Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM

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1 Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM CUSTOMER Document Version: Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 1

2 Copyright 2013 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Dokument-Klassifikation der SAP-Bibliothek: PUBLIC Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG und ihren Konzernunternehmen ( SAP-Konzern ) bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Der SAP- Konzern übernimmt keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Der SAP-Konzern steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Aus den in dieser Publikation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 2

3 Icons in Body Text Icon Meaning Caution Example Note Recommendation Syntax Additional icons are used in SAP Library documentation to help you identify different types of information at a glance. For more information, see Help on Help General Information Classes and Information Classes for Business Information Warehouse on the first page of any version of SAP Library. Typographic Conventions Type Style Example text Example text EXAMPLE TEXT Example text Example text <Example text> EXAMPLE TEXT Description Words or characters quoted from the screen. These include field names, screen titles, pushbuttons labels, menu names, menu paths, and menu options. Cross-references to other documentation. Emphasized words or phrases in body text, graphic titles, and table titles. Technical names of system objects. These include report names, program names, transaction codes, table names, and key concepts of a programming language when they are surrounded by body text, for example, SELECT and INCLUDE. Output on the screen. This includes file and directory names and their paths, messages, names of variables and parameters, source text, and names of installation, upgrade and database tools. Exact user entry. These are words or characters that you enter in the system exactly as they appear in the documentation. Variable user entry. Angle brackets indicate that you replace these words and characters with appropriate entries to make entries in the system. Keys on the keyboard, for example, F2 orenter. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 3

4 Inhaltsverzeichnis Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM Payment Medium Workbench Bank Identifier Code (BIC) International Bank Account Number (IBAN) Aktivierung der IBAN-Funktionalität IBAN-Konvertierung der Bankinformation in den Personalstammdaten IBAN-Erfassung für die Bankinformation in den Personalstammdaten Unterstützte SEPA-Zahlungsmethoden SEPA-Überweisung Verwendungszweck Konfiguration des Zahlwegs für SEPA-Überweisungen Purpose Code Länderspezifische Besonderheiten Deutschland IBAN-Funktionalität SEPA-Umstellung in SAP ERP HCM: Checkliste Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 4

5 Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM Die Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens betrifft vorwiegend den Bereich der Finananzbuchhaltung. Aber auch in anderen Bereichen, in denen Bankverbindungen verwendet werden und Zahlungen erfolgen, wie im Personalwesen, müssen Sie auf die SEPA-Zahlungsmethoden umstellen. In Hinblick auf die gesetzlich festgelegte Frist vom 01. Februar 2014 für die Einführung der SEPA-Zahlungsinstrumente sollten Sie mit der SEPA-Umstellung möglichst zeitnah beginnen, um eine reibungslose Abwicklung von z. B. Lohn- und Gehaltszahlungen zu gewährleisten. Das vorliegende Dokument gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA in SAP ERP HCM erfüllt sein müssen und welche Maßnahmen im Unternehmen erforderlich sind. Hintergrundinformationen SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area (Einheitlicher Euro- Zahlungsverkehrsraum). Die SEPA-Verordnung (EU) Nr. 260/2012 regelt verbindliche technische Anforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro. Ab 01. Februar 2014 müssen die in den Ländern der Europäischen Union angebotenen Verfahren für Überweisung und Lastschrift in Euro die in dieser Verordnung definierten Anforderungen erfüllen. Nationale Zahlverfahren, die die gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht erfüllen, müssen bis zum 01. Februar 2014 abgelöst werden. Das SEPA- Zahlungsverfahren ist in allen Ländern der Europäischen Union für alle inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen verpflichtend. Zahlungsmethoden Obligatorische SEPA-Zahlungsmethoden sind ab 01. Februar 2014: SEPA-Überweisung (European Credit Transfer, ECT) SEPA-Lastschrift (European Direct Debit Debit, EDD) Neue XML-Zahlungsformate gemäß ISO SEPA definiert das Format, mit dem Zahlungsdaten an Banken und zwischen Banken übertragen werden: Die Einreichung von Überweisungen und Lastschriften erfolgen im pain-format (pain = Payments Initiation). Die pain-formate werden durch den ISO Standard festgelegt. Mit diesem einheitlichen Format ermöglicht SEPA den europaweiten Bankeinzug (Lastschriftverfahren). Voraussetzungen Damit SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften erfolgen können, müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 5

