profitax ag unterstützt TaxWare bei der Weiterentwicklung von Vorlagen Inhalt Das Kundenmagazin der FIVE Informatik AG Dezember 2012

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1 Das Kundenmagazin der FIVE Informatik AG Dezember 2012 profitax ag unterstützt TaxWare bei der Weiterentwicklung von Vorlagen Die profitax ag ist eine national und international tätige Steuerberatungskanzlei mit Sitz in Zug. Im Vordergrund unserer Beratungstätigkeit steht stets der bestmögliche Kundennutzen und die optimale Kundenbegleitung. Unternehmungen und vermögende Privatpersonen, aber insbesondere auch Treuhänder, Wirtschaftsprüfer und Anwälte, vertrauen für ihre anspruchsvolle Kundschaft auf unsere Dienste. Dabei setzen wir bei unserer Beratungsarbeit auf die Dienste von TaxWare, der umfassenden Steuersoftware der FIVE Informatik AG. Der von uns und vielen weiteren TaxWare-Nutzern geschätzte Mehrwert bei der täglichen Arbeit mit TaxWare ist bekannt. Umso mehr freut es uns, das TaxWare-Team bei der Weiter- und Neuentwicklung von Excel- Vorlagen fachlich unterstützen zu dürfen für noch mehr Zusatznutzen. Unser Steuerberatungsteam von sechs hochqualifizierten Steuerexperten setzt sich täglich mit komplexen Fragestellungen des Steuerrechts auseinander. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, unsere Das Team der Steuerberatungskanzlei profitax ag Kundschaft fair, kompetent und individuell zu begleiten. Diese Schlagwörter stehen unter anderem auch für ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis. Mit dem Einsatz geeigneter IT-Mittel s Inhalt profitax ag unterstützt 1 3 TaxWare bei der Weiterentwicklung von Vorlagen Editorial 2 FIVE an der Fachmesse 2. Säule 3 Neue FIVE-Webseite online 3 Elektronischer Posteingang 4 5 für die Versichertenverwaltung der BVK Personalvorsorge Know-how-Zuwachs mit der 6 7 ALAN Software AG Inhouse-Broker setzen 8 auf 4insurance Carbagas versendet Lohn- 9 abrechnungen mit IncaMail Fimgest répond à tous les 10 questions fiscales Aluminium Laufen AG sichert 11 ihre Daten mit Barracuda 4insurance: Neues Zusatzmodul 12 zur elektronischen Datenarchivierung Herzlich willkommen bei FIVE 12

2 Editorial Qualitätssiegel der besonderen Art Qualität ist, wenn alle Merkmale eines Produkts den Anforderungen des Kunden entsprechen. Bei FIVE lassen wir uns von diesem Grundsatz leiten. Nehmen wir als Beispiel unsere Steuersoftware TaxWare: Die Produktqualität spielt für unsere Kunden eine herausragende Rolle, denn sie wollen ihren eigenen Kunden mit TaxWare wiederum einen Mehrwert bieten. Ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein bei der Erstellung und Pflege der Software ist also unabdingbar. Wir stellen uns gerne den hohen Erwartungen unserer Kundschaft und freuen uns, neue Bedürfnisse rasch mithilfe unserer Informatikabteilung umzusetzen. Für die fachliche Sicherung unseres Produkts aber ziehen wir Steuerprofis bei. So konnten wir für die Qualitätssicherung und die fachliche Weiterentwicklung von TaxWare die Firma profitax ag in Zug als Partner gewinnen. Für uns bedeutet diese Zusammenarbeit ein Qualitätssiegel der besonderen Art und einen Trumpf, an dem wir unsere Kunden gerne teilhaben lassen. Diese Partnerschaft soll die Produktqualität von TaxWare in fachlicher Hinsicht weiter steigern und so einen Beitrag an den wirtschaftlichen Erfolg unserer Kunden leisten. Beachten Sie dazu auch den Bericht auf den Seiten 1 3. Dass das eingangs erwähnte Qualitätsdenken in allen Abteilungen von FIVE als Grundwert verankert ist, davon zeugen auch die anderen Beiträge in dieser Ausgabe des Flash. Ich wünsche Ihnen gute Lektüre! Ueli Tschanz, Geschäftsleiter kann in der Steuerberatung nicht nur die Effizienz und Effektivität gesteigert werden, bestenfalls lässt sich auch die Wertschöpfung in der Unternehmung erhöhen. Idealerweise öffnen sich neue Geschäftsfelder oder Beratungstätigkeiten, an die man sich bisher nicht gewagt hat. