proalpha Consulting Projektmanagement und Prozessberatung

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1 proalpha Consulting Projektmanagement und Prozessberatung

2 Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern Projekt schnell und reibungslos starten Wer sich heute für den Einsatz einer neuen Unternehmenssoftware Mit dem Projekt-Kickoff wird häufig nicht nur eine entscheidet, der erwartet für ge- spannende und turbulente Auswahlphase beendet, wöhnlich wesentlich mehr als eine reibungslose Umstellung auf einen technologisch aktuellen Softwarestand. Es sollen Geschäftsprozesse beschleunigt, die Kommunikation mit Geschäftspartnern verbessert oder mehr Transparenz für Management und Mitarbeiter geschaffen werden um nur einige der häufig formulierten Ziele zu nennen. Die neue Software alleine wird aber nicht den gewünschten Erfolg bringen. Es geht im Kern darum, die neue Lösung an die Organisation und die Prozesse anzupassen. Veränderungen sind wahrschein-! Inhalt: sondern endlich der Startschuss für das eigentliche Projekt gegeben. Nun müssen möglichst schnell die organisatorischen Rahmenbedingungen für ein erfolg- Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern reiches Projekt geschaffen Projekt schnell und reibungslos starten werden. Die Zielsetzungen sowie die Vorgehensweise Klare Sicht auf die Dinge gewinnen für die nächsten Wochen und Monate sind gemeinsam abzustimmen. Projektplanung im Handumdrehen Prozesse und Software zusammenbringen Die Vorstellung der Einführungsmethode proalpha Den aktuellen Projektstand stets online golive! ist in jedem Projekt der erste Schritt. Entlang Sicherheit zuerst des standardisierten Projekteinführungsprozesses (PEP) Das Projekt nach dem Projekt werden dem Projektteam zunächst alle wichtigen Mit konzeptioneller Beratung zum Erfolg Schritte vom Kickoff bis zum Echtstart erläutert. Die Teil- lich und gewollt. Dabei ist das eigentliche Ziel der aufgaben der einzelnen Beteiligten werden besprochen und die wesentlichen Meilensteine sowie de- Investition stets das Sicherstellen und Ausbauen der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. ren Relevanz für den Projekterfolg aufgezeigt. Alle Mitwirkenden müssen von Beginn an eine klare Eine mittelständische Firma sollte bei einem solchen Vorstellung vom konkreten Ablauf haben. Viele Vorhaben die umfassende Unterstützung des Lösungsanbieters einfordern. Erwartet werden ein er- geklärt: offene Fragen werden direkt mit proalpha golive! fahrener Projektleiter sowie ein fachlich qualifiziertes und sozial kompetentes Team. Genau diese Wo sehe ich meine Aufgaben im Projekt? Personen haben zur Aufgabe, das Projekt mit einem angemessenen Budget im gesetzten Zeitrahben erledigt haben? Bis zu welchem Zeitpunkt muss ich diese Aufgamen zu realisieren. Gefragt sind erprobte Vorgehensweisen und effiziente sowie professionelle Wo kann ich die erarbeiteten Ergebnisse einsehen? Wie kann ich Anforderungen einbringen? Projektmanagementwerkzeuge. Wie kann ich gewährleisten, dass neben dem Tagesgeschäft keine Projektaktivitäten in Vergessenheit geraten? Die Umstellung auf eine neue Unternehmenssoftware reicht nicht aus proalpha golive! erlaubt einen schnellen und reibungslosen Projektstart. So kann die inhaltliche Organisatorische Veränderungen sind wahrscheinlich und gewollt Projektarbeit ohne lange Vorlaufzeit direkt nach Ohne qualifizierte Unterstützung geht es kaum dem Kickoff beginnen.

