HCP Navigator Transparency and more. primus consulting group GmbH im Januar 2014

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2 Vorbemerkung Der HCP Navigator ist ein von GmbH entwickeltes elektronisches Tool Das Tool ermöglicht es, den Bestimmungen des künftigen Transparenzkodex der pharmazeutischen Industrie nachzukommen, der bis 2015 umgesetzt sein soll Kernkomponenten des HCP Navigators sind: Freigabe einzelner HCPs für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen (HCP Nominierung) i HCP Datenbank mit Durchsuchungs- und Auswertungsmöglichkeiten (HCP Dashboard) Bedarfsbegründung und Freigabe der Aktivitäten mit eingebunden HCPs Automatische Vertragsgenerierung und Vertragsmanagement der HCP Verträge Auswertung und Steuerung der HCP Vergütung und Vergütungsvorgaben (Aggregate Spend) primlting gro 1

3 Zielsetzung Standardisierung von Arbeitsabläufen Minimierung von Rückfragen und Korrekturen Vermeidung edu von Mehrfach-Erfassungen assu Schnellere Eingabe von Vorgängen durch Routine Einhaltung von Compliance-Regelungen Einfache und schnelle Einarbeitung von Mitarbeitern Automatische Generierung von Verträgen anhand vorgegebener MS Word Vorlagen für alle HCPs bzw. Veranstaltungen und Projekte Kein Aufwand für Papier-Entwicklung von Verträgen Fehlerminimierung bei der Eintragung von Vertragsdaten Sicherstellung, dass die Vorlagen unverändert bleiben Die Dashboards erlauben Auswertungen auf Knopfdruck bezogen auf: Aggregate Spending HCPs (Anzahl, Spezialgebiete, Einsatz etc.) Aktivitäten (Arten, Häufigkeit, Projektphase etc.) Daten für die Veröffentlichungen von Zuwendungen an HCPs entsprechend dem Transparenz-Kodex primlting gro 2

4 HCP Verwaltung Aktivitäten Dokumentation Neuer HCP Aktivitätenanlage Individuelle Verträge Stammdatei Bedarfsbegründung Archiv Aktivitäten primlting gro Katalog-Zuwendungen Finanzielle Ausstattung Aggregate Spending Musterverträge t 3

5 Prozessübersicht (von der HCP Nominierung bis zum Abschluss der Aktivität) 1 HCP Stammdatei* Vorname Name Honorar Aktivität Projektleiter Bereich Datum der Erstellung Tanja Kühbacher 450 Ad Board Frank Müller Onco Tanja Kühbacher 650 Berater Frank Müller Gastro Christian Maaser 750 Speaker Frank Müller Derma Basisdatei Finanzielle Zuwendungen + + Musterverträge (inkl. Rechnungsformular) Daniel C. Baumgart 1000 Speaker Frank Müller Cardio Christian Maaser 1000 Speaker Frank Müller Immuno * Neuaufnahme möglich Neue Aktivität 2 initiierenitii Aktivitätenart Veranstaltungen Lokal CME CMEs Dritter Bedarfsbegründung Indikation Ad Board Zuordnung der Medizinische Sponsoring Fragestellung HCPs und Freigabe* Spenden & Zuwendungen Kostenrahmen XXXXX Beratung Medical Writing Klinische Studien primlting gro Automatisch generierte individuelle Verträge Abschluss der Aktivität / Durchführung 3 Auszahlung der Aktivität der Zuwendungen* Archivierung / Dokumentation Aktivitäten u. Auszahlungen * Schnittstelle zurfinanzabteilung 4

