Ausleihverbuchung mit RFID (Radiofrequenzidentifikation) in der zentralen Stadtbücherei

Transkript

1 Vorlage 2009 Nr. Bildung, Kultur, Sport, Soziale Lebenswelten Geschäftszeichen: Schepp 06. November 2009 VA nö Beratung GR ö Beschluss Thema Ausleihverbuchung mit RFID (Radiofrequenzidentifikation) in der zentralen Stadtbücherei Beschlussantrag Der Verwaltungsausschuss stimmt der Realisierung von RFID in der zentralen Stadtbücherei zu. Die Verwaltung wird mit der Ausschreibung beauftragt. Bolay Oberbürgermeister Aschenbrandt Fachbereichsleitung

2 - 2 - Neues Ausleihsystem durch Einsatz von RFID in Bibliotheken Durch die Realisierung von Radiofrequenzidentifikation (RFID Radio Frequency Identification) kann das Ausleihen von Medien in Bibliotheken noch serviceorientierter als bislang erfolgen. Die Technik ist innovativ und kundenfreundlich. Bei RFID handelt es sich um ein automatisches Identifikations- und Datenerfassungsverfahren auf der Basis von Radiofrequenz. Dabei werden berührungs- und kabellos Informationen zwischen Transpondern (bestehend aus Mikrochip und Antenne) und Lese-/Schreibeinheit (bestehend aus Antenne und Reader) mittels elektromagnetischer Wellen übertragen. Herzstück der RFID-Technologie ist ein Transponder, auf dem die medienrelevanten Informationen gespeichert werden und der auf die Medien aufgebracht wird. Dank RFID-Technologie ist die Selbstbedienung bei der Ausleihe einfach und schnell. Ein gültiger Benutzerausweis reicht aus, um alle Medien selbständig auszuleihen. Die gewünschten Bücher, CDs oder Medienpakete sind dabei auf die Ablage eines Leseterminals zu legen und der gesamte Medienstapel wird dank des RFID-Transponders, der sich auf oder in den Medien befindet, in Sekunden erfasst. Das Lesegerät aktiviert über Funkwellen den RFID- Transponder und die in ihm gespeicherte Nummer wird per Funk ausgelesen und in der Datenbank der Bibliothek für die Ausleihe registriert. Gleichzeitig wird die Mediensicherung aktiviert. Eine Ausleihquittung wird ebenfalls mit ausgegeben. Eventuell anfallende Gebühren können dann direkt selbstständig am Kassenautomaten beglichen werden. Warum es sich für Bibliotheken lohnt, in RFID zu investieren Die grundlegenden Vorteile beim Einsatz von RFID sind: Kundenzufriedenheit Sowohl an Selbstbedienungsterminals als auch bei der Rückbuchung an der Theke ermöglicht die Technologie den BenutzerInnen und auch den BibliotheksmitarbeiterInnen mehrere Medien auf einmal im Stapel effizient und sicher zu verbuchen. Das bedeutet kürzere Wartezeiten, Zeitersparnis an der Theke und ein beschleunigter Medienfluss. Gebührenzahlungen können ebenfalls von den BenutzerInnen selbständig am Kassenautomat erledigt werden. Der Einsatz von Rückgabeautomaten ermöglicht eine Medienrückgabe außerhalb der Öffnungszeiten. Dies ist ein attraktiver Service vor allem auch für berufstätige BibliotheksnutzerInnen Optimierung von Prozessen Verbuchung und Mediensicherung An der Theke erfährt das Personal eine große Entlastung. Das manuelle Einscannen jedes Barcodes über den Handscanner weicht der Stapelverbuchung. Ebenso entfällt der manuell vorgenommene Schritt zur Mediensicherung. Der Sicherungsbit ist in den RFID-Transponder integriert und wird automatisch bei der Verbuchung aktiviert bzw. deaktiviert. Ein zusätzliches Anbringen eines Sicherungsstreifens entfällt. Bei der Verbuchung werden Fehlbuchungen und Fehler beim Entsichern der Medien vermieden. Personalentlastung findet auch dadurch statt, dass die Suche nach Vorbestellungen und vermissten Medien sowie die Bestandspflege durch mobile Handlesegerät möglich ist, die Informationen zu gesuchten, fehlenden oder falsch eingestellten Medien liefern. Zeitaufwendiges Suchen entfällt, das Durchsortieren von Regalen kann vereinfacht werden.