6 SEPA- Überweisungen (ECT) SEPA-Lastschrift (EDD) Für die Bankverbindungen von Auftraggeber und Empfänger ist die Verwendung von IBAN und BIC obligatorisch. Der Verwendungszweck (140 Stellen) muss durch die Banken und Clearingstellen übermittelt werden. Der Purpose Code muss übermittelt werden. Der Purpose Code ersetzt im SEPA- Zahlungsverkehr den Textschlüssel des DTA-Zahlungsverkehrs. Für jede SEPA-Lastschrift muss ein Mandat mit standardisiertem Inhalt erzeugt werden. Das Lastschrift-Mandat ersetzt im SEPA- Zahlungsverkehr die Einzugsermächtigung. Der SEPA-Lastschrifteinzug muss dem Zahlungspflichtigen durch eine sogenannte Pre-Notification (Vorabankündigung) innerhalb einer gegebenen Frist angekündigt werden. Die Pre-Notification muss den Verwendungszweck der Lastschrift enthalten. Die Zahlungsdatenträger-Datei muss im XML-Nachrichtenformat gemäßiso standard erzeugt werden. Weitere Informationen Weitere Informationen zu SEPA wie Neuerungen, Hinweise und länderspezifische Besonderheiten finden Sie auf dem SAP Service Marketplace unter https://websmp108.sap-ag.de/sepa. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 6

7 1 Payment Medium Workbench Die Payment Medium Workbench (PMW) ist ein Werkzeug zur Konfiguration von Zahlungsträgern und deren Erstellung in Zahlungsläufen. Sie ersetzt die klassischen formatspezifischen Zahlungsträgerprogramme (RFFO*). Im HCM wird anstatt derrffo*- Reports das generische Zahlungsträgerprogramm SAPFPAYM verwendet, In der PMW sind für SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften die XML-basierten SEPA-Zahlungsträgerformate verfügbar, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die PMW übernimmt die Selektion der Daten und die Erstellung der Datei, die die Zahlungsdaten enthält.wenn Sie Ihren Zahlungsverkehr auf SEPA umstellen, ist die Verrwendung der PMW zwingend erforderlich. Wenn Sie noch keine Umstellung auf die Payment Medium Workbench vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen, zunächst Ihre Zahlungsverfahren auf die PMW umzustellen und erst dann das SEPA-Zahlungsverfahren einzuführen. Das einzige Programm, das Sie im SEPA-Zahlungsverkehr neben der PMW weiterhin für die Erstellung von Zahlungsträgern verwenden können, ist der Report Zahlungsträger international - Zahlungsaufträge per EDI (RFFOEDI1). Das Programm erstellt SAP-Zwischenbelege (IDoc) für Zahlungsaufträge per elektronischem Datenträgeraustausch (EDI). Voraussetzungen Die Zahlungsträgerformate der PMW sind im Customizing des Finanzwesens unter Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle Zahlungsausgang Zahlungsausgang automatisch Zahlungsträger Zahlungsträgerformate der Payment Medium Workbench einstellen konfiguriert. Weitere Informationen Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP unter Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Zahlen Ausführen des Zahlungsprogramms Payment Medium Workbenc. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 7

