1. Allgemeine Daten Vor dem Start 3

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1 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Daten 3 2. Vor dem Start Erwerb Signaturerstellungseinheit Zertifikat ausstellen und einrichten Zertifikatsdaten abrufen Kasseninformationen abrufen Registrierung in FinanzOnline Anmeldung über Schnittstelle zu FinanzOnline Anmeldung ohne Schnittstelle zu FinanzOnline 7 3. Laufender Betrieb Beleginhalt Belege erstellen Trainingsbelege erstellen Erstellung gesonderter Belege Startbeleg Statusbeleg Monatsbeleg / Jahresbeleg Sammelbeleg Schlussbeleg Kontingent Signierungen Belege stornieren Journaling Datenerfassungsprotokoll Automatische Datenspeicherung Manuelle Datenspeicherung Datenexport Ausfall & Außer- und Wiederinbetriebnahme der Signatur-erstellungseinheit Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme im System Ausfall und Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit 22 RKSV Handbuch Seite 1 von 27

2 6.2. Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline Ausfall oder Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Ausfall, Außer- und Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme im System Ausfall und planmäßige Außerbetriebnahme der Registrierkasse Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline Ausfall oder Außerbetriebnahme der Registrierkasse Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Anhang 27 RKSV Handbuch Seite 2 von 27

3 1. Allgemeine Daten Hersteller offisy GmbH Dr. Herbert-Sperl-Ring Leonding Kassentyp Die Registrierkassensoftware offisy entspricht nach der Kassenrichtlinie 2012 dem Kassentyp 3 2. Vor dem Start Um den Richtlinien der RKSV zu entsprechen muss die Registrierkasse u.a. gegen Manipulation geschützt werden. Dazu ist der Erwerb einer Signaturerstellungs- bzw. Siegelerstellungseinheit sowie eine Registrierung dieser und der Registrierkasse in FinanzOnline erforderlich. Voraussetzung für die Inbetriebnahme der Registrierkasse im Sinn der RKSV ist das Vorliegen eines Sicherheitszertifikates für Registrierkassen. Dieses Zertifikat muss von einem laut RKSV berechtigten Vertrauensdienstanbieter erworben werden und wird beim Registrieren der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit in FinanzOnline dem Unternehmen zugeordnet. Das Sicherheitszertifikat wird von offisy GmbH in Verbindung mit dem jeweiligen Paket ausgestellt. Offisy bietet derzeit unterschiedliche Pakete an. Diese unterscheiden sich u.a. hinsichtlich Anzahl der Signierungen p.a., der Registrierung der Signaturerstellungseinheit und der Registrierkasse, sowie der Datenspeicherung. Erläuterungen dazu entnehmen Sie bitte den einzelnen Kapiteln bzw. auf der Website (offisy.at bzw. offisy-registrierkasse.at) 2.1. Erwerb Signaturerstellungseinheit Wenn Sie mehrere Nummernkreise verwenden möchten, melden Sie sich bei unserem Support unter support@offisy.at. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass sie pro Unternehmen nur ein Zertifikat erstellen dürfen. RKSV Handbuch Seite 3 von 27

4 2.2. Zertifikat ausstellen und einrichten Nachdem Sie eines der offisy-registrierkassen-pakete bestellt und das Sicherheitszertifikat erhalten haben, muss dieses Zertifikat im System eingerichtet werden. Informationen wie Sie das Sicherheitszertifikat einrichten entnehmen Sie der jeweiligen paketspezifischen Schritt-für- Schritt Anleitung: Anleitung ab Premium Kunden Anleitung für Basic-Paket-Kunden oder jene Kunden, die eine Registrierung der Kasse in FinanzOnline selbst vornehmen. (LINK FOLGT) 2.3. Zertifikatsdaten abrufen Die Daten Ihres Zertifikates werden in der Registrierkassensoftware von offisy ausgewiesen. Um diese abzurufen gehen Sie auf den Menüpunkt KASSE und wählen RKSV aus klicken Sie bei Zertifikate auf es öffnet sich ein Menü wählen Sie den Punkt ZERTIFIKATSDATEN aus es erscheint das Fenster Zertifikatsdaten mit folgendem Inhalt: Art der Sicherheitseinrichtung: HSM eines Dienstleisters Seriennummer Vertrauensdienstanbieter: AT3 PrimeSign RKSV Handbuch Seite 4 von 27

