Leistungsbeschreibung. Lexware ecrm Aus Liebe zum Kunden und zum Umsatz.

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1 Leistungsbeschreibung Lexware ecrm Aus Liebe zum Kunden und zum Umsatz.

2 Inhalt 3 Leistungsumfang 4 Technische Voraussetzungen 5 Sicherheit 6 Verfügbarkeit Support Vertragslaufzeit und Kündigung Export der Daten Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. Munzinger Straße 9, Freiburg, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: August

3 1. Leistungsumfang Lexware ecrm unterstützt bei der täglichen Arbeit mit vielen, ausgereiften Funktionen: Professionelles Kontaktmanagement mit Kundenhistorie Aktive Vertriebsunterstützung für alle Phasen der Akquise Einfache Terminplanung, Aufgaben- und Ressourcenverwaltung Professioneller Schriftwechsel mit und Briefen Stets alle Daten im Zugriff, auch über mobile Endgeräte Zentrale Dokumentenablage und direkte Bearbeitung Zielgerichtete Marketingaktionen Alle Daten schnell finden mit der globalen Suche Berichte und Auswertungen per Knopfdruck Datensynchronisation mit Lexware faktura+auftrag/plus, Lexware warenwirtschaft pro, Lexware warenwirtschaft premium, Lexware handwerk premium sowie den entsprechenden Office-Paketen (jeweils für die aktuellste Jahresversion) Eine detaillierte Übersicht über alle Funktionen finden Sie auf der Internetseite unter Versionen von Lexware ecrm Lexware ecrm steht in zwei Versionen zur Verfügung, die sich je nach Unternehmensbedarf im Funktionsumfang unterscheiden: In der Version Lexware ecrm basic sind alle grundlegenden Funktionen, wie zum Beispiel das Kontaktund Aufgabenmanagement sowie Terminplanung und Outlook- / Microsoft Office-Anbindung enthalten. Den vollen Leis tungsumfang inklusive Marketing- und Vertriebsmodule deckt Lexware ecrm plus ab. Ein detaillierter Versionsvergleich steht unter zur Verfügung. Zugriff auf Lexware ecrm Der Zugriff auf Lexware ecrm erfolgt über die Webadresse Hier können Sie sich unter Angabe des Mandanten, Ihres Benutzernamens und Kennwortes anmelden, um Lexware ecrm zu nutzen. Voraussetzung dafür ist eine gültige personalisierte Benutzerlizenz für Lexware ecrm. Zusätzliche enthaltene Leistungen: Die Server für Lexware ecrm befinden sich in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum (Details s. Kapitel Sicherheit). Lexware ecrm wird regelmäßig gewartet und aktualisiert. Die Daten werden regelmäßig gesichert, zahlreiche zusätzliche Maßnahmen sorgen für ein Höchstmaß an Sicherheit. Lexware ecrm stellt jedem Benutzer ein Datenvolumen von 1 GB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Datenvolumens ist kostenpflichtig möglich. Online Zugriff auf Kontakte, Termine, Aufgaben über ein mobiles Endgerät (z. B. mit einem Smartphone oder Blackberry) über folgende Webadresse: 3

4 2. Technische Voraussetzungen Lexware ecrm ist eine komplett internetbasierte Anwendung, die in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum betrieben wird. Für die Nutzung ist lediglich ein Rechner mit Inter netzugang erforderlich. Auf dem Rechner wird ein Internetbrowser benötigt. Empfohlen und freigegeben ist der Firefox Browser ab Version 3.0 oder Microsoft Internet Explorer 8. Um mit Lexware ecrm arbeiten zu können, muss zunächst nichts installiert werden. Wenn Sie einzelne bestimmte Zusatzfunktionalitäten nutzen möchten, ist Microsoft Windows als Betriebssystem erforderlich. Für die Kommunikation mit Microsoft Outlook, Microsoft Word sowie dem Client Thunderbird ist ein Add-In zu installieren, welches in Lexware ecrm aufgerufen werden kann. Weiterhin bietet Lexware ecrm das Zusatztool CAS zum Datenaustausch mit Microsoft Outlook an, welches ebenfalls aus Lexware ecrm auf Windows Rechnern installiert werden kann. Voraussetzung für die Nutzung von Lexware ecrm über ein Smartphone, Handy oder Blackberry ist ein XHTML-fähiger Internet Browser auf dem mobilen Endgerät. Die Verbindung zu Lexware-Desktop-Programmen ist ab der Version 2010 August-Service-Pack möglich. Beim Einrichten der Datensynchronisation wird auf erforderliche Komponenten geprüft. Diese werden, sofern möglich, nachinstalliert (z.b..net 3.0). Für die Datensynchronisation mit Lexware Desktop-Programmen ist die jeweils aktuelle Programmversion erforderlich, die ggf. kostenpflichtig erworben werden muss. 4

