Wir begrüßen Sie bei dataform dialogservices

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3 Ihr Full-Service-Dienstleister für Mailings & Logistics Wir begrüßen Sie bei dataform dialogservices Lösungen gibt es viele was heute zählt, sind Qualität, Geschwindigkeit, Sicherheit und ein hoher Grad an Kundenorientierung zu einem guten Preis. All das bieten wir Ihnen als Full-Service-Dienstleister für Mailings & Logistics. Wir hören zu, entwickeln Ideen für Sie und pfl egen eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihnen. Viele namhafte Unternehmen vertrauen auf unsere permanente Kreativität und Leistungsfähigkeit, unseren umfassenden Service und unsere technischen Fähigkeiten. Auf den folgenden Seiten informieren wir Sie über unser Leistungsspektrum. Sie können uns auch im Internet unter besuchen. Oder sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch. Die Geschäftsleitung Ihr Team von dataform dialogservices Walter Dinkelmeyer Angelika Kallert Klaus-Peter Krause

4 INHALTSVERZEICHNIS Firmenhistorie Seite 4/5 Mailings & Logistics Seite 6/7 MAILINGS Seite 9 Full-Service für Mailings Seite 10/11 Datenmanagement Seite 12/13 Mailing-Produktion Seite 14/15 Print-on-Demand Seite 16/17 Transpromo/Dokumentenmanagement Seite 18/19 Qualitätssicherung für Mailings Seite 20/21 LOGISTICS Seite 23 Full-Service für Logistics Seite 24/25 Logistikkapazitäten Seite 26/27 Versand und Retouren Seite 28/29 Qualitätssicherung in der Logistik Seite 30/31 KUNDEN-SERVICE-CENTER Seite 33 Kundenservice für Mailing-Anfragen Seite 34/35 Kundenservice in der Logistik Seite 36/37 WISSENSWERTES ÜBER DATAFORM Seite 39 Orientierung als erster Schritt. Sie interessieren sich für Mailings? Für Logistics? Orientieren Sie sich in aller Ruhe in unserem Inhaltsverzeichnis, oder folgen Sie den farbigen Markierungen. Uns wäre es natürlich am liebsten, wenn Sie sich einen Kaffee holen und uns auf jeder einzelnen Seite besser kennenlernen. Qualitäts- und Umweltmanagement Seite 40/41 Unternehmensstandorte Seite 42/43 Kontakte/Ansprechpartner Seite 44/45 Impressum Seite 45 3

5 Durchstarten mit Kompetenz in Mailings & Logistics Traditionsunternehmen mit Erfahrung seit Gründungsjahr: 1977 Standorte in Deutschland: 3 Gesamte Lagerfl äche: ca m² Anzahl der Mitarbeiter/-innen: ca. 250 Mailings pro Jahr: ca Mio. Versand an Paketen pro Jahr: ca Die dataform dialogservices GmbH wurde am 14. Juli 1977 als Lettershop unter dem Namen dataform Gesellschaft mbh EDV-Satz- und Vordrucksysteme gegründet. Zwei Jahre später bezog das Unternehmen den Hauptstandort Ammerndorf, um Raum für die Maschinenparkerweiterung und Expansion zu haben. Bis 1985 wurde der 3-geschossige Neubau mit 600 m² pro Etage um sechs Erweiterungsbauten bis zur heutigen Gesamtfl äche von ca m² ergänzt. Innerhalb kurzer Zeit lancierte die dataform dialogservices GmbH zum größten Arbeitgeber in Ammerndorf. Bis 2010 kamen zwei weitere Werksstandorte in Nürnberg und Großweismannsdorf sowie eine Kooperation mit der CMS@dataform GmbH hinzu. Heute profi tieren Kunden bei dataform von über 35 Jahren Markterfahrung, innovativen Fertigungskonzepten, vertraulichem Dokumentenmanagement in Sicherheitsbereichen, fl exiblen Lagerkapazitäten, einem vollautomatischen Lager- und Transportsystem, professionellem Versandmanagement, nachhaltigem Kundenservice und einem umfassenden Leistungsspektrum rund um Mailings und Logistics an insgesamt drei Standorten. Als Traditionsunternehmen legt dataform großen Wert auf kurze, direkte Kommunikationswege, die zu einer stärkeren und persönlicheren Kundenbindung führen. 5

