Sparkasse Lemgo - Leitfaden SEPA-Migration. SEPA-Migration. Überweisungen und Lastschriften erfolgreich in die SEPA-Welt umstellen

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1 SEPA-Migration Überweisungen und Lastschriften erfolgreich in die SEPA-Welt umstellen Ein fiktives Praxisbeispiel zur Einführung der europäischen Zahlungsarten auf Basis der EU- Richtlinie zur SEPA-Migration bis zum 1. Februar Zielgruppe: Unternehmen und Vereine Herausgeber: Sparkasse Lemgo Electronic Banking Version 1.1 November 2013 Rechtshinweis: Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust, die Beschädigung von Hardware, Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler, Zerstörungen sowie für Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen, sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. 1

2 Inhaltsverzeichnis Sparkasse Lemgo - Leitfaden SEPA-Migration Rechtsgrundlage - Die EU-Migrationsverordnung...3 Praktische Vorgehensweise anhand einer Musterfirma...3 Projektstruktur...3 Checkliste Projektstruktur...4 Organisation des Projekts...4 Vordrucke und Korrespondenz...5 Zahlungsverkehrsanalyse...5 Prüfung der Software auf SEPA-Fähigkeit...6 Einführung der SEPA-Zahlverfahren...6 Überprüfung und Umstellung von Überweisungen...6 Einlesen von Kontoinformationen aus Sfirm in die FiBu-Software...7 Exkurs: Batch-Booking / Sammelüberweisung oder Einzelüberweisung...7 Prüfung erzeugter SEPA-Dateien vor erstmaliger Buchung...7 Versand von Zahlungen über Service-Rechenzentren, z.b. DATEV...7 Überprüfung und Umstellung von Lastschriften...8 Einzug von Lastschriften...8 Von der Einzugsermächtigung zur SEPA-Basislastschrift...8 Vom Abbuchungsauftrag zur SEPA-Firmenlastschrift...8 Voraussetzungen zur Nutzung von SEPA-Lastschriften...8 Gläubiger-ID...8 Exkurs: Gläubiger-ID in komplexen Strukturen, z.b. Hausverwaltung...9 Mandatsreferenz...9 Neue Inkassovereinbarungen...10 Wie erstelle ich ein gültiges Lastschrift-Mandat...10 Verfall von Mandaten...10 Fälligkeiten und Vorlagefristen...11 Kennzeichen der Lastschrift (Erst-/Folge-/Letzteinzug)...11 Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Lastschrifteinreichungen...12 Anhang...13 Ansprechpartner...13 Internet-Angebot...13 Formulare und Leitfäden, Softwaretools...13 Direktlinks

3 Rechtsgrundlage - Die EU-Migrationsverordnung Die EU-Verordnung 260/2012 des Europäischen Parlaments vom beschreibt aus deutscher Sicht die verpflichtende Ablösung der bei uns bestehenden Zahlungsverfahren: Überweisung, Einzugsermächtigungslastschrift und Abbuchungsauftragslastschrift bis zum 1. Februar SEPA ist die Fortführung des Gedankens hinter der Gemeinschaftswährung Euro, bezogen auf Zahlverfahren und Rechtsgrundlagen und trifft alle EU-Mitgliedsstaaten sowie weitere, freiwillige Teilnehmerländer. Schlussendlich werden alle im SEPA-Raum vorhandenen Zahlverfahren vereinheitlicht. Zum SEPA Raum gehören derzeit 32 Länder, es handelt sich um die 27 EU-Kernländer mit einem Teil der ihnen zugehörigen Inseln, die 3 EWR-Staaten Island, Lichtenstein und Norwegen und darüber hinaus die Schweiz und Monaco. Zukünftig dürfen nur noch SEPA-Verfahren (SEPA-Überweisung, SEPA-Basislastschrift, SEPA-Firmenlastschrift) für Zahlungen in Deutschland und im SEPA-Raum verwendet werden. Die Änderungen aus der SEPA-Migration sind umfassend und betreffen im Unternehmen, bei Banken und Dienstleistern sowohl organisatorische wie auch technische Prozesse. Die Abschaltung der Altverfahren findet gemäß Verordnung zum 1. Februar 2014 statt. Bis dahin müssen alle Betroffenen die entsprechenden Änderungen