Business Process Management im Gesundheitswesen - State of the Art anhand von Praxisbeispielen

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1 Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten Business Process Management im Gesundheitswesen - State of the Art anhand von Praxisbeispielen Gregor Greinke, Vorstandsvorsitzender GBTEC Software + Consulting AG 1

2 Agenda 1. Kurzvorstellung GBTEC 2. Die BIC Platform 3. Grundlagen des Prozessmanagements 4. Prozessmanagement im Gesundheitswesen 5. Praxisbeispiele 6. Ausblick und Diskussion GBTEC Software + Consulting AG 2

4 GBTEC die BPM Company Gründung der GBTEC Software + Consulting AG als Spin Off des Bertelsmann Konzerns GBTEC gewinnt das Vertrauen der ersten Großkunden Mit mehr als einer Mio. Usern ist GBTEC Marktführer im Portalumfeld für Prozess- Publizierung / /12 Markteinführung der neuen BIC Platform, die integrative Plattform für ganzheitliches BPM GBTEC misst 60 Mitarbeiter und gründet weitere Niederlassung in München GBTEC betreut heute 150 namhafte Kunden aus den verschiedensten Branchen GBTEC Software + Consulting AG 4

6 Die BIC Produktfamilie GBTEC Software + Consulting AG BIC Platform V1 (vertraulich)

7 Die Themen im BPM Umfeld Business Process Management Compliance + Risk Management Process Intelligence + Monitoring Enterprise Architecture Solution Management ERP Process Automation BIC Solution Management GBTEC Software + Consulting AG 7

8 Unsere Kunden GBTEC Software + Consulting AG 8

9 BIC Platform: Fachliche Positionierung Fachliches BPM (Business View) BP Strategy BP Design BP Implementation BP Controlling BPMN2.0 BPEL XPDL, Define Create Execute Monitor Technisches BPM (Technical View) GBTEC Software + Consulting AG 9

11 Einfaches Modellieren Komplexe Prozesse spielend einfach modelliert Bereitstellung unterschiedlicher Methoden» BPMN 2.0, ARIS, Swimlane, Flowchart, SIPOC, Organigramm, etc.» IT Landscaping, Architekturmodelle» Fachliche SOA-Modellierung» Frei definierbare Methode möglich Einfache Modellierung» Autolayouter für jede Methode» Vorschlagslisten für Stammdaten Modernisierte Oberfläche» Look and Feel von Windows 7» Einfachste Bedienung GBTEC Software + Consulting AG 11

12 Einfache, intuitive Prozesspublizierung Entscheidend für den Erfolg sind nicht die wenigen Modellierer im Unternehmen, sondern die Mitarbeiter, die die Prozesse Tag für Tag leben. Prozesspublizierung ist mehr als reine Prozessvisualisierung! Es ist die effiziente und anwenderfreundliche Bereitstellung von Prozesswissen und vorhandener Dokumentation an alle Mitarbeiter eines Unternehmens. GBTEC Software + Consulting AG 13

14 Beispiel für Design und Visualisierung Modellierung Visualisierung GBTEC Software + Consulting AG 15

15 Beispiel für Design und Visualisierung Modellierung Visualisierung GBTEC Software + Consulting AG 16

17 Warum Prozessmanagement als Basis? Geschäftsanalyse Ressourcensteuerung Shared Service Center Fachliches IT-Anforderungsmanagement Compliance und QM... Klein beginnen... das Ganze im Blick Übergreifender Nutzen eines integrierten Prozessmanagements Harmonisierung durch einheitliches Vorgehen Strukturierte Inhalte liefern Antworten auf spezifische Projektfragestellungen Kostensenkung durch Vermeidung von Redundanzen Zeitersparnis durch Wiederverwendung vorhandener Inhalte Qualitätsverbesserung durch einheitliche Informationsstruktur GBTEC Software + Consulting AG 18

18 Warum Prozessmanagement als Basis? Definition Prozessmanagement Prozessmanagement ist die konsequente Ausrichtung und Optimierung der Prozesse auf definierte Prozessziele (z.b. Service, Qualität, Durchlaufzeit). Beim Prozessmanagement erfolgt eine ganzheitliche Betrachtung mit Fokus auf das Prozessergebnis. Der gesamte Ablauf muss sich vom Anfang bis zum Ende am erwarteten Ergebnis orientieren: Erfüllt der Prozess-Output die definierten Prozessziele/ Kundenerwartungen z.b. Schnelligkeit, Qualität, Effizienz?" Prozessmanagement bedeutet eine aktive Steuerung von Prozessen zur dauerhaften Erreichung der Prozessziele. GBTEC Software + Consulting AG 19

19 Warum Prozessmanagement als Basis? Von der Funktions- zur Prozessorientierung Funktionsorientierung» Bereichsdenken» Teiloptimum» Viele Schnittstellen» Hoher Koordinationsaufwand Prozessorientierung» Bereichsübergreifendes Denken» Gesamtoptimum» Wenige Schnittstellen» Schnellere Abläufe GBTEC Software + Consulting AG 20

