Verwalter Holzkorporation Dübendorf: Stellenbeschrieb Homepage

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1 HKD 1/ Verwalter Holzkorporation Dübendorf: Stellenbeschrieb Homepage Inhaltsverzeichnis Seite 1. Zusammenfassung der Tätigkeitsfelder 1 2. Details der Tätigkeitsfelder Anforderungsprofil Verwalter 6 4. Arbeitsplatz 1. Verzeichnis der Tätigkeitsfelder Seite - Rechnungswesen Personaladministration inkl Sozialversicherungen 3 - Sach-Versicherungen 4 - Teilrechtsinhaber/Teilrechte/GV 5 - Vorstand 5 - Vertragswesen 5 - Informatik 5 - Archiv 6 - Operationell HKD 6 2. Details Tätigkeitsfelder 2.1 Rechnungswesen 2.11 Hauptbuch - Hauptbuch führen auf Crealogix Business-Maker - Einhalten der relevanten Vorschriften (Steuern, Rechnungslegung, Transparenz) - Zweckmässige Ablage der Buchungsunterlagen 2.12 Zwischenabschlüsse - Erstellen monatlicher Zwischenabschlüsse (Vergleich mit Vj und Jahresbudget) erstmals per 30.4., dann monatlich bis Ende Jahr. Die Einhaltung der Periodizitäten ist wichtig, damit die Zahlen mit Budget und Vorperiode vergleichbar sind. - Erhebliche Abweichungen zu Budget und Vorperiode kommentieren - Abgabe der kommentierten Zwischenabschlüsse an Vorstand und Förster jeweils per 30.4., 30.6., 31.8., 30.9., Jahresabschlüsse - Erstellen der Jahresabschlüsse - Eine Checkliste der vorzunehmenden Arbeiten mit Terminierung ist vorhanden. - Vorbereiten der Jahresabschluss- und Budgetpräsentation an der GV - Jahresrechnungs-Revision organisieren, vorbereiten und durchführen - BAR-Abschluss Ende Forstjahr unterstützen

2 HKD 2/ Jahresbudget - Vorbereiten Jahresbudget-Erstellung jeweils im November - Erstellen des Budgets zusammen mit Förster und teilweise Präsident (vor allem Lohnfragen) jeweils bis Ende November - Präsentation Budget an Vorstand (Dezember) und GV (März) 2.15 Debitoren - Die Kundenrechnungen werden vom Förster erstellt: - Rechnerische Kontrolle insbesondere der Rechnungen für Arbeiten für Dritte - Kontieren der Rechnungen - Eintrag der Rechnungen auf den monatlichen Excel-Fakturenjournalen - Verbuchen der Rechnungen, Buchungs-Datumstempel anbringen sowie Buchungs-Nr auf der Rechnung vermerken (erforderlich lt MWSt-Vorschriften, damit das Auffinden von Belegen aus allen Richtungen möglich ist). - Ablage der verbuchten Rechnungen im Offen-Posten-Ordner - Erstellen der Rechnungen an die Stadt Dübendorf auf Basis des Forstreviervertrages jeweils im Januar und August - Administrative Abwicklung der Holzverkäufe von Privatwaldbesitzern/langdauernden Holzschlägen/Abrechnungen ZürichHolz AG und andern Grossisten in Zusammenarbeit mit dem Förster - Zahlungen - Printen, Nummerieren und Kontieren der elektronisch übermittelten Zahlungsbelege von ZKB und Postfinance - Eintragen der Debitorenzahlungen auf den Fakturenjournalen, Entnahme der bezahlten Rechnung aus dem OP-Ordner und anbringen des Zahlungsvermerkes. - Verbuchen der Zahlungsbelege und deren Ablage und gleichzeitig Abstimmen