SEPA - Checkliste. Roadmap für Unternehmer zur Migration auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum 2014

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1 SEPA - Checkliste Roadmap für Unternehmer zur Migration auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA: Was versteht man darunter? - Vorbereitung auf die SEPA-Migration - SEPA-Check für Ihr Unternehmen - IBAN & BIC - SEPA-Überweisungen - SEPA Datenformat - XML - Zahlungsanweisung - SEPA-Lastschriften - Das Mandat für SEPA-Lastschriften

2 SEPA : Was versteht man darunter? SEPA ist ein EU-weites Projekt und steht für Single Euro Payments Area. Ziel ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmerländer so zu standardisieren, dass es für die Bankkunden keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr gibt. Dadurch können künftig Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen einheitlich abgewickelt werden und zwar schneller, einfacher und sicherer. Diese Länder nehmen an SEPA teil: Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweden Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechien Ungarn Zypern SEPA-Produkte Aktuell sind folgende SEPA-Zahlungsverkehrsinstrumente für Bankkunden nutzbar: SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) SEPA-Eilüberweisung (PRIEURO) SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit CORE) SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) SEPA-Kartenzahlung (Cards Framework) SEPA-Kontoauszug und Retourdatenträger XML-Auftrag für Auslandsüberweisungen Derzeit gibt es eine Übergangsphase, in der parallel zu den neuen SEPA-Produkten auch noch die herkömmlichen österreichischen Zahlungsverkehrsinstrumente eingesetzt werden können. Gemäß EU-Verordnung vom 31. März 2012 erfolgt bis die vollständ ige Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren. SEPA-CHECKLISTE Seite 2 von 10

3 Vorbereitung auf die SEPA-Migration Im 1. Quartal 2012 wurde eine EU-Verordnung verabschiedet, welche u. a. regelt, bis wann die nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die SEPA-Verfahren umgestellt/migriert werden müssen. Wesentlichste Neuerung für unsere Kunden ist die Verwendung der internationalen Kontonummer IBAN und der internationalen Bankleitzahl BIC für Zahlungen auch innerhalb Österreichs. Tipps für den reibungslosen Umstieg Um die SEPA-Instrumente nutzen zu können, sind sowohl banken- als auch kundenseitig einige organisatorische Anpassungen vorzunehmen. Wir empfehlen Ihnen daher, mögliche Umstellungen rechtzeitig folgendermaßen einzuplanen: Geben Sie auf Ihren Geschäftsunterlagen und Formularen IBAN und BIC als Kontoverbindung an auch im Inlandszahlungsverkehr. Legen Sie den Zeitpunkt für SEPA-Migration fest und leiten Sie daraus den Zeitplan für interne Maßnahmen ab. Prüfen Sie, ob Ihre Anwendungen (Finanzbuchhaltung etc.) für SEPA gerüstet sind (XML-Format, Abbildung von IBAN, BIC, Mandatsnummern, Einzieher-Kennung etc. in den Datenbanken und Stammdaten). Besprechen Sie Änderungen frühzeitig mit Softwarehäusern/eigener Programmierung. Erfragen Sie bei Ihren Lieferanten/Zahlungspfl ichtigen deren IBAN und BIC und hinterlegen Sie diese in Ihren Stammdaten. Nutzen Sie für inländische Kontoverbindungen unseren IBAN- und BIC-Service zur Unterstützung. Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe speziell im Hinblick auf Ihre Einzugsverfahren: Abläufe speziell beim Einholen, Bearbeiten und Weiterleiten von Mandaten sind an die SEPA-Standards anzupassen. Datenaufbau XML auf verfügbar. Der Verwendungszweck wird in SEPA-XML auf 140 Stellen reduziert. Überdenken Sie Ihre Marktstrategie, mit der Vereinfachung des Zahlungsverkehrs können sich neue Märkte erschließen (z. B. SDD grenzüberschreitend). Bereiten Sie betroffene Mitarbeiter auf die neuen Bedingungen vor. So profitieren Sie als Kunde Vereinheitlichung der Verfahren und Formate Reduktion der Kontoverbindungen in der EU Neues Verfahren SEPA Direct Debit (SDD) ermöglicht EU-weite Kundenakquisition SDD ist eine neue Zahlungsmöglichkeit, z. B. für Webshop Stammkunden Einzüge im EU-Raum sind mit der gleichen Sicherheit wie im Inland möglich Akzeptanz der Karte überall in der EU Bessere Liquiditätssteuerung Verminderter Aufwand in Kundendatenverwaltung (Vereinheitlichung) max. Überweisungsdauer: 1 Bankwerktag SEPA-CHECKLISTE Seite 3 von 10