5 3. Sicherheit Wir setzen höchste Ansprüche, wenn es um die Sicherheit der Daten geht. Mit unserem erfahrenen Hosting-Partner TechniData IT-Service GmbH bieten wir höchstmögliche Verfügbarkeit und Sicherheit mit moderns ter Technik. Außerdem besitzt Lexware ecrm einige Sicherheits-Funktionen, wie beispielweise ein ausgereiftes Rechtesystem, ein Journal und einen Papierkorb. Höchste Sicherheit sorgt für ein gutes Gefühl: Die Daten werden im Rechenzentrum der Techni- Data IT-Service GmbH gehostet. 3.1 Rechenzentrum Das Hochsicherheitsrechenzentrum steht in Karlsruhe und ist nach den internationalen Qualitätsstandards ISO 9001 zertifiziert. Das IT-Service-Management berücksichtigt ITIL-konforme Prozesse. Zu den physikalischen Sicherheitsvorkehrungen zählen z. B.: Zugriff nur für autorisiertes, sicherheitsüberprüftes Personal mit Hilfe elektronischer Zugriffskontrollen Brandwarnanlage und Löschung eventueller Brände mit Hilfe von Löschgas Unterbrechungsfreie Stromversorgung Automatisches Monitoring und automatische Benachrichtigung im Fehlerfall der Systeme rund um die Uhr, an allen Tagen Sicherheit der internen Netzwerkinfrastruktur wird über folgende Vorkehrungen getroffen: Zweistufiges Backup-System mit täglicher Datensicherung und Lagerung der Backupmedien an einem räumlich entfernten Ort Realtime Spiegelung der Daten auf ein zweites Datenbanksystem Garantierte Datenintegrität der ecrm-systeme, so werden die Nutzdaten in einer separaten Umgebung inkl. eigenem Storage System* betrieben Integriertes Load-Balancing** der Lexware ecrm-server 3.2 Sicherungsmaßnahmen Alle Daten, welche zwischen dem Kunden und dem Rechenzentrum ausgetauscht werden, werden über eine SSL (Secure Sockets Layer) gesicherte Verbindung übertragen. Der Zugriff auf die Daten im Programm wird über Benutzerrechte und Rechte auf Datenebene gesteuert, Änderungen an Daten werden über ein Journal protokolliert. * physikalisch getrennter Speicherbereich ** Load-Balancing-Systeme sorgen für eine Verfügbarkeit der Daten bei Überlastung oder Ausfall einzelner Server 5

6 4. Verfügbarkeit Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG gewährleistet im Jahresdurchschnitt eine Verfügbarkeit von nahezu 99 Prozent. Hiervon ausgenommen sind Zeiten, in denen die Server aufgrund von Umständen, die nicht im Einflussbereich der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG oder deren Hoster liegen (z.b.höhere Gewalt, Verschulden Dritter), nicht über das Internet zu erreichen sind. Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG wird Wartungsarbeiten am System möglichst frühzeitig ankündigen und während der betriebsarmen Zeit durchführen. Eventuelle Beeinträchtigungen der Verfügbarkeit durch solche Arbeiten sind nicht als Ausfallzeiten zu werten. Interne Load-Balancing Systeme sorgen für eine Verfügbarkeit der Daten bei Überlastung oder Ausfall einzelner Server. 5. Support Innerhalb des Programms steht Ihnen eine Online-Hilfe zur Verfügung. Diese wird durch eine Aufstellung häufiger Fragen und Antworten (FAQ) ergänzt. Zusätzlich haben unsere Experten aus der technischen Hotline immer ein offenes Ohr für Sie. Unter stehen die FAQ sowie die aktuellen Support-Rufnummern für Sie bereit. Handbücher in gedruckter Form und andere (über zuvor genannte Quellen hinausgehende) Informationen sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs. 6. Vertragslaufzeit und Kündigung Die Vertragslaufzeit beträgt 1 Jahr ab Registrierungsdatum und verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern keine Kündigung erfolgt. Sie können den Vertrag jederzeit mit einer Frist von 1 Monat zum Vertragsjahresende kündigen. Die Kündigung erfolgt online unter durch Eingabe des Servicecodes. Dieser ist auf der monatlichen Rechnung angegeben. 7. Export der Daten Ein Export der im Programm eingegebenen Daten ist im CSV-Format jederzeit möglich. Das Dokumentenarchiv (alle auf dem Server hinterlegten Dateien, wie z. B. Word- und Excel-Dateien) kann optional mit exportiert werden. Der Export kann nur durch Benutzer mit Administrationsrechten durchgeführt werden. Je nach Datenvolumen dauert der Export des Dokumentenarchivs unterschiedlich lange. 6