6 Jeder HCP-Record wird mit folgenden Informationen in die Datenbank aufgenommen Feld Bezeichnung Herr/ Frau Titel Name Vorname Stadt PLZ Adresse Unternehmensbereiche Indikation / Fachgebiet Politik Beschäftigungsstatus 1 Beschäftigungsstatus 2 Für Klinik oder MVZ Name Institution Typ Text Text Text Text Text PLZ Text (Drop down Liste Mehrfachnennung) (Drop down Liste Mehrfachnennung) (Drop down Liste Mehrfachnennung) (selbstständig / angestellt) Klinik /NGB,/ MVZ (Mehrfachnennung) Text Feld Bezeichnung Speaker Berater Teilnehmer Ad Board Teilnehmer Regionales Meeting Medical Writing Studienteilnahme, PI, Studienarzt Chairman/Moderator Typ ja/ nein ja/ nein ja/ nein ja/ nein ja/ nein ja/ nein ja/ nein Historischen Daten können direkt importiert werden Die Aufnahmen neuer Records werden auf Basis Nominierung und Teilnahme an den vordefinierten Aktivitäten automatisch vom System vorgenommen Die Stammdaten können: primlting gro Wissentschaftliche Reputation 1 Wissentschaftliche Reputation 2 Grad der Einsetzbarkeit Nachwuchskraft Spezialisierung (ja/ nein) Text (regional/ national/ international) (ja /nein) (Text) durchsucht sortiert exportiert statistisch ausgewertet werden 5

7 Initiator Maske für eine neue Nominierung (Stammdaten) Meine Nominierungen Dashboard HCP Aktivitäten Meine Bedarfsbegründungen Meine Aktivitäten Checklisten Meine Verträge Abgeschlossene Aktivitäten Aggregate Spend Administration Nominierungsprozesse Bedarfsbegründung Honorartabelle Bereiche HCP Management --> Neue Nominierung Frau Herr Titel Vorname Name PLZ Stadt Straße Nr. Institution E Mail Klinik Durchsuchen NGB HCP CV Hochladen C:\Dateien\CV.pdf Politische Reputation Wissenschaftliche Reputation Fachgebiet Spezialisierung Grad der Einsetzbarkeit Nachwuchskraft Atemwege Asthma COPD ZNS Parkinson Epilepsie Depression Herz-Kreislauf Hypetonie Herzinsuffizienz Renal Care Nephrologie Transplant Onkologie Mamma-Ca Prostata-Ca Politik Standespolitik Gesundheitspolitik Krankenkassen International national regional Abbrechen Zur Freigabe Versenden primlting gro 6

8 Zuwendungen primlting gro Neue Ändern Löschen Medizinisch-wissenschaftliche Fortbildung Honorar pro Stunde in Koeffizient, wenn KOL ist Regional National International National International Vorbereitung ,25 Speaker/ Vorbereiten von Präsentationen oder Vorträgen ,25 Einarbeiten in weiterführende Literatur ,25 Aktive Teilnahme ,25 Moderation ,25 Chairman ,25 Entwicklung der Agenda des Gremiums ,25 Teilnahme an vorbereitenden Telefonkonferenzen ,25 Durchsicht von Präsentationen ,25 7

9 Vorabselektion der Aktivitäten (Vereinfachte Darstellung) Meine Nominierungen Dashboard HCP Aktivitäten Meine Bedarfsbegründungen Meine Aktivitäten Checklisten Meine Verträge Abgeschlossene Aktivitäten Aggregate Spend Administration Nominierungsprozesse Bedarfsbegründung Honorartabelle HCP Management --> Vorabselektion der Aktivitäten und der relevanten Ausgaben Aktivitätenart Veranstaltungen Ad Board National Lokal Dritter Sponsoring Spenden & Zuwendungen Relevante Ausgaben Gebühren & Honorare Veranstaltungsgebühr Honorare Reise & Übernachtung Zug 1 Klasse Flug Europa Economy Flug interkontinental Business Taxi eigener PKW (0,30 /km) Übernachtung Beratung Bewirtung Medical Writing Frühstück (wenn in Klinische Studien Übernachtung nicht inbegriffen) Mittagsessen Abendessen Arbeitsessen Honorare Vorbereitung Speaker/ Vorbereiten von Präsentationen oder Vorträgen Einarbeiten in weiterführende Literatur Aktive Teilnahme an den Meeting durch die Bereitstellung von Fachwissen und konstruktivem Input Moderation Chairman Entwicklung der Agenda des Gremiums Teilnahme an vorbereitenden Telefonkonferenzen Durchsicht von Präsentationen Sonstige.. primlting gro Bereiche 8