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und die sich bietenden Chancen durch den Einsatz von IT-Mitteln zu nutzen, setzen wir in unserer täglichen Arbeit auf TaxWare. Gerade wo kurzfristig geeignete Entscheidungs- und Planungsgrundlagen benötigt werden, zeigt sich das ideale Einsatzgebiet der Software. Dabei unterstützen uns die schnellen Berechnungen aus TaxWare in der täglichen Beratung. Ergänzt durch unser auf den Kunden abgestimmtes Fachwissen, ergeben sich die angestrebten individuellen Lösungen für unsere Kundschaft, unter Berücksichtigung eines optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnisses. In der Praxis stellen sich jedoch immer wieder neue Herausforderungen, die es anzupacken gilt. Schweizer Steuerlandschaft verändert sich ständig In den letzten Jahren hat sich das Schweizer Steuerrecht einigen grundlegenden Anpassungen und Änderungen unterzogen. Beispielhaft können erwähnt werden: n Milderung der wirtschaftlichen Doppelbelastung n Ablösung des Nennwertprinzips durch das Kapitaleinlageprinzip n Entlastungen für Personenunternehmen. Unter gewissen Bedingungen ergeben sich Entlastungen und Erleichterungen bei: n der Besteuerung von Liquidationsgewinnen im Zeitpunkt der endgültigen Aufgabe der selbständigen Erwerbstätigkeit; n der Überführung von Liegenschaften aus dem Geschäfts- ins Privatvermögen; n der Übernahme des Betriebs durch die Erben; n bei Ersatzbeschaffungen n Abbau von substanzzehrenden Steuern (bspw. Möglichkeit der Kantone, die Gewinnsteuer an die Kapitalsteuer anzurechnen) und die Senkung der Limiten zur Erlangung des Beteiligungsabzuges. Solche Veränderungen gepaart mit dem föderalistischen Steuersystem der Schweiz mit seinen unterschiedlichen kantonalen Steuerbelastungen erfordern in der Beratungspraxis ein ständiges Auseinandersetzen mit neuen Vorgehensweisen und Strategien. Die Komplexität grundsätzlich einfacher Fragestellungen nimmt stetig zu (optimale Wahl des Steuerdomizils, Entschädigungsbzw. Ausschüttungsstrategie etc.). Kunden schätzen in der Regel sehr, wenn für steuerliche Planungsvarianten oder alternative Steuerkalkulationsschemen kurzfristig die geeigneten Entscheidungsgrundlagen mit entsprechenden steuerlichen Auswirkungen vorliegen. Hier bietet TaxWare neben den bewährten Funktionen mit den Excel-Vorlagen geeignete Hilfsmittel an. Erleichterung in der Beratung durch Verwendung von Vorlagen Durch das in Excel integrierte Berechnungsmodul TaxAnalyzer können Excel- Vorlagen mit automatischer Steuerberechnung versehen werden, eine Palette von Vorlagen ist unter dem Menüpunkt «Vorlagen» in TaxWare direkt abrufbar. Gerade bei steuerlichen Vergleichsrechnungen (z.b. Lohn oder Dividende?, Standortwahl, interkantonale Steuerausscheidung etc.) sind solche standardisierten Steuerkalkulationsvorlagen eine willkommene Hilfestellung im Beratungsalltag. In der Regel können durch Erfassung einiger elementarer Informationen schnell Grundaussagen und Tendenzen zu steuerlichen Auswirkungen bzw. Belastungen gemacht werden. Natürlich ersetzen diese die individuelle Beratung im konkreten Einzelfall nicht, erleichtern und beschleunigen den Weg dorthin FIVE Flash Dezember 2012

3 jedoch erstaunlich, was wiederum dazu führt, dass eben diese individuelle Beratung verstärkt werden kann. Nicht zu vergessen: Vorlagen auf Excel-Basis bieten den Vorteil, dass diese individualisierbar sind. Einzel- und Spezialfälle können so auf Basis der Standardvorlagen fallweise abgebildet werden. Weiterentwicklung der Vorlagen mit Unterstützung der profitax ag Im Zuge der erwähnten Veränderungen im Schweizer Steuerrecht und aufgrund der offensichtlichen Vorteile von Vorlagen und nicht zuletzt, um den Bedürf- nissen der Nutzer Rechnung zu tragen, ist das TaxWare-Team bestrebt, die Standardvorlagen weiterzuentwickeln und auszubauen. Den Anwendern sollen auch in Zukunft praxisnahe Hilfsmittel zur Verfügung stehen, welche noch mehr Zusatznutzen ermöglichen. Profitax ag unterstützt das TaxWare-Team bei diesem Vorhaben. Wir sind überzeugt, mit unserem Know-how und den Erfahrungen aus unserem Beratungsalltag