6 Für jeden unserer Kunden haben wir die auf sein persönliches Ziel abgestimmte Lösung. Ihre Projekte haben für uns höchste Priorität Wir realisieren, was Ihnen wichtig ist Kunden von dataform dialogservices genießen viele Vorteile. Denn als Full-Service- Dienstleister haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, ihnen zeitaufwendige Fachbereiche abzunehmen, damit sie sich anderen wichtigen Geschäftsbereichen widmen können. Aufmerksamkeitsstarke Mailings mit Response Kundenbindungen pflegen, Neukunden gewinnen und Absatz steigern: Wir produzieren Ihr Mailing nach Ihren Wünschen und beraten Sie gerne bei allen Detailfragen, zum Beispiel zum Einsatz von Postkarten oder Selfmailern. Und sollten Ihre Sendungen einmal nicht portooptimierbar sein, können wir Ihnen für Ihre Dokumente wie Rechnungen, Mahnungen oder Kontoauszüge eine Sendungskonsolidierung anbieten. Leistungsfähige Logistik & Fulfillment mit Reichweite Fixkosten senken, geeignete Lagerräume nutzen, Unterstützung im Versand- und Retourenmanagement erhalten: Als Full-Service-Dienstleister mit über m² Lagerfläche und jahrzehntelanger Erfahrung in Logistik und Fulfillment übernehmen wir beispielsweise die Auftragssteuerung, erstellen Versanddokumente, konfektionieren, kommissionieren, verpacken, sorgen für die Postauflieferung, Verladung und Ladungssicherung und dokumentieren alles für Sie. Ob Sie einzelne Lettershop- oder Logistik-Dienste in Anspruch nehmen oder Full-Service aus einer Hand: Wir bieten Ihnen die auf Ihr persönliches Ziel abgestimmte Lösung und garantieren Ihnen die schnelle und zuverlässige Auftragsabwicklung. Persönlicher Ansprechpartner Einzelleistungen im Lettershop Full-Service für Mailings Einzelleistungen in der Versandlogistik Full-Service für Logistik & Fulfillment Support durch Kunden-Service-Center 6 7

7 Wer aufhört zu werben, um so Geld zu sparen, kann ebenso seine Uhr anhalten, um Zeit zu sparen. (Henry Ford) Mailings Responsestarkes Dialogmarketing

8 Kunde Wir setzen Ihre Aufträge zuverlässig um Projektmanager Mailings für Ihre Kundenansprache Auftragsbestätigung Druckfreigaben Portoanforderung Laserfreigaben Kuvertierfreigabe Musterversand Bestellung Rechnung Rund um die Mailing-Produktion bieten wir Ihnen professionellen Full-Service: Wir beraten Sie von Anfang an. Für den erfolgreichen Versand bereiten wir Ihre Adressdaten auf und fertigen Ihre Mailings. Wir drucken, falzen, kleben, stanzen und kuvertieren. Selbstverständlich optimieren wir das Porto für Sie und sorgen für die Postauflieferung. Als Alternative für alle Dokumente, die keine Portooptimierung zulassen, können wir Ihnen auch eine Sendungskonsolidierung anbieten. Timing Druckdaten verteilen Portooptim.- angaben Vorlagen Verarbeitungsmuster Kuvertiermuster Portoabrechnung Technisch sind wir auf alle Anforderungen eingestellt. Unsere Spitzentechnik bietet Ihnen praktisch unbegrenzte Möglichkeiten: von der Endlos-Laserbeschriftung mit High-Light-Color über Vollfarb-Digitaldruck mit individuellen Texten, Bildern und Farben bis hin zu Print-on-Demand mit tagesaktuellem Versand Ihrer Mailings oder Dokumente. Planung Aufbau Abgleichsinformationen Auflagen, Versionen Abnahme/ Kontrolle Materialzukauf Adresshandling Programmierung Beschriftung Abnahme/ Kontrolle Weiterverarbeitung Abnahme/ Kontrolle Kuvertierung Postlisten Beratung Projektmanagement Datenmanagement Portooptimierung Absolute Kundenorientierung und eine kompetente Auftragsabwicklung sind die Grundlagen unserer Arbeit. Von Anfang an begleitet Sie ein Projektmanager, der Ihre Anforderungen aufnimmt, Sie berät, unterstützt und die gesamte Organisation Ihrer Projekte übernimmt. Umfangreiche, mehrstufige Kontrollen in allen Phasen der Produktion sichern Ihnen exzellente Qualität. Das Ergebnis: Schnell, zuverlässig und in Top-Qualität gelangen Ihre Mailings und Dokumente zu den Empfängern. Druck Weiterverarbeitung Kurzer Kommunikationsweg für den Kunden komplexe Projektsteuerung bei dataform dialogservices Versand 11

