Kunden individuelle Papierpreise

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1 Mit WinPress Version 4.6 können die Papierpreislisten mit den Kunden individuellen Preisen bei den Papierlieferanten angefordert und in das WinPress Kalkulationssystem integriert Folgende Einstellungen müssen im Programm WinPress vorgenommen werden: Papierlieferant Einstellung Unter dem Menupunkt Programm/Papier Verwaltung/Papierpreislisten/Papierlieferant Einstellung werden die Adresse für die Preisliste Anfrage und die Kundennummer (beim Papierlieferanten) festgelegt. Der Papierlieferant muss, mit dem Adress-Typ Papierlieferant, in der Adressverwaltung erfasst sein. Firma Konfiguration Klicken Sie auf Konfiguration. Wählen Sie die Option WinPress System. Wird die Option Standard Software gewählt, werden das Anfordern und der Empfang der Papierpreisliste nicht automatisch erfolgen. Sollte das WinPress System nicht funktionieren, muss die Option Standard Software gewählt Unter Lieferant wählen Sie den vordefinierten Papierlieferanten. Sofern bekannt, wird die Adresse für die Papierpreisliste Anforderung automatisch vorgeschlagen. Vergessen Sie nicht Ihre Kundennummer (Passwort) einzugeben. Diese Angaben erhalten Sie von Ihrem Papierlieferanten. Firma Einstellung Unter dem Menupunkt Programm/System Konfiguration/Firma Angaben werden Ihre Firmendaten und Ihre Adresse festgelegt. Die Papierpreisliste mit Ihren Kunden individuellen Preisen wird an diese festgelegte Adresse gesendet. Für den Empfang Server (POP3 Incoming Mail Server) müssen Sie Server Name, User Name und Password erfassen. Name, Adresse, PLZ, Ort, Telefon und werden, bei einer Papierpreisliste Anforderung, als Informationen an den Papierlieferanten mit gesendet. Für den Sender Server (SMTP Outgoing Mail Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 1

2 Server) müssen Sie, normalerweise, nur den Server Name erfassen. Mit einem Klick auf Test wird die Verbindung zu den E- Mail Servern getestet: Success connection: erfolgreiche Verbindung zum E- Mail Server Connection failed: Verbindung zum Server nicht möglich Falscher Server Name oder Server momentan nicht erreichbar User Name or Password incorrect: User Name oder Password sind falsch Die Verbindung zum Server wurde abgelehnt. Die Tests setzen eine aktive Internet-Verbindung voraus! Beim Klicken von OK werden die Verbindungen zu den Servern nochmals getestet. Sind diese nicht erfolgreich können die Einstellungen nicht übernommen Vergessen Sie nicht die (erfolgreichen) Einstellungen anschliessend zu speichern. Benutzer Konfiguration Für jeden WinPress Benutzer kann eine eigene Adresse hinterleget Unter dem Menupunkt Programm/System Konfiguration/Benützer können bestehende Benützer geändert oder neue angelegt Damit ein Benutzer eine Papierpreisliste anfordern, empfangen oder einlesen kann, muss das Zugriffsrecht für Papierpreisliste aktiviert sein. Papierpreisliste anfordern Unter dem Menupunkt Programm/Papier Verwaltung/ Papierpreislisten/Papierpreisliste anfordern wird das E- Mail für die Papierpreisliste Anforderung gesendet. Werden keine Telefonnummer und keine Adresse für einen Benutzer hinterlegt, werden die Firmen Angaben verwendet. Wird eine eigene Adresse definiert, muss diese auch konfiguriert Die Papierpreisliste wird für diesen Benutzer an seine eigene Adresse gesendet. Bei Änderung der Benutzer Einstellungen, muss dieser Anwender das WinPress neu starten um die Änderungen zu aktivieren. Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 2

