Normung und Best Practices im Records Management

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Bettina Friedrich
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1 Normung und Best Practices im Records Management Arbeit und Ziele des AK Records Management im DIN NABD 15 Freie und Hansestadt Hamburg Behörde für Kultur, Sport und Medien Staatsarchiv St. Gallen, 27./28. April 2009

NABD 15 Freie und Hansestadt Hamburg Behörde für

2 Inhalt Vorstellung des DIN NABD 15 Nutzen von Normen im Records Management Ziele und Projekte des AK Records Management Nutzen der DIN ISO aus der Sicht - des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg - der INFORA GmbH 2

Management Nutzen der DIN ISO 15489 aus der Sicht - des

3 Vorstellung des DIN NABD Gründung Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen Arbeitsausschuss 15 Archiv und Schriftgutverwaltung 2001 Fertigstellung der ISO Records Management 2002/3 Übersetzung und Übernahme als DIN ISO Schriftgutverwaltung 2008 Umstrukturierung des Arbeitsausschusses 3

Fertigstellung der ISO 15489 Records Management 2002/3 Übersetzung und

4 Vorstellung des DIN NABD 15 DIN NABD 15 Schriftgutverwaltung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationsobjekte AK Arbeitskreis pdf AK Schriftgutverwaltung (Records Management) AK Vertrauenswürdige digitale Archive AK Persistent Identifier AK Ingest AK Rechtssichere Aufbewahrung von digital signierten Dokumenten Mitglieder im AK Records Management Dr. Alexandra Lutz, Archivschule Marburg Dr. Joachim Kemper, Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns Irmgard Mummenthey, Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg Steffen Schwalm, INFORA GmbH 4

Aufbewahrung von digital signierten Dokumenten Mitglieder im AK Records Management Dr. Alexandra Lutz, Archivschule Marburg Dr.

5 Nutzen von Normen im Records Management im Allgemeinen Rationalisierung Orientierung bei der Einführung von IT-gestützten Systemen Qualitätssicherung Hebung des Stellenwertes von Records Management Beschreibung von Qualitätskriterien Verständigung Definition von Schnittstellen Klarheit über Fachtermini 5

Qualitätssicherung Hebung des Stellenwertes von Records Management

6 und der DIN ISO im Besonderen Orientierung für national und international arbeitende Einrichtungen Quintessenz aus den jeweiligen nationalen Regelungen Förderung von Demokratisierungsprozessen Bekämpfung von Korruption Unterstützung des Qualitätsmanagements Stärkung von Records Management als Basismodul für E-Government 6

Förderung von Demokratisierungsprozessen Bekämpfung von Korruption Unterstützung

7 Ziele und Projekte des AK Records Management Steigerung des Bekanntheitsgrades der DIN ISO Erarbeitung eines Handbuchs Begleitung der Revision der DIN ISO Mitarbeit an der neuen Normenfamilie Records Management Systems Fundamentals and Vocabulary Records Management Systems Requirements 7

Begleitung der Revision der DIN ISO 15489 Mitarbeit an der neuen

8 Ziele und Projekte des AK Records Management Vernetzung Zusammenstellung von Normen, Standards und Arbeitskreisen Hilfestellung bei Fragen Erarbeitung von FAQ Anbindung an die Homepage der Archivschule Marburg 8

und Arbeitskreisen Hilfestellung bei Fragen

9 Mehrwert der DIN ISO aus der Sicht des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg: Konkretisierung der Anforderungen aus Art. 20 (3) GG Neutraler Maßstab zur Feststellung der Qualität Feststellung von Verantwortlichkeiten Mitarbeitende in den Registraturen sind als Fachleute für Schriftgutverwaltung anerkannt und werden in ihrer Tätigkeit gestärkt. Führungskräfte werden daran gemessen, welchen Stellenwert die Schriftgutverwaltung in ihrer Organisation einnimmt. (Veranstaltung zum Stand der Schriftgutverwaltung in den hamburgischen Behörden am im Staatsarchiv der FHH) Grundlage für Aus- und Fortbildung 9

Schriftgutverwaltung anerkannt und werden in ihrer Tätigkeit gestärkt.

10 Produkte auf der Grundlage der DIN ISO aus der Sicht des Staatsarchivs der Freien und Hansestadt Hamburg: Zentrale Fortbildung Führungskräfte Sachbearbeitende Mitarbeitende in Registraturen (Grundlagen, Strategie-Workshop) Qualifizierungsmaßnahmen Mitarbeitende mit Rückkehrrecht in die Kernverwaltung Ausbildung Verwaltungsschule Hochschule für Angewandte Wissenschaften (Dept. Public Management) Arbeitskreis Schriftgutverwaltung Informations- und Lehrmaterialien Muster-Aktenordnungen für Senatsämter/Fachbehörden und Bezirksämter 10

mit Rückkehrrecht in die Kernverwaltung Ausbildung Verwaltungsschule Hochschule für Angewandte Wissenschaften (Dept.

11 Mehrwert der DIN ISO aus der Sicht der FHH Arbeitsfähigkeit der FHH dokumentarisches Erbe der FHH R e c h e n s c h a f t s f ä h i g k e i t der FHH Behörden beschaffen Datenträger organisieren Registraturen initiieren Gesetzesvorhaben schaffen Verwaltungsvorschriften Staatsarchiv erschließt, bewahrt, stellt bereit Behörden greifen zurück Staatsarchiv berät bewertet Aufbewahrungsfristen, Schnittstellen, Löschungsgebote, Bewertungskompetenz 11

Gesetzesvorhaben schaffen Verwaltungsvorschriften Staatsarchiv erschließt, bewahrt, stellt bereit Behörden

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