5 2.4. Kasseninformationen abrufen Um die Kasseninformationen abzurufen, gehen Sie auf den Menüpunkt KASSE und wählen RKSV aus klicken bei Registrierte Kassen auf es öffnet sich ein Menü wählen Sie den Punkt KASSENINFORMATIONEN aus es erscheint das Fenster Kasseninformationen mit folgendem Inhalt: Art der Sicherheitseinrichtung: HSM eines Dienstleisters Seriennummer Vertrauensdienstanbieter: AT3 PrimeSign UID-Nummer Kassenidentifikationsnummer Benutzerschlüssel AES-256 Prüfwert Datum und Uhrzeit Die Kasseninformationen können als JSON exportiert werden. Dazu den Button Exportieren als JSON auswählen und mit öffnen mit oder speichern unter bestätigen. Art der Sicherheitseinrichtung: HSM eines Dienstleisters Seriennummer Vertrauensdienstanbieter: AT3 PrimeSign RKSV Handbuch Seite 5 von 27

6 2.5. Registrierung in FinanzOnline Je nach Paket erfolgt die Registrierung der Signaturerstellungseinheit, sowie der Registrierkasse entweder automatisiert über eine Schnittstelle zu FinanzOnline (ab Premium) oder manuell ohne Schnittstelle (Basic) zu FinanzOnline.. Hinweis: Alle in Betrieb befindlichen Registrierkassen müssen noch vor dem 1. April 2017 auf FinanzOnline registriert werden. Registrierkassensysteme, die nach dem 1. April 2017 angeschafft werden, müssen binnen einer Woche nach Inbetriebnahme registriert werden. Hinweis: Eine erfolgreiche Registrierung in FinanzOnline erfolgt nur dann, wenn die Zugangsdaten des Webservice bei Ausstellen des Zertifikates korrekt hinterlegt wurden, sowie der Webservice zur Verfügung steht Anmeldung über Schnittstelle zu FinanzOnline Ab dem Paket Premium ist eine automatische Anmeldung des Sicherheitszertifikates und der Registrierkasse möglich. Voraussetzung hierfür ist das Einrichten eines Registrierkassen- Webservice Accounts auf FinanzOnline. Eine Anleitung wie Sie diesen anlegen finden Sie in dem Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. RKSV Handbuch Seite 6 von 27

7 Registrierung der Signaturerstellungseinheit Die Registrierung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit erfolgt automatisch. Registrierung der Registrierkasse Die Registrierung der Registrierkasse erfolgt automatisch. Prüfung Startbeleg Nach erfolgter Registrierung erfolgt die Überprüfung des Startbeleges (siehe Pkt ) mit der Beleg-Check-App (App ist im jeweiligen App-Shop verfügbar). Dazu wird der QR-Code des Startbeleges eingescannt und im Idealfall die Überprüfung mit OK bestätigt. Bei nicht korrekter Prüfung entnehmen Sie die Fehlerbehebung dem Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Fehler(meldung) bei der Registrierung Bei inkorrekter Registrierung entnehmen sie die Fehlerbehebung dem BMF Handbuch Registrierkassen in FinanzOnline. Hinweis: Bevor der Startbeleg mit der BMF Beleg-Check-App nicht positiv überprüft wurde, dürfen keine Belege erstellt werden. Erst nach erfolgreicher Prüfung kann mit dem laufenden Betrieb begonnen werden. Hinweis: Neben des Startbeleges sind u.a. auch alle Jahresbelege mit der BMF Beleg-Check-App zu prüfen. Wie Sie einen Jahresbeleg erstellen siehe Pkt Hinweis: Ein Ausfall der Signaturerstellungseinheit, sowie dessen Wiederinbetriebnahme ist der Finanzverwaltung über FinanzOnline zu melden. Siehe dazu Pkt Anmeldung ohne Schnittstelle zu FinanzOnline Bei den Basic-Paket-Kunden, sowie jene die keine FinanzOnline Schnittstelle verwenden oder verwenden können, liegt sowohl die Anmeldung der Signaturerstellungseinheit und der Registrierkasse auf FinanzOnline, als auch die Prüfung des Startbeleges bzw. der Jahresbelege mittels der BMF Beleg-Check-App in deren Verantwortungsbereich. Ein automatisierter Vorgang, sowie ein Support für die Anmeldung seitens offisy GmbH ist hier nur durch den Erwerb der Pakete Premium oder Unlimitiert möglich. Die zur Registrierung benötigten Daten finden Sie wie im Pkt. 2.3 beschrieben. RKSV Handbuch Seite 7 von 27