4 SEPA- Check für Ihr Unternehmen Gemeinsam mit unseren SEPA-Experten analysieren wir die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens, um unsere Kunden bestmöglich auf die Umsetzung vorzubereiten. Wir unterstützen unsere Kunden im Zuge des SEPA-Coachings bei: der Umschlüsselung (Konvertierung) der inländischen Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC der Testabwicklung der Abwicklungsoptimierung und speziellen technischen Anforderungen Wie gut sind Sie bereits auf die SEPA-Migration vorbereitet?? Haben Sie einen SEPA-Beauftragten/-Ansprechpartner bzw. eine SEPA-Projektgruppe? Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen für Ihr Unternehmen bzw. bilden Sie eine Projektgruppe (je nach Umfang des Aufgabenbereichs) zur Planung und Koordinierung aller Maßnahmen und Umstellungen im Unternehmen, sowie als Ansprechpartner für Ihre Bank und die eingebundenen Partner (z. B. Hersteller/Lieferant/Betreuer Finanzbuchhaltung, Druckerei,...). Gibt es bereits einen individuellen Zeit- und Umstellungsplan für Ihr Unternehmen? Analysieren Sie die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um die Auswirkungen von SEPA genauer einschätzen zu können. Erhebung der Zahlungsverkehrs-Mengengerüste (national und grenzüberschreitend), Aufl istung betroffener Softwareprodukte, Datenbanken oder Tabellen, Analyse, welche Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter betroffen sein könnten, Überprüfung, ob Geschäftspartner bereits auf SEPA umgestellt haben bzw. inwieweit diese von der Umstellung betroffen sind (z. B. Referenzdatenübermittlung). Ist Ihre Finanzbuchhaltung bereits SEPA-ready? Sprechen Sie mit dem Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware über die Verfügbarkeit der notwendigen Erweiterungen für SEPA : Ist die Wartung von IBAN und BIC in der Stammdatenverwaltung (auch IZV) möglich? Unterstützt die Zahlungsverkehrsschnittstelle das SEPA-Datenformat XML? Bei der Nutzung von Einzugsverfahren: Unterstützt Ihre Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschriftmandaten? SEPA-CHECKLISTE Seite 4 von 10

5 IBAN und BIC die Kundendaten im SEPA Zahlungsverkehr IBAN steht für internationale Bank Account Number und ist die international genormte Darstellung der Kontonummer und der Bank. Mittels einer Prüfziffer, die für jedes Konto extra berechnet wird, werden Zahlungsaufträge noch vor der Durchführung auf Richtigkeit der Kontonummer und der Bankverbindung überprüft. Dadurch werden Fehlbuchungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger weitergeleitet. Die IBAN ist in Österreich 20 Zeichen lang und setzt sich zusammen aus: 2-stelligem ISO-Ländercode, z. B. Österreich = AT 2-stelliger Prüfziffer, pro Konto separat berechnet 5-stelliger Bankleitzahl 11-stelliger Kontonummer des Zahlungsempfängers BIC steht für Bank Identifi er Code und ist der international standardisierte Bank-Code. Der BIC früher auch als SWIFT-Code bezeichnet wird neben der IBAN als zweites Identifi kationsmerkmal für die Weiterleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Mit dem BIC können weltweit Kreditinstitute eindeutig identifi ziert werden. Der BIC hat 8 oder 11 Stellen und ist wie folgt aufgebaut: 4-stellige Bezeichnung der Bank 2-stelliger ISO-Ländercode, z. B. Österreich = AT 2-stellige Orts-/Regionsangabe 3-stelliges Kürzel zur genauen Identifizierung (optionale Angabe) Sind Sie für IBAN/BIC-Überweisungen gerüstet?? Kennen Sie IBAN und BIC aller Ihrer Kunden/Lieferanten (auch der inländischen Kunden)? Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden bereits jetzt nach IBAN und BIC und ergänzen Sie diese Daten in Ihren Stammdaten. Zur Aktualisierung der Bankdaten Ihrer Kunden mit Konten bei österr. Banken können Sie die Stammdaten aus Ihrer Finanzbuchhaltung (in Dateiform nach einem genormten Satzaufbau der STUZZA) auch uns übergeben. Wir ermitteln über das Konvertierungsservice der österreichischen Banken aus Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC und stellen Ihnen die korrekten Daten wieder in Dateiform zur Verfügung. Sind auf Ihren Geschäftspapieren und Rechnungen IBAN und BIC bereits angegeben? Veranlassen Sie die Adaptierung Ihrer Rechnungen und Geschäftspapiere und geben Sie IBAN und BIC anstelle von Kontonummer und Bankleitzahl an. Um die Lesbarkeit zu verbessern, ist die Angabe der IBAN in Viererblöcken zulässig, z.b.: - ATNN NNNN NNNN NNNN NNNN SEPA-CHECKLISTE Seite 5 von 10

