Fragen und Antworten zu SEPA Stand

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1 Fragen und Antworten zu SEPA Stand Dieses Dokument wurde aus den uns bekannten Informationen zusammengestellt und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar oder ersetzt diese. Trotz aller Sorgfalt können Fehler oder Irrtümer nicht ausgeschlossen werden.

2 Hinweise: Falls in der bei Ihnen eingesetzten Programmversion einzelne der in diesem Dokument erwähnten Funktionalitäten der EURO FIBU oder des SQL Rechnungswesens nicht zur Verfügung stehen sollten, setzen Sie vermutlich noch eine bereits veraltete Version ein. Bitte planen Sie in diesem Fall ein Update/Upgrade auf die aktuelle Version ein, so dass Sie den vollen Funktionsumfang zur SEPA-Unterstützung nutzen können. Die in diesem Dokument genannten Links wurden zuletzt am auf Erreichbarkeit geprüft. Seite 2

3 I. Top-Fragen Meine Bank hat mir AGB-Änderungen wegen SEPA geschickt. Muss ich jetzt sofort auf SEPA umstellen? Nein, sie können die bisherigen Zahlungsverkehrsformate bis zum weiterhin nutzen, Details siehe Abschnitt SEPA Umstellung Generelle Fragen. Die AGB-Änderungen dienen der Vereinheitlichung der notwendigen gesetzlichen Grundlagen und zur Erleichterung der Umstellung von den bisherigen Lastschriften auf SEPA- Lastschriften. Von meiner Bank erhielt ich die Information mein SEPA Projekt möglichst zeitnah zu beginnen. Wie setze ich diese Empfehlung konkret für mein Unternehmen um? Siehe Abschnitt SEPA-Umstellung Empfehlungen zur Vorgehensweise. Kann ich mit meiner syska-software SEPA-Überweisungen erzeugen? Unsere Finanzbuchhaltungsprogramme sind in der Lage, SEPA-Überweisungen im von deutschen oder österreichischen Banken akzeptierten aktuellen SEPA-Format zu erzeugen, sofern die notwendigen Kontodaten hinterlegt wurden. Von meinen Kunden erhalte ich bereits Zahlungen, die als SEPA-Umsätze auf meinem Kontoauszug erscheinen. Ist meine syska-software in der Lage, diese Umsätze zu verarbeiten? Die syska Produktlinien EURO FIBU und SQL Rechnungswesen bieten abhängig vom lizenzierten Funktionsumfang den Import von elektronisch übermittelten Kontoauszugsdateien an. Die Verarbeitung von SEPA-Umsätzen wird von folgenden syska-anwendungen unterstützt: EURO FIBU: Version EURO FIBU Plus und EURO FIBU Plus SQL SQL Rechnungswesen: Modul ABI (Automatischer Bankauszugsimport) Kann ich mit meiner syska-software SEPA-Lastschriften erzeugen? Mit unseren Finanzbuchhaltungsprogrammen können bereits heute SEPA-Lastschriften im von deutschen Banken akzeptierten aktuellen SEPA-Format erzeugt werden. Unterstützt werden sowohl Basis-Lastschriften als auch Firmen-Lastschriften. Kann ich mit meiner syska-software die für SEPA-Lastschriften notwendigen Mandate erzeugen? Innerhalb unserer Produkte können bereits heute SEPA-Mandate verwaltet werden. Seite 3

