Handbuch Kommunaler Gesamtabschluss (Konsolidierung)

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1 newsystem kommunal Programmdokumentation Handbuch Kommunaler Gesamtabschluss (Konsolidierung)

2 Copyright by INFOMA Software Consulting GmbH Für diese Dokumentation beansprucht INFOMA Software Consulting GmbH Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der INFOMA Software Consulting GmbH weder abgeändert, erweitert oder vervielfältigt, noch sonst im Widerspruch zu deren berechtigten Interessen verwendet werden. INFOMA lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. Zuständig für den Inhalt: INFOMA Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm INFOMA Software Consulting GmbH Seite 2 von 44

3 Vorwort Dieses Buch ist als Referenz konzipiert, in der die notwendigen Informationen für die Erledigung der Aufgaben mit newsystem kommunal für Ihren kommunalen Gesamtabschluss (Konsolidierung) erläutert werden. Es ist nicht notwendig, ein Spezialist der kameralen bzw. kaufmännischen Buchhaltung zu sein. Es wird jedoch vorausgesetzt, dass generelle Kenntnisse in der Kameralistik, der Finanzbuchhaltung und der Datenverarbeitung vorhanden sind. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Genauere Angaben über einzelne Felder oder Fenster können über die Onlinehilfe aufgerufen werden. Diese führt in alle Teile der Applikation wie z.b. Tabellen, Berichte, Fenster, Felder, Menüs und Stapelverarbeitungen. Generell kann in newsystem kommunal die Maus oder die Tastatur verwendet werden, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Mehr über Zugriffsmöglichkeiten ist im Handbuch "Bedienungsgrundlagen" erläutert. Dabei ist grundsätzlich zu beachten, dass Datensätze standardmäßig nach Nummern sortiert werden. Des Weiteren sollten die Symbole und typografischen Konventionen des Handbuchs jedem Benutzer geläufig sein. Diese Dokumentation basiert auf Microsoft Dynamics NAV Version 6. Dokumentationsstand: Version vom Technische Voraussetzungen ( ): SQL-Server: Die technischen Voraussetzungen für den Betrieb von Microsoft Dynamics NAV mit Microsoft SQL Server (2005/2008) sind immer individuell abzuklären. Native-Server: 32- oder 64-Bit Betriebssystem: Microsoft Windows XP SP3 / Windows Vista SP2 (Business, Ultimate oder Enterprise) / Windows 7 (Professional, Ultimate oder Enterprise) / Windows Server 2003 SP2 / Windows Server 2008 SP2 4 GB Arbeitsspeicher TCP/IP oder NetBIOS kompatibles LAN mit mind. 1 Gbit Maximale Datenbankgröße 128 GB Klassischer Client: 32- oder 64-Bit Betriebssystem: Microsoft Windows XP SP3 / Windows Vista SP2 (Business, Ultimate oder Enterprise) / Windows 7 (Professional, Ultimate oder Enterprise) / Windows Server 2003 SP2 / Windows Server 2008 SP2 2 GB Arbeitsspeicher TCP/IP oder NetBIOS kompatibles LAN mit mind. 100 Mbit 500 MB Festplattenplatz Darstellung von mindestens 800 x 600 Bildpunkten Für ergänzende Informationen verweisen wir auf die technischen Handbücher von Microsoft Dynamics NAV. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 3 von 44

4 Systemsprache: Die Sprache der gesamten Benutzeroberfläche von newsystem kommunal ist deutsch. Wartung und Weiterentwicklung: Die Produktfamilie newsystem kommunal unterliegt einer ständigen Angleichung an technische Neuerungen und kann sich dadurch im Bereich der Masken oder Menüführung optisch verändern. Die Grundfunktionen bleiben jedoch erhalten. Sollten Sie Fragen zu Änderungen haben, lesen Sie bitte die Updatedokumentation oder wenden sich an unser Kompetenz-Team. Bei gravierenden Änderungen in der Benutzeroberfläche oder funktionalen Änderungen werden die betreffenden Handbücher angepasst und zum Download bereitgestellt. Die Auslieferung von neuen Versionen erfolgt im Rahmen der Softwarepflegeverträge. Updates werden generell im Internet zur Verfügung gestellt. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 4 von 44