3 - 3 - Die Vorteile der neuen Verbuchungstechnologie sind so groß, dass sich RFID zum Standard in Bibliotheken entwickelt. In den vergangenen Jahren wurden bereits in zahlreichen Bibliotheken RFID-Systeme installiert. Stuttgart hat schon im Jahr 2003 auf Selbstverbuchung mittels RFID umgestellt, obwohl die RFID-Transponder zu dieser Zeit noch deutlich teurer waren als bisher. Inzwischen haben sich die Kosten für die RFID-Transponder nahezu halbiert, die Technologie wird in der Realisierung kostengünstiger. Viele mittlere und kleinere Bibliotheken haben bereits auf RFID umgestellt, wie bspw. das Medienhaus in Friedrichshafen, die Stadtbüchereien in Biberach, Heilbronn, Tübingen, Ludwigsburg, Reutlingen, Göppingen, Waiblingen, Fellbach, Aichtal und Weissach. Nach Auskunft der Fachstelle im Regierungspräsidium Stuttgart hält dieser Trend an. Viele Bibliotheken im Regierungsbezirk investieren in die Realisierung von RFID oder planen zukünftig deren Einführung. Vor allem bei Neu- oder Umbauten von Bibliotheken wird immer häufiger direkt mit RFID ausgestattet. Jüngstes Beispiel ist hier die Nachbargemeinde Neuhausen, die als kleine Bibliothek im neuen Gebäude direkt auf RFID umstellt. Nürtingen, ein Bibliothekssystem vergleichbarer Größe wie Ostfildern, hat in diesem Jahr mit der Umstellung auf RFID begonnen. Die Stadtbücherei in Asperg eröffnet nach ihrem Umzug im September 2009 ebenfalls mit RFID. In Esslingen kann man inzwischen auch per RFID die Medien selbst verbuchen. Als Hauptgrund nennen die meisten Bibliotheken neben dem verbesserten Service für die Kunden das Auffangen von Ausleihsteigerungen bei gleich bleibender Personalstärke und die veränderten Anforderungen an die Bibliothek. Aus: Umstellung auf RFID, Bachelor-Arbeit von Jutta Raith/HDM Bibliotheken, die mit RFID verbuchen, berichten durchweg positiv von der Einführung. Alle Nutzergruppen, auch diejenigen, die im Vorfeld Bedenken und Vorbehalte gegenüber der neuen Verbuchungstechnik hatten, nutzen die Selbstverbuchungsterminals. Die meisten Erfahrungsberichte zeigen, dass etwa 90 bis 98% aller Ausleihbuchungen über die Selbstverbuchung gehen. Vor allem die Einfachheit der Bedienung und der schnelle Service überzeugen die BibliotheksbenutzerInnen. Die neue Technik bewährt sich in der Praxis und führt tatsächlich zur gewünschten Entlastung.

