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1 Informationen für Vereine Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Wir machen den Weg frei.

2 SEPA kommt! Seite 2

3 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 3

4 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 4

5 Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren Seite 5

6 Der SEPA-Raum im Überblick 32 Staaten 27 Sprachen 500 Mio. Einwohner 71,5 Mrd. elektr. Zahlungstransaktionen ein einheitliches Verfahren Seite 6

7 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 7

8 SEPA-Überweisung Einführung Januar 2008 hat die EU-Standardüberweisung abgelöst beleghafte und beleglose Einreichung möglich IBAN & BIC ersetzen Kontonummer & Bankleitzahl Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag für beleglose Zahlungen (seit ) Widerruf möglich, aber wenig Aussicht auf Erfolg wegen Ausführungsfrist Seite 8

9 IBAN und BIC IBAN*: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC*: VBMH DE 5F (Volksbank Mittelhessen) BIC besteht aus 8 oder 11 Stellen (VBMH DE 5F XXX) Unsere Kontoauszüge enthalten schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Scheckkarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite oder im ebanking unter Kontoinformation IBAN-Konverter erhältlich * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code Seite 9

10 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 10

11 SEPA-Lastschriftverfahren Stichtag 1. Februar 2014 Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichungen sind nur beleglos möglich Produkt Dauerlastschrift wird unter SEPA nicht mehr angeboten Alternativen werden im 2. Teil der Präsentation vorgestellt Seite 11

12 SEPA-Lastschriftverfahren Stichtag 1. Februar 2014 * Gemäß 13 BGB ist Verbraucher jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer sonstigen selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann. ** (1) 14 BGB: Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. (2) Eine rechtsfähige Personengesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mit der Fähigkeit ausgestattet ist, Rechte zu erwerben und Verbindlichkeiten einzugehen. Seite 12

13 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 13

14 SEPA-Basis-Lastschrift Mitglied 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation Verein 6. Belastungsbuchung 4. Einreichung SEPA-Basis-Lastschriften 6. Gutschrift Bank des Mitglieds Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Vereins Seite 14

15 Fristen SEPA-Basis-Lastschrift Vorabankündigung (Pre-Notification) des Einzugs Einreichung der Erstlastschrift bei Ihrer Bank Fälligkeitsdatum Einreichung einer (Due-Date) Folgelastschrift bei Ihrer Bank Rückgabe mangels Deckung durch die Bank des Kunden Rückgabe wegen Widerspruch durch den Kunden Aufforderung an den Empfänger zur Mandatsvorlage * spätestens 6 Tage vor Fälligkeit! mind. 3 Tage max. 5 Tage mind. 14 Tage oder individuell vereinbarte Frist max. 8 Wochen max. 13 Monate Quelle: ibi research * Nach Ablauf der 8-Wochenfrist kann der Kunde die Lastschrift nicht mehr ohne Weiteres wegen Widerspruchs zurückgeben. In diesen Fällen muss der Zahlungsempfänger zunächst aufgefordert werden, das Mandat für den Einzug bei seiner Bank vorzulegen. Legt er ein gültiges Mandat vor und hat einwandfrei vorab angekündigt, ist er vor Rückgaben geschützt. Wenn nicht, dann kann die Lastschrift bis spätestens 13 Monate nach dem Fälligkeitsdatum zurückgegeben werden. Seite 15

16 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Seite 16

17 SEPA-Lastschriftverfahren Gläubiger-Identifikationsnummer zusätzliche Identifikation als Lastschrift-Einreicher, EU-weit gültig fixe Struktur je Land (18 Stellen in Deutschland) Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter Die Beantragung erfolgt durch eine vertretungsberechtigte Person ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar) z.b. VOL = Volleyballabteilung (=DE 78 VOL ) FUS = Fußballabteilung (=DE 78 FUS ) Seite 17

18 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen SEPA-Mandate Feste Vorgabe für die Gestaltung und Formulierung der Mandate Aufbewahrungspflicht von mind. 14 Monaten nach dem letztem Einzug Zahlungspflichtiger (Mitglied) hat das Recht auf Mandatsanforderung über seine Bank Muster-Mandatstexte finden Sie auf unserer Homepage Seite 18

19 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Muster-Mandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn, Deutschland Gläubiger-ID: DE99ZZZ Mandatsreferenz: CB2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift des Kontoinhabers Kreditinstitut (IBAN und BIC) IBAN: DE BIC: 4. Daten des Zahlungspflichtigen Datum, Ort und Unterschrift Seite 19

20 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Muster eines S PA-Basis-Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins 2 Unterschriften erforderlich Seite 20

21 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Umdeutungslösung Grundsätzlich benötigt jeder Lastschrift-Einreicher (Verein) vom Zahlungspflichtigen (Mitglied) ein SEPA-Mandat. Voraussetzung für die Umdeutung in ein SEPA-Mandat ist das Vorliegen einer gültigen Einzugsermächtigung in Schriftform mit Unterschrift des Mitglieds. Die Information der Mitglieder über die Umdeutung hat in geeigneter Form (Anschreiben, Newsletter per ), unter Nennung von: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin zu erfolgen. Sicherstellung der Nachweisbarkeit der Information Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn das Mitglied nicht widerspricht. Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss das SEPA-Basislastschrift-Verfahren beinhalten! Seite 21