5 Begriffsbestimmungen: Handbuch Kommunaler Gesamtabschluss (Konsolidierung, V ) Begriff Ansicht Windows Klassisch Ansicht Windows XP Beschreibung Feldhilfe Anzeige von weiteren Informationen. Kommandoschaltfläche: Es öffnet sich die entsprechende Funktion. Schaltfläche Auswahlschaltfläche Menüschaltfläche: Durch Anklicken werden weitere Funktionen angezeigt. Funktion zum "Durchgreifen" in andere Tabellen. Aktivierung durch Anklicken oder über die Funktionstaste [F6]. Liste Liste vordefinierter Werte. Optionsfeld [F6] Darstellung einer Funktionstaste. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 5 von 44

6 Symbolleiste: Symbole analog zu Windowsprogrammen: Symbol Windows Klassisch Symbol Windows XP Short Cut Funktion STRG + P Drucken Seitenansicht STRG + X Ausschneiden STRG + C Kopieren STRG + V Einfügen Symbole für newsystem kommunal: Symbol Windows Klassisch Symbol Windows XP Short Cut Funktion [F12] Hauptmenü STRG + L [F3] [F4] STRG + F Übersicht: Pfeil hoch Tabelle: Bild hoch Übersicht: Pfeil runter Tabelle: Bild runter Links aufrufen Neuer Datensatz Datensatz löschen Suchen Erster Datensatz Vorheriger Datensatz Nächster Datensatz Letzter Datensatz [F5] Groß + [F8] [F7] STRG + [F7] Groß + [F7] Übersicht Aufrufen der Sortierschlüssel Feldfilter Tabellenfilter (mehrere Feldfilter) FlowFilter INFOMA Software Consulting GmbH Seite 6 von 44

7 Groß + STRG + [F7] STRG + W STRG + E Alle Filter lösen An Word senden An Excel senden Sendeoptionen Weitere Symbole und ShortCuts: Symbol Windows Klassisch Symbol Windows XP Short Cut Funktion Alt + [F1] Hauptmenü ein- / ausblenden Aktives Fenster / aktive Karte schließen Esc Eingabe verwerfen, sofern das Feld noch nicht verlassen wurde [F5] Übersicht anzeigen Groß + [F5] Karte anzeigen [F6] Durchgreifen auf eine hinterlegte Tabelle [F8] Feldwert von oben nach unten kopieren [F11] Buchen / Ausführen Groß + [F11] Buchen / Ausführen und Drucken Bemerkungen Internetseite öffnen Erstellen einer neuen INFOMA Software Consulting GmbH Seite 7 von 44

8 Beispiele für Filterinhalte: Handbuch Kommunaler Gesamtabschluss (Konsolidierung, V ) Bedeutung Filter Beispiel Angezeigte Datensätze (DS) Ist gleich 4711 Alle DS mit Wert Alle von DS 1100 bis zum letzten DS Vom ersten DS bis DS DS 1100 bis DS 2100 Intervall Alle DS bis einschließlich P8.. Mit den Wildcards "*" oder "?" Entweder / oder Und & <2000&>1000 Alle DS von Buchhaltungsperiode 8 bis heute Derartige Platzhalter dürfen nicht in Verbindung mit ".." verwendet werden, da sie aufgrund differenzierter Sortierung unterschiedliche Ergebnisse bei Native und SQL zurückgeben. DS mit Wert 1200 oder Wenn für all diese Werte DS existieren, dann werden alle angezeigt (Pipezeichen über AltGr + <>). DS kleiner 2000 und DS größer "&" kann nicht allein mit zwei Werten verwendet werden. Dafür wäre dann " " zu verwenden. Ungleich <> <>0 Alle DS mit Wert ungleich Null Größer als > >1200 Alle DS mit Wert größer 1200 Größer gleich >= >=1200 Alle DS mit Wert größer gleich 1200 Kleiner als < <1200 Alle DS mit Wert kleiner 1200 Kleiner gleich <= <=1200 Alle DS mit Wert kleiner gleich 1200 Platzhalter für beliebig viele Zeichen Platzhalter für ein unbekanntes Zeichen Groß- / Kleinschreibung ignorieren * *Co* *Co DS, in denen die Zeichenfolge "Co" enthalten ist. DS, die auf die Zeichenfolge "Co" enden. DS, die mit der Zeichenfolge "Co" beginnen. Anstelle des? kann ein beliebiges Zeichen stehen, z.b.: Hans oder Haus. Klammerberechnung ( ) 30 (>10&<20) DS mit Wert 30 oder mit einem Wert zwischen 10 und 20 INFOMA Software Consulting GmbH Seite 8 von 44

