White Paper Retarus webedi Lieferantenportal

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1 White Paper Retarus webedi Lieferantenportal Kurzbeschreibung Jedes Unternehmen verfügt über Lieferanten mit denen aufgrund geringer Belegzahl und/oder nicht vorhandener EDI-Funktionalität, der Datenaustausch über die Medien Fax und Briefpost erfolgt. Mit dem webedi Lieferantenportal von Retarus können Unternehmen jetzt auch nicht EDI-fähige Lieferanten am integrierten Datenaustausch teilhaben lassen. Das bedeutet einfache Kommunikation auf elektronischem Wege und schneller Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen und Bestellbestätigungen. Der Mehrwert für den webedi Portalbetreiber entsteht durch die integrierte und automatisierte Weiterverarbeitung der eingehenden Geschäftsbelege und die dadurch ausgelösten Bestellund Produktionsprozessen im Unternehmen. Durch die Konsolidierung der Kommunikation mit den Lieferanten ergeben sich darüber hinaus deutliche Vorteile in Organisation und Kostenstrukturen. Alle Lieferanten werden mit dem webedi Portal über eine einheitliche Schnittstelle angesprochen Mit dem browserbasierten webedi Lieferantenportal von Retarus kann somit jedes Unternehmen seine Einkaufsprozesse optimieren. Das webedi Lieferantenportal von Retarus bildet ein zentrales Kommunikationsportal mit den Lieferanten. Neue Geschäftspartner sind sofort angelegt und werden innerhalb kürzester Zeit per Fax, oder SMS über das Eintreffen neuer Geschäftsdokumente informiert. Die einfache und übersichtliche Administration des Portals, die Zusammenstellung von statistischen Größen sowie die Sicherung der übertragenen Informationen sind selbstverständlich. Funktionsweise Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 1 / 6

2 Und so einfach geht s Anmeldung und Menüoptionen Über eine verschlüsselte Verbindung kann von jedem Web-Browser aus der Zugriff auf das webedi Lieferantenportal erfolgen. Jeder Lieferant hat seine benötigten Zugangsdaten (Benutzer-ID und Kennwort) automatisch erhalten und legitimiert sich hiermit auf der Einstiegsseite. Diese Zugangsdaten werden vom Portaladministrator mit der Anlage des Lieferantenaccounts erzeugt. Natürlich können sämtlichen Geschäftspartnern mehrere Benutzerprofile zugeordnet bzw. für jeden Geschäftspartner, Anwender mit Administrator-Rechten ausstattet werden. Eine Layout- und Designanpassung des webedi-lieferantenportals nach den CI-Vorgaben ist einfach möglich. Abbildung 1: Einstiegsseite mit User-Login Nach erfolgreichem Login erhält der Portaladministrator die wichtigsten Informationen auf einen Blick dargestellt: Eine lieferantenbezogene Übersicht an offenen und abgelaufenen Bestellungen sowie aktuelle Mitteilungen. Abbildung 2: Übersicht mit offenen und abgelaufenen Bestellungen aus Sicht des Portalbetreibers Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 2 / 6

3 Sofern der Anwender auf Seiten des Portalbetreibers über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt, kann über die Menüleiste auf weitere Funktionen zurückgegriffen werden. Diese umfassen den Zugang zum Online-Archiv, statistische Auswertungen, sowie eine Benutzer- und Administratorenverwaltung Bestellungseingang Lieferant Die Lieferantenbestellung wird aus Ihrem ERP-System erzeugt und dem webedi Lieferantenportal in einer von Retarus definierten XML-Datenstruktur zur Verfügung gestellt. Die Umsetzung der ERP-spezifischen in die XML-Datenstruktur kann entweder durch eine vorhandne EDI-Lösung oder durch Retarus als Managed Service Leistung erfolgen. Sobald eine neue Bestellung im webedi Lieferantenportal eintrifft, wird der Lieferant per , Fax oder SMS benachrichtigt. Abbildung 3: Bearbeitungsstatus der Bestellung auf Lieferantenseite Über den Menupunkt Bestellungseingang werden sämtliche Bestellungen mit den Bearbeitungszuständen, Bestellnummern und Bestellinformationen dargestellt. Die aktuellen Bearbeitungszustände der Bestellungen sind über farbige Statusflaggen visualisiert, so dass sich der Anwender schnell einen umfassenden Überblick verschaffen kann. Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 3 / 6

