SequiMe Access. Eine weitere Applikation der SequiSoft GmbH im. Bereich Control- & Security-Management. SequiMe

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1 SequiMe Access Zugangs und Funktionskontrolle von multifunktionalen Geräten Eine weitere Applikation der SequiSoft GmbH im Integriertes KostenstellenManagement via MFP Access ermöglicht es Unternehmen, öffentlichen Funktionsbeschränkung pro System Bereich Control- & Security-Management. SequiMe Einrichtungen, Schulen, etc. den Zugriff auf multifunktionale Geräte zu reglementieren. Jedes Einfache Anmeldung durch PIN, Benutzername oder RFID- Karte möglich System kann individuell konfiguriert werden. Freischaltung der Kopierfunktion ohne zusätzliche Anmeldung einen vorhanden LDAP-Server genutzt werden. Die SequiMe Access kann als Authentifizierung ohne Seitenreglementierung ist mit dem integrierten Kostenstellen-Management verbunden. Über das Administrationstool von SequiMe Access kann genau festgelegt werden, ob ein multifunktionales Gerät generell die Funktionen nutzen darf. Möchte der Benutzer dagegen ohne Anmeldung wie z.b. S/WFunktionen beim Kopieren nutzen, kann dies freigeschaltet werden. Auf diese Weise lassen sich Zugriffe und Kosten von Farb-Funktionalität sehr einfach und bedienerfreundlich kontrollieren.

2 1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Konfigurationsmanager 2 Benutzer-Anmeldung 3 Client-Benutzer-Menü 4 to Copy 5 to Mail 6 to Scan to Fax 7 8 Print to Box 9 Help- & MFP-Button 10 Windows Client-Tool 11 Systemvoraussetzung 13

3 2 SequiMe access Konfigurationsmanager Funktionen und Bereiche umfassen die Nutzbar- und Verfügbarkeit, die bei der Konfiguration zur Verfügung stehen. Zudem werden die grundlegenden Einstellungsbereiche und deren Funktionen gezeigt. Der Konfigurationsmanager ist ein eigenständig laufendes Tool, das auf allen gängigen Windows Plattformen installierbar ist. Die Einstellungsvariablen des Konfigurationsmanagers sind frei wählbar und können einzeln für jedes eingesetzte multifunktionale Gerät erstellt und genutzt werden. In der Einstellung der Authentifizierung für die spätere Anmeldung am multifunktionalen Gerät, können die Variablen Benutzername & Passwort oder Pin als Verfahren genutzt werden. Diese Anmeldedaten können von jedem multifunktionalen Gerätes gegen das Windows Active Directory, (Open) LDAP oder eine Lokale Authentifizierung geprüft werden. Alternativ ist eine Authentifizierung mittels Kombination aus Kartenleser und RFID-Karte möglich. Der Funktionsumfang kann für jedes Gerät individuell bestimmt werden. Funktionen, wie beispielsweise S/W Kopie, können entweder mit oder ohne Anmeldung zugänglich gemacht werden. SequiMe Access kann weitere Funktionen für angemeldete Benutzer regulieren (z.b. Fax, Farbkopie,..).!!! HINWEIS!!! Die Konfiguration der Funktionsumfänge (gesperrt, frei) sind geräteabhängig, NICHT benutzerabhängig

4 3 Benutzer-Anmeldung Funktionen und Bereiche umfassen die Nutzbar- und Verfügbarkeit, die bei der Benutzer-Anmeldung, sowie Funktion ohne Anmeldung zur Verfügung steht. Zudem werden die grundlegenden Einstellungsbereiche und deren Funktionen gezeigt. Benutzer-Anmeldung am Display mit Benutzername und Passwort, sowie die Funktionen Kopie und Fax, die ohne Anmeldung durch den Benutzer genutzt werden können. Benutzer-Anmeldung am Display mit Pin hier ohne die freigegebene Funktionen. Die in der Benutzer-Anmeldung gezeigten Bilder dienen nur als Fallbeispiele und können frei im Nutzungsumfang für Rechte ohne Anmeldung und Kombinationen konfiguriert werden.!!! HINWEIS!!! Die Benutzer-Anmeldungen können zusätzlich mit einer RFID-Karte kombiniert werden. Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung von Windows Active Directory die Kartendaten in der Directory vorhanden sein müssen. Bei lokalen Geräte-Benutzer-Konten muss die Karte des jeweiligen Benutzers am multifunktionalen Gerät lokal hinterlegt werden. Ein Kartenleser und RFID-Karten können zusätzlich erworben werden.

