User-Guide. von datac Kommunikationssysteme

Transkript

1 User-Guide von datac Kommunikationssysteme

2 Inhalt Dokumente verwalten und bearbeiten 4 Speichern eines Dokuments auf OneDrive for Business 4 Bearbeiten eines Excel-Arbeitsblatts auf einem Smartphone 5 Mit Dokumenten auf OneDrive for Business arbeiten 5 Gemeinsames Bearbeiten eines Arbeitsblatts mit Excel Online 7 Schützen von vertrauenswürdigen Dateien 8 Synchronisieren von OneDrive for Business auf Ihrem Computer 9 Nahtlose Zusammenarbeit in Dokumenten 10 Freigeben eines Arbeitsblatts auf OneDrive for Business für Teamkollegen 10 Freigeben eines Ordners auf OneDrive for Business für Teamkollegen 11 Gemeinsam an einer Präsentation arbeiten 12 Nahtlose Zusammenarbeit in Gruppen 13 Gruppen in Outlook 13 Kommunikation via Chat, Audio und Video 15 Chatten mit einer anderen Person aus Outlook 15 Hinzufügen von Personen und Wechseln zu einer Videounterhaltung 16 Desktop freigeben 17 Planen einer Nachbesprechung mit Skype for Business 18 Effektivere Besprechungen 19 OneNote mit einer Skype Besprechung verknüpfen 19 Erstellen von Notizen in OneNote 20 Aufzeichnen einer Skype-Besprechung 21 Anwendungen in Office

3 Über diesen User-Guide Unser User-Guide zeigt Ihnen in verschiedenen Szenarien, wie Sie Office 365 auf allen Ihren Geräten einschließlich Laptop und Smartphone nutzen können. Denn Microsoft Office 365 bietet Ihnen viele Möglichkeiten, wie Sie und Ihr Team Ihre Arbeitsweise umstellen können. Das Business-Tool für Unternehmen ist mehr als das klassische Office-Paket mit Word, Excel und PowerPoint. Office 365 umfasst einerseits die vertrauten Anwendungen für die Produktivität, wie etwa die genannten, jedoch auch einen Onlinespeicher. So können Sie Ihre Dateien in der Cloud speichern und somit praktisch überall und jederzeit mit nahezu jedem Endgerät darauf zugreifen. Vielleicht kennen Sie diese Arbeitsweise bereits, weil Sie eine Dropbox nutzen, GoogleDocs einsetzen oder mit Evernote arbeiten. Office 365 integriert die Funktionen vieler dieser Dienste auf einer Plattform. In unserem User-Guide lernen Sie, wie Sie Ihre Produktivität bei der Bewältigung Ihrer täglichen Aufgaben und Projekte steigern können. Einfache Zusammenarbeit, effektive Besprechungen, unterwegs auf s und Kalender zugreifen und Teams zusammenstellen das sind unsere Themen. Office 365 ist nicht nur eine Plattform für effizientes Arbeiten, sondern damit wandelt sich auch die Art zu arbeiten. Unsere vielfältigen Erfahrungen in Projekten mit Office 365 zeigen, dass Mitarbeiter und Teams unabhängig vom Arbeitsort produktiver werden. Kommunikation und Zusammenarbeit sind ungeachtet des Geräts oder des Standorts möglich. Damit rückt die eigentliche Arbeit wieder in den Vordergrund, denn, um Microsoft zu zitieren, Work is not where you go, it s what you do. Ihr datac-team P.S. Unser User-Guide richtet sich an Windows-Nutzer. Das Vorgehen für User von Office 365 unter Apple ios kann abweichen. Stand: 03/2017 3

4 Dokumente verwalten und bearbeiten Angenommen, Sie müssen schnell ein Excel-Arbeitsblatt zusammenstellen. Sie haben vor, unterwegs daran zu arbeiten, wissen aber nicht genau, wie Sie diese Datei von Ihrem Computer auf Ihren Laptop oder Ihr Smartphone übertragen können. Mit Office 365 können Sie Ihre Datei in der Cloud speichern, über verschiedene Geräte darauf zugreifen und sie sogar für Ihr Team freigeben. So können alle gemeinsam daran arbeiten. OneDrive for Business die Cloud für Office 365 OneDrive for Business ist ein integraler Bestandteil von Office 365 und stellt einen Speicherplatz in der Cloud bereit, an dem Sie Ihre Arbeitsdateien speichern, freigeben und synchronisieren können. Mit OneDrive for Business können Sie Ihre Dateien von jedem beliebigen Gerät aus aktualisieren und freigeben. Speichern eines Dokuments auf OneDrive for Business Wenn Sie auf eine Datei, z. B. ein Excel-Arbeitsblatt, über verschiedene Geräte zugreifen möchten, speichern Sie dieses zunächst auf OneDrive for Business, Ihrem Speicherort in der Cloud. 1. Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie auf OneDrive for Business speichern möchten, auf Ihrem Gerät. 2. Wählen Sie in Excel 2016 Datei > Speichern unter aus. 3. Wählen Sie in Ihrer Liste der Speicherorte Ihre Bibliothek von OneDrive for Business aus. 4