3 Unter Papierlieferant wählen Sie den gewünschten vordefinierten Papierlieferant. Sind alle Angaben in Ordnung wird das Senden und View XML aktiviert. Beim Anklicken von View XML wird die Datei CatalogRequest.xml generiert und am Bildschirm angezeigt. Wurde das erfolgreich gesendet, können Sie wählen, ob Sie die Papierpreisliste anschliessend empfangen wollen. Beim Anklicken von Senden wird die Datei CatalogRequest.xml generiert und als Anhang an den Papierlieferanten gesendet. Die Datei CatalogRequest.xml befindet sich unter: C:\Winpress\PriceList\ (Einplatz Version) (Server):\Winpress\PriceList\ (Server Version) Wird das mit der Standard Software gesendet, müssen Sie dieses File manuell als Anhang einfügen. Die Anforderungen der Papierpreislisten werden protokolliert und in einer Tabelle angezeigt. Die Papierpreisliste wird nach ein Paar Minuten vom Papierlieferanten gesendet. Antworten Sie mit Nein, können Sie die Preisliste zu einem späteren Zeitpunkt empfangen. Papierpreisliste empfangen Unter dem Menupunkt Programm/Papier Verwaltung/Papierpreislisten/Papierpreisliste empfangen wird das mit der Papierpreisliste automatisch empfangen. In einer Tabelle werden die letzen erhaltenen s zusammengefasst. Mit dem WinPress System erfolgt das Senden des s automatisch. Konnte das nicht erfolgreich gesendet werden, erscheint die Meldung, ob Sie das mit Ihrer Standard Software senden wollen. Wurde der Empfang des s, mit automatischer Dekomprimierung und Speicherung der Papierpreisliste, erfolgreich abgeschlossen, erhält der Eintrag das Symbol. Enthält ein Eintrag kein Bestätigungssymbol so konnte die Papierpreisliste nicht gespeichert Die empfangene komprimierte Preisliste (.dtm) befindet sich unter: C:\Winpress\PriceList\dtm\ (Einplatz Version) Antworten Sie mit Ja, wird das Senden des s mit (Server):\Winpress\PriceList\dtm\ (Server Version) der Standard Software von WinPress vorbereitet. Die Datei CatalogRequest.xml müssen Sie jedoch manuell als Anhang einfügen. Die empfangene dekomprimierte Preisliste (.txt) Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 3

4 befindet sich unter: C:\Winpress\PriceList\ (Server):\Winpress\PriceList\ (Einplatz Version) (Server Version) Nach der ersten erfolglosen Anforderung der Papierpreisliste wartet WinPress 30 Sekunden um die nächste Anforderung zu starten. Wird innerhalb von 5 Minuten keine Preisliste empfangen, können Sie den Vorgang abbrechen und es später erneut versuchen. Unter dem Menupunkt Programm/Papier Verwaltung/Papierpreislisten/Papierpreisliste ansehen können die Papierpreislisten angesehen und anschliessend in die WinPress Papierdatei integriert Wurde eine Papierpreisliste nicht erfolgreich empfangen und gespeichert, wird das System versuchen, bei der nächsten Anforderung,nochmals diese Preisliste zu empfangen und speichern. Das des Lieferanten mit Ihrer Papierpreisliste wird nicht auf Ihrem Server gelöscht. Wurde die Papierpreisliste erfolgreich von WinPress empfangen und gespeichert, können Sie dieses mit Ihrer Standard Software löschen. WinPress erkennt automatisch ob die Papierpreisliste dem alten oder neuen Format entspricht. Unter Datei Papierpreisliste wird die Papierpreisliste gewählt. Die Codierung der alten Papierpreislisten ist ASCII (MS-DOS), die der neuen ist ANSI (Windows). Diese Einstellung kann geändert werden, wenn z.b. das Wort grün nicht richtig dargestellt wird. Achtung!: Starten Sie nicht Ihre Standard Software bevor WinPress die Papierpreisliste empfangen hat. Der Empfang der Papierpreisliste durch Ihre Standard Software löscht normalerweise das auf dem Server. Dieses stünde in diesem Fall nicht mehr WinPress zur automatischen Verarbeitung zur Verfügung. Das Datum der Papierpreisliste Datei wird zur Kontrolle auch angezeigt. Die Datei kann nach verschiedenen Kriterien sortiert Wurde die Papierpreisliste erfolgreich empfangen und gespeichert, können Sie diese anschliessend ansehen. Unter Suchen nach kann ein Papier gesucht Antworten Sie mit Nein, können Sie die Preisliste zu einem späteren Zeitpunkt ansehen. Papierpreisliste ansehen Filter Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 4

5 Die Papierpreisliste Datei kann nach verschiedenen Kriterien filtriert Folgende Mengeneinheiten werden von den Papierlieferanten benutzt: Gibt man unter Bezeichnung Colorsil und Kuvert ein, werden alle Papiere angezeigt, deren Bezeichnung Colorsil und Kuvert enthält. ST KGM PCE MTR RO LTR PF Bogen Kilogramm Stück Laufmeter Rolle Liter Palette In der WinPress Papierdatenbank werden ST und PCE als BOGEN, KGM als Kg gespeichert (bei der Integration der Papierpreislisten in die interne Datenbank PAP001.MDB). Als Standard werden nur die Papiere mit der Mengeneinheit ST, PCE oder KGM angezeigt. Als Information werden die Anzahl Datensätze in der Datei und die Anzahl Papiere, die den Filterkriterien entsprechen, angezeigt. Nach Ändern des Filters müssen Sie auf Anzeige klicken, damit die Dateianzeige aktualisiert wird. Klicken Sie auf Filter löschen um alle Filterkriterien zu löschen. Bei der Antalis Papierpreisliste Datei können die Papiere nach zusätzlichen Suchkriterien gesucht und filtriert Durch Anklicken von Mengeneinheit können zusätzliche oder alle Mengeneinheiten gewählt Papiere ohne Format- oder g/m2 Angaben werden nicht angezeigt. Diese Einstellung kann jedoch vom Anwender geändert Papier Detailinformationen Durch Doppelklicken eines Papiers werden die Detailinformation inkl. Global und Abschluss Preise angezeigt (vorhandene Informationen in der Papierpreisliste des Lieferanten). Beim Klicken von Drucken wird das Datenblatt des angewählten Papiers ausgedruckt. Mengeneinheiten Bei den Abschluss Preisen kann die Preismengen- Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 5