5 4 Client Benutzer-Menü Nach erfolgreicher Benutzer-Anmeldung wechselt das Client-Display in das intuitive Benutzer-Menü. Durch farblich und symbolisch gekennzeichnete Buttons wird die Bedienung der einzelnen Funktionsbereiche unverwechselbar. Der BLAUE Button: Funktion für das Senden einer - nach Auswahl wechselt das Display des multifunktionalen Gerätes in das Senden-Menü der Client Application. Der GRÜNE Button: Funktion für das Kopieren - nach Auswahl wechselt das Display des multifunktionalen Gerätes in das Kopier-Menü der Client Application. Der HELLBLAUE Button: Funktion für das Scannen - nach Auswahl wechselt das Display des multifunktionalen Gerätes in das Scan-Menü der Client Application. Der ROTE Button: Funktion für Print to Box - nach Auswahl wechselt das Display des multifunktionalen Gerätes in das Print-Menü der Client Application. Der ORANGE Button: Funktion für das Senden eines Faxes - nach Auswahl wechselt das Display des multifunktionalen Gerätes in das Fax-Menü der Client Application.

6 5 to Kopie Je nach gewünschter Nutzbarkeit der Kopierfunktion, ob mit Benutzer-Anmeldung oder als Funktion ohne Benutzer-Anmeldung, erscheint der GRÜNE Kopier- Button im Anmeldedisplay oder spätestens nach erfolgreicher Benutzer- Anmeldung im intuitiven Client Benutzer-Menü. In diesem Fallbeispiel als freigegebene Funktion ( z.b nur S/W-Kopie ohne Benutzer-Anmeldung am Gerät ) In diesem Fallbeispiel, Auswahl des Grünen-Button im Client Benutzer-Menü nach erfolgreicher Benutzer- Anmeldung. Nach Auswahl des Kopier-Button wechselt das Display in das Kopier- Menü. Der aktive Benutzer wird oben angezeigt. Das Kopiermenü mit allen aktivierten Funktionen. Über MFP wechselt man in die Maschinenfunktionalität des Gerätes.

7 6 to Mail Die Funktion Mail steht nach erfolgreicher Benutzer-Anmeldung im Client- Benutzer-Menü mit dem BLAUEN Button zur Verfügung. Nach Auswahl wechselt das Display in das send to mail -Display, wo der angemeldete Benutzer als Empfänger feststeht. Client Benutzer-Menü BLAUER Button Displaywechsel nach Auswahl des Blauen-Button. Unter den Einstellungen (unten links) stehen dem Benutzer noch Optionen zur Verfügung. Simplex, Duplex, bzw. Schwarz/Weiß- und Farb- Scan können gewählt werden.!!! HINWEIS!!! Die Funktion Senden per Mail erfordert die Einrichtung jeder multifunktionalen Maschine über das Kyocera Command-Center ( Protokoll Einstellung). Diese Konfiguration ist erforderlich für das Senden für E- Mail.

8 7 to Scan Die Funktion Scan steht nach erfolgreicher Benutzer-Anmeldung im Client- Benutzer-Menü mit dem HELLBLAUEN Button zur Verfügung. Nach Auswahl wechselt das Display in das scan -Display. An der Stelle wird dann das Passwort benötigt. Client Benutzer-Menü HELLBLAUER Button Displaywechsel nach Auswahl des Hellblauen-Button. Unter den Einstellungen (unten links) stehen dem Benutzer noch Optionen zur Verfügung. Simplex, Duplex, bzw. Schwarz/ Weiß- und Farb- Scan können gewählt werden.!!! HINWEIS!!! Wenn sich der Benutzer bereits mittels Anmeldung gegen das LDAP authentifiziert hat, wird hier keine erneute Passworteingabe benötigt. Eine Eingabe ist nur bei lokaler Anmeldung erforderlich.