unseren Anteil zur Professionalisierung der Vorlagen beizutragen. Wir versuchen im Speziellen die Bedürfnisse der Anwender einfliessen zu lassen und die steuerfachliche Umsetzung in der Programmierung der Vorlagen zu unterstützen. Die Offenheit gegenüber unseren fachlichen Korrektur- und Verbesserungsvorschlägen sowie unseren Denkanstössen als auch die Professionalität in der Umsetzung durch das TaxWare-Team schätzen wir bei der Zusammenarbeit gleichermassen. Dieser Austausch mit dem TaxWare-Team ist auch für uns sehr bereichernd. Erste Früchte dieser Zusammenarbeit zeigen sich in der Weiterentwicklung der Standardvorlage «Interkantonale Steuerausscheidung für natürliche Personen», welche seit kurzem in TaxWare verfügbar ist. Weitere werden folgen. Hinweis: Zu den weiterentwickelten Vorlagen finden jeweils Webinare statt. Nutzen Sie diese Gelegenheit, einzelne überarbeitete Vorlagen anhand eines solchen Webinars kennenzulernen. Anmeldungen über Wie immer steht das Webinar anschliessend im TaxWare-Portal zur Verfügung. s FIVE zu Besuch an der Fachmesse 2. Säule in Zürich Wollten Sie sich schon lange ein Bild von unseren Mitarbeitenden machen? Zum fünften Mal hat vom Mai 2012 die Fachmesse 2. Säule im Kongresshaus Zürich stattgefunden. Als schweizweit grösster Pensionskassenbetreuer im Bereich DMS (Dokumenten Management Systeme) hat auch die FIVE Informatik AG einmal mehr an der Messe teilgenommen und die Gelegenheit genutzt, ihr umfassendes Angebot einem breiten Publikum zu präsentieren. Das Interesse der Besucherinnen und Besucher am Thema 2. Säule war auch in diesem Jahr gross: Insgesamt Personen haben während den zwei Tagen die Messe besucht. Damit hat sich einmal mehr bestätigt, dass sich die Fachmesse zu einer wichtigen Plattform und einem bedeutenden Treffpunkt im Umfeld der 2. Säule entwickelt hat eine Tatsache, von der FIVE auch in Zukunft profitieren möchte: Die nächste Messe im Jahr 2014 ist bereits heute im Terminkalender des Teams DMS eingetragen. Dann besuchen Sie unsere neue Webseite! Genauso wie im realen Leben möchten wir uns auch im World Wide Web gegenüber unseren Kundinnen und Kunden nur von unserer besten Seite präsentieren. Zu diesem Zweck hat sich das gesamte Team von FIVE vor die Linse eines Profifotografen gewagt. Das Resultat sehen Sie unter Natürlich sind die neuen Mitarbeiterfotos nur eine von vielen tollen Neuerungen in unserer Online-Welt. Gemeinsam mit der Berner Agentur Exact! haben wir eine Webseite geschaffen, die Ihnen einen schnellen Überblick zu allen wesentlichen Fakten rund um FIVE ermöglichen, wichtige Inhalte gut strukturiert darstellen und Sie mit einer zeitlosen und ansprechenden Gestaltung begeistern soll. Zentrales Element ist wie immer im visuellen Auftritt von FIVE das Zusammenspiel von Stein und Wasser. Dieses Symbolbild für Kraft, Kontinuität und Nachhaltigkeit widerspiegelt sich in unserer Unternehmensphilosophie genauso wie in unseren IT-Lösungen und Dienstleistungen und findet neu auch Einzug auf unserer Webseite. Machen Sie sich selber ein Bild und besuchen Sie uns auf Wir freuen uns darauf! FIVE Flash Dezember

4 Die physischen Postfächer der Versichertenverwaltung, über die eingehende Dokumente bisher verteilt wurden Ein elektronischer Posteingang für die Versichertenverwaltung der BVK Personalvorsorge des Kantons Zürich Seit Juli 2012 nutzt die Versichertenverwaltung der BVK Personalvorsorge des Kantons Zürich einen digitalen Posteingang zur elektronischen Erfassung, Weiterverarbeitung und Ablage der täglich in der Abteilung eingehenden Papierpost. Drei Hauptziele waren in diesem Zusammenhang zentral: Die Auswertbarkeit der Mengen an Posteingängen, die Sicherstellung der Vollständigkeit der archivierten Dokumente sowie die effiziente Bearbeitung der Posteingänge durch die Sachbearbeiter/-innen der Versichertenverwaltung. Als Partner für die Projektumsetzung entschieden wir uns für die FIVE Informatik AG, mit der wir bereits seit mehreren Jahren im Rahmen unseres bestehenden Archivsystems