5 4. Wenn Ihre Bibliothek von OneDrive for Business nicht aufgelistet ist, wählen Sie Ort hinzufügen > Office 365 SharePoint aus und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. 5. Geben Sie wie gewohnt einen Namen für die Datei ein, und wählen Sie Speichern aus. Bearbeiten eines Excel-Arbeitsblatts auf einem Smartphone Angenommen, Sie sind gerade unterwegs und müssen schnell eine Änderung an einem Excel-Arbeitsblatt vornehmen, das Sie auf OneDrive for Business gespeichert haben: Mit Office 365 können Sie von überall aus über Ihr Smartphone oder mit jedem anderen mobilen Endgerät an Ihrer Datei arbeiten. 1. Öffnen Sie Excel auf Ihrem Smartphone (Android). 2. Wenn Sie die App zum ersten Mal verwenden, melden Sie sich bei Office 365 Business mit Ihrem Geschäftskonto an. 3. Wählen Sie in Excel unter Zuletzt verwendet die Datei aus, die Sie bearbeiten wollen. Unsere Beispieldatei heißt Marketingveranstaltungsbudget_Beispiel.xlsx. 4. Wenn Sie den Inhalt einer Zelle bearbeiten möchten, wählen Sie diese mit einem Tipp aus. Geben Sie die gewünschte Information in die Zelle ein. Wählen Sie das grüne Häkchen aus, um Ihren Eintrag zu speichern. 5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern und schließen Sie die Datei. Mit Dokumenten auf OneDrive for Business arbeiten Sie möchten auf Ihre Datei zugreifen, die Sie auf OneDrive for Business gespeichert haben, um sie im Browser zu bearbeiten. Das ist in jedem beliebigen Browser und mit jedem Endgerät möglich. 1. Wechseln Sie im Webbrowser zu und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. 2. Wählen Sie im Kopfbereich OneDrive for Business aus und klicken Sie am Bildschirmrand auf der Schnellstartleiste auf Dateien. 5

6 Sie können: Neue Dokumente erstellen Dokumente von Ihrem Computer hochladen OneDrive for Business mit Ihrem Computer synchronisieren, um lokal auf Ihre Dateien zugreifen zu können Eine ausgewählte Datei in der entsprechenden Anwendung anzeigen und öffnen Wenn Sie bei einer einzelnen Datei auf die Auslassungspunkte... klicken, dann wird Ihnen eine Liste mit weiteren Optionen, wie z. B. Freigeben, Herunterladen, Löschen, Verschieben oder Kopieren eingeblendet. Sie erhalten einen Link zur Datei. 6

7 Gemeinsames Bearbeiten eines Arbeitsblatts mit Excel Online Mit Excel Online können Sie ein Excel-Arbeitsblatt zusammen mit Ihren Teamkollegen bearbeiten. Voraussetzung ist, dass jeder Excel Online verwendet. Wenn eine Person das Arbeitsblatt in Excel öffnet, das lokal auf einem Gerät installiert ist, kann nur diese Person die Datei so lange bearbeiten, bis sie gespeichert und geschlossen wird. 1. Wechseln Sie im Webbrowser auf Ihrem Gerät zu und melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wenn Sie der Besitzer der Datei sind, die Sie bearbeiten möchten, wählen Sie in Ihrem Startbildschirm oder im App-Startfeld OneDrive Business und dann das Excel-Arbeitsblatt aus, um es in Ihrem Browserfenster zu öffnen. Wenn eine andere Person ein Arbeitsblatt für Sie freigegeben hat und Sie diese Datei bearbeiten möchten, wählen Sie OneDrive for Business und dann Mit mir geteilt aus. Wählen Sie anschließend das Excel-Arbeitsblatt aus, um es in Ihrem Browserfenster zu öffnen. 3. Wählen Sie im Menü Arbeitsmappe bearbeiten die Option Im Browser bearbeiten aus. 4. Wenn Sie den Inhalt einer Zelle bearbeiten möchten, tippen Sie, um diese Zelle auszuwählen, und geben Sie Ihren Eintrag ein. Drücken Sie dann die Eingabetaste. Achtung: Wenn Sie ein Arbeitsblatt in Excel Online bearbeiten, werden Ihre Änderungen automatisch gespeichert. Es existiert kein Menüpunkt speichern. 7

8 Schützen von vertrauenswürdigen Dateien Dateien können innerhalb Ihrer Organisation und außerhalb Ihrer Organisation geschützt werden. 1. Öffnen Sie eine beliebige Excel-Datei auf Ihrem Windows-Rechner. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt Datei und dann auf die Kachel Arbeitsmappe schützen. 3. Unter dem Punkt Zugriff einschränken lässt sich nun einstellen, ob z.b. nur Personen innerhalb Ihrer Organisation Zugriff auf diese Datei haben sollen. Die Einschränkung des Zugriffs gilt selbst dann, wenn das Dokument später per an jemanden außerhalb des Unternehmens gesendet oder an einem öffentlichen Speicherort gespeichert wird. 8