20 Ansatzpunkte für Prozessoptimierungen Kosten senken Ansatzpunkte Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten abbauen» Doppelarbeiten» Ru ckfragen, Abstimmprozesse, Schleifen» Vermeidung von Fehlern/Unvollsta ndigkeiten» Kontrollta tigkeiten Prozessintegration» Bearbeitung eines Prozesses durch eine Stelle» Abbau von Schnittstellen, Bündelung von Aufgaben» Erweiterung von Kompetenzen» Parallelarbeit statt sequenziellem Ablauf Qualität steigern Zieldreieck der Prozessoptimierung Durchlaufzeiten reduzieren GBTEC Software + Consulting AG 21 Unterstu tzung durch Informationstechnologie» Automatisierung von Routine-Ta tigkeiten (z.b. Belegerfassung)» Einfachere, schnellere Bearbeitung» Aktenarme Bearbeitung» Kurze Antwortzeit bei Anfragen/Nachfragen

21 Prozessmanagement als Leitplanke Der Prozess liefert sämtliche Informationen für Transparenz, Optimierung und Steuerung EPOS Office SharePoint IT-System/ Dienst Prozess- Management Rolle/ Org.-Einheit Beschäftigte Netzwerke Team Bearbeiter Führungskraft Schulungen Kennzahl Prozess/ Aufgabe/ Checklisten Aktivität Dokument/ Geschäftsobjekt Fachwissen Arbeitsanweisungen Vorlagen Checklisten Intranet Verfahrensdaten Internet GBTEC Software + Consulting AG 22

22 Prozessmanagement als Leitplanke Das Prozessmodell bildet das Skelett für die Zuordnung der Attribute zu den Sachverhalten Service Level Agreement Relevanter Kunde Anzahl der Nutzer Verfügbare Dienste IT-System/ Dienst Prozess- Management Prozess/ Aufgabe/ Aktivität Checklisten Rolle/ Org.-Einheit Dienstgrad Kapazität Bindung Jahresarbeitszeit Kennzahl Bearbeitungszeit Durchlaufzeit Schwachstelle Attribute Zweckkritik Attribute Aufgabenkritik Dokument/ Geschäftsobjekt GBTEC Software + Consulting AG 23

23 Das Levelkonzept als Voraussetzung für das Geschäftsprozessmanagement EBENE 1: Prozesslandkarte EBENE 2: Prozessübersicht (WKD) EBENE 3: Prozessübersicht (WKD) EBENE 4: fachliche Prozessmodellierung (EPK, Swimlane) Grobanalyse Feinanalyse Klassisches BPM EBENE 5: IT-spezifische Prozessmodellierung (BPMN) GBTEC Software + Consulting AG 24

24 Das Levelkonzept als Voraussetzung für das Geschäftsprozessmanagement EBENE 1: Prozesslandkarte EBENE 2: Prozessübersicht (WKD) EBENE 3: Prozessübersicht (WKD) EBENE 4: fachliche Prozessmodellierung (EPK, Swimlane) EBENE 5: IT-spezifische Prozessmodellierung (BPMN) IT-nahes BPM GBTEC Software + Consulting AG 25

25 Das Zusammenspiel der Level Der Unterschied zwischen fachlichem und ITspezifischem Prozessmodell Das fachliche Prozessmodell beschreibt den Prozess aus Sicht des Beschäftigten mit den für ihn relevanten Informationen. Der IT-spezifische Prozess beschreibt den Prozess für Dienstleister und IT- Implementierer. GBTEC Software + Consulting AG 26

26 Einordung der Modellierung ins Metamodell Übersichtsmodelle / Fachliche Detailmodelle (CIM) Fachliche IT-Modelle (PIM) Ausführbare IT- Modelle (PSM) Geschäftsprozess Workflow (Integrationsprozess) Dienst (strukturierend) Service Web Service Funktionalität Aktivität (f) X Aktivität (t) Dienst Service- Operationstyp Web Service Operation Messages Geschäftsobjekt Informationsobjekt Entitytyp XSD Attribute CIM: Computation Independent Model PIM: Platform Independent Model PSM: Platform Specific Model Aktivität (f): fachliche Aktivität ohne IT Inhalt Aktivität (t): technische Aktivität mit IT Inhalt GBTEC Software + Consulting AG 27

27 Das Zusammenspiel der Level Der prozessbasierte Ansatz unterstützt... die Fachbereiche bei die IT bei» der Identifizierung relevanter Prozesse» der Prüfung richtiger Prozessausführung» der Bewertung der Wirtschaftlichkeit» der Sicherstellung vergleichbarer und nachhaltiger Prozesse» der kontinuierlichen Optimierung» der Kommunikation fachlicher Dienstleistungen» der Identifikation relevanter Prozesse für die IT- Systementwicklung» der Ableitung technischer Services auf Basis logischer Dienste» der fachlichen und technischen Datenbeschreibung» der Ableitung eines Rollen- und Rechtekonzepts» der Weiterentwicklung zum Architekturmodell GBTEC Software + Consulting AG 28