9 8 to Fax Die Funktion Fax steht nach erfolgreicher Benutzer-Anmeldung im Client- Benutzer-Menü mit dem ORANGEN Button zur Verfügung. Nach Auswahl wechselt das Display in das send to Fax -Display. An dieser Stelle sind die Einstellungen des jeweiligen Fax-Servers relevant (Präfix Client-Benutzer-Menü ORANGER Button Displaywechsel nach Auswahl des Orangen-Buttons. Die Faxnummer des Empfängers kann direkt eingetragen werden. Unter den Einstellungen (unten links) stehen dem Benutzer noch Optionen zur Verfügung. Wahlweise kann zwischen Simpel und Duplex entschieden werden.!!! HINWEIS!!! Die Funktion Senden per Fax erfordert die Einrichtung jeder multifunktionalen Maschine über das Kyocera Command-Center ( Protokoll Einstellung). Diese Konfiguration ist erforderlich für die Funktion eines Fax-Servers. Unterschiedliche Einstellungen in Kombination Senden für Fax und sind nicht möglich! Eine separate Fax-Server Software ist erforderlich.

10 9 Print to-box Die Funktion Print to Box steht nach erfolgreicher Benutzer-Anmeldung im Client- Benutzer-Menü mit dem ROTEN Button zur Verfügung. Nach Auswahl wechselt das Display in das Print to Box - Display. Für die Print to Box - Funktion ist das SequiMe Access lokal Client Tool erforderlich, um den geschützten Benutzer Print to Box (Private Serverless-Printing) zu nutzen. Client-Benutzer-Menü ROTER Button Displaywechsel nach Auswahl des Roten-Button. Hier stehen dem Benutzer die Auswahl der Druckjob-Liste zur Verfügung, um die getätigten privaten Drucke zu selektieren, dementsprechend auszugeben oder noch nachträglich zu löschen.!!! HINWEIS!!! Die Funktion Print to Box ist in Verbindung mit dem SequiMe Access Windows Client Tool möglich. Bei multifunktionalen Geräten OHNE integrierte Festplatte wird eine SD-Speicherkarte zusätzlich zum Gerät benötigt, um die erweiterten Druckfunktionen nutzen zu können.

11 10 HELP-Button & MFP-Button Die Funktionen umfassen die Nutzbar- und Verfügbarkeit des HELP-Buttons, die zur Verfügung steht. Zudem werden die grundlegenden Hilfsbereiche und dessen Inhalte gezeigt. Die HELP-Button-Funktion steht jedem Benutzer im Client-Display (mit oder ohne Anmeldung) zur Verfügung. Der HELP-Button dient zur Bedienungshilfe der einzelnen Funktionen und deren zusätzlichen Optionen. HELP-Button am linken oberen Rand des jeweiligen Displays HELP-Button dient als Online-Hilfe am multifunktionalen Gerät für alle Funktionen und dessen Bedienung und Nutzbarkeit. Der Hintergrund der Applikation zeigt im Hilfebereich dieses Bild (links) an. Der MFP-Button ermöglicht dem Benutzer aus der Client-Umgebung in die Maschinenfunktionalität zu wechseln. Diese Möglichkeit kann für jede Funktionalität der Client- Applikation ein- und ausgeschaltet werden.