4 Bei der Erstellung von Mandaten ist zu beachten, dass gemäß dem SEPA-Regelwerk diese derzeit papierhaft und mit Originalunterschrift des Zahlungspflichtigen zulässig sind. Eine Mandatserteilung per ist nur mit qualifizierter elektronischer Signatur möglich. Telefonisch oder auf Internet-Webseiten eingegebene Lastschriftermächtigungen sind als SEPA- Mandate unzulässig. Obwohl über diesen Punkt innerhalb der Deutschen Kreditwirtschaft weiterhin beraten wird, empfiehlt es sich die verbleibende Zeit bis zum finalen Einführungstermin zu nutzen um die notwendigen Mandate einzuholen. Hinweis: Insbesondere Betreiber von Webshops sollten die weiteren Entwicklungen bezüglich der elektronischen Mandate genau im Auge behalten, da ab dem der unmittelbare Lastschrifteinzug unter Verwendung von Kontonummer und Bankleitzahl durch die SEPA-Vorschriften in dieser Form nicht mehr gegeben ist. II. Allgemeine Informationen zu SEPA Was ist SEPA? SEPA (Single Euro Payments Area) steht für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Seit dem Start von SEPA im Januar 2008 wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Nutzer von Zahlungsverkehrsdienstleistungen können mit SEPA bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigen Konto innerhalb Europas vornehmen und hierbei einheitliche Zahlungsinstrumente (SEPA-Überweisung, SEPA-Lastschrift und SEPA- Kartenzahlungen) ebenso einfach, effizient und sicher nutzen wie die bisherigen Zahlungsinstrumente auf nationaler Ebene. (Quelle: Nähere Informationen liefert die Bundesbank in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Finanzen und dem Deutschen SEPA-Rat unter Wozu benötige ich IBAN und BIC? IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Business Identifier Code) sind notwendig, um den Zahlungsempfänger eindeutig zu identifizieren und ersetzen die in Deutschland bislang verwendete Kontonummer und Bankleitzahl im Zahlungsverkehr. Was heißt "IBAN only"? IBAN only gilt ab im inländischen Zahlungsverkehr und bedeutet, dass bei einer SEPA-Überweisung oder einer Lastschrift keine BIC angegeben werden muss. Ab soll IBAN only auch für grenzüberschreitende Zahlungen gelten. Muss ich den BIC noch erfassen, wenn "IBAN only" in Kraft tritt? Ja, denn nur anhand der BIC ist die Bank zu identifizieren, die Ihr Konto führt. Es ist vorstellbar, dass der BIC eines Tages durch IBAN only ebenfalls obsolet wird. Aber für die Pflege Ihrer Stammdaten innerhalb des ERP-Systems ist der BIC heute noch unerläßlich. Seite 4

5 Wer ist betroffen? Es sind alle am inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr Beteiligten innerhalb des EU-Binnenmarktes und weiteren assoziierten Ländern betroffen. Welche Länder nehmen an SEPA teil? Insgesamt 33 europäische Länder nehmen an SEPA teil. Zu den 28 EU-Staaten kommen die drei Länder des übrigen europäischen Wirtschaftsraums (EWR), d.h. Norwegen. Island und Lichtenstein sowie die Schweiz und Monaco. Es nehmen somit auch Länder teil, die keine Euro-Teilnehmerländer sind. Ist es möglich SEPA-Zahlungen auch in einer anderen Währung als Euro durchzuführen? SEPA-Zahlungen sind ausschließlich in Euro möglich, jedoch wird bei Bedarf der Euro-Betrag in der jeweiligen Landeswährung gutgeschrieben. Hierbei können abhängig von der Bank Spesen oder Gebühren entstehen. Sollen Zahlungen in einer anderen europäischen Währung erfolgen, sind die SEPA- Verfahren nicht einsetzbar. Hier bedarf es weiterhin einer Auslandsüberweisung. Welche SEPA-Verfahren gibt es? SEPA besteht aus den folgenden Zahlungsinstrumenten: die SEPA-Überweisung, die SEPA- Lastschrift und SEPA-Kartenzahlungen. Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Ausprägungen: als SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) und als SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B, nur zwischen Firmen und ohne Erstattungsanspruch für den Zahler). Zur Legitimation des Lastschrifteinzuges beim Zahlungspflichtigen ist ein SEPA-Lastschriftmandat erforderlich. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Bereich SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen. Hinweis: In diesem Dokument werden nachfolgend die SEPA-Instrumente SEPA- Überweisungen und SEPA-Lastschriften behandelt. Die SEPA-Kartenzahlungen bleiben hierbei unberücksichtigt, da die Funktionen im Zusammenhang mit dem elektronische Lastschriftverfahren (ELV) und das Bezahlen mit EC-Karte und Unterschrift nicht Funktionsbestandteil der syska-softwarelösungen sind. Was versteht man unter dem SEPA-Lastschriftmandat? Werden Forderungen im Lastschrifteinzugsverfahren ausgeglichen, so ist in Zukunft bei SEPA-Lastschriften ein SEPA-Lastschriftmandat zur Legitimation des Forderungseinzuges erforderlich, ähnlich wie schon bisher eine entsprechende Ermächtigung bei Lastschriften o- der Abbuchungsaufträgen. Bei der SEPA-Mandatsverwaltung sind aber im Vergleich zu den heutigen Einzugsermächtigungen mehr Informationen und Zustände zu berücksichtigen. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Bereich SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen. Seite 5

