Bundesverwaltungsamt (BVA) Der zentrale Dienstleister des Bundes

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Hanna Meinhardt
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1 Bundesverwaltungsamt (BVA) Der zentrale Dienstleister des Bundes

2 Digitalisierung richtig angehen: Warum die Aufnahme der eigenen Prozesse den Takt angibt! Innovatives Management Lübeck

3 Agenda Begrüßung und Kurzvorstellung Prozessmanagement Arbeit! Zusammenfassung Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 3

Das Bundesverwaltungsamt im Überblick Hauptsitz: Köln Präsident: Christoph Verenkotte Vizepräsidentin: Silvia Bechtold Vizepräsident: Dr. Manfred Schmidt rund 5.

4 Das Bundesverwaltungsamt im Überblick Hauptsitz: Köln Präsident: Christoph Verenkotte Vizepräsidentin: Silvia Bechtold Vizepräsident: Dr. Manfred Schmidt rund Beschäftigte Frauenanteil (64,5%) Männeranteil (35,5%) BVA Etat (2017) ca. 325 Millionen EUR Verwaltung von Haushaltsmitteln für andere Institutionen ca. 21,5 Milliarden EUR Umfassendes Dienstleistungsspektrum Ca. 150 verschiedene Aufgaben Aktuell 12 Abteilungen Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 4

5 Themenbereiche des Beratungszentrum des Bundes Beratungszentrum des Bundes Beratungsthemen Strategieberatung Organisationsberatung Prozessmanagement (CCPM) (prozessbegleitende) IT-Beratung Wissensmanagement Digitalisierung (Groß-) Projektmanagement Ressourcensteuerung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Veränderungsmanagement Beratung, Umsetzungsbegleitung und Wissenstransfer Kooperation mit Externen internationale Beratungsleistungen Innovation und Entwicklung Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 5

6 Agenda Begrüßung und Kurzvorstellung Prozessmanagement Arbeit! Zusammenfassung Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 6

7 Auftrag und Ziele des CC PM im BVA Schaffung von Grundlagen für die Einführung von Prozessmanagement im BMI und seinem Geschäftsbereich Einheitlichkeit bei der Erhebung, Darstellung und Analyse von Prozessen Transparenz bezüglich erfolgreicher Praxislösungen und Erfahrungsaustausch Gemeinsames Verständnis und Wissen über Prozesse Ermöglichung von Prozessvergleichen (bis hin zur Prozessstandardisierung) Verbesserung der Zusammenarbeit von Organisation und IT Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 7

8 Definition Geschäftsprozess Ein zentrales Werkzeug um die Digitalisierung - trotz der hohen Komplexität - voran zu treiben, bilden die Prozesse. Einfach formuliert beinhaltet ein (Geschäfts-)Prozess die Information Wer, Was (Tätigkeiten), in welcher Reihenfolge, unter Einsatz welcher Hilfsmittel und mit welchem Ziel durchführt. Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 8

9 Von der GPO zum Prozessmanagement Weiterentwicklung Steuerung + Überwachung Umsetzung Identifikation Prozessmanagement Optimierung Dokumentation Analyse» Prozessmanagement ist ein ganzheitliches, auf Dauer ausgerichtetes Konzept zur systematischen Identifikation, Dokumentation, Analyse, Optimierung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung von Prozessen.» Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 9

Voraussetzungen für Prozessmanagement Was ist das Produkt in welchem strategischen Kontext? Welche Verantwortlichkeiten gibt es in meiner Behörde?

10 Voraussetzungen für Prozessmanagement Was ist das Produkt in welchem strategischen Kontext? Welche Verantwortlichkeiten gibt es in meiner Behörde? Wie stelle ich einen Prozess dar? Was dokumentiere ich? Nach welchen Regeln? Welche Software nutze ich? Wer ist der Kunde? Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 10

11 Standardisiertes Ebenenkonzept Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Ebene 5 Ebene 6 fachlicher Prozess (EPK ohne IT Inhalte) fachlicher IT Prozess (BPMN Diagramm des fachlichen Verhaltens der IT Systeme mit menschlicher Interaktion) detaillierter fachlicher IT Prozess (BPMN Diagramm des fachlichen Verhaltens der IT Systeme ohne menschliche Interaktion) Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 11

12 Agenda Begrüßung und Kurzvorstellung Prozessmanagement Arbeit! Zusammenfassung Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 12

13 Arbeitsaufträge Digitalisierung richtig angehen: Warum die Aufnahme der eigenen Prozesse den Takt angibt? 1. Die IST-Prozesse geben den Takt an! 2. Die idealen Prozesse geben den Takt an! 3. Der Kunde gibt den Takt an! Drei Gruppen; Moderation durch die Gruppen selbst Diskussionszeit: ca. 10 Minuten Ergebnispräsentation durch die Sprecher je 3 Minuten Gesamtdiskussion Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 13

14 Agenda Begrüßung und Kurzvorstellung Prozessmanagement Arbeit! Zusammenfassung Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Bundesverwaltungsamt Barbarastraße Köln Ansprechpartner Bernhard Unger Tel Bernhard.unger@bva.bund.de Kompetenzzentrum Prozessmanagement prozessmanagement@bva.bund.de Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Seite 15

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