3 proalpha Consulting Organisatorische Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Projekt schaffen Projekteinführungsprozess als roter Faden für den Projektverlauf Schneller und reibungsloser Projektstart ohne lange Vorlaufzeit Klare Sicht auf die Dinge gewinnen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege sind häufig nicht so klar, wie es auf den ersten Blick scheint. So lange bestehende Abläufe nicht verändert werden, ist dies meist kein Problem. Das Know-how einzelner Mitarbeiter gewährleistet ein weitestgehend störungsfreies Tagesgeschäft. Was passiert jedoch, wenn die eingefahrenen Abläufe verändert werden? Viele Bemühungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen finden dort ihre Grenzen, wo übergreifende Zusammenhänge von den beteiligten Personen nicht mehr im Detail überblickt werden können. In der sogenannten Einführungsanalyse zu Beginn eines jeden Projektes müssen zunächst die Geschäftsprozesse in den einzelnen Bereichen des Kundenunternehmens sowie deren gegenwärtige IT- Unterstützung analysiert werden. Die anschauliche Darstellung der Organisationsstrukturen und Unternehmensprozesse im hierfür bereitgestellten proalpha Geschäftsprozess-Designer (GPD) ist dabei außerordentlich hilfreich. Anhand ausgewählter Elemente können Prozessabläufe und Organisationsstrukturen schnell abgebildet werden. Prozesse lassen sich hierarchisch darstellen. Eine Navigation zwischen den Prozessen wird modellübergreifend durch einen Modell- Explorer sowie prozessbezogen durch Konnektoren unterstützt. Beliebige externe Dokumente können in die Prozesse eingebunden werden. Die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten reicht von der Abbildung einzelner Arbeitsfolgen bis hin zur Gestaltung unternehmensweiter Prozessmodelle, die anschließend über einen entsprechenden Viewer allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können. Projektübersicht in proalpha golive! Die einfache Bedienbarkeit des proalpha Geschäftsprozess-Designers ermöglicht dabei das anschauliche Erfassen von Strukturen und Abläufen direkt während den Projektsitzungen. Die Zuständigkeit einzelner Mitarbeiter kann über alle Prozesse hinweg anhand spezieller Auswertungen per Knopfdruck ausgegeben werden. Unstimmigkeiten und Unschärfen, die in nahezu jeder gewachsenen Organisation vorliegen, werden von den Mitarbeitern anhand eines interessanten Sichtenkonzeptes schnell selbst erkannt. Weitere Optimierungspotenziale können die proalpha-consultants aufgrund ihrer Erfahrungen aufzeigen. Guidelines und Checklisten in proalpha golive! gewährleisten, dass in dieser Phase nichts vergessen wird. Damit sich das Projektteam in den folgenden Phasen nicht verzettelt, ist es abschließend wichtig, die gesammelten Optimierungspotenziale zu priorisieren und entsprechende Projektziele abzuleiten. Dazu lassen sich aus proalpha golive! per Knopfdruck alle Optimierungspotenziale ausgeben. Mit dem Commitment des Projektteams können nun die notwendigen Maßnahmen geplant und angestoßen werden. Organisationsstrukturen und Unternehmensprozesse mit dem proalpha Geschäftsprozess-Designer transparent darstellen Unstimmigkeiten und Unschärfen in der Organisation schnell erkennen Optimierungspotenziale klar priorisieren und entsprechende Projektziele ableiten