9 Wir sind mehrfach zertifiziert Ihre Daten sind bei uns in guten Händen Wie maßgeschneidert. Wir bieten Ihnen die passenden Lösungen für Ihre Mailings an! Der Umgang mit Daten ist ein äußerst sensibles Thema und daher Vertrauenssache. Mit dataform dialogservices haben Sie einen verlässlichen Partner, der Ihre Daten strikt nach Datenschutz-Richtlinien verarbeitet. Das fängt bereits bei der Anlieferung Ihrer Daten an. Gehen sie elektronisch ein, werden sie verschlüsselt übertragen und auf speziellen Servern im geschützten IT-Bereich gespeichert. Bei der Aufbereitung in unserer IT-Abteilung prüfen erfahrene Programmierer Ihren Datenbestand. Sechs Wochen nach Abschluss Ihres Mailings löschen wir Ihre Daten unwiderruflich, sofern Sie uns nicht andere Vorgaben machen. Gedrucktes Testmaterial vernichten wir unter Aufsicht und mit Protokoll. Unser Umgang mit Daten wird laufend nach den aktuell geltenden Datenschutz- Richtlinien durch einen externen Datenschutzbeauftragten überwacht. Alle unsere Mitarbeiter/-innen haben eine Verpflichtungserklärung nach dem Bundesdatenschutzgesetz unterschrieben. Selbstverständlich sind wir auch mit dem noch weitergehenden DDV-Siegel Datenschutz ausgezeichnet. Wir garantieren Ihnen den professionellen Umgang mit Ihren Daten. Beratung beim Aufbau von Marketing-Datenbanken Adresserfassung Datenanalyse Programmentwicklung Dublettenabgleich Datenaufbereitung für den Druck Datenverarbeitung nach den Datenschutz-Richtlinien des DDV 12

10 Wir bieten eine Vielfalt an technischen Möglichkeiten Mailing-Produktion speziell für Ihre Zielgruppe Kommunikationsmittel Nr. 1: Personalisierte Mailings. Wissen Sie, was Mailings für Kunden interessant macht? Nicht die anonyme Streuung, sondern die ganz persönliche, individuell gefertigte Auflage. Studien besagen, dass allein die Personalisierung für positive Aufmerksamkeit sorgt. Dazu können wir weitere Highlights für Sie einbinden. Programmierung Endlos-Laserdruck in Schwarz und Blau Einzelblatt-Laserdruck bis 4-farbig Matchen bis zu 3 unterschiedlichen Bahnen Komplexe 3-D-Konfektionierung Manuelle Fertigung Schneiden, Falzen, Kleben, Stanzen und Zusammenführen Kuvertieren Postauflieferung Konsolidierung Kundenkontakte aufnehmen, pflegen und intensivieren: Mit über 35 Jahren Markterfahrung und der Produktion von über 100 Millionen Mailings im Jahr zählen wir zu den leistungsstarken Spezialisten für Print-Mailings in Europa. Pro Tag entstehen bei uns bis zu Mailings für nationale und internationale Kunden. Dabei berücksichtigen wir die jeweiligen Sprach-, Sicherheits- und Mentalitätsunterschiede. Wir beraten Sie, und Sie entscheiden, welches Mailing am besten zu Ihrer Zielgruppe passt. Durch unsere hochmodernen und extrem flexiblen Verarbeitungssysteme sind wir für alle Anforderungen bestens aufgestellt. Bei uns entstehen sowohl klassische Mailings in kleinen oder großen Auflagen als auch aufwendige Mailings mit individuellen Verstärkern wie Etiketten, Düften, Post-its oder anderen Zugaben. 15