4 Archiv Abbildung 4: Online-Archiv aus Sicht des Lieferanten Das webedi Archiv bildet alle eingegangenen und bestätigten Bestellungen ab. Hier können an zentraler Stelle die zur Bestellung automatisch generierten PDFs mit allen relevanten Informationen abgerufen, ausgedruckt und abgespeichert werden. Alternativ ist eine Ausgabe der Bestellbestätigung als HTML-Seite möglich. Zudem können bereits abgeschlossene Bestellbestätigungen durch den Lieferanten reaktiviert werden. Dies bedeutet, daß bei einer außerplanmäßigen Änderung bei Liefertermin und/oder menge eine neue Bestellbestätigung generiert wird. Etwaige Änderungen, die beim Bearbeiten entstanden sind, werden in einer Bearbeitungshistorie protokolliert. Benutzerverwaltung Die Anlage neuer Benutzer ist einfach und intuitiv. Der Portal- Administrator hat jederzeit die Möglichkeit, neue Geschäftspartner anzulegen oder bei aktiven Lieferanten die Benutzerdaten zu ändern. Login-Daten werden automatisch vom System generiert. Bei der Anlage eines neuen Lieferanten, wird zunächst ein Account für den verantwortlichen Administrator auf Lieferantenseite angelegt. Dieser kann danach selbständig weitere Mitarbeiter mit zugriffsrechten ausstatten. Damit auch die Login-Daten und Passwörter sowie die Benachrichtigungen über neue Bestellungen zuverlässig per , Fax oder SMS versandt werden können, ist mindestens ein Kommunikationsmedium auszuwählen,. Das webedi Portal basiert auf einem anwenderbezogenen Sprachkonzept. D.h. jedem User auf Betreiberund Lieferantenseite kann eine spezifische Sprache zugeordnet werden. Aufgrund der Unicodefähigkeit gilt dies natürlich auch für die Darstellung der Dokumente. Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 4 / 6

5 Abbildung 5: Benutzerverwaltung aus Sicht des Portalbetreibers Lieferantenverwaltung Die Lieferantenverwaltung erfolgt integriert im webedi Lieferantenportal über einen gesonderten Menüpunkt. Je Lieferantenuser können die Funktionen Paßwortvergabe, Freischaltungsfunktionalität, temporärer Deaktivierungsfunktionalität, Übermittlung diverser Stati sowie Benutzerkennung und Passwörter per konfiguriert werden. Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 5 / 6

6 Die Vorteile auf einen Blick: Schnelle, einfache und kostengünstige Lieferantenanbindung via Internet Stärkere Lieferantenbindung über hochverfügbare Portallösung Stärkere Bindung durch direkte und schnelle Kommunikation Konsolidierung der Lieferantenkommunikation Keine Kosten für Hardware, Software oder Wartung Klar berechenbare Betriebskosten Vollständige elektronische Abbildung des gesamten Bestellprozesses Wegfall der manuellen Dokumentenbearbeitung und Reduzierung von Nachbearbeitungen und Nacherfassungen Keine Implementierungskosten auf Seiten der Lieferanten Ausdruck oder Download aller Belege im PDF-Format Integration auch nicht EDI-fähiger Partner Beschleunigte Abwicklung und Reduzierung der Fehlerquote durch den Wegfall manueller Prozesse Reduzierung der Reibungsverluste in den Kunden-Lieferanten-Beziehungen Protokollierung und Archivierung der übertragenen Daten für Lieferant und Unternehmen Die wichtigsten Funktionsbausteine im Überblick Portal in eigener Domain oder Subdomain Option zur Integration des Corporate Designs (Firmenlogo, unternehmensspezifisches Farbklima etc.) Integrationsschnittstelle zum ERP-System Schnelle -, Fax-oder SMS Benachrichtigung an den Lieferanten Übersichtliche Anzeige von Bestellungen, Bestellungsdetails und dem Bearbeitungszustand Versand von Lieferantenbestellungen Empfang von Lieferantenbestellbestätigungen PDF-Belegdruckfunktion Bestellhistorie und Archiv Logging /Protokollierung sämtlicher Vorgänge und Transaktionen Einfache Lieferantenverwaltung Meldungen an Lieferanten und Kunden bei definierten Zeitüberschreitungen im Bearbeitungsprozess Userbezogene Auswahl der Sprache Verwaltung von Lieferantenstammdaten, Zugangswegen und kontrollen Unicodefähigkeit zur sprachenübergreifenden Darstellung und Anzeige der Dokumente Einfache Online-Hilfefunktion Automatische Datensicherung sowie Backup- und Test-System Business Process Automation White Paper Retarus webedi Lieferantenportal v Seite 6 / 6

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