Effektiver Umstieg auf Word und Excel Thomas Alker, Konrad Stulle UM-WWEX2010

Transkript

1 Eektiver Umstieg auf Word und Excel 2010 Thomas Alker, Konrad Stulle UM-WWEX Ausgabe, 2. Aktualisierung, Februar 2012

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3 INHALT Informationen zum Umstieg... 4 AOice 2010 Themen im Detail... 8 Was ist neu in Oice 2010?... 9 Das neue Bedienkonzept Neues zu Dokumenten und Dateien Neue Gestaltungsmöglichkeiten Bword 2010 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Word Texte eingeben und korrigieren Text formatieren Listen und Tabellen Abbildungen und Blickfänger Vorlagen und Bausteine Verweise und Verzeichnisse Serienbriefe und Teamarbeit Hilfe CExcel 2010 Themen im Detail Der schnelle Einstieg in Excel Arbeitsmappen im Gri Eektive Tabellenbearbeitung Formeln und Funktionen Arbeitsblätter formatieren Diagramme Souveräner Umgang mit großen Tabellen Excel 2010 und das Web Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 I Informationen zum Umstieg Willkommen zum Umstieg Sie möchten sich mit neuen Oice-Versionen anfreunden? Sie wünschen sich, mit Word und Excel schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen die Programme optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nach - schla ge werk für die Aufgaben im Tagesgeschäft? Unsere Umsteiger-Reihe unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Word 2010 und Excel 2010 vor. Leider bleibt im Arbeitsalltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn: Ein Ziel dieses Buches ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Windowsund Oice-Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu be werkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Maus klicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tages geschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Das neue Oice ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen. Was wird vorausgesetzt? Die Oice-Anwendungen Word 2010 und Excel Sie haben bereits mit einer älteren Oice- Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weitgehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maustechniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren. 4 HERDT-Verlag

5 I Informationen zum Umstieg So nutzen Sie dieses Buch Sie gelangen schneller zum Ziel, wenn Sie die in dem Buch beschriebenen Schritte direkt am Computer nachvollziehen. Zu Beginn jedes Kapitels finden Sie ein detailliertes Inhaltsverzeichnis eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen Die nachfolgenden Seiten widmen sich zunächst der neuen Oberfläche des Programms den wichtigsten Neuerungen und beschreiben dann eiziente Vorgehensweisen, um Aufgaben im Tagesgeschäft zu bewältigen Eine Seite ist in mehrere in sich abgeschlossene Aufgaben unterteilt. So können Sie sich exakt die Lösung auswählen, die Sie in der aktuellen Situation gerade benötigen. Um zeitraubende Wiederholungen zu vermeiden, werden Oice-übergreifende Elemente in einem separaten Kapitel vorgestellt. Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu önen. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern, Menübefehlen und anderen Bedienelementen sind kursiv und fett gekennzeichnet. Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der im Buch erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. HERDT-Verlag 5

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7 A Oice 2010

8 INHALT Übersicht der Neuerungen, die in allen Oice- Anwendungen zur Verfügung stehen Lernen Sie die Bedienoberfläche des neuen Oice kennen und schätzen 1 Was ist neu in Oice 2010? Wichtige Neuerungen im Überblick Das neue Bedienkonzept Die neue Oberfläche Die Backstage-Ansicht Rund um das Menüband Nützliche Bedienhilfen Profitieren Sie von den neuen Dateiformaten 3 Neues zu Dokumenten und Dateien Handhabung von Dokumenten Die neuen Dateiformate Erstellen Sie ansprechende Dokumente mit wenigen Mausklicks 4 Neue Gestaltungsmöglichkeiten Designs anwenden Eigene Designs gestalten SmartArt-Grafiken nutzen HERDT-Verlag