11 Minimieren Sie Ihre Kosten, und steigern Sie Ihre Umsätze Chancen nutzen: Print-on-Demand Phase 1 Projektvorbereitung Phase 2 Realisierung Phase 3 Tests/Fehlerbehebung Phase 4 Projektabschluss Phase 5 Betrieb Das Prinzip Vernetzung Durch die intelligente Vernetzung Ihrer Vertriebspartner lassen sich Marketingaktionen effektiver und zielgruppenorientierter gestalten. Schließlich gewinnt die persönliche Betreuung einen immer höheren Stellenwert und ist durch nichts zu ersetzen. Wir unterstützen Sie dabei. Print-on-Demand Der Produktionsdruck und die Verarbeitung finden immer mehr nach Bedarf statt. Bei Print-on-Demand profitieren Sie von der Minimierung der Lagerhaltungskosten und der Maximierung der One-to-One-Kommunikation. Schnelle und intelligente Abläufe sind wichtige Faktoren für Ihren Marketingerfolg und eröffnen Ihnen ungeahnt neue Möglichkeiten in der Kundenkommunikation. Web-to-Print Durch individuelle Web-to-Print-Lösungen von dataform dialogservices kommen Sie Ihrem Ziel eines effektiven Marketings ein großes Stück näher. Durch unser Baukastensystem ist die Lösung kostengünstig und kurzfristig realisierbar. Was immer Sie benötigen: Von der standardisierten Lösung bis hin zur komplexen Dialogmarketing-Plattform mit individuellem Web-Design bilden wir alles ab. Beratung bei der Planung und Realisierung Anwendungsentwicklung Workflow-Programmierung Endlos-Laserdruck in Schwarz und Blau Einzelblatt-Laserdruck in Schwarz und Vollfarbe Portooptimierung oder Konsolidierung IT-gestützte Produktion im eigenen Sicherheitsbereich Abstimmung mit Auftraggeber Entwicklung/Programmierung Tests Gesamtabnahme Auftraggeber - Kickoff-Workshop - Workflow - Unter Einbindung Auftraggeber Prozessdokumentation - Definition Leistungsumfang - Schnittstellen - Testszenarien durchlaufen bei dataform dialogservices - Definition IT-Schnittstellen Technik Fehlerbehebung - Definition Sicherheitsrichtlinien - Laser/Digitaldruck - Fehlerbehebung nach Tests - Projektsstrukturierung (Aufbau) - Verarbeitung - Terminplanung (Detaillierung) - Optional: Online-Monitoring - Projektleiter festlegen IT Vertrag - Sicherheitsstandards schaffen Angebot/Annahme oder sonstige - Serverstrukturen vertragliche Regelungen Interne Tests - festlegen der Testszenarien - Tests durchführen - Datenübertragung - Workflow - Laser/Digitaldruck - Verarbeitung - Online-Monitoring - Systemredundanzen - Backup in allen Berichen Interne Qualitätssicherung Projekt- und Qualitätsmanagement Projektmanagment von komplexen Tagesproduktionen im Print-on-Demand bei dataform dialogservices Projektmanagement - Fortlaufender Support - Projektbegleitung - Projektweiterentwicklung - Change-Management Servicedesk - für Auftragsproduktion - für Störungsmeldungen - Tägliche Reportings Qualitäts-/Umweltmanagement Überprüfung auf Einhaltung der Qualitätsstandards Ressourcen-Planung - Personal - Maschinen - Kapazitätsplanung Während der gesamten Projektlaufzeit! 16

12 Wir übertreffen Erwartungen mit unserem Spezialwissen Vertrauenssache: Transpromo und Dokumentenmanagement Das Prinzip Sicherheit Workflow-Programmierung Datenbankentwicklung Vertrauliches Daten- und Dokumentenmanagement Eigener Sicherheitsbereich IT-gestützte Produktion mit dokumentiertem 100 %-Versand Endlos-Laserdruck in Schwarz und Blau Einzelblatt-Laserdurck in Schwarz und Vollfarbe Portooptimierung oder Konsolidierung Kuvertierung Postauflieferung Der professionelle Umgang mit sensiblen Daten gehört zu unseren Kernkompetenzen. Dafür haben wir an jedem unserer Standorte Sicherheitsbereiche eingerichtet. Banken und Versicherungen aus unserem Kundenstamm vertrauen besonders darauf, dass wir ihre Daten und Dokumente gesichert aufnehmen und korrekt verarbeiten. Transpromo Rechnungen und Kontoauszüge werden von Empfängern aufmerksam gelesen und geprüft. Stellen Sie sich vor, Sie würden auf diesen Dokumenten individuelle Werbung platzieren, angepasst an Ihre Kunden die Chancen, dass Ihre Botschaften beachtet werden und Sie höhere Umsätze erzielen, steigen enorm. Mit Ihren Dokumenten lässt sich alles kombinieren, auch Sonderangebote, Gutscheine und Coupons. So können Sie den Erfolg Ihrer Werbung sofort überprüfen. Dokumentenmanagement Der Druck und der Versand von Dokumenten wie Rechnungen und Kontoauszügen ist Vertrauenssache. Wir garantieren Ihnen die 100-prozentig zuverlässige Bearbeitung Ihrer Aufträge inklusive Dokumentation und Abrechnung. Sicher ist sicher. 19