4 Projektplanung im Handumdrehen Projekte, wie die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware, fallen in den Unternehmen nur selten an. Die Erfahrung in deren Durchführung liegt folglich bei den Mitarbeitern nur eingeschränkt vor. Insbesondere die Key-User aus den einzelnen Fachbereichen fühlen sich daher bei der Planung der notwendigen Maßnahmen in ihrem Teilprojekt häufig unsicher. Hier ist Unterstützung nötig. Das Aufstellen des Projektplanes wird mit proalpha golive! fast zum Kinderspiel. Die notwendigen Projektschritte und deren Abhängigkeit sind bereits definiert. Zu ergänzen sind lediglich die konkreten Zuständigkeiten und Termine. Dabei spielen vor allem zentrale Meilensteine wie der Abschluss der Feinkonzeption und der Umsetzungsmaßnahmen sowie die Freigabe für den Echtbetrieb eine zentrale Rolle. Einmal terminiert steht dem produktiven Start der Arbeitsgruppen nichts mehr im Wege. Werden im weiteren Projektablauf Änderungen am Projektplan nötig, kann der Projektleiter diese zentral vornehmen. Sie stehen dem Projektteam sofort zur Verfügung. Das aufwändige Verteilen neuer Planungsstände sowie aktueller Aufgabenlisten entfällt komplett. In wenigen Schritten zu einem abgestimmten Projektplan Optimale Zusammenarbeit durch gemeinsame Projektplattform Laufende Pflege des Projektplans ohne großen administrativen Aufwand Prozesse und Software zusammenbringen Der Projektplan und damit auch alle Teilaufgaben mit den notwendigen Hilfsmitteln werden über eine gemeinsame Projektplattform den Projektmitgliedern zentral zur Verfügung gestellt. Jedes Projektmitglied kann sich von seinem Arbeitsplatz aus über den aktuellen Projektstand informieren. Konkrete Aufgaben können durch die zentrale Bereitstellung aufgabenbezogener Guidelines, Vorgehensmodelle und spezieller Dokumentenvorlagen schnell und effizient bearbeitet werden. Die Einführungsanalysen sind abgeschlossen und das Projekt bereits präzise geplant. Die nächste Aufgabe des Teams ist die Konzeption der Soll- Prozesse und die Simulation der verschiedenen Prozessvarianten in proalpha. Diese Tätigkeit setzt verschiedene Schlüsselqualifikationen der Consultants voraus: Grundvoraussetzung ist eine prozessorientierte Denkweise. Signifikante Rationalisierungspotenziale lassen sich heute kaum noch über die Verbesserung einzelner Funktionen erschließen. Der proalpha GPD unterstützt dieses prozessorientierte Herangehen dabei in besonderer Weise. Projekt-Kickoff mit Key-Usern Ausgehend von den im Rahmen der Einführungsanalyse aufgenommenen Ist-Prozessen und den bekannten Schwachstellen werden gemeinsam die zukünftigen Prozessabläufe diskutiert und festgelegt. Zu diesem Zweck können ohne großen Aufwand verschiedene Prozessvarianten entwickelt und zur Diskussion gestellt werden. So wird sichergestellt, dass alle Auswirkungen einer Veränderung sofort erkannt werden. Wo haben sich Verantwortlichkeiten verändert?

