Eröffnen und Einrichten einer neuen Präsentation

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1 Kantonsspital St.Gallen Direktion Informatik CH-9007 St.Gallen Tel Eröffnen und Einrichten einer neuen Präsentation Hintergrund Im KSSG steht Ihnen für Präsentationen eine Standardvorlage zur Verfügung. Damit Sie sich im Wesentlichen auf den Inhalt Ihrer Präsentation konzentrieren können, sind verschiedene Gestaltungselemente bereits vorgegeben. Inhalt In diesem Dokument können Sie nachlesen, welche vorbereitenden Arbeitsschritte Sie gehen können, um rasch mit der eigentlichen Arbeit - dem Erstellen von aussagekräftigen Folien - zu beginnen. Präsentation eröffnen und Basiselemente anpassen Fusszeile einrichten Designfarben verwenden Hintergrundfarbe wechseln So lesen Sie effizient Für das Erstellen dieses Dokuments verwenden wir eine strukturierte Methode. Beginnen Sie doch damit, einmal alle Seiten zu überfliegen. Dank der Titel in der linken Spalte verschaffen Sie sich rasch einen Überblick über die Inhalte und finden die Information, die Sie jetzt benötigen, rasch und manchmal auch, ohne das ganze Dokument durchlesen zu müssen. Referenz Autor: Redaktionsteam SBI, Simone Hoch Version: 1.0 Datum: 20.Oktober 2008 SBI

2 2/6 Präsentation eröffnen und Basiselemente anpassen Möchten Sie eine neue Präsentation erstellen, verwenden Sie bitte ausschliesslich die auf dem neuen Format basierende Vorlage. Nur so können Sie gewährleisten, dass auch alle neuen Möglichkeiten von PowerPoint nutzbar sind. Darüber hinaus werden Ihre Präsentationen in Bezug auf die Dateigrösse massiv kleiner sein. Vorgesehen ist, dass auf jeder Folie oben rechts im grauen Balken entweder das Thema Ihrer Präsentation, Ihr Arbeitsbereich oder die Anlassbezeichnung angezeigt wird. Sie können diese Information einmalig über die Basisvorlagen, die sogenannten Mastervorlagen, eingeben. Empfehlenswert ist, diesen Text auch für weitere Ausgabemöglichkeiten wie die Handzettel und Notizenzettel im gleichen Arbeitsschritt zu ergänzen. Öffnen und Beschriften der Präsentation 1. Öffnen Sie ein neues Dokument, basierend auf der KSSG- Präsentationsvorlage. 2. Speichern Sie das Dokument am gewünschten Ablageort. Wechseln Sie beim Dateiformat auf PowerPoint-Präsentation (*.pptx). 3. Wählen Sie im Register «Ansicht» den Befehl «Folienmaster». 4. Klicken Sie links auf den Folienmaster Klicken Sie anschliessend oben rechts auf der Folie in das Textfeld «Thema/Bereich/Anlass» und schreiben Sie den gewünschten Text, welcher auf jeder Folie automatisch erscheint. 6. Markieren Sie den geschriebenen Text und drücken Sie Ctrl + C. 7. Wechseln Sie über Register «Ansicht» zum Handzettelmaster und klicken auf den Platzhalter. 8. Fügen Sie den kopierten Text mit Ctrl + V wieder ein. 9. Wiederholen Sie diesen Schritt für den Notizenmaster. 10. Beenden Sie die Bearbeitung der Mastervorlage.

3 3/6 Fusszeile einrichten In PowerPoint 2007 können Sie auf jeder einzelnen Folie entscheiden, ob und was für eine Fusszeile Sie verwenden möchten. In der Regel wird auf jeder Folie der gleiche Text angezeigt wie Foliennummer Datum Bereich/Referent Änderungen sollten Sie immer im Folienmaster vornehmen. Beachten Sie dabei, dass Änderungen für alle Folien auf der ersten Vorlage gemacht werden müssen. Sie können jedoch anschliessend auf jedem Folienlayout die Kopf- und Fusszeileninformationen individuell bearbeiten, sofern gewünscht. Anpassen der Basisinformationen jeder Folie 1. Wählen Sie dazu im Register «Einfügen» den Befehl «Kopf- und Fusszeile». 2. Legen Sie die gewünschten Optionen fest und ergänzen Sie die Angaben der Fusszeile mit dem Bereich und/oder dem Autor. 3. Wünschen Sie die Folien zu nummerieren, aktivieren Sie, wie im obigen Bild angezeigt, die Auswahl «Foliennummer». 4. Wechseln Sie in das Register «Notizblätter und Handzettel» und passen ebenfalls die Kopf-und Fusszeileninformationen an. 5. Schliessen Sie das Dialogfeld mit «Für alle übernehmen». Ergebnis Auf jeder Folie werden die aktivierten Kopf- und Fusszeileninformationen angezeigt. Fortsetzung auf der nächsten Seite

4 4/6 Tipp Soll auf der Titelfolie keine Nummerierung stehen, wählen Sie im Register «Folienmaster» den Punkt «Seite einrichten» und geben bei der Option «Nummerierung beginnt bei» die Zahl 0 ein. Hinweis Neu in PowerPoint 2007 ist die Möglichkeit, auf jeder Folie die Kopf- und Fusszeileninformationen via entsprechende Mastervorlage oder auch direkt auf einer einzelnen Folie individuell zu bearbeiten.

5 5/6 Designfarben verwenden Für alle verwendeten Farben Ihrer Präsentation in Diagrammen, Organigrammen, Formen und SmartArts können Sie aus drei verschiedenen Designfarbpaletten wählen. Die Designfarben bestehen aus zwölf optimal zusammengestellten Farben. KSSG Graustufen Für Schwarz/Weiss Resultate KSSG Verbund Standardfarben der drei Spitäler KSSG Schema passendes Farbschema zu CI/CD Vorgehen Wählen Sie Register «Entwurf» und in der Gruppe «Designs» die Schaltfläche «Farben». Zuoberst in der Auswahlliste sehen Sie die empfohlenen Farbdesigns des KSSG. Klicken Sie auf das gewünschte Design. Ergebnis Alle Elemente der gesamten Präsentation werden mit dem neuen Farbdesign eingefärbt.

6 6/6 Hintergrundfarbe wechseln Die auf der neuen KSSG-Vorlage basierenden Präsentationen können rasch und unkompliziert von hell auf dunkel umgestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass die dunkle Variante schlechter lesbar ist und auch die Lichtverhältnisse am Präsentationsort dafür geeignet sein müssen. Vorgehen 1. Wählen Sie dazu im Register «Entwurf», in der Gruppe «Hintergrund» den Befehl «Hintergrundformate». 2. Klicken Sie auf die gewünschte Formatvorlage. Ergebnis Sämtliche Folien werden mit der neuen Auswahl eingefärbt und, wo nötig, Textfarben invers dargestellt. Sie können das Hintergrundformat jederzeit wieder ändern. Tipp Sollten Sie die Präsentation auch auf Papier benötigen, wechseln Sie vor dem Ausdruck wieder auf die helle Variante, damit Ihrem Drucker nicht gleich die Luft, sprich der Toner, ausgeht.