4 RFID in der Stadtbücherei Ostfildern Ausgangslage In den letzten zehn Jahren hat sich die Stadtbücherei zu einer innovativen Bildungs- und Kultureinrichtung entwickelt. Ihr Profil hat sich mit den neuen Anforderungen an die Schulbibliothek, aber auch an die öffentliche Bibliothek stetig weiterentwickelt. Die Angebote für Kinderbetreuungseinrichtungen und Schulen sowie das Kooperationsnetz mit den anderen Bildungs- und Kultureinrichtungen der Stadt wurden ausgebaut. Die Besucher- und Ausleihzahlen sind in den letzten zehn Jahren kontinuierlich gestiegen. Verzeichnete das Gesamtsystem 1998 noch Entleihungen, waren es im Jahr 2008 bereits Entleihungen. Dies bedeutet innerhalb der letzten zehn Jahre eine Steigerung von fast 50% der Gesamtausleihe des Jahres Die Besucherzahlen stiegen im gleichen Zeitraum im Gesamtsystem von auf BesucherInnen pro Jahr. Seit dem Jahr 2002 hat sich das Büchereisystem zudem von vier auf fünf Standorte erweitert, parallel dazu reduzierte sich das gesamte Stellendeputat seit dem Jahr 1998 von 11,5 auf 9,8 besetzte Stellen. Im letzen Jahr realisierte die Stadtbücherei 177 Angebote und Veranstaltungen, wie Führungen für Schulklassen, Stöberstunden für Kinderbetreuungseinrichtungen, Vorlesestunden, Bilderbuchkinos, Lesungen und literarische Veranstaltungen für Kinder und Erwachsene. Das bedeutete für das Jahr 2008 im Schnitt 1,4 Angebote im Bereich der Medienvermittlung und Medienförderung pro Arbeitstag. Stetig steigende Ausleihzahlen in einem Gesamtsystem mit fünf Standorten sowie veränderte Anforderungen an die Angebote und Aufgaben der Bibliothek bei verringertem Personaldeputat bringen die Stadtbücherei an personelle Grenzen im Ausleihbetrieb. Wird ein Großteil der Arbeitskraft in Routineabläufe bei der Verbuchung und in die Kassengeschäfte investiert, können inhaltliche Ziele der Bibliotheksarbeit nicht mehr ausreichend verfolgt werden. Mit der Eröffnung der neuen, attraktiven Zentrale in den Räumen der Stadthalle ist eine weitere Steigerung der Ausleihe und Besucherfrequenz zu erwarten. Der Grundriss der neuen Räumlichkeiten der Zentrale ergibt zudem eine Aufteilung des Ausleihbetriebs in zwei große Bereiche. Im Eingangsbereich befindet sich für die BibliotheksbenutzerInnen ein Servicepoint mit einer zentralen Auskunft und Beratung. Die Kinder- und Jugendbibliothek ist in einem gesonderten Bereich untergebracht, dieser liegt uneinsehbar und weit entfernt vom Servicepoint des Eingangsbereichs. Diese Situation erfordert im Bereich der Kinder- und Jugendbibliothek einen zusätzlichen Auskunftsplatz zur Beratung aber auch zur Aufsicht während der ausleihstarken Zeiten und am Samstag. Projektziele 1. Verbesserung des Kundenservices durch Selbstverbuchung und Kassenautomat sowie kurzen Wartezeiten bei der Medienrückgabe. Optional gibt es die Möglichkeiten der Medienrückgabe durch Selbstverbuchung und der Installation eines 24h-Rückgabeautomaten. Die Selbstbedienung bei der Ausleihe ist attraktiv und unkompliziert. Zunächst wird die gesamte Ausleihe auf Selbstverbuchung umgestellt. Hier kann eine Auslastung von 90 bis 95% erreicht werden.