6 Wie stellt sich der Verfahrensablauf bei SEPA-Überweisungen dar? Quelle: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. Wie stellt sich der Verfahrensablauf bei SEPA-Lastschriften dar? Quelle: BITKOM Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. Kann ich die von meinen Geschäftspartnern bereits erteilten Einzugsermächtigungen auch unter SEPA weiter verwenden? Alle bestehenden schriftlich erteilten Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit und können gemäß dem deutschen SEPA-Begleitgesetz und der EU-Verordnung in SEPA- Mandate überführt werden. Dies ist allerdings nur für SEPA-Basis-Lastschriften möglich. Beachten Sie dazu auch die Informationen im Abschnitt SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen. Seite 6

7 Nutzen die SEPA-Verfahren das bereits existierende DTAUS-Format? Nein, für elektronische SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften gibt es ein neues, auf dem ISO Standard basierendes Datenformat. Dieses nutzt XML (extensible Markup Language) als Syntax. Gibt es durch SEPA Änderungen bezüglich der Meldeverpflichtungen im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr? An den außenwirtschaftlichen Meldepflichten im europäischen Zahlungsverkehr haben sich im Juli 2013 mit Inkraftsetzung der geänderten Außenwirtschaftsverordnung wesentliche Änderungen ergeben. Das konkrete Meldeverfahren, das bisher eine Meldung mittels des Vordruckes Z4 zur Außenwirtschaftsverordnung für SEPA-Zahlungen über Euro vorsah, wurde gemäß der geänderten Meldevorschriften im Juli 2013 auf ein vollständig elektronisches Verfahren umgestellt. Informationen zum neuen Meldeverfahren erteilt die Bundesbank unter Meldewesen Außenwirtschaft AWV Änderung Beachten Sie, dass Auslandsüberweisungen, die nicht mittels SEPA durchgeführt wurden, vor Juni 2013 mit der Z1-Meldung zu melden waren. Ab Juli 2013 werden alle meldepflichtigen ausgehenden und eingehenden Zahlungen über die Z4- Meldung an die Deutsche Bundesbank übermittelt. Beide syska Produktlinien EURO FIBU und SQL Rechnungswesen wurden um entsprechende Funktionen zur Erfüllung der neuen Z4 Vorschriften erweitert. Die Z4-Meldung ist jeweils monatlich elektronisch an die Bundesbank zu übermitteln, nähere Informationen finden Sie unter unter Meldewesen Formular-Center Außenwirtschaft. III. SEPA Umstellung Generelle Fragen Werde ich die SEPA-Anforderungen mit den Produkten von syska abdecken können? Mit Hilfe von syska-produkten sind Sie zur Erstellung von SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften in der Lage. Im SQL Rechnungswesen ist außerdem eine Mandatsverwaltung integriert. Zusätzliche erhalten Sie in der Software unterstützende Funktionen zur komfortablen Umstellung Ihrer Bankverbindungen auf IBAN und BIC. Wie ist der Stand der Gesetzgebung zu SEPA in Deutschland? Das sogenannte SEPA-Begleitgesetz ist am in Kraft getreten. Es regelt national ausfüllungsbedürftige Normen und legt Übergangsbestimmungen fest. Seite 7