zusammenarbeiten. Die BVK gehört mit über Versicherten und Rentenbeziehenden zu den Sachbearbeiter/-innen zugestellt wurden. anhin über physische Postfächer den grössten Pensionskassen der Schweiz Im September 2011 haben wir beschlossen, einen elektronischen Posteingang und ist die Vorsorgeeinrichtung für die Angestellten des Kantons Zürich. Viele für die Versichertenverwaltung einzuführen. Die BVK arbeitet im Bereich der politische Gemeinden, Schul- und Kirchgemeinden sowie öffentlich-rechtliche elektronischen Archivierung von Geschäftsdokumenten schon seit einigen Körperschaften und dem Kanton nahestehende Institutionen sind ebenfalls bei Jahren mit der FIVE Informatik AG zusammen. Wir waren stets zufrieden mit der BVK versichert. Die Abteilung Versichertenverwaltung verarbeitet täglich den angebotenen Dienstleistungen und grosse Mengen an Dokumenten, die bis der Zuverlässigkeit. Aufgrund der positiven Erfahrungen in der Zusammenarbeit und den engen technischen Verknüpfungen mit dem bestehenden Archivsystem war es für uns naheliegend, auch für die elektronische Bearbeitung der Posteingänge auf FIVE zurückzugreifen. Mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der die betrieblichen Gegebenheiten der BVK kennt, war für uns zentral. Komplexe Anforderungen an den digitalen Posteingang In einem ersten Schritt wurde gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen, basierend auf den Anforderungen unserer Fachabteilung Versichertenverwaltung, das Detailkonzept erarbeitet. Dieses diente als Grundlage für die Implementierung des Testsystems. Herausforderungen im Rahmen der Projektarbeiten waren die parallel verlaufende Vereinfachung der Titelstrukturen im elektronischen Archivierungssystem sowie die organisatorische Neuausrichtung der Versichertenverwaltung. Aus beiden Teilprojekten resultierten zusätzliche Anforderungen an die Funktionalitäten der elektronischen Postbearbeitung. Die Umsetzung der Dokumentenerkennung und damit 4 FIVE Flash Dezember 2012

5 Mittels eines modernen Scanners wird die eingehende Briefpost heute sofort digitalisiert die korrekte Indizierung für die künftige Archivierung waren aufgrund zahlreicher Geschäftsprozesse und einer Vielfalt an Dokumenten innerhalb der einzelnen Geschäftsfälle sehr komplex. Vielzahl an Funktionen unterstützt effiziente Postbearbeitung Die Hauptziele der elektronischen Postbearbeitung sind die Auswertbarkeit der Mengen an Posteingängen, die Sicherstellung der Vollständigkeit der archivierten Dokumente sowie die effiziente Bearbeitung der Posteingänge durch die Sachbearbeiter/-innen der Versichertenverwaltung. Eine mengenmässige Auswertung der Posteingänge ist heute möglich. Ein wesentlicher Zusatznutzen dabei ist, dass der Weg und der Bearbeitungsstatus eines Posteingangs ab dem Zeitpunkt des zentralen Scannings bis zu seiner Archivierung jederzeit nachvollzogen werden können. Auch die Vollständigkeit der archivierten Dokumente können wir sicherstellen. Der Posteingang löst dabei eine elektronische Pendenz aus, die erst abgeschlossen werden kann, wenn eine elektronische Archivierung erfolgt ist. Posteingänge können nur durch dazu legitimierte Personen gelöscht werden. Zudem ist eine effiziente Bearbeitung der Posteingänge möglich geworden. Diese wird durch eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen unterstützt, wie z.b. der Terminierung von Posteingängen und der Weiterleitung an andere Personen für Abklärungen oder zur Bearbeitung. Dank der elektronischen Postbearbeitung wird das zentral eingescannte Dokument beim Abschluss der Bearbeitung durch den Sachbearbeiter automatisch in das elektronische Archiv eingestellt. Die Führungskräfte der Versichertenverwaltung können nicht nur eine Mengenauswertung vornehmen, sondern die Arbeitsbelastung der Sachbearbeitenden durch gezielte Eingriffe in die Postzuteilung steuern. Erleichterte Erkennbarkeit mittels Barcode Die Erkennung der Dokumente und die Zuordnung auf die Geschäftsfälle sowie die spätere Zuteilung auf den zuständigen Sachbearbeiter sind Herausforderungen in der elektronischen Postbearbeitung. Es empfiehlt sich, bei selbst erstellten Formularen oder Schreiben, bei welchen ein Rücklauf erwartet wird, einen Barcode mit den notwendigen Indexierungsdaten oder zumindest eine eindeutige Formularidentifikation aufzudrucken. s FIVE Flash Dezember