8 Hinweis: Obige Erläuterungen gelten auch für jene Kunden ab Paket Premium, die eine eigenständige Registrierung der beiden Komponenten auf FinanzOnline durchführen möchten. Registrierung der Signaturerstellungseinheit Eine konkrete Anleitung für die Hinterlegung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit auf FinanzOnline finden Sie in dem Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Registrierung der Registrierkasse Die Registrierung der Registrierkasse erfolgt nach korrektem Einrichten der Signaturerstellungseinheit. Eine Anleitung zur Registrierung der Registrierkasse finden Sie in dem Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Prüfung Startbeleg Nachdem das Sicherheitszertifikat, sowie die Registrierkasse erfolgreich in FinanzOnline hinterlegt wurde, wird automatisch ein Startbeleg (siehe Pkt ) erstellt. Dieser ist mit der Bmf Belegcheck App (downloadbar im jeweiligen App-Shop) zu prüfen. Bei Fehler(meldung) siehe Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Hinweis: Bevor der Startbeleg mit der BMF Beleg-Check-App nicht positiv überprüft wurde, dürfen keine Belege erstellt werden. Erst nach erfolgreicher Prüfung kann mit dem laufenden Betrieb begonnen werden. Hinweis: Neben des Startbeleges sind u.a. auch alle Jahresbelege mit der BMF Beleg-Check-App zu prüfen. Wie Sie einen Jahresbeleg erstellen siehe Pkt Hinweis: Ein Ausfall der Signaturerstellungseinheit, sowie dessen Wiederinbetriebnahme ist der Finanzverwaltung über FinanzOnline zu melden. Siehe dazu Pkt Laufender Betrieb Wurde das Sicherheitszertifikat im System korrekt hinterlegt, die Signaturerstellungseinheit und die Registrierkasse erfolgreich bei FinanzOnline angemeldet und der Startbeleg positiv geprüft werden, kann mit dem laufenden Betrieb begonnen werden. Jede Barzahlung muss mit der Registrierkasse aufgezeichnet werden. Zu den Barzahlungen zählen u.a. Bezahlungen mit Bargeld, sowie Bankomatkarten- und Kreditkartenzahlungen. RKSV Handbuch Seite 8 von 27

9 Für jeden abgeschlossenen Barzahlungs-Geschäftsfall ist ein Beleg zu erstellen, der in seinen Detailangaben, insbesondere dem QR-Code, den Richtlinien der BAO, sowie der RKSV entspricht. Jeder Geschäftsfall muss vollständig eingegeben und abgeschlossen werden. Erst danach kann der nächste Geschäftsfall eingegeben werden. Hinweis: Signiert werden u.a. alle Belege aus den laufenden Bargeschäften, sowie alle Trainingsund Stornobelege und Monats- bzw. Jahresbelege. Bitte beachten Sie deshalb die verfügbaren Signierungen pro Jahr (siehe dazu Pkt. 3.5) Beleginhalt Ein Beleg weist mindestens folgenden Inhalt auf: Bezeichnung des leistenden oder liefernden Unternehmens Kassenidentifikationsnummer Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (Belegnummer) zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung Betrag der Barzahlung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt Maschinenlesbarer Code (z.b. QR-Code) Hinweis: Auch beispielsweise Trainings-, Storno-, Monats-, Status-, Sammel- und Jahresbelege weisen den oben genannten Inhalt auf. Hinweis: Trainings- und Stornobelege werden ausdrücklich als solche bezeichnet und der Hinweis direkt auf dem Beleg angedruckt. Siehe dazu Pkt. 3.3 und Belege erstellen Zum Erstellen eines Beleges gehen Sie auf den Menüpunkt KASSE und wählen NEUER BELEG aus geben Sie die WAREN, LEISTUNGEN etc. entweder via manueller Eingabe oder RKSV Handbuch Seite 9 von 27

10 Schnellauswahl ein und klicken auf ERSTELLEN wählen DRUCKEN oder PDF-ERSTELLEN aus und bestätigen ihre Eingaben mit DRUCKEN/DOWNLOAD. Hinweis: Der QR-Code wird automatisch generiert und auf dem Beleg aufgedruckt. Belegnummer (isd 132a Abs 3 Z2 BAO) Bei Erstellung eines Beleges wird diesem eine fortlaufende Belegnummer zugewiesen und u.a. auf dem Beleg angedruckt. Die Belegnummer besteht optional aus einem Präfix und einer fortlaufend aufsteigenden Nummer, die weder zurückgesetzt, noch geändert werden kann (siehe dazu auch Pkt. 2.2). Die Belegnummer garantiert die Vollständigkeit aller erfassten Geschäftsfälle und dienst der Identifizierung der einzelnen Bargeschäfte. Kassenidentifikationsnummer Die Kassenidentifikationsnummer kennzeichnet eine Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens und besteht aus der Nummer und dem Standort der Kasse. Diese Nummer muss im Unternehmen einzigartig sein und wird im Zuge der Initialisierung der Registrierkasse selbst vergeben (siehe Pkt. 2.2). Fiskalnummer Die Fiskalnummer ist eine fortlaufend aufsteigende Nummerierung aller Signierungen. Sie wird automatisch generiert und dient der Erfassung aller signierten Belege im Protokoll. Dazu zählen RKSV Handbuch Seite 10 von 27