9 1 Was ist neu in Oice 2010? Wichtige Neuerungen im Überblick A Oice 2010 Neues Bedienkonzept Das innovative Menüband vereinfacht und beschleunigt die Bedienung ersetzt unübersichtliche Menüs und Symbolleisten bietet für jede Situation die passenden Werkzeuge an kann auf Ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden kann bei Platznot schnell ausgeblendet werden Die praktische Live-Vorschau zeigt Auswirkungen Ihrer Befehle sofort an spart unzählige Mausklicks Die hilfreiche Minisymbolleiste erscheint automatisch, sobald Sie Text formatiert haben stellt Ihnen wichtige Werkzeuge vor Ort zur Verfügung Verbesserte Handhabung von Dokumenten Die neue Backstage-Ansicht ermöglicht ein schnelles Önen und Speichern hilft bei der Organisation von Dokumenten unterstützt Sie beim Drucken und beim Veröentlichen beschleunigt den Zugri auf die zuletzt verwendeten Dokumente gewährt Ihnen Zugang zu den Programmeinstellungen Im neuen Oice lassen sich Dokumente bei vielen Problemen schnell wiederherstellen ohne zusätzliche Software im PDF-Format exportieren platzsparender und sicherer speichern Innovative Werkzeuge zur Gestaltung Mithilfe von Designs können Sie Ihre Dokumente mit wenigen Mausklicks professionell gestalten das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente vereinheitlichen schnell auf aufeinander abgestimmte Farb- und Schriftstile zugreifen Mit den neuen SmartArt-Grafiken erstellen Sie beeindruckende Schaubilder im Handumdrehen können Sie komplexe Abläufe und Zusammenhänge perfekt visualisieren stehen Ihnen zeitgemäße Bildeekte und Grafikstile zur Verfügung HERDT-Verlag 9

10 2 Das neue Bedienkonzept Die neue Oberfläche Keine Angst vor dem neuen Oice Word 2010 und Excel 2010 basieren auf einem neuen Bedienansatz, der sich konsequent auf Ihre täglichen Aufgaben konzentriert und auf die gewohnten Menüs und Symbol leisten weitgehend verzichtet. Ein Umschalten auf die Bedienoberfläche früherer Oice-Versionen ist nicht möglich. Doch keine Sorge, schon nach einer kurzen Umgewöhnungsphase werden Sie feststellen, dass die Bedienung der Programme erheblich praxisgerechter geworden ist. Lernen Sie die neuen Bedienelemente kennen Prägen Sie sich die Namen und Positionen der neuen Bedienelemente gut ein: Symbolleiste Register Register Datei Menüband Statusleiste mit Zoomregler Klicken Sie rechts oben auf oder drücken Sie, um die Hilfe aufzurufen. Auf den folgenden Seiten finden Sie weitere Informationen, die programmübergreifend für Word und Excel gültig sind. Beim ersten Programmstart nach der Installation wählen Sie bitte Oice Open XML-Formate als Standarddateitypen aus. 10 HERDT-Verlag

11 2 Das neue Bedienkonzept Die Backstage-Ansicht A Oice 2010 Was ist die Backstage-Ansicht? Die Backstage-Ansicht ersetzt das Datei- bzw. Oice-Menü früherer Oice-Versionen. Hier finden Sie Befehle zum Anlegen, Sichern, Verwalten und Ausgeben Ihrer Dokumente. Darüber hinaus können Sie hier die Einstellungen des Programms ändern. f Klicken Sie auf, um die Backstage-Ansicht zu önen. Welche Befehle verbergen sich in der Backstage-Ansicht? f Klicken Sie auf einen der Einträge, um die verfügbaren Befehle bzw. Einstellungen anzuzeigen. Beispiel Drucken: f Alle Einstellungen des früheren Fensters Drucken befinden sich nun rechts in der Backstage-Ansicht. f Starten Sie den Druckvorgang durch Klick auf die Schaltfläche Drucken. Sie vermissen die Schnelldruckfunktion? f Verlassen Sie die Backstage-Ansicht durch Anwahl eines anderen Registers. f Klicken Sie rechts neben der Symbolleiste auf und aktivieren Sie Schnelldruck. f Klicken Sie in der geänderten Symbolleiste auf, um den Druckvorgang ohne weitere Rückfrage zu starten. Verwenden Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste, um weitere Optionen sichtbar zu machen. So beenden Sie das Programm f Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Beenden. Für Individualisten: Hier finden Sie die Programmeinstellungen wieder f Klicken Sie links unten in der Backstage-Ansicht auf Optionen. f Wählen Sie zuerst eine Kategorie aus und nehmen Sie dann die Einstellungen vor. HERDT-Verlag 11