umgesetzt haben. Praktische Vorgehensweise anhand einer Musterfirma In vielen Publikationen wird die SEPA-Migration abstrakt dargestellt. Ergänzend soll Ihnen dieser Leitfaden die Migration anhand eines Praxisfalles darstellen. Die fiktive Musterfirma GmbH besitzt in diesem Beispiel bei der Sparkasse Lemgo ein Geschäftsgirokonto und bezahlt fällige Kreditorenrechnungen per Überweisung. Darüber hinaus werden bei Debitoren fällige Beträge sowohl per Einzugsermächtigung als auch per Abbuchungsauftrag eingezogen. Projektstruktur Die Musterfirma GmbH entscheidet sich, das Thema SEPA-Migration im Haus durch ein Projekt zu begleiten. Folgende Dinge werden im Rahmen des Projekts beleuchtet: Organisation des Projekts Vordrucke und Korrespondenz Zahlungsverkehrsanalyse Prüfung der Software auf SEPA-Fähigkeit Ergebnisse umsetzen: Einführung der SEPA-Zahlverfahren 3

4 Checkliste Projektstruktur Organisation Umsetzungsstand / Bemerkungen Gibt es einen Ansprechpartner für das Thema SEPA? Ist mit der Umstellung bereits begonnen worden (Stand)? Vordrucke / Korrespondenz Enthalten Briefbögen und Rechnungsvordrucke IBAN und BIC? Werden Zahlscheine / vorgedruckte Überweisungsträger versandt? Werden beleghafte Überweisungsträger genutzt? Zahlungsverkehrsanalyse Wird eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt? Wird eine Lohn/Gehaltssoftware eingesetzt? Sind diese Produkte in der Lage, SEPA-Zahlungen zu erzeugen? Sind diese Programme in der Lage, IBAN und BIC automatisch zu errechnen? Wird eine Software für das Online-Banking zwecks Empfang von Kontoinformationen und/oder zum Versenden von Zahlungen eingesetzt? (Nicht gemeint: Internet-Banking der Sparkasse) Ist diese Software aktuell und SEPA-fähig? Werden Kontoinformationen aus der Online-Banking Software an die Finanzbuchhaltung übergeben? Wie lang sind die genutzten Verwendungszwecke in den Zahlungen (SEPA wird nur 140 Zeichen unterstützen)? Wird (direkt oder indirekt) eine Dienstleistung eines Service- Rechenzentrums für den Zahlungsverkehr (z.b. DATEV) genutzt? -> Indirekte Nutzung häufig über einen Steuerberater Lastschriften Werden Forderungen per Lastschrift eingezogen? In Form der Einzugsermächtigungslastschrift? In Form der Abbuchungsauftragslastschrift? Gibt es Abbuchungsaufträge zu Lasten von Verbrauchern (Privatkunden)? Werden Lastschriften auch beleghaft eingezogen (In SEPA nicht mehr möglich)? Wurde bereits eine Gläubiger-ID beantragt? Wie sollen Mandatsreferenzen erzeugt/verwaltet werden? Organisation des Projekts Die Musterfirma GmbH stellt fest, dass im Zusammenhang mit der SEPA-Migration eine Vielzahl von Stellen innerhalb und außerhalb des Hauses betroffen sind. Daher wird ein Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung als SEPA-Beauftragter benannt. Die Aufgaben sind: Sammlung von Wissen Kommunikation innerbetrieblich Kommunikation mit Softwarelieferanten (FiBu, Steuerberater, Lohn+Gehalt, Online-Banking) Kommunikation mit Sparkasse und Banken Einführung der SEPA-Zahlverfahren 4

5 Vordrucke und Korrespondenz IBAN und BIC Die Zahlungsverfahren auf SEPA-Basis nutzen als Adressmerkmale nicht mehr Bankleitzahl und Kontonummer, sondern bestehende internationale Kennungen, namentlich IBAN und BIC. Der BIC Der BIC (Bank Identifier Code) ist im Prinzip eine internationale Bankleitzahl. Der BIC ist eine Adresse im Swift-Netz. Swift ist eine weltweite Kommunikationsplattform für Bankund Finanznachrichten. Ein BIC ist 8- oder 11-stellig und besteht aus Buchstaben und Zahlen. Der BIC der Sparkasse Lemgo lautet: WELA DE D1 LEM. Die IBAN Die IBAN (International Bank Account Number) ist eine international verwendbare Kontonummer. Sie ist in jedem Land unterschiedlich aufgebaut und auch verschieden lang. In Deutschland gilt folgender Aufbau: Es ist sinnvoll, von eigenen Kunden immer IBAN und BIC zu erfragen und bei Nachfragen ebenfalls die eigene IBAN/BIC herauszugeben. Sie findet sich z.b. auf jedem Kontoauszug. Zahlscheine / vorgedruckte Rechnungen Für Kunden, bei denen die Musterfirma GmbH die Zahlung per Überweisung vereinbart hat, legt sie vorgedruckte Belege zur Rechnung. Die Musterfirma entscheidet sich, diese Belege frühzeitig vor dem auf SEPA-Zahlscheine umzustellen. Zahlungsverkehrsanalyse Bestandsaufnahme Die Firma stellt über alle Abteilungen und Programme eine Übersicht zusammen, aus der hervorgeht, wer und wie Zahlungsaufträge erzeugt und versendet werden. Die Kreditorenbuchhaltung nutzt ein FiBu-Programm. Der Kundenstammm ist mit Kontonummer und Bankleitzahl eingepflegt. Die Zahlungsaufträge werden als Datei im DTAUS-Format erzeugt und später mit der Online-Banking Software Sfirm oder per Internet-Banking versendet. Die Debitorenbuchhaltung zieht Gelder von Kunden mittels Lastschrift ein. Dazu wird ebenfalls die FiBu-Software genutzt. Es werden sowohl Einzüge per Einzugsermächtigungen als auch Abbuchungsaufträge genutzt. Kontoumsätze werden mit der Software Sfirm (Sparkasse) abgeholt und an die FiBu- Software übertragen. Dort werden dann bezahlte Rechnungen (weitestgehend) automatisiert erkannt. Auch Rücklastschriften werden auf diese Weise weiterbearbeitet. Die Personalabteilung zahlt Löhne, Gehälter und weitere Abgaben mit der Software L+G universal. Auch hier werden DTAUS Dateien auf Basis von Kontonummer und Bankleitzahl erzeugt. 5

6 Die Übertragung übernimmt die Software Sfirm der Sparkasse. Individuelle Zahlungen (z.b. Kontoüberträge) werden direkt mit Sfirm durchgeführt. Die wesentlichen Änderungen bei der Umstellung von der bisherigen Überweisung zur SEPA-Überweisung sind die veränderten Kontoangaben (BLZ+Konto->IBAN+BIC) sowie das neue Datenformat (DTAUS->SEPA-XML). Tabellarische Übersicht: Bereich / Abteilung Zahlform alt- Zahlform neu- Kreditoren Überweisung (Text 51) SEPA-Überweisung Debitoren Lastschrift als SEPA-Lastschrift als -Einzugsermächtigung(Text 05) -Basislastschrift (Core) -Abbuchungsauftrag(Text 04) -Firmenlastschrift(B2B) Personal Lohn + Gehaltsüberweisung SEPA-Überweisung (SALA) (Text 53) Überweisung vermögenswirksamer Leistungen (Text 54) SEPA-Überweisung (CBFF) Krankenkassenbeiträge SEPA-Überweisung (Text 51) Sonstige Überweisung (Text 51) SEPA-Überweisung Löhne und Gehälter sowie Vermögenswirksame Leistungen werden im DTAUS-Format mit den Sondertextschlüsseln 53 und 54 gekennzeichnet. In SEPA gibt es dazu die Kennungen (Purpose Code) SALA und CBFF. Es ist Aufgabe der Lohn-/Gehaltssoftware, diese Kennungen entsprechend zu verwenden. Prüfung der Software auf SEPA-Fähigkeit Programm SEPA-Fähigkeit Parallelbetrieb möglich Stammdatenumstellung auf IBAN/BIC durch Software selbst FiBu-Software 1.0* Ab Version 2.0 Nein Nicht vorgesehen Lohn+Gehalt* Nicht möglich./../. Sfirm Ab Version 2.5 Ja Ja, automatisch SPG-Verein Ab Version 3.1 Ja Ja, automatisch * Die Softwareprodukte und ihre Fähigkeiten sind fiktiv gewählt. Aus Sicht eines Vereins kann es sich hierbei auch um eine Vereinsverwaltung handeln. Die Angaben zu Sfirm und SPG-Verein sind nicht fiktiv. Einführung der SEPA-Zahlverfahren Überprüfung und Umstellung von Überweisungen Die Musterfirma GmbH hat also festgestellt, dass die FiBu-Software auf Version 2.0 aktualisiert und