5 proalpha Consulting Wo konnte die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen durch automatisierte Workflows verbessert werden? Das ist gerade bei integrierten Prozessen von hoher Bedeutung. Die angewandten Methoden zur Visualisierung der Prozesse orientieren sich dabei einzig an den Anforderungen der mittelständischen Praxis. Bei der Soll-Konzeption der Geschäftsprozesse wird von den Beratern mehr erwartet, als die definierten Geschäftsprozesse in der Software abzubilden; sie sollen mit neuen Ideen sowie der Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten bei der Optimierung der Prozesse aktiv mitwirken. Die Abbildung der Geschäftsprozesse in der neuen Unternehmenssoftware ist dann der nächste Schritt. Er erfordert letztendlich detaillierte Kenntnisse der Funktionen und Datenstrukturen. Zur besseren Veranschaulichung sollten zu diesem Zeitpunkt schon reale Unternehmensdaten in der integrierten ERP-Komplettlösung proalpha verfügbar sein. Zuerst Prozesse optimieren, dann Software parametrieren Auswirkungen veränderter Abläufe vollständig aufzeigen Erfahrungen der Consultants zunutze machen Den aktuellen Projektstand stets online Häufig wird zu Beginn eines Projektes ein Projektplan mit viel Aufwand angelegt, welcher im weiteren Projektverlauf aber nur noch sporadisch aktualisiert wird. Eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts und damit ein frühzeitiges steuerndes Eingreifen sind damit fast unmöglich. Schieflagen im Projekt werden in diesen Fällen häufig erst dann erkannt, wenn es bereits zu spät ist. Prozessdarstellung mit proalpha GPD Der in proalpha golive! angelegte Projektplan lebt. Durch die zentrale Projektplattform kann jedes Mitglied den Fortschritt seiner Aktivitäten zurückmelden. Der Projektleiter erhält zu jedem beliebigen Zeitpunkt per Knopfdruck einen aktuellen Projektstand. Ein möglicher Verzug wird sofort deutlich. Die für verspätete Teilaufgaben zuständigen Projektmitglieder können direkt aus dem Gantt-Diagramm heraus identifiziert werden. Ein Trödeln im Projekt ist nicht möglich. Nicht nur der Projektstand, sondern auch die gesamte Projektdokumentation stehen online zur Verfügung. Fehlentscheidungen aufgrund fehlender oder veralteter Informationen werden so vermieden. Wichtige Entscheidungen können direkt online verbindlich dokumentiert werden. Gleich nach den Besprechungen können alle Projektmitglieder die neuen Ergebnisse einsehen. Neue Aktivitäten werden automatisch den entsprechend zuständigen Mitgliedern in ihrem Aktivitätenmonitor angezeigt. Verspätete Protokolle sowie vergessene Aktivitäten gehören damit der Vergangenheit an. Die administrativen Aufgaben im Projekt können soweit reduziert werden, dass die Projektmitglieder sich vollständig auf die wichtigen inhaltlichen Themen konzentrieren können. Eine zusätzliche Belastung der Projektmitglieder neben dem Tagesgeschäft wird somit vermieden.

6 Zu jeder Zeit einen aktuellen Projektstand durch lebenden Projektplan Richtige Entscheidung aufgrund aktueller Informationen Projektmitglieder werden von administrativen Aufgaben entlastet Sicherheit zuerst Nach vielen vorbereitenden Tätigkeiten ist es dann soweit: Der Echtstart von proalpha steht kurz bevor. Gerade in dieser Phase heißt es, einen kühlen Kopf zu bewahren, nichts zu vergessen und keine gravierenden Fehler zu machen. Durch die strukturierte Vorgehensweise in den vorangegangenen Projektphasen sind sicherlich beste Voraussetzungen für ein erfolgreiches going live gegeben. Wichtig sind in dieser Phase realitätsnahe Schulungen für alle Endanwender auf Basis individueller, auf die Aufgaben der Mitarbeiter zugeschnittener Konzepte. Es geht dabei nicht nur um die Bedienung der neuen Software. Auch die Abläufe und die Bedeutung für andere Abteilungen sind im Rahmen dieser Schulungen zu erläutern. Die mit dem proalpha Geschäftsprozess-Designer erarbeitete Prozessdokumentation gibt den Mitarbeitern die notwendige Sicherheit und fördert das bereichsübergreifende Denken. Die Konsequenzen des Handelns jedes einzelnen Mitarbeiters für alle anderen in dieser Prozesskette werden transparent. Checklisten geben zusätzliche Sicherheit und lassen notwendigen Handlungsbedarf rechtzeitig erkennen. So sind bestimmte Geschäftsprozesse noch zu optimieren oder Defizite bei der Mitarbeiterqualifikation auszugleichen. Wichtig sind in dieser Phase eine absolut exakte Termin- und Ressourcenplanung sowie die interne und sofern relevant externe Kommunikation der geplanten Maßnahmen. Endanwender anforderungsgerecht qualifizieren Konsequenzen bereichsübergreifend aufzeigen Alle wichtigen Prozesse sorgfältig prüfen Termine und Ressourcen exakt planen Das Projekt nach dem Projekt Ein Projekt ist immer ein zeitlich begrenztes Vorhaben und sollte daher sauber abgeschlossen werden. Hierzu gehört zunächst die Feststellung, dass die eingangs definierten Ziele erreicht wurden. Projektplan in proalpha golive! Üblicherweise werden bereits während der Einführung der neuen Unternehmenssoftware weitere Rationalisierungspotenziale erkannt, die mit dieser unmittelbar oder nur mittelbar in Zusammenhang stehen. Zum anderen können sich die Rahmenbedingungen ändern. Neue Produkte, weitere Geschäftsbereiche oder die Expansion ins Ausland zwingen zur erneuten Optimierung der Unternehmensorganisation, Geschäftsprozesse und des Softwareeinsatzes. Insofern ist der Abschluss des einen Projekts schon wieder die Geburtsstunde weiterer kleinerer und größerer Vorhaben zur permanenten Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