29 Wieso Prozessmanagement im Gesundheitswesen? Kostendruck Druck der Politik auf Leistungserbringer Gesetzliche Anforderungen (Nachweisbarkeit) Verbesserungen in den Abläufen Reduktion des administrativen Aufwands Prozesse sind Leitplanke für die tägliche Arbeit und wesentlicher Wissensanker in der Klinik GBTEC Software + Consulting AG 30

30 Situation im Gesundheitswesen Patientenbehandlungen 30% 70% Verteilung der Pflegetage 80% 20% geringer Versorgungsaufwand hoher Versorgungsaufwand geringer Versorgungsaufwand hoher Versorgungsaufwand Unterstützung durch Prozessmanagement GBTEC Software + Consulting AG 31 Geringer Versorgungsaufwand:» Behandlung ist standardisiert / Pathways Hoher Versorgungsaufwand:» hoch-kostenintensiv, multimorbid, chronisch krank, mit komplexer Versorgungsstruktur und organisation» nicht abschließend heilbar, durchlaufen das Gesundheitssystem mehrfach» Bedarf an Steuerung durch das Gesundheitssystem (Case Management)» Bedarf an Ressourcen schonender Leistungsplanung» Immer wiederkehrende Krankenhausaufenthalte mit Aktualisierung der Nachsorgestrukturen und prozesse (Drehtüreffekt)

32 Projektbeispiel 1: Aufbau eines BPM-Systems Universitätsklinikum Aufgabe Aufbau eines Prozessmanagementsystems für die Arbeitsabläufe der Klinik und der Verwaltung mit BIC Design und BIC Portal. Nutzen Einheitliche Methode für alle Prozesse Klinikweite Transparenz für alle Mitarbeiter Basis für die anstehende Optimierung der Prozesse Kostenersparnis durch verbesserte BPM-Technologie GBTEC Software + Consulting AG 33

33 Beispiel: Unsystematische Kommunikationswege ohne Case Management Arztpraxis Intensivstation Poliklinik Amb. Pflegedienst Ext. Case Managemen t Einweiser - extern - intern Station 1 Station 2 Station 3 Bettenführende Leistungsbereiche OP Katheterlabor EKG Röntgen Leistungsbereiche - Diagnostik - Therapie GBTEC Software + Consulting AG 34

34 Beispiel: Unsystematische Kommunikationswege mit Case Management Arztpraxis Intensivstation Poliklinik Amb. Pflegedienst Ext. Case Managemen t Einweiser - extern - intern Case Management OP Katheterlabor EKG Röntgen Stationen GBTEC Software + Consulting AG 35

35 LIVEDEMO GBTEC Software + Consulting AG 37

36 Projektbeispiel 2: Aufbau eines BPM-Systems Zentrum für Onkologie Aufgabe Modellierung, Visualisierung und Optimierung klinischer SOPs mit BIC Design und BIC Portal Nutzen Standardisierte SOPs auf der Basis einer Methode Wissensmanagement und Portal für Ärzte und Pfleger Basis für den Excellence-Center und das Zertifikat Kostenersparnis durch verbesserte Prozesse Höhere Patientenzufriedenheit Best Practice Sharing mit anderen Kliniken und Centern GBTEC Software + Consulting AG 38

37 Modellierung Klinischer SOPs Was sind SOPs? Schriftlich festgehaltene Standardvorgehensweisen für stationäre, diagnostische oder labortechnische Abläufe Standardisierung meint im eigentlichen Wortsinn eine Vereinheitlichung von Verfahrensweisen, verwendeten Materialien oder anderem. Ziel ist die Schaffung gemeinsamer Standards GBTEC Software + Consulting AG 39

38 Modellierung Klinischer SOPs Motive für die Einführung von SOPs Austauschbarkeit von Komponenten Vereinfachung des Informationsaustauschs Patientenschutz durch Definition von Mindeststandards Methodische Vereinheitlichung Kostensenkung Die SOPs geben nicht nur die Richtlinien für die Mitarbeiter vor, sondern spiegeln auch den Qualitätsanspruch einer Klinik wider. GBTEC Software + Consulting AG 40

39 Livedemo LIVEDEMO GBTEC Software + Consulting AG 41

41 Ausblick und Handlungsempfehlung Herausforderung Governance Change-Management: Content Generierung 5 4 Methoden und Werkzeuge 5 Know how Transfer Prioritäten GBTEC Software + Consulting AG 43

42 Ausblick und Handlungsempfehlung Holen Sie sich die entsprechende Governance Definieren Sie die Ziele Gehen Sie iterativ vor Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche Contentgenerierung ist wichtiger als Wissenschaften über Methoden GBTEC Software + Consulting AG 44