der Bank- und PoFi-Konti mit den Saldi der Hauptbuchkonti. - Ablage der bezahlten Rechnungen in den relevanten Ordnern. - Ueberwachen der offenen Debitoren-Rechnungen - Wöchentlich die offenen Debitorenrechnungen auf Verfall prüfen - Mahnungen vor Versand mit dem Förster besprechen - Mahnung 1 = Zahlungserinnerung, ca 40 Tage nach Verfall der Rechnung - Mahnung 2 = in der Regel die Betreibungsandrohung - Bei den Vermietungsrechnung für die Forsthütte Vermietdatum beachten, dieses ist oftmals vor dem Ablauf der Zahlungsfrist, das Geld muss am Vermiettag auf dem Konto sein, andernfalls den Förster orientieren, damit bar eingezogen wird Kreditoren - Kreditorenrechnung - materielle Kontrolle und Vorkontierung erfolgt i.d.r.durch den Förster - Kontierung und Nummerierung der Lieferantenrechnungen - Zahlung und Verbuchung in einem Arbeitsgang über Crealogix-Zahlungsprogramm - Buchungs-Datumstempel, Buchungs-Nr und Zahlungsdatum auf Rechnungen anbringen - Uebermittlung der Zahlungen an ZKB oder PoFi, Drucken Zahlungsjournal - Ablage Zahlungsjournal und Rechnungen im Beleg-Ordner

3 HKD 3/ Steuern - Mehrwertsteuern (zur Zeit Saldosatz-System) - Erstellen der halbjährlichen Steuerdeklarationen inkl. Umsatzabgleich mit dem Hauptbuch, Details dazu in den MWSt-Ordnern - Jährliche Ueberprüfung der Angemessenheit des angewandten Systems (zur Zeit Saldosatz-System mit zwei Sätzen) - Ständige Informationsbeschaffung betr. Aenderungen in den amtlichen MWSt-Unterlagen (Gesetz, Verordnung, MWSt-Broschüren, MWSt-Infos, MWSt-Praxisinfos etc) - Direkte Bundessteuern sowie Staat- und Gemeindesteuern - Erstellen der Steuerdeklarationen möglichst rasch nach der GV - Kontrolle der Steuerrechnungen. - Jährlich per Jahresabschluss Steuerrückstellungen für das Berichtsjahr rechnen Diverse Rechnungswesen-Arbeiten - Beleg-Nummern-Kreise jährlich festlegen und mit Förster besprechen - Ablageorganisation der Buchhaltungsbelege jährlich festlegen (Belegnummern-Kreise) 2.19 Unterschriften - Entsprechend dem vom Vorstand erlassenen Unterschrifts-Reglement 2.2 Personaladministration 2.21 Lohnwesen (keine elektronische Führung der Lohnbuchhaltung) - Erstellen und verbuchen der monatlichen Lohnbelege - Löhne und Lohnabzüge pro Mitarbeiter eng überwachen - Daueraufträge monatlich aktualisieren, wenn nötig - Lohn- und Vertragsänderungen gegenüber den MA dokumentieren - Lohngestaltung überwachen - Erstellen der jährlichen Lohnausweise - Vorbereiten und Dokumentation der jährlichen Lohnrunde (jeweils im Dezember) 2.22 Pensionskasse - Die HKD ist der Pensionskasse der Stadt Dübendorf angeschlossen - Meldung von Lohnänderungen sowie Ein- und Austritten an die PK - Aenderungen der PK-Abzüge auf dem Lohnbuchungsbeleg eintragen, Mitarbeiter schriftlich orientieren - PK-Reglement: sich mit dessen Bestimmungen vertraut machen - Jährlich Versicherungsausweis-Kopien der MA bei der PK-Verwaltung verlangen - Dreimonatliche Bezahlung der Beitrags-acto-Rechnungen - Kontrolle der Beitrags-Schlussrechnung per Ende Jahr 2.23 Uebrige Sozialversicherungen (AHV, AL, EO, SUVA) - Richtigkeit der Abzüge auf dem Lohnbuchungsbeleg regelmässig überprüfen - Rechtzeitige Anwendung der Soz-Abzüge bei jugendlichen MA, welche ins Abzugs -Alter kommen. - Abzüge entsprechend den gesetzlichen Entwicklungen anpassen. - Erstellen der jährlichen Sozialversicherungsabrechnungen für SVA, SUVA sowie für die Versicherungsgesellschaften

4 HKD 4/ Diverse Arbeiten Personaladministration - Erstellen alle Dokumentationen z.hd. der MA (z.b. Anstellungsverträge, Lohnbriefe) in Zusammenarbeit mit Förster und Präsident - Führen der Personaldaten-Ablage elektronisch und physisch - Vorbereiten der Besprechung der Verrechnungssätze für das Folgejahr jeweils im Dezember des Vorjahres. - Einfordern, Eingangsüberwachung und Kontrolle der SUVA-Unfallabrechnungen sowie überwachen der Zahlungseingänge - Einfordern und Kontrolle der EO-Karten, Einreichen der Karten an die SVA sowie Zahlungseingangs-Ueberwachung. - Arbeitskleider-Entschädigung: - Festlegen der Entschädigungssätze mit dem Vorstand - Jährliche Abrechnung und Auszahlung der Entschädigungen jeweils Ende Forstjahr - Bonus-Festlegung für Beschlussfassung im Vorstand vorbereiten, Briefe an MA und Auszahlung durchführen, Bonus-History nachführen - Personalreglement jährlich einmal auf Relevanz prüfen, Aenderung an Vorstand vorschlagen, durchführen, dokumentieren intern und an MA. - Funktionsdiagramm bearbeiten wie Personalreglement - Mitarbeitergespräche: Terminüberwachung und Klassierung der Unterlagen 2.3 Sachversicherungen - Versicherungspolicen: Das Verzeichnis der Versicherungspolicen liegt vor - Ueberwachung der Policen (Termin, Inhalt, AVB, Versicherungsummen etc) - Versicherungssummen-Ueberwachung insbesondere bei Policen, wo eine Unterversicherung entstehen könnte. - Versicherungs-Policen-Verzeichnis regelmässig nachführen - Schadenfall-Abwicklung in Zusammenarbeit mit dem Förster bearbeiten und überwachen. - Jährliche Erstellung der Lohnsummenabrechnung, wo notwendig 2.4. Teilrechtsinhaber/Teilrechte/GV - Teilrechts-Besitzer-Verzeichnis führen - Mutationen umgehend nach Eintreffen eintragen - Generalversammlung: - Einladung z.hd. Vorstand vorbereiten - Beilagen zur Einladung vorbereiten und erstellen bzw erstellen lassen (z.b. Protokoll der Vorjahres-GV, allenfalls Statutenänderungen, Projektanträge etc) - Einladung inkl. Beilagen ca einen Monat vor GV verschicken - Jahresabschluss- und Budgetpräsentationen vorbereiten - Anlass zusammen mit Förster vorbereiten - An GV Jahresabschluss und Budget präsentieren. - Teilrechts-Zinse im Anschluss an GV auszahlen - Teilrechts-Steuerwert wird von Zeit zu Zeit von den Steuerbehörden überprüft, wenn Aenderung diese prüfen, Vorstand und Teilrechtsbesitzer schriftlich orientieren. - Statuten-Anpassungen vor und nach GV in Zusammenarbeit mit dem Vorstand bearbeiten, allenfalls Statuten-Neudruck organisieren.