11 u.a. Belege aus den laufenden Bargeschäften, Trainings- und Stornobelege, sowie Monats-, Status- und Jahresbelege Trainingsbelege erstellen Trainingsbelege werden wie in Pkt. 3.1 beschrieben erstellt. Es ist darauf zu achten bei dem Button ERSTELLEN das Feld ALS TRAINING SPEICHERN auszuwählen wählen Sie DRUCKEN oder PDF-ERSTELLEN aus und bestätigen ihre Eingaben mit DRUCKEN/DOWNLOAD. Der QR- Code wird automatisch generiert und auf dem Trainingsbeleg angedruckt. Ein Trainingsbeleg wird mit dem Hinweis TRAININGSBELEG als solcher gekennzeichnet. Hinweis: Trainingsbelege werden bei der Auswertung im Journaling und bei dem Umsatzzähler nicht berücksichtigt Erstellung gesonderter Belege Alle gesonderten Belege weisen identen Inhalt analog zu den Belegen (Pkt. 3.1) auf. Zu den gesonderten Belegen zählen insbesondere: Startbeleg Statusbeleg Monatsbeleg / Jahresbeleg Sammelbeleg Schlussbeleg Je nach Paket werden Monats- und Jahresbeleg entweder automatisch generiert oder müssen von Endkunden manuell erstellt werden. Hinweis: Alle gesonderten Belege werden ebenfalls signiert. Es ist daher auf das verfügbare Kontingent der Anzahl an Signierungen zu achten (siehe Pkt. 3.5). RKSV Handbuch Seite 11 von 27

12 Startbeleg Der Starbeleg ist der erste Beleg mit Betrag (0), der unter Verwendung einer Kassenidentifikationsnummer erstellt wird. Dieser wird automatisch generiert und ist mit der BMF Beleg-Check-App zu prüfen (siehe Pkt. 2.5). Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem Startbeleg gemäß 132 BAO aufzubewahren. Hinweis: Wurde der Startbeleg mit einem Thermodrucker gedruckt, so ist es empfehlenswert diesen zu kopieren und die Kopie zu archivieren. Thermodruck ist nicht dokumentenecht und verblasst mit der Zeit. (Hinweis gilt auch für alle Belege, die mit einem Thermodrucker ausgedruckt wurden und aufzubewahren sind) Statusbeleg Um einen Statusbeleg zu erstellen, sind folgende Schritte nötig: Unter dem Menüpunkt KASSE das Untermenü RKSV auswählen und den grünen Button +Statusbeleg auswählen. Der Statusbeleg wird generiert und in der untenstehenden Liste oben angereiht. Dieser Beleg kann durch Anklicken des grünen Quadrates mit Pfeil nach unten exportiert oder ausgedruckt werden. Hinweis: Auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde hat der/die UnternehmerIn einen Statusbeleg mit Betrag Null (0) zu erstellen und zu Kontrollzwecken zu übergeben. Bei Registrierkassen mit einer Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen ist der Beleg ggf. elektronisch zur Verfügung zu stellen. RKSV Handbuch Seite 12 von 27

13 Monatsbeleg / Jahresbeleg Monats- bzw. Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbeträge mit Betrag (0). Diese werden je nach Paket entweder automatisch oder manuell erstellt. Details dazu entnehmen Sie den Erläuterungen unten. Monatsbeleg Ab dem Paket Premium können Monatsbelege zu einem vordefinierten Zeitpunkt automatisch erstellt, sowie signiert und in einem geschützten Rechenzentrum für zumindest 7 Jahre gespeichert werden. Stichtag ist der jeweils letzte eines Monats um 00:00 Uhr. Dieser Zeitpunkt kann nicht verändert werden. Die Einstellungen zur automatischen Erstellung des Monatsbeleges finden Sie unter Kasse Einstellungen automatischer Monatsbeleg. Wird der Monatsbeleg nicht automatisch erzeugt, muss dieser manuell erstellt werden (Basic). Dazu sind folgende Schritte nötig: Unter dem Menüpunkt KASSE das Untermenü RKSV auswählen und den grünen Button +Monatsbeleg auswählen. Der Monatsbeleg wird generiert und in der untenstehenden Liste angereiht. Dieser Beleg kann durch Anklicken des grünen Quadrates mit Pfeil nach unten exportiert und ausgedruckt werden. Hinweis: Der Monatsbeleg ist zwingend monatlich zu erstellen. RKSV Handbuch Seite 13 von 27