7 proalpha Consulting Das proalpha-consultingteam steht seinen mittelständischen Kunden dabei mit seinem besonderen Know-how langfristig zur Verfügung: Neben stets aktuellem Fachwissen verfügen die Berater über eine breite Branchenerfahrung. Zudem kennen die proalpha-consultants die eingesetzte Unternehmenssoftware im Detail. Sie besitzen aus der bisherigen vertrauensvollen Zusammenarbeit die notwendigen intimen Kenntnisse über die Organisation und die Prozesse, die letztendlich den überdurchschnittlichen Erfolg ausmachen. Genau darin liegt der Unterschied zu externen Unternehmensberatungen, die in ihrem Fachgebiet sicherlich gut sein können, aber erheblich länger für die Umsetzung von Projekten benötigen, da das Detailwissen aus Prozessabläufen und der IT-Anwendung fehlt. proalpha vereint im Consulting Projektdetailwissen, Software-Know-how und Beratungserfahrung und kann so Projekte schneller und erfolgreicher zum Nutzen des Kunden realisieren. Softwarenutzung unterliegt einem permanenten Wandel Unternehmenssoftware und Consulting immer aus einer Hand Mit konzeptioneller Beratung zum Erfolg Neben der Einführungsunterstützung bietet proalpha nach dem Echtstart zahlreiche konzeptionelle Beratungsprodukte an. Dabei steht die Organisationsund Prozessberatung im Vordergrund. Die zur Verfügung stehenden Beratungsprodukte haben eines gemeinsam. Sie alle sind von erfahrenen proalpha- Mitarbeitern aus den jeweiligen Fachbereichen entwickelt worden. Ob bei der Erstellung einer komplexen Balanced Scorecard (BSC), der Einführung einer Prozesskostenrechnung, der Lagerbestandsop- Grafische Darstellung der BSC in proalpha timierung oder der Einführung einer Vertriebsmethode für den Vertrieb von komplexen Produkten (proalpha Advanced Selling) alle Produkte stammen aus einer Hand. Auch die Geschäftsprozessoptimierung, kurz GPO genannt, zählt zu diesen konzeptionellen Beratungsprodukten. Gerade bei der Implementierung von ERP-Software sind Prozessveränderungen sinnvoll und notwendig. Mit dem GPO bietet proalpha ein Dienstleistungsprodukt an, das die Kunden bereits in der Einführungsphase bei der Umgestaltung der Prozesse intensiv unterstützt. Das Zusammenspiel von detaillierten Projektkenntnissen, Software- Know-how und Beratungserfahrung macht auch hier den Erfolg aus. Durch das umfassende Angebot an konzeptionellen Beratungsprodukten profitieren alle proalpha-kunden. Weitreichende und vielfältige Beratungsleistungen sind der Garant für eine langfristig erfolgreiche Weiterentwicklung der mittelständischen Klientel aus Industrie und Handel. Konzeptionelle Beratung unterstützt den Kunden weitreichend und erfolgreich Durch das Zusammenspiel von internen Projektkenntnissen, Software-Know-how und richtigem Beratungsansatz zum Erfolg Garant einer langfristig erfolgreichen Weiterentwicklung der mittelständischen proalpha- Kunden aus Industrie und Handel

8 proalpha Software AG Auf dem Immel Weilerbach Telefon: +49 (6374) Telefax: +49 (6374) Internet:

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