Protokoll zur 14. Sitzung der AG Fernleihmodul am

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1 Protokoll zur 14. Sitzung der AG Fernleihmodul am Teilnehmer: Frau Arndt (HeBIS-Verbundzentrale), Frau Adler (HeBIS- Verbundzentrale), Frau Burmeister (Marburg), Frau Banholczer (Gießen), Frau Stache-Scholtyssek (Kassel), Herr Reiter (Frankfurt), Frau Milutinovic (Darmstadt), Herr Saevecke (HZK), Herr Risch (BDV), Herr Suna (BDV), Frau König-Frank (Mainz), Frau Weigand (Mainz, Protokoll) TOP 1 Begrüßung der Teilnehmer. Herr Suat Suna ist neuer Mitarbeiter der BDV, ebenfalls zuständig für das HeBIS-Fernleihmodul. TOP 2 Das Protokoll der 13. Sitzung soll in folgenden Punkten geändert werden: Seite 1: Schulungen zum Thema WebOPC und Online-Fernleihe wurden angeboten, fanden aber bisher nur geringe Resonanz. Seite 3: Die Einführung der Benutzerfernleihe wurde durch die UB Marburg beim zuständigen Personalrat tatsächlich beantragt. Seite 5: Der SUBITO-Preis beträgt 5,- DM TOP 3 a) Sachstandsberichte, Erfahrungsaustausch Die Verzeichnung von Zeitschriftenbeständen in HeBIS beinhaltet folgende Problematik: Zeitschriftenbände werden in Pica im Feld 8032 mit der Möglichkeit, die vorhandenen Hefte anzugeben (genaue Lückenangaben möglich), erfasst. Das Fernleihmodul greift aber bei Bestellung und Prüfung von Fernleihen auf das Feld 7120 zu. Im Feld 7120 werden aber wiederum die genauen Heftangaben nicht ausgewertet, wobei dann vorhandene Lücken im Bestand der Prüfung durch das Fernleihmodul entgehen. Das Problem wurde bereits vor zwei Jahren an die Pica-Stiftung weitergeleitet mit dem Wunsch, das Fernleihmodul ebenfalls auf das Feld 8032 zugreifen zu lassen. Benutzerfernleihbestellungen von der OLC-Datenbank aus: Der Besteller muss bei normalen Aufsatzbestellungen aus Zeitschriftentiteln heraus dem System zweimal Passwort und Kennung mitteilen, einmal zur Prüfung der Bestände und ein zweites Mal, wenn die Bestellung aufgegeben werden soll. Dies ist bei der Bestellung aufgrund von OLC-Daten unnötig. Der Text mit dem Hinweis auf die zweimalige Eingabe des Passwortes ist im Fernleihbestellformular anzupassen. Herr Risch wird einen entsprechenden Umlauf veranlassen. Aufgrund der Verwaltungskostenordnung (VwKO), die die Einführung des Euro abbilden soll, sind DM-Beträge in Euro umzurechnen. Dies erforderte beim Transferprogramm die Möglichkeit, auch Pfennig-Beträge einzugeben. Mit der neuen Version konnte dies realisiert werden. 1