14 Hinweis: Ist der vordefinierte Zeitpunkt der automatischen Monatsbelegerstellung für Ihren Betrieb nicht geeignet, so ist ein Monatsbeleg allfällig nachträglich und manuell zu erstellen. z.b.: Barbetriebe, mit Ausschank nach 24 Uhr. Hinweis: Monatsbelege können entweder als Ausdruck oder elektronisch nach den allgemeinen Archivierungsgrundsätzen gesichert werden. Auch hier empfiehlt sich eine Kopie der Monatsbelege zu archivieren, sollte dieser mit einem Thermodrucker gedruckt worden sein (siehe auch 3.4.1). Jahresbeleg Mit Ablauf jedes Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken, zu prüfen und gemäß 132 BAO aufzubewahren. Die Erstellung von Jahresbelegen erfolgt analog zu den obigen Ausführungen hinsichtlich Erstellung von Monatsbelegen. Ab Paket Premium kann dieser automatisch (zum Monatsletzten um 00:00) erstellt werden. Hinweis: Der Jahresbeleg ist bis spätestens 15. Februar des Folgejahres zu prüfen. Die Prüfung des Jahresbeleges erfolgt mit der Beleg-Check-App des BMF. Hinweis: Ist der vordefinierte Zeitpunkt der automatischen Jahresbelegerstellung für Ihren Betrieb nicht geeignet, so ist auch dieser allfällig nachträglich und manuell zu erstellen (siehe dazu: Monatsbeleg). Hinweis: Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken, aufzubewahren und mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen Sammelbeleg Ein signierter Sammelbeleg mit Betrag (0) wird automatisch nach Wegfall des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung erstellt. Er beinhaltet sämtliche Belege, die während des Ausfalls mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen versehen wurden. Nähere Informationen siehe Pkt. 6f. RKSV Handbuch Seite 14 von 27

15 Schlussbeleg Ein Schlussbeleg mit Betrag (0) wird bei Schließen der Kasse automatisch erstellt. Siehe dazu Pkt. 3.4 und Pkt. 7. Der Schlussbeleg ist auszudrucken (RKSV 17 Abs. 6) und gemäß 132 BAO für mindestens sieben Jahre aufzubewahren Kontingent Signierungen Je nach Paket haben Sie ein gewisses Kontingent an Signierungen pro Jahr zur Verfügung. Derzeit umfasst das Paket Basic Signierungen p.a., das Paket Premium bis zu Signierungen p.a. und das Paket Unlimitiert beinhaltet eine unlimitierte Anzahl an Signierungen p.a. Beachten Sie, dass zusätzlich zu jedem Barumsatz weitere Belege signiert werden, z.b.: Start-, Monats-, Jahres-, Status- und Schlussbeleg. Werden innerhalb eines Jahres die enthaltenen Signierungen überschritten, werden keine Belege signiert und Ihre Registrierkasse ist nicht mehr gesetzeskonform. Die Kasse wird in diesem Fall gesperrt, womit Barzahlungen nicht mehr möglich sind. Damit es von vornherein nicht zu einer Sperre der Registrierkasse kommen kann, erhalten sie eine Warnung direkt auf der Benutzeroberfläche sobald Sie 80 % Ihrer verfügbaren Signierungen verbraucht haben. Durch ein Upgrade auf das nächsthöhere Paket können Sie die Kasse weiternutzen. Hinweis: Bei einer Verlängerung der Laufzeit kann das noch verfügbare Kontingent nicht in die Laufzeitperiode übertragen werden. Hinweis: Bei einer Sperre der Kasse sind keine Barzahlungen mehr möglich. Die Außerbetriebnahme ist nach 48 Stunden bei FinanzOnline zu melden. RKSV Handbuch Seite 15 von 27