8 2 Bank Identifier Code (BIC) Der Bank Identifier Code (BIC) oder SWIFT Code ist ein eindeutiger Kennzeichnungscode für eine bestimmte Bank oder Niederlassung im Standardformat gemäß ISO9302. Im SEPA-Zahlungsverkehr müssen Sie BIC und International Bank Account Number (IBAN) anstelle landesspezifischer Kontonummern und Bankleitzahlen für die Bankverbindungen von Auftraggeber und Empfänger verwenden. Für die Umstellung auf das SEPA-Zahlungsverfahren müssen Sie daher sicherstellen, dass zu jeder Bankverbindung Ihrer Mitarbeiter der korrekte BIC eingetragen ist. Die Verwendung des BIC ist im SEPA-Zahlungsverkehr nur noch begrenzt erforderlich: Für Inlandszahlungen bis zum 1. Februar 2014 Für grenzüberschreitende Zahlungen in EU-Ländern bis zum 1. Februar 2016 Danach gibt es keine Verpflichtung mehr, den BIC des Zahlungsdienstleisters eines Auftraggebers oder Empfängers anzugeben. Struktur Der BIC besteht aus einer Reihe alphanumerischer Zeichen, hat eine Länge von entweder 8 oder 11 Zeichen und ist wie folgt aufgebaut: Bankenkennung Länderkennung (gemäß ISO 3166) Ortskennung Bankfilialenkennung (optional) 4 Zeichen 2 Zeichen 2 Zeichen 3 Zeichen (XXX steht für Hauptfiliale) DEUT DE FF 500 Integration Bankenverzeichnisse (Bankverbindungen inklusive BIC) für Banken mehrerer Länder können im Finanzwesen maschinell in das ERP-System hochgeladen werden (TabelleBNKA). Daneben kann die Zuordnung des BIC zu einer Bank im Finanzwesen unter Banken Stammdaten Bankenstamm BIC-Datei übernehmen Ändern (TransaktionFI02) manuell durchgeführt werden. Es erfolgt keine mathematische Validierung der BIC, nur die Länderkennung der BIC wird geprüft. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 8

9 3 International Bank Account Number (IBAN) Die International Bank Account Number (IBAN) ist ein eindeutiger Kennzeichnungscode für ein Bankkonto im Standardformat gemäß ISO Im einheitlichen europäischen Zahlungsverkehr (SEPA) ist die Verwendung der IBAN zusammen mit dem BIC- oder SWIFT-Code obligatorisch. Im SEPA-Zahlungsverfahren müssen für die Bankverbindungen von Auftraggeber und Empfänger anstelle landesspezifischer Kontonummern und Bankleitzahlen IBAN und BIC verwendet werden. Um die IBAN in SAP ERP HCM niutzen zu können, müssen Sie die IBAN-Funktionaliät im Customizing der Personaladministration aktivieren. Die IBAN ersetzt im nationalen und grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungsverkehr sukzessive auch die Verwendung des BIC ( IBAN only ). Frist Inlandszahlungen Grenzüberschreitende Zahlungen Bis IBAN und BIC IBAN und BIC Bis IBAN IBAN und BIC Ab IBAN IBAN Struktur Die IBAN besteht aus einer Reihe alphanumerischer Zeichen. Bei elektronischer Speicherung darf die IBAN keine Leerzeichen enthalten. Bei Ausdruck auf Papier oder auf elektronischen Formularen ist es Norm, die IBAN in Gruppen von 4 Zeichen (mit Leerzeichen dazwischen) zu schreiben, wobei die letzte Gruppe eine variable Länge hat. Die IBAN ist wie folgt aufgebaut: Länderkennung (gemäß ISO ) Prüfziffer Basic Bank Account Number (BBAN) 2 Zeichen 2 Zeichen Max. 30 Zeichen DE 89 ABNA Die IBAN kann je nach Land unterschiedlich gegliedert sein. Das liegt daran, dass jeder nationale Bankverein über die Länge und Struktur der BBAN innerhalb des Landes einmalig eintscheiden kann. Die BBAN kann unter anderem aus Bankenkennung, Filialenkennung, Kontonummer und Püfziffern bestehen. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 9

