E-Interview mit Patricia Kastner zum Virtual Roundtable: PIM auch für KMU ein Thema?

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1 E-Interview mit Patricia Kastner zum Virtual Roundtable: PIM auch für KMU ein Thema? Titel des Interviews: Name: Funktion/Bereich: Organisation: PIM auch für KMU ein Thema? Patricia Kastner Geschäftsführerin ContentServ GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Neben den großen Herstellern und Lieferanten, die sich oft schon längere Zeit mit dem Thema PIM beschäftigen, erkennen mehr und mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die strategische Bedeutung des PIM für sich. Der Markt für PIM-Lösungen ist nach wie vor stark von einer Angebotsvielfalt geprägt, so dass sich die Auswahl einer geeigneten Lösung oft als aufwändiges und langwieriges Unterfangen herausstellt. Dennoch betrachten Anbieter von PIM-Lösungen zunehmend KMU als interessante und attraktive Kundengruppe und bieten oft eigens für diese Zielgruppe spezifische Lösungen an. Neben der eigentlichen Softwarelösung spielen jedoch darüber hinaus Dienstleistungen zur Installation, Anpassung und Einführung eine besondere Rolle. Welche Unterstützung von der Installation bis zur Einführung von PIM-Lösungen bieten Lösungsanbieter Interessenten und Kunden an? Wie sehen entsprechende PIM-Lösungen aus? Diesen Fragen wollen wir im Rahmen dieses Roundtables nachgehen. Dabei interessieren uns besonders die Praxiserfahrungen der Lösungsanbieter für den Bereich PIM und ihr speziell zugeschnittenes Angebot für KMU. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrte Frau Kastner, Frage 1: Die Erschließung internationaler Märkte und Kundengruppen steht bei KMU heute oft im Fokus ihrer Aktivitäten und bereitet meist einige Schwierigkeiten. Inwieweit unterstützt PIM diese Aktivitäten aus Ihrer Sicht? Wo liegen die Erfolgsfaktoren derartiger Lösungen? : Die Erschließung internationaler Märkte ist im Zuge der Globalisierung unerlässlich für Unternehmen. Kürzere Produktlebenszyklen und ein ständig wachsender Wettbewerb stellen die KMU dabei vor große Herausforderungen. Bereits bestehende Produkte müssen weiter etabliert werden, aber auch neue innovative Produkte dürfen auf keinen Fall fehlen. Die Unternehmenskommunikation muss dabei an sehr unterschiedliche Anforderungen der einzelnen Zielmärkte angepasst werden. Ein Product Information Management System unterstützt genau bei diesen Anforderungen, sei es bei unterschiedlichen Sprachen oder Normen. PIM ermöglicht es, alle relevanten Informationen zu einem Produkt zentral an einer Stelle zu bündeln. Dazu gehören nicht nur typische Produktdaten wie Abmessungen oder Gewicht, sondern vor allem auch alle marketing- und vertriebsrelevanten Informationen, wie Bilder und Textbeschreibungen. Die Daten werden so für zahlreiche Verwendungsmöglichkeiten und Ausgabemedien zentral nutzbar gemacht und sind weltweit per Browser verfügbar. Diese zentrale Datenhaltung eröffnet enorme Kosten- und Zeiteinsparungen. Frage 2: Wo sehen Sie bei Betrachtung der aktuellen Unternehmenssituationen im Bereich des Produktinformationsmanagements für Marketing und Vertrieb in KMU die größten Probleme und Optimierungspotenziale? : Die immer kürzer werdenden Produktlebenszyklen und die Erschließung neuer Märkte stellen große Herausforderungen an das Marketing und den Vertrieb dar. Das Marketing ist gezwungen immer schneller neue Marketingmaterialien zu erstellen bzw. bereits bestehende in Sprache und Gestaltung an internationale Märkte anzupassen. Dies ist ein sehr mühevolles und zeitintensives Unterfangen. Meist sind diese Abteilungen personell unterbesetzt, sollen aber immer mehr und professioneller Marketing und Vertrieb leisten. Treten Produktänderungen auf, so müssen diese vom Marketing nicht selten für 80 verschiedene Ausgabekanäle angepasst werden. Hier den Überblick zu behalten, bei einer notorischen personellen Überbelastung, gleicht einem Wunder. Hinzu kommt noch das allgemeine Problem der Datenqualität der Produktdaten, d.h. die Daten sind unvollständig, veraltet und liegen verstreut im ganzen Unternehmen, denn die Mitarbeiter horten diese in verschiedenen Versionen und Formaten. Positiv gesehen liegen hier aber nun enorme Optimierungspotenziale, wenn Unternehmen dieses dezentrale Datenchaos auflösen. Seite 2