12 2 Das neue Bedienkonzept Rund um das Menüband Machen Sie sich mit dem Menüband vertraut Jedes Register im Menüband enthält Schaltflächen und Symbole. Innerhalb eines Registers sind die Befehle zu Gruppen zusammengefasst. Einige Register sind in Word und Excel gleichermaßen enthalten: f Im Register Start finden Sie alle grundlegenden Funktionen, etwa zur Formatierung oder zur Nutzung der Zwischenablage. f Mithilfe des Registers Einfügen fügen Sie Ihrem Dokument bestimmte Elemente wie z. B. Bilder, Formen oder Diagramme hinzu. f Im Register Ansicht finden Sie Befehle und Einstellungen rund um die Anordnung der Fenster und die Darstellung der Fensterinhalte. Gruppe Absatz f Klicken Sie auf die verschiedenen Register, um einen ersten Überblick zu erhalten, welche Befehle oder Funktionen in den Gruppen enthalten sind Sie werden auf viele alte Bekannte treen In einigen Gruppen sehen Sie rechts unten das Symbol benötigten Einstellungen vorgenommen werden.. Dieses önet ein Fenster, in dem die seltener So schaen Sie schnell mehr Platz auf dem Bildschirm Wenn Sie das Menüband minimieren, wird der Registerinhalt durch Anklicken des Registernamens abwechselnd ein- und ausgeblendet. f Klicken Sie auf, um das Menüband zu minimieren. Sie können das Menüband auch per Doppelklick auf ein geönetes Register minimieren. So passen Sie das Menüband Ihren Bedürfnissen an Bestimmen Sie selbst, welche Register oder Funktionen im Menüband angeboten werden. f Klicken Sie mit rechts in das Menüband und wählen Sie Menüband anpassen. f Klicken Sie auf bzw., um ein neues Register bzw. eine neue Gruppe hinzuzufügen. f Wählen Sie in der rechten Liste das Register bzw. die Gruppe, hinter dem/der das neue Register bzw. die neue Gruppe eingefügt werden soll. f Wählen Sie in der linken Liste das Element aus, das Sie hinzufügen möchten. f Wählen Sie in der rechten Liste die gewünschte Zielposition aus. f Klicken Sie auf Hinzufügen. 12 HERDT-Verlag

13 2 Das neue Bedienkonzept Nützliche Bedienhilfen A Oice 2010 Probieren Sie neue Formatierungen mit der Live-Vorschau aus Die Live-Vorschau macht die Auswirkungen verschiedener Befehle noch vor dem Anklicken im Arbeitsbereich sichtbar. f Markieren Sie Text und önen Sie im Menüband, Register Start, die Schriftartenliste. f Zeigen Sie auf verschiedene Einträge und beobachten Sie, wie der markierte Text vorübergehend in einer anderen Schriftart dargestellt wird. Greifen Sie mit nur einem Mausklick auf wichtige Befehle zu Die Symbolleiste ist ständig sichtbar und enthält Funktionen, die oft benötigt werden, z. B. Speichern und Rückgängig. f Klicken Sie auf, um bestimmte Symbole ein- oder auszublenden. So fügen Sie der Symbolleiste eine beliebige Funktion hinzu f Klicken Sie das Bedienelement, dessen Funktion Sie in die Symbolleiste übernehmen möchten, mit der rechten Maustaste an. f Klicken Sie hier. Sie möchten ein Symbol wieder entfernen? f Klicken Sie das Symbol in der Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Aus Symbolleiste für den Schnellzugri entfernen. So ändern Sie schnell die Darstellungsgröße eines Dokuments f Ändern Sie die Zoomauflösung mit dem Schieberegler in der Statusleiste. Sie möchten die Zoomauflösung auf 100 % zurücksetzen? f Klicken Sie doppelt auf den Prozentwert. f Klicken Sie unter Zoommodus doppelt auf 100 %. So sparen Sie mithilfe der Minisymbolleiste lange Mauswege Die Minisymbolleiste wird, z. B. nach dem Markieren von Text, automatisch eingeblendet und stellt Ihnen oft benötigte Werkzeuge vor Ort zur Verfügung. f Markieren Sie Text und verweilen Sie mit dem Mauszeiger so lange auf der Markierung, bis die Minisymbolleiste erscheint. Beim Aufruf eines Kontextmenüs: f Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Arbeitsbereich bzw. auf eine Markierung. HERDT-Verlag 13