10 Beispiel Art der Ausgabe Elektronisches Format (Datei) Papierformat oder elektronisches Formular (z.b. Entgeltnachweis) Darstellung DE DE Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 10

11 3.1 Aktivierung der IBAN-Funktionalität Für die Umstellung auf SEPA müssen Sie die IBAN-Funktionalität für SAP ERP HCM aktivieren. Funktionsumfang Mit der IBAN-Funktionalität können Sie an folgenden Stellen Bankverbindungen nutzen, die eine IBAN enthalten: Im Infotyp Bankverbindung (0009) und Externe Überweisungen (0011) können Sie die IBAN erfassen. Im Infotyp Mitgliedschaften (0057) wird die IBAN, sofern vorhanden, angezeigt. Die IBAN-Funktionalität steht sowohl in der internationalen als auch in den länderspezifischen Versionen der Infotypen 0009, 0011 und 0057 zur Verfügung. In der Customizing-Tabelle für Empfängerschlüssel (V_T512B) können Sie die IBAN für die Bankverbindung des Empfängerschlüssels erfassen. Über den Empfängerschlüssel werden alle Empfängerdaten im Infotyp Externe Überweisungen (0011) automatisch gepflegt. Diese Einstellung nehmen Sie im Customizing der Personaladministration unter Externe Überweisungen -> Empfängerschlüssel bestimmen vor. Bei der Schnellerfassung für Einstellungsmaßnahmen können Sie die IBAN eingeben. Im Employee Self-Service Bankverbindung können Sie die IBAN erfassen. Der Report Bankverbindungen (RPLBNK00) gibt mit den Bankverbindungsdaten die IBAN des Mitarbeiters aus. Die Datenträgeraustauschprogramme geben mit den Regulierungsdaten die IBAN des Zahlungsempfängers aus. Die IBAN wird über alle Schritte in Zahlprogrammen und in der Personalabrechnung mitgeführt und kann auf Formularen wie z.b. dem Entgeltnachweis ausgegeben werden. Für einige Länderversionen sind zusätzliche Funktionen wie z.b. länderspezifische Infotypen mit IBAN-Funktionalität verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zum jeweiligen Land unter Länderspezifische Besonderheiten. Aktivitäten 1. Aktivieren Sie die IBAN-Funktionalität im Customizing der Personaladministration unter Schnittstellen und Integration Verwendung der IBAN im Personalmanagement über den SchalterADMIN IBAN: o WertS Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 11

12 Die IBAN wird in den entsprechenden Infotyptabellen gespeichert. Wenn Sie den Schalter bisher nicht verwendet haben, können Sie nur den WertS auswählen. o WertX Die IBAN wird wie bisher in der TabelleTIBAN gespeichert. Beachten Sie, dass es mit dieser Einstellung nicht möglich ist, die IBAN ohne Kontonummer zu erfassen. Wir empfehlen Ihnen, für die Umstellung auf SEPA den Wert des SchaltersADMIN IBAN auf S umzustellen. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 12