16 3.6. Belege stornieren Belege können nicht gelöscht werden, eine Stornierung ist jedoch möglich. Jeder Stornobeleg wird als solcher gekennzeichnet und signiert. Im Journaling wird der zu stornierende Belege mit Storniert durch Beleg Nr. X und der Stornobeleg mit Storno für Beleg Nr. Y ausgewiesen. Hinweis: Auch Trainingsbeleg können storniert werden. Um einen Trainingsbeleg zu stornieren gehen Sie wie unten beschrieben vor. Hinweis: die Stornierung eines Beleges wird automatisch auch in dem Kassabuch berücksichtigt und muss folglich nicht nochmals berücksichtigt werden. Um einen Beleg im Menüpunkt JOURNALING zu stornieren und den Unterpunkt Barumsätze/Belege auswählen das kleine grüne Quadrat mit Pfeil nach unten beim zu stornierenden Beleg anklicken und Beleg stornieren auswählen. Eine Stornierung verlangt immer einen Stornierungsgrund, der in das entsprechende Feld einzutragen und mit Stornieren zu bestätigen ist. Durch das Anklicken von Abbrechen, wird die Stornierung nicht vorgenommen und es kann der laufende Betrieb wiederaufgenommen werden. RKSV Handbuch Seite 16 von 27

17 Jeder Stornobeleg kann, auch zu einem späteren Zeitpunkt, durch Anklicken des grünen Quadrates mit Pfeil nach unten ausgedruckt oder als Pdf-Datei exportiert werden. Beispiel für einen Stornobeleg: RKSV Handbuch Seite 17 von 27

18 4. Journaling Der Menüpunkt Journaling beinhaltet u.a. alle Rechnungen, Belege bzw. Barumsätze, das Kassenbuch, den Tages-, Wochen- und Monatsumsatz und den Tagesabschluss. Der Unterpunkt Auswertung gibt einen Überblick über die Geschäftsvorfälle, wobei hier der Zeitpunkt für die Statistik frei wählbar ist. Des Weiteren beinhaltet das Journaling den Tagesabschluss, wobei dieser je nach Paket entweder automatisch (Premium) oder manuell (Basic) erstellt wird: Automatischer Tagesabschluss Ab dem Paket Premium kann der Tagesabschluss täglich automatisch erstellt werden. Die Abschlusszeit kann in den Kasseneinstellungen unter: Kasse Einstellungen Automatischer Tagesabschluss geändert werden. Ein Export des Tagesabschlusses wird durch Anklicken der Direktauswahl Pdf herunterladen ermöglicht. Manueller Tagesabschluss RKSV Handbuch Seite 18 von 27

19 Basic Kunden müssen diesen Tagesabschluss manuell auslösen. Dazu das Untermenü TAGESABSCHLUSS auswählen und den Button +ERSTELLEN auswählen. Der Tagesabschluss wird erstellt und in der untenstehenden Liste angezeigt. Ein Export des Tagesabschlusses wird durch Anklicken der Direktauswahl Pdf herunterladen ermöglicht. Hinweis: Der Tagesabschluss ist wie oben beschrieben täglich zu erstellen. Hinweis: Als Zeitpunkt für den Tagesabschluss ist 23:00 empfehlenswert. Beachten Sie jedoch, dass der Zeitpunkt für den Tagesabschluss so zu wählen ist, dass er Ihrer betrieblichen Tätigkeit angemessen ist. 5. Datenerfassungsprotokoll Im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse wird jeder Beleg mit seinen Belegdaten erfasst und abgespeichert. Die Inhalte des maschinenlesbaren Codes der Barumsätze werden im Protokoll gemeinsam mit den zugehörigen Barumsätzen festgehalten. Das Datenerfassungsprotokoll beinhaltet u.a. eine fortlaufende Fiskalnummer, Datum und Uhrzeit für jede Datenerfassung. Dazu zählen z.b. Belege aus den Bargeschäften, sowie Trainings-, Storno-, Monats- und Jahresbelege. Hinweis: Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern (siehe Pkt. 5.1f) und gemäß 132 BAO aufzubewahren. Darüber hinaus muss das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse ab 1. April 2017 jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können (siehe dazu Pkt. 5.3) Automatische Datenspeicherung Ab dem Paket Premium wird das gesamte Datenerfassungsprotokoll in einem geschützten Rechenzentrum für mindestens 7 Jahre automatisch abgespeichert. Hinweis: Ein Zugriff ist hier nur bei gültiger Lizenz möglich. RKSV Handbuch Seite 19 von 27