9 INHALTSVERZEICHNIS Handbuch Kommunaler Gesamtabschluss (Konsolidierung, V ) Inhaltsverzeichnis Übersicht über den Kommunalen Gesamtabschluss Schritte zur Konsolidierung Einrichten der Konsolidierung Einrichten des Konsolidierungsmandanten und von Tochterunternehmen Einrichten von Konsolidierungsinformationen auf Sachkonten Einrichtungen im Konzernmandanten Funktion "Datenimport aus Konsol. Mandant" Funktion "Daten Import/Export (Datei)" Funktion "Konsol. Konten in Sachkonten eintragen" Einrichten der Konzernmandantendaten Festlegen von Wechselkursen für Konsolidierungen Einrichten von Dimensionsinformationen für Konsolidierungen Exportieren von Daten zur Konsolidierung Prüfen der zu konsolidierenden Daten Prüfen von Daten in einer Datei vor der Konsolidierung Prüfen von Daten in einer Datenbank vor der Konsolidierung Konsolidieren der Daten Konsolidieren aus derselben Datenbank Konsolidierung aus Dateien Konsolidierung aus "externen" Anwendungen Kontenübersetzung externer Anwendungen Funktion "Datei importieren" Verarbeiten von Konsolidierungseliminierungen Ausdrucken von Konsolidierungsberichten Anwenderunterstützung (Support) Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis INFOMA Software Consulting GmbH Seite 9 von 44

10 1 ÜBERSICHT ÜBER DEN KOMMUNALEN GESAMTABSCHLUSS Die Konsolidierung umfasst die Zusammenführung der Finanzauswertungen von zwei oder mehreren getrennten Unternehmen (Tochterunternehmen) in eine konsolidierte Finanzauswertung. In newsystem kommunal wird jedes einzelne Unternehmen, das an einer Konsolidierung beteiligt ist, als Konzernmandant bezeichnet. Das zusammengeführte Unternehmen wird als Konsolidierungsmandant bezeichnet und wird gewöhnlich nur zu diesem Zweck eingerichtet, ohne normale Geschäftstransaktionen durchzuführen. Sie können wie folgt konsolidieren: Über verschiedene Kontenpläne. Unternehmen mit abweichenden Geschäftsjahren. Entweder den vollen Betrag oder einen Prozentsatz von bestimmten Finanzdaten eines Unternehmens. Unternehmen mit verschiedenen Währungen. Unter Verwendung unterschiedlicher Umrechnungsmethoden für die jeweiligen Sachkonten. Sie können Unternehmen konsolidieren, die: sich in derselben Datenbank wie der Konsolidierungsmandant befinden. sich in anderen Microsoft Navision-Datenbanken befinden. sich in anderen Buchhaltungs- und Business-Management-Systemen befinden (vorausgesetzt, dass Sie die Daten aus dem anderen Programm in eine Datei mit dem entsprechenden Format exportieren können). Finanzdaten enthalten, die sich entweder in einem Flat File (TXT-Datei vor Version 4.0) mit Feldern fester Länge befinden oder im XML-Format vorliegen. Sie richten den Konsolidierungsmandanten in der Datenbank genauso ein, wie Sie andere Mandanten einrichten. Der Kontenplan ist unabhängig vom Kontenplan in den anderen Konzernmandanten, und der Kontenplan in einem Konzernmandanten kann sich von dem Kontenplan eines anderen Konzernmandanten unterscheiden. Mit der Konsolidierungsfunktion der Anwendung können Sie eine Liste der Konzernmandanten einrichten, die Daten vor der Konsolidierung prüfen, aus Dateien und Datenbanken importieren und Konsolidierungsberichte erstellen. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 10 von 44

11 Der Kommunale Gesamtabschluss wurde in das Hauptmenü aufgenommen. Abbildung 1: Maske "Hauptmenü" mit dem Kommunalen Gesamtabschluss Dieser Menüpunkt beinhaltet zusätzlich zur eigenen Funktion "Konzernmandantenkarte" eine Reihe von Funktionen aus der Doppik, die für die Tätigkeiten im Konsolidierungsmandanten wichtig sind. Abbildung 2: Maske "Hauptmenü", Menüpunkt "Kommunaler Gesamtabschluss" INFOMA Software Consulting GmbH Seite 11 von 44