13 3.2 IBAN-Konvertierung der Bankinformation in den Personalstammdaten Um die Personalstammdaten mit Bankinformationen für den SEPA-Zahlungsverkehr zu konvertieren, müssen Sie zunächst die IBAN ermitteln. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können den Employee Self-Service Bankverbindung nutzen (z.b. um die IBAN Ihrer aktiven Mitarbeiter zu ermitteln). Sie können die Zahlungsempfänger anschreiben (z.b. Rentner, Außendienstmitarbeiter) und die IBAN manuell durch den Personalsachbearbeiter im System erfassen. Sie können externe Umstellungsservices nutzen (z.b. in Deutschland das IBAN- Service-Portal unter der Internetadresse https://www.iban-service-portal.de. Eine Massengenerierung der IBAN innerhalb des SAP-Systems ist gesetzlich nicht erlaubt, da nur die kontoführende Bank eine IBAN generieren darf. Bei der externen IBAN-Generierung unsterstützt Sie der Report Stammdaten Download/Upload für externe Generierung der IBAN (RFIBANMD) des Finanzwesens (TransaktionIBANMD). Mit diesem Report können Sie einen Download der Personalstammdaten mit Bankinformationen (z.b. aus dem Infotyp Bankverbindung (0009)) oder von Customizing-Tabelleneinträgen mit Bankinformationen durchführen, um eine Massengenerierung der IBAN mittels eines externen Tools vorzunehmen. Anschließend können Sie per Upload die Stammdaten im System aktualisieren. Um die SEPA-Umstellung bei großen Datenstämmen zu erleichtern, haben die Zentralbanken oder Bankverbände in einzelnen Ländern ein Verfahren eingerichtet, mit dem Sie einen Datenstamm maschinell um die IBAN ergänzen können. Der ReportRPIBANMD unterstützt in der aktuellen Version folgende Länder oder Banken: Belgien Deutschland Finnland (Nordea Bank) Niederlande Österreich Schweiz Weitere Informationen finden Sie im Hinweis Nach der extern durchgeführten Konvertierung ergänzt der Report RFIBANMD die IBAN an allen Stellen auf der Datenbank, an denen eine Kontonummer vorhanden ist (z.b. Infotypund Customizing-Tabellen). Dabei findet keine Prüfung statt, ob z.b. die Kontonummer noch verwendet wird oder der Mitarbeiter bereits ausgetreten ist. Die Umstellung der Daten in Tabellen und Infotypen erfolgt nicht zu einem Stichtag. Es werden keine neuen Infotyp- oder Tabellensätze und keine Änderungsbelege erzeugt. Sie können die Selektion der zu konvertierenden Datenbanksätze auf dem Selektionsbild des Reports einschränken, indem Sie ein Feld für das Gültigkeitsende mitgeben. Datenbanksätze, Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 13

14 deren Gültigkeitsende vor dem Systemdatum bei Ausführen des Reports liegt, werden dann nicht selektiert. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation des ReportsRFIBANMD. Eine Umstellung des Zahlweges in den Infotypen und Customizing-Tabellen erfolgt bei der Datenkonvertierung nicht. Bevor Sie eine SEPA-Überweisung durchführen können, müssen Sie den bestehenden Zahlweg entsprechend konfigurieren oder einen neuen Zahlweg für SEPA-Überweisung anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfiguration des Zahlwegs für SEPA-Überweisungen [Page 19]. Integration Wenn Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter mit der Reisekostenabrechnung des Finanzwesens abrechnen, sind nach der Konvertierung der Personalstammdaten weitere Schritte erforderlich. Übertragung der IBAN aus dem HCM-System in den Kreditorenstammsatz Nach der Aktivierung der IBAN-Funktionalität im HCM (Wert des SchaltersADMIN IBAN ist S) wird eine IBAN im HCM nicht mehr über die TabelleTIBAN verwaltet, sondern direkt in der jeweiligen Infotyptabelle gespeichert. Im Finanzwesen wird jedoch weiterhin die Tabelle TIBAN zur Verwaltung der IBAN verwendet. Mit Hilfe der Transaktion Automatische Kreditorenpflege (PRAA) beziehungsweise des Reports Kreditorenstammsätze aus HR- Stammsätzen anlegen/ändern/sperren (RPRAPA00) können Sie die IBAN aus Infotyp 0009 zusammen mit den entsprechenden Kreditorenstammsätzen des FiFI aus den vorhandenen Personalstammdaten anlegen oder aktualisieren. Aktivitäten 1. Legen Sie fest, wie die IBAN in Ihrem Unternehmen ermittelt werden soll und führen Sie die erforderlichen Schritte durch. Wenn Sie eine externe Generierung der IBAN durchführen möchten, führen Sie gegebenenfalls den Report RFIBANMD aus. 2. Führen Sie gegebenenfalls erforderliche Folgeaktivitäten aus. Wenn Sie die Reisekostenabrechnung des Finanzwesens nutzen, führen Sie den Report RPRAPA00 aus, um den Kreditorenstammsatz mit der IBAN aus den Personalstammdaten zu aktualisieren. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 14