10 Maske Bedarfsbegründung Ad Board Aktivität wird von der Bedarfsbegründung übernommen Meine Nominierungen Dashboard HCP Aktivitäten Meine Bedarfsbegründungen Meine Aktivitäten Checklisten Meine Verträge Abgeschlossene Aktivitäten Aggregate Spend HCP Management --> Bedarfsbegründung (Ad Board) Ad Board Indikation Medizinische Fragestellung Ziel Wiederholung Zeitraum Im Budgetplanung g berücksichtigt Drop down liste mit den Indikationen Ja Ja Nein Nein Geplante Teilnehmer Intern: Max Mustermann Bianca Heller Extern: Tanja Kühbacher Susanna Nikolaus Christian Maaser Daniel C. Baumgart In der Vorbereitung involviert: Projektleiter Auswahl der internen Teilnehmer aus der Outlook Liste Auswahl der externen Teilnehmer aus der HCP Datenbank primlting gro Administration Nominierungsprozesse Bedarfsbegründung Honorartabelle Bereiche Projektverantwortlicher: Bianca Heller Durchsuchen Vorläufige Agenda bzw. Beratungsziel Hochladen C:\Dateien\Agenda.docx Niels Teich Abbrechen Zur Freigabe Versenden 9

11 Initiator Aktivitätenplanung Ad Board Meine Nominierungen Dashboard HCP Aktivitäten Meine Bedarfsbegründungen Meine Aktivitäten Checklisten Meine Verträge Abgeschlossene Aktivitäten Aggregate Spend Administration Nominierungsprozesse Bedarfsbegründung Honorartabelle HCP Management --> Aktivitätenplanung- Ad Board Pro Teilnehmer werden alle notwendige Informationen ausgefüllt Auf dieser Basis wird der Vertrag vom System generiert Der Projektleiter darf die HCPs ersetzen Projektleiter Bianca Heller Teilnehmer extern Tanja Susanna Christian Daniel C. Niels Name der Kühbacher Nikolaus Maaser Baumgart Teich Veranstaltung Wird übernommen Art der Einbeziehung / Zeitaufwand Veranstaltungs International national regional Vorbereitung rahmen Speaker/ Vorbereiten von Präsentationen oder Vorträgen Einarbeiten in weiterführende Literatur Veranstaltungsort Aktive Teilnahme an den Meeting durch die Bereitstellung von (Stadt) Fachwissen und konstruktivem Input Moderation Chairman Entwicklung der Agenda des Gremiums Teilnahme an vorbereitenden Telefonkonferenzen zentrale Lage / räumliche Nähe Durchsicht von Präsentationen vorteilhafte Verkehrsanbindung Freizeit und Erholungswert steht nicht im Vordergrund Ressourcen oder Fachkenntnisse vor Ort werden Anzahl an Stunden benötigt technische Möglichkeiten Honorar: 100 /h (überregionale und nationale Treffen) Räumlichkeiten / Tagungs und Workshopräume Von Human Active Co übernommen / organisiert Preisniveau Zug 1 Klasse Flug Europa Economy Zeitrahmen Flug interkontinental Business Taxi eigener PKW (0,30 /km) Bericht/Protokoll: Name/Funktion: Übernachtung Sonstiges Durchsuchen Agenda Hochladen C:\Dateien\Agenda.pdf Vertrag generieren Tanja_Kuebacher.pdf primlting gro Bereiche 10

12 Generierung von Verträgen Meine Nominierungen Dashboard HCP Aktivitäten Meine Bedarfsbegründungen Meine Aktivitäten Checklisten Meine Verträge Abgeschlossene Aktivitäten Aggregate Spend Administration HCP Management --> Generierung von Verträgen Human Active GmbH Die markierten Fld Felder werden automatisch ausgefüllt Die variablen Elemente werden auf Basis der Information in der Aktivitätenplanung ausgefüllt primlting gro Nominierungsprozesse Bedarfsbegründung Honorartabelle Bereiche 11