12 Die bisherige Kurzform für den kommunalen Gesamtabschluss ist wie bisher unter dem Menü FiBu-Allgemein / Periodische Aktivitäten / "Konsolidierung" zu finden. Abbildung 3: Maske "Hauptmenü", Menü FiBu-Allgemein / Periodische Aktivitäten / "Konsolidierung" Hier wurde nach den spezifischen Tätigkeiten eine Aufteilung nach Konzern- und Konsolidierungsmandant durchgeführt. Für den "Kommunalen Gesamtabschluss" gibt es eine neue Benutzerrolle "NKR- GESAMTABSCHLUSS". Bitte beachten Sie: Die in Kapitel 2.3 ab Seite 15 und Teile aus Kapitel 6 ab Seite 29 aus Update beschriebenen Erweiterungen sind kostenpflichtig und müssen daher separat lizenziert werden. 1.1 Schritte zur Konsolidierung Nachfolgend werden die Schritte beschrieben, die zur Durchführung einer Konsolidierung notwendig sind. Der Konsolidierungsprozess kann in sechs Schritte unterteilt werden: 1. Einrichten eines Konsolidierungsmandanten und von Tochterunternehmen. 2. Exportieren der Daten für die Konsolidierung (bei Bedarf). 3. Prüfen der zu konsolidierenden Daten. 4. Konsolidieren der Daten. 5. Verarbeiten von Eliminierungen. 6. Konsolidierte Berichte. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 12 von 44

13 2 EINRICHTEN DER KONSOLIDIERUNG 2.1 Einrichten des Konsolidierungsmandanten und von Tochterunternehmen Bevor Sie eine Konsolidierung durchführen, müssen Sie den Konsolidierungsmandanten eingerichtet haben. Der Mandant muss wie jeder andere Mandant in der Anwendung eingerichtet werden, bei Bedarf mit einem eigenen Kontenplan und eigenen Dimensionen. Wenn ein neuer Mandant zur Konsolidierung von Tochterunternehmen eingesetzt werden soll, beachten Sie, dass die "Einrichtungscheckliste" (ID 531) der Finanzbuchhaltung verwendet werden kann, um den Kontenplan und andere Einrichtungsdaten in den neuen Mandanten zu kopieren. 2.2 Einrichten von Konsolidierungsinformationen auf Sachkonten Der Kontenplan für einen zu konsolidierenden Mandanten muss Konten für die Konsolidierung ausweisen. Sie müssen in jedem Mandanten für jedes Buchungssachkonto das Sachkonto im Konsolidierungsmandanten angeben, auf das bei der Konsolidierung der Saldo übertragen werden soll. Mit der folgenden Zuweisung können Mandanten mit unterschiedlichem Kontenplan miteinander konsolidiert werden. Um Konsolidierungsinformationen für Sachkonten einzugeben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei / "Mandant öffnen". Wählen Sie aus der Mandantenliste ein Tochterunternehmen aus. 2. Klicken Sie im Menü der Finanzbuchhaltung auf "Kontenplan" (ID 16). 3. Klicken Sie auf "Sachkontokarte" (ID 17), und wählen Sie das Register "Konsolidierung". Abbildung 4: Maske "Sachkontokarte" (ID 17), Register "Konsolidierung" INFOMA Software Consulting GmbH Seite 13 von 44