die Lohn+Gehaltssoftware komplett abgelöst werden muss. Die Aktualisierung/Ablösung muss bis zum abgeschlossen sein. Für die Lohn+Gehaltssoftware muss ein passender Ersatz am Markt gefunden werden, incl. Übernahme der Stammdaten. Da die FiBu-Software 2.0 grundsätzlich SEPA-fähig ist, aber die Stammdaten nicht um IBAN/BIC ergänzen kann, benutzt die Musterfirma GmbH dazu die Software SEPA- Account-Konverter der Sparkasse. Der SEPA-Account Konverter bekommt aus der FiBu- Software eine Textdatei mit BLZ und Kontonummer (im csv-format) und ergänzt diese um IBAN+BIC. Nach dem Durchlauf werden die vervollständigten Daten in die FiBu-Software zurückgespielt. 6

7 Die Lohn+Gehaltssoftware ist nicht SEPA-fähig und eine neue Software mit Stammdatenübernahme ist nicht zeitgerecht zu beschaffen. Die Musterfirma GmbH entscheidet sich, übergangsweise(!) auf den SEPA-File-Konverter der Sparkasse zurückzugreifen. Der SEPA-File-Konverter wandelt DTAUS-Dateien in SEPA-Dateien um. Es besteht außerdem die Möglichkeit, die Zahlungen durch das Einlesen in Sfirm umwandeln zu lassen. Einlesen von Kontoinformationen aus Sfirm in die FiBu-Software Kontoumsätze aus dem Internet-Banking oder einer Online-Banking-Software (wie z.b. Sfirm) werden zunächst auf einer Festplatte der Musterfirma GmbH im Format MT940 gespeichert und anschließend der FiBu-Software zur Verfügung gestellt. Die FiBu- Software prüft offene Posten mit den Kontoinformationen ab. Mit Einführung von SEPA ändert sich dies prinzipiell nicht, allerdings ist die Darstellung von SEPA-Umsätzen im Format MT940 etwas anders. Verwendungszwecke bekommen z.b. den Bezeichner +SVWZ vorangestellt. Es gibt auch spezielle SEPA- Kontoinformationen in neueren camt05x Formaten, die durch gängige Softwareprogramme aus der FiBu-Welt jedoch weitestgehend noch nicht unterstützt werden. Wir bieten an: Inhalt Kontoumsätze bis zum Vortag Kontoumsätze laufender Tag (Vormerkposten) Sonderformat Kontoumsätze Format MT940 oder camt053 MT942 oder camt052 DTI oder camt054 Exkurs: Batch-Booking / Sammelüberweisung oder Einzelüberweisung Im DTAUS-Format konnte in der Datei nicht festgelegt werden, wie mehrere Zahlungen bei der Sparkasse verbucht werden sollten. Dahinter steckte die Frage, ob Buchungsposten einzeln oder nur als Sammelbuchung auf dem Kontoauszug erscheinen sollten (Lohn+Gehalt einzeln auf dem Auszug und somit Einsicht durch Mitarbeiter? Was ist mit Rechnungen und dem Ausweis für den Steuerberater?). Daher wurden teilweise mehrere DTAUS-Dateien erzeugt oder besondere Parameter für das Konto bei der Sparkasse geführt. In SEPA gibt es dafür ein Kennzeichen in der Datei, den Parameter Batch-Booking. Über dieses Feld kann festgelegt werden, ob einzeln oder in Summe gebucht und auf dem Kontoauszug dokumentiert werden soll. Prüfung erzeugter SEPA-Dateien vor erstmaliger Buchung Bevor die Musterfirma erstmalig Zahlungen im neuen SEPA-XML Format übersendet, bietet die Sparkasse vorab ein sinnvolles Prüfprogramm an. Die Software SEPA-File- Checker prüft die erstellte SEPA Datei auf inhaltliche Fehler und dokumentiert diese. Somit kann die Musterfirma mit dem Softwarelieferanten vorab über Fehler und Ursachen sowie deren Behebung sprechen. Versand von Zahlungen über Service-Rechenzentren, z.b. DATEV I.d.R. nutzt ein Steuerberater (z.b. für Lohn+Gehalt) Dienste des Rechenzentrums DATEV in Nürnberg. Die DATEV-Anwendungen können prinzipiell aber auch in der Musterfirma selbst eingesetzt werden. Auch bei der DATEV werden IBAN und BIC zur Erzeugung SEPAkonformer Datensätze benötigt. Die Musterfirma sollte mit Ihrem Steuerberater oder der DATEV Kontakt aufnehmen, um herauszufinden, was in welchem Fall konkret zu tun ist. 7