2 Die Umstellung des Transferprogramms erfolgt mit dem Stichtag UB Marburg: Bei Bestellung von ganzen Zeitschriftenbänden zur Ausleihe (Umstellung der Leihform von Kopie auf Leihen ) erschien die Meldung, dass keine Lieferbibliothek vorhanden sei, obwohl Bestand dazu festzustellen ist. Die Datumsangabe auf den Lieferscheinen ist nicht korrekt angegeben. Statt der Zeile Eingetroffen am... erscheint Leihfrist bis.... Herr Risch wird sich darum kümmern. Es ist festzustellen, dass die Benutzerfernleihbestellungen stetig zunehmen im Vergleich zu den Bestellungen durch das bibliothekarische Fachpersonal. Die Umlaufzeiten sind zufriedenstellend. Das Gesamtvolumen von Benutzerfernleihbestellungen und Bestellungen durch das Fachpersonal ist ungefähr genauso groß wie das Fernleihaufkommen in Berichte aus den einzelnen Bibliotheken: UB Marburg (4): Die UB Marburg hat im Internet Anmeldeformulare für ihre Benutzer zur Teilnahme an der Online-Fernleihe für Benutzer eingestellt. Zur Zeit nehmen ca. 120 bis 200 Benutzer an der Fernleihe teil. UB Gießen (26): Die Benutzerfernleihe ist noch nicht eingeführt, weil zur Zeit die Zusammenlegung der verschiedenen ILN im Vordergrund der Arbeit der Ausleihe und der EDV-Abteilung stehen. StuUB Frankfurt (30): Die Benutzerfernleihe läuft planmäßig und routinemäßig. UB Mainz (77): Zur Zeit noch keine Benutzerfernleihe. Die Einführung ist geknüpft an die Einführung des Pica-Ausleihmoduls. LHB Darmstadt (17): Die Benutzerfernleihe wurde zum eingeführt und wird gut angenommen. ¾ der Bestellungen beziehen sich auf Monografien, ¼ der Bestellungen auf Zeitschriften. Die Beratungssituation im Haus wurde geändert, es steht für die Beratung in Fernleihangelegenheiten allgemein und für die Benutzerfernleihe jetzt ein eigener Schalter zur Verfügung. Dort kann auch die Kontoführung für das Fernleihkonto abgewickelt werden. UB Kassel (34): Die Einführung der Benutzerfernleihe ist zum geplant. Das Schulungskonzept ist ausgearbeitet. Für die Bearbeitung der Fernleihen ist ausschlaggebend, bei welcher Bibliothek sich der Benutzer zuerst angemeldet hat, während die Lieferungen bei der vereinbarten Zieltheke eingehen. b) Stand der aktuellen Weiterentwicklungen Blankobestellungen: Eine neue Version des CBS (8.0) soll eingespielt werden. Hier ist abzuwarten, welche Neuerungen in Bezug auf die Blankobestellungen möglich sein werden. 2

3 Die Auswirkungen der neuen Möglichkeiten von OPC4 auf das CBS Version 8.0 sind zunächst auszutesten und die Abschlussarbeiten zu OPC4 sind ebenfalls abzuwarten. Ein Test ist vorgesehen. Hier bieten sich Darmstadt und Marburg als Testpartner an. Die Tests sind zum Winter 2000/2001 zu erwarten. Transferprogramm: Zur Zeit werden zwei Versionen des Transferprogramms gepflegt. Vom Programm werden u. a. folgende Funktionalitäten verlangt: die Eingabe von Pfennigbeträgen, die Eingabe von Zieltheken in Verbindung mit einem Benutzerkonto und Kassenkennzahlen mit Berücksichtigung der Abteilung (5stellig). Dies betrifft vor allem zur Zeit die Bibliotheken in Kassel und Gießen. Bestellungen aus der Retro-Datenbank: Die Retro-Datenbank umfasst eingescannte Katalogdaten. Vorgesehen ist eine Bestellkomponente (zur Zeit in Arbeit) mit einem entsprechenden Bestellformular, das über einen Bestellbutton anzusteuern ist. Die Katalogkarten sind jeweils im Gif-Format gespeichert. Probleme ergaben sich bei der Darstellung der Signaturen der verschiedenen Bibliotheken (Sonderzeichen). Diese Signaturen sollen automatisch in das Bestellformular übertragen werden. Der Zugang für Benutzer soll durch keinerlei Voreinstellungen z. B. auf die lokale Bibliothek gelenkt werden. D. h., dass das Gesamtangebot aller verfügbaren Retrokataloge einzelner Bibliotheken zur Auswahl stehen soll. Bei einer Bestellung aus dem Retrokatalog wird eine Bestellung im HeBIS- Fernleihmodul erzeugt, die in der entsprechenden Bibliothek abgerufen und ausgedruckt werden kann. Dabei wird die gescannte Katalogkarte auf dem Online-Fernleihschein ausgegeben. Die anschließende Bearbeitung der Fernleihbestellung läuft dann genauso ab, wie bereits aus dem HeBIS- Fernleihmodul bekannt. Als problematisch hat sich in der Diskussion um den Bestellvorgang hier die Vergabe der Benutzernummern herausgestellt. Gleiche Benutzernummern können von mehreren Bibliotheken vergeben werden, da man spezielle Nummernkreise für jede beteiligte Bibliothek nicht festgelegt hatte. Hier ist die Angabe von Benutzernummer und weiteren Identifizierungsmerkmalen für eine Bestellung unbedingt erforderlich (z. B. lokale Benutzernummer und Bestelldatum). Bei dem Bestellvorgang sollen mehrere Besitznachweise durch den Besteller angegeben werden können. Eine Disponierung durch die Bibliothek soll aber möglich sein. Die Bestellkomponente ist noch weiter zu verbessern. c) Direktlieferdienst Die Kultusministerkonferenz (KMK) und die VG Wort haben sich auf Preise für die Urheberrechtsabgabe bei Direktbestellungen außerhalb des Leihverkehrs geeinigt. Der konventionelle Leihverkehr bleibt zur Zeit noch ausgenommen. Diese Regelung könnte aber im Jahr 2002 ebenfalls ablaufen. So sollen nach den neuen Regelungen Studenten, Auszubildende und Angehörige der Hochschulen 2.- DM zahlen, Privatpersonen 5.- DM und Firmen 10.- DM pro Aufsatzbestellung, zusätzlich zu den ohnehin für den Lieferdienst anfallenden Kosten. Lizenzrechte sind davon ebenfalls nicht betroffen, z. B. von Swets & Zeitlinger. Ebenfalls ausgenommen ist die vor 1920 erschienene Literatur. 3