13 Wir überwachen jeden einzelnen Produktionsschritt Qualität auf höchstem Niveau Qualität heißt für uns ganz einfach: zuverlässige Bearbeitung Ihrer Aufträge und termingerechte Auslieferung. Bei kleinen und großen Auflagen. Um Ihnen beste Ergebnisse zu garantieren, haben wir eine umfangreiche Qualitätssicherung mit mehrstufigen Kontrollen eingerichtet. Das hat sich in der Praxis millionenfach bewährt. Das Schlüsselmedium dafür ist unsere hauseigene Softwarelösung. Damit steuern und überwachen wir jeden Auftrag. Alle Produktionsdaten lassen sich in der Software übersichtlich aufbereiten und auswerten. Durch einen individuellen Barcode, den wir zu Beginn eines Auftrags vergeben, ist jeder Arbeitsschritt zu jeder Zeit nachvollziehbar. Zusätzlich betrachten unsere Projektmanager ein Mailing mit den Augen Ihrer Kunden: Bei jedem tausendsten Dokument steuern wir eine zusätzliche Testseite ein, die im weiteren Arbeitsprozess entnommen, speziell geprüft und archiviert wird. IT-gestützte Produktion mit dokumentiertem 100 %-Versand Individueller Barcode für jeden Auftrag Stichprobe bei jedem Dokument 20

14 Es ist oft billiger, Erfahrungen zu nutzen, als sie selbst zu sammeln. (Henry Ford) Logistik Leistungsstarke Versandlogistik

15 Wir übernehmen die Versandlogistik für Sie Logistik & Fulfi llment für Ihr Business Unser Einsatz für Ihren Umsatz. Haben Sie sich schon einmal überlegt, wie viel Zeit und Geld Sie sparen, wenn Sie die Lagerung und den Versand Ihrer Produkte einem externen Dienstleister übergeben? Einkauf und Vertrieb wären mehr im Fokus. Und mit uns als Partner behalten Sie den Überblick und bleiben fl exibel. Full-Service in der Versandlogistik: Persönlicher Ansprechpartner Wareneingangskontrolle Lagerung/Crossdocking Konfektionierung/Aufbereitung Versand Retourenmanagement IT-Unterstützung und Anpassung Organisation durch unsere Projektmanager: Beratung Auftragsplanung Ablauforganisation Prozessüberwachung Qualitätskontrolle Permanente Optimierung Regelmäßige Abstimmungsgespräche Die Lagerung und der Versand von Produkten erfordern viel Know-how und große Erfahrung. Was immer und wie viel Sie verkaufen möchten: Wir erledigen für Sie das Fulfi llment von der Warenannahme über Lagerung und Versand bis hin zum Retourenmanagement. Natürlich just in time und weltweit. Ob Start-up, PowerSeller, Katalogversender, Online-Händler oder Großkonzern wir haben für jeden die richtige Lösung. Jeder Auftrag ist mit speziellen Anforderungen verbunden. Darauf stellen wir uns mit einem fl exiblen Projektmanagement ein. Wir beachten die jeweiligen Lagerbedingungen für Ihre Artikel, die Art der Belieferung und welchen Kundenservice Sie sich wünschen. Unterstützt durch unsere hauseigene Projektsoftware, behält Ihr persönlicher Projektmanager bei uns im Haus permanent alle Vorgänge im Blick. Schnell, zuverlässig und sicher bringen wir auf diese Weise mehr als 50 Millionen Einzelartikel jährlich ans Ziel. Sie profi tieren von 100 Prozent Leistung, weniger Kosten und mehr Zeit für das Wesentliche. 25

16 Wir haben für unsere Kunden einiges auf Lager Raum für die Einlagerung Ihrer Waren Transparenz und Qualitätskontrolle gleich beim Wareneingang Vom Wareneingang bis zum Versand überwachen wir mit Hilfe eines IT-gestützten Logistiksystems und Armscannern alle Vorgänge und sorgen dauerhaft für Transparenz. Als Brief oder Paket, auf einer Palette oder in einem Container sobald wir Ihre Ware in Empfang nehmen, beginnt die zuverlässige Projektabwicklung je nach Vereinbarung mit einer Eingangskontrolle auf Menge, Qualität und eventuelle Mängel. Fachgerechte Lagerung je nach Anforderung In drei Logistikzentren verfügen wir über eine Gesamtlagerfläche von ca m² Fachbodenregalplätze, Palettenplätze sowie ein Hängeregallager stehen für die fachgerechte Lagerung und Archivierung von Dokumenten und Waren bereit: ob für kleine oder große Artikel, für hochwertige Marken, Werbemittel oder vertrauliche Akten. Zudem steht ein automatisches Lagersystem mit Robotertechnik zur Verfügung. Qualifizierte Lagerhaltung durch GxP-Validierung Für die Lagerung, Konfektionierung und den Versand von Pharmazie oder Medizinprodukten, Lebensmitteln oder Kosmetik sind zahlreiche Qualitäts- und Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Als Ihr vertrauenswürdiger Experte für Logistik & Fulfillment verfügen wir über die GxP-Qualifizierung, die uns autorisiert, eben solche hochwertigen und sensiblen Produkte zu lagern und zu versenden. Warenannahme Wareneingangskontrolle Lagerhaltung nach Anforderung (Hänge-)Regale, Paletten, Blocklager, Platz für Archiv Dynamische Lagerhaltung mit eigenem IT-System GxP-Qualifizierung Inventur Archivlager für Dokumente Crossdocking-Option 26