3 Frage 3: Welche Unterstützung bieten Sie KMU an, diese Probleme zu lösen und Optimierungspotenziale zu erschließen? Um das Chaos der Produktdaten und deren Outputprozesse zu beseitigen, bietet ContentServ mit seinem PIM-System, der CS PMS-Suite, schnell und effizient Abhilfe. Das PIM System stellt alle wichtigen Produktdaten zukünftig zentral an einer Stelle zur Verfügung. Das garantiert eine hohe Aktualität, weil Änderungen nur einmal zentral eingepflegt werden müssen. Diese stehen dann allen berechtigten Mitarbeitern sofort zur Verfügung, Suchzeiten und Informationsdefizite entfallen. Ergeben sich Änderungen im Warenwirtschaftssystem (z.b. Preisanpassungen, neue Produkte), werden diese automatisch an das PIM System weitergeleitet und dort aktualisiert. Die Produktinformationen werden normalerweise um marketing- und vertriebsrelevante Informationen, wie beispielweise Bedienungsanleitungen oder Produktbildern angereichert. Diese aktuellen und vollständigen Daten ermöglichen nun die Erstellung von verschiedensten Marketingmaterialien, wie z.b. Kataloge oder Prospekte mit wenigen Klicks im Webbrowser. Auch dem Thema der Individualisierung wird Rechnung getragen, denn es lassen sich individuelle Produktsortimente bis hin zur individualisierten Broschüre für Niederlassungen und Handelspartner erstellen. Die Firma ContentServ und seine zahlreichen Implementierungspartner bieten mittelständischen Unternehmen ein Gesamtlösungspaket von der Planung und Optimierung bis zur Umsetzung an. So begleiten wir unsere Kunden während des gesamten Projektablaufs. Zu Beginn unterstützen wir die Unternehmen meist durch einen Konzeptionsworkshop. Hier werden gemeinsam mit dem Unternehmen Ideen und Konzepte entsprechend der individuellen Problemstellung erarbeitet. Hieraus entwickelt sich ein ganz konkretes, individuelles Lösungsszenario. Damit sind unsere Kunden auch für zukünftige Herausforderungen und Chancen im Marketing und in der Kommunikation richtig positioniert. Zu unseren Leistungen gehören in einem nächsten Schritt die Umsetzung und das Customizing entsprechend der kundenindividuellen Anforderungen. Parallel werden Drittsysteme integriert und die im Unternehmen verstreuten Daten in das PIM-System eingepflegt bzw. importiert. Die ContentServ bietet zudem Schulungen an, um Mitarbeiter in die Lösung einzuweisen. Damit können diese vollkommen autark ihr System pflegen bzw. erweitern. Frage 4: Wie unterstützen Sie in Ihrer PIM-Lösung das Thema der Medienverwaltung? Wo liegen aus Ihrer Sicht die Stärken dieser Lösung? Genau wie die Produktdaten bilden auch die Medien das Herzstück unseres Product Information Management Systems. Dazu wurde CS Media, eine umfassende, hoch professionelle Medien- und Bilddatenbank von ContentServ vollkommen in das System integriert. Durch die Integration der Bilddatenbank treten keine Schnittstellenprobleme auf und jegliche Integrationskosten entfallen. Produktbilder werden so von der Bilddatenbank verwaltet, müssen aber nicht mehr extra verschlagwortet werden, wie es der Fall wäre, wenn diese nicht Seite 3