15 3.3 IBAN-Erfassung für die Bankinformation in den Personalstammdaten In einem Infotyp mit Bankinformationen (Bankverbindung (0009) oder Externe Überweisungen (0011)) oder in der Customizingtabelle für Empfängerschlüssel, können Sie basierend auf den vorhandenen Bankdaten per Drucktaste IBAN vorschlagen die zugehörige IBAN erzeugen. Das System schlägt eine IBAN gemäß den eingegebenen Bankdaten vor: Diese IBAN ist nur ein Vorschlag und muss von Ihnen geprüft und bestätigt werden, indem Sie den Infotypsatz sichern. Im Employee Self Service zur Bearbeitung der Bankverbindung gibt es keine Möglichkeit, die IBAN vorschlagen zu lassen, da die eingegebene IBAN durch einen Personalsachbearbeiter geprüft werden muss. Die IBAN kann nur im Online-Modus vorgeschlagen werden, im Batch-Input ist die Drucktaste deaktiviert. Es kann keine automatische Generierung der IBAN durchgeführt werden. Sie können die IBAN auch direkt eingeben. Es ist nicht erforderlich, dass Sie zusätzlich zur IBAN auch die Kontonummer eingeben. Dies ist allerdings nur möglich, wenn der Schalter ADMIN IBAN den Wert S hat. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivierung der IBAN- Funktionalität. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 15

16 4 Unterstützte SEPA-Zahlungsmethoden In SAP ERP HCM wird aktuell folgende Zahlungsmethode unterstützt: SEPA-Überweisung Lastschriften werden in SAP ERP HCM nur für Deutschland unterstützt und werden daher in 2013 auf SEPA-Lastschrift umgestellt. SAP unterstützt in der Payment Medium Workbench (PMW) die UNIFI- Nachrichtendefinitionen für SEPA gemäß ISO (Payment Initiation pain) für SEPA- Überweisungen und SEPA-Lastschriften. Folgende Zahlungsformate werden als Formatbäume mit der Data Medium Exchange Engine (DMEE) der PMW ausgeliefert: SEPA_CT: SEPA-Überweisung SEPA_DD: SEPA-Lastschrift Voraussetzungen Für die Durchführung einer SEPA-Transaktion muss sowohl die Bank des Zahlungsempfängers als auch die Bank des Zahlungspflichtigen das jeweilige Zahlungsverfahren unterstützen. Weitere Informationen dazu, welche Bank welche SEPA-Transaktionen unterstützt, finden Sie beispielsweise unter folgenden Internetadressen: European Payments Council: ebit_(sdd) Deutsche Bundesbank Eurosystem: Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 16

17 5 SEPA-Überweisung Für die Umstellung auf SEPA-Überweisungen in SAP ERP HCM sind folgende Schritte erforderlich Sie konfigurieren den Zahlweg für SEPA-Überweisungen. Die SEPA-Zahlungsträger werden mit der Payment Medium Workbench (PMW) erstellt. Sie prüfen, auf welchen, in Ihrem Unternehmen verwendeten Formularen die IBAN verwendet wird (z.b. der Entgeltnachweis) und passen die Formulare an. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 17