17 Wir konfektionieren, versenden und regeln die Retouren Versand und Retouren Optimal verpacken und versenden. Einen Brief oder ein Päckchen hat jeder schon einmal verschickt. Aber wie sieht es aus mit dem Verpacken und Versenden von Produkten in ungewöhnlichen Formaten, zum Beispiel runden Geschenkdosen, Flaschen oder Einrichtungsgegenständen? Wir packen s für Sie! Auftragssteuerung Kommissionierung Konfektionierung Ware neu verpacken Versandfertig verpacken Frankierung Versand weltweit Retourenmanagement Dokumentation Das Verpacken und Versenden von Waren ist zeit- und kostenintensiv. Als zuverlässiger Partner organisieren wir Ihren Versand reibungslos und transparent. Weder das Versandvolumen noch die Größe der Produkte spielen für uns eine Rolle. Konfektionierung je nach Anforderung Je nach Bedarf verpacken wir Ihre Ware neu, stellen Sets zusammen oder schneiden die Ware wie bestellt zu. Dazu bestücken wir Ihre Lieferungen mit Beilagen wie Flyern, Lieferscheinen oder Rechnungen. Als Großabnehmer für Verpackungsmaterial, Kartonagen und Porto bieten wir Ihnen zudem interessante Konditionen. Termingerechter Versand weltweit Ist die Ware versandfertig, koordinieren wir die termingerechte Abholung durch den von Ihnen gewünschten Versender. Ob über DHL, DPD, trans-o-flex, Spedition oder Kurier wir sorgen dafür, dass Ihre Lieferung gut ankommt. Deutschlandweit. Europaweit. Weltweit. Komplettes Retourenmanagement Retouren sind unbeliebt, aber ernst zu nehmen. Wir bieten Ihnen Rundumservice: Auf den Retoureneingang erfolgt die Prüfung auf Inhalt, Menge und Zustand. Danach realisieren wir die sorgfältige Aufbereitung, Neuverpackung und Bestandsbuchung. 29

18 Das ist das Leitmotiv unserer Arbeit Maximale Qualität in allen Bereichen Wir setzen auf Qualität in allen Prozessen: von der Wareneingangsprüfung über die Lagerhaltung bis hin zum Versand. Generell gehen wir sehr sorgfältig mit Ihren Waren um. Eintreffende Artikel werden von uns auf einwandfreien Zustand geprüft. Das Lagersystem verwalten wir mit unserer selbstentwickelten Software sie ermöglicht es uns, flexibel auf alle Anforderungen unserer Kunden einzugehen. Selbstverständlich können wir den Weg der Ware lückenlos elektronisch nachverfolgen. In unseren Logistikzentren nutzen wir modernste Barcode-Scan-Geräte und Pick-tolight-Systeme zur Abwicklung von Aufträgen. Falschsendungen sind so gut wie ausgeschlossen. Mit unserer strukturierten Organisation meistern wir alle Herausforderungen des Fulfillments bei gleichbleibend hoher Qualität. Eingangskontrolle Sichere Lagerung EDV-gestützte Qualitätssicherung Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit Weder das Versandvolumen noch die Größe der Produkte spielen für uns eine Rolle. 30

19 Wer nicht ständig im Gespräch mit dem Kunden ist, hat am Markt bald nichts mehr zu sagen. (Horst Skoludek) Kunden-Service-Center Kompetenter Kundenservice

20 Wir optimieren Ihre direkte Kundenansprache Kundenservice für Mailing-Anfragen Unser Full-Service für Sie geht über die Pflege unserer direkten Geschäftsbeziehung hinaus: Mit unseren wertvollen Zusatzleistungen im hauseigenen Service-Center sorgen wir für die gepflegte Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Denn rund um die Mailing-Produktion fallen Verwaltungsaufgaben an, die wir Ihnen abnehmen, und es kommt immer wieder zu Rückfragen von Kunden, die wir in Ihrem Sinne beantworten. Persönliches Engagement bei der individuellen Kundenberatung Perfekter Kundenservice trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Das ist der Grundgedanke unseres Service-Centers. Wir hören zu, beraten und beantworten Fragen. Wir erfassen Adressen für Sie. Gerne werten wir den Erfolg eines Mailings für Sie aus und bereiten Ihre Daten auf: Wie hoch ist die Rückläuferquote? Welcher Adresspool ist besonders erfolgreich? Aus welchen Regionen kommt der beste Response? Service-Center für Mailing-Anfragen: Beantwortung von Fragen Beratung Adresserfassung Nachfassaktionen Erfolgskontrollen 34