5 - 5 - Die Medienrückgabe erfolgt per Stapelverbuchung nach wie vor an der Theke. Da ein einzelnes Einscannen der Medien nicht mehr nötig ist und der ganze Stapel Medien auf einmal an der Theke gescannt werden kann, ist hier eine beträchtliche Zeitersparnis möglich. Zudem steht Thekenpersonal als Ansprechpartner bei Rückfragen bzgl. Gebühren, Verlängerungen und Serviceleistungen, wie z.b. dem Vormerken von entliehenen Medien zur Verfügung. Optional könnte zukünftig auch die Rückgabe per Selbstverbuchung erfolgen. Ein 24h- Rückgabeautomat kann bei Bedarf nachgerüstet werden, die technischen Vorraussetzungen hierfür können direkt in das neue Gebäude integriert werden. Dies ist ein zusätzlicher attraktiver Service außerhalb der Öffnungszeiten der Bibliothek. 2. Verbesserte Mediensicherung Die Mediensicherung erfolgt zuverlässig automatisch. Es muss nicht mehr manuell entund gesichert werden. 3. Entlastung des Personals durch Automatisierung von Routineaufgaben (Verbuchung und Kassengeschäfte) Durch die Verbuchung an Selbstverbuchungsterminals mittels RFID können die Ausleihe der Medien sowie die Zahlungsvorgänge per Kassenautomat an die BibliothekskundInnen abgegeben werden. So verlagern sich diese Routinedienstleistungen direkt auf die BenutzerInnen. 4. Notwendige Personalaufstockungen können durch Technologie aufgefangen werden Der Ausleihbetrieb in den neuen Räumen erfordert mehr Personal. In der Kinder- und Jugendbibliothek muss ein Aufsichts- und Auskunftsplatz realisiert werden. Bei Ausleihe ohne Selbstverbuchung wird eine doppelte Thekenbesetzung notwendig. RFID bietet hier die Chance, die steigende Bibliotheksnutzung und die Anforderungen an die neuen Räume bei gleich bleibendem Personalbestand auszugleichen. Zugleich kann die Kompetenz des Personals stärker in Auskunft und Beratung sowie in die Angebote zur Förderung von Medienkompetenz einfließen und den veränderten Aufgaben der Bibliothek personell Rechnung getragen werden. Somit kann die Realisierung von RFID in der neuen Zentrale zur Stabilisierung von Betriebskosten beitragen, indem notwendige Personalaufstockungen durch diese Technologie aufgefangen werden. Projektkosten Einmalige Kosten technische Ausstattung Realisierung RFID mit Selbstverbuchung, Mediensicherung, Besucherzählwerk Installation, Einrichtung, Schulung RFID Summe EUR EUR EUR

6 - 6 - Kassenautomat Kassenautomat Schnittstelle Kassenautomat/Bibliothekssystem Montage, Inbetriebnahme Summe EUR EUR EUR EUR Kosten technische Ausstattung gesamt EUR 1 Wird RFID nicht realisiert, erhöhen sich die Kosten für die Hardwarekomponenten der EDV um EUR für eine konventionelle Sicherungsanlage. Einmalige Kosten Konvertierung/Umarbeiten Medienbestand Ab Herbst 2009 Transponder und Medienverpackungen neue Medien EUR 2 2 RFID Lese-/Schreibeinheiten zum Beschreiben der Transponder EUR Wartung der Lese-/Schreibeinheiten (19 Monate) 380 EUR Summe EUR Ab Sommer 2010 Miete für 2 Konvertierstationen + Installationskosten (3 Monate) Transponder/Medienverpackungen für den Altbestand Summe Kosten Konvertierung/Umarbeiten Medienbestand EUR EUR EUR EUR Gesamtkosten EUR Die Kosten für die Realisierung von RFID wurden in den Ausstattungskosten bei der Planung der Stadthalle bereits beziffert und berücksichtigt. Jährliche Wartungskosten Soft-/Hardware nach Umstellung auf RFID Ab Eröffnung der neuen Zentrale 2011 jährlich Wartung der Software RFID EUR 3 Wartung Kassenautomat EUR 4 1 Sind bereits in den Ausstattungskosten Umbau Stadthalle enthalten. 2 Um Mengenrabatte zu erhalten wird hier bereits Material für 3 Jahre eingekauft, somit sind die laufenden Materialkosten 2010 bis 2013 hier abgedeckt. 3 Angaben nach Zahlen der Firmen easycheck und SDT. 4 Ist der Kassenautomat mit ec-terminal ausgestattet, werden monatlich 5 EUR Gebühren für den Netzbetrieb berechnet. Bei bis zu 200 Transaktionen pro Monat werden 0,09 EUR pro Transaktion fällig, bei mehr als 200 Transaktionen 0,05 EUR. Zusätzlich fallen Autorisierungsentgelte der Deutschen Kreditwirtschaft an: 0,3% des Umsatzes einer Transaktion werden berechnet, mindestens sind dies aber 0,08 pro Transaktion mit EC-Karte. Dieses Geld wird an die Deutsche Kreditwirtschaft abgeführt (Angaben des Anbieters B+S Card Service).