20 5.2. Manuelle Datenspeicherung Eine manuelle Datenspeicherung des Datenerfassungsprotokolls müssen jene Kunden manuell auslösen, die das Paket Basic besitzen. Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind eigenständig zumindest vierteljährlich zu sichern und gemäß 132 BAO für mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Details zum Datenexport siehe Pkt Datenexport Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss ab 1. April 2017 jederzeit auf einen externen Datenträger exportiert werden können. Um die Daten des Datenerfassungsprotokolls zu exportieren, wählen Sie im Menüpunkt KASSE den Unterpunkt RKSV aus es erscheint eine Kurzübersicht Ihrer registrierten Kassen durch Anklicken des kleinen grünen Quadrates mit Pfeil nach unten können Sie durch Auswahl von Protokoll exportieren das Datenerfassungsprotokoll exportieren. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie auf Verlangen der Organe der Abgabenbehörde das Datenerfassungsprotokoll für einen vom Organ der Abgabenbehörde vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger exportieren und übergeben können. Der Datenträger ist vom Unternehmer bereitzustellen. RKSV Handbuch Seite 20 von 27

21 Durch Anklicken des Kalendersymbols haben Sie die Möglichkeit den gewünschten Zeitraum zu definieren Schließen Sie ihren Datenexport mit Exportieren ab um die Daten zu öffnen bzw. zu speichern. Beispiel: exportierte Daten eines Datenerfassungsprotokolls. 6. Ausfall & Außer- und Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Bei Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit sind folgende Punkte zu beachten: 6.1. Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme im System Die nachfolgenden Punkte geben Auskunft über einen unplanmäßigen bzw. planmäßigen Ausfall, sowie einer Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Ausfall und Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Im Fall einer Störung wird ein QR-Code mit Inhalt Sicherheitseinrichtung ausgefallen auf dem Beleg angeführt. Die Fehlermeldung Sicherheitseinrichtung ausgefallen erscheint. RKSV Handbuch Seite 21 von 27

22 Hinweis: Belege, die nicht direkt erfasst wurden, müssen zu einem späteren Zeitpunkt nachsigniert werden. Diese Nacherfassung läuft automatisch im Hintergrund ab. Siehe auch Sammelbelege Pkt und Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Eine Wiederinbetriebnahme der Siegelerstellungseinheit wird vom System automatisch veranlasst. Es wird ein signierter Sammelbeleg erstellt und alle Belege, die während dem Ausfall erstellt wurden, nachsigniert. Siehe dazu Pkt Hinweis: Ein Sammelbeleg ist gem. RKSV 17 Abs. 8 auszudrucken und gemäß 132 BAO aufzubewahren. Hinweis: Ist eine Wiederinbetriebnahme der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit nicht mehr möglich, ist eine neue Signaturerstellungseinheit zu beschaffen und eine neuerliche Inbetriebnahme (siehe Pkt. 2.2 ff) durchzuführen Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline Sowohl Ausfall, als auch planmäßige Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit sind an FinanzOnline zu übermitteln. Wie Sie dies an FinanzOnline melden finden Sie im Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Hier finden Sie Video-Tutorials zur Meldung bei vorübergehendem Ausfall oder der Außerbetriebnahme Ihres Kassensystems Ausfall oder Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Für die Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit müssen folgende Daten über FinanzOnline an die Finanzverwaltung übermittelt werden: RKSV Handbuch Seite 22 von 27

23 Art der Meldung: es muss ausgewählt werden, ob sich es sich im konkreten Fall um einen Ausfall, wie beispielsweise eine ungeplante Unterbrechung, oder um eine endgültige Außerbetriebnahme handelt. Grund des Ausfalles oder Außerbetriebnahme Beginn des Ausfalles Hinweis: Wenn ein Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit länger als 48 Stunden dauert, hat die Meldung des Ausfalles binnen einer Woche zu erfolgen Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Für die Wiederinbetriebnahme der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit müssen der Finanzverwaltung über FinanzOnline u.a. der Tag und die Uhrzeit vom Ende des Ausfalles bekanntgegeben werden. 7. Ausfall, Außer- und Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Bei Ausfall, planmäßiger Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse sind folgende Punkte zu beachten: 7.1. Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme im System Die nachfolgenden Punkte geben Auskunft über einen unplanmäßigen bzw. planmäßigen Ausfall, sowie einer Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Ausfall und planmäßige Außerbetriebnahme der Registrierkasse Ausfall der Registrierkasse Bei Ausfall Ihrer Registrierkasse sind die Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Besteht diese Möglichkeit nicht, müssen händische Belege erstellt und bei Wiederinbetriebnahme nacherfasst werden. Die Zweitschriften der händisch erfassten Belege sind nach den Vorschriften der BAO für mindestens sieben Jahre aufzubewahren. RKSV Handbuch Seite 23 von 27