8 Die Parlamentarier haben der Deutschen Kreditwirtschaft allerdings mit auf den Weg gegeben, eine elektronische Alternative zum handschriftlich unterzeichneten SEPA- Lastschriftmandat speziell für Internet-Geschäfte zu schaffen. Ab wann muss ich auf die SEPA-Verfahren umsteigen? Bis zum wird es die bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren weiterhin geben. Die SEPA-Verfahren werden parallel dazu angeboten. Die Anwendung von SEPA für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro wird damit ab für alle Marktteilnehmer in der Europäischen Union verpflichtend. Termine Ab Ab Bis Bis Bis Bis Verpflichtende Nutzung der SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift sowie Abschaltung der nationalen Verfahren (in Deutschland die DTA- Überweisung und DTA-Lastschrift) Angabe der Kontoverbindung nur mit IBAN (ohne BIC) für Inlands- Transaktionen Übergangsregelung für das elektronische Lastschriftverfahren Optionale Nutzung von Kontonummer und BLZ für nationale Zahlungen von Verbrauchern mit Konvertierung in IBAN und BIC durch die Bank Optionale Einreichung von Formaten, die nicht auf dem ISO-Standard beruhen, und Konvertierung durch die Bank Angabe der Kontoverbindung nur mit IBAN (ohne BIC) auch für grenzüberschreitende Transaktionen Um termingerecht die SEPA Produkte einsetzen zu können, sollte noch im Jahr 2013 die Migration auf die neuen Verfahren erfolgen. Empfehlungen zur Umstellung finden Sie im Abschnitt SEPA-Umstellung Empfehlungen zur Vorgehensweise. Was bedeutet das für die am Zahlungsverkehr beteiligten Abteilungen im Unternehmen? Die Einführung von SEPA sollte von Ihnen als ein übergreifendes Projekt gesehen werden und betrifft nicht nur den Bereich Finanzbuchhaltung. So sind von den Änderungen im Zahlungsverkehr beispielsweise der die Lohnabrechnung und die Warenwirtschaft, eine eventuell vorhandene Immobilienverwaltung oder das Vertragswesen betroffen, sofern in diesen Bereichen Bankverbindungen verwendet werden. Auch wenn Sie neben dem ERP-System weitere Softwareprodukte zum Erzeugen von Zahlungen und Lastschriften nutzen, sind diese ebenfalls von der Umstellung betroffen. Wird meine Bank auch nach dem noch Zahlungen und Lastschriften im bisherigen DTAUS-Format entgegennehmen und verarbeiten können? Der Gesetzgeber sieht vor, dass Banken für Privatkunden Konvertierungsdienstleistungen in die SEPA-Formate anbieten können. Firmenkunden sollten sich sicherheitshalber darauf Seite 8