21 Wir wissen, wovon wir reden Wir stärken Ihre Kundenbindungen Kundenservice in der Logistik Im Dialog mit Ihren Kunden Kundennähe, Kompetenz, Verlässlichkeit und Freundlichkeit zeichnen unser Service- Team aus. Anrufer erwartet bei uns das angenehme Gespräch mit einem Spezialisten, der weiß, wovon die Rede ist. Nicht nur redegewandt, sondern auf Produkte geschult Wir bieten Ihnen Rundumservice oder Einzelleistungen nach Bedarf an informieren Sie sich doch mal bei uns! Um Kundenanfragen qualifiziert zu beantworten, sind Zeit und produktspezifisches Know-how erforderlich. Über uns können Sie Ihren Kunden Rundumservice oder Einzelleistungen bieten und so Kundenbindungen stärken. Beratung vor und nach dem Kauf Qualifiziert sorgt unser Service-Team an 6 Tagen pro Woche für eine kompetente Betreuung Ihrer Kunden. Unser Leistungsspektrum reicht von Beratungsgesprächen und dem Listen von Artikeln bis hin zu Bestellannahme, Erstellung von Ratenplänen und Retourenmanagement. Unser qualifiziertes Service-Team beantwortet Kundenanfragen per Telefon, und Fax. Ihre Kunden werden bei uns zu Ihren Produkten beraten, sie erhalten Informationen, beispielsweise zu Rabatt- und Gutscheinaktionen, und dürfen ihre Umtauschwünsche äußern. Wir arbeiten für renommierte Versandhandelsunternehmen und die Pharma-Industrie genauso wie für kleinere Versender und ebay-powerseller. Regelmäßige Schulungen zur Kundenbetreuung, zum Datenschutz und zu den Produkten halten unser Service- Team permanent auf dem Laufenden. Telefonische und schriftliche Bestellannahme Adresserfassung Bonitätsprüfung Servicegespräche Produktberatung Retourenmanagement Pre- und Aftersales Support (Telefon, , Fax) Reklamations- und Beschwerdemanagement Retourenmanagement Kontrolle der Zahlungseingänge Überwachung offener Posten Rechnungsstellung/Mahnungen Bestellannahme und Retourenmanagement Ihre Kunden können Ihre Produkte bei uns im Service-Center per Telefon, und Fax bestellen. Unser kompetentes Service-Team übernimmt die Adresserfassung, prüft den Kundenauftrag sowie Gutschriften oder Gutscheine und klärt zum Beispiel Garantiezeiten. Retouren werden bei uns aufbereitet oder entsorgt. Zahlungs- und Forderungsmanagement Verantwortungsvoll erledigt unser Service-Team auch das Zahlungsmanagement für Sie. Dazu gehören beispielsweise die Überprüfung der Bonität, der Zahlungseingänge und offener Posten. In Ihrem Auftrag erstellen wir Rechnungen und Mahnungen. Und damit Sie den Überblick behalten, dokumentieren wir alle Vorgänge in Reports

22 Qualität ist niemals Zufall; sie ist immer das Ergebnis hoher Ziele, aufrichtiger Bemühung, intelligenter Vorgehensweise und geschickter Ausführung. Wissenswertes (Will A. Foster) Professionelle Projektrealisierung