5 HKD 5/ Vorstand - Vorstands-Verzeichnis regelmässig nachführen und abgeben - Teilnahme an den Vorstandssitzungen (Einladung wird vom Präsidenten erstellt) - Unterlagen zu den vom Verwalter eingebrachten Traktanden z.hd. der Sitzungsteilnehmer entweder vorgängig verschicken oder an Sitzung abgeben - Sitzungskontroll-Liste bei allen Vorstandssitzungen nachführen lassen - Abrechnung der Vorstandsbetreffnisse jährlich - Bestätigung der jährlichen Bezüge entweder brieflich oder mit Lohnausweis - Bei Neuwahlen in der Vorstand abklären, ob AHV etc abgerechnet werden soll und den Entscheid schriftlich bestätigen. - Protokollführung Vorstand 2.6 Vertragswesen - Verträge: Das Verzeichnis der Verträge liegt vor. - Verträge mit Ablauf- oder andern Terminen überwachen - Förster, Präsident, Vorstand auf Vertragsabläufe etc rechtzeitig aufmerksam machen - Vertragsverzeichnis regelmässig nachführen 2.7 Informatik - Userfähigkeiten: Geübt und erfahren in der Anwendung des Office 2010/2013 (Excel, Word, Outlook, Powerpoint) und der Crealogix-E-Payment-Programme. - Datensicherung: Durchführen der regelmässigen (bei jeder Anwesenheit) Sicherung aller Daten (des Försters und des Verwalters), eine entsprechende Anleitung liegt vor. Die Wechseldatenträger dürfen nicht im Werkhof aufbewahrt werden. - Unregelmässige Aenderung der Passwörter und Führen der Passwortkontrolle - Sicherstellung und regelmässig Aktualisierung des Virenschutzes des Systems 2.8 Archiv der Verwalter-Akten - Saubere Archivierung der Verwalterakten (Ordner-Anschriften, Ordner-Inhaltsverzeichnis etc) - Vertrauliche Akten (z.b. Personal) unter Verschluss archivieren - Akten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichten - Jahresabschlüsse und die relevanten Unterlagen dazu ständig aufbewahren - Firmengeschichtlich wichtige Akten sauber dokumentiert aufbewahren 2.9 Operationell HKD - Telefondienst bei Abwesenheit des Försters - Selbstbedienungskasse leeren bei Abwesenheit des Försters - Kundenanfragen beantworten bei Abwesenheit des Försters - Mithilfe beim Weihnachtsbaum-Verkauf (Kasse führen) - Mithilfe bei der Holzgant (jeweils im März) - Mitarbeit an gesamtbetrieblichen Projekten) - ZürichHolz AG: Aktien in der Ablage Verwalter

6 HKD 6/ Anforderungsprofil Verwalter - Buchhaltungspraxis inkl. Abschlussarbeiten - Kenntnis der Rechnungslegungsvorschriften ab Praxis und theoretische Kenntnisse in Steuersachen (MWSt sowie Direkte Steuern) - Bereitschaft zu unregelmässigen Einsätzen - Arbeitszeitschwankungen - Kassaleerungen bei Abwesenheit Förster - Weihnachtsbaumverkäufe - Holzgant - etc - Bereitschaft zum Arbeiten im gemeinsamen Büro mit dem Förster in einem Produktionsbetrieb - Durchschnittliche Arbeitsbelastung pro Woche ca 20 % - Interesse an der zweckmässigen Gestaltung der Schnittstellen zwischen Betrieb und Administration und Bereitschaft/Fähigkeit diese wenn nötig zusammen mit dem Förster zu optimieren. 4. Arbeitsplatz - Befindet sich im Werkhof Geeren an der Untern Geerenstrasse 61 in 8044 Geeren. - Ist per OeV mit dem Bus von Zürich oder Dübendorf her erschlossen, das Büro ist ab Bushaltestelle beim Restaurant Frohsinn in Gockhausen in Minuten zu Fuss erreichbar. - Per Auto ab Dübendorf in längstens 10 Minuten erreichbar, Parkplatz vorhanden. - Ist zeitgemäss eingerichtet mit eigenem PC, technische Informatik-Unterstützung ist sichergestellt. Die Stelle beinhaltet Optimierungspotential in verschiedenen Positionen.