9 einstellen, dass eine solche Konvertierung nur für Endverbraucher vorgenommen wird und sie hingegen verpflichtend die neuen SEPA- Verfahren einsetzen müssen. Welche Detailanforderungen muss ich bei den neuen SEPA-Zahlungsverfahren beachten? IBAN / BIC Um die neuen Verfahren einzusetzen, benötigen Sie statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl eine IBAN (International Bank Account Number/Internationale Bankkontonummer) und eine BIC (Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl). Damit wird das Konto des Zahlungsempfängers eindeutig bestimmt. Die IBAN-Kontonummer besteht in Deutschland aus 22 Stellen. Zuerst kommt das Länderkennzeichen - zum Beispiel "DE" für Deutschland. Dann folgt eine zweistellige Prüfziffer. Diese dient dazu, Fehlüberweisungen zu verhindern. Ihr schließt sich die Bankleitzahl des Kontoinhabers an, gefolgt von seiner Kontonummer. Je nach nationaler Ausprägung ist die IBAN unterschiedlich lang. Die BIC entspricht der bisherigen Bankleitzahl und besteht aus Buchstaben. Der europäische Gesetzgeber hat beschlossen, dass es möglich sein wird, ab dem auf die BIC zu verzichten, da technisch die Angabe der IBAN ausreicht, um eine Bankverbindung eindeutig zu bestimmen. Für die Stammdaten Ihrer ERP-Software ist der BIC jedoch (vorläufig) unverzichtbar. Ab 2014 gilt das sogenannte IBAN-only Verfahren für Inlandsüberweisungen, ab 2016 auch für Geldtransfers in andere Länder, die am SEPA-Zahlungsverkehr teilnehmen. SEPA-Mandat Werden Forderungen im Lastschrifteinzugsverfahren ausgeglichen, so ist in Zukunft ein SEPA Mandat zur Legitimation der Zahlungseinzüge erforderlich. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass im Vergleich zu den heutigen Einzugsermächtigungen innerhalb eines SEPA Mandats mehr Informationen und Zustände zu hinterlegen und zu verwalten sind. Jedes SEPA-Mandat muss außerdem eine eindeutige Mandatsreferenz erhalten. Diese Mandatsreferenz kann im SQL Rechnungswesen automatisch erzeugt werden, wenn ein neues Mandat angelegt wird. Alle bestehenden schriftlich erteilten Einzugsermächtigungen behalten ihre Gültigkeit und können gemäß dem deutschen SEPA-Begleitgesetz und der EU-Verordnung in SEPA- Basismandate überführt werden. Gläubiger-Identifikationsnummer (UCI) Jedes Unternehmen, das SEPA-Lastschriften einreicht (nicht empfängt!), benötigt eine sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer (UCI). Diese wird pro Unternehmen ausgestellt und identifiziert dieses eindeutig im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahren. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird (ausschließlich online) von der Bundesbank aus- Seite 9

10 gestellt. Nähere Informationen zur Gläubiger-Identifikationsnummer und zur Beantragung finden Sie unter folgendem Link: r/sepa/glaeubiger_identifikationsnummer/glaeubiger_identifikationsnummer.html Wie komme ich an die benötigten IBAN und BIC? In aller Regel werden IBAN und BIC bereits schon heute in den Geschäftskorrespondenzpapieren Ihrer Geschäftspartner aufgeführt. Ist das nicht der Fall, weisen Sie bitte Ihre Geschäftspartner darauf hin. Auch Sie selbst sollten unverzüglich damit beginnen, IBAN und BIC in Ihrer Korrespondenz zu verwenden, z. B. auf Ihrem Briefpapier. Wie werde ich bei der Umstellung meiner Bankverbindungen auf IBAN und BIC von syska unterstützt? Innerhalb unserer Softwareprodukte können bereits jetzt parallel IBAN und BIC gepflegt werden, ebenfalls stehen diese Felder in den Schnittstellen zu unseren Produkten für die Übergabe aus Vorsystemen zur Verfügung. Zur Umstellung der vorhandenen Bankverbindungen bieten die syska-produktlinien in ihren aktuellen Versionen Unterstützung an, um Ihnen eine Massendatenumstellung auf die neuen Kontokennungen zu ermöglichen: EURO FIBU und SQL Rechnungswesen: Konvertierung mit dem IBAN-Hin und IBAN- Rück Verfahren. Diese Dienstleistung erbringt der Deutsche Bankverlag (www.ibanservice-portal.de, gebührenpflichtig), alternativ kann auch ein Konvertierungstool wie der SEPA Account Converter verwendet werden. zusätzlich in der EURO FIBU: Berechnung der IBANs aus BLZ/Kontonr. Dabei handelt es sich jedoch um das sogenannte Standardverfahren für die SEPA-Konten. Leider haben in Deutschland bis Frühjahr 2013 fast 50 Banken abweichende Verfahren für die Konvertierung ihrer Bankverbindungen eingereicht, so dass dieses Verfahren nur bei einer überschaubaren Anzahl von Bankverbindungen genutzt und jede IBAN manuell geprüft werden sollte. Die BIC kann aber bei diesem Verfahren nicht ermittelt werden! IV. SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen Umstellung bestehender Lastschriftvereinbarungen auf SEPA-Lastschriften Die Migration bestehender Lastschriftvereinbarungen auf SEPA-Lastschriften wurde durch den europäischen Gesetzgeber im Rahmen der SEPA-Verordnung und durch den deutschen Gesetzgeber im SEPA-Begleitgesetz festgelegt und erforderte zur Umsetzung noch eine AGB-Änderung bei den deutschen Kreditinstituten. Diese AGB-Änderungen traten zumeist Anfang Juli 2012 in Kraft und ermöglichen es, dass bestehende Vereinbarungen auch für SEPA-Lastschriften unter folgenden Bedingungen verwendet werden können: Seite 10