8 Überprüfung und Umstellung von Lastschriften Einzug von Lastschriften Wer wie die Musterfirma GmbH Lastschriften einreicht, muss weitere Vorgaben beachten und entsprechend tätig werden. Lastschriften auf Basis von Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträgen sind ab dem nicht mehr möglich. Es ist je nach Fall auf die SEPA-Basis oder SEPA-Firmenlastschrift umzustellen. Eine einfache Konvertierung wie bei Überweisungen ist nicht möglich, da im DTAUS-Format nicht alle notwendigen Angaben enthalten sind. Zudem entfällt im SEPA-Lastschriftverfahren jegliche Form beleghafter Aufträge. Es sind nur noch Lastschrifteinzüge über Online-Banking-Verfahren möglich. Die Umstellung der Lastschriften ist daher eine ganzes Stück komplexer. Von der Einzugsermächtigung zur SEPA-Basislastschrift Im wesentlichen ähneln sich die beiden Verfahren. Bislang haben Sie eine Erlaubnis zum Lastschrifteinzug (Kontobelastung) beim Zahlungspflichtigen eingeholt. Dieses Erlaubnis heißt zukünftig SEPA-Basismandat oder kurz SEPA-Mandat. Bestehende, gültige Einzugsermächtigungen dürfen weiterhin verwendet und in SEPA-Mandate umgedeutet werden. Diese Regelung ist über die Änderung der allgemeinen Geschäftsbedingungen der deutschen Banken im Juli 2012 auf Vorschlag des Bundesgerichtshofs getroffen worden. Wesentlich ist, dass in beiden Verfahren der Zahlungspflichtige ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Kontobelastung eingeräumt bekommt (Widerspruch). In diesem Verfahren können Unternehmen und Verbraucher Zahlungspflichtige sein. Die Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigung muss dem Zahlungspflichtigen bekannt gegeben werden. (->Nähere Information siehe Wie erstelle ich ein Mandat ). Vom Abbuchungsauftrag zur SEPA-Firmenlastschrift In beiden Verfahren erteilt der Zahlungspflichtige über den Abbuchungsauftrag oder das SEPA-Firmenlastschriftmandat die Erlaubnis, eine Kontobelastung durchzuführen. Wesentlich ist, dass der Zahlungspflichtige hierbei auf sein Rückgaberecht (Widerspruchsmöglichkeit) verzichtet. Im SEPA-Verfahren darf diesen Verzicht nur ein Unternehmer ( 12, 13 BGB) wirksam erklären. SEPA-Firmenlastschriften sind daher zulasten eines Verbrauchers (Privatperson), im Gegensatz zum Abbuchungsauftrag, nicht möglich. Weiterhin gibt es im Bereich Abbuchungsauftrag keine Umdeutungsregelung. Es ist also nicht möglich, auf Basis eines bestehenden Abbuchungsauftrags eine SEPA- Lastschrift (egal ob Basis- oder Firmenlastschrift) einzuziehen. Es ist daher in jedem Fall vor dem ersten SEPA-Einzug ein passendes Mandat einzuholen. Das Firmen-Mandat ist in Kopie bei der Bank des Zahlungspflichtigen zu hinterlegen. Ohne hinterlegtes Mandat muss die Bank des Zahlungspflichtigen eine SEPA-Firmenlastschrift zurückweisen (analog Abbuchungsauftrag). Voraussetzungen zur Nutzung von SEPA-Lastschriften Gläubiger-ID Die Musterfirma GmbH muss eine Registrierung bei der Deutschen Bundesbank durchführen, um die für SEPA-Lastschriften notwendige Gläubiger-ID zu erhalten. Die Gläubiger-ID kennzeichnet den Einziehenden (Zahlungsempfänger) anhand einer Kennziffer (vgl. Personalausweisnummer, Registerauszugsnummer). Die Gläubiger-ID kann unterfolgender Adresse beantragt werden: 8