6 SEPA- Überweisungen (SEPA Credit Transfer) Grundsätzlich ist jede Überweisung in EUR innerhalb der SEPA-Länder ein SEPA Credit Transfer! Folgende Kriterien müssen eingehalten werden: Angabe der IBAN des Empfängers und des BIC der Empfängerbank, Spesenteilung, Verwendung des Nachrichtenformats XML, normale Durchführung, Durchführungsart dringend ist bei SEPA Credit Transfer nicht möglich. Wichtigste Merkmale: Die Überweisung erfolgt europaweit innerhalb nur eines Bankwerktags. Durch separate Abrechnung der Entgelte wird der Überweisungsbetrag dem Zahlungsempfänger zur Gänze gutschrieben. Sind Ihre Zahlungsangaben korrekt?? Nutzen Sie die Angabe von Zahlungsreferenzen, wenn Sie Zahlungsaufträge erteilen? Beachten Sie bitte, dass bei Angabe einer Zahlungsreferenz ein zusätzlich angegebener Verwendungszweck nicht an den Empfänger weitergeleitet werden kann. SEPA-CHECKLISTE Seite 6 von 10

7 SEPA- Datenformat - XML Mit SEPA werden Daten in einem universellen Datenformat übertragen, auf das auch alle Schnittstellen abgestimmt werden müssen. XML steht für Extensible Markup Language und ist das neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen es wird im Zuge der SEPA-Migration EDIFACT in Österreich ersetzen. XML ist ein universelles Format für strukturierte Dokumente und Daten im Web (laut Definition durch das W3C). Finanz-XML-Nachrichten werden von der ISO normiert und unterliegen der ISO-Norm Zahlungsverkehrs-Nachrichten werden wie folgt unterteilt: Kunde-Bank-Nachricht: Payments Initiation pain.xxx Zahlungsverkehrs-Statusnachrichten: Cash Management camt.xxx Interbanken-Nachricht: Payments Clearing and Settlement pacs.xxx Derzeit stehen im Bankhaus Krentschker folgende XML-Nachrichten für die Kunde-Bank- Kommunikation technisch zur Verfügung: Nachrichten pain.001 pain.001.non-sepa pain.008 camt.054 camt.053 camt.052 pain.001 pain.001 Beschreibung Überweisungsauftrag (SCT) Überweisungsauftrag AZV und dringend Lastschrift-Auftrag (SDD) Retourdatenträger Kontoauszug (auf Wunsch mit Retour-Datenträger) Intraday-Kontoauszug Finanzamtszahlung Postbar TIPP: Eine detailierte Beschreibung der eingesetzten Nachrichten und Informationen zur Verwendung von XML im österreichischen Zahlungsverkehr finden Sie auf der Homepage der STUZZA unter Sind Sie auf Datenaustausch im XML-Format vorbereitet?? Erhalten Sie von uns Kontoauszug oder Gutschriften in Dateiform? Wenn Sie bereits Kontoinformationen im Format MT940 oder Gut- bzw. Lastschriften im EDIFACT-Format Cremul oder Debmul erhalten, stehen Ihnen auch die neuen XML-Datenformate zur Verfügung. Übersenden Sie Zahlungsaufträge in Dateiform an das Bankhaus Krentschker? Wenn Sie an uns bereits Zahlungsaufträge im EDIFACT-Format Paymul übermitteln, müssen Sie auf die neuen XML-Datenformate umstellen. SEPA-CHECKLISTE Seite 7 von 10