6 einheit von Staffel zu Staffel verschieden sein. Beispiel: ab 5'000 Bogen ist der Preis Fr per 1'000 Bogen ab Bogen ist der Preis Fr per 100 Kg gewählt werden, ob die Global Preise auch unter der Tabelle Abschluss Preise gespeichert werden soll. Wird in der Kalkulation mit den Abschluss Preisen kalkuliert und ein Papier besitzt jedoch keine eigenen Abschluss Preise, werden automatisch die Global Preise berücksichtigt. Papiere in die Datenbank integrieren Die Papierpreisliste wird beim Klicken von Integrieren in WinPress Datenbank integriert. Vor dem Integrieren können die bestehenden Papiere in der WinPress Datenbank gelöscht Nur die Papiere die den Selektionskriterien entsprechen werden integriert. Standard werden die Papiere mit einer Bewegung (Ein-/Ausgänge) nicht gelöscht. Nach Bestätigung des Löschvorgangs werden die Papiere in der WinPress Datenbank gelöscht. Die interne Papierlieferantennummer wird, sofern konfiguriert, automatisch vorgeschlagen. Die WinPress Papiernummer stellt sich aus dem Kürzel und der Papiernummer des Papierlieferanten zusammen. Mit der Option Nicht mehr aktuelle Papiere als liquidiert markieren werden alle vorhandenen Papiere des Lieferanten, die nicht durch die Integration aktualisiert werden, als Liquidiert markiert. Dieser Vorgang darf nicht unterbrochen werden! Nach dem Löschen werden die Papiere automatisch in die WinPress Datenbank integriert. Der Status Liquidiert kann in der Papierverwaltung unter Ändern mit einem Doppelklick auf das Feld Liquidiert manuell geändert Die kundenindividuellen Preise können wahlweise unter der Tabelle Global Preise, Abschluss Preise, Individual Preise oder Verkaufspreise gespeichert Besitz ein Papier keine kundenindividuellen Preise, werden diese mit den Standard Preisen ersetzt. Bei den Standard Papierpreislisten (altes Format), die keine kundenindividuellen Preise beinhalten, kann Dieser Vorgang darf nicht unterbrochen werden! Tipp: Starten Sie die Integration in einer Netzwerkumgebung wenn der Server nicht überlastet ist. Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 6

7 Bei einer Integration von 6'000 Papieren mit je 5 Global und 5 Abschluss Preisen werden 66'000 Datensätze aktualisiert oder neu angelegt, was eine grosse Belastung in einem Netzwerkbetrieb verursacht. Sollte bei der Integration ein Problem auftreten und anschliessend die Datenbank PAP001.MDB korrupt sein, kann diese von der Sicherung unter C:(Server)\WINPRESS\DAT zurück kopiert Papierverwaltung In der Papierverwaltung werden neu für jede Staffel die Preise per mitgespeichert. Bei der automatischen Papierpreis Findung wird die Papierpreistabelle als Information angezeigt. Beim Anklicken von Papier Preis kann einen anderen Papierpreis manuell gewählt In Kalkulation Detailanzeige werden für jede Staffel die Anzahl Bogen und Kg angezeigt. In unserem Beispiel: 1'000 B Preis per 1'000 Bogen 100 K Preis per 100 Kilogramm Für die Abschluss Preise wechseln ab der 3. Staffel die Preise per von 1'000 Bogen auf 100 Kg. Dies wird in der Kalkulation, bei der automatischen Papierpreis Findung, berücksichtigt. Die Staffeleinheit kann Bogen oder Kg sein. Diese kann mit einem Doppelklick auf den Kopf der Papierpreistabelle geändert Lieferanten Antalis, Sihl+Eika und Biber bieten Papierpreislisten mit den Kunden individuellen Preisen an. Die Preislisten von Antalis und Sihl+Eika wurden von uns erfolgreich getesten. Die anderen Lieferanten, wie Elco, Fischer, Selcop, liefern ihre Preislisten in altem Format. Diese Preislisten können selbstverständlich in WinPress weiter eingelesen und verarbeitet Kalkulation In der Kalkulation wird die Papiermenge in Bogen und in Kg gerechnet. Für jede Staffel wird der Preis per mitgeführt, dieser kann manuell geändert Malifax EP AG, 8050 Zürich WinPress Seite 7