7 - 7 - Ab 2013 (vorher gesetzliche Garantie) Wartung Hardware RFID 650 EUR Jährliche Wartungskosten gesamt EUR Die Kosten für Bibliotheksmaterial erhöhen sich um den Differenzbetrag zwischen Barcodes und Transpondern. Berechnet auf den diesjährigen Einkauf von Barcodes würde dies eine Erhöhung der Kosten um jährlich ca. 300 EUR zu bedeuten. Die Medienverpackungen für die Stapelverbuchung sind ebenfalls etwas teurere als die herkömmlichen Verpackungen. Da diese allerdings nicht zerbrechlich sind, ist hier von einer deutlich längeren Lebensdauer auszugehen. Eine genaue Bezifferung der Mehrkosten ist somit nicht möglich. Wird RFID nicht realisiert, erfordert der Ausleihbetrieb in der neuen Zentrale zwingend zusätzliche Personaldeputate, da die Verbuchungstheke mit zwei Personen besetzt werden muss. Eine so notwendig werdende EG6-Stelle wird jährlich mit rund EUR beziffert. Hier lässt sich die, in Punkt 4 bei den Projektzielen, beschriebene Stabilisierung der Betriebskosten durch Auffangen von Personalaufstockungen durch Technologie in Zahlen ausdrücken: Die Kosten für RFID amortisieren sich bzgl. der EG6-Stelle also bereits nach 3,8 Jahren: Einmalige Mehrkosten Realisierung RFID Laufende Kosten für 3,7 Jahre Personalkosten EG6-Stelle für 3,6 Jahre EUR EUR EUR EUR Projektplanung Wenn der Ausleihbetrieb der Stadtbücherei mit Eröffnung der neuen Zentrale auf RFID umgestellt werden soll, muss die Entscheidung zur Umstellung auf RFID jetzt erfolgen, da die Technologie in die Baumaßnahmen integriert werden muss und der Medienbestand entsprechend umgearbeitet und konvertiert werden muss. Die Firma Sontheimer, mit deren Bibliothekssystem die Stadtbücherei arbeitet, benötigt für die Entwicklung der RFID-Schnittstelle sowie der Schnittstellen Selbstverbuchung und Kassenautomat ab Auftragserteilung insgesamt 1 Jahr. Der Auftrag kann erst ab erfolgter Ausschreibung der RFID-Komponenten erfolgen. Der Umzug der zentralen Stadtbücherei in die neuen Räume in der ehemaligen Stadthalle ist der ideale Zeitpunkt zur Umstellung des Ausleihbetriebs auf RFID. Durch die grundlegenden Baumaßnahmen kann die Technologie direkt im Gebäude integriert werden und sinnvoll ohne zusätzliche Baumaßnahmen platziert werden. Es werden zwei Selbstverbuchungsterminals realisiert, die Theke wird zur Medienrückgabe entsprechend ausgerüstet und in der Verwaltung werden Arbeitsplätze zur Einarbeitung der Medien erstellt. Die baulichen Vorraussetzungen zur späteren Installation eines Rückgabeautomaten werden ebenfalls berücksichtigt. RFID wird sich wie zuletzt die Umstellung des Ausleihbetriebes auf EDV zum Standard in Bibliotheken entwickeln.

8 - 8 - Zeitliche Realisierung Ab 12/2009: Neue Medien der Zentrale werden direkt mit Transpondern und entsprechenden Medienverpackungen ausgestattet. Bis zum Juli 2010 erfolgt zudem eine Revision des Altbestandes. Ab 07/2010 Der Altbestand der Zentrale ( Medien zzgl. Beilagen) wird mit Transpondern ausgestattet, entsprechend verpackt, konvertiert und in den Datenbestand eingelesen. Hierzu werden entsprechende Konvertierungsstationen angemietet. Sommer 2011: Mit Eröffnung der neuen Zentrale kann der Ausleihbetrieb vollständig auf RFID umgestellt werden.