18 5.1 Verwendungszweck Der Verwendungszweck ist ein Referenzfeld auf dem Zahlungsträger für einen strukturierten oder unstrukturierten Text, der die für den Auftraggeber und Zahlungsempfänger relevanten Informationen zu Zahlungen oder Lastschriften enthält. Im SEPA Zahlungsverkehr ist die Länge des Verwendungszwecks auf maximal 140 Zeichen festgelegt. Die Banken und Clearingstellen sind verpflichtet, bei SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften den vollständigen Verwendungszweck zu übermitteln. Weitere Informationen finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP unter Finananzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Zahlen Ausführen des Zahlungsprogramms Payment Medium Workbench Verwendungszweck. Integration SAP liefert vordefinierte Verwendungszwecke aus, die nach Herkunft (z.b. HR-PY für Gehaltszahlungen) im Zahlweg festgelegt sind. Diese Einstellungen finden Sie im Customizing des Finanzwesens unter Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Geschäftsvorfälle Zahlungsausgang Zahlungsausgang automatisch Zahlwege pro Land für Zahlungsverkehr einrichten. Anzahl und Länge der Verwendungszweckfelder sind im Customizing der Zahlungsträgerformate der Payment Medium Workbench festgelegt. Im HCM können Sie im Infotyp Bankverbindung (0009) einen alphanumerischen Text mit 40 Zeichen für den Verwendungszweck eingeben. Im Finanzwesen können Sie einen Text mit 50 Zeichen (Positionstext) erfassen, der auf dem Zahlungsträger ausgegeben werden kann. Wenn dieser Text als Verwendungszweck in der Personalabrechnung in den Zahlungsträger übernommen wird, kann es sein, dass der Text abgeschnitten wird. Um den vollständigen Text in den Verwendungszweck zu übernehmen, gehen Sie vor wie in Hinweis beschrieben. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 18

19 5.2 Konfiguration des Zahlwegs für SEPA- Überweisungen Der Zahlweg gibt an, mit welchem Verfahren, z.b. SEPA-Überweisung, eine Zahlung geleistet werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten zur Umstellung auf den SEPA-Zahlweg: Sie legen einen neuen Zahlweg für SEPA-Überweisungen an. Wenn Sie einen neuen Zahlweg für SEPA anlegen, können Sie die Umstellung auf SEPA stufenweise durchführen. Sie können beispielsweise die Zahlung von Krankenkassenbeiträgen auf das SEPA-Zahlungsverfahren umstellen, während die Lohn- und Gehaltszahlungen noch mit dem alten Zahlweg durchgeführt werden. Sie passen die Konfiguration des vorhandenen Zahlweges für SEPA-Überweisungen an. Das Einrichten des Zahlweges gehört zum Customizing des Zahlungsprogramms im Finanzwesen. Sie legen dort die länderspezifische Definition Ihrer Zahlwege fest. Der SEPA-Zahlweg muss wie folgt konfiguriert sein: Der Zahlweg muss für Zahlungen aus dem HCM verwendet werden können: Kennzeichen Zulässig für Personalzahlungen. IBAN und BIC müssen in den Stammdaten angegeben sein: Kennzeichen IBAN erforderlich und Kennzeichen SWIFT Code erforderlich. Die Zahlungsträger müssen mit der Payment Medium Workbench erstellt werden: Kennzeichen Payment Medium Workbench verwenden. Das Zahlungsträgerformat für SEPA-Überweisungen muss eingetragen sein: Format SEPA_CT. Um eine Zahlung per SEPA-Überweisung im HCM durchführen zu können, legen Sie einen neuen Datensatz mit dem SEPA-Zahlweg an oder Sie ändern die Konfiguration des bestehenden Zahlwegs. Der bestehende Infotyp-Datensatz muss abgegrenzt. werden. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 19