11 die Umstellungsregelung gilt nur für den Wechsel auf SEPA-Basis-Lastschriften, nicht für den Wechsel auf SEPA-Firmen-Lastschriften. Hinweis: Basis- und Firmen-Lastschrift unterscheiden sich in erster Linie in den Widerrufsmöglichkeiten, d.h. Basis-Lastschriften können auch gegenüber Unternehmen vorgenommen werden. Außerdem können Firmen-Lastschriften nicht mit Endverbrauchern abgeschlossen werden. die ursprüngliche Einzugsermächtigung muss schriftlich erteilt worden sein, da das SEPA-Regelwerk die Schriftform vorsieht. Liegt Ihnen die Ermächtigung als vor und trägt diese eine qualifizierte elektronische Signatur, so ist dies seit März 2013 ebenfalls von der Deutschen Kreditwirtschaft als zulässig anerkannt. Vor dem Wechsel auf SEPA-Lastschriften muss der Zahler über den Wechsel des Verfahrens in Textform unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz unterrichtet werden. Muss ich zur Verwaltung meiner SEPA-Mandate eine externe Mandatsverwaltung einsetzen? Generell ist es sinnvoll die Mandate an der Stelle zu führen, wo sich auch die Verwaltung der Offenen Posten befindet. So ist es zweckmäßig für einen neuen Kunden, der seine Rechnungen per Lastschrifteinzug begleichen möchte, direkt ein neues Mandat zu erzeugen. Auf die Anforderung an eine ERP-Software bezogen bedeutet dies, dass eine in die Finanzbuchhaltung integrierte Mandatsverwaltung sicherlich Vorteile bietet. Allerdings können Mandate natürlich auch an anderer Stelle und in anderer Form verwaltet werden. Dies kann jedoch den Aufwand für die Ausführung der SEPA-Lastschrift beträchtlich erhöhen. Im Idealfall berücksichtigt eine softwaregestützte Mandatsverwaltung, ob zum Zeitpunkt eines Forderungseinzugs einer fälligen Rechnung ein gültiges Einmal-bzw. Dauermandat mit eindeutiger Mandatsreferenz vorhanden ist. Darüber hinaus sollte eine Mandatsverwaltung in der Lage sein zwischen Firmenlastschriftmandaten und Endverbrauchermandaten (SEPA-Basis-Lastschrift) zu differenzieren und die Unterschiede beider Mandatstypen bei Lastschrifterstellung im Hinblick auf die einzuhaltenden Einreichungsfristen zu berücksichtigen. Zusätzlich muss noch die Gläubiger-Identifikationsnummer der Bundesbank als Legitimation zur Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren gespeichert werden. Die integrierte Mandatsverwaltung innerhalb des SQL Rechnungswesens unterstützt Sie bei diesen Aspekten. Sind auch elektronisch eingescannte Einzugsermächtigungen in ein SEPA- Mandat konvertierbar? Ja, denn diese Einzugsermächtigungen lagen Ihnen in Schriftform vor und wurde nur digitalisiert. Sie dürfen auch künftig SEPA-Mandate einscannen und z.b. in einem Dokumentenmanagement-System ablegen, um leichter darauf Zugriff zu haben. Es ist empfehlenswert, dieses Verfahren mit der Umstellung auf SEPA-Lastschriften einzuführen, da Sie so einfacher und schneller der Bank nachweisen können, dass Sie berechtigt sind, die Lastschrift auszuführen. Seite 11