8 Zahlungsanweisung Überweisung mit IBAN/BIC Die Zahlungsanweisung ist der österreichische Einheitsbeleg für Ihre Überweisungen und ersetzt die bisherigen Belege wie Zahlscheine, Überweisungen, Erlagscheine, die mit ihre Gültigkeit verlieren. Für Überweisungen im österreichischen Zahlungsverkehr und im SEPA-Raum (EU-Länder, Norwegen, Island, Liechtenstein, Schweiz und Monaco) in Euro. Nur mehr Angabe von IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl. IBAN und BIC finden Sie auf Ihrer BankCard, auf Ihren Kontoauszügen und im netbanking. Wenn Sie die Zahlungsanweisung selbst bedrucken, beachten Sie bitte Folgendes: Bitte stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um wir unterstützen Sie gern dabei. Die frühzeitige Umstellung sorgt für den problemlosen Übergang Ihrer Retourdaten vom Zahlschein auf die Zahlungsanweisung. Die wichtigsten Neuerungen: Angabe von IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ Die Kodierzeile wird reduziert auf Belegart und Betrag Das Mehrzweckfeld wird zur Zahlungsreferenz in der Mitte des Belegs Nur 3 Schritte zur Umstellung auf die Zahlungsanweisung: 1. Auf finden Sie die Technischen Spezifikationen Zahlungsanweisung. 2. Bitte bestellen Sie die Blanko-Zahlungsanweisungen für Testbedruckungen bei Ihrem Kundenbetreuer. 3. Lassen Sie die Testdrucke durch Ihren Betreuer überprüfen. Die Zahlungsanweisung ist im verwendeten Edifact/V3 Format voll retourdatenfähig. Ihre Bestände von alten Zahlungsverkehrsbelegen können Sie bis spätestens aufbrauchen. SEPA-Check Zahlungsverkehrsbelege? Bedrucken Sie Ihre Zahlungsverkehrsvordrucke selbst? Bitte beachten Sie, dass für die neue Zahlungsanweisung (ersetzt Überweisung und Zahlschein ab ) neue technische Spezifi kationen gelten. Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen für weitere Auskünfte gerne zur Verfügung. Haben Sie noch größere Bestände alter Vordrucke (Zahlscheine/Überweisungen)? Bitte beachten Sie, dass die alten Vordrucke nur mehr in der Übergangsfrist (bis ) verwendet werden können. Ihre Bestände von alten Vordrucken können Sie noch aufbrauchen. Für Neu- und Nachbestellungen sollten Sie auf jeden Fall jetzt schon auf die SEPA-Zahlungsanweisung umstellen! SEPA-CHECKLISTE Seite 8 von 10