4 in das PIM integriert sind. Die Bilddatenbank kümmert sich in den nachfolgenden Prozessen auch um die jeweils richtige Ausgabe der Bilder und Dokumente für die entsprechenden Medien. Frage 5: Wie erfolgt in Ihrem System das Übersetzungsmanagement und welche Stärken sehen Sie darin? : Zur Übersetzung ermöglicht das System die Texte im Browser nebeneinanderzustellen und manuell zu übersetzen. Workflow-Benachrichtigungen und ein Versionsmanagement sorgen dabei für den optimalen Ablauf des Übersetzungsprozesses und die Einbindung externer Übersetzer und Agenturen. Da das System komplett webbasiert arbeitet, können die Übersetzer weltweit eingebunden werden. Das bedeutet eine enorme Zeiteinsparung, da die Dokumente im Webbrowser zeitgleich übersetzt werden können. Eine weitere Stärke des Systems ist die Möglichkeit, spezielle Übersetzungsprogramme wie Trados oder across über eine Schnittstelle anzubinden. Frage 6: Welche Instrumente und Funktionen bieten Sie für die Integration Ihrer PIM-Lösung in Back- Endsysteme an? Wo liegen aus Ihrer Sicht die Stärken dieser Lösung? Unsere PMS-Suite bietet zahlreiche Standard-Schnittstellen, wie beispielsweise an SAP, Navision, Trados, across, MS SharePoint, MS Office und Adobe InDesign. Die PMS-Suite ist ein offenes webbasiertes PIM-System, welches im Quellcode ausgeliefert wird. Somit kann man mit dem nötigen Know-how schnell und unkompliziert das System erweitern bzw. an Drittsysteme anbinden. Hier hilft unsere gut dokumentierte API. Zudem können mit dem ContentServ Importer und Exporter über XML, Webservices oder csv-dateien sehr schnell Drittsysteme angebunden werden. Frage 7: Inwieweit spielen Service Orientierte Architekturen für die Integration von internen sowie externen IT-Systemen eine Rolle in Ihrer PIM-Lösung? Service orientierte Architekturen spielen bei uns eine grosse Rolle. Wir reden nicht nur davon, sondern leben diesen Grundgedanken schon seit mehreren Jahren. Pragmatische, effiziente Umsetzungen durch Webservices und einer klaren Objektorientierung von Schnittstellen und Funktionserweiterungen stehen in diesem Zusammenhang im Mittelpunkt. Seite 4

5 Frage 8: Sind in diesem Zusammenhang (siehe Frage 7) Sprachen zur Beschreibung von Geschäftsprozessen, wie BPEL, BPML, XL oder XPDL ein Thema? : Natürlich haben wir uns auch mit diesem Thema auseinandergesetzt. Allerdings sind wir der Meinung, dass diese Fragestellung im Moment noch keine Akzeptanz und Verbreitung am Markt findet. Derzeit reicht unser grafischer Workflow-Editor zur Modellierung von Geschäftsprozessen vollkommen aus. Trotzdem behalten wir dieses Thema weiter im Auge und beobachten wohin der Markt sich entwickelt. Sobald Standards abzusehen sind, werden wir diese selbstverständlich unterstützen. Frage 9: Wo sehen Sie die Stärken Ihrer Lösung insbesondere in Bezug auf KMU? Die Stärken unserer Lösung liegen zum einen im unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis - vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ein sehr bedeutendes Kriterium. Unterstützt wird dies nicht zuletzt durch die Open-Source-Philosophie unserer Produkte. Ein weiterer großer Vorteil von ContentServ ist die rasche und unkomplizierte Umsetzung der Projekte. Weiterhin bietet ContentServ mit seinem Framework aus 9 Produkten und 30 Modulen eine hohe Flexibilität im Bezug auf die Anpassung und Erweiterung des Systems. Auch bzgl. bestehender Systemen zeigt sich ContentServ besonders offen - bereits vorhandene Daten und Systeme werden von Anfang an problemlos integriert. Ein Alleinstellungsmerkmal unserer Lösung ist sicherlich, dass die CS-PMS Suite dem Kunden eine optimale und ganzheitliche Unterstützung bei allen Marketing- und Kommunikationsprozessen bieten kann. So können damit die verschiedensten Arten von Inhalten, wie z.b. strukturierte Daten, redaktionelle und kreative Texte, Digital Assets und Bilder ebenso erfasst und verwaltet werden wie Layout-lastige Werbematerialien. Der Content wird von ContentServ dabei medienneutal und automatisch bzw. halbautomatisch in über 25 verschiedene Formate (HTML, PDF, InDesign, Word, RSS, XML, ) und Medien, wie Websites, Kataloge, Prospekte, Geschäftsberichte, techn. Dokumentationen, Newsletters und E-Shops aufbereitet. Dieser umfassende Ansatz eröffnet den Unternehmen Kosteneinsparungen und Innovationen im nicht geahnten Maße und somit entscheidende Wettbewerbsvorteile. Zuletzt eine nicht unwesentliche Stärke von ContentServ: seine einfache, intuitive Benutzeroberfläche, die prinzipiell jeder mit Microsoft-Grundkenntnissen bedienen kann. So entfallen lange Einarbeitungszeiten und Schulungsaufwände und die Lösung findet schnell Akzeptanz bei allen Mitarbeitern. Seite 5

6 Vielen Dank für das Interview! Seite 6

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