12 Gibt es mit SEPA einen neuen Kontoauszug? Bereits jetzt werden SEPA-Zahlungen und Lastschriften auf den bisherigen Kontoauszügen ausgewiesen, sowohl bei beleghaften als auch elektronischen Auszügen im üblichen MT940-Format. Hier sind keine Anpassungen erforderlich. Im Rahmen der SEPA Einführung ist auch die Umsetzung eines neuen elektronischen Kontoauszugsformates vorgesehen. Hierbei handelt es sich um die sogenannten CAMT (Cash Management) Nachrichtentypen, die Firmenkunden einen Mehrwert in ihrer Kontoauszugsverarbeitung bieten können. Allerdings ist eine schnelle Verbreitung dieser neuen, XML (extensible Markup Language) basierten Nachrichtentypen aktuell nicht in Sicht, da nicht alle Bankinstitute diese Formate bereitstellen. Die syska GmbH wird die Entwicklungen in diesem Bereich verfolgen und bei Bedarf in den Produktplanungen berücksichtigen. V. SEPA-Umstellung Empfehlungen zur Vorgehensweise Die Einführung von SEPA sollte von Ihnen als ein übergreifendes Projekt gesehen werden und betrifft nicht nur in den Bereich Finanzbuchhaltung, sondern alle Bereiche und Vorgänge, wo Bankverbindungen verwaltet oder verwendet werden! Für Ihr Unternehmen kann sich ein erheblicher Umstellungsbedarf ergeben. In Anbetracht des Umfangs der zu bewältigenden Herausforderung sollte der zeitliche Aspekt nicht unterschätzt und entsprechend Vorlauf für die Umsetzung der SEPA-Vorgaben eingeplant werden. Hierbei sind hinsichtlich des Umstellungsaufwands die Bereiche SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift getrennt voneinander zu beurteilen, da sich die SEPA-Lastschrift inklusive der Mandatsverwaltung anspruchsvoller gestaltet. Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen und informieren Sie sich Zum aktuellen Zeitpunkt ist es auf Grund der komplexen gesetzlichen Vorgaben sinnvoll, einen SEPA-Beauftragten im Unternehmen zu bestimmen, der das Gesamtprojekt SEPA verantwortet. Informieren Sie sich über SEPA und die verschiedenen Verfahren und beginnen Sie mit den erforderlichen Umstellungsmaßnahmen. Wer SEPA-Lastschriften plant, sollte umgehend mit seiner Bank sprechen, da deren AGBs unmittelbaren Einfluss auf die künftigen Abläufe haben werden. Ermitteln Sie betroffene Bereiche und Abläufe Dies betrifft zum einen die beteiligten Softwaresysteme als auch die zugehörigen Prozesse: Seite 12