9 Die Gläubiger-ID wird in jedem SEPA-Einzug mit übertragen und ist in den Belastungsbuchungen sichtbar. Zahlungspflichtige können eine Gläubiger-ID bei der Hausbank gegen Einzüge sperren lassen. Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Über die Geschäftsbereichskennung können in der Musterfirma interne Strukturen abgebildet werden, um so später leichter herauszufinden, ob eine Lastschrift aus Abteilung 134 oder Abteilung 765 stammt. Das ist insbesondere dann interessant, wenn beide Abteilungen vom gleichen Kunden auf Basis des gleichen Mandats einziehen (siehe auch folgender Abschnitt Mandatsreferenz). Exkurs: Gläubiger-ID in komplexen Strukturen, z.b. Hausverwaltung Belastet eine Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen mit Mietzahlungen und geht das Geld direkt auf das Konto des Eigentümers, hat der Eigentümer eine Gläubiger-ID zu beantragen und diese dem Hausverwalter mitzuteilen. Belastet die Hausverwaltung einen Zahlungspflichtigen mit Mietzahlungen und geht das Geld zunächst auf ein Sammelkonto, so ist für den Einzug die Gläubiger-ID des Hausverwalters zu verwenden. Im Feld Bemerkungen zum Mandat sollte der Text ( Einzug für ) hinterlegt werden. Führt die Hausverwaltung ein Treuhandkonto (Inhaber Hausverwaltung, Zusatz Treuhand für Eigentümer xxx) so ist die Gläubiger-ID der Hausverwaltung zu benutzen. Mandatsreferenz Weiterhin bekommt jedes genutzte (auch umgedeutete) Mandat eine eigene Referenznummer. Für die Vergabe ist die Musterfirma selbst verantwortlich. Anhand der Mandatsreferenz wird eine effektive Nachfragemöglichkeit nach Mandaten geschaffen (Beweisfunktion der Existenz eines Mandats). Dafür eigenen sich alle Merkmale, die eine eindeutige Zuordnung der Mandatsreferenz zum Mandat erlauben. Es können fortlaufende Buchstaben oder Zahlen verwendet werden, wenn die Vergabe nachvollziehbar ist. Es kann aber auch eine existierende Kundennummer, eine Vertragsnummer o.ä. verwendet werden. Es gilt: Jeder Kunde der Musterfirma GmbH erhält (mindestens) eine eigene Mandatsreferenz, Doppelbelegungen sind streng zu vermeiden. Bei Mandatswiderruf verfällt das Mandat mit seiner Mandatsreferenz. Es ist kein weiterer Einzug erlaubt, es sei denn, ein neues Mandat mit neuer Mandatsreferenz kann eingeholt werden. Daher ist von der Musterfirma zu überlegen, ob Mandate und Mandatsreferenzen für einen Kunden insgesamt oder ob Mandate und Mandatsreferenzen für einzelne Geschäftsbereiche geführt werden sollen (Bspw.: Strom und Wassergeldeinzug durch Stadtwerke getrennt). 9

10 Die Mandatsreferenz wird in jeder SEPA-Lastschrift mit übertragen und ist in den Belastungsbuchungen sichtbar. Zahlungspflichtige können Mandatsreferenzen (i.v.m. einer Gläubiger-ID) bei der Hausbank gegen weitere Einzüge sperren lassen. In Zweifelsfällen wird auf Basis der Mandatsreferenz nachgefragt, ob ein Mandat existiert (Vorlage einer Kopie oder des Originals, z.b. bei Prozessen vor Gericht). Ist das Mandat nicht vorhanden oder auffindbar, verlängert sich die Rückgabefrist für den Zahlungspflichtigen im SEPA-Basislastschriftverfahren auf 13 Monate. Es ist also für die Musterfirma wichtig, die Mandate sorgfältig aufzubewahren um die Rückgabefrist gegen sich auf 8 Wochen zu begrenzen. Neue Inkassovereinbarungen Zum Lastschrifteinzug ist eine Vereinbarung zwischen der Sparkasse und der Musterfirma GmbH notwendig. Für Einzugermächtigungs- und Abbuchungsauftragslastschriften liegt diese bereits vor. Sie haben jedoch für die SEPA-Lastschriftverfahren keine Gültigkeit. Daher sind neue SEPA-Inkassovereinbarungen mit der Sparkasse zu treffen. Für die neue Inkassovereinbarung ist bereits die Gläubiger-ID erforderlich. Die Vereinbarungen erhalten Sie hier: Alle relevanten Vordrucke und weitere Informationen sind zudem im Anhang direkt verlinkt. Wie erstelle ich ein