22 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an das Mitglied über die anstehende Lastschrift Das Mitglied kann so für ausreichende Deckung sorgen Frist mind. 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Aufstellung (erste Fälligkeit beachten) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermin Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Seite 22

23 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Haben Sie daran gedacht? Haben Sie bereits IBAN & BIC auf Ihren Briefbögen, Rechnungen usw. angedruckt? Kennen Sie die IBAN & BIC Ihrer Vereinsmitglieder? Musteranschreiben in diversen Sprachen stellen wir auf unserer Homepage zur Verfügung Ist die Gläubiger-ID schon bei der Deutschen Bundesbank beantragt? Haben Sie Ihre Software SEPA-fit gemacht? Seite 23

24 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Haben Sie daran gedacht? Wann beabsichtigen Sie Ihre Mitglieder über die Umdeutung zu informieren bzw. neue Mandate auszutauschen? Wie belegen Sie zukünftig die Mandatsreferenznummer (max. 35 alphanumerische Zeichen)? Wie passen Sie Ihre Prozesse auf die neuen Vorlauffristen an? Stellen Sie sicher, dass die Archivierung der Mandate gewährleistet ist. Seite 24

25 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Weitere Informationen finden Sie auf Bereitstellung von Checklisten Regelmäßige Informationen über Newsletter IBAN-Konverter Wir beraten Sie gerne bei der Anpassung Ihrer Zahlungsverkehrssoftware zu neuen Dienstleistungen zu Alternativen für den LS-Einzug im SEPA-Umfeld Seite 25

26 Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen Folgende Alternativen stehen zur Verfügung Internet-Banking Business Edition Vereinsservice der Volksbank Mittelhessen Vereinsverwaltungsprogramm Vereinsmeister Zahlungsverkehrsprogramm ProfiCash Seite 26

27 Alternative Business-Edition Online-Verwaltung des Lastschrift-Bestandes Aufruf über die Homepage der VBMH Erfassung der Daten direkt am Bildschirm möglich Datenübernahme aus Dauer-Lastschrift-Bestand VereinsService Bestand Exportfunktion vorhanden Massendaten-Änderung möglich SEPA Konvertierung wird unterstützt Seite 27

28 Alternative Vereinsservice Neu-Anwender Abschluss eines Dienstleistungsvertrages Anlieferung der Daten per Schlüsselblatt bzw. Listen in tabellarischer Form Übernahme Daten aus LS-Dauerauftragsbestand Sonstige Dateien im CSV-Format Konvertierung von Konto-Nr. und Bankleitzahl wird vorgenommen Mandatsreferenz-Nr. wird erzeugt (=Mitglieds-Nr.) Abruf von Listen und Auswertungen möglich Vereinbarung eines festen Abbuchungstermins Änderungen ausschließlich per Schlüsselblatt Seite 28

29 Alternativen - Vereinsservice Sie nutzen bereits unseren Vereinsservice SEPA-Umstellung IBAN BIC Mandats-Referenz-Nr. (grundsätzlich die Mitglieds-Nr.) Datum des Mandats Neue Schlüsselblätter Neue Datenfelder Diese Punkte werden durch Ihre Volksbank vorgenommen Voraussetzung ist der Abschluss eines Dienstleistungsvertrages Seite 29

30 Alternative Vereinsmeister-Eigenanwender Erwerb des Programmes durch den Verein handelsüblicher PC ab Windows XP Online-Banking Zugang Bereitstellung von bereits erfassten Daten an den Verein: Dauer Lastschrift Bestand VereinsService der VBMH Bis 25 Mitglieder in Listenform ab 25 Mitglieder in Dateiform SEPA-Umstellung muss noch vorgenommen werden Programm beinhaltet die notwendigen Konverter Vorteil Alle Funktionalitäten eines leistungsfähigen Vereinsverwaltungsprogrammes stehen zur Verfügung Detailinfo siehe Homepage Seite 30

31 Seminar: Vereinsmeister Informationen und Anmeldung unter Termine: Kosten: Freitag, , Uhr Montag, , Uhr 35,00 EURO für Mitglieder - 40,00 EURO für Kunden Seite 31

32 Alternative - ProfiCash Erwerb des Programms durch den Verein DFÜ Vertragsvereinbarung erforderlich Datenübernahme aus Dauer-Lastschrift-Bestand VereinsService Bestand Erforderlich: SEPA-Umstellung Konto-Nr. Bankleitzahl Mandatsreferenz-Nr. Mandats-Datum Programm beinhaltet die notwendigen Konverter Seite 32

33 Datenbereitstellung Übernahme in Bestände des Kunden Dauer-Lastschrift-Bestand Vereins-Service-Bestand Auslieferung in Listenform bis 25 Mitglieder Datei CSV-Format ab 26 Mitglieder Abholung durch Kontobevollmächtigten Zweigstelle Vorlauf mindestens 14 Tage Seite 33

34 Jeder Mensch hat etwas, das ihn antreibt. Für alle Fragen rund um SEPA stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: SEPA-Hotline: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 34

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