6 Know-how Zuwachs im Hause FIVE mit der ALAN Software AG Seit Juli 2012 beherbergt die FIVE Informatik AG mit der ALAN Software AG ein neues Unternehmen unter ihrem Firmendach in Schönbühl. Die ALAN Software AG ist eigenständige Anbieterin einer der führenden Administrationslösungen für Advokatur und Notariat im Kanton Bern und offeriert ein umfassendes Leistungspaket mit modularem Aufbau. Dieses ist für die Anwenderinnen und Anwender von ALAN mit diversen Vorteilen verbunden, wie die Befragung von Kundinnen und Kunden zeigt. Dies soll auch zukünftig so bleiben verantwortlich dafür ist der neue Verwaltungsrat der ALAN Software AG. mationen. Einmal eingegebene Daten werden modulübergreifend weiterverarbeitet, so dass keine Mehrfacheintragungen notwendig sind. Eine laufende Erfassung von Arbeiten für Klienten bietet zudem einen umfassenden Überblick zu allen offenen Aufträgen und erleichtert gleichzeitig die Fakturierung abgeschlossener Leistungen. Die modular aufgebaute Software bietet die notwendigen Grundlagen, um die umfassenden Bedürfnisse der Administrations- und Buchhaltungsabteilungen von Anwälten und Notaren in einem einzigen, integrierten Paket zu decken. Zu den Modulen von ALAN zählen Komponenten wie Finanzbuchhaltung, Mandatsverwaltung oder die vereinfachte Leistungserfassung. Mit dem Einzug von ALAN in die Räumlichkeiten in Schönbühl hat sich deren Unternehmensstruktur grundlegend geändert. Mitte Juli wurde eine Kapitalerhöhung im Handelsregister des Kantons Bern eingetragen, gleichzeitig trat ein neuer Verwaltungsrat sein Mandat bei der ALAN Software AG an. Neu übernehmen Ulrich Tschanz als Verwaltungsratspräsident und Alfons Endress als Mitglied des Verwaltungsrats die strategische Führung des Unternehmens. Die Ansprechpartner bei ALAN bleiben jedoch auch zukünftig dieselben: Udo Schneider kümmert sich als Produktmanager um alle Aufgaben von Beratung über Schulung bis hin zu Support. Roman Stehrenberger widmet sich weiterhin vollumfänglich der Entwicklung von ALAN. Die Vorteile von ALAN sind vielseitiger Natur: Die Automatisierung wichtiger administrativer Abläufe ermöglicht eine Entlastung der Mitarbeitenden und verschafft ihnen gleichzeitig wertvolle Zeitressourcen. Ein Kontrollverlust ist dennoch nicht zu befürchten: Die Nutzer von ALAN behalten jederzeit die Übersicht zu sämtlichen relevanten Infor- Doch lassen wir an dieser Stelle die Kundinnen und Kunden von ALAN zu Wort kommen. Lesen sie deren Erfahrungen und Einschätzungen in den Kurzinterviews auf der folgenden Seite. Haben Sie Interesse an ALAN oder wünschen Sie zusätzliche Informationen? Sie erreichen das Team von ALAN unter der Telefonnummer oder per Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Udo Schneider, Produktmanager Roman Stehrenberger, Entwicklung 6 FIVE Flash Dezember 2012

7 jeweils auch nach Updates gewährleistet ist. Auch meine Mitarbeiterin, Frau Fabienne Flück, sieht als besondere Stärke von ALAN, dass die Software nicht auf einem bestimmten Stand stehen bleibt, sondern stetig an die wachsenden Bedürfnisse angepasst wird. Interview mit Sibyl Matter, Anwältin, Notarin und Mediatorin (Partnerin der Kanzlei Krneta Gurtner, Bern) Frau Matter, was waren für Sie die kaufentscheidenden Kriterien beim Erwerb der Software ALAN? Anfänglich eigentlich nur die Tatsache, dass die Buchhaltung von ALAN den Anforderungen der Revisoren der Berner Notarinnen und Notare entspricht und die Bereiche Finanzbuchhaltung, Leistungserfassung und die Verwaltung der Klientendossiers beinhaltet. Seither hat sich das Produkt stark weiterentwickelt und befriedigt die Bedürfnisse von uns Notarinnen und Notaren noch besser, da neben dem