gültiges Lastschrift-Mandat Neue Mandate Die Musterfirma nimmt die Sparkassen-Vertragsmuster (siehe Anhang) zur Hilfe. Insbesondere die Texte zur Einwilligung zum Einzug und den erläuternden Text zum Widerspruch (Basismandat) dürfen nicht verändert werden. Die Texte können wie bisher in eigene Formulare, z.b. eine Bestellung, integriert werden. Die Umdeutung bestehender Einzugsermächtigungen Darstellung einfacher Ablauf Wesentlich ist, dass der Zahlungspflichtige über die Umdeutung informiert wird. Die Musterfirma muss also bekanntgeben, dass Sie die vorhandene Einzugsermächtigung als SEPA-Basismandat weiterverwenden wird und dafür eine Mandatsreferenz vergeben wurde. Es reicht, die Information in den Verwendungszweck der letzten Einzugsermächtigungslaschrift zu verpacken. Folgende Angaben sollten sinngemäß enthalten sein: Zukünftig wird die Musterfirma GmbH Ihre Einzüge im SEPA-Basislastschriftverfahren durchführen. Unsere Gläubiger-ID lautet: xxx, Ihre Mandatsreferenz lautet: yyy. Der erste Einzug findet statt am: zzz. Durch diese Bekanntgabe ist die Umdeutung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA- Basismandat wirksam. Der Termin der Bekanntgabe ist das Startdatum des Basismandats. Natürlich können die Information auch per Brief zusammen mit ergänzenden Informationen versendet werden. Spätere Einzüge müssen schriftlich (z.b. per Rechnung) vorab angekündigt werden. Der Gesetzgeber verlangt eine 14-Tages Frist, diese kann jedoch per Vereinbarung verkürzt werden. Bei regelmäßigen Einzügen ist auch eine z.b. jährliche Information mit Angabe der Beträge und Termine / Rhythmen möglich. Verfall von Mandaten Mandate verlieren Ihre Gültigkeit, wenn auf ihrer Basis für 36 Monate kein Einzug erfolgt ist. Soll danach erneut eingezogen werden, ist ein neues Mandat erforderlich. 10

11 Fälligkeiten und Vorlagefristen In den bisherigen Einzugsverfahren galt die Regelung: Fällig/Zahlbar bei Sicht (=Tag der Vorlage). Das Datum des Absendens der Lastschrift war Grundlage für die Buchung auf dem Einreicherkonto und die Weitergabe der Lastschriften an die Banken der Zahlungspflichtigen. Die Gesamtsumme wurde in mehreren Einzelbeträgen mit unterschiedlicher Wertstellung auf Basis der Erreichbarkeit der Banken gutgeschrieben. Im Bereich SEPA-Einzüge wird das Verfahren anders funktionieren. Es muss bei SEPA- Lastschriften durch die Musterfirma ein Fälligkeitstermin festgelegt werden. Dieses Datum ist dann der gemeinsame Buchtungstag für: Die (Summen-) Gutschrift auf dem Konto der Musterfirma Die Verrechnung im Interbankenverkehr (sog. Clearing) Die Belastung auf dem Konto der Zahlungspflichtigen Damit die SEPA-Lastschrift am ausgewählten Fälligkeitstag bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen kann, ist festgelegt worden, dass diese mit verschieden Vorlauffristen vorab eingereicht werden müssen. Wichtig ist dabei die Unterscheidung um welche Art von SEPA-Lastschrift es sich handelt und ob es der erste Einzug oder ein Folgeeinzug ist. Die Musterfirma muss also Lastschriften im SEPA-Verfahren bereits einige Tage vor dem gewünschten Fälligkeitstag (Buchungstag) absenden. Diese Tatsache kann Auswirkungen z.b. auf die Liquidität der Musterfirma haben. Kennzeichen der Lastschrift (Erst-/Folge-/Letzteinzug) Eine weitere Angabe im Mandat bzw. in der Lastschrift ist das Kennzeichen der Nutzung. Dort ist anzugeben, ob diese Lastschrift auf Basis des getroffenen Mandats die erste, eine weitere (Folge-) oder die letztmalige Lastschrift ist. Davon abhängig ist auch die Vorlauffrist bei SEPA-Basislastschriften. Verfahren