13 In welchen Softwaresystemen werden bisher Kontonummer und Bankleitzahlen gespeichert? Denken Sie auch an Nebensysteme wie Lohnabrechnungsprogramme, Vertragsverwaltungen etc. Können alle dabei beteiligten Systeme mit IBAN und BIC bei Stammdaten umgehen? Sind die Systeme SEPA-fähig beim Zahlungsverkehr? Wer greift auf die Bankverbindungen zu? Wo gibt es Schnittstellen zwischen Softwaresystemen oder Prozessen, bei denen Bankverbindungen ausgetauscht werden? Auf welchen Formularen, Dokumenten und Briefen sind aktuell Kontonummer und Bankleitzahl ausgewiesen? Denken Sie vor allem an Dokumente, die direkt aus Softwaresystemen erzeugt werden. Klären Sie, welche SEPA-Verfahren Sie benötigen/einsetzen möchten: SEPA- Überweisungen werden von jedem Unternehmen benötigt, SEPA-Lastschriften dagegen nicht unbedingt. Falls Sie Forderungen im Lastschriftverfahren einziehen: o Ist die Software in der Lage, Mandate zu erstellen, Mandatsinformationen zu speichern und SEPA-Lastschrifteinzüge auf Gültigkeit der Mandate zu validieren? o Gibt es Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, die aus den Vorschriften rund um die SEPA-Mandate (Vorlauffristen, Pre-Notification, Mandatsänderungen, Mandatsaufbewahrung) resultieren? o SEPA-Lastschriften sind auch grenzüberschreitend möglich lassen sich dadurch bestehende Prozesse eventuell auch vereinfachen (z.b. Vorauskasse- Regelungen)? Beginnen Sie ab sofort mit der Stammdatenpflege Auch wenn Sie noch nicht gleich auf die SEPA-Verfahren wechseln: Beginnen Sie ab sofort, im Rahmen der laufenden Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten IBAN und BIC parallel zu Kontonummer und BLZ zu erfassen! Diese Daten finden Sie in aller Regel auf Formularen, Dokumenten, Briefen und Verträgen Ihrer Geschäftspartner. Falls nicht, fordern Sie diese Information von den Unternehmen an. Je nach Umfang Ihrer Stammdaten entfällt eventuell auf diese Weise eine Massenkonvertierung der Bankdaten. Planen Sie die weiteren Maßnahmen Legen Sie einen Zeitplan für den weiteren Ablauf der SEPA-Umstellung fest. Planen Sie bei Bedarf ein Update auf SEPA-fähige Softwareversionen ein. Benötigen Sie eine Massendaten-Konvertierung von Kontonummer und BLZ in IBAN und BIC? Die syska Produktlinien EURO FIBU und SQL Rechnungswesen bieten in ihren aktuellen Versionen Funktionen für die Massendaten-Konvertierung an, s. Abschnitt "Wie werde ich bei der Umstellung meiner Bankverbindungen auf IBAN und BIC von syska unterstützt?". Vorbereitung der Umstellung auf SEPA-Lastschriften Falls Sie Forderungen im Lastschriftverfahren einziehen, müssen Sie ein besonderes Augenmerk auf die Umstellung der bisherigen Lastschriften auf SEPA-Lastschriften richten Seite 13

14 (siehe dazu auch die Informationen unter SEPA-Umstellung - Spezielle Fragen insbesondere zur Mandatsumstellung). Bei der Erstellung von Mandaten ist zu beachten, dass gemäß dem SEPA-Regelwerk für diese die Schriftform vorsehen ist und die Originalunterschrift des Zahlungspflichtigen benötigt wird. Eine elektronische Mandatserteilung mit qualifizierter elektronischer Signatur ist seit März 2013 ebenfalls zugelassen. Derzeit wird im Nationalen SEPA-Rat und innerhalb der Deutschen Kreditwirtschaft über eine verfahrenstechnische Erleichterung zur aufwands- und kostenintensiven (papiergebundenen) Mandatsversendung beraten. Ob es zu dieser Vereinfachung im Rahmen eines elektonischen Mandats kommt, ist noch nicht absehbar. Aus diesen Gründen sollten Sie sich mit folgenden Themen befassen: Welches SEPA-Lastschriftverfahren möchten Sie einsetzen (Basis-/Firmen-Lastschrift)? Nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Bank hinsichtlich der Umstellung auf SEPA-Lastschriften auf, in der Regel sind vertragliche Änderungen nötig bzw. es ergeben sich Änderungen im Ablauf. Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikationsnummer zur Teilnahme an den SEPA- Lastschriftverfahren. Diese kann online bei der Bundesbank (www.bundesbank.de) beantragt werden. In Österreich erhalten Sie die Gläubiger-ID von den Wirtschaftskammern. Sind aufgrund der SEPA-Regeln zur Pre-Notification eventuell Änderungen bei den Abläufen nötig oder zu erwarten? VI. Schulung / Know-how / Training Muss ich meine Mitarbeiter / Buchhaltungspersonal schulen lassen? Wen konkret sollte ich schulen lassen? Wir empfehlen eine Schulung der betroffenen Mitarbeiter im Bereich Zahlungsverkehr, insbesondere dann, wenn SEPA-Lastschriften inklusive der Mandatsverwaltung zum Einsatz kommen. Gibt es Schulungen von syska zum Thema SEPA? syska bietet Schulungen zur Umsetzung von SEPA in den jeweiligen Produktlinien im Rahmen des normalen Schulungsprogramms oder als Online-Training/Unterstützung an. Seite 14

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