24 Hinweis: Hat der Ausfall zu keiner Beschädigung der aufgezeichneten Daten geführt, kann der Betrieb der Registrierkasse nach der Fehlerbehebung fortgesetzt werden. Hinweis: Ist eine Wiederinbetriebnahme der Kasse nicht möglich, oder wurden Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert und die Registrierkasse außer Betrieb (Pkt. 7) genommen werden. Eine neuerliche Inbetriebnahme ist erforderlich (Pkt. 2.2). Unser Support hilft Ihnen dazu gerne weiter. Hinweis: Dauert der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls sowie eine allfällige Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden. Planmäßige Außerbetriebnahmen der Registrierkasse Bei einer planmäßigen Außerbetriebnahme muss die Kasse geschlossen werden. Um Ihre Kasse zu schließen, wählen Sie unter KASSE den Unterpunkt RKSV aus klicken auf das grüne Quadrat mit Pfeil nach unten und wählen Kasse schließen aus. Automatisch wird ein Schlussbeleg (siehe Pkt ) erstellt. Hinweis: Im Falle einer planmäßigen Außerbetriebnahme wird automatisch ein signierter Schlussbeleg erstellt. Dieser ist ausgedruckt und nach den Vorschriften der BAO mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Das Datenerfassungsprotokoll ist zu sichern (auszulesen) und nach den Vorschriften der BAO mindestens sieben Jahre aufzubewahren Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Wiederinbetriebnahme möglich RKSV Handbuch Seite 24 von 27

25 Ist die Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse möglich und hat der Ausfall zu keiner Beschädigung der aufgezeichneten Daten geführt, kann nach der Fehlerbehebung die Registrierkasse wieder in Betrieb genommen werden. Keine Wiederinbetriebnahme möglich Ist eine Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse nicht mehr möglich, oder wurden Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt, muss das Datenerfassungsprotokoll gesichert (Pkt. 5.2f) und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden (siehe Pkt ). Unser Support hilft Ihnen dazu gerne weiter. Hinweis: Alle Bargeschäfte, die während des Ausfalls getätigt wurden müssen in das System nachgetragen werden Ausfall, Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme über FinanzOnline Sowohl Ausfall, als auch planmäßige Außerbetriebnahme und Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse sind an FinanzOnline zu übermitteln. Wie Sie dies an FinanzOnline melden finden Sie im Handbuch - Registrierkassen in FinanzOnline des BMF. Hier finden Sie Video-Tutorials zur Meldung bei vorübergehendem Ausfall oder der Außerbetriebnahme Ihres Kassensystems Ausfall oder Außerbetriebnahme der Registrierkasse Für die Meldung eines Ausfalls oder einer Außerbetriebnahme einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit müssen folgende Daten über FinanzOnline an die Finanzverwaltung übermittelt werden: Art der Meldung: es muss ausgewählt werden, ob sich es sich im konkreten Fall um einen Ausfall, wie beispielsweise eine ungeplante Unterbrechung, oder um eine endgültige Außerbetriebnahme handelt. Grund des Ausfalles oder Außerbetriebnahme Beginn des Ausfalles RKSV Handbuch Seite 25 von 27

26 Hinweis: Bei Außerbetriebnahme der Registrierkasse wird ein Schlussbeleg erstellt. Siehe dazu Pkt Hinweis: Wenn ein Ausfall der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit länger als 48 Stunden dauert, hat die Meldung des Ausfalls binnen einer Woche zu erfolgen Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse Für die Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse müssen der Finanzverwaltung über FinanzOnline u.a. der Tag und die Uhrzeit vom Ende des Ausfalles bekanntgegeben werden. RKSV Handbuch Seite 26 von 27

27 8. Anhang Anleitung Paket Premium Anleitung Paket Basic Anleitung Paket Basic folgt Website offisy Website offisy Registrierkasse Details zu den Paketen BMF Handbuch- Registrierkassen in FinanzOnline BMF Registrierkasse Abgaben/Verfahren---Pflichten-im-oesterr--Steuerrecht/Registrierkassenpflicht---FAQ.html WKO Registrierkasse WKO Video-Tutorial: Meldungen bei Ausfall & Außerbetriebnahme Registrierkassensystem Abgaben/Verfahren---Pflichten-im-oesterr--Steuerrecht/Video-Tutorial-Meldungen-beivoruebergehendem-Ausfall-ode.html RKSV Handbuch Seite 27 von 27