20 IBAN Änderung des Zahlwegs Kontonummer IBAN-Prüfung Verwendung der IBAN zur SEPA-Überweisung IT 0009 Datensatz Zahlweg: Überweisung Zahlweg: SEPA-Überweisung Abgrenzung Infotyp 0009 und Umstellung des Zahlwegs Zahlweg im Infotyp Bankverbindung (0009) Aktivitäten 1. Legen Sie pro Bankland den Zahlweg für SEPA-Überweisung an oder konfigurieren Sie den bestehenden Zahlweg. Diese Einstellung führen Sie im Customizing der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unter Geschäftsvorfälle Zahlungsausgang Zahlungsausgang automatisch Zahlweg/Bankenauswahl für Zahlprogramm Zahlwege pro Land für Zahlungsverkehr einrichten durch. 2. Wenn Sie einen neuen Zahlweg angelegt haben, legen Sie im Infotyp 0009 einen Datensatz für den neuen Zahlweg an. Ein Programm zur Abgrenzung der Datensätze im Infotyp 0009 wird in 2013 bereitgestellt. Weitere Informationen Weitere Informationen über Zahlwege finden Sie in der SAP-Bibliothek für SAP ERP unter Finananzwesen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung Zahlen Das Customizing des Zahlungsprogramms Zahlwege. Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 20

21 5.3 Purpose Code Der Purpose Code ist ein vierstelliges Kennzeichen, mit dem SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften nach Art der Zahlung klassifiziert werden. Mit Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs werden die bisherigen zweistelligen numerischen Textschlüssel, die im Datenträgeraustauschverfahren (DTA-Verfahren) verwendet werden, durch Purpose Codes ersetzt. Das SEPA-Regelwerk legt fest, welche Purpose Codes bei SEPA-Überweisungen gemäß ISO verwendet werden dürfen. Mit diesem standardisierten Schlüssel, der in einer SEPA-Überweisung angegeben werden muss, können beispielsweise Gehaltszahlungen von vermögenswirksamen Leistungen voneinander unterschieden werden. Bezeichnung Textschlüssel (DTA) Purpose Code (XML) Lohn, Gehalt 53 SALA (Salary Payment) Vermögenswirksame Leistungen 54 CBFF (Capital Building Fringe Fortune) Um Purpose Codes auf Zahlungsträgern aufzunehmen zu können, ist geplant, den Purpose Code m HCM abtzuleiten, um ihn dann mit den Regulierungsdaten aus dem Zahlungsprogramm (TabelleREGUH) an die Payment Medium Workbench für die Erstellung der Zahlungsträger zu übergeben. Die Umsetzung wird in 2013 realisiert. Weitere Informationen finden Sie im Hinweis Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 21

22 6 Länderspezifische Besonderheiten 6.1 Deutschland IBAN-Funktionalität Die IBAN-Funktionalität steht in folgenden länderspezifischen Infotypen und Customizing- Tabellen für Deutschland zur Verfügung: Infotypen: Infotyp Vermögensbildung (0010) Infotyp Direktversicherung (0026) Infotyp Pfändung: Überweisungen (0116) Infotyp Altersvermögensgesetz (0699) Customizing-Tabellen: Geschäftsstellen Krankenkassen (T5D1K) Zusatzversicherungen Krankenkassen (T5D1H) Bankverbindung zu Postabrechnungsnummern (T5D8S_BANK) IBAN-Konvertierung der Bankinformation in den Personalstammdaten Sie können die TransaktionIBANMD (ReportRFIBANMD) nutzen, um eine Massengenerierung der IBAN mittels eines externen Tools vorzunehmen und anschließend per Upload die Stammdaten im System zu aktualisieren. Weitere Informationen zur Massengenerierung der IBAN für Deutschland finden Sie im Hinweis Eine Liste der Zentralbanken und Bankverbände in Deutschland, die am maschinellen Verfahren zur IBAN-Generierung teilnehmen, finden Sie im IBAN- Service.Portal unter Normgerechte Aufbereitung der IBAN in Formularen Die IBAN kann im Entgeltnachweis (Report RPCEDTD0) normgerecht, das bedeutet in Gruppen von 4 Zeichen mit Leerzeichen dazwischen, dargestellt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hinweis Die IBAN kann normgerecht auf allen Musterformularen (DF01,DFB1 unddfka) dargestellt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hinweis Die IBAN kann im FormularSAP_PAYSLIP_DE_P (TransaktionHRFORMS angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Hinweisen und Einführung des SEPA-Zahlungsverfahrens in SAP ERP HCM 22

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