12 11 Windows Client -Tool Das Windows Client-Tool ist auf allen aktuellen Windows Betriebssystemen zu Hause. Das Client-Tool dient als sinnvolle Ergänzung zum vorhandenen Drucker- Treiber. Beim Absenden eines Druckauftrages erscheint die Oberfläche des Client- Tools auf dem Benutzer-Desktop. Das Menü des Client-Tools ist für den schnellen Druck gedacht. Hier ist eine nachträgliche Änderung des Druckjobs von Simplex auf Duplex oder von Farbe zurück auf Schwarz/Weiß möglich. Weiterhin besteht auch die Variante, den Druckjob per Print to Box in den Auftragsspeicher zu leiten und nach einer Authentifizierung am Drucksystem auszugeben. Ausgewählte Anwender können den gewählten Druckjob auch für einen von drei festgelegten Nutzern zur Verfügung stellen. SequiMe Access Windows Client-Tool

13 12 Windows Client -Tool Quick-Step Simplex und Duplex ermöglicht es, schnell einen Simplex-Druck in einen Duplex-Druck zu ändern, ohne in die eigentliche Treibereinstellung wechseln zu müssen. Quick-Step Schwarz/Weiß und Farbe ermöglicht es, schnell einen Schwarz/Weiß- Druck in einen Farb-Druck zu ändern, ohne in die eigentliche Treibereinstellung wechseln zu müssen. Quick-Step Auftragsspeicher ermöglicht es schnell und einfach Drucke vor anderen Benutzern zu schützen. Alternativ wird der Druck einer Person aus einem ausgewählten Kreis zur Verfügung gestellt. Ein Wechsel der eigentlichen Treibereinstellung ist nicht nötig! Quick-Step Fortsetzen und Abbrechen ermöglicht es, die gewählten Quick-Step Optionen mit Fortsetzen auszulösen, oder mit Abbrechen den Druck komplett zu beenden.

14 13 SequiMe Systemvoraussetzungen Konfigurationsmanager MICROSOFT BETRIEBSSYSTEME Folgende Betriebssysteme können für die Benutzung des SequiMe Access Konfigurationsmanagers verwendet werden: Windows 7 Pro, Home Windows 8/8.1 Pro, Home Windows Server /64 Bit Windows Server 2008 R2 64 Bit Windows Server 2012 Windows Server 2012 R2 Nutzbarer USB-Port für externe Speichermedien (zum lokalen Aufspielen der SequiMe Access Config). NET Framework 4.51 Windows Client-Tool MICROSOFT BETRIEBSSYSTEME Folgende Betriebssysteme können für die Benutzung des SequiMe Access Konfigurationsmanager verwendet werden: USER WORKSTATION: Windows 7 Pro, Home Windows 8/8.1 Pro, Home Standard PC mit MS Windows kompatiblen PCL-Druckertreibern Netzwerkschnittstelle entsprechend LAN TCP/IP Protokoll (IP 4) HyPAS-Client KYOCERA HyPAS 2 fähige Multifunktions-Geräte mit Home-Button -Funktion Multifunktions-Gräte OHNE eigene Festplatte benötigen eine SD-Karte, um die erweiterten Druckfunktionen nutzen zu können. LAN-Schnittstelle (min IP-V4) SMTP Funktion für Kommunikation

15 ALLGEMEINE INFORMATION Die hier aufgeführten sowie verwendeten Marken, Handelsnamen, Logos und sonstigen gewerblichen Schutzrechte sind lediglich der eindeutigen Benennung für ein gemeinsames Verständnis und sind mit unseren oder Dritter rechtlich behaftet. Diese sind Eigentum der SequiSoft GmbH und dessen jeweiligen Rechtsinhabers und werden in keiner Weise von uns beansprucht. Die Informationen wurden mit inniger Sorgfalt zusammengestellt. Aufgrund kontinuierlicher Weiterentwicklung ist es möglich, dass die Lösung in einzelnen Punkten eventuell abweicht. Zusätzliche Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Release Notes. Haben Sie weitere Fragen? Dann kontaktieren Sie uns oder besuchen Sie die SequiSoft Webseite unter SequiSoft GmbH Planetenfeldstrasse Dortmund Germany Vertreten durch Olaf Weitner, Geschäftsführer Kontakt FON FAX FIX Internet