Automatische Validierung von Rechnungsdaten 'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartinvoice' Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee 2

3 Themen Herausforderung an ein Traditionsunternehmen Automatische Validierung von Rechnungsdaten 'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartinvoice' Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee 3

4 Tradition & Moderne Gründung des Unternehmens 1903 Seit 1922 Fertigung am jetzigen Standort in Hagen Familiengeführt in der 5. Generation 4

5 Tradition & Moderne Standort in Hagen-Halden. Weitere Standorte. 5

6 Unternehmen in Zahlen Gesamtareal: m² Lagerfläche: m² Produktionsfläche: m² Mitarbeiterzahl: ca. 180 Jahreskapazität: to 6

7 Branchen Automobilindustrie Maschinenbau Drehereien Werkzeugindustrie Hydraulikindustrie 7

8 Produkte Flachmaterial 20 x 4 mm 500 x 50 mm Vierkant 10 mm 150 mm Sechskant 17 mm 100 mm Rund 12 mm - 80 mm Winkel 10x10x2 60x60x4 (80x40x6) Keilstahl 10 x 6 mm 100 x 50 mm Sonderprofile Nach Kundenzeichnung 8

9 Unternehmenstöchter Stahlhandelshaus Roland Stahl Bremen (1995 übernommen) Stahlhandelshaus August Schmidt Pulheim (1992 übernommen) Winkelzieherei Metalli Trafilati Osio Sotto, Bergamo, Italien (2009 übernommen) Stahlhandelshaus Heine & Bleck Hermsdorf (1990 gegründet) 9

10 Moderne Fertigung 10

11 Modernes Büro? 11

12 Moderne Prozesse? z.b. "Rechnungsfreigabe" (früher): jede Abteilung behält 1 Kopie für sich lange Durchlaufzeiten der Papierbelege akt. Aufenthaltsort der Rechnung unbekannt im Umlauf befindliche Summen unklar Recherche nur über FIBU möglich Rückfragen stören den Ablauf 12

13 Themen Herausforderung an ein Traditionsunternehmen Automatische Validierung von Rechnungsdaten 'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartinvoice' Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee 13

14 Geschäftsprozessoptimierung I 1997 Einführung eines Archivsystems (hier: Spyview Magellan - COLD-Archivierung AS/400) 2006 Ablösung des bestehenden DMS durch ELOprofessional 2009 Wechsel des ELO Businesspartners, Einführung einer Diamant-Schnittstelle (hier: docufied for Diamant; docufied ShowDocument) 2010 "Rechnungsmanager-Projekt" 14

15 Geschäftsprozessoptimierung II "Rechnungsmanager-Projekt" Digitalisierung und Archivierung der buchhalterischen Belege Intelligente Belegdatenerkennung Abbildung von Freigabeprozessen durch Workflow-Routinen 15

16 Moderne Rechnungsfreigabe I Methode 'frühes Scannen Papierrechnungen werden nicht mehr weitergegeben automatische Erkennung Kopf-/Fußdaten Zugriff auf Stammdaten der Buchhaltung Abgleich der Daten mit Warenwirtschaft Start spezifischer Workflowroutinen Kontierung im DMS-Workflow 16

17 Moderne Rechnungsfreigabe II Prüfung und Freigabe in digitaler Form (auch mehrstufig) Rückfragen intern (kaum notwendig) Rückfragen extern (per ) Buchungsdatenübergabe automatisiert Beleganzeige aus der Buchhaltung Überwachung fälliger Zahlungen im DMS /(ohne Übergabe an FIBU) Beleganzeigen aus anderen Programmen 17

18 Eckdaten ca ER pro Jahr (davon 10% Sammelrechnungen) 6 verschiedene Workflows (Prüf- bzw. Genehmigungsverfahren) insgesamt 35 Mitarbeiter sind an den unterschiedlichen Verfahren beteiligt 18

19 Workflow (Beispiel) 19

20 Themen Herausforderung an ein Traditionsunternehmen Automatische Validierung von Rechnungsdaten 'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartinvoice' Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee 20

21 Der "nächste Schritt" Performance-Optimierung immer möglich (z.b.: durch Verbesserung der Prozesse / Abläufe) Aufnahme zusätzlicher Belegarten (Auftragsbestätigung / Lieferscheine zur Rechnung) Unterstützung der Positionskontierung Rückfragefunktion an Lieferanten "mobiler" Zugang zu Freigabeprozessen Freigabe auch per App Datenaustausch mit der Warenwirtschaft (Eigenentwicklung auf einer iseries) 21

22 Blick auf die Lösung - I "alles im Blick" Stammdatenabgleich Archivbeleg 22

23 Blick auf die Lösung - II Performancegewinn "Frühwarnsystem" Persönliche Aufgaben Gruppenaufgaben Mehr unter: 23

24 Themen Herausforderung an ein Traditionsunternehmen Automatische Validierung von Rechnungsdaten 'Gutes verbessern': vom Workflow zu 'smartinvoice' Ziele, Hürden, Projekterfolg - ein Resümee 24

25 Ziel erreicht? Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Subjektives Gefühl: Bildschirmarbeit 'unangenehm' Arbeit ohne Papier 'ungewohnt' Vorher haben das 'Andere' gemacht mehr Aufwand bei der Bearbeitung des einzelnen Belegs möglich 25

26 Ziel erreicht! Mehr Aufwand für den Einzelnen möglich, für das Unternehmen enorme Vorteile. Objektive Einschätzung: Transparenz, Transparenz, Transparenz weniger Rückfragen / Irrläufer jederzeit verfügbare Beleginformation Aufwand im Gesamtprozess ist geringer " gute Zahler waren wir vorher schon." 26

27 "In Zahlen kann ich die Kosten- / Nutzen- Betrachtung nicht wirklich fassen. Wie soll man die Vorteile für das Unternehmen bewerten: deutlich schnellere Prozessabläufe, höhere Informationsverfügbarkeit, mehr Transparenz." 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Maik Stawiarski Leiter IT-Abteilung Ihre Fragen bitte 28

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