Deckungsnachweis z.b. auch eine elektronische Urschriftenregisterführung und eine Testamentskontrolle integriert wurden. Was sind aus Ihrer Sicht wichtige Produktstärken, wo liegt der Nutzen von ALAN? Nach Aussage meiner Buchhalterin, Frau Denise Moser, die auch andere Systeme kennt, sind die Stärken von ALAN vielseitig. Durch das nahtlose Zusammenspiel der verschiedenen Programm- Module müssen wir die notwendigen Daten nur einmal eingeben und können sie danach modulübergreifend nutzen. Das reduziert einerseits unseren Zeitund Kostenaufwand, andererseits die Gefahr von Fehleingaben und das Vergessen von Auslagen bei der Fakturierung. Ebenfalls ein grosser Pluspunkt ist die Stabilität des Programms, die Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Support von ALAN gemacht? Der Support reagierte stets schnell und dies sogar am Wochenende. Er ist unkompliziert und überaus hilfsbereit. Auf Supportanfragen kommen verlässliche, kompetente und zuverlässige Rückmeldungen und Problemlösungen. Sowohl der Support wie das Produkt wurden bisher stetig verbessert und professionalisiert. Die Programmfunktionen werden laufend weiterentwickelt, wobei auf individuelle Bedürfnisse und Feedback von uns Anwenderinnen eingegangen wird. Anregungen werden entgegengenommen und meistens auch umgesetzt. ALAN ist wohl das bekannteste und weitest verbreitete Produkt in der Berner Notariatsbranche. Es hat einen guten Ruf. Ich selber bin sehr zufrieden damit. Frau Matter, besten Dank für dieses Gespräch. Interview mit Annagret Gerber und Josipa Rados, Advokatur & Notariat am Neuhausplatz, Liebefeld Wenn Sie ALAN mit drei Worten beschreiben müssten, welche wären es? Annagret Gerber/Josipa Rados: Bedienerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit, Branchenspezifität. Aus welchen Gründen haben Sie sich für den Einsatz von ALAN entschieden? Annagret Gerber/Josipa Rados: Aus Effizienzüberlegungen einerseits, anderer- seits aufgrund der Möglichkeit der Integration und Verknüpfung der diversen Module. Ebenfalls entscheidend waren Referenzauskünfte, die wir von anderen ALAN-Anwendern erhalten haben. Wo sehen Sie die Wettbewerbsvorteile von ALAN, welche Alleinstellungsmerkmale würden Sie dem Produkt zuschreiben? Annagret Gerber: Seitens der Buchhaltung kennen wir praktisch keine Konkurrenzprodukte. In früheren Anstellungen habe ich jeweils mit anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen gearbeitet. Für die Notariatsbranche wären diese jedoch nicht unbedingt geeignet. Frau Gerber, Frau Rados, besten Dank für dieses Gespräch. FIVE Flash Dezember

8 Inhouse-Broker setzen auf 4insurance Gegen Ende der Achtzigerjahre entstanden im Zuge der Deregulierung des Versicherungsmarktes in verschiedenen Schweizer Grossbetrieben sogenannte Inhouse-Broker. Anders als der Name möglicherweise vermuten lässt, handelt es sich dabei keineswegs um reine Versicherungsabteilungen innerhalb eines Unternehmens, sondern um hochspezialisierte Organisationseinheiten, welche ihr Unternehmen sowie dessen Risikobereiche und -potenziale bis ins Detail kennen. Die Aufgaben eines Inhouse-Brokers umfassen weit mehr als die Risikodeckung mittels eines Versicherungsabschlusses: Er befasst sich mit der gesamten Palette des Risikomanagements, wie der Risikoerkennung, der Prävention oder Eigendeckungen. Hinzu kommt die Bewältigung möglicher Schadenpotenziale, die sich auch mit einem optimalen Risikomanagement nie gänzlich vermeiden ABB Schweiz AG Adrian Sommerhalder, lassen. Auch hier steht eine ganze Reihe «Wir als Inhouse-Broker der ABB komplexer Aufgaben von der eigentlichen Schadenregulierung bis hin zur rungsrisiken aller Lines of Business Schweiz AG verwalten die Versiche- Deckung eines Schadens im Zentrum. für die ca. 20 Organisationseinheiten der Gruppe. Unterstützung bei der Bewältigung Wir verstehen uns als Dienstleister der des umfassenden Aufgabenportfolios Business Units und Divisionen und benötigen deshalb ein Reporting, welches liefert die von der FIVE Informatik AG entwickelte