14 3 Neues zu Dokumenten und Dateien Handhabung von Dokumenten So greifen Sie schnell auf die zuletzt verwendeten Dokumente und Ordner zu f Önen Sie mit die Backstage-Ansicht und klicken Sie auf Zuletzt verwendet. Sie möchten, dass ein bestimmtes Dokument bzw. ein bestimmter Speicherort ständig in der Liste verbleibt? f Klicken Sie auf. Um einen Eintrag aus der Liste zu entfernen, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Aus Liste entfernen. Komfortabel navigieren beim Önen und Speichern Unter Windows 7 sind die wichtigsten Ordner, die Favoriten und die Suchfunktion ständig sichtbar. Sie haben u. a. direkten Zugri auf die Vorlagen der jeweiligen Oice- Anwendung. Suchfeld Als Standardspeicherort wird die Bibliothek Dokumente vorgeschlagen. So schützen Sie Ihr Dokument gegen unbefugten Zugri f Wählen Sie in der Backstage-Ansicht die Rubrik Informationen. f Klicken Sie auf Dokument schützen und wählen Sie Mit Kennwort verschlüsseln. f Geben Sie das Kennwort ein, bestätigen Sie es und speichern Sie das Dokument. 14 HERDT-Verlag

15 3 Neues zu Dokumenten und Dateien Die neuen Dateiformate A Oice 2010 Lernen Sie die Vorteile der neuen Dateiformate kennen Das aktuelle Oice führt neue Dateiformate ein, die u. a. weniger Speicherplatz benötigen und sicherer verschlüsselt werden können. Dokumente in den neuen Dateiformaten erkennen Sie an folgenden Endungen: Word 2010 Excel 2010.docx.xlsx Damit Ihre Dokumente auch in älteren Oice-Versionen bearbeitet werden können, wählen Sie eine der beiden Möglichkeiten: Auf dem Zielrechner ist ein (auf der Microsoft-Website kostenlos erhältlicher) Konverter installiert. Der Konverter unterstützt Oice XP und Oice Sie speichern das Dokument in einem älteren Oice-Format. Wählen Sie dazu beim Speichern Word Dokument als Dateityp aus. Nutzen Sie das PDF-Format, um Dokumente an Dritte weiterzugeben Wenn Sie wünschen, dass Ihre Dokumente vom Empfänger nur betrachtet und gedruckt werden können, bietet sich eine Weitergabe im PDF-Format an. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Speichern unter. Wählen Sie PDF als Dateityp aus. Beachten Sie die folgenden Optionen: Entfernen Sie hier das Häkchen, falls die neue PDF-Datei nach dem Speichern nicht automatisch angezeigt werden soll. Datei soll möglichst klein sein Datei soll in guter Qualität druckbar sein Bitte beachten Sie, dass PDF-Dateien nur auf Computern betrachtet werden können, auf denen der kostenlose Adobe Reader installiert ist. So stellen Sie nicht gespeicherte Dokumente schnell wieder her Ist der Computer abgestürzt? Sie haben vergessen zu speichern? Möglicherweise kann Ihnen nun die neue Wiederherstellungsfunktion helfen. Klicken Sie in der Backstage-Ansicht auf Zuletzt verwendet. Klicken Sie ganz unten auf Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen. Wählen Sie die Datei aus. Der Dateiname enthält die ersten Zeichen des Dokuments. Speichern Sie die Datei, indem Sie auf diese Schaltfläche klicken. HERDT-Verlag 15