9 SEPA- Lastschriften Die Einführung der SEPA-Lastschriften war ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zum einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum. Damit können Sie als Unternehmer Beträge in Euro jetzt auch grenzüberschreitend vom Konto Ihrer Kunden einziehen basierend auf einem Mandat (Einzugsauftrag), das der Zahlungspfl ichtige dem Zahlungsempfänger erteilt. SEPA-Lastschriften (SEPA Direct Debit CORE) Die Abwicklung erfolgt ähnlich dem österreichischen Einzugsverfahren mit zusätzlichen Ausprägungen, und für jeden Einzug muss der Zahlungsempfänger (Einzieher, Creditor) ein Mandat (Einzugsauftrag) vom Zahlungspfl ichtigen (Debtor) einholen und dafür eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben. Wichtigste Merkmale: IBAN und BIC ersetzen Bankleitzahl und Kontonummer. Jeder Kunde, der einzieht, benötigt eine CreditorID (CID). Für jeden Einzug muss der Zahlungsempfänger (Einzieher, Creditor) ein Mandat (Einzugsauftrag) vom Zahlungspflichtigen (Debtor) einholen und dafür eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben (die Banken sind in diesen Prozess nicht involviert). Einheitliches europaweites Lastschriftverfahren mit einheitlichem Format und Rechtsrahmen für nationale und internationale Einzüge. Keine Auslandskonten für die Abwicklung erforderlich. Durch die Mandatsabwicklung sind eindeutige Prüfkriterien zur Verbesserung der Sicherheit definiert. Bei strittigen Einzügen kann vom Debtor innerhalb von 8 Wochen ab Einzugsdatum ohne Angabe von Gründen Einspruch eingelegt werden, bei nicht autorisierten Einzügen innerhalb von 13 Monaten. Neu ist auch, dass Unternehmen mit ihren Kunden einen Fälligkeitstermin für eine Lastschrift vereinbaren können. Dem Zahlungspflichtigen ist der exakte Tag der Kontobelastung bekannt, und er kann daher für die entsprechende Deckung auf dem Konto sorgen. Der Einzieher verpflichtet sich, spätestens 14 Tage bevor die SEPA-Lastschrift fällig ist, den Zahlungspflichtigen in geeigneter Form über Höhe und Termin des einzuziehenden Betrages zu informieren (außer zwischen Zahlungspflichtigem und Zahlungsempfänger wurde eine andere Frist vereinbart). SEPA-Firmenlastschriften (SEPA Direct Debit B2B) SEPA Firmenlastschrift ist ein SEPA-weit normiertes Lastschriftverfahren, das Einzüge in Euro ausschließlich zwischen Kommerzkunden ermöglicht. Die wesentlichsten Unterschiede zur normalen SEPA-Lastschrift: Bei der SEPA-Firmenlastschrift muss der Zahlungspflichtige nach Unterfertigung des Mandats zu seiner Hausbank gehen und das Mandat erfassen lassen. ACHTUNG: Ist am Fälligkeitstag (due-date) bei der Bank des Debtors bei Buchung kein Mandat gespeichert, wird der Einzug automatisch abgelehnt und retourniert. Bei der SEPA-Firmenlastschrift hat der Zahlungspflichtige kein Rückrechnungs-/Einspruchsrecht! Lediglich seine Bank kann aus definierten Gründen (z. B. mangels Deckung) eine Rückrechnung vornehmen. SEPA-CHECKLISTE Seite 9 von 10

10 Das Mandat für SEPA-Lastschriften Das Mandat ist die Authorisierungsvereinbarung zwischen Debtor und Creditor, vorläufi g in Papierform. Schrift und Farbe sind nicht standardisiert. Das Mandat ist in der Landessprache des Debtors sowie in Englisch auszufolgen und muss folgende Punkte enthalten: Bezeichnung SEPA Direct Debit Mandat Name des Debtors Adresse des Debtors (Straße, Nr., PLZ, Land) IBAN des Debtors BIC des Debtors Name des Creditors Creditor ID Adresse des Creditors (Straße, Nr., PLZ, Land) Art der Zahlung (einmalig oder wiederkehrend, erster, letzter) Ort und Datum der Unterschrift Unterschriftsfeld des Debtors Die Creditor ID Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht die verpflichtende Übermittlung einer Creditor ID (CID) sowie Mandatsreferenznummer durch den Lastschrifteinreicher vor, sodass der Debtor eine Mandatsprüfung vornehmen kann. Diese CID wird über die Hausbank angefordert, die zentrale Vergabe und Verwaltung der Creditor ID obliegt der Oesterreichischen Nationalbank (OeNB). SEPA-Check Einzugsverfahren? Verwenden Sie die bestehenden Einzugsverfahren Lastschrift bzw. Einzugsermächtigung? Bestehende Verträge (Mandate) mit Ihren Kunden behalten ihre Gültigkeit. Umstellung der bestehenden nationalen Einzugsverfahren auf die SEPA-Lastschrift Direct Debit Core ist möglich. Information Ihrer Kunden über die Änderung des Verfahrens und das Datum des ersten Einzugs wird empfohlen. Haben Sie bereits eine zugewiesene Creditor ID der Oesterreichischen Nationalbank? Beantragen Sie eine Creditor ID (Gläubiger-Identifi kationsnummer) über Ihren Kundenbetreuer im Bankhaus Krentschker. Haben Sie Kunden, von denen Sie grenzüberschreitend einziehen möchten? Mit der SEPA-Lastschrift Direct Debit Core und der fi nalen SEPA-Firmenlastschrift Direct Debit B2B stehen Ihnen zwei neue Verfahren für den Einzug von Forderungen zur Verfügung. Sprechen Sie mit Ihrem Kundenbetreuer und vereinbaren Sie mit ihm die Nutzung dieser Verfahren. Er steht Ihnen auch jederzeit gerne mit detaillierten Informationen und Mustern der Mandate zur Verfügung! SEPA-CHECKLISTE Seite 10 von 10

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