23 Wir wahren Prozess- und Qualitätsstandards Qualitäts- und Umweltmanagement Als europaweit agierendes Unternehmen hat sich dataform dialogservices als Full- Service-Dienstleister für Mailings & Logistics mit über 35 Jahren Markterfahrung einen guten Namen gemacht. Wir sind uns unserer Verantwortung für Menschen und Umwelt bewusst. Mit innovativen Ideen, neuester Technologie und fortgeschrittenen Methoden bieten wir bei dataform daher sozialverträgliche, energiesparende und marktgerechte Lösungen. Anerkannter Ausbildungsbetrieb der IHK zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert nach DIN EN ISO Zertifizierungen für Qualitätsmanagement Mit der Zertifizierung nach den Normen DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO erfüllt dataform dialogservices weltweit anerkannte Anforderungen an ein Qualitäts- und Umweltmanagement. Das DDV Qualitäts- und Leistungssiegel hat dataform dialogservices für den Lettershop, die Datenverarbeitung und Fulfillment erhalten. Auszeichnungen für Umweltmanagement Unser Engagement für Qualität und Umwelt. Wir arbeiten nach Prozessstandards und betreiben ein konsequentes Umweltmanagement. Aufgrund unserer FSC-Zertifizierung sind wir seit September 2011 berechtigt, das FSC-Logo auf unseren Drucksachen zu verwenden. Interessiert? Dann sprechen Sie uns an! Als Partner im Umweltpakt Bayern setzt sich dataform dialogservices für umweltverträgliches Wirtschaftswachstum ein. Zusätzlich wurde dataform dialogservices mit dem Siegel des Qualitätsverbundes umweltbewusster Betriebe (QuB) ausgezeichnet erhielt dataform die FSC-Zertifizierung, die für eine umweltgerechte, sozialverträgliche und wirtschaftlich tragfähige Bewirtschaftung der Wälder steht. 41

24 Produktion in Deutschland an 4 Standorten Ihr kompetenter Partner für Mailings & Logistics AMMERNDORF NÜRNBERG Lettershop Vollfarbdigitaldruck Endlos-Laserdruck Dokumentenmanagement Sicherheitsbereich Manuelle Lagerverwaltung Firmenzentrale in Ammerndorf Verwaltung, Mailing-Produktion, Logistik, Lagerung dataform dialogservices GmbH Wiesenstraße Ammerndorf Inbound-Services Retouren- und Zahlungsmanagement Service- und Beschwerdemanagement Sicherheitsbereich Dokumentenarchivierung Manuelle Lagerverwaltung Kunden-Service-Center, Logistik, Lagerung, Versandmanagement dataform dialogservices GmbH Muggenhofer Str. 132 e Nürnberg GROSSWEISMANNSDORF Elektronisches Dichtlager mit Roboter-Technik ( Kistenstellplätze) Sicherheitsbereich Manuelle Lagerverwaltung (4.800 Palettenstellplätze) Standort ist GxP validiert Logistik, Lagerung, Versandmanagement dataform dialogservices GmbH Unterbüchleiner Str Großweismannsdorf KRONBERG IM TAUNUS (KOOPERATION) Lettershop Mailing-Produktion, Vollfarbdigitaldruck Logistik, Lagerung, Versandmanagement Adressmanagement/CRM Sicherheitsbereich CMS@dataform GmbH Im Katzenforst 4 6 Lager- und Versandlogistik Kronberg im Taunus Fulfillment 42 43

25 Individuelle und persönliche Beratung Wir freuen uns auf Ihre Anfrage Walter Dinkelmeyer GESCHÄFTSFÜHRER Tel.: Fax: Jutta Körbl VERTRIEB wdinkelmeyer@df-ds.de Tel.: Fax: jkoerbl@df-ds.de Oliver Liersch VERTRIEB & PROKURIST Tel.: Fax: oliersch@df-ds.de Stefan Hausmann LEITER PROJEKTMANAGEMENT DIGITALDRUCK Tel.: Fax: shausmann@df-ds.de Stephan Preiß LEITER LOGISTIK & PROKURIST Tel.: Fax: spreiss@df-ds.de Giuseppina Cataldo LEITERIN KUNDEN-SERVICE-CENTER Tel.: Fax: gcataldo@dataform-dialogservices.de Impressum Die Firmenzentrale der dataform dialogservices GmbH befindet sich in Ammerndorf bei Nürnberg. dataform dialogservices GmbH Wiesenstr Ammerndorf Tel.: +49 (0) Fax +49 (0) info[at]df-ds.de Internet: Sie wollen uns näher kennen lernen? Fakten zur Produktion: Für den Erstkontakt sprechen Sie am besten mit einem unserer hier vorgestellten Ansprechpartner für den jeweiligen Geschäftsbereich. Danach erhalten Sie den Kontakt zu Ihrem persönlichen Projektmanager, der Sie und Ihren Auftrag fortan begleitet. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Maschine: Digitaldruck auf RICOH - Systemen Papier: DCP FSC Mix C002321; Umschlag 250 g/m 2 und Inhalt 120 g/m 2 Klebebindung: HORIZON BQ-270 Konzeption, Gestaltung, Inhalt: Annika Fuhrmann, Maike Reimers V.i.S.d.P.: dataform Gesellschaft mbh (Stand: ) 44 45

26 Wir geben Ihnen Raum für Lösungen Ihre Notizen Tel.: +49 (0) info [at] df-ds.de 46 47

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