13 Dashboard Aggregate Spending (Auswertungsbeispiel) Millione en ,4 0,4 0,9 1,5 2,8 0,4 0,6 1,2 1,4 3,3 Zuwendungen in Millionen ,2 0,3 0,6 Herz-Kreislauf Onkologie Immunologie ZNS 0,9 1,7 0,3 0,1 0,6 0,9 Medical Writing Beratung Spenden & Zuwendungen Sponrosing Veranstaltungen Name Aktivität Art Bereich Datum Prof. Hans Vilhelm Ad Board 2013 Vorbereit ung Referent Bearbeitung / Aktive Teilnahme Moderation Chairman Entwicklung Agenda Teilnahme an Tel. Konf. Expertenmeeting Herz Kreislauf Gesamt Dr. Mildred Dans Ad Board 2013 Expertenmeeting Herz- Kreislauf Prof. Hans Vilhelm Herzinsuffizienz Publikation Herz Kreislauf Dr. Fig Friedemann Tagung DGK Von dritten Herz- Kreislauf primlting gro Dr. Gustaw Detlef Tagung DGK Von dritten Herz- Kreislauf

14 Nutzen des HCP Navigators (I) Einheitliche, abteilungsübergreifende Sicht auf die HCPs Schnellere Bereitstellung von Informationen zu HCP Gruppen und Einzelpersonen Erhöhte Datenqualität und -aktualität durch die Zusammenführung bereichsspezifischer ifi h Informationen Zentrale Vorgaben und Prozessschritte werden eingehalten Sicherstellung der Compliance-Konformität ität von Aktivitätenität Alle Informationen, Unterlagen und Prozesse zu Aktivitäten sind an einem Ort verfügbar Gezieltere Auswahl von Referenten, Investigators, Veranstaltungsorten etc. HCPs entsprechen den benötigten Anforderungen für bestimmte Maßnahmen genauer Schneller von der Idee zur HCP-Zielgruppe Schnellere Genehmigungsprozesse Arbeitserleichterungen bei der Planung und Umsetzung von Aktivitäten Integrierte Qualitätskontrolle des HCP-/Projektmanagements HCP-Aktivitäten fließen direkt in das gesamte HCP Profil primlting gro 13

15 Nutzen des HCP Navigators (II) Einheitliche Sicht auf die geplanten und durchgeführten HCP-Aktivitäten / Projekte Synergieeffekte lassen sich identifizieren und nutzen Ausführliche Dokumentation Transparenz Ortsunabhängiger gg Zugriff primlting gro 14

16 Warum die e-tools von primus? Die Software kann von allen Mitarbeitern einer Landesorganisation ohne Zusatzkosten genutzt werden Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt (einmalige Lizenzkosten) Höchste Flexibilität in Bezug auf personelle oder organisatorische Veränderungen und entsprechende Neuanpassungen (einfach und ohne Zusatzkosten) Corporate Design Benutzerhandbuch (Deutsch oder Englisch) Unabhängigkeit Installation der Software in firmeneigener IT-Infrastruktur Infrastruktur (alternativ Hosting möglich) Kauf des Quellcodes möglich Standard dot.net Programmierung Zahlreiche Möglichkeiten mit Sharepoint Sharepoint (WSS oder Foundation) )ist tkostenlos! Verbindung mit SAP (Informationsaustausch) Reporting/Dashboards Freigabetools Budgetplanung Dokumenten-Management-System (DMS), Bibliotheken Etc. Probestellung gegen Kostenaufwand möglich primlting gro 15

17 Kontakt Dr. Hans-Peter Walther Geschäftsführer GmbH Fraunhoferstraße Martinsried Tel (0) Fax + 49 (0) Mobil + 49 (o) Mail: Todor Popov Consultant GmbH Fraunhoferstraße Martinsried Tel (0) Fax + 49 (0) Mobil + 49 (0) Mail: primlting gro Machen Sie sich selbst ein Bild von der Leistungsfähigkeit unserer e-tools: Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin für eine Online Demonstration vor Ort 16

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