14 4. Füllen Sie für jedes Sachkonto mit der "Kontoart" = Konto die Felder "Konsol. Sollkonto" und "Konsol. Habenkonto". FELD Konsol. Sollkonto Konsol. Habenkonto Konsol. Umrechnungsmethode Konto für Nullstellung BESCHREIBUNG Das Konto im Konsolidierungsmandanten, auf das Sollsalden dieses Kontos übertragen werden. Das Konto im Konsolidierungsmandanten, auf das Habensalden dieses Kontos übertragen werden. Die folgenden Optionen sind verfügbar: Dieses Feld enthält die für das Konto verwendete Konsolidierungsumrechnungsmethode. Die Umrechnungsmethode bestimmt den auf das Konto anzuwendenden Währungsumrechnungskurs. Durchschnittskurs (manuell) Ultimokurs Historischer Kurs Mischkurs Eigenkapitalkurs Der Durchschnittskurs für den zu konsolidierenden Zeitraum. Sie berechnen den Durchschnitt entweder als arithmetisches Mittel oder als bestmögliche Schätzung und geben ihn für jeden Konzernmandanten ein. Der Schlusskurs am Devisenmarkt für den Tag, für den die Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung erstellt wird. Sie geben den Kurs für jeden Konzernmandanten ein. Der Wechselkurs für die Fremdwährung, der galt, als die Transaktion durchgeführt wurde. Die Beträge der laufenden Periode werden zum Durchschnittskurs umgerechnet und zum zuvor erfassten Saldo für den konsolidierten Mandanten addiert. Diese Methode wird meistens für Gewinn- und Verlustkonten verwendet, da diese Beträge aus unterschiedlichen Perioden umfassen und daher mit verschiedenen Umrechnungskursen bestimmte Beträge vereinen. Dem Mischkurs ähnlich. Die Buchung der Unterschiede erfolgt auf separate Sachkonten. Hier können Sie ein Bilanzkonto eintragen, über welches das aktuelle Bilanzkonto über eine Funktion im Zuge der Jahresabschlussarbeiten abgeschlossen (= umgebucht) werden kann. Tabelle 1: Feldbeschreibung Maske "Sachkontokarte" (ID 17), Register "Konsolidierung" Wenn der Saldo täglich übertragen werden soll, ist es ratsam, sowohl für das Feld "Konsol. Sollkonto" als auch für das Feld "Konsol. Habenkonto" Kontonummern anzugeben. Dies hat folgende Gründe: Obwohl Beträge = 0 nicht übertragen werden, kann ein Konto mit einem Schlusssaldo von null an einigen Tagen einen Saldo ungleich null haben. Es kann einen Soll- oder Habensaldo an einigen Tagen geben, selbst wenn als Schlusssaldo der Konsolidierungsperiode ein Haben- oder Sollsaldo erwartet wird. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 14 von 44

15 Wenn Sie bei einem Konto nicht zwischen Soll- und Habensalden unterscheiden möchten, können Sie einfach dieselbe Kontonummer in beiden Feldern "Konsol. Sollkonto" und "Konsol. Habenkonto" angeben. 5. Schließen Sie die Maske "Kontenplan", nachdem Sie für alle Sachkonten Kontonummern eingegeben und die Konsolidierungsumrechnungsmethode gewählt haben. Öffnen Sie dann das nächste Tochterunternehmen, und wiederholen Sie den Ablauf. Für den Konsolidierungsmandanten müssen ebenso Soll- und Habenkonten zur Konsolidierung eingerichtet werden. Bitte beachten Sie: Sofern der Konsolidierungsmandant kein Tochterunternehmen eines anderen Mandanten ist, entsprechen die Soll- und Habenkonten zur Konsolidierung im Konsolidierungsmandanten der Kontonummer des Sachkontos. 2.3 Einrichtungen im Konzernmandanten Für Konzernmandanten gibt es die neue Maske "Konsol. Konten" (ID ), die das Eintragen der Konsolidierungskonten ("Konsol. Sollkonto", "Konsol. Habenkonto") in den Sachkonten erleichtern soll. Die Maske können Sie über die FiBu-Allgemein / Periodische Aktivitäten (FiBu-Allgemein) / Konsolidierung / Konzernmandant / "Konsol. Konten" aufrufen. Bitte beachten Sie: Die in diesem Kapitel (inklusive Unterkapitel) beschriebenen Erweiterungen aus Update sind kostenpflichtig und müssen daher separat lizenziert werden. Abbildung 5: Neue Maske "Konsol. Konten" (ID ) Die neue Maske "Konsol. Konten" (ID ) hat folgende Felder: FELD Konsol. Konto BESCHREIBUNG Geben Sie hier das das Konsolidierungskonto aus dem Konsolidierungsmandanten an. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 15 von 44