Versicherungssoftware unter anderem eine spezifische Rechnungsstellung, eine laufende Rende- 4insurance. Die Lösung kommt nicht nur im Bereich Versicherungsberatung, sondern vermehrt auch bei Inhouse-Brokern verzeichnisse (z. B. Fahrzeugbestände) mentbetrachtung sowie diverse Objekt- zum Einsatz. Diese schätzen insbesondere die umfangreiche Funktionalität, unseren Mandanten als kompetenter bietet. Damit können wir gegenüber die individuelle Parametrierbarkeit sowie Partner für die Identifikation und Bewertung sowie die Steuerung und die Nachvollziehbarkeit und Entwicklung von Risiken und Risikoobjekten. Überwachung der Risiken auftreten». Lassen Sie sich von einigen Kundenaussagen zum Thema 4insurance im Einsatz bei Inhouse-Brokern inspirieren! Wünschen Sie weitere Informationen zu 4insurance? Christian Lory freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme: Telefon: Philippe Cottet, Rimas AG «Wir als Inhouse-Broker des Kantons Basel Stadt verwalten die Versicherungsrisiken von über 70 Dienststellen des Kantons und rund 20 Betrieben mit eigenen, konventionellen Versicherungslösungen. Entscheidend für uns ist die monetäre Aufsplittung von eigen- und fremdversicherten Deckungsbausteinen, welche wir als konsolidiertes Versicherungspaket den Dienststellen anbieten. So gelingt uns der Spagat zwischen der budget- und rechnungskonformen Meldung der Geldflüsse an die Finanzverwaltung und der Deckung der Risiken durch Eigen- und Fremdversicherungslösungen». Frank Gartmann, Marti Contractors Ltd. «Wir als Inhouse-Broker der Marti Gruppe, Bauunternehmungen, verwalten unser weltweit gestreutes Versicherungs-Portefeuille sowie das Garantiewesen von mehr als 60 einzelnen Unternehmen. Unser Bedarf an Risikound Schadeninformationen ist sehr branchenspezifisch. Mit 4insurance können wir alle einzelnen Risiken und deren Prämienkosten übersichtlich abbilden, Schäden im Detail verwalten und überwachen. Unterstützt durch das integrierte Customer Relationship Management und den Bestand an Policenübersichten, Prämienstatistiken sowie komprimierten Policenauszügen u.v.m. bietet uns 4insurance die Möglichkeit, unsere Kunden optimal zu betreuen und mit Informationen zu versorgen». 8 FIVE Flash Dezember 2012

9 Carbagas-Verwaltung auf dem Landsitz Hofgut Der moderne Hauptsitz in Gümligen Carbagas versendet Lohnabrechnungen elektronisch mit IncaMail Gase sind die Leidenschaft der Carbagas AG: Wir produzieren von der Kohlesäure bis hin zum Hightech-Gasgemisch praktisch alle Produkte, die unsere rund Kunden wünschen. Um eine optimale Dienstleistungsqualität zu garantieren, zählen wir auf den Einsatz unserer 350 Mitarbeitenden. Diese erhalten ab dem 4. Quartal 2012 ihre Lohnabrechnung nicht mehr wie bis anhin per Post, sondern mittels eines verschlüsselten s. Möglich macht dies die Anwendung IncaMail der Schweizerischen Post, die wir gemeinsam mit der FIVE Informatik AG implementiert haben. Die Carbagas AG mit Hauptsitz in Gümligen gehört zu den schweizweit führen- Verantwortlich für die kundennahe und Elektronische Post ersetzt Briefpost den Anbietern von Gasen für diverse qualitativ hochstehende Beratung der Industriezweige sowie das Gesundheitswesen. Unser Unternehmen ist als Die Verarbeitung ihrer Löhne wird zen- Kunden sind unsere 350 Mitarbeitenden. Tochtergesellschaft eingebunden in das tral an unserem Hauptsitz in Gümligen globale Netzwerk des Weltmarktführers durchgeführt. Seit Jahren nutzen wir Air Liquide. Seit über einem Jahrhundert haben wir uns vollumfänglich dem der SORECO AG. Betreuung erhält dazu die Business-Software Xpert.Line Gas als Metier verschrieben und sind unsere HRM-Abteilung (HRM = Human mit acht Werken, fünf regionalen Kompetenzzentren und über 60 Verkaufs- seit 1995 von unserem Dienstleistungs- Resource Management) dabei bereits stellen in der ganzen Schweiz vertreten. partner FIVE Informatik AG. Bisher fand Wir bedienen rund Kunden mit Gasen, Gasgemischen sowie Material und Dienstleistungen rund ums Gas. Qualität steht für uns dabei