Kleinstmögliche Vorlauffrist = Versand SEPA-Basislastschrift ( normal ) - Erstmaliger Einzug / Einmaliger Einzug 6 Werktage vor Fälligkeitstag - Folge-/Letzteinzug 3 Werktage vor Fälligkeitstag SEPA-Basislastschrift eilig (Cor1) 2 Werktage vor Fälligkeitstag - nur innerhalb Deutschlands SEPA-Firmenlastschrift 2 Werktage vor Fälligkeitstag Die höchstmögliche Vorlauffrist (erstmöglicher Versand) ist immer 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Warum und was passiert danach Lastschriften werden nach Einreichung schnellstmöglich an die Banken der Zahlungspflichtigen weitergegeben und dort bis zum Fälligkeitstag geparkt. In der Zeit des Parkens kann der Zahlungspflichtige die Belastung als vorgemerkte Buchung (z.b. im Online-Banking) erkennen und so in seinen Ausgaben berücksichtigen. Dahinter steckt ein Verbraucherschutzgedanke. 11

12 Checkliste für die Umstellung auf SEPA-Lastschrifteinreichungen Bestandsaufnahme im eigenen Haus Welche Kunden werden belastet? Verbraucher? Unternehmer? In welchem Verfahren wird eingezogen? Einzugsermächtigung? Abbuchungsauftrag? Wie soll zukünftig belasten werden? SEPA-Basis und/oder Firmenlastschrift? Haben Sie Verbraucher mit Abbuchungsaufträgen? Wechsel auf Basislastschrift einleiten. Werden Lastschriften beleghaft eingezogen? Wechsel auf Online-Verfahren notwendig. Mandatsidentifikation Wurde schon eine Gläubiger-ID beantragt? Wie soll die Mandatsreferenz aufgebaut werden? Existiert ein geeignetes Merkmal, muss etwas neues geschaffen werden? Dokumentation? Mehrere Mandate pro Kunde sinnvoll? Inkasso-Vereinbarung mit Sparkasse Vereinbarung für den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basislastschriften getroffen? Vereinbarung für den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmenlastschriften getroffen? Korrespondenz mit Kunden Wandeln von Einzugsermächtigungen in SEPA- Basislastschriften durch Bekanntmachung? Einholung neuer Mandate neuer Kunden organisieren (Änderung der Vordrucke) Einholen neuer Basismandate, wenn Einzugsermächtigung nicht gewandelt werden kann Einholen neuer Firmenmandate, wenn bislang Abbuchungsauftrag vorhanden ist Bei SEPA-Firmenlastschriften: Einreichung einer Mandatskopie bei Bank des Zahlungspflichtigen -Info an Ihre SEPA-Firmenlastschriftkunden -Sind sie selbst als Zahlungspflichtige betroffen? Mandatsverwaltung und Fälligkeitstag bzw. Vorlauffrist Organisatorische Maßnahmen treffen, um künftig richtig einzuziehen. Erst-/Folge-/Letzteinzug Verfall von Mandaten Beachtung der Vorlauffristen Erledigt? / Kommentare 12

13 Anhang Ansprechpartner Zu allen Fragen rund um das Thema SEPA steht Ihnen ihr persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Sie erreichen Ihn über die zentrale Rufnummer: 05261/ Fragen zur Technik, zur Umsetzung im Online-Banking u.v.m. beantwortet Ihnen die Hotline zum Electronic Banking unter der Rufnummer: 05261/ Internet-Angebot Formulare und Leitfäden, Softwaretools Alle notwendigen Formulare (Inkassovereinbarungen, Mandate, Informationsmaterial, Broschüren, Leitfäden allgemeiner Form, alle erwähnten Hilfsprogramme) finden Sie auf unseren Internet-Seiten. Direktlinks SEPA-Firmenkundenbroschüre Der_neue_Zahlungsverkehr_in_Deutschland_und_Europa.pdf Antragsformular Gläubiger-ID Inkassovereinbarung für SEPA-Basislastschriften Inkassovereinbarung für SEPA-Firmenlastschriften Mustermandat für SEPA-Basislastschriften Mustermandat für SEPA-Firmenlastschriften Leitfaden SEPA-Umstellung in Sfirm Leitfaden SEPA-Umstellung in SPG-Verein SEPA-Account-Konverter SEPA-XML Checker SEPA-File Konverter