16 Konsol. Konto GuV/Bilanz/Finanz Konsol. Konto Name Konsol. Konto für Konten Anzahl Sollkonten und Anzahl Habenkonten Anzeige der Art des Konsolidierungskontos. Anzeige des Namens des Konsolidierungskontos. Hier sind die Sachkonten einzutragen, in denen das "Konsol. Konto" in "Konsol. Sollkonto und -Habenkonto" eingetragen werden soll. Eingaben analog Filterfelder (mit "..", "*", " " etc.), z.b. 021* Anzeige der Anzahl / Einträge des Konsolidierungskontos in "Konsol. Sollkonto und -Habenkonto". Tabelle 2: Feldbeschreibung der neuen Maske "Konsol. Konten" (ID ) Die Maske "Konsol. Konten" (ID ) kann manuell oder mithilfe der nachfolgend beschriebenen Funktionen befüllt werden: Datenimport aus dem Konsolidierungsmandanten Datenimport / -Export (Datei) Funktion "Datenimport aus Konsol. Mandant" Mit dieser Funktion können die Konsolidierungskonten aus dem Konsolidierungsmandanten importiert werden. Nach Eingabe des Konsolidierungsmandanten werden alle Konten mit der Kontoart "Konto" aus dem Konsolidierungsmandanten einschließlich Kontoname und Kontotyp (GuV / Bilanz / Finanz) in die Tabelle "Konsol. Konten" (ID ) übernommen. Die Spalte "Konsol. Konto für Konten" ist manuell zu ergänzen Funktion "Daten Import/Export (Datei)" Alternativ kann das Einlesen der "Konsol. Konten" auch mit der Funktion "Daten Import/Export" erfolgen, hierüber wird die Schnittstelle "Konsol. Konten" (ID ) aufgerufen. Die Import-Datei ist als ASCII-Datei mit Feldtrennzeichen (z.b. als.csv) mit folgendem Satzaufbau zu liefern: FELD LÄNGE, PFLICHTFELD BEMERKUNG GÜLTIGE WERTE Konsol. Konto Max. 20 Ja Konto aus dem Konsolidierungsmandanten. GuV/Bilanz/Finanz GuV / Ja Art des Konsolidierungskontos. Bilanz / Finanz Konsol. Konto Name Max. 50 Optional Kann hilfreich sein. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 16 von 44

17 Konsol. Konto für Konten Max. 250 wenn möglich Eingaben, ansonsten in newsystem kommunal ergänzen Hier sind die Sachkonten einzutragen, in denen das "Konsol. Konto" in "Konsol. Sollkonto und - Habenkonto" eingetragen werden soll. Eingaben analog Filterfelder (mit "..", "*", " " etc.), z.b. 021* Tabelle 3: Aufbau der Import-Datei Verwenden Sie nicht das Zeichen " " als Trennzeichen, da es evtl. bereits im Feld " Konsol. Konto für Konten" verwendet wird. Bitte beachten Sie: Das Einlesen der "Konsol. Konten" soll nur einmalig erfolgen. Bei Wiederholungen wird die Datei jeweils nach Bestätigung einer Hinweismeldung ("Sätze bereits vorhanden") hinzu importiert; in newsystem kommunal vorhandene Sätze bleiben erhalten. Die Sätze sind ggf. vor einem neuen Import zu löschen. Mustervorlagen für die Excel-Dateien (und.csv) sind im Update im Verzeichnis "Kommunaler Gesamtabschluss / Mustervorlagen_Import_Schnittstellen" bereitgestellt Funktion "Konsol. Konten in Sachkonten eintragen" Mit der Funktion "Konsol. Konten in Sachkonten eintragen" können in den Sachkonten die "Konsol. Sollkonto und -Habenkonten" befüllt werden. Dabei wird der Bericht "Konsol. Konten eintragen" (ID ) gestartet. Der Bericht filtert für jede Zeile der "Konsol. Konten" die Sachkonten entsprechend dem Eintrag in "Konsol. Konto für Konten", zusätzlich nach dem Eintrag in "GuV/Bilanz/Finanz" und der Kontoart = "Konto". Anschließend werden die Felder "Konsol. Sollkonto und -Habenkonto" mit dem Eintrag aus "Konsol. Konto" bestückt. Durch das Markieren des Optionsfeldes "Konsol. Konten löschen" werden vor dem Befüllen in allen Sachkonten die Einträge im "Konsol. Soll- und Habenkonto" geleert. Die beiden Felder "Anzahl Sollkonten" und "Anzahl Habenkonten" in der Maske "Konsol. Konten" (ID ) sind nach dem Bericht ggf. gefüllt. Abbildung 6: Maske "Konsol. Konten" (ID ) nach dem Bericht "Konsol. Konten eintragen" (ID ) INFOMA Software Consulting GmbH Seite 17 von 44