4 Ein pauschaler Nachweis gegenüber der VG Wort ist ausreichend bei einem Bestellvolumen bis 1000 bearbeiteter Bestellungen pro Jahr. Liegt die Bestellquote darüber, sind Einzelnachweise über die bestellte Literatur notwendig. Kritisch ist dies in Bezug auf das Datenschutzrecht zu betrachten. Die genaue praktische Ausführung ist ebenfalls noch ungeklärt. Diese Regelung wird ab dem gelten. Relevant können die Bestimmungen aus der neuen Rechtslage zur Urheberrechtsabgabe werden, wenn in der Leihverkehrsregion Hessen/Rheinhessen Artikellieferungen direkt an den Besteller angeboten werden soll (Arbeitstitel: HeBISexpress). Weitere Angaben finden sich unter folgender Internetadresse d) Erweiterung des Teilnehmerkreises Zur Zeit nehmen folgende öffentliche Büchereien an der HeBIS Online- Fernleihe teil: Hanau, Offenbach, Gelnhausen, Neu-Isenburg, Lampertheim, Dietzenbach, Darmstadt, Limburg, Friedberg, Weilburg und Schotten. Die öffentlichen Bibliotheken besitzen den Teilnehmerstatus von Benutzern. Der Teilnehmerkreis bayerischer Bibliotheken am hessischen Fernleihmodul kann leider aufgrund der entstehenden Arbeitsbelastungen im HZK nicht erweitert werden. Der Testlauf soll bis Ende August andauern. TOP 4 Verbundübergreifende Kooperationen Die Verbundsysteme haben eine Initiative zum überregionalen Leihverkehr gestartet und ein entsprechendes Konzept ausgearbeitet, das auf der nächsten Sitzung der Arbeitsgemeinschaft der Verbundsysteme vorgelegt werden wird. Dieses Konzept beschreibt ein zweistufiges Bestell- und Rechercheverfahren. In der ersten Stufe wird eine Bestellung im eigenen Verbundsystem gestartet. War diese Bestellung nicht erfolgreich, kann der Bestellvorgang über eine Z39/50-Schnittstelle an andere Verbundsysteme weitergereicht werden. Für die praktische Ausführung ist daran gedacht, an die Funktionalität von SUBITO-Mails anzuknüpfen. Tests sind zum Ende des Jahres vorgesehen. Als Problem von Pica wurde bereits erkannt, dass das System zwar ausgehende Mails erzeugen, aber nicht eingehende Mails lesen und interpretieren kann. Zusammenfassend ergibt sich folgender Bestell- bzw. Recherchevorgang: 1. Benutzer recherchiert z. B. in der HeBIS-Datenbank 2. Er erhält die Meldung, dass keine Bibliothek in der Region liefern kann 3. Eine weitere Meldung liefert die Information, dass die Recherche dann in einem weiteren Verbund erneut gestartet werden kann (möglichst ohne neue Eingabe der Anfrage) 4. In diesem fremden Verbundsystem soll dann auch eine Bestellung möglich sein TOP 5 Verschiedenes Bücherautodienst: Der Bücherautodienst in Hessen soll zum Ende des Jahres eingestellt werden. Statt dessen soll ein Containerdienst mit der Post vereinbart werden. Die Stadt- und Universitätsbibliothek führt hier zentral für alle im hessischen Verbund engagierten Bibliotheken Verhandlungen mit der Post. Als zentrale Anlaufstelle wird die Stadt- 4