an oberster Stelle: Seit 2008 ist unser Unternehmen als erster Schweizer Gasproduzent und -lieferant nach ISO zertifiziert. Die Funktionalität von IncaMail der Versand der Lohnabrechnungen ganz konventionell auf dem Postweg statt. Als Folge davon entstanden für uns relativ hohe Kosten für Papier und Porto sowie den damit zusammenhängenden administrativen Aufwand. Aus diesem Grund entschieden wir uns, gemeinsam mit FIVE die von der Schweizerischen Post entwickelte Lösung IncaMail in unserem Unternehmen zu implementieren. Mit IncaMail werden Lohndokumente nachweisbar direkt per Mausklick aus Xpert.HRM, der HRM-Lösung von Xpert.Line, via an die entsprechenden Mitarbeitenden versendet. Der Versand der sensitiven Daten erfolgt als verschlüsseltes -Attachment über eine ebenfalls verschlüsselte Verbindung. Mittels einer Passworteingabe können die Mitarbeitenden das Mail schlussendlich in ihrem Posteingang öffnen. Die untenstehende Grafik zeigt die Funktionalität von IncaMail schematisch auf. Vorteile von IncaMail für Carbagas Als wesentlicher Vorteil für Carbagas steht vor allem die Kosten- und Zeitersparnis im Vordergrund. Die Lohnbuchhaltung hat mehr Zeit für wichtigere Aufgaben als das Drucken und Verpacken der Lohnabrechnungen. Zudem ist es für uns wichtig, dass wir etwas zur Verminderung der Papierflut beitragen können. Ein weiteres Teilprojekt, welches wir mit FIVE angehen, ist die elektronische Archivierung in der Personalverwaltung. s 9

10 Fimgest répond à tous les questions fiscales La fiduciaire FIMGEST Sàrl, fondée par Patrice Schaer en 2007, fait preuve d une expertise confirmée dans les questions fiscales notamment par son expérience auprès des instances judiciaires et de l administration. Elle utilise TaxWare depuis plus d une année ce qui lui a permis de gagner du temps, d approfondir et résoudre des questions fiscales très complexes. Patrice Schaer a passé plus de 25 ans affaires fiscales de deux de ses partenaires. Son réseau et son expertise lui au sein de l administration fiscale du Canton de Genève en qualité de cadre permet de traiter les cas les plus complexes et de contentieux à forte com- avant de créer sa propre fiduciaire. De ce fait, la fiduciaire FIMGEST Sàrl dispose posante juridique, et nécessitant une bénéficie d une importante expérience de approche particulière et une expérience terrain, par une connaissance fine des de la négociation stratégique. rouages de procédure et des directives en vigueur dans l administration ainsi que d une expertise juridique, nécessaire à la résolution des cas les plus difficiles, constamment actualisée par l expérience de juge(s) assesseur(s) au Tribunal administratif de première instance dans les Optimisation fiscale Au fur et à mesure des nouvelles connaissances acquises par les experts fiscaux qui collaborent avec TaxWare le logiciel est actualisé en permanence afin de refléter l état de l art, ce qui en fait également son attrait pour le futur. C est précisément cette synergie entre les compétences fiscales et informatiques au service des clients qui incitera FIMGEST à poursuivre sa collaboration avec TaxWare. Par ailleurs le site Internet de la fiduciaire avec l étroite collaboration de TaxWare, met gratuitement à disposition des visiteurs un outil simplifié de calculs d impôts sur le revenu et la fortune ainsi que pour l imposition des prestations en capital également pour tous les cantons et communes de Suisse. Collaboration en Suisse-romande Nous nous réjouissons de pouvoir poursuivre notre étroite collaboration avec la société TaxWare pour les aider à développer leur produit de planification fiscale en leur fournissant nos conseils fiscaux. Nous porterons une attention particulière pour que les particularités et traditions fiscales suisse-romandes notamment soient prises en compte, afin que nos clients et collègues puissent en profiter au premier chef. s Patrice Schaer, Fiduciaire Fimgest Sàrl 10 FIVE Flash Dezember 2012

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