18 3 EINRICHTEN DER KONZERNMANDANTENDATEN Um die Finanzdaten verschiedener Mandanten in einem Konsolidierungsmandanten konsolidieren zu können, müssen Sie Informationen über die Tochterunternehmen als "Konzernmandanten" eingeben. Ferner müssen Sie festlegen, in welchem Umfang die Zahlen einbezogen werden sollen. 1. Die Informationen über die Konzernmandanten müssen im Konsolidierungsmandanten eingerichtet werden. Wenn Sie noch nicht im Konsolidierungsmandanten arbeiten, wählen Sie ihn aus, und öffnen Sie ihn. 2. Klicken Sie im Menü der Finanzbuchhaltung auf FiBu-Allgemein / Periodische Aktivitäten / Konsolidierung / "Konzernmandanten". Die Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241) wird angezeigt: Abbildung 7: Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241), Register "Allgemein" FELD Code Name Mandantenname BESCHREIBUNG Geben Sie bis zu 10 Zeichen ein. Wenn die Konsolidierungsfunktion Daten aus den Konzernmandanten importiert, verwendet die Anwendung den Inhalt des Feldes "Code", um den entsprechenden Mandanten aufzufinden. Weiterhin wird der Code in Berichten und anderen Belegen des Konsolidierungsmandanten verwendet. Verwenden Sie beschreibende Codes, die einfach zu merken sind. Der Code muss eindeutig sein. Geben Sie den Namen des Konzernmandanten ein. Sie können bis zu 30 Zeichen, sowohl Ziffern als auch Buchstaben, eingeben. Wählen Sie das Tochterunternehmen aus, das mit dem Konzernmandanten in dieser Anwendung verknüpft werden soll. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie die Funktionstaste [F6], um die in der Datenbank verfügbaren Mandantennamen einzusehen. Die Schreibweise der Mandantennamen in anderen Datenbanken muss korrekt sein, damit das Programm sie erkennen kann. INFOMA Software Consulting GmbH Seite 18 von 44

19 Währungscode Wechselkurstabelle Gemeindenr. Konsolidieren Konsolidierung % Startdatum und Enddatum Datenquelle Dateiformat Wählen Sie den Währungscode, der die Mandantenwährung (MW) des Konzernmandanten darstellt. Mit dem "Währungscode" legen Sie fest, wie die Konsolidierungsfunktion die Konsolidierungsdatei liest. Bleibt das Feld leer, werden die Beträge in der Konsolidierungsdatei als Beträge in MW betrachtet. Wird aus der Tabelle "Währung" (ID 4) ein Währungscode gewählt, wird bei der Betrachtung der Zahlen diese Währung zugrunde gelegt. Wurde die Finanzauswertung vom ausländischen Tochterunternehmen bereits umgerechnet, muss das Feld "Währungscode" leer bleiben. Die zu konsolidierenden Zahlen werden von der Konsolidierungsfunktion als MW-Beträge betrachtet, sodass keine Umrechnung erfolgt. Der Inhalt dieses Feldes gibt an, welche Wechselkurstabelle das Programm beim Importieren von Konsolidierungsdaten verwendet. Folgende Optionen sind verfügbar: Lokal Konzernmandant Die Wechselkurstabelle des aktuellen (lokalen) Mandanten wird verwendet. Die Wechselkurstabelle des Konzernmandanten wird verwendet. Geben Sie hier die Gemeindenummer an, mit der dieser Konzernmandant im Konsolidierungsmandant gebucht werden soll. Ein Häkchen in diesem Feld bedeutet, dass der Mandant in der Konsolidierung berücksichtigt wird. Im Fenster "Konzernmandanten" können Sie alle Mandanten einrichten, aus denen der Konzern besteht. Vor jeder Konsolidierung können Sie dann im Feld "Konsolidieren" entscheiden, ob dieser Mandant bei der Konsolidierung berücksichtigt werden soll oder nicht. Dieses Feld muss mit einem Häkchen versehen werden, wenn der Konzernmandant konsolidiert werden soll. Geben Sie die Prozentzahl ein, die angibt, welcher Anteil von jedem Konto dieses Konzernmandanten in die Konsolidierung einfließen soll. Wenn Sie in diesem Feld keine Eingabe vornehmen, werden alle Konten des Konzernmandanten zu 100 % importiert. Das "Startdatum" und das "Enddatum" bestimmen die Periode, für die Daten importiert werden. Geben Sie das Startdatum und das Enddatum für das Geschäftsjahr des Konzernmandanten ein, wenn das Geschäftsjahr des Konzernmandanten von dem des Konsolidierungsmandanten abweicht. Der Inhalt dieses Feldes gibt an, ob die Daten vom Konzernmandanten in der lokalen Währung des Konzernmandanten (MW) oder in dessen Berichtswährung (BW) abgerufen werden. Dieses Feld gibt an, in welchem Dateiformat der Konzernmandant die Daten übermittelt. Bei Konzernmandanten, die das Programm bis Version 3.70 verwenden, werden die Daten als.txt-dateien übermittelt. Ab Version 4.00 wird das XML-Format verwendet. Tabelle 4: Feldbeschreibung der Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241), Register "Allgemein" 3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Sachkonten". INFOMA Software Consulting GmbH Seite 19 von 44