5 und Universitätsbibliothek Frankfurt fungieren. Alle Lieferungen können nach Frankfurt geschickt werden. Von dort werden die Lieferungen an weitere Leihverkehrszentralen bzw. Büchertransportstützpunkte und an einzelne hessische Bibliotheken gehen können. Entsprechende Container können von der Stadt- und Universitätsbibliothek erbeten werden. Die Fachhochschulbibliothek Wiesbaden (969) nimmt jetzt auch an der aktiven Fernleihe teil. Am wird ein Workshop Fernleihe in der Bibliotheksschule stattfinden als Ersatz für die ehemalige Leihverkehrssitzung. Speicherbibliothek Hessen: Der ehemalige Magazinturm der Deutschen Bibliothek in Frankfurt wird für die zukünftige Speicherbibliothek in Hessen genutzt werden können. Ca. 1 Million Bände werden dort unterkommen können. Im Jahr 2002 wird der Abschluss der Sanierungsarbeiten erwartet und der Einzug kann beginnen. Bis 2010 soll dann der Magazinturm als Speicherbibliothek zur Verfügung stehen. Beginnen werden die Bibliotheken Fulda, Darmstadt und Mainz. Ein Gesamtkonzept muss allerdings noch erarbeitet werden. Alle Dubletten eines Werkes innerhalb des Verbundes sollen evtl. eliminiert werden. An eine Einbindung der Speicherbibliothek als Lieferbibliothek im Fernleih-System ist gedacht. Die aktive Fernleihe wird dann mit allen Konsequenzen (auch in Bezug auf Gebühren) von der Speicherbibliothek aus betrieben werden. Der HZK hat die Erfassung von Titelmaterial für indirekt teilnehmende Bibliotheken eingestellt. Diesen Bibliotheken wurde das Angebot gemacht, direkt an HeBIS teilzunehmen. Die Fachhochschulbibliothek und die Landesbibliothek in Fulda werden fusionieren. Evtl. wird eine neuer Name vergeben werden. Dies betrifft auch die Kennzeichnung der Bibliotheken in der HeBIS-Verbunddatenbank: 66/100 (zur Zeit Landesbibliothek) und 66/000 (Fachhochschulbibliothek). Die nächste HeBIS-Nutzerversammlung findet am in Darmstadt statt und bietet u. a. eine Darstellung der Retro-Datenbank an. Zur Buchmesse vom wird der HEBIS-Verbund vertreten sein. Die WWW-Seiten von HEBIS werden zur Zeit überarbeitet. Es wird um Rückmeldung gebeten. Das Handbuch zum Fernleihmodul liegt nun auch als PDF-Datei vor. Protokolle der einzelnen Arbeitsgruppen können nun auch direkt über die WWW- Seiten aufgerufen werden. Der Quittungscode 8 für ein Buch, mit der Erklärung, dass eine Ausleihe wegen schlechtem Erhaltungszustand nicht möglich ist, soll nur auf Einzelfälle beschränkt sein. In der Regel soll bei sehr alten und schlecht erhaltenen Werken bereits der 5

6 Ausleihcode geändert werden, so dass eine Bestellung nicht möglich ist und bereits durch das Fernleihmodul abgefangen werden kann. Ein nächster Sitzungstermin wird nicht vereinbart. Eine Einladung wird zu gegebener Zeit erfolgen. 6

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