20 Abbildung 8: Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241), Register "Sachkonten" FELD Kursgewinnkonto und Kursverlustkonto Mischkursgewinnkonto und Mischkursverlustkonto Eigenkapital- Kursgewinnkonto und Eigenkapital- Kursverlustkonto GuV-/Bilanz-/Finanz Rundungsdifferenzkonto Minoritätskursgewinnkonto und Minoritätskursverlustkonto BESCHREIBUNG Geben Sie das Sachkonto an, auf das die Anwendung etwaige Kursgewinne oder Kursverluste buchen soll. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie [F6], um die verfügbaren Sachkonten einzusehen. Kursgewinn-/Kursverlust-Konto für Umrechnungskorrekturen, die aus der Konsolidierung aller Sachkonten mit Mischkurs als Konsolidierungsumrechnungsmethode resultieren. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie [F6], um die verfügbaren Sachkonten einzusehen. Bleibt dieses Feld leer, werden das "Kursgewinnkonto" und das "Kursverlustkonto" verwendet. Kursgewinn-/Kursverlust-Konto für Umrechnungskorrekturen, die aus der Konsolidierung aller Sachkonten mit Eigenkapitalkurs als Konsolidierungsumrechnungsmethode resultieren. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie [F6], um die verfügbaren Sachkonten einzusehen. Bleibt dieses Feld leer, werden das "Kursgewinnkonto" und das "Kursverlustkonto" verwendet. Entstehen durch das Importieren von Daten während einer Konsolidierung Rundungsdifferenzen, weil mit einer neuen Darstellung der Bilanzen begonnen wird, bucht das Programm die Differenzen auf dieses Konto. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie [F6], um die verfügbaren Sachkonten einzusehen. Kursgewinn-/Kursverlust-Konto für den Teil der Umrechnungskorrekturen, der aus dem proportionalen Anteil an den gesamten Umrechnungskorrekturen besteht, die den Minoritätsanteilen zugeordnet werden müssen. Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche, oder drücken Sie [F6], um die verfügbaren Sachkonten einzusehen. Bleibt dieses Feld leer, werden das "Kursgewinnkonto" und das "Kursverlustkonto" verwendet. Tabelle 5: Feldbeschreibung der Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241), Register "Sachkonten" INFOMA Software Consulting GmbH Seite 20 von 44

21 Bitte beachten Sie: Welche Sachkontofelder während der Konsolidierung verwendet werden, hängt von der auf der Registerkarte "Konsolidierung" im Kontenplan gewählten Konsolidierungsumrechnungsmethode ab. Wird beim Einrichten neuer Sachkonten keine Konsolidierungsumrechnungsmethode gewählt, wird die Standardeinstellung "Durchschnittskurs (manuell)" verwendet. 3.1 Festlegen von Wechselkursen für Konsolidierungen Wenn die Finanzauswertungen in einer Fremdwährung geführt werden, verwendet die Anwendung drei Wechselkurse bei der Konsolidierung von Konzernmandanten. Dies sind "Durchschnittskurs (manuell)", "Ultimokurs" und "Letzter Ultimokurs". FELD Durchschnittskurs (manuell) Ultimokurs BESCHREIBUNG Der Durchschnittskurs am Devisenmarkt für die Periode, für die die Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt wird. Der Schlusskurs am Devisenmarkt für den Tag, für den die Bilanz oder die Gewinnund Verlustrechnung erstellt wird. Letzter Ultimokurs Der beim letzten Abschluss einer Bilanz verwendete Kurs. Tabelle 6: Wechselkurse für Konsolidierungen So legen Sie Wechselkurse für Konsolidierungen fest: 1. Klicken Sie im Menü der Finanzbuchhaltung auf FiBu-Allgemein / Periodische Aktivitäten / Konsolidierung / "Konzernmandanten". Die Maske "Konzernmandantenkarte" (ID 241) wird angezeigt. 2. Wählen Sie einen Konzernmandanten aus, und klicken Sie auf Wechselkurse / "Durchschnittskurs (manuell)", "Ultimokurs" oder "Letzter Ultimokurs". Ungeachtet Ihrer Wahl wird die Maske "Wechselkurs ändern" (ID 511) angezeigt. Abbildung 9: Maske "Wechselkurs ändern" (ID 511), Register "Allgemein" INFOMA Software Consulting GmbH Seite 21 von 44

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